Управляющие информационные технологии и системы поддержки деятельности руководителя

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Филиал федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования

«Российский государственный социальный университет» в г. Тольятти Самарской области

Кафедра: Менеджмента, документоведения и административного права

Специальность: Менеджмент организации

Контрольная работа

Дисциплина: Информационные технологии в менеджменте

Тема: «Управляющие информационные технологии и системы поддержки деятельности руководителя»

Студентки Конева М.Н.

Преподаватель: Моисеева С.С.

Тольятти 2013г.

Содержание

Введение

1. Основная задача информационных систем для руководителя

2.Технические средства реализации информационных технологий

3. Проектирование и создание информационной систем

4. Цели и задачи информационной системы

5. Опыт использования информационных систем

Заключение

Список литературы

Введение

Руководитель, планирующий или начинающий внедрять информационные технологии в свой бизнес, как правило, полон иллюзий. Для этого имеется несколько оснований: модная тема, обилие информации о возможностях и фирмах, сдающих уникальные информационные системы "под ключ" за смешные деньги, уверенность в своих силах и желание сделать "все путем", хорошая команда исполнителей. Однако при столкновении с действительностью оптимизм уменьшается - информационные "концы" не связываются, время уходит, фирмы-интеграторы исчезают, не выполнив и части работ, затраты растут, система стремительно усложняется, сотрудники открыто или неявно начинают саботировать нововведения, конфиденциальная информация теряется или попадает не к тем к кому нужно. Величина разочарования в таких случаях прямо пропорциональна величине стартовых иллюзий или превышает их.

Главная цель руководителя, менеджера - приложить максимум усилий для того, чтобы модель деятельности, которую он строит с целью совершенствования своего бизнеса, наполнилась бы с помощью информационных технологий и систем реальным современным содержанием.

Главными критериями успеха в бизнесе стали профессиональное управление, умение обеспечить эффективную работу персонала, правильно проектировать, реализовывать и совершенствовать бизнес-процессы, эффективно вести организационно-административную и хозяйственную деятельность. В этих условиях современные информационные технологии и создаваемые на их основе интегрированные информационные системы становятся незаменимым инструментом в обеспечении достижения стратегических целей и устойчивого развития компаний и организаций.

1. Основная задача информационной системы для руководителя

Основная задача информационной системы (ИС) для руководителя - поддержка принятия решений и управление потоками входящей/исходящей информации.

Для руководителя необходима информационно-управляющая система (иус), которая предназначена для сбора, обработки и выдачи ему информации, необходимой для принятия управленческих решений и контроля их выполнения. Информационно-управляющая система - это постоянно действующая система взаимосвязей людей, технических средств и методических приемов, предназначенная для сбора, классификации, анализа, оценки и распространения актуальной, своевременной и точной информации для использования ее распорядителями с целью совершенствования планирования, претворения в жизнь и контроля мероприятий осуществляемых организацией. Иус обычно включае6т подсистемы: 1)внутренней отчетности; 2) сбора внешней информации; 3) анализа информации [3].

Информационно-управляющая система должна выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем; отслеживать все существенные события внутри организации и вне ее. Общей целью иус является облегчение эффективного выполнения функций планирования, контроля и производственной деятельности. Самой важной ее задачей является выдача нужной информации нужным людям в нужное время. ИУС в ЗАО «компания тверитекс» состоит из ряда информационных систем, каждая из которых служит для принятия решений в определенной области.

Компьютерные и современные информационные технологии многократной повышают эффективность ИУС.

Например, отдел снабжения готовит заявки на каждый день по закупке сырья или вспомогательных товаров, которые поступают непосредственно в экономический отдел, который в свою очередь планирует бюджет в соответствии также с данными заявками; производственный отдел составляет план на месяц, квартал, год по существующим заказам и планируемым потенциальным заказам, склад готовой продукции с помощью специального кодовой программы (на компьютере) упаковывает продукцию, отправляемую за рубеж и другой программы на внутренний рынок. Общий отдел собирает информацию по приказам, распоряжениям и другим внутренним нормативным документам, контролирует исполнение и составляется отчет по исполнительской дисциплине.

