Организация делопроизводства в организации и ее совершенствование

Размещено на http://www.allbest.ru/

19

Размещено на http://www.allbest.ru/

Минобрнауки России

Государственное Образовательное учреждение высшего профессионального образования «Вятский Государственный гуманитарный университет»

Факультет управления

Кафедра государственного и муниципального управления и менеджмента

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине: Теория управления персоналом

Тема: «Организация делопроизводства в организации и ее совершенствование»

Выполнила: Шабалина Людмила Евгеньевна

Группа: УД 32ус

Проверила : Петухова Анастасия Александровна

Киров

2011



Содержание

Введение

1. Организация службы делопроизводства

1.1 Общие требования

1.2 Организационные формы работы с документами

1.3 Типовые организационные структуры службы делопроизводства

1.4 Задачи и функции службы делопроизводства

1.5 Должностной и численный состав службы делопроизводства

1.6 Нормативная регламентация службы делопроизводства

1.7 Условия труда

2. Организация документооборота

2.1 Понятие «документооборот», нормативно-методическое регламентация

2.2 Основные правила организации документооборота в учреждении

2.3 Отдел культуры, спорта и молодежной политики Лузского района

3. Мероприятия по совершенствованию ведения делопроизводства

Заключение

Библиографический список

Приложение



Введение

Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов документов. Именно документы, то есть зафиксированная на материальном носителе информация, имеет юридическую силу. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров. Тема делопроизводства в системе управления имеет сейчас большую актуальность. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Таким образом, целью курсового проекта является систематизация, закрепление и углубление теоретических знаний по делопроизводству.

Объект исследования - Отдел культуры, спорта и молодежной политики Лузского района .

Задачи курсового работы:

1. Организация работы с документами на предприятии.

2. Организация документооборота.

3. Разработать мероприятия по совершенствованию ведения делопроизводства.

1. Организация службы делопроизводства

1.1 Общие требования

В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение - управление делами, общий отдел, канцелярию и др. Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащённости современными техническими средствами, от учёта при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.

Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах её статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчинёнными и соподчинёнными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.

Среди организационных проблем обычно выделяют:

· выбор оптимальной организационной формы работы с документами;

· разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;

· определение должностного и численного состава службы делопроизводства;

· регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, её структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций;

· выбор оптимальной технологии работы с документами, её регламентация;

· рациональная организация рабочих мест и условий труда;

· повышение квалификации сотрудников службы.

1.2 Организационные формы работы с документами

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате - централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив; приём и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счёт специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объёмом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создаёт свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщён, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами - самая распространённая. При этом часть операций (чаще всего приём и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по общему составу и т.д.

Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать приём и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.

В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы- один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами.

Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

1.3 Типовые организационные структуры службы делопроизводства

Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объёма функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.

Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определённым группам и уровням управления.

Управление делами создаётся в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управление делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений:

· секретариат

· инспекция при министре

· канцелярия

Канцелярия создаётся на государственных предприятиях, в научно-исследовательских организациях, высших учебных заведениях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа)по приёму и обработке поступающих и отправляемых документов, по учёту и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив.

Общий отдел - это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создаётся протокольный отдел, группа писем, приёмная.

Секретарь учреждений (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентируют наименование и приблизительную структуры делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий. Решение о создании службы, её названии и внутренней структуре негосударственных организаций принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление; в акционерных обществах - учредительная конференция, в кооперативах - общее собрание членов кооператива.



1.4 Задачи и функции службы делопроизводства

Основной целью службы делопроизводства, независимо от её названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

· постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

· обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;

· сокращение документооборота;

· разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.

Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач её деятельности и включают полный объём работы, которая выполняется службой. Типовой состав функций следующий:

1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений.

2. Разработка и проектирование бланков документов.

3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.

4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.

5. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

6. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.

7. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

8. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.

9. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.

10. Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.

11. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы делопроизводства.

1.5 Должностной и численный состав службы делопроизводства

В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник. Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории : руководители, специалисты и технические исполнители.

