Организация: её структура, задачи и функции

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Организация: её структура, задачи и функции

1.1 Организация - общие положения

документооборот управление организация устав

Учреждение является юридическим лицом, имеет закрепленное на праве оперативного управления федеральное имущество, самостоятельный баланс, собственный бюджетный, расчетный, валютный и другие счета в банковских и иных кредитных учреждениях, круглую печать с изображением государственного Герба Российской Федерации и со своим наименованием и наименованием учредителя, фирменный знак, штамп и бланк с собственным наименованием, и другие реквизиты. Оно разрабатывает символику, ведет делопроизводство, архив, своевременно представляет финансовую и статистическую отчетность по установленным органами государственной статистики формам, ежегодно отчитывается перед вышестоящими органами о своей деятельности.

Права юридического лица у Учреждения в части ведения уставной финансово-хозяйственной деятельности, возникают с момента его регистрации.

Учреждение реализует на договорной основе с учреждениями, организациями и предприятиями различных форм собственности дополнительные образовательные программы по повышению квалификации и переподготовке кадров по направлениям обучения студентов, а также рабочим профессиям и должностям служащих, предусмотренные лицензиями.

1.2 Структура организации

Структурные подразделения учреждения, кроме его филиалов, создаются приказом директора. Статус и функции структурных подразделений, определяются соответствующим Положением, утверждаемым директором. Положения о структурных подразделениях не должны противоречить Уставу и действующему законодательству.

В структуру УЧРЕЖДЕНИЯ входят следующие учебные, административно-хозяйственные, социально-культурные, производственные подразделения:

филиал в городе Стрежевом Томской области;

филиал в р.п. Елань Волгоградской области;

филиал в г. Нягань Ханты - Мансийского АО

филиал в г. Советский Ханты - Мансийского АО

филиал в г. Югорск Ханты - Мансийского АО

филиал в г. Фролово Волгоградской области

филиал в р.п. Рудня Волгоградской области

филиал в г. Николаевск Волгоградской области

филиал в г. Астрахань

представительство в г. Волгограде

администрация

учебная часть дневного отделения

учебно-производственные мастерские

библиотека

отдел кадров

бухгалтерия

организационно - финансовый отдел

столовая

общежитие

отдел лицензирования и документооборота

отдел профессионального обучения

заочное отделение стационар

заочное отделение выездное

склад

архив

минитипография

отдел охраны

хозяйственный отдел.

1.3 Структура Устава

Устав разрабатывается общеобразовательным учреждением самостоятельно и утверждается его учредителем (ст. 13 закона РФ «Об образовании»).

В структуру Устава организации входят следующее:

1. Общие положения: организационно-правовой формы, нормативная база, структурные подразделения, филиалы, адреса, юридические адреса учреждения и учредителя.

2. Основные задачи и их реализация: средне-профессиональное образование, методических, опытно-конструкторских, творческих работ.

3. Приём на обучение и организация образовательного процесса.

4. Участники образовательного процесса.

5. Управление образовательным учреждением.

6. Финансирование и иная хозяйственная деятельность.

7. Международная деятельность учреждения.

8. Учет и отчетность.

9. Порядок ликвидации, реорганизации и приостановки деятельности учреждения.

10. Регламентация деятельности.

11. Порядок регистрации.

1.4 Задачи организации

Основными задачами УЧРЕЖДЕНИЯ являются:

первоочередное удовлетворение потребностей предприятий и организаций топливно-энергетического комплекса в квалифицированных специалистах со средним профессиональным образованием;

удовлетворение потребностей личности в получении среднего профессионального образования и квалификации в соответствии с направлением профессиональной подготовки в УЧРЕЖДЕНИИ, а также путем самообразовании и дополнительного образования; интеллектуальном, культурном, физическом и нравственном развитии;

профессиональная переподготовка и повышение квалификации специалистов и рабочих;

организация и проведение методических, научно-методических, опытно-конструкторских, а также творческих работ и исследований;

распространение знаний среди населения, повышение квалификации общеобразовательного и культурного уровня, в том числе путем оказания платных образовательных услуг.

