Состав документации кадровой службы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации.

В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Данная работа состоит из 5 разделов, где будет рассмотрено делопроизводство в управлении персонала на основе нормативных документов, а также содержит практическую часть, состоящую из двух задач.

1. Состав документации кадровой службы

Кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.)

В состав кадровой документации входят следующие документы:

1. Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать следующие основные реквизиты: название вида документа, дату и место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника.

2. Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1) является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с 1 января 1999 г. является обязательным для предприятий всех организационно-правовых форм и форм собственности. Заполняется в одном экземпляре, где также устанавливается тарифную ставку, оклад. Работник отдела кадров на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу заполняет личную карточку, делает отметку о зачислении на работу в трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет или соответствующий ему документ.

3. Личная карточка (форма № Т-2) заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома (свидетельства), на основании опроса работника. Коды профессии и специальности указываются по общероссийским классификаторам профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и отражаются в личной карточке.

4. Учетная карточка научного работника (форма № Т-4) предназначена для учета научных работников учреждениями и организациями, осуществляющими деятельность в сфере образования, науки и технологии.

5. Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5) применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое. Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре. На основании подобного приказа (распоряжения) отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.

6. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с КЗоТ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков. На основании данного приказа (распоряжения) отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.

7. Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8) применяется при оформлении увольнения работников. На основании приказа (распоряжения) бухгалтерия производит расчет с работником.

8. Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12) и табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13) применяются для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, составления статистической отчетности по труду.

9. Личные заявления работников предприятия о приеме, переводе или увольнении пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать: адресата, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление направляется в дело.

10. Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам подразделений и предприятия в целом.

11. Докладные записки - это документ, в котором содержится изложение какого-либо производственного вопроса. В состав обязательных реквизитов входят: адресат, наименование документа, текст, дата, подпись, расшифровка подписи.. После выполнения предписания на докладную записку ставится отметка об исполнении и она подшивается в соответствующее дело.

12. Акт - вид документа, подтверждающий те или иные факты, который составляется несколькими лицами. Обязательными реквизитами акта являются: наименование документа, наименование предприятия, гриф утверждения, дата, текст, отметка о наличии приложений, подписи и их расшифровка.

2. Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров

К основным документам, регламентирующим деятельность персонала, можно отнести его утвержденную структуру и штатную численность, штатное расписание, правила трудового распорядка, должностные инструкции, квалификационные характеристики, положение о структурном подразделении.

Структура и штатная численность персонала оформляются документом за подписью заместителя руководителя организации или руководителя структурного подразделения, необходимыми визами, утверждаются первым лицом и содержат перечень наименований структурных подразделений и должностей. Изменения в документ и в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

Правила трудового распорядка утверждаются руководителем и содержат общие положения, порядок приема, перевода и увольнения служащих, перечень основных обязанностей служащих и администрации; нормативы рабочего времени и его использования, основания для поощрения за успехи в работе и взыскания нарушителям трудовой дисциплины; требования к внутреннему режиму и организации работ. Документ подписывается руководителем кадровой службы, содержит необходимые визы и согласовывается с решением общего собрания (номер протокола).

Изменения в положение о структурном подразделении вносятся приказом руководителя организации.

Квалификационная характеристика состоит из трех разделов. В первом разделе «Должностные обязанности» приводятся сведения о месте и ранге должности в структуре организации, требованиях к квалификации лиц, которые могут ее замещать, а также перечень должностных обязанностей в порядке их важности. Второй раздел квалификационной характеристики «Должен знать» содержит перечень требований к знанию особенностей основной деятельности и связанных с ней нормативных документов, методических материалов, правил техники безопасности и охраны труда. В третьем разделе «Квалификационные требования» («Должен уметь») отражаются требования к уровню и профилю специальной подготовки работника, стажу, накопленному опыту, позволяющим выполнять возложенные на него обязанности.

Каждая должность, предусмотренная штатным расписанием, должна быть снабжена должностной инструкцией, которая составляется на основе Положения о структурном подразделении и квалификационной характеристики и определяет права, обязанности и ответственность сотрудников, начиная с заместителей руководителей подразделений. Деятельность первых лиц организации и их заместителей регламентируется ее Уставом, а руководителей подразделений -- положениями о них.