Руководители. Категория включает заведующего службой делопроизводства (управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом и т.д. Основная функция руководителя - планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала.

Специалисты. В эту категорию включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, инспектор, секретарь коллегии, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства. В последнее время слово «специалист» стало обозначением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или старший инспектор.

Технические исполнители - экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учёту, доставке и хранению информации. Согласно принятой в стране классификации, преобладающую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.

Оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств - 12-15%, для промышленных предприятий - 0,5% общего числа работающих.

1.6 Нормативная регламентация службы делопроизводства

В числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы делопроизводства, стоит и задача нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов - положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, приказах о распределении обязанностей.

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции. Они должны разрабатываться на основе действующего законодательства, государственных нормативно-методических документов и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор). Создание положения и должностных инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламентацию принятой технологии работы с документами.

Значительную роль в регламентации деятельности делопроизводственной службы играет Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, её функции, задачи и порядок работы.

Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного подразделения.

Положение о службе делопроизводства создаётся с той же целью, что и положение о других структурных подразделениях. Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД. Первый пункт раздела «Общие положения» устанавливает точное название службы делопроизводства, её место в организационной структуре организации, степень самостоятельности службы. Далее в положении указываются наименование должности руководителя службы - начальник, заведующий, управляющий. Следующим пунктом даётся перечень правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. Указываются так же «Функции», «Права», «Ответственность», «Руководство», «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями»

Основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий для устранения дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей - должностная инструкция. Должностная инструкция - действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.

Первым источником для разработки должностных инструкций является такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Формуляр должностей инструкции и структура текста закреплены в УСОРД и Основных положениях ГСДОУ.

Второй источник - типовые должностные инструкции. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений (например, секретарей структурных подразделений).

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приёмы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Это перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику каждого документа, его юридического ста-

туса и этапов документирования. В табель вкл. только документы, создание которых необходимо, правомерно, периодически повторяется. Методика разработки табеля создана ВНИИДАД. Применение табеля позволяет:

· исключить возможность неоправданного создания новых форм;

· установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами;

· учесть количество видов и форм документов.

1.7 Условия труда

Условия труда работников службы делопроизводства - это совокупность трудовых, санитарно-гигиенических и эстетических факторов, обусловливающих психофизиологическое воздействие на организм человека в процессе труда.

Трудовые факторы - регламентация режима работы: чередование периодов труда и отдыха на протяжении рабочего дня.

К санитарно - трудовым факторам относят световой режим, который включает освещённость помещения и освещённость рабочего места. Создание оптимальных акустических условий, т.е. устранение излишних шумов, звукоизоляцию средств механизации и т.д.

Значительное влияние на работоспособность человека оказывает оборудование рабочих мест. Оно включает. мебель и оргтехнику. В оборудование рабочих мест входит и снабжение рабочих мест основными и вспомогательными материалами, канц. принадлежностями, а так же организация ремонта и наладки оборудования, его сервисного обслуживания.

Планировка помещений должна позволять рационально разместить мебель и оборудование и сократить затраты времени на перемещение сотрудников, создать условия для уменьшения напряжённости и утомляемости.

2. Организация документооборота

2.1 Понятие «документооборот», нормативно-методическая регламентация

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

Материалы исследования позволили включить в Основные положения ЕГСД принципы организации движения документов, т.е. теоретические основы организации документооборота:

· оперативность движения;

· единообразный порядок прохождения однотипных категорий документов;

· однократность операций одинакового целевого назначения;

· исключение лишних инстанций (каждое перемещение документа оправдывается только деловой необходимостью).

Материалы исследования позволили включить в Основные положения ЕГСД принципы организации движения документов, Т.е. теоретические основы организации документооборота:

· оперативность движения;

· единообразный порядок прохождения однотипных категорий документов;

· однократность операций одинакового целевого назначения;

· исключение лишних инстанций (каждое перемещение документа оправдывается только деловой необходимостью).

Кроме того, в Основные положения ЕГСД включены и практические правила по организации движения документов и технологии их обработки применительно к основным документопотокам, правила доставки и передачи документов, методика учета документооборота.