Отдел кадров контролирует проходную систему на предприятии: при помощи электронных пропусков в специальной программе фиксируется приход и уход с территории предприятия каждого сотрудника, а также Принятие и увольнение сотрудников, текучесть кадров и др. Вся необходимая информация поступает генеральному директору. В связи с полученной информацией он знает состояние дел на производстве, ситуацию на торговом рынке, знает какова исполнительская дисциплина на предприятии, которое вверено ему как опытному менеджеру.

2. Технические средства реализации информационных технологий

информационный руководитель локальный сеть

Для успешной реализации вышеперечисленных информационных технологий в настоящее время применяются, в основном, персональные компьютеры. Для организации единой компьютерной системы предприятия отдельные персональные компьютеры объединяют вместе, образуя, таким образом, локальную вычислительную сеть.

Локальные вычислительные сети представляют собой системы распределенной обработки данных и, в отличие от глобальных и региональных вычислительных сетей, охватывают небольшие территории (диаметром 5-10 км) внутри отдельных учреждений. При помощи общего канала связи лвс может объединять от десятков до сотен абонентских узлов, включающих персональные компьютеры (пк), печатающие и копирующие устройства, кассовые и банковские аппараты. Лвс могут подключаться к другим локальным и большим (региональным, глобальным) сетям с помощью специальных шлюзов, мостов и маршрутизаторов, реализуемых на специализированных устройствах или на пк с соответствующим программным обеспечением.

Относительно небольшая сложность, стоимость и доступность массовому пользователю лвс, использующих в основном пк, обеспечивают широкое применение сетей в автоматизации коммерческой, банковской и других видов деятельности, делопроизводства, технологических и производственных процессов, для создания распределенных управляющих, информационно-справочных, контрольно-измерительных систем, систем промышленных роботов и гибких производственных производств.

Благодаря этому стали появляться центры машинной обработки деловой (документальной) информации (цмоди) -- приказов, отчетов, ведомостей, калькуляций, счетов, писем и т.п. Такие центры представляют собой совокупность автоматизированных рабочих мест (арм) и являются новым этапом на пути создания в будущем безбумажных технологий для применения в управляющих, финансовых, учетных и других подразделениях.

Современная стадия развития лвс характеризуется почти повсеместным переходом от отдельных, как правило, уже существующих, сетей, к сетям, которые охватывают все предприятие (фирму, компанию) и объединяют разнородные вычислительные ресурсы в единой среде. Такие сети называются корпоративными.

Локальные сети пк должны не только быстро передавать информацию, но и легко адаптироваться к новым условиям, иметь гибкую архитектуру, которая позволяла бы располагать арм (или рабочие станции) там, где это потребуется. Рабочими станциями в лвс служат, как правило, персональные компьютеры. Отдельные пользователи (различные должностные лица подразделений фирмы) реализуют на рабочих станциях свои прикладные системы. В основном это определенные функциональные задачи или комплексы задач. Специфическими компонентами лвс являются серверы. Они управляют функции управления распределением сетевых ресурсов общего доступа. Серверы -- это аппаратно-программные системы. Аппаратным средством обычно является достаточно мощный пк или компьютер, спроектированный специально как сервер. Лвс может иметь несколько серверов для управления сетевыми ресурсами, однако всегда должен быть один или более файл-сервер или сервер без данных. Он управляет внешними запоминающими устройствами общего доступа и позволяет организовать определенные базы данных.

Кроме чисто технических средств (hardware) для успешного функционирования информационной системы на предприятии необходимо наличие соответствующих программных средств (software).

Программные средства являются тем инструментом, который обеспечивает функционирование технических средств и реализацию задач информационных технологий.

В настоящее время разработано огромное число программных средств (более 100 000), направленных на решение большинства задач любой организации. Однако, имеется тенденция к разработке единой корпоративной программной системы для решения специфических задач организации, так как объединение разрозненных программных средств в единое целое в большинстве случаев невозможно.

3. Проектирование и создание информационной системы

Проектирование информационной системы является, пожалуй, самым важным элементом автоматизации деятельности предприятия. Правильно спроектировать систему означает обеспечить большую часть успеха всего проекта автоматизации. Очень частой ошибкой является внедрение информационной системы при отсутствии какой-либо четко сформулированной системы управления. То есть выражение «создать систему правления» воспринимается как «внедрить нечто компьютерное». Нужно четко осознавать, что система управления первична, а уже создание информационной системы на ее основе, или, попросту говоря, ее реализация в компьютерном виде - вторична.

