Информация в управлении

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Содержание

Введение

Глава 1. Теоретические основы применения информации в управлении

1.1 Общие понятия информации и информационного обмена

1.2 Роль экономической информации в управлении предприятием

1.3 Системы информационного обеспечения

Глава 2. Информация в управлении

2.1 Проблемы создания и развития корпоративных информационных систем

2.2 Управление информационными рисками

2.3 Критерии проектирования информационных систем

Глава 3. Практическое применение информационных систем на примере ООО «Томсктрансгаз

Заключение

Список литературы

корпоративная информационная система управление

Введение

В наше время, в век господства высоких технологий, для успешного ведения бизнеса необходимо быстро и точно принимать решения и уметь приспосабливаться к изменениям. Успешное решение этих задач практически невозможно себе представить без развитой информационной системы, которая представляет собой множество взаимосвязанных информационных объектов, обеспечивающих получение, обработку, хранение и передачу необходимой информации в целях ее эффективного функционирования. В качестве объектов рассматриваются специалисты, участвующие в информационном процессе, компьютерные системы, средства связи и оргтехника.

В ситуациях, обозначенных процессом управления, руководство компании должно настроить организационную систему так, чтобы при наименьшем уровне риска достичь оптимального соотношения между затратами и результатами. Для этого применяются качественно новые подходы к формированию информационного пространства. События развиваются настолько динамично, что наступают моменты, когда возникает необходимость быстро оценить ситуацию и принять оптимальное решение. Здесь менеджеру нужно приложить все возможные средства и энергию, чтобы соответствовать требованию ситуации.

Цель курсовой работы состоит в том, чтобы на основе полученных теоретических знаний рассмотреть возможности применения информации в управлении в современных условиях.

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

рассмотреть общие понятия информации и информационного обмена;

выяснить, какова роль экономической информации в управлении предприятием;

дать характеристику основным системам информационного обеспечения;

выяснить, с какими проблемами может столкнуться предприятие при создании корпоративных информационных систем и рассмотреть возможности управления информационными рисками;

дать оценку эффективности использования информационных технологий в управлении.

Объектом исследования является среда принятия управленческих решений, предметом - принятие управленческого решения с использованием информационных систем.Поставленная цель и задачи исследования предопределили следующую структуру работы.

Во введении обосновывается актуальность проблемы, отражаются цели и задачи исследования, дается краткая характеристика работы.

В первой главе даны общие понятия информации и информационного обмена, рассмотрена роль информации в процессе принятия управленческих решений, а также рассмотрены основные виды современных систем информационного обеспечения.

Вторая глава отражает основные проблемы, связанные с созданием информационных систем на предприятии и возможные пути их решения.

В третьей главе приведен опыт успешного применения информационных систем на примере ООО «Томсктрансгаз».

В заключении делаются основные выводы по результатам исследования, показано, насколько достигнуты цели работы.

Глава 1. Теоретические основы применения информации в управлении

1.1 Общие понятия информации и информационного обмена

Управление можно рассматривать как информационный процесс. Для представления управления в виде информационного процесса рассмотрим его основные объекты - информацию, информационные процессы и технологии, на базе которых и создаются различные информационные системы.

Основным объектом процесса управления является информация. Хотя она представляет общенаучную категорию, строгого определения понятия этого феномена не существует. Понятие «информация» условно подразделяется на четыре составляющих:

содержательное понимание;

формализованные модели (мера разнообразия);

теория познания и отражения;

учет связи информации со свойствами материи.

Сущность информации описывается в рамках двух концепций (атрибутивной и функциональной) и содержится в ответе на вопрос о ее наличии в неживой природе. Первая концепция рассматривает информацию как атрибут, присущий всем уровням материи, в то время как вторая связывает ее только с самоуправляемыми и самоорганизующимися системами.

Существует еще одно понятие, близкое по значению к информации. Это понятие «данные». Хоть они и схожи, есть важное отличие. Данные -- это информация, представленная в виде, пригодном для обработки как автоматическими средствами (компьютерами), так и при участии человека. Различие понятий «информация» и «данные» состоит в том, что с информацией имеет дело человек, которого интересует смысловое содержание информации, а с данными имеют дело технические системы (компьютеры, средства передачи данных и т.д.), которые их обрабатывают или передают безотносительно к содержательному смыслу. Другими словами, при взаимодействии человека с техническими системами информация «кодируется» с помощью данных. [26]
Информационный процесс - это реализация определенного информационного взаимодействия. Последнее представляет собой фундаментальную категорию, отражающую процессы воздействия различных объектов друг на друга.

Основными особенностями информационного взаимодействия являются следующие: информация выступает в качестве объекта; взаимодействие осуществляется с помощью очень слабых сигналов; операции осуществляются со смыслами, образами, эмоциями; наличие памяти (интеллекта) у взаимодействующих объектов.

