Типовое приложение "Делопроизводство" на базе системы DocsVision

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Глава 1. Системы автоматизированного управления и электронного документооборота для предприятия

1.1 Зачем нужна система автоматизации административных процессов

1.2 Необходимость автоматизированных систем документооборота

1.3 Автоматизация управления документооборотом: концепции и системы

Глава 2. Пути совершенствования исследования исследуемой проблемы

2.1 Система документооборота DocsVision

2.2 Типовое приложение «Делопроизводство» на базе системы DocsVision



ВВЕДЕНИЕ

В последнее время все больше предприятий сталкиваются с проблемой улучшения управляемости компании: улучшение контроля и ускорение бизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания и возможности получение метрик, характеризующих качество исполнения бизнес-процессов. Единственным способом реализации подобных задач является внедрение автоматизированной системы, выполняющие вышеуказанные функции. Однако в настоящее время попытка решения задачи внедрения такой системы наталкивается на существенные сложности, связанные с отсутствием на рынке адекватного предложения.

В современной организации руководитель сталкивается с необходимостью решать множество задач в условиях дефицита рабочего времени. Среди основных источников проблем в работе современного менеджера можно выделить следующие:

· Большое количество процессов, в которых задействован руководитель, исполняющий при этом разные роли: инициатора, ответственного исполнителя, контролера.

· Огромное количество документов, которые требуют согласования, уточнения, реакции, отслеживания, исполнения.

· Необходимость контролировать своевременное исполнение заданий и отслеживание взятых на себя обязательств.

· Постоянно растущие объемы дополнительной информации, необходимой для принятия управленческих решений.

С каждым днем все большее значение приобретает оперативность в принятии решений, контроль исполнения решений, рациональное использование накопленной информации и предыдущего опыта. ой для принятия управленческих решений.

Таким образом, актуальность данной работы обусловлена, тем, что все больше компаний достигая высокого уровня зрелости, приходит к необходимости формализации бизнес процессов и внедрения средств для их автоматизации. С другой стороны к настоящему моменту компании прошли длительный путь по созданию своих информационных систем, что обеспечивает потенциальные возможности для реализации задач подобного уровня сложности. Однако менеджеры информационных систем сталкиваются с большими проблемами определении методики и выборе программного обеспечения, которое способно обеспечить адекватные средства для реализации задач данного класса. Таким образом, проект посвящен рассмотрению систем автоматизации управления предприятием.

Объектом исследования данной работы является специфика значимости автоматизации управления предприятием и электронного документооборота.

Предмет же исследования - системы электронного управления и электронного документооборота.

Метод исследования данного вопроса - анализ автоматизации управления как средство улучшения контроля и ускорения бизнес-процессов предприятия.

С учетом актуальности данного курсового исследования сформулирована его цель: анализ, классификация, всестороннее рассмотрение систем автоматизации управления и электронного документооборота предприятия, поиск путей совершенствования исследуемой проблемы.

Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих задач:

ѕ раскрыть значимость систем автоматизации бизнес-процессов;

ѕ Рассмотреть необходимость автоматизации документооборота;

ѕ Рассмотреть концепции и системы автоматизации системы управления документооборотом;

ѕ Рассмотреть систему документооборота DocsVision;

ѕ Ознакомиться с Типовое приложение «Делопроизводство» на базе системы DocsVision

Рассмотрение вопросов связанных с данной тематикой носит как теоретическую, так и практическую значимость.

Теоретическое значение изучения видов и внедрения систем автоматизированного управления и электронного документооборота заключается в том, что сегодня все больше предприятий сталкиваются с проблемой усовершенствования управляемости компании, улучшения контроля и ускорения бизнес-процессов, что влияет на качество эффективность предприятия.

Практическое значение данного вопроса заключается в анализе эффективности внедрения автоматизации.

Структура, план и логика изложения настоящего курсового проекта составлена с учетом специфики рассматриваемого вопроса, цели и задач исследования. По структуре работа состоит из введения, двух глав, пяти параграфов, заключения и списка использованной литературы.