Основные положения ЕГСД, таким образом, были первым нормативным документом, определившим теоретические и практические основы организации движения документов. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Реализовать это правило в конкретных учреждениях можно путем четкой регламентации путей прохождения документов, в ходе которой проверяется обусловленность всех операций, целесообразность всех перемещений. Регламентация должна была проводиться путем разработки инструкций по делопроизводству, где устанавливаются схемы движения основных документопотоков, а также пути прохождения отдельных видов документов (наиболее важных для деятельности организации). В период разработки Основных положений ЕГСД исследователи исходили из необходимости организации только традиционных (бумажных) документов. Как и в других странах, у нас в тот период совершенствование приемов и методов работы с машиночитаемыми документами проводилось независимо и без связи с этими процессами. Во многих прикладных разработках, связанных с созданием АСУ, целью изучения документопотоков было повышение эффективности электронной обработки данных в вычислительных центрах. Такие работы широко проводились на Западе и у нас в ЦЭМИ АН СССР.

Разработка Основных положений ГСДОУ не принесла значительных изменений в концепцию движения документов. Хотя как раз на рубеже 1980-х годов во всем мире начинает активно обсуждаться вопрос об интеграции нетрадиционной документации, в том числе и машиночитаемой, в сложившиеся системы управления документами. Исследователи при этом исходили из тех же задач, которые ставились при управлении документами - совершенствование делопроизводства и создание условий для передачи документов на архивное хранение. Эта интеграция предполагала:

· объединение различных источников документной информации в единую сеть;

· организацию документов с различными носителями на основе общей классификационной схемы;

· устранение дублирования информационных и документационных потоков;

· унификацию приемов работы с документами.

В Основные положения ГСДОУ включены правила приёма обработки поступающих и отправляемых документов, их передачи и учета. Направления движения документов и инстанции закрепляются в схемах прохождения документопотоков или отдельных категорий документов (например, распорядительных) которые включают все пункты обработки документов. (в том числе и автоматизированные). Схемы разрабатываются службой делопроизводства и утверждаются руководством организации. Эти схемы могут существовать как приложение к инструкции По работе с документами или в виде приказа руководителя.

Изначальную основу, документооборота отражают такие организационные документы, как устав, положения, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения, а в инструкции по работе с документами они закрепляются вторично.

Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

документ делопроизводство служба

2.2 Основные правила организации документооборота в учреждении

Движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот предприятия (ГОСТ Р 51141-98). Порядок движения документов определяется схемой документооборота. При разработке схемы документооборота принимаются во внимание положения инструкции по делопроизводству, должностной инструкции ответственного за делопроизводство, а также табеля унифицированных форм документов предприятия. Указанная схема закрепляет организацию взаимосвязанного и взаимосогласованного движения документов (документированной информации) по трём основным каналам (документационным потокам), предназначенных, соответственно , для входящих, исходящих и внутренних документов, между должностными лицами и структурными подразделениями предприятия (т.н. внутренний контур документооборота), а также между предприятием и прочими субъектами делопроизводства (т.н. внешний контур документооборота).

Подчеркну, что в соответствии со схемой документооборота устанавливается единый порядок движения как традиционных (бумажных), так и электронных документов. Проект схемы разрабатывается ответственным за делопроизводство или иным должностным лицом предприятия, после чего утверждается руководителем предприятия.

Соблюдение порядка движения документов, предусмотренного схемой, способствует обеспечению рационального документооборота предприятия, основными принципами которого являются:

· централизация, когда общее управление документационными потоками осуществляет одно лицо - ответственный за делопроизводство;

· экономичность, когда обеспечивается мотивированное сокращение протяжённости маршрута движения документа и на этой основе достигается экономия материальных, информационных и временных ресурсов;

· функциональность, когда движение документов, как правило, «привязывается» к процессам их подготовки (исполнения) должностными лицами (структурными подразделениями) в пределах предоставленных им полномочий по работе с документами;

· унификация, когда одни и те же виды (группы) документов, как правило, перемещаются в соответствии с едиными правилами;

· открытость, когда должностным лицам и структурным подразделениями предприятия обеспечивается постоянный доступ к документированной информации в соответствии с их фактическими потребностями (реализация данного принципа осуществляется с учётом конфиденциальности части документированной информации, имеющейся в распоряжении предприятия);

· гибкость, когда организацию работы с отдельными видами документов и стандартные маршруты их движения могут по решению уполномоченных должностных лиц предприятия вноситься мотивированные изменения временного характера в целях сокращения сроков прохождения документов.