формирование общей культуры личности обучающихся на основе усвоения обязательного минимума содержания общеобразовательных программ, их адаптация к жизни в обществе;

создание основы для осознанного выбора и последующего освоения профессиональных образовательных программ;

воспитание гражданственности и любви к Родине.

1.5 Функции организации

Функциями организации, согласно Уставу, являются:

самостоятельно, на основе государственных образовательных стандартов, разрабатывать, принимать и реализовывать профессиональные образовательные программы;

реализовывать дополнительные образовательные программы и оказывать дополнительные образовательные услуги, в том числе за плату, за пределами профессиональных образовательных программ, определяющих статус Учреждения;

· разрабатывать и утверждать в установленном порядке рабочие учебные планы по всем специальностям и направлениям подготовки и переподготовки специалистов, рабочие программы дисциплин, а также учебно-тематические планы и программы обучения хозрасчетных курсов;

· разрабатывать и утверждать годовой календарный график учебного процесса и расписание занятий;

· утверждать Правила внутреннего распорядка и режим работы УЧРЕЖДЕНИЯ;

· разрабатывать и утверждать в соответствии с нормативными требованиями Правила приема, Положение о студенческом общежитии и стипендиальном обеспечении студентов, иные локальные акты;

· принимать в установленном порядке на учебу студентов по договорам с юридическими и (или) физическими лицами на подготовку специалистов с полным возмещением затрат на обучение сверх государственного заказа;

· планировать свою деятельность и определять перспективы своего развития путем изучения потребности предприятий отрасли и региона в специалистах со средним профессиональным образованием и на этой основе изменять в установленном порядке специализацию обучения в рамках существующих специальностей;

· организовывать в установленном порядке обучение работников по профессиям рабочих и должностям служащих с полным возмещением затрат на их обучение по заказам предприятий и организаций, служб занятости населения;

· осуществлять рекламную деятельность с целью привлечения желающих обучаться;

· привлекать для осуществления своей уставной деятельности дополнительные источники материальных и финансовых средств, включая банковский кредит (по согласованию с УЧРЕДИТЕЛЕМ) и средства спонсоров, организовывать и вести в соответствии с настоящим Уставом предпринимательскую деятельность и оказывать дополнительные платные образовательные услуги студентам и населению;

· устанавливать ставки заработной платы и должностные оклады в пределах утвержденных фондов оплаты труда; устанавливать надбавки и доплаты к должностным окладам в пределах фонда заработной платы, порядок и размеры премирования работников;

· устанавливать в соответствии с действующими нормативными документами и региональными особенностями тарифы на представляемые платные образовательные услуги;

по согласованию с Учредителем арендовать и сдавать в аренду в установленном порядке здания, сооружения, оборудование, транспортные средства и иное имущество;

оказывать посреднические услуги, приобретать акции, облигации, иные ценные бумаги и получать по ним доходы, вести другую предпринимательскую деятельность, не запрещенную законодательством РФ и не приносящую ущерб основной уставной деятельности Учреждения;

осуществлять внешнеэкономическую деятельность в установленном законодательством РФ порядке, устанавливать прямые связи с зарубежными предприятиями, учреждениями и организациями;

· представлять в установленном порядке предложения о реорганизации УЧРЕЖДЕНИЯ, присвоении ему имени выдающегося научного или общественного деятеля, награждении Почетными грамотами, премировании своих работников, присвоении им почетных званий и наград;

· подавать заявку на проведение государственной аттестации и подтверждение государственной аккредитации;

· разрабатывать и реализовывать предложения по дальнейшему совершенствованию учебно-воспитательной работы;

· проводить в установленном порядке педагогические эксперименты;

· обмениваться опытом учебно-воспитательной и методической работы с другими образовательными учреждениями;

· принимать в установленном порядке на учебу студентов по договорам с предприятиями, организациями и учреждениями на целевую (контрактную) подготовку специалистов;

· организовывать в установленном порядке хозяйственные подразделения и учебно-производственные кооперативы с участием преподавателей, студентов и других работников, связанные с учебно-воспитательной и производственной деятельностью УЧРЕЖДЕНИЯ;

· заключать хозяйственные договоры с предприятиями и организациями на проведение экспериментально-учебных работ силами преподавателей с привлечением студентов и работников УЧРЕЖДЕНИЯ;

образовывать ассоциации и союзы, в том числе с участием учреждений, предприятий и общественных организаций;

· осуществлять иную деятельность, не запрещенную законодательством Российской Федерации и предусмотренную настоящим Уставом.

