Анализ и оптимизация документооборота в организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВАЯ РАБОТА

Анализ и оптимизация документооборота в организации

Введение

Документированная информация составляет основу управления. В документах, как считают ученые-документоведы, сосредоточено до 85% информационных ресурсов организации. С документированием связана деятельность всех работников аппарата управления - от рядового исполнителя до руководителя. Документы являются ценным информационным ресурсом предприятия. В них формулируются управленческие воздействия по вопросам стратегического планирования и оперативного управления работой предприятия, его структурных подразделений и отдельных работников. Посредством документов решения руководства доводят до сведения исполнителей, а также контролируют исполнение этих решений. Документы содержат свидетельства деловой активности предприятия и его должностных лиц, доказательства выполнения ими юридических обязательств и должностных обязанностей.

Объектом исследования является процесс оптимизации документооборота в организации.

Предметом исследования является оптимизация документооборота в организации, процесс внедрения электронного документооборота в организации.

Целью работы является исследование процесса прохождения документа от его создания до отправки адресату, сокращение пути следования документа. Для достижения поставленной цели был сформирован ряд задач:

1) проанализируем делопроизводство в целом. Рассмотрим его составляющие, принцип их работы и основные маршруты движения документа в организации;

2) проанализируем документооборот в организации, рассмотрим структуру организации и систему управления документами;

3) рассмотрим основную тему курсовой работы «Анализ и оптимизация документооборота в организации».

1. Организация документооборота на предприятии

1.1 Общие понятия: информация, делопроизводство, документооборот, документопотоки, организация работы с документами

Современное общество справедливо называют ‹‹информационным››. Объясняется это тем очевидным фактом, что достигнутый прогресс, дальнейшее развитие практически всех сфер жизнедеятельности человека держится на информации и достижениях информатики - науки, изучающей информацию с точки зрения ее практического применения.

Термин информация происходит от латинского information (разъяснение, изложение). Под ним первоначально понимали сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств и т.д.). Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ ‹‹Об информации, информационных технологиях и защите информации›› определяет информацию как ‹‹сведения (сообщения, данные), независимо от формы их представления››.

Понятие ‹‹документ›› главным, фундаментальным в системе документоведения. Оно отображает признаки существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, хранению, поиску, аналитико-синтетической обработке, распространению и использованию документной информации в обществе. Слово документ (лат. Documentum - образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола ‹‹ docere ›› - учить, обучать.

От слова ‹‹doc›› - учу, обучаю, были образованы слова ‹‹doceo›› - учёный, ‹‹doctor›› - учение, ‹‹doctrina›› - обучающий пример. В этом значение слово документ использовалось Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое значение и стало означать ‹‹письменное доказательство››, ‹‹доказательство, почёрпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов ››. В значении письменного свидетельства слово ‹‹документ›› употреблялось от средневековья до X I X в. Все европейские языки заимствовали слово ‹‹документ›› из латинского языка.

Информация, которую используют в управленческой деятельности, в основном представлена в виде документов (нормативно-законодательные документы, приказы, письма, отчеты и т.д.). Документ возникает в результате записи информации или, иначе - документирование информации.

Документирование - это процесс создания и оформления документа. Согласно ГОСТ Р 51141-98 ‹‹Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения››, это ‹‹запись информации на различных носителях по установленным правилам››.

Документирование в аппарате управления может осуществляться как на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма), так и на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, магнитные, оптические, лазерные диски, дискеты, кинопленка и др.).

В современных организациях в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. На предприятии работу с документами организует служба документационного обеспечения управления или служба делопроизводства. [4]

Термин ‹‹документационное обеспечение управление управления›› (ДОУ) в последние десятилетия - синоним термина ‹‹делопроизводство››, их используют для обозначения одной и той же деятельности. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. [1]

Соответственно масштабам движения документов может быть выделен в качестве самостоятельного объекта рассмотрения документооборот конкретного гражданина, семьи, должностного лица, структурного подразделения, организации в целом, синдиката, отрасли государственного управления, государства. Ведь, в конечном итоге, любой документ и каждая его копия где-то откладывается и после истечения срока хранения аннулируется и уничтожается. Различие состоит в длине пройденного пути, этапах обработки документов и сроках их последующего хранения.