Пример схемы документооборота предприятия представлен далее.

УТВЕРЖДАЮ

Таблица 1 - Схема документооборота

№ п/п	Наименование группы документов	Кому поступает документ	Кому передаётся документ
ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
1	Приём (доставка) документов	Экспедитор	Ответственный за делопроизводство
2	Первичная обработка документов	Ответственный за делопроизводство	-
3	Предварительное рассмотрение документов	Ответственный за делопроизводство	-
4	Регистрация документов	Ответственный за делопроизводство	Директор
5	Рассмотрение документов	Директор	Ответственный за делопроизводство
6	Передача документов исполнителям	Ответственный за делопроизводство	Исполнители
7	Исполнение документов	Исполнители	Ответственный за делопроизводство
8	Возврат документов в делопроизводство	Ответственный за делопроизводство	-
ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
1	Приём документов от исполнителей	Исполнители	Ответственный за делопроизводство
2	Тиражирование документов (при необходимости)	Ответственный за делопроизводство	-
3	Регистрация документов	Ответственный за делопроизводство	-
4	Оформление почтовых реквизитов	Ответственный за делопроизводство	-
5	Конвертирование документов	Ответственный за делопроизводство	-
6	Сортировка документов	Ответственный за делопроизводство	Экспедитор
7	Отправка документов	Экспедитор	-
8	Перемещение контрольных экземпляров в дела	Ответственный за делопроизводство	-
ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ
1	Регистрация резолюции в РКФ	Ответственный за делопроизводство	-
2	Доведение резолюции до исполнителей	Ответственный за делопроизводство	-
3	Выдача документов исполнителям	Ответственный за делопроизводство	Исполнители
4	Подготовка проекта документов	Исполнители	Согласующее лицо
5	Согласование проекта документа ( при необходимости)	Согласующее лицо	Исполнители
6	Оформление проекта документов	Исполнители	Директор
7	Утверждение (подписание) проекта	Директор	Исполнители
8	Регистрация документа	Исполнители	Ответственный за делопроизводство
9	Тиражирование документа (при необходимости)	Ответственный за делопроизводство	-
10	Выдача документа в работу	Ответственный за делопроизводство	Должностные лица
11	Перемещение контрольных экземпляров в дела	Ответственный за делопроизводство	-
12	Возврат документов в делопроизводство	Ответственный за делопроизводство	-

Наименование должности

ответственного за делопроизводство _________________ _______________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Дата 12.02.2011г.

Документооборот как движение следует отличать от объёма документооборота, который выражается общим количеством документов, поступающих в организацию и созданных в ней за определённый период. В объёме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а так же все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

Объём документооборота подсчитывают на основе данных учёта документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведётся в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчёты), то и подсчёт объёма документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.

Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объёме документооборота, где помимо количественных данных проводится анализ объёма документооборота. Такие сведения позволяют установить определённые закономерности роста и составление документооборота, его изменения. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце - отправляемых.

Кроме того, учёт документооборота позволяет:

· определить загрузку организации в целом, её структурных подразделений и отдельных исполнителей;

· определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

· разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

· установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;

· рассчитать численность службы делопроизводства.

2.3 Делопроизводство в Отделе культуры, спорта и молодёжной политики администрации Лузского района

Отдел культуры, спорта и молодёжной политики администрации Лузского района является отраслевым органом администрации Лузского района, осуществляющим управление в области культуры, спорта, туризма и молодёжной политики.

Отдел является юридическим лицом. Создан на основании Устава Лузского района и решения Собрания представителей Лузского района № 8\70-3 от 30.08.2006 г.

Отдел в своей деятельности подчиняется администрации Лузского района и несёт ответственность перед администрацией за выполнение возложенных на них задач.

