Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы

Технология рационального использования времени. Функции и роль тайм-менеджмента в управлении персоналом. Стратегия убеждения. Механизм действия "бациллы эффективности". Вовлечение всего персонала в работу по совершенствованию процессов управления фирмой.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид статья
Язык русский
Дата добавления 01.07.2013
Размер файла 31,3 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы

Архангельский Г.А.

Необходимость эффективного управления временем в современной динамичной экономике очевидна. Но в России часто можно слышать возражение: рационализация использования времени сотрудников - далеко не те 20% возможных мероприятий, которые дадут 80% прироста эффективности фирмы.

Действительно, доля фонда оплаты труда в обороте большинства российских предприятий сравнительно мала, даже в интеллектоемких отраслях. При этом часто далеко не использованы другие способы организации деятельности фирмы - налаживание элементарного регулярного менеджмента, разработка корпоративной стратегии, и т.д. Таким образом, складывается впечатление, что тайм-менеджмент нужно внедрять в последнюю очередь - когда будут исчерпаны другие резервы эффективности.

В статье будет показано, что современный тайм-менеджмент - нечто большее, чем просто технология рационального использования времени, и что эффект от его применения достаточно нелинеен. И, как показывает практика, часто именно тайм-менеджмент становится оптимальным инструментом начала организационных преобразований.

менеджмент время управление

Две стратегии управления персоналом

Один из клиентов автора статьи, генеральный директор группы производственных компаний, поделился своим «управленческим know-how», которое позволяет достаточно наглядно представить себе роль тайм-менеджмента в управлении персоналом. На схеме собственник изобразил себя (в центре), движущимся к своей цели (звезде). Возможная и распространенная стратегия управления изображена слева -- руководитель «подталкивает» подчиненного к цели. Это - классический менеджмент, со всеми имеющимися в нем инструментами стимулирования, контроля, и т.п. В целом можно назвать такой подход «стратегией принуждения» (как сформулировал Питер Друкер, «менеджмент - это искусство заставлять людей делать свою работу»).

Стратегия, которую цитируемый бизнесмен назвал своим «know-how», и которую можно условно назвать «стратегией убеждения», изображена справа: это мягкая помощь (изображена пунктиром) человеку в поиске его собственной цели, путеводной звезды, где-то в окрестностях основной цели собственника. Таким образом (формулировка клиента) «человек из орудия становится соучастником». Антуан де сент-Экзюпери выразил те же две стратегии образно: если вы хотите построить корабль, вы можете спланировать и разделить работы, и т.п.; а можете заразить людей стремлением к бесконечному морю - и тогда они сами построят корабль.

Нетрудно заметить, что «стратегия убеждения» полностью соответствует всему, что проповедуют гуру менеджмента последние 10-20 лет, задаваясь вопросами о возрастающей роли личности в постиндустриальной экономике. Очевидно, этот подход тем более уместен, чем выше интеллектуальная и творческая составляющие в бизнесе, чем более дерзкие и инновационные цели ставит перед собой и своей фирмой руководитель. Чем может быть полезен тайм-менеджмент для реализации этой стратегии?

Два разных «тайм-менеджмента»

Прежде всего, стоит определиться, что такое тайм-менеджмент, в частности - корпоративный тайм-менеджмент. Под этим термином могут скрываться две очень разные вещи.

Первая область управленческих технологий, непосредственно связанных с управлением временем фирмы, касается систем управления. Если изобразить отдельного работника небольшим квадратом внутри большого квадрата - фирмы, то эта «сюжетная линия» будет изображена заштрихованным внешним квадратом при нетронутом внутреннем. Здесь основное внимание уделяется организации работы системы в целом, а эффективное использование времени каждого отдельного работника становится следствием правильно простроенной системы. В наше время за это направление «отвечают» тотальное управление качеством, реинжиниринг бизнес-процессов, проектный менеджмент, и т.п. Все это - технологии «управления временем фирмы». Стоит уточнить, что управлять временем невозможно, можно управлять организацией деятельности. Но в силу важности параметра времени, как невосполнимого и невозобновимого ресурса, согласимся, что некоторая условность термина «управление временем» удобна.

