Информационное обеспечение систем управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

РЕФЕРАТ

по дисциплине «Менеджмент»

На тему: ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ

Содержание

Введение

Система управления

Информационный аспект коммуникации

Управленческая внутрифирменная информационная система

Выводы

Список литературы

Введение

Современное общество живет в период, одну из характерных черт которого составляет информатизация. Под информатизацией общества понимается повсеместная реализация мер, обеспечивающих возможность своевременного получения и пользования полной и достоверной информации во всех областях знаний и видах человеческой деятельности. Предполагается, что информатизация общества повысит обоснованность и эффективность принимаемых на всех уровнях управления решений, а следовательно, и уровень развития науки и экономики и, в конечном счете, качество жизни людей.

Управление, которое трактуется кибернетикой как воздействие на систему, ведущее к достижению поставленной цели, - это процесс информационный, поскольку взаимосвязь двух основных подсистем любой системы управления (управляющей и управляемой) осуществляется при помощи информации. Поэтому в современных организациях крайне важным условием успешного управления стало информационное обеспечение.

Система управления

Определим основные понятия, имеющие отношение к рассматриваемому вопросу. Во-первых, это система управления и информационный аспект коммуникации.

Система управления - совокупность элементов различной природы, образующая единое целое и предназначенная для реализации функций управления, - восприятия определённых входов, формирования будущего состояния управляемой системы, выполнения набора действий (процессов), в результате которых вырабатываются решения (выходы), оптимизирующие деятельность управляемой системы[1, с.13].

Размещено на http://www.allbest.ru/

Основные составляющие системы управления:

- организационно-техническая (совокупность органов управления и материально-техническое оснащение (оргтехника, технические средства коммуникации и связи), взаимосвязи между ними);

- социальная (люди, профессионально выполняющие функции управления; отношения и связи между ними);

- теоретико-методическая (совокупность законов, принципов и методов; стиль и навыки управления.

Система управления предполагает только те связи, которые характеризуют отношения управления: это отношения координации, согласования, субординации, подчинённости, распределения полномочий и ответственности, дисциплины и исполнительности[3, с.68].

В основе формирования системы управления лежат семь факторов:

- цель управления;

- функции управления;

- полномочия управления;

- трудоёмкость функций;

- объект управления;

- информация;

- техника.

Предметом настоящей работы являются два последних фактора: информация и техника. Взаимосвязь этих факторов обусловлена тем, что в современных условиях процесс выработки информации связан с быстрым развитием информационных технологий, компьютерной техники. Деятельность менеджера немыслима без использования организационно-технических средств сбора, обработки и анализа разнообразной информации.

Информационный аспект коммуникации

Информация выступает как средство коммуникации. Без неё невозможно было бы установление связей. Например, получение информации на основе анализа осуществляется путем использования методов сравнения, аналогии, статистики, контент-анализа, имитации, деловых игр и др. Названные способы выработки информации неосуществимы вне коммуникационного процесса. Существует два аспекта коммуникаций -- информационный и личностный. Первый характеризует процессы движения информации, второй -- взаимодействие личностей. Эти два аспекта теснейшим образом связаны друг с другом.

Информационное обеспечение менеджмента заключается в создании эффективной системы сбора, обработки, хранения и передачи информации, необходимой для принятия обоснованных решений.

Сегодня к известным видам ресурсов любой организации - материальным, трудовым, энергетическим, финансовым - прибавился новый, ранее не учитываемый -- информационный.

В практике управления под информацией понимается совокупность сведений о состоянии управляемой системы и внешней среды ее функционирования. Некоторые специалисты определяют управленческую информацию как совокупность новых сведений о состоянии управляемой системы и внешней среды ее функционирования. Другие специалисты считают управленческую информацию совокупностью новых сведений о состоянии управляемой системы, сведений, снижающих уровень неопределенности в отношении будущего, и т.п.

Подход к определению информации как к сообщению, уменьшающему неопределенность в отношении ожидаемого события, позволяет решить проблему количества информации. Если событие ожидается с большой вероятностью, то неопределенность невелика и сообщение о том, что оно совершилось, доставляет мало информации. Напротив, сообщение о маловероятном событии содержит большое количество информации.

