Надання інформаційних послуг підприємством

Размещено на http://www.allbest.ru/

Надання інформаційних послуг підприємством

1. Особливості надання інформаційно-консультативних послуг підприємством

Ефективна діяльність підприємства залежить від багатьох різних чинників. Важливе місце серед них посідає добре розроблена внутрішня нормативно-методична база, до якої можна віднести створення баз даних та проводження важливих маркетингових ходів у цілях реклами та поширення власної продукції, що іншими словами можна назвати як подання якісних інформаційних послуг про компанію чи підприємство.

Більшість інформаційних послуг, пропонованих споживачам, ґрунтуються на різних базах даних у комп'ютерному або некомп'ютерному варіанті (каталог, картотека тощо).

Бази даних (БД) - сукупність пов'язаних даних, правила організації яких засновані на загальних принципах опису, зберігання та маніпулювання даними. В них містяться різні відомості про об'єкти, події, явища, публікації тощо. Бази даних є джерелом і первинною інформаційною сировиною для підготовки інформаційних послуг відповідними структурами.

Розрізняють бази даних внутрішньої інформації та бази даних зовнішньої маркетингової інформації.

База даних внутрішньої інформації містить інформацію про всю діяльність фірми, яка надходить з різних внутрішніх джерел:

- бухгалтерія готує фінансові звіти й надає докладну інформацію про обсяги продажу, ціни та рух готівки;

- відділ матеріально-технічного забезпечення (закупівель) складає плани постачання, готує звіти про обсяги надходжень матеріальних ресурсів і стан матеріальних запасів;

- виробничі відділи складають виробничі плани, а також звіти про матеріально-технічні запаси (незавершене виробництво, запаси в цехах тощо).

Бази даних внутрішньої інформації використовують для розроблення ефективних маркетингових рішень.

До баз даних зовнішньої маркетингової інформації передусім належить, база даних про покупців. База даних про покупців - це організований масив детальних відомостей про окремих наявних і потенційних покупців, зокрема й географічних, демографіч­них, психографічних, а також даних про особливості купівельної поведінки. Так, у базі даних про покупців товарів виробничого призначення інформація про конкретного покупця може містити дані стосовно того, які саме товари та послуги той придбав; щодо обсягів продажу й ціни в минулому; стосовно основних характеристик клієнтів (вік, дні народження, хобі, улюблені страви); стосовно постачальників-конкурентів; щодо стану виконання поточних контрактів; стосовно очікуваних витрат покупця на найб­лижчі роки; оцінку сильних та слабких сторін конкурентів щодо продажу й обслуговування поточних рахунків покупців та іншу важливу інформацію. Формуються бази даних про товари, постачальників, посередників, конкурентів тощо, інформація яких використовується для надання певних інформаційних послуг споживачам.

Залежно від характеру інформації у базах даних і поставлених маркетингових завдань розрізняють такі види інформаційних послуг:

- видання інформаційних матеріалів;

- ретроспективний пошук інформації;

- проведення маркетингових досліджень;

- дистанційний доступ до віддалених баз даних, пошук у них інформації;

- послуги зв'язку;

- підготовка і надання інформаційних послуг.

Видання інформаційних матеріалів означає підготовку і видання друкованої продукції: прейскурантів цін, каталогів продук­ції, прайсів, довідкових видань тощо.

Ретроспективний пошук інформації - це цілеспрямований за замовленням користувача пошук інформації у базі даних про товар, виробників тощо і пересилання результатів у виг­ляді роздруківок поштою або у вигляді файлу електронною поштою.

Проведення маркетингового дослідження передбачає комплексне планування, збирання, аналіз та опис даних, необхідних для специфічної маркетингової ситуації. Воно здійснюється з метою вивчення потенціалу ринку та частки ринку, що належить фірмі; оцінювання рівня задоволення споживачів і споживчої поведінки; дослідження методів ціноутворення, товару, розподілу та просування.

Залежно від характеру замовленого маркетингового дослідження обирають конкретну форму надання інформації.

2. Інформаційний ресурс як складова інформаційної послуги

Наслідком поєднання інформаційних ресурсів та інформаційних технологій є створення певної нової інформації або інформації у новій формі. Це продукція інформаційної діяльності, яка називається інформаційними продуктами і послугами. Офіційне тлумачення цих термінів наведене в Законі України «Про інформацію», де вказано, що:

«Інформаційна продукція - це матеріалізований результат інформаційної діяльності, призначений для задоволення інформаційних потреб громадян, державних органів, підприємств, уста­нов та організацій».