ГЛАВА 1. СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО УПРАВЛЕНИЯ И ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ ПРЕДПРИЯТИЯ

1.1 Зачем нужна система автоматизации административных процессов

автоматизированный документооборот управление docsvision

В настоящее время на рынке информационных систем наблюдается потребность в решении проблемы автоматизации бизнес-процессов обработки документов. Прежде всего, это связано с изменением стиля управления в новых условиях для отечественного бизнеса. Традиционное директивное управление, опирающееся на контроль отдельных фактов управленческого процесса и не содержащего механизмов детального контроля за его ходом, сменяются на более современные методики процессного управления, при котором деятельность организации воспринимается как композиция взаимосвязанных процессов. Подобный подход, помимо большей формализации и соответственно более детализированного контроля, позволяет поддержать возможность непрерывного выявления слабых мест в структуре организационных процессов, и соответственно обеспечивает механизмы их непрерывного улучшения.

Подобный подход (получивший на западе название Total Quality Management тотальное управление качеством) закреплен в стандарте ISO 9000, приобретающем в последнее время все большую популярность в отечественных компаниях.

Однако для реализации на практике подобного подхода к управлению, требуется наличие инструментов моделирования бизнес-процессов, протекающих в организации, а также инструментов их реализации. При этом крайне важна возможность непрерывного улучшения и внесения изменений в их структуру.

С другой стороны, информационные системы достигли необходимой степени зрелости, что позволило задуматься об автоматизации не только очевидных участков деятельности (например, расчетные операции в бухгалтерии), но и процессов, связанных с общим управлением организацией. Но данный класс задач выдвигает специфические требования, такие, как высокая степень гибкости приложений, возможность внесения изменений в уже внедренные в компании приложения без остановки их работы, накопление консолидированной статистики по различным процессам, интеграция функций большого количества приложений в рамках единого рабочего пространства.

Современная информационная система более или менее крупной организации может быть весьма условно разделена на три базовые функциональные компоненты:

· Подсистема управления ресурсами. Эта подсистема обеспечивает автоматизацию сопровождения основного процесса производства и оптимизацию ресурсов, используемых в этом процессе. С автоматизации такого участка деятельности, как правило, и начинается внедрение информационной системы предприятия. В минимальном варианте это может быть набор изолированных модулей, таких как бухгалтерия, склад, управление персоналом, в идеальном случае это комплексное внедрения интегрированной ERP-системы.

· Подсистема управления взаимодействиями. Подсистема включает в себя задачи информационного обмена с контрагентами (SCM (Supply Chain Management) системы) и покупателями (CRM (Customer Relationship Management) системы), а также разного рода порталы, обеспечивающие непосредственное взаимодействие организации с внешним миром.

· Подсистема управления административными процессами. В функциональность этой подсистемы входит автоматизация общего контура управления организацией. Обычно такая подсистема представлена приложениями, автоматизирующими канцелярский документооборот и разного рода системами контроля исполнительской дисциплины (АСКИД).

Вот краткий перечень задачи, автоматизация которых может быть реализована с помощью подсистемы управления административными процессами:

· Традиционное делопроизводство

· Контроль исполнения распоряжений

· Автоматизация реализации управленческих регламентов

· Автоматизация бюджетного процесса

· Автоматизация договорного процесса

· Автоматизация менеджмент качества

· Процедуры современных управленческих практик (Management by Objective, Balanced Score Cards и т.д.)

· Средства создания интегрированного архива документов компании

· И пр.

Все вышеперечисленные задачи имеют определенную технологическую специфику, а именно:

· Документоцентричность - основным объектом обработки в них является документ в различных формах представления (бумажный, образ документа, электронный документ), и, как следствие:

o Большое количество работы с неструктурированными данными

o «Полубумажные» технологии, то есть находящиеся на стыке работы с бумагой и компьютерными данными

· Необходимость процессного подхода к автоматизации и технологической гибкости, в силу высокой изменчивости автоматизируемых процессов

· Активность приложений. Пользователи подсистемы могут участвовать в большом количестве процессов и играть в них разные роли, в связи с чем, приложение само должно информировать пользователя о необходимости выполнения работы и предоставить пользователю данные в необходимом контексте.

· Процессы данной группы могут включать необходимость интеграции обработки данных из других подсистем (например, финансовых модулях).

· Отсутствие стандартов организации подобного рода процессов

Таким образом, система для автоматизации подобных задач должна соответствовать следующим требованиям:

· Поддерживать высокоуровневый инструментарий для автоматизации различных бизнес процессов,

· Содержать компоненты необходимые для работы со слабоструктурированной информацией,

· Обеспечивать возможность быстрой модификации процессов без остановки системы,

· Реализовывать принцип единой очереди заданий для различных процессов обработки информации,

· Обеспечивать возможность интеграции для обработки данных из подсистем информационной системы,

· Содержать стандартные блоки для автоматизации типовых бизнес процессов

1.2 Необходимость автоматизированных систем документооборота

Управление информационными ресурсами имеет для деятельности любого учреждения особое значение. В современном мире учреждения сталкиваются с необходимостью обработки колоссального объема информации. Независимо от правового статуса или организационных форм деятельности учреждения призваны активно взаимодействовать с органами исполнительной и законодательной власти, структурами, участвующими в регулировании экономики. Все это в свою очередь порождает специфический документооборот.