Отдел в своей деятельности руководствуется законодательством РФ, Кировской области, нормативными правовыми актами Лузского района, Положением об отделе.

Отдел является бюджетной организацией и финансируется из бюджета Лузского района на основе сметы доходов и расходов.

Отдел является распорядителем бюджетных средств Лузского района, выделяемых на развитие культуры, спорта и молодёжной политики.

Отдел наделяется имуществом, которое закрепляется за ним на праве оперативного управления в соответствии с законодательством РФ.

Отдел имеет круглую печать со своим полным наименованием, штампы, бланки с официальными символами, другие средства индивидуализации.

Основными направлениями деятельности Отдела являются:

создание необходимых условий для организации досуга и обеспечения жителей услугами организаций культуры;

организация библиотечного обслуживания населения;

охрана и сохранение объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) местного (муниципального) значения, расположенных в границах Лузского района;

участие в разработке и реализации целевых программ, направленных на решение проблем труда, занятости, образования, летнего отдыха и оздоровления, социальной защиты молодёжи, развития предпринимательства, поддержки молодой семьи, содействие физическому, духовному и патриотическому воспитанию молодёжи, развитие сферы туризма;

участие в работе по профилактике безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних, профилактике наркомании, алкоголизма, других асоциальных явлений среди молодёжи;

иные вопросы в сфере культуры, спорта, туризма и молодёжной политики в соответствии с действующим законодательством

Задачами Отдела являются:

-создание благоприятной среды для воспитания и развития личности формирования у жителей позитивных ценностных установок, здорового образа жизни;

обеспечение культурного обслуживания населения с учётом интересов и потребностей, различных социально-возрастных групп;

создание условий для культурно-творческой, спортивной, туристической деятельности, эстетического и художественного воспитания населения;

обеспечение участия населения в областных и всероссийских мероприятиях, связанных с деятельностью Отдела культуры, спорта и молодёжной политики;

сохранение и пропаганда культурно-исторического наследия; обеспечение эффективной работы подведомственных отделу учреждений и организаций.

Для достижения поставленных целей Отдел выполняет следующие функции:

осуществляет разработку и реализацию планов и программ комплексного социально-экономического развития Лузского района в части развития культуры, спорта, туризма и молодёжной политики, обеспечения культурного обслуживания населения, принимает участие в формировании проекта бюджета по сфере культуры, спорта, туризма и молодёжной политики;

является распорядителем бюджетных средств для подведомственных организаций и учреждений отдела; составляет бюджетную роспись, распределяет лимиты бюджетных обязательств по подведомственным получателям бюджетных средств;

определяет задания по предоставлению муниципальных услуг в сфере культуры, спорта и молодёжной политики для подведомственных организаций и учреждений - получателей бюджетных средств с учётом норматива финансовых затрат;

утверждает сметы доходов и расходов подведомственных бюджетных учреждений и осуществляет контроль за использованием ими бюджетных средств;

выступает заказчиком на поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг, связанных с решением вопросов местного значения в сфере культуры, спорта и молодёжной политики и осуществлением

отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Кировской области;

определяет цели, условия и порядок деятельности подведомственных муниципальных учреждений культуры, спорта и молодёжной политики, утверждает их уставы, назначает их на должность и освобождает от должности руководителей данных учреждений, заслушивает отчёты об их деятельности в порядке, предусмотренном Уставом Лузского района;

осуществляет регулирование цен и тарифов на услуги муниципальных учреждений культуры и спорта в соответствии с действующим законодательством;

заключает охранные обязательства и охранные договоры на использование объектов культурного наследия местного значения, порядок и условия их использования осуществляет контроль за их выполнением;

взаимодействует с органами местного самоуправления иных муниципальных образований, по вопросам развития культуры, спорта, туризма и молодёжной политики относящимся к компетенции муниципального образования в соответствии с действующим законодательством РФ;

организуют подготовку кадров, квалификационную аттестацию работников подведомственных отделу учреждений осуществляет методическое обеспечение их деятельности;

организует сбор статистических показателей, характеризующих состояние сферы культуры, спорта, туризма и молодёжной политики и предоставляет данные органам государственной власти в порядке, установленном Правительством РФ.

