Делопроизводство в кадровой политике

Размещено на http://www.allbest.ru/

ОМСКИЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

Контрольная работа

Делопроизводство в кадровой политике

Управление персоналом

IV курс, зиУ - 312

Выполнила: Задорожная

Дарья Александровна

Омск 2013г.

Комплекс документов по оформлению отпусков: состав, содержание, порядок подготовки и оформления

В соответствии с Трудовым кодексом РФ работникам предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Продолжительность такого отпуска составляет 28 календарных дней. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон (работодатель и работник) оплачиваемый отпуск может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

Отпуск за второй и последующий годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ работники имеют право на отпуск без сохранения заработной платы; работникам, совмещающим работу с обучением в образовательных учреждениях высшего профессионального образования, имеющих государственную аккредитацию, работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка.

Основанием для предоставления работнику очередного отпуска может служить его личное заявление или график отпусков, все иные виды отпуска предоставляются на основании личного заявления.

Форма заявления об отпуске унифицирована в УСОРД и содержит следующие реквизиты: адресат (руководитель организации с указанием его должности, инициалов и фамилии), автор (должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия), название вида документа (заявление), текст, подпись и дата. В тексте указывается вид отпуска, дата ухода в отпуск, его продолжительность (количество дней), основание для получения отпуска. Многие кадровые службы разрабатывают для заявления о предоставлении отпуска трафаретный бланк, в котором работник заполняет только переменные реквизиты. Заявление пишется в одном экземпляре. На заявлении проставляется виза руководителя структурного подразделения.

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Форма графика отпусков унифицирована в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате.

Первый экземпляр графика хранится в отделе кадров, второй - передается в бухгалтерию, третий экземпляр (или выписки из графика) направляется в структурные подразделения.

Кадровая служба организует выполнение графика отпусков, извещая работников о времени начала отпуска не позднее чем за две недели.

Предоставление отпуска оформляется с применением типовой формы Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику" или формы Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам".

Текст приказа о предоставлении отпуска начинается словами "ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК", затем указывают фамилию, имя, отчество, табельный номер, должность и структурное подразделение, в котором работает сотрудник, вид отпуска, период, за который он предоставляется, общее число рабочих (календарных) дней, в течение которых работник находится в отпуске, даты ухода в отпуск и возвращения на работу.

Формы Т-6, Т-6а заполняются в двух экземплярах. Руководитель организации подписывает первый экземпляр, который остается на хранении в кадровой службе, копия приказа передается в бухгалтерию для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск. Приказ объявляется работнику под расписку

отпуск хранение кадровый документ

Основные требования к формированию дел с документами по кадрам. Оперативное хранение кадровых документов

Основные требования к формированию дел с документами по кадрам.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

В дело могут включаться черновые и дублетные экземпляры особо ценных документов.

Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства - службой делопроизводства организации; при децентрализованном - как структурными подразделениями (лицами, ответственными за делопроизводство), так и службой делопроизводства организации.

Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством ведомственного архива, а при необходимости и соответствующего государственного архива.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

В дело могут включаться черновые и дублетные экземпляры особо ценных документов.

- каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, республиканских, отраслевых стандартов и других нормативных актов;

- группировать в дело документы одного календарного года; исключения составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы Советов народных депутатов и других выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность,

- в пределах театрального сезона; дела фильмов, рукописей, истории болезней и другое;

- дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов или корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки, премирование и так далее), группировать в самостоятельные дела.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ - ответ помещается за документом - запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также в пределах учебного года, срока созыва и так далее.

Машиночитаемые документы, присланные из вычислительного центра в структурные подразделения, группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Оперативное хранение кадровых документов.

В повседневной деятельности кадровой службы образуется множество документов. Они необходимы для четкой работы с персоналом. На практике часто возникают вопросы, как обеспечить сохранность этих документов, а также организовать свободный доступ к ним. Как правильно классифицировать документы? Сколько времени документация должна храниться в кадровой службе? В какой момент бумаги необходимо передавать в архив? Какие документы хранить в оперативном порядке? Какие документы в отделе кадров подлежат оперативному хранению?

Под оперативным хранением следует понимать хранение документов в процессе их исполнения. Также оперативным считается хранение исполненных документов до проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение в архив. Документами оперативного хранения являются документы, образующиеся в текущей деятельности кадровой службы. Это различные приказы по личному составу, табели учета рабочего времени, отчеты о командировках, планы подготовки корпоративных мероприятий, служебные записки, поручения и тому подобное. Для проведения экспертизы ценности документов должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия.