Информация, которая используется в управлении, весьма разнообразна и может классифицироваться по разным основаниям:

по виду отражаемых отношений - технологическая, экономическая, социальная, политическая, идеологическая, психологическая;

по масштабам отражаемого объекта - глобальная, общегосударственная, региональная, муниципальная, внутрифирменная;

по отраслям экономики - промышленная, сельскохозяйственная, транспортная, военная, гуманитарная (наука, образование, медицина);

по структурированности - систематизированная (по составу

показателей, адресности, периодичности, срокам передачи, форме представления), не систематизированная;

по отношению к конкретному органу управления -- внутренняя, внешняя, организационно-распорядительная (командная), информация состояния, информация согласования, отчетная;

по характеру носителя информации -- документированная

для средств связи, документированная для почты, вербальная.

Классификация управленческой информации может быть осуществлена и по другим основаниям. По мнению американского исследователя Р. Акоффа, информацию по виду производимых ею изменений можно разделить следующим образом: сообщения информирующего характера, сообщения инструктирующего хаpактера, сообщения мотивирующего характера.

Наш соотечественник В. Афанасьев предлагает различать управленческую информацию в зависимости от того, какие функции управленческого процесса она обслуживает. Информация, которая кладется в основу принятия решения, можно назвать исходной. Информацию, которая используется при реализации решения, выполнении конкретных организационных действий, организационной. Любое управленческое решение сопровождается определенными предписаниями, нормами, правилами, рекомендацией, следовательно, информацию можно назвать регулирующей. На завершающем этапе управленческого цикла фигурирует учетно-контрольная информация.

Управленческая информация должна отвечать ряду требований: своевременность, оперативность, надежность, оптимальность, доступность и легкость восприятия, логичность и лаконичность, комплексность, системность, соответствие информации полномочиям и компетентности субъекта управления.

Небывалый рост объемов информационных потоков и развитие современной микропроцессорной техники, интегрированных сетей связи, новых информационных технологий привели к бурному подъему индустрии переработки информации и появлению новой науки -- информатики. Информатика -- это научно-практическое направление исследований, занимающееся анализом информационных процессов. Информатика охватывает как теоретический аспект проблемы -- методологию информационной деятельности в условиях массовой компьютеризации, так и прикладной -- технологию эффективного применения компьютерной техники для решения конкретных задач. Предметом информатики как науки является информационная технология[2, с.229].

Информационная технология (ИТ) - 1) наука о методах описания, разработки и создании информационных технологий; 2) целенаправленная деятельность по реализации информационных процессов с помощью современных методов и средств; 3) представленное в проектной форме концентрированное выражение научных знаний и практического опыта (технологическая документация, технологическая карта и т.п.) [4, с.7].

По сути под информационной технологией на практике понимается технологическое применение компьютеров и других технических средств обработки и передачи информации. Как и всякая технология, информационная технология включает в свой состав определенные комплексы материальных средств (носители информации, технические средства ее измерения, передачи, обработки и т. п.), способы их взаимодействия, а также определенные методы организации работы с информацией.

Информация очень разнообразна по содержанию и в зависимости от вида деятельности, в которой используется, может классифицироваться (правда, довольно условно) как научная, производственная, экономическая, медицинская, демографическая, юридическая и т. д.(см. также классификацию, предложенную выше). Каждый из видов информации имеет свою смысловую ценность, требования к точности, достоверности и оперативности отражения фактов, определенные формы представления и фиксации на физическом носителе, а следовательно, и свои технологии обработки.

Современная компьютерная технология обработки информации требует ее определенной формализации. Информация, представленная в формализованном виде, получила название «данные». Информация может размещаться на различных физических носителях (бумажных, магнитных) и находиться в статическом или динамическом состоянии.

Статическое состояние информации связано с ее более или менее длительным организованным хранением и накоплением в базах данных. Под базой данных понимается вся необходимая для решения определенного класса задач информация, записанная на машинных носителях и организованная по определенным правилам, обеспечивающим удобство хранения, поиска и преобразования данных.

Динамическое состояние информации -- это ее движение в процессах коммуникации по каналам связи в виде информационных потоков.

Управленческая внутрифирменная информационная система

В деятельности крупных организаций, особенно имеющих региональную структуру, передача оперативной и достоверной информации становится первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. Поэтому для современного менеджмента характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на новейшей компьютерной технике, объединенной с помощью системы связи в единую внутрифирменную сеть.

Управленческая внутрифирменная информационная система (ВИС) представляет собой совокупность информационных потоков, удовлетворяющих потребности в информации различных центров принятия управленческих решений. Она состоит из трех основных элементов;

- технические средства обработки информации (компьютеры);

- внутренние и внешние каналы передачи информации (каналы связи);

- собственно информация, зафиксированная на соответствующих носителях.