Отдел может осуществлять предпринимательскую деятельность лишь постольку, поскольку это служит достижению целей, ради которых он создан. К предпринимательской деятельности Отдела относится:

предоставление платных услуг, в том числе консультационных;

сдача в аренду зданий и помещений, находящихся в оперативном управлении отдела;

иная деятельность, не запрещённая законодательством.

Порядок формирования Отдела, Полномочия, срок полномочий, подотчётность, подконтрольность Отдела, а также иные вопросы организации и деятельности определяются Уставом Лузского района.

Структура и штатное расписание Отдела устанавливаются главой администрации Лузского района в соответствии с законодательством РФ и нормативными правовыми актами района. Финансирование Отдела осуществляется главным распорядителем бюджетных средств в соответствии с утверждённым бюджетной росписью размером.

Управление деятельностью отдела осуществляется в соответствии с законодательством РФ, Уставом Лузского района, Положением об отделе и строится на принципах единоначалия.

Управление деятельностью Отдела осуществляет заведующий. Заведующий отделом является должностным лицом местного самоуправления и несёт персональную ответственность за решение вопросов местного значения в сфере культуры, спорта и молодёжной политики, определённых законодательством РФ, Кировской области, нормативными правовыми актами Лузского района. Заведующая отделом назначается на должность и освобождается от должности распоряжением главы администрации Лузского района на основании Трудового договора. Трудовой договор с заведующей отделом заключает глава администрации Лузского района в порядке, установленном трудовым законодательством. Заведующий Отделом подотчётен главе администрации Лузского района. Срок полномочий заведующего отделом определяется трудовым догвором и Уставом Лузского района.

Заведующий Отделом осуществляет руководство текущей деятельности, действует от имени Отдела без доверенности в том числе представляет его интересы в органах государственной власти и местного самоуправления и во взаимоотношениях с юридическими и физическими лицами.

Заведующий Отделом: издаёт распоряжения и приказы по вопросам местного значения, отнесённым к полномочиям Отдела;

отвечает за целевое использование выделенных в распоряжение Отдела бюджетных средств, достоверность и своевременное представление установленной отчётности и другой информации, с вязанной с исполнением бюджета; своевременное составление и представление в орган, исполняющий бюджет, бюджетной росписи и лимитов бюджетных обязательств по подведомственным получателям бюджетных средств; утверждение смет доходов и расходов подведомственных бюджетных учреждений; соблюдение нормативов финансовых затрат на представление муниципальных услуг при учреждении смет доходов и расходов; эффективное использование бюджет совершает в установленном порядке сделки от имени Отдела; распоряжается имуществом Отдела в пределах, установленных договором о закреплении имущества;

заключает договоры с физическими и юридическими лицами; издаёт и утверждает приказы, распоряжения, инструкции по вопросам, входящим в компетенцию учреждения, обязательные для всех работников Отдела;

заключает с работниками трудовые договоры, определяет им условия оплаты труда в соответствии с нормативными правовыми актами;

утверждает правила внутреннего трудового распорядка;

отвечает за организационно-техническое обеспечение деятельности отдела;

обеспечивает соблюдение правил и нормативных требований охраны труда, противопожарной безопасности, санитарно-гигиенического и противоэпидемического режимов.

Заведующий Отделом несёт ответственность за нарушение договорных, кредитных, расчётных обязательств, правил хозяйствования, установленных законодательством РФ, отвечает за качество и эффективность работы Отдела.

В Отделе действует система найма работников, предусмотренная действующим законодательством РФ. Работники Отдела являются муниципальными служащими администрации Лузского района. (Приложение 3) Работники Отдела в установленном порядке подлежат медицинскому и социальному страхованию и социальному обеспечению. Отдел обеспечивает здоровые и безопасные условия труда и несёт ответственность за соблюдение ФЗ «Об основах охраны труда».

