Управление организационными изменениями на предприятии торговли

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Управление организационными изменениями на предприятии торговли. Подключение работников к управлению для осуществления изменений

Понятие организационного изменения было введено в теорию менеджмента и оно имеет место в самой системе управления.

Рис. 1.1 Модель системы управления

Чем быстрее реакция организации на внешние изменения и реализация ответных действий, тем быстрее организация выйдет из зоны нестабильности и сможет конкурентоспособно функционировать в новых условиях окружающей среды.

Обновление организации представляет собой процесс замены устаревших и неспособных в должной мере выполнять свои функции ее элементов новыми или дополнение их ранее не существовавшими с целью приблизить ее возможности к требованиям жизни. Отставание от нее сказывается прежде всего на общих результатах ее деятельности, приводят к сужению круга покупателей и клиентов, снижению качества товаров и услуг, уменьшению масштабов сбыта, и в итоге выражается в падении прибыли.

Организационные проблемы обычно бывают связаны с устаревшей структурой фирмы, системой управления ею, сбоями в информационном обмене, неблагополучии в персонале, финансах, технологиях.

Неблагополучие в персонале порождается, как правило, недостатком его образовательного и квалификационного уровня, несоответствием структуры современным требованиям, конфликтами между членами организации.

Финансовые проблемы большей частью коренятся в слабом хозяйствовании, нерациональном или опрометчивом расходовании имеющихся средств, неразумной кредитной или фондовой политике.

Особо следует остановиться на проблемах, связанных с технологией и продуктом, качество которых во многом зависит от стадии их жизненного цикла, то есть периода от их возникновения до исчезновения, включающего такие этапы, как зарождение, становление, взлет, вершина, спад.

Преобразования, происходящие в организации, можно рассматривать с самых различных точек зрения. Прежде всего, они бывают запланированными и незапланированными. Первые осуществляются в рамках эволюционного развития, тенденции которого хорошо отслеживаются, и на основании этого заблаговременно намечается наиболее подходящий момент для преобразований. Незапланированные часто приходится осуществлять спонтанно, в неожиданных ситуациях, поэтому иногда их процесс может стать стихийным, неуправляемым.

Преобразования могут быть разовыми или многоступенчатыми, что во многом определяется их масштабом, располагаемым временем, внутренней гибкостью организации, ее способностью выдержать шок, вызванный переменами.

Если преобразования навязываются членам организации, они вызывают их недовольство и снижают деловую активность; правда, не всегда согласование тех или иных вопросов с исполнителями бывает возможным и целесообразным, тем не менее это по возможности рекомендуется делать, например, путем привлечения рядовых членов организации к совместной выработке решений, консультированию и т.п.

Методы, с помощью которых осуществляются преобразования, могут быть технологическими (модернизация оборудования, реконструкция

предприятия); организационными (реорганизация, создание прогрессивной системы норм и нормативов); пропагандистско - воспитательными (демонстрация преимуществ, убеждение, разъяснение); административными (принуждение, угроза наказания); экономическими (материальное стимулирование).

Направленность процесса преобразований и методов их осуществления должны быть согласованы друг с другом, а также с повседневной деятельностью организации и системой управления ею.

Любые преобразования требуют наличия определенных предпосылок, ослабляющих сопротивление членов организации и обеспечивающих конечный успех. Они могут быть идеологическими, организационными, кадровыми, материальными.

Важнейшей организационной предпосылкой обновления является борьба с одним из величайших зол управления - бюрократизмом. Наиболее эффективным средством для этого является введение, где возможно, в систему управления рыночных отношений и конкуренции.

Другой предпосылкой такого рода является наличие четких целей и стратегий, широкое привлечение рядовых исполнителей к решению максимального числа задач, стоящих перед организацией, в том числе и связанных с неожиданными ситуациями.

