Размещено на http://www.allbest.ru/

Времена меняются, и на смену классическому "бумажному" делопроизводству" приходит электронный документооборот, который ведется с использованием особого класса информационных систем - систем электронного документооборота.

Если обратиться к Википедии, можно сказать, что СЭД представляет собой организационно-техническую систему, которая позволяет обеспечить процесс создания, последующего распространения, а также управления доступом к электронным документам в компьютерных сетях. К тому же СЭД выступает в качестве "контролирующего органа" над потоками документов, обращающимися в организации.

На рынке сейчас представлен достаточно широкий спектр таких программных решений, каждое из которых чем-то, но отличается от других.

Среди наиболее распространенных систем электронного документооборота в России можно выделить:

· Directum

· Globus Professional

· DocsVision

· 1С: Документооборот

· ДЕЛО

· PayDox

· ЕВФРАТ

· Босс-референт

· МОТИВ

Что могут системы электронного документооборота

Современная система электронного документооборота должна не только автоматизировать делопроизводство, но и обеспечивать возможность коллективной работы с документами (включая их подготовку, согласование, размещение в нужных папках электронного хранилища с общим доступом или регулируемым доступом), управления потоками работ, защи­ты информации, управления документами, унифицированного доступа к информации (портал).

В системах электронного документооборота (СЭД) можно осуществлять весь цикл работы с документами: создавать, редактировать, пересылать, ознакомляться, согласовывать, создавать поручения по документам, контролировать их исполнение, подписывать документы (с помощью электронно-цифровой подписи), регистрировать, сдавать в архив, хранить (причем в разных форматах: текстовом, графическом) в течение заданного периода, уничтожать и др.

Вот лишь некоторые возможности современных систем электронного документооборота, но уже и они играют важную роль в обеспечении эффективного делопроизводства и документооборота, значительно упрощая работу. Как это происходит?

Предположим, пришел входящий документ. Он регистрируется (секретарем, делопроизводителем) в специальной базе данных (в этом случае - "Входящие"): в базе данных создается регистрационная карточка, к ней прикрепляется электронный образ документа (отсканированный или созданный в любом офисном приложении). После этого документ направляется сотруднику.

Если бы в компании не была установлена СЭД, то бумажный документ мог бы путешествовать по офису из папки в папку (или отсканированный его образ по внутренней электронной почте) несколько дней. В случае же регистрации документа в системе электронный его образ попадает к своему адресату практически мгновенно, так как при работе в СЭД передавать и даже пересылать документ не надо: при его регистрации адресат автоматически получает уведомление о новом документе и доступ к нему со своего компьютера.

При этом все документы организации (входящие, исходящие, внутренние, организационно-распорядительные) хранятся в системе в виде иерархии "папок" (с возможностью отнесения одного документа к нескольким папкам), а физически - на сервере. В "папку" помещается не сам документ, а ссылка на него, поэтому документ можно поместить в любое количество папок, обеспечивая самые разные возможности классификации. Например, можно создать специализированные тематические подборки, не изымая документы из фонда общего хранения, так и организовывать "личные папки" для хранения документов, нужных конкретному сотруднику при текущей работе.

Например, группировать и сортировать документы можно, используя следующие методы:

· хронологический;

· предметно-вопросный, или логический;

· алфавитный;

· нумерационный;

· номинальный (когда группируются документы одного вида - акты, справки и т.д.);

· корреспондентский и географический.

Как правило, в основе формирования дел лежит сочетание нескольких признаков.

СЭД дает возможность выбрать из всего обилия документов группу, отвечающую определенным признакам - по виду документа, затрагиваемому вопросу, источнику или периоду поступления. Регистрация и хранение документов, как это организовано в СЭД, обеспечивают возможность учета и сохранности документов, быстрого их поиска.

Когда исполнитель получает документ, он может начать работу с ним: отредактировать, исполнить и др. При этом может прикрепить к карточке исходного доку­мента все другие, появившиеся в ходе работы над ним. Также, работая в системе, исполнитель может отчитаться о работе своему начальству.

система электронный документооборот россия

Хранение документов в виде иерархии папок позволяет облегчить и ускорить исполнение такой задачи, как "информационная поддержка принятия решения". Главная задача секретаря в этом процессе - подготовка информации для принятия решения руководителем.

Алгоритм принятия решения универсален:

· сбор информации и ее анализ с точки зрения поставленной задачи;

· определение возможных вариантов решения;

· анализ возможных результатов и последствий;

· выбор варианта решения;

· сообщение о решении заинтересованным сторонам;

· действие согласно принятому решению;

· получение обратной связи от всех вовлеченных сторон для оценки эффективности принятого решения;

· анализ итогов и выводы на будущее.

Один из самых трудоемких этапов - сбор информации, при проведении которого необходимо быстро сориентироваться в большом объеме писем, приказов, служебных записок, должностных инструкций и других документов. Четкая классификация по папкам, визуализация связей между документами позволяют лучше ориентироваться в хранящейся информации и быстрее найти необходимый документ. Для этого в СЭД есть также специальные поисковые механизмы, позволяющие найти документ по реквизитам, термину или набору слов.