2. Служба документационного обеспечения управления. Требования к организации документооборота

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

Рациональная организация документационного обеспечения управления возлагается в организации на самостоятельную, организационно-обособленную службу, подчиненную руководителю организации, - службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ, служба делопроизводства). В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Служба ДОУ в зависимости от принадлежности к определенной группе организации может называться по-разному: управление делами (управление делопроизводства или информационно-документационного обеспечения), канцелярия, общий отдел.

Управление делами, как правило, создается в министерствах и ведомствах и имеет в своем составе следующие структурные подразделения:

· секретариат, в состав которого входят: приемная, секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро;

· инспекция при руководителе;

· канцелярия, в состав которой могут входить: бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, контроля, экспедиция, бюро печати и размножения документов;

· отдел писем (жалоб);

· отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;

· центральный архив.

Канцелярия создается на государственных предприятиях, в учебных заведениях, в научно-исследовательских, проектных и конструкторских организациях. В ее состав, как правило, могут входить подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб) граждан, секретариат, экспедиция, бюро печати и размножения документов, архив.

Общий отдел создается в органах власти и общественных организациях. Обычно в его состав входят те же подразделения, но к ним добавляется еще протокольная группа.

Состав конкретной службы ДОУ, число подразделений, в нее входящих, зависят, прежде всего, от количества обрабатываемых документов и информации, масштабов и характера деятельности организации, от выбранной организационной формы делопроизводства.

3. Состав ОРД организации и порядок их подготовки

Организационно-распорядительные документы определяют статус предприятий, порядок их работы. Они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой. Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, - это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:

* создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы; установление ее структуры;

* определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей - руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ETC);

* регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;

* формирование совещательных органов управления;

* регламентацию деятельности аппарата управления;

* лицензирование деятельности (в необходимых случаях);

* установление режима работы и системы охраны;

* организацию труда работников и оценку их труда;

* реорганизацию;

* ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении соответствующего комплекса организационных, управленческих и справочно-информационных документов.

Все многообразие документов, составляемых в процессе осуществления управленческой деятельности, можно классифицировать следующим образом:

организационные документы: устав, договор об отношениях между учредителем и образовательным учреждением, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка;

распорядительные документы: приказы по основной деятельности, распоряжения, инструкции;

документы по личному составу: приказы по личному составу, трудовые договоры, личные дела, личные карточки формы Т-2, трудовые книжки;

финансово-бухгалтерские документы (для образовательных учреждений, имеющих статус юридического лица): главная киша, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, лицевые счета по заработной плате, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.;

информационно-справочные документы: акты, письма, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.

4. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов

4.1 Организационные документы

Организационные документы (иногда их называют организационно-правовыми документами) необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

К организационным документам относятся:

· учредительный договор;

· устав организации;

· положение об организации;

· положения о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах;

· регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале;

· структура и штатная численность;

· инструкции по определенным направлениям деятельности;

· должностные инструкции работников;

· памятки.

Любой организационный документ содержит положения, которые обязательны для исполнения. Фактически организационные документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.

Организационный документ оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида.

Организационные документы могут утверждаться руководителем организации или структурного подразделения путем проставления грифа утверждения на самом документе или распорядительным документом (или иным документом, например протоколом собрания).

Утверждение организационных документов другим документом может проводиться и вышестоящей организацией.