«Інформаційна послуга - це здійснення інформаційної діяльності у визначений час і визначеній законом формі по доведенню інформаційної продукції до споживачів з метою задоволення їхніх інформаційних потреб».

На відміну від товарного ринку, на якому присутня не лише готова продукція, а й сировина, напівфабрикати тощо, інформаційний продукт набуває вартості тільки в готовому вигляді - це інформація, що пройшла процеси впорядкування, структуризації й оцінювання та придатна для прийняття рішень. Цінність інформаційних продуктів заснована на часовій сутності, тобто як правило, інформація є найціннішою в момент її створення. Мірою тиражування цінність її значно знижується.

Використання сучасних інформаційних продуктів у матеріальному виробництві й товарному обігу сприяє здешевленню готової продукції, багато в чому зумовлює цінність товару для споживача. Інформаційний продукт можна поширювати в такі само способи, що й будь-який інший матеріальний продукт - за допомогою послуг.

Інформаційна послуга - це отримання і надання в розпорядження користувача інформаційних продуктів. Головним видом інформаційних продуктів є інформація.

З позиції виробника інформаційний продукт - це сукупність даних, сформована виробником для поширення в матеріальній або нематеріальній формі. Якщо він пропонується ринку з метою його придбання, використання чи споживання, його варто розглядати як товар, що має певні особливості.

До особливостей інформації як товару можна віднести наступні:

- інформацію можна продати, залишивши її у попереднього власника;

- ціна інформації прямо не залежить від місця, часу та способу її використання;

- володіння інформацією не є гарантією абсолютного права на її використання;

- цінність інформації на момент її створення та в час продажу здебільшого невідома і зазвичай визначається після використання;

- цінність однієї інформації може бути різною для різних користувачів;

- інформація здатна приносити користь, функціонально не пов'язану з витратами на її виробництво;

- інформація не втрачається в процесі використання, але морально застаріває.

У довідниках, енциклопедіях та інших джерелах «послуга» визначається як дія, що приносить користь іншому, або як робота, яка виконується для задоволення чиїхось потреб, тобто - певна доцільна діяльність, яка існує у формі корисного ефекту праці - товару, продукту. Таким чином, підкреслюється, що основою послуги повинно бути задоволення потреб через корисний ефект праці, а, як відомо, корисний ефект праці є умовою будь-якої виробничої діяльності.

Підготовка і реалізація інформаційної послуги, як і будь-якої продукції, складається з певних етапів технологічного процесу, які характеризуються виконанням цілої низки операцій, що приводять до отримання проміжного і кінцевого результату - продукції та її реалізації (див. Схему 1).

Схема 1

Ця схема дозволяє сформулювати визначення інформаційної діяльності як роботи інформаційного органу по здійсненню певного технологічного науково-інформаційного процесу, спрямованої на виготовлення інформаційної продукції (продуктів і послуг) і доведення отриманого кінцевого результату до споживачів з метою задоволення їхніх інформаційних потреб чи запитів.

3. Види інформаційних послуг

Інформаційні органи випускають два види інформаційної продукції, а саме:

1. Науково-технічну продукцію, яка створюється на замовлення або в процесі науково-технічної діяльності в ініціативному порядку і яка відноситься до сфер науки, техніки і виробництва. До цієї групи відносяться технічні рішення, в т.ч. винаходи і промислові зразки, технічна документація, ноу-хау, програмні системи, що реалізують інформаційні і інші технології. Специфічним видом науково-технічної продукції цієї групи є аналітичні матеріали - наслідки аналізу опублікованих і неопублікованих матеріалів. Предметом купівлі можуть бути матеріали, як спеціально підготовлені на замовлення, так і раніше виконані і реалізовані новому замовнику. До даного виду продукції може бути використаний ринковий механізм формування договірних цін, хоч дефіцит попиту нерідко призводить до довільного їх визначення. Слід підкреслити, що найбільш перспективним напрямком створення цього виду інформаційного продукту є шлях, пов'язаний з його інтелектуалізацією і підвищенням наукоємкості.