Вторая «сюжетная линия» говорит об организации личной работы, которую человек осуществляет по собственному почину, не желая тратить напрасно невозобновимые ресурсы своего времени, а в конечном итоге - своей жизни. На схеме эту ситуацию можно изобразить заштрихованным внутренним квадратом при нетронутом внешнем. К методам этой «сюжетной линии» относятся тайм-менеджмент в узком смысле слова, а также всяческие технологии личностного роста.

Сразу можно определить области «оптимальной применимости» технологий из этих двух групп. Чем более механистична работа человека и всей организации в целом, чем меньше в ней требуется творческая инициатива каждого отдельного исполнителя - тем более уместно применение «стратегии принуждения», и тем более актуальны технологии первого типа. Например, операционистке в банке практически не нужен личный тайм-менеджмент. Нужна грамотная система регулярного менеджмента, математически просчитанное распределение потока клиентов и необходимое число операционисток, эргономично организованные рабочие места, четко прописанные стандарты работы, и т.д.

Если же от исполнителя требуется не только четкое и быстрое выполнение жесткой должностной инструкции, но и самостоятельная инициатива, принятие решений, распределение ресурсов, принятие на себя ответственности - незаменимыми становятся технологии второй группы. Например, в том же банке появилась группа менеджеров, работающих с клиентом индивидуально. Такой менеджер универсален - он может оформить клиенту платеж, тут же предложить страховку, дать в пределах своих полномочий скидку на услуги банка, и т.п. Ясно, что для многих клиентов такой формат взаимодействия с ними более удобен. Можно общаться все время с одним и тем же менеджером, который вас хорошо знает, может «заточить» услугу банка под вашу специфику, и т.д. Ясно при этом, что такой менеджер гораздо динамичнее будет реагировать на запросы клиента и рынка в целом, будет прочнее «привязывать» клиента к банку.

Но очевидно также, что для этого менеджера потребуются совершенно не такие методы организации труда, как для операционистки. Здесь уже нельзя просто оптимально построить систему, запустить механизм и следить за его работоспособностью. Менеджер принимает самостоятельные решения, целиком организует весь процесс своей работы с клиентами. Соответственно, он должен владеть технологиями организации личного труда, повышения личной эффективности - т.е. технологиями второй «сюжетной линии», не «организационно-механистической», а «человеческой». При этом именно такие технологии, содержа в себе инструменты выяснения личных ценностей, формулирования жизненной стратегии, и т.п., позволяют облегчить реализацию подхода к управлению персоналом, который выше был назван «стратегией убеждения».

Кейс: «эффективное мышление»

Итак, если мы имеем дело с трудно «механизируемым» видом бизнеса, если нам хотелось бы из пассивного «винтика» превратить сотрудника в активного деятеля, цели которого коррелируют с целями фирмы, для нас может быть полезным применение технологий тайм-менеджмента. Самое интересное начинается, когда тайм-менеджмент превращается в инструмент развития человека, и как следствие - преобразования корпоративной культуры фирмы. Проиллюстрируем этот механизм цитатой из отзыва руководителя нескольких отделов в московском IT-холдинге, четко сформулировавшего некоторые нелинейные эффекты применения тайм-менеджмента.

Преуспевающий менеджер, прекрасно знакомый с классическим тайм-менеджментом. «…Я считал, что являюсь для окружающих людей вообще и для своих подчиненных в частности эталоном рациональности и эффективности - два высших образования, успешная карьера, профессиональный рост, спорт, иностранные языки. Я был уверен - что знаю, как организовать личное время, что могу этому научить других. Все окружающие знали, что с аргументом «у меня не хватает на это времени» - ко мне лучше не подходить. Однако, изучив рекомендованную Глебом Архангельским литературу, я решил все-таки провести эксперимент и по его же совету начал хронометраж личных затрат времени».