Действующие нормативные акты и методические пособия, в том числе и «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ), исходя из прагматических соображений, рассматривают в качестве объекта регулирования только документооборот организации в целом и соответственно потоки входящих, внутренних и исходящих документов.

Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы:

1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию.

2. Предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения.

3. Рациональное движение документов внутри организации.

4. Обработка исполненных и отправляемых документов.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении.

Документопоток (поток документальной информации) - это сложившееся или организованное в пределах информационной системы движения данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают:

1. по направлению:

1) горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня;

2) вертикальные, связывающие организации различных уровней:

? восходящие потоки - это документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций;

? нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям. [14, с. 79]

2. по отношению к управленческому процессу:

1) входящий документопоток складывается из 4-х типов документов:

? документов вышестоящих организаций, директивные указания, нормативные и методические акты. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

? документы от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, актов;

? документы от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним. Основные виды документов этого типа: письма (информационные, рекламные, гарантийные), договоры;

? обращения граждан - предложения, заявления, жалобы.

Входящие документы образуют 3 направления движения:

? руководству организации;

? руководству структурных подразделений;

? непосредственно специалисту.

Соотношение этих потоков неравномерно. Наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой - получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям. [11, с. 72]

2) исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы.

Исходящие документы могут быть инициативными или ответными.

Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования, подписания документов. [9]

3) Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. К внутренним относятся организационные, распорядительные, информационно-справочные, а также плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования и личного состава. Маршруты движения внутренних документов являются наиболее нерегламентированными, что влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождении документов.

1.2 Организация работы с документами. Основные стадии работы с документами

документооборот служба делопроизводство

Задача службы ДОУ - организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение.

Обработка входящих документов включает в себя несколько этапов:

1. Прием и первичная обработка документов.

Осуществляется службой ДОУ централизованно, в небольших организациях - секретарем. В крупных организациях создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов - экспедиция. [15, с. 43]

Этот этап состоит из следующих операций:

1) Первоначальная обработка поступающей корреспонденции - проверка правильности доставки и целостности вложений. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается на почту. Проверяется целостность конвертов и наличие в них документов. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений к ним необходимо сообщить об этом отправителю.

2) Вскрытие документов, в т.ч. заказных. Не вскрываются те документы, на которых имеется надпись ‹‹лично›› и ‹‹в адрес общественных организаций››.

3) Конверты от поступающих документов (в т.ч. писем граждан) не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа.

4) На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп, фиксирующий факт и время поступления документа в организацию. В штампе указывается наименование организации, дата поступления, при необходимости - часы и минуты. Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.

5) Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с перечнями нерегистрируемых документов. Сразу по назначению передаются документы, которые не вскрываются, - в адрес общественных организаций и с пометкой ‹‹лично››. Затем откладываются нерегистрируемые. И, наконец, документы, подлежащие регистрации.

6) Обработка машиночитаемых документов. При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается сопроводительное письмо к ним, а машинные носители передаются в управление информационных технологий (вычислительный центр) без вскрытия упаковки.

7) Телеграммы, поступившие в организацию, принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Регистрируется по тем же правилам, что и письма.

8) Телефонограммы. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

2. Предварительное рассмотрение и распределение документов.

Предварительное рассмотрение документов проводится квалифицированным работником службы ДОУ или секретарем-референтом руководителя, имеющий достаточный стаж работы и знающий состояние дел организации. [13, с. 146]

Процедура предварительного рассмотрения освобождает руководителя от просмотра всего объема документов (среди которых имеется типовая документация, запросы и т.д., не требующая его компетенции и не имеющая принципиального характера); ликвидирует ‹‹узкие›› места в движении входящего документопотока, скопление документов на столе руководителя, что предотвращает увеличение сроков рассмотрения и возможные срывы исполнения в необходимые сроки.

Предварительное рассмотрение, поступившей корреспонденции, осуществляется работником службы ДОУ, исходя из оценки их содержания, на основе установленного в организации распределения обязанностей.

Документы, не подлежащие предварительному рассмотрению, передаются по назначению: в структурные подразделения или должностным лицам.

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в специальное подразделение - Бюро писем. Бюро производит регистрацию и предварительное рассмотрение заявлений и писем, направляя наиболее существенные из них, а также коллективные письма, на рассмотрение руководству, а остальные - на исполнение в структурные подразделения.

Документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе ДОУ. Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководству учреждения вместе с поступившим документом или соответствующей справкой.

Руководству, как правило, направляются следующие документы, полученные:

? из администрации Президента (указы);

? из правительственных органов (постановления);

? от органов представительной и исполнительной власти;

? документы вышестоящих организаций;

? жалобы на действия подчиненных должностных лиц;

? другие важнейшие документы, содержащие необходимую информацию по принципиальным вопросам деятельности организации.

Передача документов руководству или непосредственным исполнителям должна быть осуществлена в день их поступления.

Документы, поступившие по каналам электронной почты, должны подлежать следующей обработке:

? отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки;

? адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажном носителе;

? каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти ящики;

? при наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку ‹‹соответствует оригиналу››.

Документы, поступившие по каналам факсимильной связи, должны быть обработаны следующим образом:

? объем передаваемого документа не должен превышать 5 листов формата А4;

? документ для передачи по каналам факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. (Заявки хранятся в течение 1 года);

? ответственность за содержание информации, передаваемой по факсу, возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и руководителя соответствующего подразделения;

? запрещается передавать текст документов с пометкой ‹‹Для служебного пользования››;

? подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передается адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

? факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

3. Регистрация документов.

Документы, подлежащие регистрации, после предварительного рассмотрения регистрируются в канцелярии или административном отделе. Документы регистрируются в следующем порядке:

На входящих документах проставляется отметка о поступлении. Она проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Отметка о поступлении заключается в присвоении порядкового номера документу и записи его в регистрационный штамп, в котором уже в экспедиции была отмечена дата поступления, при необходимости - часы и минуты. [26, с. 69]

Факсимильное изображение имеет уже дату получения, поэтому в нем проставляется лишь порядковый номер. Документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

4. Рассмотрение документов руководством.

1) Руководство, познакомившись с документом, должно составить резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащееся в документе. Резолюция должна содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе.

2) На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа.

3) Рассмотрение документов должно производиться в день поступления документа.

4) После рассмотрения документа руководителем его необходимо возвратить в канцелярию для перенесения текста резолюции на регистрационную карточку, а затем доставлять по назначению. Документ отдается исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении в нерабочее время.

5) В экстренных случаях, если руководитель отсутствует, документ может быть передан из службы ДОУ непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю. [23, с. 73]

5. Передача документов на исполнение.

1) После регистрации документов они передаются исполнителю.

2) При наличии нескольких исполнителей документ передается ответственному исполнителю, а при отсутствии такового - первому из состава исполнителей.

3) Документы передаются поочередно всем исполнителям или размножаются и передаются им одновременно в копиях, количество которых определяется ответственным исполнителем.

4) Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.

5) Соисполнители документа должны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов. [24, с. 381]

Порядок прохождения отправляемых (исходящих) документов состоит в следующем:

1. Составление проекта документа.

1) Составление чернового варианта документа - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора.

2) Составление исполнителем проекта документа после необходимых рекомендаций, оформленного на бланке письма.

2. Согласование, визирование (в необходимых случаях).

1) при необходимости проект документа проходит процедуру внешнего согласования.

2) Внутреннее согласование - это неизбежный этап подготовки исходящего документа. Если оформляется лист согласования, он обязательно прилагается к проекту документа.

3. Подписание, утверждение (при необходимости).

1) Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может и передать его на доработку, если увидит в этом необходимость. В этом случае исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями и вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повториться, и каждый раз исполнитель должен проводить всю процедуру подготовки проекта от начала до конца. Исходящие документы подписываются руководством учреждения или руководителями структурных подразделений. [19, с. 148]

2) Документы, не требующие подписи руководителя организации, следует отправлять за подписью руководителей структурных подразделений в соответствии с их компетенцией (письма родителям неуспевающим студентам, письма-вызовы студентам-заочникам и т.д.).

4. Регистрация исходящих документов.

Подписанные документы регистрируются и передаются в экспедицию для отправки. [10]

5. Отправка документов включает:

1) Проверку правильности оформления документов (наличие даты, номера, подписи, отметку о категории отправления).