Академик Н.А. Кузнецов определяет информационное взаимодействие, как взаимодействие объектов, приводящее к изменению знаний хотя бы одного из них. Для его описания он вводит шесть уровней (аспектов) представления и обработки информации: физический, сигнальный, лингвистический, семантический, коллективного поведения, воспроизводства и эволюции.

Информационные технологии - это последовательность действий по преобразованию информационных ресурсов в информационные продукты. Различают следующие технологии: инфраструктурные, работы с данными, совместной работы, бизнес-приложений, интернет-технологии и др. [4, с.187]

Информационные технологии реализуются в информационных системах, которые можно описать функциональной структурой и с помощью информационного, технического, алгоритмического, программного, организационного обеспечений.

Информационное взаимодействие между системами осуществляется посредством сигналов - физических процессов, переносящих информацию, которая чаще всего представлена в виде символов, знаков или звуков. С их помощью одна система воздействует на другую. Наука о знаках и знаковых системах в природе и обществе называется семиотикой. Она рассматривает различные аспекты информационного взаимодействия систем и состоит из трех частей - синтактики, семантики и прагматики.

На прагматическом уровне для выявления полезности информации рассматривают все элементы информационного обмена. На семантическом уровне конечной целью изучения является смысловое значение сообщения, его адекватность описываемым объектам независимо от получателя информации. Наиболее узким является синтаксический уровень, так как представляет изучение только самих знаков и соотношений между ними.

В обыденной жизни под информацией понимают все, чем могут быть пополнены наши знания, соответственно и в науке за объем информации приняли меру устранения неопределенности знания у получателя сообщения о каком-либо событии. В основе теории информации лежит мера неопределенности событий, которые происходят или будут происходить. Поэтому изучение свойств неопределенности и нахождение ее количественных характеристик является исходным этапом в теории информации. В то же время можно отметить, что события с неопределенным исходом или случайные события являются предметом изучения теории вероятностей, которая вследствие этого является базой теории информации.

1.2 Роль экономической информации в управлении предприятием

В наши дни невозможно себе представить компанию, которая не занимается масштабным сбором и обработкой информации. Информация имеет большое значение для внутреннего управления фирмой и ее внешних контактов.

Являясь связующим звеном между разными видами интеллектуальной и материальной деятельности коллективов людей, между управлением и производством, информация, в отличие от других видов ресурсов, в частности природных, не убывает со временем, а наоборот, ее объем постоянно увеличивается. Руководству предприятия приходится оперировать огромным количеством информации и принимать своевременные и важные решения. От степени информированности руководителя, от скорости поступления актуальной информации, от степени доступа к «качественной» информации зависит своевременное принятие эффективных управленческих решений. Таким образом, возникает проблема управления информацией.

Исследования показывают, что наличие мощной информационной базы и благоприятной внутрифирменной среды для аккумулирования информации отличает эффективные предприятия от неэффективных. Показателем высокоразвитых организаций обычно является четко налаженная система информационного обеспечения фирмы. Однако далеко не каждая фирма может похвастаться такой системой. Большинство современных предприятий используют информационный ресурс неэффективно, не на 100%.

Экономическая информация характеризуется большим объемом, многократным использованием, обновлением и преобразованием, многообразием ее источников и потребителей, большим числом логических операций и специфических математических расчетов для получения многих видов результатной информации. Эти ее свойства предопределяют научно-техническую необходимость и экономическую целесообразность использования средств вычислительной техники и, прежде всего, компьютеров при ее сборе, накоплении, передаче и обработке, что, в свою очередь, требует умения определять структуру и объемы перерабатываемой информации.

Структура экономической информации достаточно сложна и может включать различные комбинации информационных совокупностей, обладающих определенным содержанием. Под информационной совокупностью понимают группу данных, характеризующих объект, процесс, операцию.

Движение экономической информации от одного подразделения к другому приобретает вид информационного потока. Информационные потоки занимают важнейшее место в структуре управления, это ее связующая нить. Чтобы решить обозначенную выше проблему эффективного владения информацией, необходимо осуществлять мероприятия по оптимизации информационных потоков. При этом к информации предъявляется большое количество требований, а важнейшая роль отводится экономической информации.

Функции информационных потоков определяются функциями самого управления как обеспечивающие его осуществление. До тех пор, пока мы рассматриваем информационный ресурс лишь как элемент системы управления, можно обозначить одну его главную самостоятельную функцию - обеспечение управления достоверной информацией, т.е. передача информации.

Сбор информации должен стать важной функцией в компании. Только при наличии выраженной информационной функции в компании регулярно будут поступать сведения надлежащего качества. Неотъемлемая часть хорошо налаженной системы информационного обеспечения компании - это механизм внутрифирменного информирования между подразделениями.