2. Інформаційні продукти і послуги, пов'язані з так званим бібліотечним типом обслуговування. До цієї групи відносяться послуги по наданню відповідно запиту абонента як самого документа (книги, журнали, каталоги тощо), так і копій, рефератів, бібліографічних описів, об'єктографічних чи інших довідок, а також різноманітних баз і банків даних, послуги по наданню дистанційного доступу, по проведенню пошуку в інформаційних масивах, депонуванню рукописів, перекладів тощо. До цієї ж групи відносяться роботи по забезпеченню переводу інформації на мікрографічні й машинозчитувані носії, надання телекомунікаційних каналів для забезпечення функціонування електронної пошти і проведенню телеконференцій.

За формою надання інформаційна продукція поділяється на нематеріальну - послуга, коли об'єктом виробництва є комунікаційні процеси, і матеріальну - продукт, коли об'єктом виробництва є інформація на матеріальних носіях, або накопичені у фондах первинні джерела інформації. Матеріальні інформаційні продукти, в свою чергу, поділяються на документні, коли споживачу адресуються первинні або вторинні документи, і речові, коли в якості об'єкту послуги виступають зразки нових продуктів і технологій (демонстрація нових виробів, фотографій, стендів тощо).

За характером взаємодії зі споживачем розрізняють інформаційну продукцію одноразову (поодинокі контакти зі споживачем) і постійну, яка передбачає зворотний зв'язок (приміром, вибіркове обслуговування з корегуванням вимог, або діалогове обслуговування).

За адресністю інформаційна продукція може бути індивідуальною, груповою і масовою.

За характером задоволення потреб - інформаційна продукція, направлена на задоволення потреб у адресній, фактографічній, концептуальній інформації, або на задоволення потреби в джерелах інформації.

Крім цього інформаційна продукція може класифікуватися залежно від посадового і кваліфікаційного рівня споживача, від рівня ретроспекції інформації, яка надається, від оперативності обслуговування і т. п.

Комплекси однорідних за операційно-технологічними і класифікаційними ознаками інформаційних продуктів і послуг об'єднуються в режими обслуговування. На відміну від простої інформацій, яка складається з впорядкованого набору простих операцій, режими інформаційного обслуговування - це з'єднання певних елементарних форм інформаційної взаємодії зі споживачем і супутніх такій взаємодії допоміжних операцій.

Інформаційна продукція може бути простою, складної і комбінованою. До простої продукції відносяться результат переробки одиничного інформаційного джерела: анотація, бібліографічний опис, реферат, реєстраційні і інформаційні карти, копія статті, проспект тощо. До складної продукції - результат переробки певної сукупності однорідних джерел: тематичні відбірки, реферативний огляд, сигнальне повідомлення тощо. До комбінованої - складна продукція, яка являє собою об'єднання різних видів простої: доповідь про досягнення, інновацію чи досвід, аналітичний огляд, експозиція виставки тощо.

Крім вищеназваних характеристик, науково-інформаційна (НІД) діяльність має тенденцію до спеціалізації. Фактично в більшій чи меншій мірі різними формами спеціалізації охоплені всі інформаційні органи. Розрізняється п'ять форм спеціалізованої НІД:

1) тематична - за тематикою комплектування і змістом інформаційної продукції (органи НТІ підприємств і установ, спеціалізовані бібліотеки - музичні, театральні, історичні, медичні тощо), провідними споживачами яких є працівники певної галузі;

2) видова - за профілюючими видами матеріалів, що комплектуються і обробляються (відділи і групи патентної інформації, служби стандартизації, неопублікованої інформації, з питань культури і мистецтва тощо);

3) функціональна - за видами інформаційного продукту (бібліотечно-бібліографічне, довідково-інформаційне обслуговування, оглядово-аналітична інформація, обслуговування в режимі «вибіркове поширення інформації» (ВРІ), супровід цільових комплексних програм, серверні служби тощо);

4) технологічна - за способами переробки інформації (ручна обробка, поліграфічна, малотиражна, електро- і фотографічна, мікрофільмування, розробка і супровід комп'ютерних БД, випуск дискет і компакт-дисків тощо).

5) операційна - за змістом технологічних стадій і операцій, які виконуються в процесі виробництва інформаційного продукту (з використанням засобів малої механізації, механізована і автоматизована тощо).

послуга інформаційний консультативний продукт

Размещено на Allbest.ru