Немедленные результаты. «Первое - были обнаружены значительные резервы личного времени. Если бы до начала хронометража мне сказали - что у меня есть такой запас времени, который я могу использовать по своему усмотрению, я бы воспринял это как неудачную шутку, но на самом деле - это оказалось реальностью. Около двух с половиной часов рабочего времени ежедневно тратилось на «обработку внешних прерываний» и возврат к выполнявшейся ранее работе».

Мышление, направленное на эффективность. «Второе (и наиболее важное), я начал остро ощущать неэффективность всех происходящих вокруг процессов. Появилось так называемое «чувство времени», быстро переросшее в «чувство эффективности», немного зудящее ощущение не идеальности организации работы вокруг. Результатом явилось создание в компании вокруг себя «зоны эффективности», то есть такого жизненного пространства, попав в которое окружающие могут комфортно себя чувствовать только в том случае, если они эффективно расходуют свое и чужое время.

В результате - время выполнения стандартных операций по отделу тестирования, к примеру, удалось сократить на 40%. Это позволило выполнять тестирование новой версии системы за 6 рабочих дней, вместо 2-х недель ранее. Хотелось бы подчеркнуть, что это было достигнуто исключительно оптимизацией стандартных процессов силами самого подразделения».

Механизм действия «бациллы эффективности»

Таким образом, созданный с помощью хронометража своеобразный «вестибулярный аппарат», отслеживающий эффективность процессов, не ограничивает область своего действия личной работой обладателя. Он заставляет по-другому взглянуть на все окружающее, в том числе - с точки зрения эффективности процессов, в которых человек участвует. На рисунке схематически изображено распространение «бациллы эффективности». Начав заботиться о своем времени, человек очень быстро понимает: потери его личного невозобновимого и невосполнимого времени напрямую связаны с неэффективностью корпоративной системы управления. Обращаем особое внимание: несмотря на то, что время продано работодателю, оно остается «личным» в том смысле, что это все равно время жизни. Понимание этого факта переводит вопрос внедрения тайм-менеджмента из плоскости «акулы капитализма хотят выжать из меня еще больше в единицу времени» в плоскость «ведь это я любимый, а не чужой дядя, потерял полчаса своей бесценной жизни, дожидаясь в приемной». Ясно, что мотивация на внедрение методов тайм-менеджмента во втором случае будет неизмеримо выше.

Приведем пример из практики корпоративного ТМ-проекта. Специалисты отдела ценных бумаг в банке, принимающие решения на миллионные суммы, в ходе интервью называют в числе потерь времени «…тогда-то потратили полдня на переноску шкафа». Выясняем, почему. Потому что офис-менеджеры (приближенные к «телу») решили сэкономить копейки бюджета на грузчиках. А почему сотрудники не смогли отказаться от поручения, явно не соответствующего уровню их профессионализма? Потому что в банке нет должностных инструкций, нет четкого понимания, кто за что отвечает, и чье время стоит каких денег.

Если же сотрудники обучены тайм-менеджменту и осознают, что такие казусы - потери не только хозяина фирмы, но и потери их собственного времени, они будут относиться к подобного рода недостаткам системы управления фирмой совершенно по-другому. Например, пойдут к собственнику и в цифрах покажут, сколько он потерял из-за такой «экономии», а, в конечном счете - из-за отсутствия регулярного менеджмента.

Заметим, что изменения, инициированные самими работниками, наиболее эффективны. То, что работник сам придумал, он охотно будет воплощать в жизнь; при этом работник лучше всех информирован о реальном состоянии дел - он ближе всего к потребителю, к работе, которую сам выполняет, и т.д. Поэтому совершенно не напрасно в принципах тотального управления качеством (TQM) предусмотрено вовлечение всего персонала в работу по совершенствованию процессов управления фирмой. Это эффективно - хотя чтобы этого добиться от сотрудников, нужно приложить определенные усилия.

Итак, мы видим, как запущенная в компанию «бацилла эффективности» становится мощным инструментом изменения корпоративной культуры, выработки «мышления, направленного на эффективность», «немного зудящего» стремления к оптимизации деятельности. В заключение статьи покажем, как этот инструмент помогает проведению любых преобразований системы управления фирмой.