Таким образом, всем предприятиям, стремящимся достичь преимуществ полного владения экономической информацией, необходимо отладить систему своего информационного обеспечения.

1.3 Системы информационного обеспечения

Внедрение информационных систем различной степени сложности на промышленных предприятиях давно уже стало темой исследования как с теоретической, так и с прикладной, управленческой точки зрения.

Из всего обилия компьютерных информационных систем для начала рассмотрим два типа:

- управленческие информационные системы (MIS - management information system),

- системы обеспечения принятия решения (DSS - decision support system).

В MIS данные собираются, обрабатываются и представляются менеджеру таким образом, чтобы обеспечить оперативное управление. Основные компоненты MIS - база данных, компьютерная система и форма, в которой данные распределяются.

Примеры информации, которая формируется в базах данных, - цены, выход продукции, скорость, число распоряжений, наличие ресурсов и потоки рабочей силы. Для MIS существенно, чтобы базы данных содержали нужное количество и необходимый тип правильной высококачественной информации. Эта информация должна быть тщательно организована.

Компьютер в MIS обрабатывает данные и генерирует информацию для различных подразделений фирмы. Она является основой формирования моделей управленческих решений и самих решений. Построение модели остается творческим процессом.

DSS отличаются от MIS тем, что менеджер обычно является внутренним компонентом DSS, а не внешним, как в MIS. Иными словами, менеджер взаимодействует с компьютерной информационной системой так, чтобы получить решения в итеративном процессе. Следовательно, DSS часто интегрирует экономико-математические модели как первичные элементы системы, с которой ЛПР (лицо, принимающее решение) взаимодействует. Информационные потоки взаимодействия менеджера и компьютерной системы DSS обычно называются анализом «что, если ...?» Компьютер генерирует результаты на экономико-математической модели, а менеджер его спрашивает: «Что

произойдет, если что-нибудь изменится в модели?» (например, цели, издержки, их структура и т.д.). Менеджер может также промоделировать возможные решения и оценить потенциальные результаты.

Дополнительным аспектом DSS является взаимодействие между ее составными частями. Например, решения по запасам влияют не только на производство, но и на маркетинг, распределение продукции и издержки. Потоки информации обеспечивают разработку "кооперативного" решения.

Решения менеджера не означают конца операций DSS. Они и их последствия в форме обратной связи обеспечивают дополнительные данные в базе данных. Таким образом, идеальная DSS - это динамичная система с непрерывным обновлением данных.[24]

Развитием таких систем являются экспертные системы. Это компьютерные программы, включающие базы знаний по частным проблемам и механизмы взаимодействия элементов этих баз - по сути интеллектуальные DSS (Приложение1).

База знаний включает в себя большую сумму знаний относительно проблем, запомненных в системе. Исследователи находят, что использование этой массы знаний более эффективно, чем использование специальных решающих процедур. Экспертные системы являются консультантами в принятии решений, т. к. содержат факты, знания и правила, которые взаимодействуют в проблемной области.

Выгоды оперирования реальным знанием и способности экспертных систем ведут далее к созданию и использованию систем с искусственным интеллектом.

Центральным моментом искусственного интеллекта является использование более эвристики (или правил перебора), чем алгоритмов обработки информации. Эвристика включает инструкции, правдоподобные аргументы или правила перебора для принятия решений и, таким образом, отражает человеческое поведение точнее, чем алгоритмы.

Другой важной характеристикой систем с искусственным интеллектом является то, что они оперируют символами так же хорошо, как числами.

В последние десятилетия многие предприятия как в России, так и за рубежом попытались «примерить на себя» ERP стандарт информационных систем (под ERP стандартом понимается в данном случае стандарт MRPII (Manufacturing Resource Planning), принятый APICS + функциональность, дополняющая финансовый контур системы. В строгом смысле слова стандарт ERP (Enterprise Resource Planning) не определен). [24]

Говорить об успехе или неуспехе подобных мероприятий можно с разных позиций: с позиции фирмы-внедренца (если внедрение осуществлялось сторонней организацией), с позиции фирмы-заказчика. Дать объективную оценку в большинстве случаев не смогут ни те, ни другие. Это обусловлено с одной стороны коммерческими интересами сторон, а с другой - вышеупомянутой сложностью оценки эффекта внедрения.

На сегодняшний день практически все фирмы на момент начала внедрения имеют в своем распоряжении набор информационных систем собственной разработки на базе сетевых или локальных решений. Под такими системами понимаются как системы, разработанные самим предприятием, так и готовые «коробочные» решения, которые, как правило, все равно требуют значительных доработок и их также можно отнести к системам собственной разработки (например, «1С», «Бэст» и др.)

Современные предприятия стремятся менять существующие у них информационные системы на «тяжеловесные» ERP системы. Все зависит от стратегических целей организации, увязанных с ИТ-стратегией.

