Ознаки, за якими характеризується документ в анотації, називаються інформаційними елементами. Зазвичай це відомості про автора, тематику твору, територіальні й хронологічні межі, про структуру, форму і призначення, мову, стиль, поліграфічне оформлення, наявність таблиць, графіків, інших додатків тощо. Відбір інформаційних елементів здійснюється відповідно до характеру первинного документа, а також відповідно до конкретного призначення анотації. Залежно від призначення (для бібліографічних покажчиків, орієнтованих на різні категорії користувачів; для вміщення в первинному документі; для бібліотечних каталогів і т. ін.) різниться зміст, характер викладу відомостей, їхній обсяг в анотаціях. Тому не можна переймати анотації з одних джерел для використання в інших.

Анотації є засобом повідомлення користувачів про існування документів певного змісту й характеру, вони сприяють орієнтації в документних потоках. Завдяки їм значно полегшується пошук потрібних документів, оскільки користувач заздалегідь одержує відомості про зміст, форму і призначення, особливості, наукову й художню цінність творів.

Анотування найширше використовується для характеристики документів у бібліографічних покажчиках, бібліотечних каталогах та інших сферах бібліотечної діяльності, а також у видавничій справі, книжковій торгівлі з метою інформації та реклами творів друку [21, 57].

Функції анотацій остаточно не визначені й не сформульовані, але більшість фахівців вважають, що для них характерне виконання загальних функцій бібліографічної інформації, а саме: пошукової, комунікативної, оцінної. Пошукова функція здійснюється при визначенні місцезнаходження документа, певні ознаки якого відомі користувачеві. Суть комунікативної функції полягає в повідомленні користувача про існування невідомих йому документів, зміст яких відповідає його інформаційним потребам. Обидві зазначені функції реалізуються насамперед через наявність в анотованому бібліографічному записі бібліографічного опису, але наявність анотації суттєво підвищує пошукові та комунікативні властивості запису.

Оцінна функція властива саме анотації, вона проявляється в наявності позитивної чи негативної оцінки документа, рекомендації його певній категорії користувачів. В основі анотації, складеної на високому професійному рівні, завжди лежить оцінка твору. Об'єктивний аналіз первинного документа, що здійснюється в процесі анотування, вимагає від анотатора виявлення позитивних властивостей і недоліків цього документа. Оцінні елементи іноді є в тексті анотації, але не завжди. Часто оцінка проявляється вже у виборі документів для анотування. Наявність оцінної інформації в анотації сприяє прийняттю користувачем безпомильного рішення щодо необхідності звертання до первинного документа [12, 214].

Щоб функції анотацій максимально реалізувалися, вони мають задовольняти певні вимоги, найважливіші серед яких змістовність і доступність. Змістовність передбачає повноту передачі змісту документа, тобто вичерпний перелік розглянутих у ньому питань та особливостей їхнього розгляду і викладу. Разом з тим в анотації не слід повторювати відомостей, що містяться в назві документа й інших елементах бібліографічного опису. Змістовність анотації невіддільна від її об'єктивності. Анотація має точно передавати тематику твору й позицію автора, а не думку анотатора. У разі принципових неузгоджень між автором твору й анотатором в анотації подають спеціальне застереження.

Вимога доступності задовольняється завдяки чіткості та логічності викладу відомостей, використанню загальноприйнятої сучасної термінології, простоті й зрозумілості мови анотацій.

Анотація має бути лаконічною, конкретною, в ній слід зазначити необхідні факти, імена, дати. Обсяг анотацій встановлюється залежно від їхнього типу та призначення [22, 63].

Вимогу індикативності розуміють як відповідність тексту анотації потребам її конкретного призначення і характеру первинного документа. Вирішальне значення має мета складання анотації, характеристики того посібника, у якому її буде вміщено. Так, складаючи анотації для бібліографічного покажчика з певної теми, доцільно зосередитися на змісті творів, для персонального - на їхньому місці в творчості автора, історії створення. У видавничих анотаціях, які мають насамперед рекламну мету, характеризують не тільки зміст творів, а й видання, тому вони містять відомості про ілюстративні матеріали, науково-довідковий апарат і т. ін.

2.1 Розвиток теорії анотування в кінці 18 та в 19 ст.

У XX ст. розвиток анотування піднімається на новий теоретичний і методичний рівень. Питання методики анотування вперше було порушено на Всеросійському з'їзді з бібліотечної справи (1911), зокрема розглядався досвід анотування художньої літератури в народній бібліотеці-читальні Харківського товариства грамотності. Перші правила складання анотацій зафіксовані в книзі О.М. Белова «Правила складання каталогів алфавітного, систематичного і предметного» (1915). У ній у вигляді додатка, який мав назву «Анотація, або бібліотечна бібліографія», подано правила, в основі яких лежить аналіз досвіду американських і англійських бібліотек, пристосований до бібліотек Росії. Деякі положення О.М. Белова мають значення і в наш час [12, 220].

У 20-х роках XX ст. активізуються дослідження з анотування, що пов'язано з початком видання в 1925 р. друкованих карток, а також публікацією в цей період великої кількості анотованих бібліографічних покажчиків і видавничих каталогів. Потреба в теоретичній розробці питань анотування стимулювала появу в цей період робіт І.П. Жука, М.Є. Мінчиної, Я.Є. Кіпермана, О.Г. Фоміна, присвячених визначенню поняття «анотації», класифікації анотацій, їхньому функціональному призначенню, методиці складання тощо. Так, О.Г. Фомін у праці «Анотації: Теорія і практика їх складання» (1929) подав багато матеріалу, корисного для практиків, зокрема він запропонував схему анотації, до якої входило до 33 інформаційних елементів. Серед них були виділені основні, однорідні за конструкцією і формою. На жаль, подавши велику кількість прикладів, О.Г. Фомін не зміг проаналізувати їх на необхідному теоретичному рівні й зробити узагальнюючі висновки та виробити загальні рекомендації [12, 221].