2) Наличие приложений, указанных в отправляемом документе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

3) Проверка правильности адресования. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

4) Составление описи рассылки на заказную корреспонденцию, в которой сотрудник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки.

5) Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке при наличии сопроводительного письма. Копия сопроводительного письма подшивается в дело на общих основаниях.

6) Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

7) Сроки отправки - все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня. [8]

8) Телеграммы, составляемые в организации, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.

9) Передача информации с помощью телефонограммы осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

10) Возможна передача информации с помощью средств электронной связи в виде телетайпограмм, факсограмм, электронных сообщений. [22, с. 159]

Внутренние документы готовятся, оформляются и используются в пределах самого учреждения. Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта, его согласование, визирование, удостоверение, регистрация), а на этапе исполнения - путь входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством, передача на исполнение).

2. Анализ и оптимизация документооборота в организации

2.1 Структура организации и службы ДОУ

Данный вопрос мы рассмотрим на конкретном примере организации, а именно ООО «ЖРЭУ №5». Предприятие объединяет в своем составе 7 жилищных жилищно-эксплуатационных участков, участок по благоустройству, ремонту фасадов, энергослужбу и аварийно-диспетчерскую службу, а также обслуживает 148 домов, более 30 тысяч квартир общей площадью 1682,6 тыс. кв. м. ООО «ЖРЭУ №5» осуществляет следующие виды деятельности: техническая эксплуатация, содержание, и ремонт жилищного фонда, инженерных сетей и сооружений; благоустройство и озеленение придомовой территории; выполнение строительно-монтажных работ; контроль за переустройством и перепланировкой жилых и нежилых помещений; выполнение проектных работ; выполнение функций заказчика-застройщика; оказание коммунальных и иных платных услуг населению.

Основными задачами Управления являются:

· организация деятельности жилищно-эксплуатационных организаций города по обеспечению содержания, эксплуатации и ремонта жилищного фонда, его инженерного оборудования, внешнего благоустройства, предоставления населению качественных и бесперебойных жилищно-коммунальных услуг;

· организация деятельности муниципальных предприятий теплоэнергетики, водоснабжения и канализации, электроснабжения;

· организация взаимодействия с предприятиями независимо от форм собственности по вопросам теплоснабжения, водоснабжения и канализации, электроснабжения и газоснабжения;

· создание условий по внедрению современных рыночных механизмов хозяйствования в жилищно-коммунальном хозяйстве;

· реализация программы реформирования жилищно-коммунального хозяйства города;

· защита населения, проживающего на территории города, в соответствии с задачами гражданской обороны;

· привлечение к эксплуатации и содержанию жилищно-коммунального хозяйства города альтернативных организаций на конкурсной основе.

Рассмотрим развернутую структуру Управляющей компании:

I. II.

директор УК начальник планово-экономического отдела главный инженер ведущий экономист

заместитель директора ведущий экономист

секретарь главный бухгалтер

оператор ЭВ и ВМ заместитель главного бухгалтера

III. IV.

ведущий бухгалтер начальник договорно-правового отдела

ведущий бухгалтер ведущий юрисконсульт

ведущий бухгалтер ведущий экономист

ведущий бухгалтер

V.

директор МУП

начальник службы по санитарному содержанию домов

VI. VII.

начальник ООТ, З и КК (отдел кадров) ведущий бухгалтер

ведущий инженер бухгалтер

специалист по кадрам

VIII. IX.

начальник ПТО инженер по ОТ и ТБ

ведущий инженер специалист по ГО и ЧС

ведущий инженер

ведущий инженер Группа по ремонту фасадов

инженер мастер

ведущий инженер

X.

и. о. начальника энергослужбы Автотранспортная служба

и. о. мастера энергослужбы начальник службы

кассир (расчетный отдел)

ОМТС ЖЭУ - 9

начальник начальник

кладовщик мастер по ремонту

кладовщик техник

техник

Служба по эксплуатации ВДС ЖЭУ - 10

начальник начальник

мастер АДС мастер по ремонту

мастер участка техник

мастер участка техник

диспетчер техник

диспетчер техник

диспетчер

диспетчер

ЖЭУ-11 ЖЭУ-12

начальник начальник

мастер по ремонту мастер по ремонту

техник техник

техник техник

техник

ЖЭУ-14 ЖЭУ-15

начальник начальник

мастер по ремонту мастер по ремонту

техник техник

техник техник

техник техник

ЖЭУ-16 «Наш двор»

начальник техник

мастер по ремонту техник

техник

техник

техник

Участок по благоустройству

техник

техник

Рассмотрим функции отделов в данной организации.