Организационные документы имеют, как правило, сложную структуру текста, состоящую из разделов (иногда и подразделов), имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты (подпункты), нумеруемые арабскими цифрами. Наименования разделов у каждого вида организационных документов разные. Например, в инструкции наименования разделов зависят от того, какое направление деятельности освещается в данной инструкции. Содержание текста организационных документов должно соответствовать действующему законодательству, поэтому в этой группе организационно-распорядительных документов наиболее часто применяются типовые и примерные организационные документы (например, Типовое положение о среднем специальном учебном заведении), которые служат основой для разработки конкретных документов.

К основным организационным документам относятся учредительные документы - учредительный договор, устав или положение.

Общие положения, определяющие наименование вида учредительного документа, порядок составления и содержание текста, приведены в Гражданском кодексе (ч. I, гл. 4). Так, организация, являющаяся юридическим лицом, «действует на основании устава либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида» (ст. 52 ГК РФ).

В тексте учредительных документов должно содержаться:

· наименование юридического лица, содержащее указание на его организационно-правовую форму;

· наименования некоммерческих организаций, а также унитарных предприятий и в предусмотренных законом случаях других коммерческих организаций должны содержать указание на характер деятельности юридического лица;

· место нахождения юридического лица, которое определяется местом его государственной регистрации, если в соответствии с законом в учредительных документах юридического лица не установлено иное;

· предмет и цели деятельности юридического лица (для некоммерческих и унитарных предприятий);

· порядок управления деятельностью юридического лица;

· другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

Учредительный договор заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).

Юридическое лицо, созданное в соответствии с ГК РФ одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.

В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются условия и порядок распределения между участниками прибыли, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия, организации, учреждения. Устав регулирует деятельность организаций, предприятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы их деятельности. Однако структура текста устава не может быть единой для всех учреждений, организаций и предприятий. Структура текста устава государственного предприятия будет отличаться от структуры текста устава среднего специального учебного заведения (ССУЗа) (см. в конце раздела).

Типовая структура текста устава госпредприятия установлена Унифицированной системой организационной распорядительной документации, а примерная структура текста устава ССУЗа - Типовым положением об образовательном учреждении среднего профессионального образования (среднем специальном учебном заведении) Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 14.10.94 №1168 и Инструктивным письмом Госкомвуза РФ «О порядке разработки уставов средних специальных учебных заведений» от 06.02.95 №09-34-14 п. 16.

Устав негосударственного предприятия будет содержать дополнительные разделы текста, в которых найдет отражение специфика его организации и деятельности. Таким образом, в зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть включены и другие сведения.

Структура текста устава предприятия, регламентирована УСОРД и включает в себя следующие разделы.

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Руководство.

6. Взаимоотношения. Связи.

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.

8. Реорганизация и ликвидация.

Особенностью оформления устава является наличие отметки о регистрации устава.

Отметка о регистрации устава, проставляемая на титульном листе, включает:

· наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых юридических лиц;

· дату регистрации;

· государственный регистрационный номер.

Отметка о регистрации заверяется печатью регистрирующего органа.

Устав может также регулировать определенную сферу государственной деятельности, работу железнодорожного транспорта, внутреннего водного транспорта, воинскую службу и др.

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности государственных органов, организаций, учреждений, структурных подразделений.

Положение об организации - это правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации (прежде всего органы государственной власти и управления всех уровней и некоторые другие).

Положение об организации оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем организации с проставлением гербовой печати организации и утверждается, как правило, распорядительным документом вышестоящей организации. Изменения в положение об организации могут вноситься только приказом руководителя вышестоящей организации.

Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности.

Должностная инструкция бывает типовая (примерная) и конкретная. Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав, ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует данная организация. Например, может быть создана типовая должностная инструкция кассира. Однако наличие типовой должностной инструкции не означает, что нет необходимости разрабатывать конкретную должностную инструкцию. Такие должностные инструкции должны быть разработаны на все должности, предусмотренные штатным расписанием организации, а типовые инструкции могут служить основой для их разработки.

Должностная инструкция является фактическим описанием должности, и она необходима для создания эффективных условий работы, выполнения штатным персоналом поставленных перед структурным подразделением целей и задач. Должностная инструкция как организационный документ закрепляет организационно-правовое положение работника, является правовой основой для проведения аттестации работника, определения его ответственности, а также для решения трудовых споров, если они возникают между работником и администрацией.