ТМ-бацилла как «удобрение почвы» для изменений

Проблема, с которой неминуемо приходится сталкиваться при внедрении проектного управления, системы менеджмента качества, матричной оргструктуры, и т.д., и т.п. - сопротивление работников. Отчасти это сопротивление объясняется рациональными причинами и может быть преодолено на рациональном же уровне, объяснением человеку неочевидных для него преимуществ от наведения порядка в системе. Отчасти же такое сопротивление вызвано иррациональными факторами - естественным отторжением от всего нового, непривычного, того, необходимость чего еще не осознана. На схеме эта ситуация изображена насильственными, не принимаемыми человеком изменениями привычной внешней среды.

В этой ситуации предварительный «запуск ТМ-бациллы» может быть неплохой подготовкой почвы для изменений. Если «бацилла эффективности» занесена в голову человека и заработала по схеме, описанной выше, если он начал считать и ценить свое личное время, он гораздо легче способен воспринять идею наведения порядка на уровне фирмы.

Обратим внимание, что здесь пока речь идет исключительно о добровольном применении человеком тех или иных методик. Т.е. тайм-менеджмент и хронометраж в данном случае - это ни в коем случае не внешнее наблюдение специалиста по научной организации труда. Единственным элементом принуждения на начальном этапе внедрения тайм-менеджмента может быть обязательность прохождения обучения; применение же человеком полученных методик должно быть целиком оставлено на его собственное усмотрение. Впоследствии необходимы более тонкие механизмы сочетания свободы и принуждения - это тема других статей. На начальном же этапе даже если всего 5-10% работников всерьез заинтересуются организацией своего времени и начнут предпринимать усилия в этом направлении, эта «закваска» рано или поздно скажется на всех окружающих. Но такое возможно только в том случае, когда «занесение бациллы» лишено какой бы то ни было обязаловки и принудиловки, когда упор делается на создание личной заинтересованности человека. Это - путь медленных, эволюционных, рассчитанных на долгосрочную перспективу изменений мышления.

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

  • Рабочее время и тайм-менеджмент руководителя и специалиста на предприятии: суть, классификация, пути повышения эффективности использования. Современные приемы тайм-менеджмента. Анализ использования рабочего времени МУЗ "Ивановская городская больница № 2".

    дипломная работа [836,5 K], добавлен 17.08.2016

  • Сущность и содержание тайм-менеджмента, исторические этапы его развития. Методы изучения трудовых процессов и затрат рабочего времени. Основные способы управления временем в современных организациях. Реализация технологий тайм-менеджмента в ООО "Босфор".

    дипломная работа [412,7 K], добавлен 13.07.2015

  • Анализ эффективности использования рабочего времени. Определение и основные понятия тайм-менеджмента. Его структура: целеполагание, определение приоритетов, знание инструментов планирования, привычки. Характеристика основных техник управления временем.

    реферат [84,6 K], добавлен 11.12.2015

  • Тайм-менеджмент как тренировка контроля над количеством времени, потраченным на конкретные виды деятельности, оценка его роли в повышении эффективности и продуктивности работы. Анализ использования рабочего времени. Структура и принципы тайм-менеджмента.

    реферат [81,4 K], добавлен 24.03.2013

  • Изучение феномена недостающего времени. Рассмотрение проблемы планирования деятельности; определение эффективности использования каждой минуты. Исследования ученых в данной области и основные методики тайм-менеджмента по организации личной работы.

    реферат [39,4 K], добавлен 16.02.2014

  • Сложность управления творческим и управленческим трудом "сверху". Концепции тайм-менеджмента и основные проблемы нехватки как личного, так и рабочего времени. Откуда появляется нехватка времени и как с ней бороться. Этапы внедрения тайм-менеджмента.

    контрольная работа [144,2 K], добавлен 08.12.2010

  • Значение тайм-менеджмента в деятельности предпринимателя. Грамотное планирование рабочего времени и рациональное распределение обязанностей между сотрудниками. Методы рационального использования времени. Основные причины стрессов у предпринимателей.