В приемной директора работает секретарь, функции которого заключаются в следующем:

? организация телефонных переговоров руководителя;

? регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

? прием и отправка факсов, телефонограмм;

? организация консультирования граждан лично или по телефону приемной;

? прием заявлений и обращений граждан;

? предварительная запись граждан на прием лично или по телефону. Уведомление граждан об изменении по объективным причинам согласованного с ними срока приема;

? формирование дел и передача их на архивное хранение;

? оформление командировочных документов.

В данной организации также есть оператор ЭВ и ВМ, его функции:

? готовит ответы на запросы различных организаций и обращений граждан;

? выполняет копировально-множительные работы.

Также есть курьер, который осуществляет доставку корреспонденции от администрации города и вышестоящих организаций. Отправку корреспонденции через почтовое отделение.

Планово-экономический отдел консультирует по вопросам оказания платных услуг населению и юридическим лицам.

Технический отдел «УК» решает вопросы технического обслуживания жилого фонда и контроля качества предоставляемых подрядными организациями услуг населению и выполняемых ими работ по текущему и капитальному ремонту.

Сотрудники отдела проводят обследование технического состояния многоквартирных домов с составлением актов, на основании которых планируется их текущий и капитальный ремонт.

Договорно-правовой отдел «УК» решает все юридически значимые вопросы. Сотрудники договорно-правового отдела:

- проводят информационно-разъяснительную работу с жителями города по положениям Жилищного кодекса.

- заключают договоры управления с собственниками помещений в многоквартирных домах.

- составляют списки старших по домам каждого ЖРЭУ и ООО.

- проводят собрания с жителями домов и собирают решения по проведению капитального ремонта горячего и холодного водоснабжения и другим работам.

- заключают договоры с подрядными организациями по содержанию и ремонту жилищного фонда.

Функции отдела кадров:

· Участвует в разработке единой кадровой политики и осуществляет ее через повседневную кадровую работу.

· Формирует кадровый резерв для выдвижения на руководящие должности, составляет планы работы с ним, разрабатывает схемы замещения, осуществляет непрерывное образование руководителей и специалистов, организует подготовку, переподготовку, повышение квалификации рабочих.

· Занимается оформлением приема на работу, приобретения бланков трудовых книжек, организует учебу, различные исследования, оказывает методическую помощь руководителям подразделений по проблемам управления кадрами.

· Визирует проекты документов, касающиеся персонала, представляет необходимые документы для назначения пенсий, пособий работникам и их семьям в органы социальной защиты, осуществляет оформление кадровых документов в установленные сроки и обеспечивает их сохранность, готовит приказы, распоряжения, материалы, отчеты, справки, доклады, предложения по кадровым вопросам.

Функции бухгалтерии. В соответствии с основными задачами на бухгалтерию возлагаются следующие функции:

1. Формирование в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетной политики, исходя из структуры и особенностей деятельности организации.

2. Работа по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы.

3. Разработка форм документов внутренней бухгалтерской отчетности.

4. Обеспечение порядка проведения инвентаризаций.

5. Контроль за проведением хозяйственных операций.

6. Соблюдение технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота.

7. Формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности организации, ее имущественном положении, доходах и расходах.

8. Разработка и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины.

9. Учёт издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов финансово - хозяйственной деятельности организации, а также финансовых, расчетных и кредитных операций.

10. Обеспечение законности, своевременности и правильности оформления документов.

11. Проведение расчетов по заработной плате.

12. Правильное начисление и перечисление налогов и сборов в республиканский, местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды.

13. Своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций.

14. Контроль за соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, расходования фонда заработной платы, за установлением должностных окладов работникам организации, проведением инвентаризации, проверок организации бухгалтерского учёта и отчетности, а также документальных ревизий в подразделениях организации.