Подводя итог вышесказанному, можно сделать вывод, что эффективность управленческой деятельности зависит от многих факторов. Одним из главных является умение менеджера организовать работу с информационными ресурсами. Кто владеет информацией, тот владеет миром в целом и конкретным бизнесом в частности. Руководителю, для того чтобы принимать решения, осуществлять контроль над их выполнением, формировать имидж организации, отслеживать лояльность персонала, необходима разнообразная информация. На помощь в этом нелегком деле приходит искусственный интеллект. Экспертные системы с искусственным интеллектом находят применение в планировании, управлении производством, обслуживании оборудования, т. е. в областях, где решения в области управления не могут полностью основываться на алгоритмах. К сожалению, следует признать тот факт, что механизм установки и эффективного использования корпоративных информационных систем имеет слабые, еще не отлаженные стороны, о которых речь пойдет в следующей главе данной работы.

Глава 2. Информация в управлении

2.1 Проблемы создания и развития корпоративных информационных систем

Нередко корпорации надеются на то, что внедрение корпоративной информационной системы (КИС) позволит решить проблемы управления компанией вообще и специфические проблемы высшего менеджмента в частности. Бытует мнение, что как только появится система, сразу решаться многие вопросы, исчезнет рутинная работа, не будут совершаться ошибки, компания будет работать эффективно. В действительности внедрение КИС любого уровня сложности позволит лишь автоматизировать некоторые ее функции и, следовательно, повысить их эффективность, но никак не поможет «автоматизировать хаос».

Эксперты считают, что компаниям для эффективной деятельности прежде всего не хватает стратегического мышления, а не информационных, поэтому при внедрении информационных систем возникает ряд проблем.

Заблуждения менеджмента относительно необходимой информации и требований, предъявляемых к будущей системе. При выборе программной платформы для будущей КИС руководитель должен хотя бы примерно представлять себе структуру всей системы, а также предвидеть сложности начального этапа ее функционирования. В противном случае в компании устанавливается дорогостоящая система управления, в которой учтены все требования некой абстрактной корпорации, а компания не использует и половины ее возможностей.

Непонимание менеджментом новых возможностей информационных технологий. Не следует ожидать результата сразу после покупки и установки новых программ и баз данных, так как конечный результат будет зависеть в первую очередь от адаптивных способностей компании.

Устоявшиеся подходы к принятию решений. Это одна из наиболее сложных задач, поскольку нелегко осознать необходимость использования КИС, если не до конца понятен смысл ее внедрения. [19, c. 57]

Одной из первых управленческих функций, подлежащих автоматизации, является внутрифирменное финансовое планирование. Этот важный и непростой процесс требует учета множества факторов - ситуация на рынке подобных товаров, объемы производства компании, количество сотрудников, расчет значимых финансовых коэффициентов, долгий сбор данных. Не всегда разработчик-консультант может повторить схему расчетов показателей компании, так как ряд способов анализа и обработки данных не поддается «автоматизации» (например, данные рассчитываются по-разному в различных периодах или менеджеры искусственно занижают или завышают отдельные коэффициенты по субъективным причинам). Все это практически невозможно автоматизировать и внедрить в КИС.

В качестве иллюстрации проблемы можно рассмотреть случай автоматизации расчета заработной платы сотрудников. Как правило, за каждым сотрудником закреплен определенный разряд или категория, на основании которой вычисляется заработная плата, установлены количество нормативного отработанного рабочего времени, процент работы с конкретным проектом. Однако некоторые сотрудники совмещают работу сразу по двум должностям, работают с несколькими проектами. Отсюда возникает неоднозначность определения единого способа автоматизации расчетов. Усложнить задачу можно, если допустить, что такой сотрудник работает в нескольких отделах. В этом случае, чтобы рассчитать заработную плату на основе соотнесения категории и отдела, приходится учитывать одного и того же сотрудника два раза, по половине ставки. Однако, если он работает не по половине рабочего дня, а в другом соотношении, то данную проблему надо обсудить в начале работы над постановкой КИС. Нередкой ошибкой при внедрении автоматизированной системы является отсутствие «истории» операций. Компания, сделав заявку на создание оперативных отчетов по планированию, в результате получает, что определить ошибки, допущенные в предыдущих версиях планов, практически невозможно, поскольку планирование оперативно изменяется по мере ввода новых данных. [19 , с.58 ]

Не стоит забывать и про человеческий фактор. При внедрении информационной системы он играет важную роль независимо от того, какие задачи стоят перед ней. Именно от сотрудников компании в первую очередь зависит, насколько успешно будет проходить внедрение КИС, будет ли она соответствовать требованиям и как будет использоваться в дальнейшем. Как правило, КИС обеспечивает выполнение отдельных специализированных задач, которые необходимо определить до осуществления проекта внедрения.