Документы по учету кадров призваны дать представление о личности, семейном положении и потенциальных возможностях как принимаемого, так и уже работающего сотрудника. К основным из них относятся автобиография, личный листок по учету кадров, алфавитная и личная карточки. Приведем их примеры.

Личная карточка (форма Т-2) заполняется на сотрудников всех категорий в одном экземпляре работником кадровой службы на основании документов и со слов. После заполнения общих сведений работник ставит подпись и дату.

Личная карточка состоит из пяти разделов и содержит в «шапке» наименование организации, табельный номер, первую букву фамилии по алфавиту, пол. В первом разделе приводятся год рождения, образование, основная профессия, квалификация по диплому (свидетельству), виды обучения, специальность по диплому, общий и непрерывный стаж работы, последняя должность, семейное положение, паспортные данные, телефон, место и дата заполнения. Второй раздел содержит сведения о воинском учете. В третьем разделе отражаются сведения о назначениях и перемещениях (дата, подразделение, профессия или должность, тарифный разряд или оклад, основания перевода, подпись руководителя). В четвертом разделе приводится информация об отпусках работника. Наконец, в пятом разделе «Дополнительные сведения» могут быть данные об учебе в настоящее время, наличии второй профессии, работе по совместительству.

На обороте формы Т-5 отражаются заключение о состоянии здоровья на основании медицинского осмотра с датами и подписями, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности и пожарной охране с подписями ответственных лиц и датами, справка о несданных имущественно-материальных ценностях.

Изъятие документов из личных дел производиться с разрешения начальника отдела кадров, о чем делается отметка в описи документов в личном деле, а подлинный экземпляр документа заменяется его копией.

документирование кадровый персонал

3. Приказы по личному составу - порядок их издания, оформления, регистрации

Приказы по личному составу являются важнейшим документом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы. Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложения взысканий и др.

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее изменение фамилии работника и др.

Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат, текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с ТК РФ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалы работника, должности и структурного подразделения, дата вступления в силу данного пункта приказа.

Состав других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.

При приеме на работу обязательно устанавливается размер оплаты труда и, при необходимости, условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и п.д. При переводе на другую работу - новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с ТК РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает). При увольнении причина увольнения, согласно статьям ТК РФ. При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, дата начала и окончания. При командировании - дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия. При поощрениях и наказаниях - причина и вид поощрения или взыскания.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Приказы по личному составу, согласно ТК РФ, доводятся до сведения работника под расписку. Проект приказа по личному составу согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе.

Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу регистрации, где указывается: дата и номер приказа, кем подписан приказ.

С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется нумеровать их по следующему правилу. К порядковому номеру приказа добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности).

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках.

4. Подготовка, оформление и порядок утверждения должностных инструкций работников

Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ. Разрабатывается и подписывается соответствующим руководителем отдела, службы, иного структурного подразделения на основе Типовых должностных инструкций работников, визируются юридическим отделом и утверждаются директором.

При поступлении на работу руководитель соответствующего структурного подразделения знакомит работника с должностной инструкцией под расписку с обязательным указанием даты ознакомления, должности, расшифровкой подписи.

Если должностная инструкция оформлена как самостоятельный документ, она относится к локальным нормативным актам, содержащим нормы трудового права, которые работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, - вправе принимать в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями (ст. 8, ст. 22 ТК РФ).

Должностная инструкция как локальный нормативный акт вступает в силу с момента ее утверждения руководителем организации и прекращает свое действие в случае сокращения соответствующей должности после проведения мероприятий по сокращению численности или штата работников организации, а также замены новой должностной инструкцией.

Первые экземпляры должностных инструкций хранятся в отделе кадров, вторые - непосредственно в структурных подразделениях. Копия должностной инструкции может выдаваться работнику.

Требования должностной инструкции являются обязательными для любого штатного работника, находящегося на соответствующей должности, с момента его ознакомления с инструкцией и до перемещения на другую должность или увольнения.