Должностная инструкция, как правило, не составляется на категорию служащих «руководители» (организаций, структурных подразделений). Функции, задачи, обязанности, права и ответственность данных служащих фиксируются в положениях (уставе) об организации или в положении о структурном подразделении в разделе «Руководство».

Должностные инструкции, как и остальные организационные документы, являются документом длительного пользования и действуют до тех пор, пока не будут заменены новыми. Необходимость в пересмотре должностной инструкции может возникнуть в связи с изменением структуры и функций подразделения и организации, сокращением штатов, изменением технологии выполняемых работ. Обычно должностные инструкции пересматриваются (корректируются) один раз в 3-5 лет. При составлении должностной инструкции за основу берут типовую или примерную, если таковые имеются, а при их отсутствии - тарифно-квалификационную характеристику должности из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Но такая характеристика имеет отличную от должностной инструкции структуру текста и не содержит всю информацию, необходимую для составления должностной инструкции конкретного работника. Недостающую информацию берут из других организационных документов, таких как структура и штатная численность, положение о структурном подразделении и др.

Должностная инструкция как любой официальный документ должна быть оформлена на общем бланке организации с указанием вида документа.

Должностная инструкция работника входит в УСОРД и имеет унифицированную форму.

Должностную инструкцию, как правило, утверждает заместитель руководителя, курирующий данное подразделение, или сам руководитель. Подписывает должностную инструкцию руководитель структурного подразделения. Визы согласования оформляют в установленном порядке, однако, учитывая характер данного документа, на нем должны быть обязательно визы начальников кадровой и юридической служб и других лиц, связанных с работником при выполнении его функциональных обязанностей.

При необходимости может оформляться и внешнее согласование грифом согласования, но это бывает крайне редко.

Заголовок должностной инструкции выглядит следующим образом: например, должностная инструкция бухгалтера, юрисконсульта и т.п.

Текст должностной инструкции состоит из следующих типовых разделов:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения (связи по должности).

К указанным разделам иногда добавляют и другие, такие как «Условия оплаты», «Организация работы», «Порядок утверждения и внесения изменений», «Контроль, проверка и ревизия деятельности». Как правило, перечисленных выше типовых разделов должностной инструкции достаточно для определения организационно-правового положения работника, а добавление новых обычно повторяет информацию, содержащуюся в других документах - трудовом договоре, договоре об индивидуальной материальной ответственности, положении о премировании, регламенте работы и др. Вводя дополнительные разделы в должностную инструкцию, необходимо сверять их содержание с перечисленными выше документами, чтобы избежать противоречий в установлении отдельных норм и правил.

Среди организационно-распорядительной документации особенно следует выделить распорядительные документы, т. к. она играет особую роль в регламентации деятельности любой организации

4.2 Распорядительные документы

Распорядительные документы необходимы для того, чтобы регулировать деятельность, с помощью которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы и других факторов.

С помощью распорядительных документов совершенствуются организационная структура организации, содержание, способы и средства осуществления основной деятельности, обеспечение организации всеми видами ресурсов, т.е. разрешаются все возникающие проблемы и ситуации.

К распорядительным документам относятся: постановление;

· решение;

· приказ;

· распоряжение;

· указание.

Распорядительные документы содержат юридически властные предписания субъектов исполнительной власти, адресатами которых являются конкретные организации, структурные подразделения, должностные лица или работники. Эти предписания являются юридическими документами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений. Таким образом, в юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам.

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения издают муниципальные органы управления, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров, ученые, методические, педагогические советы и др.

Решениями также называются совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более органами, имеющими право издавать различные по форме распорядительные документы, т.е. действующие на основе коллегиальности и единоличного принятия решения.

Решение, принимаемое одним органом, оформляется с соблюдением всех требований к оформлению распорядительных документов, изложенных выше, за тем исключением, что ключевым словом, отделяющим вводную часть текста от распорядительной, является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».