Чтобы принять решение своевременно и эффективно, следует решить проблему «ложных стимулов» менеджеров, желающих воспользоваться результатами автоматизации. Хранилища информации - базы данных и прикладные программы обработки информации - формируют необходимые информационные блоки, которые в нужный момент выдают требуемые данные (для компании необходимо несколько таких информационных блоков). При этом данная информация обезличена. Ни одна программа с какой угодно высокой степенью детализации данных не способна автономно принимать решения - она может лишь вовремя предоставить нужные сведения. Поэтому человеческий фактор имеет здесь решающее значение: непреднамеренные ошибки или преследование персоналом личных интересов может повлечь за собой лавину неопределенности даже при наличии практически совершенной системы.

Нет сомнений, что крупная корпорация, в штате которой десятки крупных менеджеров и сотни или тысячи сотрудников, не может обойтись без общего хранилища актуальной, постоянно обновляющейся информации, в любой момент доступной высшему менеджменту. Тем не менее пути, которыми компании приходят к необходимости внедрения информационной системы, различны. Одни компании четко определяют цели и задачи внедрения, применяя процессный подход (управление деятельностью и соответствующими ресурсами как процессами), другие до сих пор исходят из спонтанных желаний высшего менеджмента.

2.2 Управление информационными рисками

При принятии решения, являющегося основой менеджмента, люди рассчитывают не только на строгие научные принципы и парадигмы, но и интуицию, внезапные идеи. Выбор всегда стоит хотя бы между двумя альтернативами, а это означает наличие риска, что принятое решение может оказаться ошибочным. Проблема осложняется тем, что при становлении глобального информационного общества репрезентативная культура XX века уступает место «технологической культуре», где важную роль играют коммуникации, эффективность и своевременность информации, скорость адаптации к изменениям.

Сфера деловых решений на сегодняшний день лежит в рамках определенных шаблонов и моделей. По мнению П. Дракера, 90% деятельности различных организаций, связанной с управлением, имеют сходный характер, успех их работы в большей степени определяется рядом общих принципов организации принятия решений и контроля. [ 6, c. 23]

В условиях наступающего информационного порядка при принятии деловых решений необходимо учитывать три основных момента:

Наличие риска, вызванного конфликтом между общими принципами организации и уникальными обстоятельствами ее конкретной деятельности;

С одной стороны, любое эффективное действие изменяет вектор времени, а с другой - в обществе сталкиваются разные по принципу и структуре временные отрезки;

Успешное деловое решение призвано наладить движение цели от настоящего к будущему, с противоположной стороны - движение от цели, то есть от будущего к настоящему.

Деловые решения как деятельность можно рассматривать с точки зрения обмена информацией и ее обработки. Большая часть знаний, имеющихся в распоряжении организации, накоплена на основе опыта работающих в ней сотрудников и может быть передана другим людям и организациям только с помощью обдуманных управленческих процедур, моделей и каналов связи. Причем конкурентное превосходство достигается путем преобразования скрытых знаний в явные, явных - в скрытые и т.д. При построении «мостов» созидания и преобразования информации ведущую роль играют люди, коммуникационная техника и технологии становятся ведущими лишь при преобразовании явных знаний в другие явные. Скрытые же знания включают ноу-хау, опыт, интуицию, индивидуальное мастерство, навыки и др.

Знание - это не информация вообще, а лишь та, которая вносит понимание и побуждает к действию. При рассмотрении деловых решений как деятельности можно заметить, что для успешного достижения целей организации необходимо учитывать как внутренние, так и внешние риски, сочетать внутреннюю эффективность с линией конкурентного превосходства. А риск представляет собой не только опасность, но и возможность успеха.

2.3 Критерии проектирования информационных систем

Информация имеет большое значение для внутреннего управления фирмой и ее внешних контактов, и особенно для принятия решений она является ограниченным и дорогим ресурсом производственной активности фирмы.

В системах с разделением труда лица не обладают одинаковой информацией и поэтому необходим ее обмен или коммуникации.

Центральная задача - улучшение информированности ЛПР. Степень информированности - отношение фактического уровня информации к требуемому. Потребность в информации - разница между ними. Вспомогательными критериями обеспеченности информацией являются:

- количество информации (полнота);

- ее значимость;

- точность;

- надежность;

- понятность (например, отсутствие семантических ошибок);

- актуальность;

- гибкость;

- экономическая эффективность информационного процесса (соотношение прибыли от информации и затрат на нее);

- учет защищенности информации.

Информационные технологии достаточно разнообразны. При их выборе следует учесть:

- когда, как часто, как долго осуществляется связь;

- кто с кем связывается;

- как связаны участники ("звезда", "круг", "колесо", "цепь", "селектор");

- что является предметом и чем она осуществляется.[3, c. 79-93]

Кроме всего вышесказанного, можно добавить еще несколько конкретных рекомендаций:

К выбору информационной системы нужно подходить тщательно. Желательно провести трендер, тщательно взвесив все предложения. Ошибка может стать трагической.