В данной организации как таковой службы ДОУ нет. В каждом отделе организации (дирекция; планово-экономический отдел; договорно-правовой отдел; ООТ, З и КК; проектно-технический отдел и т.д.) ведется своя документация ведущим (ответственным) специалистом, зачастую с нарушением ГОСТа Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: бланки организации имеют различный вид и состав, неправильное расположение и написание некоторых реквизитов, нарушение очередности в написании должностей, инициалов и фамилии. Также документы имеют различные поля, менее допустимых размеров, выравнивание текста по центру текстового поля. Получается, что каждый отдел ведет свою документацию так, как ему удобно и как они умеют. Документация отделов подписывается директором, по необходимости регистрируется секретарем директора и отправляется курьером. Также в отделах ведутся свои дела и передаются в архив организации. Т.е. единая система документооборота отсутствует. В этой организации никто не осуществляет методические рекомендации по оформлению документации и ответственные за делопроизводство в отделах не имеют соответствующей квалификации.

2.2 Оптимизация документооборота в организации

Под системой документооборота (управления документами) понимается совокупность правил и технологий работы с документами предприятия. Важность построения эффективной системы документооборота связана с тем, что значительная часть информационных ресурсов предприятия сосредоточена именно в документах.

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия. Отдельно следует выделить проблемы предприятий, имеющих в своем составе территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление, в данном случае крайне затруднительно. [1]

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия.

Упорядочивание документооборота должно начинаться с составления полного реестра используемых на предприятии документов. Для каждого типа документа определяется схема движения по этапам развития от момента его возникновения (создания или получения) до списания и отправки в архив. Каждый этап жизненного цикла документа досконально описывается (определяется сотрудник, ответственный за выполнение этапа, условия перехода к следующему этапу, устанавливаются связи с документом-основанием и дочерними документами). Такой подход позволяет оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами. [19, с. 247]

Система документооборота обеспечивает документирование всей деятельности предприятия и является основой для принятия, исполнения и контроля решений. Повышение эффективности работы с документами немедленно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций. Оптимизации бизнес-процессов любой компании, независимо от ее размеров, выпускаемой продукции / услуг или формы собственности, невозможно обойти стороной вопрос управления документами. Ведь документооборот - это кровеносная система организации: любая деятельность находит отражение в документах, будь то управление, финансы или производство. Часто только оптимизация документооборота позволяет существенно улучшить качество процессов. Часто только оптимизация документооборота позволяет существенно улучшить качество процессов. Кроме того, научившись видеть места потенциальных улучшений в процессах документооборота, легко можно транслировать этот опыт на прочие бизнес-процессы организации. [21, с. 79]

Представление понятия бизнес-процесс нередко можно встретить в виде «черного ящика», имеющего вход и выход, в котором происходят некие действия, преобразующие вход в выход. Например, вход - это детали, выход - телевизор, вход - входящее письмо в организацию, выход - исходящее письмо.

В бизнес-процессах может участвовать некое множество субъектов и объектов, которые взаимодействуют между собой под влиянием управляющего воздействия (инструкции, регламенты, законодательные акты и пр.) В ходе этого взаимодействия рождается результат, значимый для компании. Например, заключенный договор, произведенная продукция или ответ на входящее письмо.

Таким образом, в деятельности любой компании можно выделить в той или иной степени формализованные и отлаженные бизнес-процессы.

Однако жизнь не стоит на месте. И компании для того, чтобы оставаться на плаву, нужно постоянно развиваться. Даже идеально выстроенный бизнес-процесс со временем нуждается в реорганизации. С течением времени увеличивается количество участников, изменяются внутренние обстоятельства, внешняя среда, вследствие чего растет количество нерегулируемых взаимоотношений и неуправляемых факторов, возникают конфликты, снижается прибыль. Становится очевидной необходимость перехода на качественно новый уровень. В компании проводится анализ деятельности, изучение передового опыта, разрабатываются новые регламенты, возможно, переоснащаются рабочие места или внедряются новые технологии. Начинается новый этап жизненного цикла процесса (или организации в целом). Со временем цикл повторяется. Переход с одной ступени развития на новую, как раз и есть оптимизация. [11, с. 71]

Оптимизация позволяет:

· снизить временные затраты;

· снизить операционные расходы;

· повысить управляемость компании;

· повысить качество обслуживания клиентов;

· достигнуть целевых показателей.