    реферат [23,3 K], добавлен 10.05.2012

  • Исследование основных правил и функций тайм менеджмента, техники правильного использования времени. Реалистичное планирование рабочего времени. Систематизация заданий по важности и очередности. Организация рабочего дня. Согласование планов во времени.

    презентация [453,1 K], добавлен 08.02.2015

  • Сущность и содержание тайм-менеджмента. Методы изучения трудовых процессов и затрат рабочего времени. Основные способы управления временем в современных организациях. Анализ и пути совершенствования технологий тайм-менеджмента, применяемых в ООО "Босфор".

    дипломная работа [744,7 K], добавлен 01.08.2015

  • Исследование потерь рабочего времени на рабочем месте с помощью техники хронометража. Необходимость корпоративного внедрения тайм-менеджмента. Обзор использования инструментов, техник и приемов тайм-менеджмента в отечественных и зарубежных компаниях.

    контрольная работа [29,9 K], добавлен 15.01.2014

  • Сущность, принципы, причины использования и современные приемы тайм-менеджмента. Специфика тайм–менеджмента на предприятиях сервиса. Характеристика особенностей управления временем и использования рабочего времени в рекламной компании "Бриз–сервис".

    курсовая работа [57,4 K], добавлен 26.04.2015

  • Тайм-менеджмент как фактор повышения эффективности труда в организации. Анализ использования рабочего времени в Сбербанке России, оценка специфики управления временем. Предложения по совершенствованию корпоративного стандарта по управлению временем.

    дипломная работа [243,2 K], добавлен 29.08.2013

  • Время как социально-философская категория. Основные гипотезы и проблемы организации времени. Основные направления тайм-менеджмента. Перспективы применения технологий тайм-менеджмента в школе. Планирование как фактор внедрения технологий тайм-менеджмента.

    дипломная работа [1,6 M], добавлен 27.11.2012

  • Понятие и показатели использования рабочего времени, виды его затрат, влияние трудовых факторов. Анализ эффективности использования рабочего времени на ОАО "БРТ". Рационализация трудового процесса, как одна из современных технологий управления персоналом.

    курсовая работа [66,1 K], добавлен 21.03.2009

  • Механизм управления рабочим временем руководителя отдела подбора персонала ООО "ИНКОМ-Недвижимость Севастопольское". Содержание труда руководителя и структурирование затрат его рабочего времени. Рекомендации по использованию рабочего времени руководителя.

    дипломная работа [663,8 K], добавлен 26.01.2013

  • Понятие свободного времени, его функции и подходы к изучению, значение в жизни человека. Типы использования свободного времени. Роль организации свободного времени в развитии персонала. Основные цели и методики организации корпоративного досуга.

    курсовая работа [34,5 K], добавлен 17.10.2009

  • Изучение структуры персонала предприятия и исследование систем кадрового управления. Анализ системы управления персоналом ООО "Вирма" и оценка её эффективности. Автоматизация кадрового менеджмента и планирование показателей использования персонала фирмы.

    дипломная работа [3,1 M], добавлен 17.09.2013

  • Система управления персоналом, её значимость на предприятии. Функции и структурная организация службы управления персоналом. Учет персонала организации. Анализ исследований по совершенствованию и развитию деятельности службы управления персоналом.

    курсовая работа [45,1 K], добавлен 05.02.2011

  • Тайм-менеджмент: сущность, задачи и принципы. Причины дефицита времени. "Золотые" пропорции планирования времени: его инвентаризация, "поглотители", постановка цели. Техника анализа сложности задач. Делегирование полномочий. Информационная коммуникация.

    реферат [34,3 K], добавлен 03.02.2011

  • Современная концепция управления персоналом организации. Роль мотивации в управлении персоналом. Разработка консалтингового проекта по совершенствованию системы мотивации и стимулирования персонала на примере ООО "Максима-А", оценка ее эффективности.

    курсовая работа [132,4 K], добавлен 20.03.2014

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.