Таким образом, учреждения остро ощущают необходимость организации эффективного управления информационными ресурсами и предпринимают активные шаги по использованию компьютерных технологий в сфере управления документационными потоками (и информацией в широком смысле).

К сожалению, применение компьютерных программ в сфере работы с управленческой (организационно-распорядительной) документацией в ряде случаев не сопровождается структурной перестройкой работы с документацией, что существенно снижает эффект от применения даже самых многофункциональных специализированных (и соответственно дорогостоящих) программных комплексов. Нередки ситуации, когда внедрение компьютерных систем носит формальный характер и не сопровождается сколь-нибудь существенной оптимизацией и унификацией документационных процессов.

В большинстве учреждений со сложной структурой важное значение имеет уровень организации взаимодействия подразделений и порядок обмена информацией. Большая часть информации передается в виде документов на бумажном носителе (обмен служебной документацией и отчетностью).

Следует также отметить, что на протяжении ряда лет достаточно четко прослеживается тенденция увеличения объемов информационных потоков, проходящих через современные учреждения. Характерно, что происходит рост не только документооборота на традиционных носителях, но и информации, проходящей по электронным каналам, а также документов, связанных с функционированием компьютерных систем.

Работа по автоматизации делопроизводственных процессов началась в России ещё в начале 90-х годов. Существенным шагом в упорядочении работы со служебной документацией стало внедрение в 1997 году Системы автоматизации документооборота и делопроизводства - САДД. Программный комплекс был разработан по заказу Банка России на базе типового программного продукта одной из фирм, специализирующейся на автоматизации работы с документами.

Система электронного документооборота (СЭД) или EDMS (Electronic Document Management Systems) - это система автоматизации работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками. При этом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные документы (файлы Word, Excel и пр.). Как правило, СЭД включает в себя электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов.

Эффективное управление документацией на основе СЭД основано на трех составляющих системы:

· технология (на основе современных компьютерных комплексов).

· корпоративные правила создания и использования информационных ресурсов (и их закрепление в распорядительных документах).

· психология пользователей и их обучение (при необходимости индивидуальное).

В системах документооборота осуществляется регистрация нормативных документов, распорядительных документов (приказов, распоряжений), переписки с органами власти, учреждениями, кредитными организациями, другими учреждениями и предприятиями, а также гражданами. Помимо этого в СЭД ведется работа с внутренней служебной перепиской и проектами организационно-распорядительных документов, создаваемых структурными учреждений.

СЭД обеспечивает контроль за движением и исполнением документов, содержит полную информацию о поручениях, данных руководством и действиях исполнителей. Важным элементом СЭД является система формальных и семантических ссылок на взаимосвязанные документы и поручения. Поиск в СЭД помимо традиционных делопроизводственных реквизитов базируется на системе классификаторов (в том числе тематических), позволяющих осуществлять контекстный отбор документов.

Процедура ведения классификаторов строго регламентирована. Часть справочников формируется специалистами, ведущими регистрацию (например, классификатор организаций - корреспондентов). Внесение изменений в остальные - прерогатива администратора, кроме того, администратор осуществляет постоянный мониторинг новых позиций классификаторов и при необходимости корректирует их. Таким образом, устраняется возможное дублирование позиций справочников, и устраняются ошибки при регистрации документов. Эффективность работы системы может быть обеспечена только при условии регулярного обучения пользователей и “мягкого” контроля за их действиями в системе (исправление ошибок, соблюдение требований по заполнения обязательных информационных реквизитов и т.п.).

Создание СЭД связано и с изменением роли службы документационного обеспечения: определяются единые технологические требования к организации документооборота с использованием СЭД, устанавливает систему “административных рамок” в работе с документами, что фактически является методологической базой для организации работы с информацией.

Таким образом, установление четкого порядка использования системы и правил работы с информацией является одним из основных факторов, обеспечивших успешное внедрение СЭД и её полноценное использование.