Для внедрения системы необходимо привлечь внешнего консультанта. Необходимо обратить внимание на его опыт, квалификацию, отзывы предыдущих работодателей.

Сформировать четкую оргструктуру проекта внедрения: координационный совет - руководитель проекта - рабочие группы.

Использовать административный ресурс: заручиться поддержкой высшего начальства. На должность управляющего проектом необходимо назначить авторитетного энергичного руководителя, обладающего большими полномочиями.

Абсолютно необходимо формализовать бизнес-процессы. И консультант, и тем более сотрудники компании должны четко представлять концепцию организации отдельного модуля или подсистемы.

Скорее всего потребуется увеличить штат службы автоматизации. [10, с. 78]

Перед началом проекта внедрения ERP системы фирмы, оказывающие услуги по внедрению таких систем, проводят предпроектное обследование. Основными целями данного обследования являются:

исследование организационной структуры предприятия, опросы представителей различных структурных подразделений на предмет их информационных потребностей;

исследование информационных потоков в организации с точки зрения их оптимальности;

определение возможной последовательности внедрения ERP системы, определение потенциальных выгод от внедрения;

оценка существующих информационных систем. Т.к. на сегодняшний день практически все фирмы на момент начала внедрения имеют в своем распоряжении набор информационных систем собственной разработки (под такими системами понимаются как системы, разработанные самим предприятием, так и готовые «коробочные» решения, которые, как правило, все равно требуют значительных доработок и их также можно отнести к системам собственной разработки (например, «1С», «Бэст» и др.) на базе сетевых или локальных решений. [24]

Таким образом, при внедрении информационных систем компания обычно сталкивается с рядом проблем. И их можно минимизировать, уделяя большее внимание отдельным аспектам. Управлять рисками вполне в силах руководителя, только необходимо вовремя выявить и обезопасить наиболее уязвимые места.

Глава 3. Практическое применение информационных систем на примере ООО «Томсктрансгаз»

Эффективное управление крупным или средним предприятием невозможно без применения современных информационных технологий. Задачей ИT-менеджера является уход от так называемой «лоскутной» автоматизации и создание комплексной информационной системы. В статье рассматривается опыт внедрения ERP-системы на среднем по российским масштабам предприятии.

ООО «Томсктрансгаз» является 100%-ным дочерним обществом ОАО «Газпром» и осуществляет транспортировку природного газа в пять областей Западной Сибири: Тюменскую (г. Нижневартовск), Томскую, Омскую, Новосибирскую, Кемеровскую - и Алтайский край. Численность персонала компании составляет 4 тыс. человек. «Томсктрансгаз» имеет 15 производственных и сервисных филиалов, расположенных в разнообразных областях РФ. Большая территориальная разветвленность подразделений компании предъявляет особые требования к управляемости, организации документооборота и информационному обеспечению.

В ООО «Томсктрансгаз» разрабатывается комплексная целевая программа по созданию интегрированной автоматизированной системы управления производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью.

В основе ERP-системы лежит принцип формирования единой базы данных, содержащей всю деловую информацию (включая финансовую), накопленную организацией в процессе ведения деловых операций, а также сведения о производстве, управлении персоналом и т.д. Это устраняет необходимость передачи данных от системы к системе. Кроме того, любая информация, которой располагает предприятие, становится доступной одновременно для всех сотрудников, обладающих соответствующими полномочиями.

В качестве базовой программы по созданию ERP-системы была определена Модельная интегрированная корпоративная система (МИКС).

Началось все с того, что в 2002 году, проанализировав имеющиеся на рынке ERP систем предложения, компания остановила свой выбор на программе МИКС.

Внедрение подсистем МИКС происходит следующим образом.

На первом этапе из числа специалистов набирается рабочая группа. На втором - формируется концепция подсистемы; проводится анализ существующих бизнес-процессов и при необходимости - их корректировка; составляется нормативная документация и т.д. На третьей стадии определяется и утверждается техническое задание. На четвертой - компания «МКС» разрабатывает и поставляет программное обеспечение.

На пятом этапе проводится опытная эксплуатация подсистемы - тестирование в рабочем режиме, устраняются неполадки (в случае их возникновения).

На шестом - приказом генерального директора подсистема принимается в промышленную эксплуатацию.

Возможны отклонения от плана, например по причине изменения законодательства или отраслевых требований. В этом случае компания по просьбе заказчика проводит доработку программного обеспечения.