Образец оформления решения приведен в конце раздела.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначального принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и лиц, например приказ вышестоящей организации, доводимый до сведения подведомственных организаций, учреждений, предприятий.

Приказы по содержанию и способам оформления бывают двух видов:

· по основной деятельности;

· по личному составу.

Приказы по основной деятельности регулируют:

· деятельность самой организации по вопросам ее создания, реорганизации, ликвидации, ее структурных подразделений, коллегиальных органов и порядок их работы;

· организационно-правовое положение сотрудников;

· порядок финансирования, материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационную и документационную деятельность, социальные вопросы, а также порядок осуществления специальных для каждой организации видов деятельности (для вузов, например, учебной деятельности).

Приказ оформляется с соблюдением всех требований к оформлению распорядительных документов, изложенных выше, за тем исключением, что ключевым словом, отделяющим вводную часть текста от распорядительной, является глагол «ПРИКАЗЫВАЮ» («ПРИКАЗЫВАЕМ» в совместном приказе).

Как правило, в приказах по основной деятельности вводная часть почти всегда присутствует, однако бывают случаи, когда предписываемые действия не нуждаются в разъяснении и обосновании, и вводная часть опускается.

Приказ подписывает руководитель организации, и он вступает в силу с момента его подписания и регистрации, если в тексте не оговорены другие сроки.

Если руководитель находится в отпуске или в длительной командировке, приказ подписывает его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия. При этом на приказе указывается его должность, например, «и.о. директора техникума» с указанием Ф.И.О. должностного лица, назначенного замещать руководителя.

Образец оформления приказа по основной деятельности приведен конце раздела.

Приказы по личному составу (так называемые кадровые приказы) регулируют прием, перемещение, увольнение работников, предоставление всех видов отпусков, присвоение или утверждение разрядов, вынесение взысканий, поощрений, награждение. Оформление приказов по личному составу отличается от оформления приказов по основной деятельности.

Приказ по личному составу также оформляется на общем бланке с указанием вида документа (приказ), однако заголовок его, как правило, редко формулируется как ответ на вопрос «о чем?» Приказы по личному составу сотрудников часто включают различные пункты - и о приеме, и об увольнении, и об отпуске, поэтому четко сформулировать заголовок не удается. Чаще всего в данных приказах в заголовке указывается - «по личному составу».

Особенностью оформления приказов по личному составу является также отсутствие в большинстве случаев вводной части. Большинство приказов по личному составу начинается с распорядительной части, с глагола, указывающего на предписываемое действие - «ПРИНЯТЬ», «УВОЛИТЬ», «ПРЕДОСТАВИТЬ» и т.д., а далее по нумеруемым арабскими цифрами пунктам раскрывается содержание каждого пункта с указанием фамилии, имени и отчества сотрудника и его должности. Формулировки пунктов приводятся четкие, конкретные, отражающие фактическое положение, соответствующее нормам ТК РФ (или другим правовым актам). К каждому пункту приказа по личному составу должно быть указано основание предписываемого действия (заявление, диплом, контракт, свидетельство, докладная записка и т.д.). Все сотрудники, фамилии которых упоминались в приказе по личному составу, должны быть ознакомлены с приказом, поэтому ниже подписи руководителя печатается фраза «С приказом ознакомлен», и согласно действующему законодательству сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под расписку, т.е. он должен проставить свою личную подпись и дату ознакомления.

В число приказов по личному составу, имеющих унифицированные межотраслевые формы, входят:

· приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1);

· приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма №Т-5);

· приказ (распоряжение) о представлении отпуска (форма №Т-6);

· приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма №Т-8).

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, оно имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Распоряжения издают: Президент Российской Федерации, Председатель Правительства Российской Федерации, председатели правительств субъектов Российской Федерации, другие руководители органов управления по оперативным вопросам, не требующим коллегиального обсуждения. Распоряжения по сложившейся практике также издают руководители предприятий, их заместители или главные специалисты, или руководители структурных подразделений в пределах своих полномочий.