1.3 Автоматизация управления документооборотом: концепции и системы

Увеличение объёмов информации и их движение в наше время уже подобны не снежному кому, катящемуся с горы, а лавине, несущейся с каждым днём всё стремительнее, становящейся всё больше и страшнее. И справиться с этим всё труднее даже при использовании современной техники и компьютеров. Наиболее характерным из основных недостатков бумажного документооборота («бумажного офиса»), слабо поддающихся «излечению» при относительно больших информационных потоках, можно назвать, пожалуй, синдром «мутной воды». Отсюда завышенная численность работников во вспомогательных и административно-управленческих службах, низкая исполнительская дисциплина и неадекватное представление о деятельности как отдельных служб, так и организации в целом. К этому можно добавить плохую управляемость, низкое качество труда, большие накладные расходы на ведение бумажного документооборота, т. е. затраты на бумагу, электроэнергию (механические пишущие машинки сегодня раритет), расходные материалы, на технику и её обслуживание (ПК, устройства для ксерокопирования и пр.), на площади для хранения, на дополнительные людские ресурсы и т. п.

Системы электронного документооборота (СЭД), появившиеся около двадцати лет назад, совершили подлинную революцию в работе с документами, помогая справиться с этой разгулявшейся бюрократической стихией.

Чтобы оценить, нужна ли какой-нибудь фирме, компании, организации система электронного документооборота (особенно это важно для средних и крупных компаний), необходимо ответить на вопросы:

1. Насколько сотрудников устраивает объём бумаг, который занимает место на их рабочем столе и сколько времени они тратят на поиск нужной информации? Не раздражает ли такая ситуация?

2. Могут ли оперативно найти нужный документ, получить необходимую информацию, к примеру, беседуя по телефону с важным для компании клиентом или партнёром, компаньоном?

3. Осуществляется ли и как (кем) процесс регистрации поручений, указаний (подробности, исполнители, сроки)?

4. Знает ли руководитель какие из выданных им поручений, документов и в какой стадии на текущий момент находятся: выполняются по графику; выполнены; не выполнены (почему?); просрочены (каковы причины?) Кто ведёт контроль за их «ходом»?

5. Имеются ли в организации регламенты по работе с документами?

6. Проходят ли документы необходимые стадии (регистрацию, рассмотрение, визирование, согласование, исполнение), получают ли эти документы определённый статус («категорию важности») и чётко ли контролируются сроки?

7. Создаётся ли положительный имидж организации качеством работы с документами?

Если сотрудники пять раз дали отрицательный ответ или не могут ответить на пять и более вопросов, то компании пора всерьёз задуматься о приобретении СЭД.

Утвердительные ответы на следующие ниже приведенные вопросы должны окончательно развеять сомнения о необходимости приобретения и внедрения СЭД и помогут укрепить позиции в компании и на рынке. Итак, хотят ли сотрудники:

? ощутимо сократить непроизводительные затраты времени;

? увеличить прозрачность бизнес-процессов организации;

? повысить исполнительскую дисциплину и ответственность;

? соответственно уменьшить расходы и повысить качество выполнения работ;

? существенно улучшить процессы контроля и управления;

? увеличить конкурентные преимущества и поднять имидж компании?



ГЛАВА 2. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ИССЛЕДОВАНИЯ ИССЛЕДУЕМОЙ ПРОБЛЕМЫ

2.1 Система документооборота DocsVision

В настоящее время в России существует и развивается несколько систем документооборота. В их числе Lotus Notes, Documentum, DocsVision, Directum и пр.

Все они имеют как свои плюсы, так и минусы. Остановимся на системе DocsVision. Включающей в себя как платформу для разработки приложений, так и средства автоматизации бизнес-процессов.

DocsVision обеспечивает тесную интеграцию приложений, созданных на базе платформы, и единое пространство управления документами и процессами в организации.

Основные функции DocsVision:

· Автоматизация управления предприятием;

· Поддержка процессного подхода в организации управления;

· Автоматизация систем менеджмента качества;

· Автоматизация процессов согласования и утверждения документов;

· Средства контроля исполнения документов и заданий;

· Маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей;

· Управление процессами обработки документов;

· Организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками;

· Автоматизация канцелярии;

· Создание электронного архива документов.