В процессе внедрения обязанности распределяются следующим образом. Высший уровень организационной структуры проекта внедрения - это координационный совет, возглавляемый генеральным директором и состоящей из его заместителей. Наличие такого совета - ключевой фактор успеха, потому что, как известно, реализация серьезного проекта невозможна без поддержки первого руководителя. Совет рассматривает стратегические вопросы внедрения системы и проводит заседания два-три раза в год.

Следующий уровень представлен руководителями проекта внедрения, который организует и контролирует данный процесс, координирует деятельность различных групп, взаимодействует с разработчиком программного обеспечения.

Основной движущей силой внедрения являются рабочие группы, состав которых утверждается приказом генерального директора. Как правило, в них входят администратор системы, ведущие специалисты отделов и служб, руководитель группы - начальник отдела. Рабочая группа проводит текущую работу по внедрению своей подсистемы.

В филиалах компании «Томсктрансгаз» рабочие группы возглавляются директорами или их заместителями.

Говорит помощник генерального директора ООО «Томсктрансгаз» Виктор Зайковский: « Сегодня мы внедрили уже 14 подсистем, которые состоят из 55 модулей, охватывающих разные стороны деятельности предприятия. Системой пользуются 1154 сотрудника в администрации и всех филиалах «Томсктрансгаза».

Некоторые несложные подсистемы, такие как «Учет служебных командировок», мы внедрили за месяц-полтора, сложные системы, состоящие из многих модулей, например, «Финансовая служба» или «Экономическая служба», - за 9-12 мес.» [10, с. 78]

Конечно, выполнение такого серьезного проекта потребовало определенных усилий, а именно:

Формализации основных направлений деятельности, разработки регламентов и положений;

Оптимизации бизнес-процессов;

Технического переоснащения;

Реконструкции системы связи;

Обучение персонала.

Как известно, четкая регламентация процесса создает предпосылки для его последующей автоматизации. В целях внедрения данной системы было составлено около 50 нормативных документов, регламентов, приказов и положений. Проведена оптимизация бизнес-процессов, будь то согласование договоров в подсистеме «Учет договоров» или нормирование плана социально-экономического развития в подсистеме «Планово-экономическая служба». В рамках программы технического переоснащения предприятия за период 2002 - 2005 гг. были закуплены 51 сервер, 591 компьютер и 120 единиц сетевого оборудования. Реконструируется система связи

При каждом изменении, связанном с внедрением, для сотрудников центрального офиса проводятся обучающие семинары с участием разработчиков из Санкт-Петербурга [10, c. 79].

Все эти усилия и затраты на внедрение данной системы компенсировались преимуществами, которые дает ее применение.

Когда из какого-нибудь филиала поступает заявка на приобретение определенного материала, компьютер анализирует его запасы в других отделениях «Томсктрансгаза», и менеджеру остается лишь принять решение о доставке. Появилась возможность наблюдать в режиме реального времени, например, процесс согласования договора в администрации или прохождение счета: его регистрацию, согласование, оплату в банке. Ошибки при коммуникациях исключаются. Аппарат управления контролирует все действия в филиалах.

Имеется встроенная система контролинга, которая анализирует действия сотрудника и при необходимости указывает на допущенную ошибку.

Ввод в эксплуатацию системы «Канцелярия. Контроль исполнения документов» обеспечивает переход на безбумажную технологию. Таким образом, «Томсктрансгаз» потребляет 4 тонны бумаги в месяц - отказ от бумажного документооборота позволит значительно сэкономить время и ресурсы.

Система дает возможность до минимума сократить срок рассылки, ввести четкий многоуровневый контроль; обеспечивает получение отчета и анализа исполнения документов, издаваемых в администрации и филиалах компании.

МИКС - это прежде всего учетная система, которая успешно справляется со своими функциями. За более чем трехлетнюю эксплуатацию не было ни одного сбоя, приведшего к потере данных. В приложении 3 приведена количественная оценка экономического эффекта от внедрения от внедрения МИКС, составленная на основе экспертных суждений сотрудников компании.

Таким образом, информационные технологии не только в теории могут облегчить процесс управления компанией ее руководящему звену, но и успешно применяются на практике. Главным достоинством корпоративных информационных систем является, в первую очередь, экономия времени и ресурсов организации. А уменьшая расходные статьи, руководство получает возможность уделить больше времени и внимания развитию и укреплению своего бизнеса.

Заключение

Подводя итог данной работе, хотелось бы выделить несколько основных мыслей. В современном стремительном мире руководитель без информации похож на катер без мотора. Нельзя переоценить роль экономической информации в управлении предприятием.

Следует учитывать, что со временем количество информации, как ресурса, стремительно увеличивается. Руководству предприятия становится все сложнее справляться с большим количеством информационных потоков, на него обрушающихся. Чтобы их упорядочить, и обратить эту энергию в полезный инструмент управления, на предприятиях создаются корпоративные информационные системы (КИС). Они могут представлять собой базы данных, анализирующие программы и тому подобное. Главной задачей КИС является повышение эффективности принятия решений.