Документы оперативного хранения следует вести в соответствии со сроками, установленными в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Как документы формировать в дела?

Можно ли формировать исполненные документы только по годам? И какими принципами следует руководствоваться при формировании документов в дела?

Формирование исполненных документов только по годам неприемлемо, так как разные документы имеют разный срок хранения. Это и есть основной принцип, на основании которого документы объединяются в дела. По общему правилу исполненные документы группируются в дела, прежде всего, в соответствии с их видом, а потом уже по хронологии.

Например, уставы, положения и инструкции группируются вместе с распорядительными документами (приказами), которыми утверждены и введены в действие, так как являются приложениями к ним.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу, так как сроки их хранения существенно отличаются. При этом документы, являющиеся основаниями (заявления, справки) к приказам по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников.

Утвержденные документы, например, планы и отчеты, необходимо хранить отдельно от их проектов. Так как плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, а не по времени их составления.

Такая система формирования дел позволяет быстро ориентироваться в документах и предотвратить их утерю, что не допустимо в кадровой службе.

Как хранить документы разных структурных подразделений?

В вашей ситуации можно прописать правила хранения документов в Положении о департаменте по управлению персоналом. Например, в разделе Положения «Хранение документов» определить правила хранения документов департамента в целом и правила хранения документов в структурных подразделениях департамента (в отделе кадров и в отделе персонала).

Также следует определить порядок разработки и использования номенклатуры дел и указать, кто несет ответственность за сохранность документов департамента в целом и в структурных подразделениях в частности. Обратите внимание, что уже исполненные кадровые документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел, но до момента передачи в архив должны храниться в том структурном подразделении департамента, где созданы. Когда срок оперативного хранения истечет, и придет время сдавать дела в архив или на уничтожение, лицо, ответственное за хранение документов структурных подразделений департамента, должно передать их в экспертную комиссию для экспертизы ценности. Этот момент также следует зафиксировать в Положении о департаменте по управлению персоналом. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, разработанный специалистом, ответственным за организацию документооборота, и утвержденный руководителем организации.

Какие реквизиты обязательно включать в номенклатуру дел?

Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает в себя определенные реквизиты документов.

Обратите внимание, что при оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, которые не были предусмотрены при ее составлении. Образец см.

Кроме того, следует помнить, что по окончании календарного года к номенклатуре дел должны быть составлены итоговые записи о количестве заведенных дел постоянного и временного сроков хранения.

Саму номенклатуру дел (выписку из нее) следует расположить на внутренней стороне шкафа, где хранятся документы кадровой службы, а на корешках обложек дел указать индексы дел в соответствии с номенклатурой.

Существуют ли специальные правила хранения документов для коммерческих организаций?

Нормативные акты, регулирующее вопросы делопроизводства, не выделяют каких-либо специальных правил для хранения кадровых документов коммерческих организаций. Все кадровые документы коммерческих фирм и государственных учреждений должны храниться в порядке и с соблюдением сроков, предусмотренных нормативными актами. Однако существуют документы, которые для государственных учреждений обязательны к исполнению, а для коммерческих организаций носят рекомендательный характер. Например, таким документом являются Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Также следует обратить внимание на правила хранения документов по основной деятельности, ведь для компаний различных организационно-правовых форм могут быть предусмотрены свои правила. Так, например, статьей 50 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» предусмотрено, где должны храниться документы общества. Устав и внутренние документы общества должны храниться по месту нахождения его единоличного исполнительного органа или в ином известном и доступном участникам общества месте. Обратите внимание, что аналогичные положения содержатся в законодательстве об акционерных обществах и унитарных предприятиях.

Список используемой литературы

Кугушева Т.В. Делопроизводство: учеб. Пособие/Т.В. Кугушева. - Ростов н/Д.: Феникс, 2007.

Лукашевич Л.В. Делопроизводство в кадровой службе: практикум для студентов специальности 080505 Управление персоналом / Л.В. Лукашевич. Омск: Издательство Омского экономического института, 2010.

Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник для студентов учреждений сред. проф. образования, обучающихся по юридическим специальностям. - М.: Мастерство, 2002.

Размещено на Allbest.ru