Платформа DocsVision 3.0 позволяет внедрить в организации самые разнообразные приложения, такие как:

· Автоматизация канцелярии и делопроизводства

· Автоматизация согласования и утверждения документов

· Системы автоматизированного контроля исполнения

· Создание электронных архивов документов с распределенным доступом

· Система управления конструкторской и проектной документацией

· Автоматизация системы управления качеством

· Создание баз знаний о продуктах, процессах (корпоративное хранилище регламентов и процедур)

Платформа DocsVision позволяет добавлять функции управления процессом обработки документов в приложения, уже используемые в организации, как, например:

· Автоматизация процесса подготовки и контроля исполнения бюджета

· Управление процессом публикаций и наполнения WEB сайта

· Архив документов и система контроля взаимодействий в приложении управления контактами

· Подсистема автоматизации документооборота при управлении проектами

· Подсистема утверждения платежных документов

В основу разработки идеологии системы DocsVision была положена концепция единой интегрированной системы автоматизации управления и документооборота. Такая система должна отвечать следующим требованиям:

Обеспечивать единые механизмы хранения и доступа к данным.

В приложениях автоматизации управления используются данные, представленные в разном виде - в виде структурированной информации, файлов документов и их изображения, данных полнотекстовых индексов, справочной информации, а также записей каталога пользователей.

Подобное разнообразие данных, хранящихся в системе, предъявляет особые требования к обеспечению целостности хранимых данных. В том случае, если данные приложений не хранятся в едином централизованном хранилище, и система не обеспечивает единого унифицированного интерфейса взаимодействия с данными, то существенно усложняется обеспечение целостности данных системы, увеличиваются расходы на ее сопровождение, обеспечение резервного копирования и восстановления данных.

Система должна обеспечить единый механизм доступа ко всем данным системы. Все данные должны быть доступны только прикладному сервису системы и не могут быть модифицированными пользователями и приложениями непосредственно.

Поддерживать единые механизмы разграничения и управления правами доступа.

Система должна поддерживать единые механизмы аутентификации и разграничения прав доступа ко всей информации. В противном случае пользователю понадобится вводить множество паролей, а администратору - вести большое количество списков пользователей для разных приложений. На практике система должна обеспечивать единые средства аутентификации, интегрированные со средствами аутентификации Windows, а также обеспечивать возможность доступа к информации, как в локальной сети, так и при соединении с системой через Интернет.

С другой стороны, при раздаче прав на использование объектов системы, администраторы должны использовать унифицированный интерфейс управления правами доступа, в идеале - стандартный диалог управления безопасностью Windows.

Предоставлять пользователям общие средства навигации и доступа к данным.

Особенностью системы управления является то, что она реализует большое количество приложений на базе единой платформы. В связи с этим необходимо обеспечить пользователям системы унифицированные средства доступа к приложениям. В качестве такового могут быть использованы, Microsoft Windows Explorer, Microsoft Outlook, Internet Explorer или средства организации Internet портала, например Microsoft Share Point Portal Server.

Универсальное клиентское рабочее место должно обеспечивать навигацию по дереву папок приложений, средства поиска объектов системы, инициализацию обработки объектов, а также динамическое управление табличными представлениями данных и отчетов.

Поддерживать общую структуру справочников.

Огромную проблему при внедрении приложений автоматизации управления создает отсутствие в организации единого репозитория справочной информации. Справочные данные, как правило, дублируются в приложениях, внедряемых в компании, что приводит к существенному снижению эффективности использования информации, содержащихся в базах данных. Например, информация о контрагентах компании накапливается в системе управления контактами, базах данных рассылки, системе управления сбытом и бухгалтерской программе, что не позволяет воспользоваться информацией, накапливаемой в данных системах с единой точки зрения, например, проанализировать зависимость объема продаж от проведенной рекламной компании. То есть, справочная информация не может быть использована как источник для поиска и структурирования информации в системе. Кроме того, при централизации хранения и управления справочной информацией существенно снижается стоимость ее сопровождения.

Обеспечивать интегрированные средства поиска.

Ключевой вопрос успешного использования приложений автоматизации управления в качестве источника знаний о работе компании - наличие в них интегрированных средств поиска информации. Необходимо, чтобы средства поиска системы позволяли искать данные во всей системе, вне зависимости от приложений, в которых порождалась информация, и месторасположения информации. Необходимо обеспечить комбинированные средства поиска, включающие структурированные запросы, полнотекстовый поиск, поиск по классификаторам. Система должна обеспечивать сохранение типичных запросов в качестве шаблонов, а также возможность разграничения прав доступа на разные типы поисковых запросов.

Поддерживать единые средства управления жизненным циклом приложений и маршрутизации документов.