Электронный документооборот. Основные преимущества внедрения:

* сокращение финансовых и временных издержек по созданию и обработке документов;

* эффективная организация документооборота дает повышение оперативности деятельности подразделений и служб компании;

* интеграция информации, содержащей данные в различных документах, для принятия руководством оперативных и обоснованных управленческих решений;

* создание условий для перехода от рутинного бумажного документооборота к перспективной безбумажной (электронной) технологии;

* оптимизацию бизнес-процессов связанных с делопроизводством и документооборотом на предприятии.

Рассмортим с чего можно начать оптимизацию документооборота в ООО «ЖРЭУ №5».

Для начала изменить способы передачи информации и носители информации, это может стать одним из первейших объектов оптимизации. Например, информация, переданная устно, может быть искажена, бумага - потеряться.

Оптимизированный с помощью системы автоматизации документооборот позволяет осуществлять передачу документов с этапа на этап практически мгновенно. В системе электронного документооборота не придется долго ждать, пока документы доставят в секретариат, секретарь рассортирует их по папкам, сотрудник зайдет за своей почтой и т.д. Электронный документооборот позволяет держать под контролем все потоки документов, сократить затраты на рутинные действия и высвободить ресурсы компании со значительным повышением качества работы. Поиск документов, зарегистрированных в системе, можно осуществить за считанные минуты. Тогда как при бумажном документообороте может тратиться масса времени на выяснение, где находится документ, кто с ним работал, кому он был отправлен, был ли он вообще!

Отличительной особенностью информационных систем предприятий жилищно-коммунального хозяйства всегда являлось наличие огромного количества параметров, характеризующих состояние жилищного фонда и придомовых территорий. В связи с этим довольно сложно получить своевременную и точную информацию о состоянии жилищного фонда, хранящуюся на различных носителях (бумажных, электронных) в различных подразделениях управляющей компании. Тем более, что часть параметров изменяются с течением времени.

С целью эффективного управления и обеспечения контроля за техническим состоянием жилищного фонда, необходимо создание единой электронной базы данных характеристик жилых домов и придомовых территорий, заявок граждан. Информационно-аналитическая система мониторинга технического состояния жилищного фонда ИС ЖКХ, состоящая из двух логических подсистем: «Учет жилищного фонда» и «Учет заявок граждан». Использование структурированных типовых форм (например, заявок), защищенных бланков (например, типовых договоров) значительно ускоряет создание документов; автоматизированная регистрация и сортировка документов сокращает время на первичную обработку и учет документов. [10, с. 459]

Информационная система, имеет целый ряд значительных преимуществ:

* оптимизация технического учета объектов жилищного фонда, включая элементы благоустройства придомовых территорий;

· упрощение планирования и учета капитального и текущего ремонтов жилищного фонда, при помощи электронного справочника, который содержит около 400 характеристик каждого дома с разбивкой на подъезды, этажи и квартиры;

· формирование информационной системы руководителя обеспечит ООО «ЖРЭУ №5» оперативной и достоверной информации о состоянии жилищного фонда;

· формирование заявок граждан, поступающих через многоканальный телефон пейджинговой компании (автоматический импорт каждые 3 минуты в режиме on-line), при личных обращениях (ввод заявки в систему вручную) и по письменному обращению (ввод заявки в систему вручную);

· анализ заявок для объективной оценки работы подрядных организаций;

· контроль сроков исполнения заявок согласно нормам устранения неисправностей. Контроль качества оказываемых услуг на основании отслеживания повторных заявок;

· обеспечение контроля исполнения всех заявок граждан за счет централизации регистрации заявок в управляющей компании и дальнейшей маршрутизации по подрядным организациям;

· организация взаимодействия ЦДС управляющей компании и территориально удаленных диспетчерских подрядных организаций с использованием web-технологий (для оперативного отслеживания своевременности исполнения заявок);

· учет недопоставок услуг в случаях планового или стоячного отключения водоснабжения, учет некачественного предоставления услуг с автоматическим формированием информации для перерасчетов;

· формирование статистической и аналитической отчетности, в частности по исполнению заявок за указанный период в разрезе подрядных организаций, видов неисправностей с указанием времени задержки срока исполнения в минутах.