Наконец, еще одной важной предпосылкой такого рода является разработка действенной системы мотивации сотрудников, обеспечивающей их заинтересованность в преобразованиях, позволяющей одновременно и справедливо вознаграждать за успехи и демонстрировать по отношению к ним внимание руководства, обеспечивать им широкую известность и общественное признание.

Но главные предпосылки обновления связаны с человеческим фактором. Первой из них является вовлечение в этот процесс всего руководящего состава и рядового персонала организации, что дополнительно усиливает внутреннее единство и повышает корпоративный дух. Другой предпосылкой такого рода является правильный подбор работников, разделяющих и поддерживающих новые организационные ценности, их своевременная переподготовка и повышение квалификации, что позволяет обеспечивать ключевые должности необходимыми кадрами.

По мнению бывшего премьер-министра Новой Зеландии Р. Дугласа, успех преобразований зависит от следующих обстоятельств:

- наличия высококвалифицированных кадров;

- четкости постановки целей;

- энергичности и последовательности в деле их достижения;

- вовлеченности людей в процесс преобразований;

- уверенности руководства;

- доверия общественности;

- пользы, приносимой людям.

Особо необходимо подчеркнуть роль руководителя в преобразованиях.

Именно он и его непоколебимая вера в безграничность совершенствования, опыт, знания, неукротимая энергия и в то же время предусмотрительность, осторожность служат залогом успеха.

2. Этапы организационных изменений

2.1 Этап первый: подготовка

Основополагающее значение для успешной реализации всей программы организационных изменений и обеспечения на практике ее эффективности имеют мобилизация, организация и создание заинтересованности работников, которые будут ее осуществлять.

Результатами работ на данном этапе должны стать: разработка для всей организации своеобразного "мандата на реорганизацию", включающего организационную структуру, состав и положение о группе, которая будет непосредственно заниматься перестройкой, план намечаемых мер и действий.

Ключевые вопросы, на которые необходимо ответить на данном этапе, сводятся к следующему:

1. Каковы задачи и ожидаемые результаты деятельности высших руководителей организации по данному проекту? Какова степень их вовлеченности в разработку проекта?

2. Каковы цели данного проекта в целом? Каким путем следует их достигать без нанесения организации сколь-нибудь заметного ущерба?

3. Кто должен быть включен в группу по организационным изменениям? Каким должно быть сочетание в группе квалификационных и профессиональных знаний, навыков и опыта?

4. Какие качества членов группы не могут быть представлены силами самой организации? Как они могут быть обеспечены за счет дополнительной подготовки или привлечения со стороны?

5. Какие специфические навыки организационных изменений должны изучить члены группы?

6. По каким вопросам следует обратиться ко всем работникам организации для получения их поддержки и доверия?

На совещаниях в обсуждении данного вопроса участвуют представители собственников и высшие руководители организации. Их задача - обучить проектную управленческую группу методологии, которую предстоит использовать; обеспечить руководство и поддержку проекта; выявить вопросы, которыми следует заняться; привлечь других акционеров; поставить цели и наметить приоритеты по проекту.

2.2 Этап второй: сбор информации и определение проблем

Задача данного этапа -- выявление продуктов и услуг, ориентированных на потребителя.

С этой целью выявляются клиенты, их долгосрочные и текущие потребности; определяются мероприятия, необходимые для успешного выполнения поставленной цели; намечаются виды деятельности.

Составляются действующие и перспективные структурные схемы организации, уточняются требуемые ресурсы, объемы и периодичность выпуска продукции и оказания услуг; проводится систематизация процессов организационных изменений.

Ключевые вопросы, на которые необходимо получить ответы на этом этапе:

1. Каковы главные процессы в деятельности организации?

2. Как эти процессы соотносятся с интересами потребителей и поставщиков?

3. Каковы стратегические процессы организации?

4. Какие процессы должны быть реорганизованы в течение квартала, одного года, свыше одного года?