Приложения автоматизация управления и документооборота обеспечивают автоматизацию основных управленческих процедур компании. Данные, накапливаемые в них, содержат крайне важную информацию, которая позволяет судить об эффективности тех или иных бизнес процессов в организации. В связи с этим, крайне важно обеспечить интегрированные средства управления жизненным циклом приложений этой группы. Наличие таких механизмов обеспечит:

· Наблюдаемость процессов

· Накопление и доступ к информации об эффективности процессов

· Экономию за счет сокращения простоев

· Возможность организации схем распределенной обработки информации, включение клиентов компании в бизнес процесс

· Обеспечение удобства пользователей за счет использования унифицированного доступа к заданиям

Обеспечивать интегрированные средства управления и администрирования приложений.

Интегрированные средства управления приложениями обеспечивают существенное снижение совокупной стоимости владения информационной системой. Упрощается процесс внедрения каждого следующего приложения за счет сокращения сложности обучения администраторов, отсутствия необходимости инсталлировать дополнительное программное обеспечение, средств резервного хранения данных. Существенно упрощается аудит работы системы и изменение конфигурации приложений.

Обеспечивать общее пространство адресации всех объектов системы.

При внедрении приложений автоматизации управления крайне важно обеспечить возможности их интеграции с системами электронной почты и календарного планирования средствами управления контактами и другими базовыми приложениями, уже функционирующими в информационной системе организации. Подобного рода интеграция возможна в том случае, если приложения системы автоматизации управления обеспечивают средства адресации к объектам, таким как отдельные файлы документов и их версиям, учетным карточкам объектов, табличным представлениям и отчетам, папкам приложений и записям справочников. В идеале все объекты системы должны иметь возможность адресации с помощью механизма URL (Unified Resource Locator).

Предоставлять унифицированные средства разработки (настройки) приложений и общего набора компонентов, используемых для встраивания в приложения.

Единые механизмы разработки приложений позволяют обеспечить преемственность при разработке и внедрении приложений на базе системы. Наличие подобных инструментов обеспечивает:

· Возможность экономии при расширении функциональности

· Однократное обучение разработчиков и специалистов по внедрению системы

· Предсказуемость развития системы

При внедрении приложений, обладающих указанным преимуществом, появляется возможность использования отдельных функций приложений управления, таких как хранение файлов и справочной информации, средств маршрутизации документов в других приложениях информационной системы. Например, появляется возможность добавить функции создания архива документов в ERP системы.

Сегодня существует два альтернативных подхода к автоматизации задач управления в организации. Первый заключается в последовательной реализации отдельных приложений, автоматизирующих отдельные процессы управления. Второй - во внедрении платформы для реализации комплексной системы автоматизации управления процессами и создание на ее базе приложений, интегрированных в единый комплекс.

Внедрение комплекса приложения, реализующие «фиксированную» функциональность.

Примерами такого рода приложений могут служить системы автоматизации канцелярии, средства автоматизации контроля исполнения, системы управления проектной документацией. Основным достоинством такого подхода является относительно невысокая стоимость и достаточно быстрое получение эффекта от внедрения приложений. Приложения данной группы идеально подходят для автоматизации специализированных рабочих мест ориентированных на выполнение рутинных операций изолированных от остальных участков автоматизации предприятия, например, таких как рабочее место канцеляриста в крупной организации или система архивной картотеки.

Однако в современной организации все чаще возникает необходимость комплексной автоматизации управления. Для решения этой задачи приложения должны охватывать множество рабочих мест. Причем, один пользователь может участвовать в разных процессах обработки документов в разных ролях. Например, пользователь может выполнять роль согласующего лица в системе согласования распорядительных документов, быть ответственным за формирование проектной документации в системе управления проектами, контролировать исполнение заданий в системе контроля исполнения.

Успешно решая изолированные задачи, конечные приложения не позволяют объединить все функции в единую систему управления документами и процессами в компании, что существенно ограничивает эффективность внедрения подобных приложений и ограничивает потенциальные возможности ее использования в будущем. Альтернативой подобному подходу является внедрение комплексной системы автоматизации управления на базе единой программной платформы.

Внедрение комплексного решения на базе платформы автоматизации управления имеют свои достоинства и недостатки.

Внедрение платформы автоматизации управления позволяет избежать проблем возникающих при "кусочной автоматизации" задач управления, но выбор базовой платформы автоматизации является нетривиальной задачей.