Многие компании верят в то, что одна только автоматизация приведет к улучшению финансово-экономической ситуации, и начинают усилия по реализации информационных систем непосредственно с автоматизации, пропуская критические шаги понимания и упрощения своих бизнес процессов. Но нередко эти процессы настолько неупорядочены, что в общем создают впечатление хаоса на предприятии. Как известно, автоматизировать хаос далеко не просто, если невозможно. Поэтому прежде чем создавать информационную систему следует пересмотреть систему управления в организации. Изменение бизнес процессов называют реинжинирингом (business processes reengineering). Так, для начала нужно упорядочить схему бизнес процессов и систему управления организации в целом:

-определиться с организационной штатной структурой,

-разработать механизм финансово-экономического управления компанией (в том числе определить центры ответственности),

-произвести выделение основных технологических потоков (процессов),

-разработать механизмы организационного управления технологическими потоками,

-на основании созданных механизмов управления сформировать технологию финансового анализа и управления деятельностью технологических потоков.

Если будут иметься вышеперечисленные технологии, будет значительно легче разработать информационную систему. Однако, часто приходится упрощать бизнес процессы на предприятии, для того, чтобы было проще описать их на языке компьютеров.

Организация - это набор правил и процедур. Информационная система это тоже набор правил и процедур, поэтому следует понимать какие инструкции и процедуры какими заменить. Не следует также забывать о человеческом факторе при создании информационной системы. Во-первых, именно людям придется работать с системой - одна работать она в любом случае не сможет. Во-вторых, служащие могут улучшить (или упростить) процессы, с которыми они ежедневно встречаются. Автоматизация должна происходить только после того, как служащие поймут процесс и примут решение о необходимости автоматизации.

После проведения формирования четкой системы управления, начинается непосредственно процесс проектирования информационной системы. Важно, чтобы в проектировании системы участвовали по возможности все сотрудники, которые будут с ней работать. Это позволит определить небольшие особенности и частные потребности в работе каждого отдела организации, поскольку только пользователи будущей системы лучше всего знают, что им нужно.

В проектировании информационной системы также должны участвовать ее разработчики, то есть те, кто будет ее создавать. К выбору разработчика информационной системы нужно подходить очень осторожно. Основными критериями в выборе разработчика являются опыт работы в области создания информационных систем, количество успешно внедренных данной компанией систем на российских предприятиях.

Финансовый менеджер и руководство предприятия должны относиться к автоматизации, как к проекту, то есть определить все стадии, характеристик, временные рамки и бюджет. Основными этапами работы над проектом по автоматизации являются:

1. Проведение обследования с целью описания бизнес процессов организации.

2. Разработка технического задания на систему автоматизации.

3. Разработка технического проекта системы.

4. Разработка системы (иногда называемая настройкой).

5. Различные стадии и этапы внедрения, опытной и промышленной эксплуатации.

6. Выполнение доработок в соответствии с изменившимися потребностями организации.

Результатом проектирования системы является строго формализованное описание как объекта ее автоматизации, так и ее самой. Этот документ должен содержать описание того, с какой информацией должна работать система, каким образом представляются в ней данные и по каким правилам она работает.

4. Цели и Задачи информационной системы

Предприятие - это единый организм, и улучшение чего-либо одного может привести к малейшему сдвигу в сторону успеха в лучшем случае, либо к снижению общих показателей в худшем. Руководителям, а в особенности руководителям финансовых отделов, необходимо принимать комплексные решения, касающиеся всего предприятия. А загруженность решением оперативных задач еще более усложняет процесс управления.

Для упрощения управления, прежде всего финансового, необходимо иметь эффективную систему управления предприятием, включающую систему менеджмента качества, и информационную систему их поддержки. Что может дать внедрение информационной системы?

-снижение общих затрат предприятия в цепи поставок (при закупках),

-повышение скорости товарооборота,

-сокращение излишков товарных запасов до минимума,

-увеличение и усложнение ассортимента продукции,

-улучшение качества продукции,

-выполнение заказов в срок и повышение общего качества обслуживания заказчиков,

Основными целями автоматизации деятельности предприятия являются:

-сбор, обработка, хранение и представление данных о деятельности организации и внешней среде в виде, удобном для финансового и любого другого анализа и использования при принятии управленческих решений.

-автоматизация выполнения бизнес операций (технологических операций), составляющих целевую деятельность предприятия.