Порядок разработки и утверждения должностной инструкции трудовым законодательством не урегулирован. Следовательно, работодатель сам решает, как ее оформить и как вносить в нее изменения.

Внесение изменений и дополнений в действующую должностную инструкцию производится руководителем соответствующего подразделения, утверждается приказом директора.

Согласно абзацу третьему части второй ст. 57 ТК РФ наименование должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в соответствующих квалификационных справочниках, но только если с выполнением работ по этим должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений в соответствии с федеральным законодательством.

Должностная инструкция должна содержать конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, их прав и ответственности. Основой для ее разработки являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих, утверждаемые Минздравсоцразвития РФ.

С учетом специфики для некоторых отраслей разработаны характеристики по должностям, присущим только им. Соответствующие характеристики утверждаются федеральными органами исполнительной власти по согласованию с Минздравсоцразвития.

Требования к оформлению и содержанию должностной инструкции, а также к расположению в ней реквизитов установлены в государственном стандарте 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Срок хранения должностной инструкции после замены новой - 3 года.

5. Правовые аспекты приема и высвобождения работников. Задачи менеджера по персоналу при сокращении штатов

Согласно ст.68 ТК РФ, прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

До подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

При заключении трудового договора может устанавливаться и испытательный срок, продолжительность которого не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях по согласованию с соответствующими выборными комитетами, профсоюза - шести месяцев (ст.70 ТК РФ). В период испытания на работника распространяются положения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, коллективного договора, соглашений, локальных нормативных актов.

На лиц, поступающих на работу впервые, заполняется трудовая книжка со дня приема на работу, оформляется личное дело.

Вопросы оплаты, условий труда и отдыха, пенсионного обеспечения, медицинского обслуживания и т.д., являющиеся общими для всех категорий работников предприятия, должны отражаться и регулироваться условиями трудового договора, заключенного между администрацией и трудовым коллективом.

Под «высвобождением работников» понимется их увольнение с предприятий, из учреждений, организаций в связи с их ликвидацией, осуществлением мероприятий по сокращению численности или штата (ст. 40.2 КЗоТ РФ).

Трудовое законодательство устанавливает ряд гарантий и компенсаций, предоставляемых работникам в связи с увольнением по п.1 ч.1 ст.81 ТК РФ. Согласно ч.2 ст.180 ТК РФ о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения.

Согласно ч.1 ст.178 ТК РФ работникам, увольняемым в связи с ликвидацией организации, выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка.

Увольнение работников всех категорий производится приказом по личному составу предприятия (Форма № Т-8), а также запиской об увольнении, имеющей силу приказа.

Увольнение в связи с сокращением численности или штата работников организации, являясь одним из случаев высвобождения, предусмотрено п.2 ч.1 ст.81 ТК РФ.

Провозглашая одним из основных принципов регулирования трудовых и иных непосредственно с ними связанных отношений защиту от безработицы (ст.2 ТК РФ), законодатель ограничивает возможность злоупотребления работодателем правом на увольнение работников по п.2 ч.1 ст.81 ТК РФ путем установления ряда гарантий высвобождаемым лицам.

Принимая решение о расторжении с работником трудового договора в связи с сокращением численности или штата менеджеру по персоналу необходимо иметь в виду возможное наличие у него преимущественного права на оставление на работе. Перечень оснований возникновения такого права приведен в ст. 179 ТК РФ и не является исчерпывающим. Производительность труда и квалификация, как это следует из анализа ст.179 ТК РФ, являются приоритетными критериями при решении вопроса о наличии преимущественного права.

Согласно ч.2 ст.81 ТК РФ увольнение в связи с сокращением численности или штата допускается, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую работу как соответствующую его квалификации, так и нижестоящую и нижеоплачиваемую, которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья.

При расторжении трудового договора в связи с сокращением численности или штата за работником на период трудоустройства сохраняется средний заработок в течение двух (или трех) месяцев, как и при увольнении по п.1 ч.1 ст.81 ТК РФ, с зачетом ранее выплаченного выходного пособия.