Принципиально важно тщательно выявить и учесть запросы и пожелания потребителей, запланировать мероприятия, необходимые для выполнения их требований. И главное -- обосновать целесообразность конкретных организационных изменений, непосредственно ориентированных на удовлетворение потребительского спроса.

2.3 Этап третий: выработка общего и полного понимания решаемых проблем

Цель этого этапа -- разработать такое видение проблем, которое способно привести к скорейшему достижению цели. Этот этап позволяет выявить организационные проблемы текущего процесса, информационные потоки. Планируются мероприятия текущего процесса, задачи и возможности по его улучшению, согласовываются намечаемые изменения.

На этом этапе необходимо дать ответы на следующие ключевые вопросы:

1. Каковы основные и вспомогательные виды деятельности, охватываемые процессом организационных изменений? В каком порядке они исполняются?

2. Как совершается движение ресурсов, информации и операционного потока по всему ходу процесса?

3. Почему дело ведется именно так, как в настоящее время? Какие могут быть намечены изменения в методах выполняемой работы?

4. Есть ли способы для достижения разработанных бизнес-планов и выполнения требований потребителя, которые кажутся невыполнимыми сегодня, но если бы они были удовлетворены, могли бы фундаментально изменить деятельность организации?

5. Каковы границы взаимодействия с деловыми партнерами, потребителями, поставщиками, стратегическими союзниками? Как можно пересмотреть эти границы для того, чтобы улучшить весь ход работы?

6. Каковы основные сильные и слабые стороны каждого отдельного процесса?

7. Как другие компании того же класса ведут эти процессы и решают связанные с ними сложности?

8. Какие должны быть проведены мероприятия, учитывая результаты сравнения данного уровня работы с другими более преуспевающими компаниями того же класса?

9. Что вызывает отставание в работе по сравнению с другими более успешными компаниями? Чему можно научиться у этих компаний?

10. Как можно использовать результаты данного этапа при проектировании намечаемых процессов?

11. Каковы специфические задачи по улучшению новых процессов.

12. Как донести концепцию и стратегию изменений до всех работников?

В ходе выполнения этих задач должно быть расширено понимание статических аспектов процессов. Речь идет об охвате всех видов деятельности и этапов процессов, круга вовлеченных организаций и функционирующих подразделений.

2.4 Этап четвертый: организационно-техническое проектирование

Цель этого этапа -- дать техническую характеристику процесса организационных изменений. Дается описание технологии, стандартов, процедур, систем и видов контроля, используемых в процессе организационных изменений. Одновременно с социальным конструированием создаются модели взаимодействия социальных и технических элементов. На данном этапе составляются предварительные планы систем и процедур развития, программного обеспечения и обслуживания, перевооружения производственных мощностей.

Основные вопросы, на которые необходимо получить ответы на этом этапе:

1. Какие технические ресурсы и технологии будут необходимы в период организационных изменений?

2. Как наилучшим образом приобрести эти ресурсы и технологии?

3. Как будут взаимодействовать технические и социальные элементы системы?

С этой целью пересматриваются установившиеся связи и распределение обязанностей внутри организации, определяются случаи, когда должна быть усилена координация различных видов деятельности.

2.5 Этап пятый: социальное проектирование

Целью данного этапа является выявление социальных аспектов процесса организационных изменений. На этапе социального проектирования производится описание компании, кадрового состава, характера работ, карьеры, стимулов, используемых в период организационных изменений, создается план взаимодействия социальных и технических элементов. Наряду с этим составляются предварительные планы по найму работников, по обучению и образованию, новой расстановке персонала.

Ключевые вопросы, на которые необходимо получить ответы на этом этапе:

1. Какие технические и трудовые ресурсы необходимы в период проведения организационных изменений?

2. Какие существуют возможности для срочной реализации всей программы? Что можно выполнить в течение квартала? Одного года? За срок свыше одного года?

3. Какие цели должны быть поставлены и какие мероприятия проведены в социальной сфере?