-автоматизация процессов, обеспечивающих выполнение основной деятельности.

Для того, чтобы реально оценить эффективность системы, очень важно понимать какие задачи может решать правильно разработанная информационная система:

-планирование производственной деятельности. Составление производственных планов различного уровня, - от стратегических до оперативных, - и проверка возможности их исполнения в соответствии с состоянием производственных мощностей и людских ресурсов. Степень детализации планов различного уровня различна - от набора продукции для решения задач стратегического планирования до конкретных материалов или производственных операций для оперативного управления производством;

-управление закупками, запасами, продажами. Это автоматизация процессов планирования и учета для задач снабжения (материально-технического обеспечения) производства, сбыта готовой продукции и управления складскими запасами;

-управление финансами. Как правило, это ведение бухгалтерии, расчеты с дебиторами и кредиторами, учет основных средств, управление наличными средствами и планирование финансовой деятельности;

-управление персоналом. В подсистеме управления персоналом реализованы все основные потребности работы с кадрами: найм и увольнение персонала, учет сведений о сотрудниках, планирование их карьерного роста, расчет заработной платы и учет рабочего времени. Рассмотрение персонала, как отдельного вида ресурса позволяет связать воедино кадровый потенциал предприятия и производственные планы, что также возможно при использовании информационной системы;

-управление затратами. Сюда относится учет всех затрат предприятия и калькуляция себестоимости готовой продукции или услуг;

-управление проектами/программами. Современная деятельность предприятия все больше рассматривается через призму реализации производственных проектов или программ, для которых может осуществляться отдельное планирование и учет;

-проектирование продукции и технологических процессов. Информация о составе продукции, технологических маршрутах ее изготовления, разработка продукции в соответствии с требованиями клиентов, а также оценка затрат, которые понесет предприятие при выпуске такой продукции.

Так можно было заметить, информационные системы способны на многое. Но для получения эффективности при крупном капиталовложении при приобретении системы, следует правильно выбрать, какая именно система нужна. В данном случае, придерживаться принципа «чем больше функций, тем лучше» не стоит. Чем больше система «может», тем дороже она стоит и существует вероятность того, что будут использоваться далеко не все ее функциональные возможности, и она не окупит себя.

Требования к информационной системе.

Информационная система, как и любой другой инструмент, должна иметь свои характеристики и требования, в соответствии с которыми можно было бы определить ее функциональность и эффективность. Разумеется, для каждого конкретного предприятия требования к информационной системе будут различными, так как должна учитываться специфика каждой организации. Несмотря на это, надлежит выделить несколько основных требований к системе, общих для всех «потребителей»:

1. Локализация информационной системы. В связи с тем, что наиболее крупными разработчиками информационных систем являются зарубежные компании, система должна быть приспособлена к пользованию российскими компаниями. Причем здесь имеется в виду локализация как функциональная (учет особенностей российского законодательства и систем расчетов), так и лингвистическая (система помощи и документация на русском языке).

2. Система должна обеспечивать надежную защиту информации, для чего необходимы парольное разграничении доступа, многоуровневая система защиты данных и т.д.

3. В случае внедрения системы на крупное предприятие со сложной организационной структурой, необходима реализация удаленного доступа для того, чтобы информацией могли пользоваться все структурные подразделения организации.

4. В силу влияния внешних и внутренних факторов (изменений направления бизнеса, изменения в законодательстве и т.п.), система должна быть адаптивной. Применимо к России, это качество системы должно рассматриваться более серьезно, так как у нас в стране изменения законодательства и правил учета происходят в несколько раз чаще, чем в странах со стабильной экономикой.

5. Необходима возможность консолидации информации на уровне предприятий (объединение информации филиалов, дочерних компаний и т.д.), на уровне отдельных задач, на уровне временных периодов.

Эти требования являются основными, но далеко не единственными критериями выбора корпоративной информационной системы для предприятия.

5. Опыт использования информационных систем

Разработчики информационных систем, в частности sap, baan, oracle, peoplesoft и j.d.edwards, довольно агрессивно рекламируют свои продукты, что создает впечатление у плохо осведомленных в данной области людей впечатление, что эти программы способны решить все проблемы их компаний. Статистика же показывает, что большая часть попыток внедрить информационную систему окончились неудачами, большими потерями, либо банкротством. Например, руководство компании foxmeyer утверждает, что ошибочное внедрение erp-системы привело ее к банкротству. Компания обвиняет в этом создателей системы и консультантов. Такая же участь постигла и компании dell computer, dow chemical и kellogg's.