Текст распоряжения также состоит из двух частей - вводной и распорядительной, причем вторая часть отделяется словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Распоряжение имеет одну подпись - руководителя или заместителя (главного специалиста), или руководителя структурного подразделения.

Образец оформления распоряжения приведен конце раздела.

Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией использования приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Указание как вид документа было введено в практику с 1970 г. вместо применявшегося циркулярного письма, которое издавалось по тем же вопросам. И распоряжение, и указание, как уже было отмечено, имеют ограниченный срок действия, касаются узкого круга организаций, должностных лиц и в силу этого в эти документы не вносятся изменения и дополнения по отдельным пунктам, как в другие виды распорядительных документов.

Образец оформления указания приведен конце раздела.

4.3 Справочно-информационные документы

Справочно-информационные документы содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они не содержат властных предписаний, как распорядительные документы, выступая только в качестве основания для принятия управленческих решений, которые затем фиксируются в определенных видах распорядительных, а иногда и организационных документов. Сбор, обработка и обмен информацией в любой системе управления между всеми звеньями управленческого процесса - необходимое условие функционирования этой системы. Существуют различные источники информации, необходимой для принятия управленческих решений, но группа справочно-информационных документов играет здесь важнейшую роль. К данной группе можно отнести такие документы, как:

· служебное письмо, телеграмму, телекс, телефонограмму - документы, обеспечивающие деловую переписку;

· протокол;

· докладную записку;

· справку;

· заявление, предложение, жалобу;

· сводку, заключение, отзыв и др.

Часть из перечисленных документов, относящихся к справочно-информационной группе, не входят пока в УСОРД, не имеют унифицированной формы (сводка, заключение, отзыв, представление, характеристика) и оформляются согласно сложившейся управленческой практике.

Остальные виды этой группы документов оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.38-2003. При оформлении документов этой группы используются разные виды бланков. Так, служебное письмо оформляется на бланке письма, протокол, докладная записка, справка, акт - на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Такие документы, как заявление, объяснительная записка, представление, характеристика, предложение, жалоба, оформляются автором на чистом листе бумаги. Документы этой группы отличаются друг от друга структурой изложения и объемом текста. В большинстве своем документы этой группы состоят из одного - двух листов (служебные письма, телеграммы, телефонограммы, заявления, акты, характеристики и др.).

Исключение составляют такие документы, как протоколы, заключения, справки служебного характера, отзывы, которые могут быть многостраничными. Как правило, Справочно-информационные документы имеют одну подпись, за исключением протокола (две подписи) и акта (подписывается комиссией).

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. От таких протоколов следует отличать протоколы, составляемые работником административных органов, органов охраны общественного порядка, органов ГИБДД, протокол инспектора пожарной охраны, санитарного инспектора, а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования цены и др., - все эти виды протоколов не входят в УСОРД и оформляются не по требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

Протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии министерств и ведомств, муниципальных органов управления, ученых, технических, методических и других советов, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания совета директоров, конференций, семинаров и др.).

Протокол составляют на основе рукописных, стенографических, магнитофонных и других записей, сделанных во время заседаний делопроизводственными работниками (секретарями, стенографистками) либо избранными на заседании секретариатами или секретарями.

Краткие протоколы рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется и после заседания стенограмма расшифровывается, а доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер. Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, то после оформления протокола звукозапись хранится в соответствии с установленными архивными правилами сроками хранения кино-, фотодокументов.

Ответственность за оформление протокола возлагается на секретаря коллегиального органа, секретаря руководителя или на секретаря, выбранного на данном собрании, например на собрании трудового коллектива.

Протокол оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Регистрационным индексом протокола является порядковый номер заседания, датой - дата заседания.

Заголовком к тексту протокола является название коллегиального органа и обсуждаемый вопрос, которые должны согласовываться с наименованием вида документа: «протокол заседания совета директоров», «протокол совещания у директора завода».

Текст протокола состоит из вводной и основной частей.

Вводная часть начинается с указания председателя и секретаря заседания, а также присутствующих лиц на данном заседании или являющихся членами коллегиального органа. Фамилии и инициалы присутствующих перечисляют в алфавитном порядке, при необходимости указывают их должности.