В итоге ООО «ЖРЭУ №5» получает уникальный инструмент для создания корпоративной информационной среды и обеспечения тесного взаимодействия всех подразделений предприятия. Система обеспечит руководство предприятия оперативной и достоверной информацией для принятия эффективных управленческих решений по управлению жилищным фондом. Все это неизбежно приведет к повышению качества обслуживания жилищного фонда и оказываемых услуг населению, сделать жилищно-коммунальную сферу достойной горожан, создать жителям комфортные условия проживания. Добиться поставленной цели можно с помощью повышения качества оказываемых услуг, улучшения содержания жилого фонда.

Заключение

В этой курсовой работе мы рассмотрели ряд поставленных задач.

1) в 1.1 изучили общие понятия: информация, документ, документирование, делопроизводство, документооборот, документопоток;

2) в 1.2 проанализировали основные стадии работы с документами;

3) в 2.1 рассмотрели структуру предприятия и службы ДОУ;

4) 2.2 проанализировали структуру документооборота, рассмотрели способы сокращения объема документооборота и ознакомились с методами и порядком оптимизации в организации.

В результате проведенного исследования по теме курсовой работы «Анализ и оптимизации документооборота в организации» можно сделать следующий вывод:

документы являются ценным информационным ресурсом предприятия. С документированием связана деятельность всех работников аппарата управления - от рядового исполнителя до руководителя. Управленческие документы в организации или на предприятии создают для фиксирования управленческой информации и как инструмент реализации управленческих воздействий. После исполнения управленческой функции их сохраняют как свидетельства деловой активности и доказательства выполнения правовых обязательств организации или ее должностных лиц.

Поскольку ценность документной информации существует только в связи с конкретной целью, реализуемой в процессе управления, то информацию, существующую сама по себе и не оказывающую воздействия на принимаемые решения, с точки зрения процессов управления следует отнести к информационному шуму. Уровень информационного шума в системе управления во многом объясняется непродуманным распределением документов среди потребителей их информационного содержания, нерациональностью определения этапов прохождения документной информации. Это, в свою очередь, значительно увеличивает плотность информационных потоков и неоправданный рост документооборота в целом.

Результаты аналитической работы по изучению, регулированию и оптимизации документооборота являются основой для подготовки об этапах содержания и обработки внутренних и исходящих документов. По качеству подготовки этих разделов можно судить о научно-методическом потенциале действующей в организации службы документационного обеспечения и культуре труда руководства и сотрудников.

Литература

документооборот служба делопроизводство

1. Баласанян В.Э. Современная система документооборота как основа управления организацией: Тезисы сообщений на девятой международной научно-практической конференции. 5-6 декабря 2002 г. - М.: Росархив ВНИИДАД, 2003. с. 71-73.

2. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30 - 2003): Учеб. пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. - 5-е изд., перераб. И доп. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2006.

3. Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие / М.И. Басаков. - Ростов н/Д: Феникс, 2007. - 480 с. - (Справочник).

4. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник / Под общ. Ред. Т.В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: МЦФЭР, 2006.

5. Ватолина М.В. Организация с документами / Серия ‹‹Высшее образование››. - Ростов н/Д: Феникс, 2004. - 320 с.

6. Вялова Л.М. Основы делопроизводства: Учебник. - М.: Издательский центр «Академия», 2002.

7. Дёмин Ю.М. Делопроизводство: подготовка служебных документов. СПб., 2003.

8. Костомаров М.Н. Классификация и кодирование документов и документной информации (классификация документов) // Секретарское дело. - 2003. - №10-11.

9. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учеб.пособие. - М.: ИНФАРМА-М, 2008. - 268 с. - (Высшее образование).

10. Кузнецов Л., Сокова А.Н. Новое в оформлении документов. // Служба кадров. - 2003. - №9.

11. Кузнецова Т.В. Способы создания документов (документирование) и их развитие // Секретарское дело. - 2004. - №8 - 9.

12. Кузнецова Т.В. Техническое, кино-, фото-, фонодокументирование // Секретарское дело. - 2004. - №11.

13. Ларин М.В. Управление документацией в организациях. - М.: Научная книга, 2002.

14. Организация работы с документами: учебник/В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 1998, 575 с.

15. Пензин Э.А. Документоведение. Документ и системы документации. Екатеринбург, 2003.

16. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы): Учеб.-практ. пособие / Галахов В.В. и др.; Под. ред. И.К. Корнеева. - М.: ТК Велби, Проспект, 2004.

Размещено на Allbest.ru

...