Принятие решения предполагает подготовку документа. Если в этом процессе участвуют несколько человек, при традиционных способах подготовки и передачи документов это может затянуться надолго. Чем может помочь СЭД? Наличие функций организации совместной подготовки и согласования документов в СЭД позволяет быстро передать проект документа всем заинтересованным сторонам, собрать сделанные замечания, сформировать новый вариант документа, сделать это необходимое число раз в достаточно небольшой отрезок времени. В процессе подготовки можно сохранять в системе все промежуточные версии документа. Если процесс подготовки затягивается, первый вопрос, который возникает, - "Где документ сейчас?". СЭД дает возможность четко контролировать каждую стадию подготовки документа, сроки ее прохождения и узнать, что в данный момент с документом происходит, и кто с ним работает.

Когда наступает время выполнять принятые решения, СЭД позволяет быстро и точно передать исполнителям всю информацию, необходимую им для работы, и получить обратную связь от всех сторон, вовлеченных в конкретное дело. Если эта "сторона" сидит в соседней комнате, обратную связь можно получить и за чашкой чая в перерыве. А если заинтересованные стороны находятся за сотни и тысячи километров? И "сторон" - не одна, и не две, и даже не десяток? И документ, по которому нужно отслеживать ход исполнения, - тоже далеко не один?

Технология работы СЭД, когда документы не передаются физически, а предоставляется доступ к документам, хранящимся на сервере, позволяет организовать работу сотрудников территориально-распределенной компании в едином информационном пространстве, когда удаленность отдельных пользователей перестает влиять на скорость работы с документами.

Одним из важных следствий при вводе СЭД является повышение ответственности за исполнение служебных обязанностей. Забывчивость сотрудников - как ее побороть? Увещевания и даже дисциплинарные меры помогают слабо и на короткое время. С этой задачей может справиться только бесстрастная компьютерная система. При работе с СЭД для выдачи поручения совсем необязательно вызывать подчиненного (кроме случаев, конечно, когда помимо поручения еще нужно сделать внушение, поругать или похвалить).

Например, начальник хочет, чтобы через месяц был подготовлен план работы. Он создает регистрационную карточку документа "Поручение", пишет текст поручения - "Подготовить план работы", назначает исполнителя и срок выполнения. При сохранении карточки система генерирует извещение исполнителю о назначении его исполнителем по вновь созданному поручению. При приближении сроков рассмотрения генерируется еще одно напоминание - "Наступает срок исполнения документа". Что делает сотрудник? Поручение выполнено, план написан. Как отчитаться перед начальником? При работе в СЭД исполнение проставляется на карточке поручения. При желании можно присоединить файл - тот самый план работы. И начальник, просматривая список выданных поручений, увидит, что его распоряжение действительно выполнено. А если не выполнено, система "выдаст" напоминания исполнителю - что он пропустил срок исполнения, и начальнику - что его распоряжение не выполнено. И напоминания будут приходить, пока поручение не получит статус "Выполнено" или не будет снято с контроля.

Создание в системе электронных библиотек документов позволяет решить проблему централизованного хранения всех нужных документов с поддержкой актуальности и простоты доступа к ним, причем каждый сотрудник видит только те документы, которые ему нужны для работы.

Фактически СЭД можно представить как "коллективный органайзер", в котором можно отследить как текущее состояние дел, наступление сроков исполнения поручений, историю работы с документами, статистику их выполнения.

Что дает внедрение системы электронного документооборота

Системы электронного документооборота были разработаны для облегчения выполнения работ, а также повышения качества и скорости их выполнения. Внедрение СЭД способствует:

· повышению эффективности управления компанией за счет подключения к работе в системе всех сотрудников организации (как в головном офисе, так и в филиалах и дочерних компаниях), работающих с документами, строгого контроля соблюдения ими должностных обязанностей, регламентов и процедур, принятых в компании, повышения прозрачности ее документооборота и деловых процессов, ускорения информационных потоков;

· созданию единого информационного пространства, объединяющего сотрудников основной, дочерних и зависимых компаний на уровне общих деловых процессов и систем коллективной работы;

· сокращению времени на прохождение по структурным подразделениям и исполнению управленческих документов, поиск документов, необходимых руководству для принятия управленческих решений, при одновременном повышении качества и надежности решений за счет полноты и своевременности предоставляемой информации;

· упрощению получения информации о текущем состоянии документа или делового процесса;

· максимальному сокращению оборота бумажных документов, экономии людских и производственных ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов, удешевлению хранения бумажных документов за счет их хранения в электронном виде;

· введению единого стандарта работы с электронными документами, обеспечивающего защищенность, управляемость и доступность доку­ментов, унификации, формализации и строгой регламентированности технологий делопроизводства, документооборота и бизнес-процессов;

· обеспечению защиты информации от несанкционированного доступа и ликвидации утечки информации, происходящих из-за неупорядоченного хранения больших объемов документации.

При этом эксплуатация СЭД позволяет исключить риски:

· несвоевременной доставки информации;

· невыполнения или несвоевременного выполнения выданных руководством поручений;

· потерь информации при передаче и хранении;

· длительного согласования проектов документов и, соответственно, недопустимо медленного реагирования на изменения внешней бизнес-среды;

· несвоевременного выполнения деловых обязательств;

· внедрения единой корпоративной культуры.

В целом современные системы электронного документооборота предоставля­ют широкий спектр инструментов автоматизации ведения делопроизводства, управления документооборотом, поддержки бизнес-процессов.

Из недостатков СЭД следует отметить:

· Трудоемкость первоначального ввода информации.

· Системы электронного документооборота рассчитаны на определенное количество пользователей.

· Есть системы обладающие небольшой функциональностью.

· Высокую стоимость программы и ее внедрения.

Размещено на Allbest.ru