С этой проблемой они довольно успешно справляются. Главное, соблюдать некоторые правила создания и эксплуатации КИС. Руководству следует ответственно подойти к процессу внедрения системы. В противном случае последствия для организации могут быть непредсказуемы. Кроме того, не следует забывать о человеческом факторе. Необходимо уделять достаточно внимания поддержке определенного уровня квалификации персонала, который в свою очередь мог бы грамотно построить свою работу с информационными системами.

При соблюдении данных условий вполне возможно успешное применение КИС на практике, что подтверждает пример ООО«Томсктрансгаз». Развитая сеть этой организации довольно успешно функционирует, на протяжении уже нескольких лет используя информационные системы в своей работе.

Информация в управлении является одним из ключевых звеньев. Но очень важно структурировать информационные потоки так, чтобы информация поступала быстро и в необходимых количествах для принятия конкретного решения по тому или иному вопросу.

Список литературы

Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент.:Учебник - М.: Экономистъ, 2006 - 670с.

Менеджмент (Современный российский менеджмент): Учебник/Под ред. Ф.М.Русинова и М.Л. Разу. - М.: ФБК - ПРЕСС, 1988 - 504 с.

Менеджмент XXI века/Под ред. Чоудхари С. - М.: ИНФРА-М, 2002-448 с.

Менеджмент. Учебник /Под ред. В.В.Томилова. - М.: Юрайт-Издат, 2003 - 591 с.

Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. - М.: Дело, 200 - 704 с.

Георгиев Р. Деловые решения как объект исследования и методологии // Проблемы теории и практики управления - 2006. - №1. - с.22 - 26.

Драчева Е. Л., Селезнев П. С. Эффективная информация и управление знаниями внутри организации // Менеджмент в России и за рубежом - 2004. - №6. - с.12 - 22.

Еремин Л. Информационные технологии в системах организационно-экономического управления: перспективы развития и применения // Проблемы теории и практики управления. - 2006 - №5 - с. 64-78

Завгородний В. Оценка расходов на управление информационными рисками // Проблемы теории и практики управления. - 2006 - №4 - с. 82-88

Зайковский В. Автоматизация хаоса // Журнал управление компанией. - 2006 - №3 - с. 76-80

Ивашковская И. Новые информационные модели // Журнал Управление Компанией - 2006. №8. - с. 48 - 52 .

Интервью с главным редактором журнала «Управленческий учет» Поповой Людмилой Владимировной // Финансовый менеджмент. - 2004 - №4 - с. 45-49

Калянов Г. Методы и инструменты моделирования архитектуры предприятия // Проблемы теории и практики управления - 2006. - №5. - с.79 - 91.

Кирюшин С. Проблемы создания и развития корпоративных информационных систем // Проблемы теории и практики управления. - 2006 - №1 - с.24-29

Колосов М. Информацию - точно в срок // Журнал Управление Компанией - 2006. №7. - с. 7 - 10 .

Коновалова Г.И., Новикова А.В. Требования к информационной системе. Управление затратами на промышленном предприятии // Менеджмент в России и за рубежом. - 2006 - №2 - с. 44-48

Мазеин С.В., Попов Е.В. Оценка информационных потоков // Менеджмент в России и за рубежом. - 2005 - №5 - с. 32-38

Макова М. Автоматизация управленческого учета // Журнал управление компанией. - 2006 - №4 - с. 74-80

Мезенцева М. Внедрение информационных систем на предприятии: проблемы и решения // Проблемы теории и практики управления. - 2006 - №8 - с. 57-63

Полотнюк И. Информационный аспект интеграции разнородных систем // Проблемы теории и практики управления. - 2006 - №2 - с. 40-44

Попов Е., Коновалов А. Управление издержками производства и потребления информации // Проблемы теории и практики управления - 2007 - №2 - с. 59-62

Старикова Л. Аутсорсинг информационных технологий: где грань разумного? // Проблемы теории и практики управления. - 2006 - №1 - с. 30-35

Чупров К. Не будь статистом - используй статистику! // Журнал Управление Компанией - 2006. №7. - с. 59 - 62

Бондаренко Л. Г. Проблема сочетания финансово-экономических информационных систем старого и нового поколения на промышленных предприятиях при внедрении ERP систем. http: // www.bdo.ru/ (опубликовано 24.08.2004)

Конгресс конференций"Информационные технологии в образовании" XIV Международная конференция-выставка "Информационные технологии в образовании" http://ito.edu.ru/2004/Moscow (опубликовано 03.11.2004)

Христочевский С.А. Терминология в учебниках по информатике для средней школы. http: //www.CNews.ru/2006 (опубликовано 12.10.2006)

Размещено на Allbest.ru

...