В вводной части указывают и повестку дня - перечень четко сформулированных вопросов, которые рассматриваются на данном заседании. Указываются вопросы в порядке их значимости и формулируются в именительном падеже.

Основная часть текста состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются и строятся по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), которые печатаются от «нулевого» положения табулятора прописными буквами, после которых ставится двоеточие. На следующей строке с абзаца указывают инициалы и фамилию докладчика; если необходимо, то и название учреждения, ставят тире, а затем в форме прямой речи излагают содержание выступления или доклада.

Протоколы всегда имеют две подписи - председателя и секретаря.

Некоторые протоколы подлежат утверждению руководителем учреждения, например протоколы заседания центральной экспертной комиссии организации.

Образец оформления протокола приведен в конце раздела.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события (акты аварий, приема-передачи дел, инвентаризации и т.д.).

Акт оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Акт имеет унифицированную форму. Реквизиты оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Место и дата составления должны соответствовать месту и дате актируемого события.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. В вводной части указываются основания для составления акта и лица, составлявшие акт и присутствовавшие при этом. Акт может быть составлен по указанию вышестоящей организации, руководителя своей организации или на основании распорядительного документа. Этой части текста предшествует слово «основание», например:

Основание: приказ директора техникума от 10.02.2000 №15.

После слова «составлен» указывают наименование комиссии, должности, фамилии, имена, отчества лиц, составивших акт. Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия председателя, остальные - в алфавитном порядке. Кроме членов комиссии при составлении акта могут присутствовать другие лица, поэтому после перечисления членов комиссии пишется слово «присутствовали» и указываются в алфавитном порядке их должности, инициалы и фамилии.

В констатирующей части акта излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, в отдельных случаях - выводы и предложения. Это - акты проверок, обследований, ревизий финансово-хозяйственной деятельности и т.д. Эту часть разрешается оформлять в виде таблицы.

В конце текста помещаются данные о количестве оформленных экземпляров акта, месте их нахождения или адресатах, которым они направлены:

1-й экземпляр - в бухгалтерию института;

2-й экземпляр - директору института;

3-й экземпляр - в контрольно-ревизионный отдел.

Акт подписывают все лица, участвовавшие в его составлении без указания должности. Первой проставляется подпись председателя, далее - членов комиссии, фамилии которых перечисляются в алфавитном порядке. Наименования должностей подписавших акт не указывают, и первую часть реквизита «Подпись» в акте проставляют следующим образом:

Председатель

Члены комиссии

Лицо, имеющее замечание по содержанию акта, подписывает его с указанием о своем несогласии и излагает свое мнение на отдельном листе, прилагаемом к акту. Некоторые акты имеют гриф утверждения.

Образец оформления акта приведен в конце раздела.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, руководителю структурного подразделения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка создается как по инициативе составителя, так и на основе устного или письменного указания руководителя. С точки зрения содержания докладная записка может носить инициативный, информационный и отчетный характер.

Заголовок к тексту может включать дату или период времени, к которому относятся сообщаемые в докладной записке сведения.

Текст состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, вызвавшие необходимость написания записки, во второй - выводы и предложения, которые, по мнению автора, должны быть выполнены в связи с изложенными фактами.

Внутренние докладные записки подписывает составитель, внешние - руководитель учреждения.

Образец оформления докладной записки приведен в конце раздела.

Заявление - это просьба о разрешении того или иного вопроса, касающегося осуществления представленных работнику или гражданину прав: на труд, отдых и т.д.

Чаще всего заявления содержат просьбу личного характера, например заявления о приеме на работу, увольнении, предоставлении жилья и т.д.

Заявление подается и тогда, когда гражданин (граждане) хочет сообщить о тех или иных недостатках в работе каких-либо учреждений или должностных лиц, даже если эти недостатки не касаются его личных прав и интересов, охраняемых законом.

Заявление оформляется на чистом листе бумаги и подписывается составителем. Унифицированные формы заявления приведены в Альбоме унифицированных форм.

Размещено на Allbest.ru

...