В настоящее время, все системы, представленные на российском рынке и предлагающие более или менее комплексный подход для решения задачи автоматизации управления, развиваются на базе одной из трех основных концепций систем автоматизации групповой работы с документами, появившихся еще в конце 80 - начале 90 годов, а именно:

· концепции Groupware приложений и систем поддержки работы с электронными формами (Lotus Notes, Microsoft Exchange Server);

· систем управления архивами и маршрутизацией документов (Documentum, PC Docs);

· систем автоматизации бизнес процессов (Staffware Workflow).

Все эти концепции в той или иной степени могут быть использованы для автоматизации описанных выше задач, однако реализуют их разными способами.

Так, например, GroupWare-приложения акцентируются на удобстве работы с электронными формами и упрощению их создания, а также обеспечивают мощные механизмы интерактивной работы с их групповыми представлениями (форм дизайнер Outlook, механизм представлений Lotus).

Системы архивов документов концентрируются на всем, что связано с работой с файлами документов: ввод, фиксация атрибутов, включая организацию справочной информации (включая организацию, поиск, блокировку), поиск, блокировка и осуществление off-line работы, аудит и разграничение прав доступа, маршрутизация.

WorkFlow-приложения занимаются моделированием и, собственно, управлением бизнес процессами, организацией средств доступа к информации (универсальная очередь заданий), а также средствами управления и контроля активности пользователей (напоминания, управление приоритетами заданий, средства контроля течения процесса).

Каждый из перечисленных традиционных подходов к построению комплексной системы автоматизации управления концентрируется на одном из аспектов автоматизации и предоставляет в распоряжение потребителей мощные средства для их реализации. При этом, они либо вовсе не реализуют дополнительных функций, либо реализуют их в недостаточной для построения качественных законченных решений степени.

Так, например, GroupWare-приложения не достаточно удобны для создания архивов документов, в них недостаточно развиты средства управления жизненным циклом обработки документов, и встроенные механизмы маршрутизации ограничиваются пересылкой отдельных сообщений. Также сложно реализовывать в них развитые справочники системной информации. Архивы документов совершенно не предназначены для работы с разнородными и сложными структурами учетных картотек документов, средства организации групповой работы в них, как правило, ограничиваются вешними системами пересылки документов и ссылок. Системы Workflow, как правило, поддерживают ограниченные возможности работы с документами, содержат существенные ограничения при работе со сложными данными, не поддерживают функции свободной маршрутизации и не содержат средств для организации архивного хранения информации.

Помимо вышеперечисленных функций в последнее время к системам автоматизации управления предъявляются дополнительные требования, связанные с управлением и извлечением знаний, накопленных в корпоративной информационной системе - знаний о процессах в системе WorkFlow, знаний хранящихся в документах в корпоративных архивах документов, знаний о групповых взаимодействиях и взаимодействиях с внешним окружением компании. Такое соображение вносит дополнительные осложнения в выбор решения в данной области автоматизации.

Все вышесказанное приводит к существенным сложностям в принятии решения о внедрении той или иной платформы автоматизации процессов управления. Перед специалистами отделов автоматизации встает необходимость решения всего многообразия задач, связанных с обработкой документов и поддержкой бизнес процессов. Но, выбрав одно из решений, они получают удовлетворительное решение лишь для определенного типа задач. Например, получают возможность создавать мощный архив документов с помощью DMS системы. Остальные же функции, нереализуемые с помощью базовых средств внедренной системы, например, средства группового обсуждения документов, приходится решать одним из двух способов:

- Надстроить базовые функции системы дополнительными модулями и разработать соответствующие расширения системы. Но это иногда бывает крайне трудно, а иногда оказывается невозможно.

- Внедрять систему другого класса, реализующие недостающие функции и обеспечивать интеграцию систем. При этом происходит частичное дублирование функций разных систем, приводящее к необходимости поддержки нескольких серверов и поддержки нескольких клиентских приложений, организующих собственное рабочее пространство и средства доставки информации и собственные средства организации справочников.

Из-за этого стоимость внедрения системы и использования приложений существенно возрастает. К тому же, организовать оптимальное взаимодействие приложений, построенных на базе платформ, оказывается достаточно сложно, а иногда и невозможно.