Рассмотрим принципы, цели и функции ВИС.

Принципы ВИС. Создание ВИС базируется на следующих основных принципах:

- унификация и многократность использования информации, что позволяет существенно сократить дублирование и ограничить количество используемых показателей, уменьшить объем информационных потоков и повысить степень использования информации;

- совместимость (техническая, программная, организационная) отдельных элементов и подсистем ВИС, повышающая надежность ее функционирования и снижающая затраты на создание и модернизацию;

- многовариантность расчетов в процессе подготовки и принятия управленческих решений, дающая возможность их оптимизации.

Цели ВИС. Проектирование, создание и использование в организации внутрифирменной информационной системы направлены на достижение следующих важнейших целей:

- автоматизация административно-управленческого труда основе использования информационной технологии;

- повышение оперативности и обоснованности принимаемых решений и снижение степени риска в результате повыше - качества используемой информации;

- создание системы доступа, хранения, обновления и обработки информации как в централизованном, так и в децентрализованном режимах;

- непрерывное развитие и совершенствование технологии обработки информации.

Функции ВИС. К основным функциям ВИС можно отнести следующие виды задач, решаемых в организации с их помощью:

- определение потребности каждого менеджера в необходимой ему информации определенного характера, содержания объема;

- разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных;

- определение потребности в технических средствах и уровня затрат на их приобретение и эксплуатацию;

- координация всех работ по информационному обслуживанию;

- автоматизированная обработка и выдача документов и текстовой информации.

Основной компонент информационной системы - технические средства - развивается и обновляется такими высокими темпами, что, несмотря на сравнительно короткую историю их применения в практике менеджмента, в ней можно выделить уже несколько этапов.

Этап 1. Период 50-х -- 60-х годов 20-го века. Характеризуется созданием и использованием крупногабаритных ЭВМ, специализированных систем передачи данных, централизованной формой хранения, обработки и доступа к информации.

Этап 2. Период 70-х годов 20-го века. Характерно бурное развитие электроники, создание микропроцессоров и их использование в разнообразных производственных, транспортных и других системах, миниатюризация средств вычислительной техники и широкое применение мини- и микроЭВМ, а чуть позже - появление первых персональных компьютеров.

Этап 3. Период 80-х -- 90-х годов 20-го века. Наиболее характерной отличительной особенностью этого этапа развития информационных систем является создание массового производства дешевых общедоступных персональных компьютеров и их широчайшее применение во всех сферах человеческой деятельности, а также формирование национальных и глобальной (Интернет) компьютерных сетей. Именно этот этап стал началом перехода к постиндустриальному информационному обществу.

Этап 4. Современный период. Вопросам эффективности программного обеспечения уделяется всё большее влияние; разрабатываются формальные методы для оценки экономического эффекта от внедрения информационных технологий в управлении предприятием.

Выводы

информационный управление коммуникация

Итак, с точки зрения технологии управление по своей природе - информационный процесс, поэтому в современных организациях важным условием их успеха стало информационное обеспечение, под которым понимается создание системы сбора, обработки, хранения и передачи информации, необходимой для принятия управленческих решений. Для современного менеджмента в целях информационного обеспечения характерно применение (особенно в крупных организациях) внутрифирменной информационной системы (ВИС), основными элементами которой являются технические средства об работки информации (компьютеры), каналы связи и сама информация, зафиксированная на определенных носителях.

Отметим ещё, что современные информационные технологии все более широко охватывают не только управленческие, но и сами производственные процессы, обеспечивая возможность создания интегрированных компьютерных систем, объединяющих в единый информационный процесс научные исследования, разработки, производство, маркетинг, финансы и другие сферы хозяйственной деятельности и функции коммерческой организации.

Список литературы

1) Менеджмент: Учебное пособие в схемах, таблицах и рисунках / [Автор-составитель В.П.Шеметов]- М.: ИНФРА, 2002.

2) Менеджмент: Учебник для вузов / Под ред. М.М.Максимцова, А.В.Игнатьевой.- М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1998.

3) Менеджмент: Учебное пособие / Под ред. Э.М.Короткова.- М.: ИНФРА, 2003.

4) Информационные системы а экономике, экологии, образовании. Сборник научных трудов/ Под ред. О.И.Пятковского, А.А.Цхая, А.П.Яроцкого. -Барнаул: Изд-во АлтГТУ, 2002.

Размещено на Allbest.ru