4. Как изменятся обязанности? Какие программы по обучению будут необходимы?

5. Кто, наиболее вероятно, будет сопротивляться проводимым изменениям? Какие еще существуют препятствия?

6. Как будет выглядеть новая организация? Этап социального проектирования осуществляется одновременно с техническим проектированием.

Для повышения ответственности персонала за улучшение качества услуг, предоставляемых потребителям, все необходимые полномочия передаются персоналу, имеющему непосредственный выход на потребителя.

2.6 Этап шестой: преобразования

Цель данного этапа -- разработка экспериментальной версии и законченного производственного реорганизационного проекта. Некоторые задачи этого этапа могут повторяться.

Ключевые вопросы, на которые дает ответы этот этап:

1. Когда надо начинать контролировать процесс? Как узнать, насколько правильно выбран курс действий?

2. Какие механизмы необходимо разработать для решения неожиданно возникающих проблем?

3. Как можно гарантировать, что период перехода пройдет безболезненно?

4. Как обеспечить и сохранить непрерывный процесс перемен?

5. Какие средства могут быть использованы для перестраивания организации в целом?

Задачи данного этапа охватывают завершение модели деятельности организации, окончательную разработку технического проекта. Дается оценка имеющегося персонала с точки зрения квалификации людей, знаний и их ориентации, степени их заинтересованности в переменах и возможности использовать их в новых структурах организации.

3. Изложить действующую на конкретном предприятии торговли систему продвижения персонала

управление организационное изменение продвижение персонал

Систему продвижения персонала охарактеризуем на опыте американской компании 3М (“Миннесота, Майтинг энд Мэнюфекчуринг компани”). Для эффективных крупных корпораций важнейшим сегодня является вопрос о том, как преодолеть разрыв между развитием инновационных стратегий, созданием новых продуктов, услуг, организационных структур, с одной стороны, и выявлением способов управления "человеческими ресурсами", правильного использования и развития трудового потенциала - с другой.

Основу кадровой работы в ЗМ составляет корпоративная стратегия управления "человеческими ресурсами". Она представляет собой разработку перспективных ориентиров использования трудового потенциала, его обновления и совершенствования, развития мотивации. Это требует учета существенных структурных сдвигов на рынке труда и качественных перемен в рабочей силе на региональном, национальном и глобальном уровнях. Общекорпоративная политика в сфере труда предполагает взаимодействие этой сферы с инновационной, технологической, финансовой стратегиями и генеральными планами развития бизнеса. Динамичное организационное развитие, в частности преодоление чрезмерной централизации и бюрократизации ряда функций и делегирование полномочий и ответственности, предполагает разработку альтернативных сценариев развития "человеческих ресурсов".

Основным содержанием работы кадровых служб ЗМ является, во-первых, обеспечение рабочей силой высокого качества, включая планирование, отбор и наем, высвобождение (выход на пенсию, увольнения), анализ текучести кадров и др.; во-вторых, развитие работников, профориентация и переподготовка, проведение аттестации и оценки уровня квалификации, организация продвижения по службе; в-третьих, совершенствование организации и стимулирования труда, обеспечение техники безопасности, социальные выплаты.

Концепцию и перспективные ориентиры разрабатывает отдел стратегического планирования при исполнительном директоре по стратегическим службам "человеческих ресурсов". К аналитической работе привлекаются корпоративные и внешние ученые и консультанты, используются статистические и прогнозные материалы, учитывается опыт конкурентов.

Кадровые службы ЗМ имеют высокий статус и обладают широкими полномочиями при принятии решений в отношении персонала, а также при решении общих вопросов развития бизнеса. Причем в последние годы влияние этих служб в корпоративной жизни явно возросло. Многоуровневая система подразделений, осуществляющих функциональное управление персоналом, развернута на всех уровнях: при штаб-квартире, в производственных секторах и отделениях, на предприятиях.