Платформа DocsVision предоставляет специалистам по автоматизации предприятий инструмент для решения данной проблемы. Платформа DocsVision может быть использована и для создания комплексной интегрированной системы автоматизации управления, на базе которой могут быть разработаны самые разнообразные приложения, и в качестве инструментария, дополняющего уже существующую в организации систему, которая решает часть из перечисленных задач. Примером такого интегрированного решения может служить совместное использование платформы DocsVision в сочетании с системой автоматизации групповых взаимодействий Microsoft Exchange Server.

Акценты архитектурных решений DocsVision - интегрированность решений на базе DocsVision, масштабируемость системы, возможность встраивания в инфраструктуру информационной системы организации, максимальная гибкость и расширяемость системы и возможность создания распределенных решений

В основу построения DocsVision положен модульный принцип. Система включает:

· Модули ядра, реализующие базовые сервисы системы

· Системные модули, обеспечивающие средства управления системой и доступ к основным объектам системы

· Прикладные модули, которыми комплектуется система, формируют ее функциональность с точки зрения конечного пользователя. Набор прикладных модулей включает в себя карточки документов и справочники, которыми будет пользоваться каждый, кто работает в системе.

· Сервер DocsVision строится на основе MS SQL Server 2000 и Web-сервера MS IIS и состоит из сервера хранилища и инсталлятора.

· Клиент DocsVision интегрирован в Internet Explorer и состоит из ядра системы и набора управляемых им карточек.

· Сервер маршрутизации, входящий в состав платформы DocsVision, позволяет использовать средства электронной почты для отправки заданий исполнителям, автоматического сбора информации и отслеживания их исполнения.

Создание специализированных решений состоит в создании дополнительных бизнес объектов - "карточек" - соответствующих сущностям целевой системы. Далее, эти готовые объекты легко встраиваются в систему, благодаря поддержке единых интерфейсов и методов доступа. С разрабатываемыми объектами могут быть связаны задания на их обработку, которые могут быть обработаны системой маршрутизации документов.

2.2 Типовое приложение «Делопроизводство» на базе системы DocsVision

Система DocsVision "Делопроизводство" представляет собой законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес процессов обработки документов в организации:

1. Ведение картотеки документов.

Картотека документов обеспечивает следующие возможности:

· Учетная информация о документах.

· Работа с файлами документов.

· Работа со ссылками.

· Фиксация заданий и средства контроля исполнения.

· Поиск и построение отчетов.

2. Создание электронного архива документов компании.

Система также обеспечивает стандартные функции управления архивом документов такие как:

· Хранение и организация доступа к файлам документов.

· Блокировки и контроль.

· Работа с версиями документов.

· Разграничение прав доступа на уровне:

o Папок документов

o Типов карточек, ассоциированных с папкой

o Экземпляров карточек в папках

o Доступ к представлениям в папках

o Структуры отчетов

3. Ведение справочников контрагентов и сотрудников организации.

4. Организация циклов разработки согласования документов.

5. Организация контроля исполнения документов и заданий

С каждым документом может быть ассоциирован набор заданий по его исполнению.

· Структура задания, связанного с документом. Система поддерживает пять способов маршрутизации задания:

o off-line задание DocsVision

o обычное задание Microsoft Outlook

o обычное сообщение электронной почты

o сообщение с URL ссылки на карточку задания DocsVision по электронной почте

o размещение ярлыка на карточку задания DocsVision в персональной папке пользователя DocsVision.

· Средства автоматической рассылки и сбора информации об исполнении. В том случае, если задание имеет несколько исполнителей, то система определяет способ маршрутизации:

o Параллельный способ маршрутаризации подразумевает одновременную рассылку задания всем исполнителям,

o Последовательный - последовательную,

o Альтернативный - рассылку всем исполнителям с автоматическим отзывом задания при принятии его первым исполнителем.

· Управление рабочим временем пользователя.

· Контроль исполнения задания.

· Консолидированный контроль исполнительской дисциплины. Консолидированный контроль исполнительской дисциплины сводится к формированию отчетности по состоянию заданий. Примерами отчетов могут быть следующие:

o Все просроченные документы на сегодняшний день

o Все документы, не выполненные вовремя конкретным сотрудником за определенный период

o Задания в незавершенном состоянии на контроле у конкретного пользователя

6. Маршрутизация документов в организации и вне её.

7. Автоматизация процессов обработки документов.

8. Организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов.

Таким образом, платформа DocsVision и базовый набор модулей, предлагаемых сегодня, обеспечивает возможность создания в компании инфраструктуры автоматизации административных процессов, которая может расширяться в дальнейшем.

Размещено на Allbest.ru

...