Практическая часть

Среднесписочная численность предприятия составляет 3600 человек. В течение года принято 98 человек, уволилось по собственному желанию 36 человек, за нарушения трудовой дисциплины - 15 человек, по другим причинам - 62 человека. Рассчитать коэффициенты оборота кадров по приему и увольнению, а также коэффициент текучести и стабильности кадров.

Коэффициент оборота по приему рабочих (Кпр) равен количеству принятого на работу персонала, деленного на его среднесписочную численность:

Кпр = 98 / 3600 = 0,027.

Коэффициент оборота по выбытию (Квыб) равен количеству выбывших работников, деленному на среднесписочную численность персонала:

Квыб = (36+15+62) / 3600 = 0,031.

Коэффициент текучести кадров (Кт) равен количеству уволившихся по собственному желанию и за нарушение трудовой дисциплины, деленному на среднесписочную численность персонала:

Ктек = (36+15) / 3600 = 0,014.

Коэффициент стабильности равен отношению суммы среднесписочной численности персонала и числа прибывших за вычетом выбывших к сумме среднесписочной численности персонала и числа прибывших:

Кст = (3600+98-36-15-62) / (3600+98) = 0,97.

Недостаток работников предприятия из-за текучести кадров (0,014) компенсирован дополнительным приемом работников, что показывает коэффициент оборота по приему работников (0,027). Вследствие сокращения значительного количества работников в текущем году коэффициент по выбытию значительно превысил коэффициент текучести кадров. Излишний оборот составил 0,3 пункта. Коэффициент стабильности на достаточно высоком уровне.

Объем выпуска продукции возрос на 8%, численность работников - на 4%, фонд заработной платы - на 5%. Определить изменение производительности труда и средней заработной платы.

Уровень производительности труда характеризуется количеством продукции, создаваемой в единицу времени (выработка - прямой показатель), или затратами времени на производство единицы продукции (трудоемкость - обратный показатель). Прямые и обратные показатели используются для характеристики уровня производительности труда. Исчисляемые на их основе индексы также являются взаимообратными величинами.

Так, объем выпуска продукции отчетного года по сравнению с базисным на 8% определяет коэффициент равный (1+0,08) = 1,08.

Изменение численности работников за отчетный год составляет 1,04.

Изменение уровня производительности труда может быть определено на основании данных об изменении объема производства и численности работников, т. е.

ПТ = 1,08 / 1,04 = 1,038.

Таким образом, производительность труда в отчетном году по сравнению с базисным возросла на 3,8% ((1-1,038)*100%).

Средняя заработная плата равна отношению изменения фонда зарплаты к изменению численности работников:

Cзп = (1+0,05) / 1,04 = 1,01.

Можно сказать, что средняя заработная плата в отчетном году возросла на 1%.

Заключение

Кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения.

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации.

К основным документам, регламентирующим деятельность персонала, можно отнести его утвержденную структуру и штатную численность, штатное расписание, правила трудового распорядка, должностные инструкции, квалификационные характеристики, положение о структурном подразделении.

Документы по учету кадров призваны дать представление о личности, семейном положении и потенциальных возможностях как принимаемого, так и уже работающего сотрудника.

Приказы по личному составу являются важнейшим документом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы. Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, поощрения и наложения взысканий и др.

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с ТК РФ.

Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ.

Согласно ст.68 ТК РФ, прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Под «высвобождением работников» понимается их увольнение с предприятий, из учреждений, организаций в связи с их ликвидацией, осуществлением мероприятий по сокращению численности или штата (ст. 40.2 КЗоТ РФ).

Список использованной литературы

1. Кодекс законов о труде Российской Федерации

2. Трудовой кодекс Российской Федерации

3. Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе - М.: ИНФРА -М, 2000.

4. Сотов П.В. Сборник трудовых документов. -М.,1997

5. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. Изд.3-е, исправленное и дополненное. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,2000.

6. Халиков, М.И., Кунакбаев, Р.Х. Государственная кадровая политика. -Уфа: РИО БАГСУ, 2002.

Размещено на Allbest.ru