Огромную роль в корпорации играет информационное обеспечение кадровой работы. Деятельность служб управления "человеческими ресурсами" основана прежде всего на информации. Это данные о кандидатах на прием на работу и продвижение по службе: их профессиональные, квалификационные, половозрастные характеристики, медицинские и психологические параметры, производительность и новаторская активность. Это данные о развитии трудового потенциала, вознаграждениях и дополнительных выплатах, об участии в социальных программах.

По каким основным каналам собирается и аккумулируется информация о "человеческих ресурсах"? Прежде всего, следует выделить подробный "съем" информации в процессе найма на I работу через заявки-анкеты (своего рода расширенные листки по учету кадров), результаты тестирования и интервью. Хорошо поставлен сбор данных косвенным путем: с мест прежней работы или учебы, через "вербовщиков" и по иным неформальным каналам. Кроме того, важное место занимают результаты аттестаций, оценки учебы, рекомендации-характеристики руководителей. Вся эта информация хранится и обрабатывается через интегрированные компьютерные системы компании.

Следующее направление информационного обеспечения кадровой работы - программы внутрифирменной трудовой ориентации и информирования о новых возможностях - связано с расстановкой и перемещением кадров внутри компании. Ин формационная система по труду дает сведения о состоянии корпоративного рынка труда и позволяет самим работникам подавать заявки на свободные рабочие места.

В компании действует центр по ресурсам развития карьеры, в котором есть данные о кадровой политике, методические рекомендации. В практической работе акцент делается на личном контакте кадровых служб с работниками, на совместном поиске решений и установлении доверительных отношений.

При проведении программы высвобождения работников компания устанавливает контакты с местными агентствами по трудоустройству. Если высвобождение не вызвано нарушением дисциплины, "корректирующими действиями", в случае сокращения должности (при реорганизациях, закрытии предприятия или цеха и т.п.) постоянному работнику должны предложить три возможности новой работы в фирме. Если такое предложение связано с переездом на другое место жительства, а работник не может его принять и отказывается от предложения, он попадает в категорию "временно высвобожденных". В течение шести месяцев он имеет преимущественное право занять освободившееся рабочее место. Если в течение этого срока не открылись вакансии, ему вновь предлагается работа в пределах должностной вилки - на ступень ниже или выше, но в другом месте. Отказ должен быть аргументированным, иначе грозит увольнение.

Актуальная задача совершенствования системы управления персоналом - создание интегрированной информационной системы по "человеческим ресурсам", объединение баз данных разных подразделений компании. Основанная на специальном программном обеспечении база данных является главным хранилищем информации по персоналу компании. Современная информационная система по "человеческим ресурсам" обобщает информационные листки по учету кадров и анкеты кандидатов на работу, вносит в них необходимые изменения, обеспечивает обмен данными между линейными и функциональными управляющими.

На большинстве предприятий ЗМ действует заводская информационная система по "человеческим ресурсам". На остальных используются пакеты программ на персональных компьютерах кадровых служб. Современные средства компьютерной, модемной, факсовой связи создают основу для объединения заводских систем и корпоративной информационной системы. Деятельность информационных систем направлена на то, чтобы обеспечить данными линейных руководителей, сделать работу с компьютерной техникой доступной для всех специалистов кадровых служб как в их оперативной и аналитической работе, так и в использовании архивных документов. В реконструкции информационной системы по "человеческим ресурсам" просматриваются качественно новые моменты. Данные поступают по разным каналам, не только от кадровых специалистов, но и от различных групп персонала. Доступ к информации также имеют разные категории работников.

Список литературы

Киллен К. Вопросы управления. М.: Экономика, 1981.

Самыгин С.И., Столяренко Л.Д. Менеджмент персонала. - Ростов н/Д “Феникс”, 1997. 480 с.

Уткин Э.А. Управление фирмой. - М.: “Акалис”, 1996. - 516 с.

Размещено на Allbest.ru