Учёт и регистрация входящих документов в отделе:

· при приёме документов (ежедневно) секретарь - делопроизводитель проверяет наличие документов и приложений к ним, ставит подпись в графе «Расписка в получении» листа «Расписка»;

· документы в день получения регистрируют в подразделениях в журналах регистрации входящих документов, делают отметку о поступлении документа в подразделение по ГОСТ 6.30 (пункт 3.17) и передают на резолюцию руководителю;

· документ с резолюцией руководителя передают для исполнения;

· руководители бюро, групп, исполнители получают документы у секретаря-делопроизводителя под расписку в журнале регистрации;

· документы подлежат исполнению в соответствии с поручениями руководителя в указанные в резолюции сроки или установленные в документе.

Если сроки исполнения не определены в тексте документа и в резолюции, то срок исполнения не должен превышать 10 дней. Срочные документы исполняют в течение двух-трёх дней.

· срок исполнения документа исчисляется со дня поступления его в подразделение-исполнитель. Продлить срок исполнения документа может только руководитель, его установивший;

· на документах исполнитель или руководитель подразделения обязан сделать отметку об исполнении документа.

Отметку об исполнении документа оформляют в соответствии с ГОСТ Р 6.30 (пункт 3.28).

· документы, с отметкой об исполнении хранят в деле подразделения.

Порядок отправления исходящих документов в отделе:

· секретарь-делопроизводитель, проверив правильность оформления реквизитов исходящего документа (не выходящего за пределы предприятия), наличие виз, подписи руководителя подразделения, количества листов документа и приложений к нему (если они упомянуты в тексте документа), регистрирует его в журнале исходящих документов по 6.1.8. и помещает документ в папку подразделения в канцелярии, указать дату передачи и регистрируют номер документа в графе «Регистрационный номер документа» в листе «Расписка»;

· зав. канцелярией проверяет правильность оформления реквизитов документа на соответствие требованиям раздела 6, сведения об адресате, наличие подписи, наличие даты документа, наличие указанных в документе листов и приложений, отправляет документ адресату, возвращает в подразделение оформленные копии отправленных документов



Таблица 2 - График документооборота в отделе

№ п/п	Наименование группы документов	Кому поступает документ	Кому передаётся документ
ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
1	Приём (доставка ) документов	Секретарь	Ответственный за делопроизводство
2	Первичная обработка документов	Ответственный за делопроизводство	-
3	Предварительное рассмотрение документов	Ответственный за делопроизводство	-
4	Регистрация документов	Ответственный за делопроизводство	Директор
5	Рассмотрение документов	Директор	Ответственный за делопроизводство
6	Передача документов исполнителям	Ответственный за делопроизводство	Исполнители
7	Исполнение документов	Исполнители	Ответственный за делопроизводство
8	Возврат документов	Ответственный за делопроизводство	-
ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
1	Приём документов от исполнителей	Исполнители	Ответственный за делопроизводство
2	Тиражирование документов ( при необходимости )	Ответственный за делопроизводство	-
3	Регистрация документов	Ответственный за делопроизводство	-
4	Сортировка документов	Ответственный за делопроизводство	Секретарь
5	Отправка документов	Секретарь	-
6	Помещение контрольных экземплярров в дела	Ответственный за делопроизводство	-
ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ
1	Оформление документа	Исполнители	Директор
2	Утверждение(подписание) документа	Директор	Исполнители
3	Регистрация документа	Исполнители	Ответственный за делопроизводство
4	Тиражирование документа (при не-обходимости)	Ответственный за делопроизводство	-
5	Выдача документа в работу	Ответственный за делопроизводство	Должностные лица
6	Помещение контрольных экземпляров в дела	Ответственный за делопроизводство	-
7	Возврат документов в делопроизводство	Ответственный за делопроизводство	-



3. Мероприятия по совершенствованию ведения делопроизводства

Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено делопроизводство в данном хозяйстве.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных целей хозяйства.

Рациональная организация документооборота - это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата.

Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе.

Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям:

- для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, то есть минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов;

- для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).



Заключение

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение - управление делами, общий отдел, канцелярию и др. Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащённости современными техническими средствами, от учёта при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Управление деятельностью рассматриваемого в курсовой работе Отдела культуры, спорта и молодёжной политики администрации Лузского района осуществляет заведующий.

...