Но существуют также примеры успешного использования erp-систем. Так, например, телекоммуникационная компания aliant заявляет, что проект по внедрению системы erp был очень удачным. Ожидаемая норма возврата на инвестиции в данный проект составила 33%.

В России, несмотря на большие затраты, связанные с внедрением информационной системы, только компания sap установила около 100 своих erp-систем, которые по утверждению sap, успешно работают. Среди своих клиентов в России компания sap выделяет «Сургутнефтегаз», «Туламашзавод», «Свердловэнерго», и т.п.

Не взирая на множество неудачных попыток внедрения информационных систем, многие компании по всему миру серьезно задумываются о создании системы для улучшения своей деятельности. Скорее всего, это вполне оправдано, так как при разумном профессиональном подходе к внедрению информационной системы, можно создать инструмент для более эффективного управления бизнесом.

Заключение

Информационная технология справляется с существенным увеличением объемов перерабатываемой информации и ведет к сокращению сроков ее обработки. ИТ является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов в управлении. Автоматизированные ИС для ИТ -- это основная среда, составляющими элементами которой являются средства и способы для преобразования данных.

Следует иметь в виду, что с течением времени меняются технологии обработки данных, программные и аппаратные средства, персонал компании, имеющиеся средства защиты устаревают, появляются новые версии систем обеспечения информационной безопасности, постоянно расширяется список обнаруженных в них недостатков и видов атак. Необходимо периодически пересматривать разработанные организационно-распорядительные документы, проводить обследования систем, обучать персонал, обновлять средства защиты. проблему конкурентоспособности российских предприятий. В случае, если отечественные предприятия не смогут ответить на вызовы современности и не повысят свою конкурентоспособность, то будут вытеснены с рынка транснациональными гигантами.

Список литературы

1 Иванов И.Н. менеджмент корпорации: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2004.

2 Коротков Э.М. Концепция Российского менеджмента. - М.:Дека, 2004.

3 Менеджмент: Учебник / Под ред. В.В. Томилова - М.: Юрайт-Издат, 2003.

4 Максимцов М.М., Игнатьева А.В., Комаров М.А. и др. Менеджмент: Учебник. - М.:; ЮНИТИ, 2006.

5 Мескон М., Альберт Н., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. - М.: Дело, 2002.

6 Автоматизированные информационные технологии в экономике Ред.: Г.А.Титоренко Москва: Юнити, 2006

7 Информационно-методическое обеспечение перечня формирования направлений и специальностей в области информационно-коммуникационных технологий В.В.Никитин Москва: МАКС Пресс, 2006

8 "Автоматизированные информационные технологии в экономике" - п/ред Г.А. титоренко - М, 1999г.

9 Л.А. Вдовенко "Системно-информационный подход к оценке экономической деятельности промышленных предприятий" - М, 1996г.

10 "Компьютерные информационные системы управленческой деятельности" - п/ред г.А. Титоренко - М, 1993г.

11 Бухалков М.И. Внутрифирменное планирование: Учебник, ИНФРА-М - 2004, 400 стр.

12 Саати Т. Принятие решений. Метод анализа иерархий. - М.: Радио и Связь, 1993.

13 Ларичев О.И. Теория и методы принятия решений. - М.: Логос, 2000.

14 Емельянов С.В., Ларичев О.И. Многокритериальные методы принятия решений.- М.: Знание, 1985.

15 Пугачев В.П., “Руководство персоналом организации” - М., “Аспект-пресс”,1998

16 Коротков Э.М. Исследовании е систем управления: Учебник. - М.: Дека, 2003

17 Мащенко В.Е. Корпоративное управление: Учеб. Пособие.- М.: Сирин, 2003.

18 Мильнер Б.З. Теория организации: Учебник. - М: ИНФА - М, 2004

19 Атовмян И.Л. Оптимизация работы полиграфического производства. Контроль качества полиграфической продукции // Новости полиграфии. - 2003. - № 20

20 Баблюк Е.Б. Основы управления качеством и сертификация печатной продукции // Новости полиграфии. - 2004. - № 20.

Размещено на Allbest.ru