Основне призначення анотацій у цей період вбачалося в наданні чіткого уявлення про первинні документи, їхню ідейну спрямованість. Особливу увагу приділяли максимально точному визначенню політичної оцінки змісту твору, розкриттю його суті з позицій марксизму, оскільки саме цього вимагали ідеологи бібліотечної справи. На кінець 30-х років стала загальновизнаною необхідність оцінки твору в анотації, але не завжди було зрозуміло, як саме її давати.

У 30-40-х роках бібліотеки й бібліографічні установи активно набували досвід з анотування документів різноманітного змісту. Розробка спеціальної методики анотування переважала дослідження питань загальної методики, теоретичних проблем. Проте накопичення певного досвіду, розробка конкретних методичних положень давали матеріал для подальшого розвитку теорії та методики анотування.

У працях К. Симона, Г. Кричевського, А. Кременецької, Є. Васильєвої, що вийшли в повоєнні часи, були сформульовані нові вимоги до анотацій. Велику увагу продовжували приділяти обробці різноманітних типів документів, а також творів друку з різних галузей знання. Так, методика анотування газетних і журнальних статей розглядалася в працях Н.А. Дилевської та Є.І. Шамуріна, персоналій - у працях Р. Крендель і Б. Пєскіної, особливості складання анотацій до літератури краєзнавчого змісту - в працях В.О. Ніколаєва, В.Т. Витяжкова, Л.А. Левіна [7, 74].

Важливу роль у розробці спеціальної методики анотування відіграли праці Є.І. Рискіної, які розкривають специфіку складання анотацій на твори художньої літератури, Н.П. Зибіна, О.А. Лицкевич, А.В. Кремінецької, що висвітлюють анотування технічої літератури, М.С. Воїнова, який працював над анотуванням літератури з проблем сільського господарства, М. Яковлевої, котра досліджувала анотування літератури з економіки, та ін. Визначна праця Є.І. Шамуріна монографія «Методика складання анотацій» (1959) підсумувала досягнення вітчизняних фахівців у галузі анотування за весь попередній період. У ній зроблено теоретичні узагальнення з практичного досвіду анотування, а також подано загальну і спеціальну методику складання анотацій. Так, Є.І. Шамурін дає визначення анотації, розкриває її значення, обґрунтовує запропоновану ним класифікацію анотацій, загальні принципи анотування, детально розкриває процес анотування, його методи, особливості різних типів анотацій, специфіку анотування різних типів документів тощо. Не з усіма положеннями Є.І. Шамуріна можна погодитися сьогодні, але, безсумнівно, його праця відіграла важливу роль у розвитку сучасної теорії та практики анотування.

2.3 Сучасний етап розвитку теорії анотування

3. Розвиток методики анотування документів

Процес анотування, один з найскладніших і найбільш трудомістких в обробці документів, потребує не лише відповідних знань і навичок, а й творчого підходу. Загальна методика анотування містить основні положення щодо здійснення процесу анотування і головні вимоги до тексту анотації, які слід ураховувати, формуючи його. Оскільки загальна методика не може передбачити всіх можливих варіантів, що потребують у кожному окремому випадку конкретних рішень, розробляють спеціальні методики анотування. Вони розглядають різноманітні методичні прийоми, які доцільно використовувати, складаючи анотації на документи різних видів, з різних галузей знання, документи, що мають різне громадське й читацьке призначення. Проте неможливо передбачити всі можливі й найкращі способи викладу інформації при анотуванні конкретного документа, тому не може бути жорстких однозначних правил, і спеціальна методика здебільшого є рекомендацією щодо таких способів, аналізом накопиченого досвіду [6, 51].

Перш ніж розпочати складання анотації, вирішуються питання про її тип, читацьке призначення, мету створення. Це необхідно для забезпечення єдності обробки однорідних документів, що особливо важливо, якщо анотації складаються для відображення в бібліографічних покажчиках. Лише маючи відповіді на ці запитання, можна визначатися з інформаційною структурою анотації. Інформаційну структуру розуміють як набір інформаційних елементів, що характеризують первинний документ. Інформаційна структура анотації залежить від типу, змісту і форми первинного документа, його цільового й читацького призначення, мети анотування. Якщо анотація готується для бібліографічного покажчика, враховуються цільове призначення, тематика, ступінь охоплення матеріалу, форма цього покажчика.

Значно полегшує роботу анотатора при визначенні інформаційної структури анотації наявність загальних схем їхньої побудови для різних галузей знання та видів документів. У практиці анотування поширені схеми, створені на основі різних підходів до структурування інформаційних елементів. Так, широко відома й активно використовується структура анотації, запропонована Н.І. Гендіною, до якої входять:

Відомості про автора твору.

Стисла довідка про творчість автора.

Відомості про зміст твору.

Оцінка твору.

Стильові особливості твору.

Характеристика художньо-поліграфічного і редакційно-видавничого оформлення.

Читацька адреса [12, 225].

У цілому можна сказати, що анотації на документи наукового характеру найчастіше подають відомості про характер твору, основну тему, розглянуті проблеми, про об'єкти, мету дослідження та одержані результати, у них підкреслюється, що нового вносить твір у розробку теми, чим він відрізняється від інших, близьких до нього за тематикою і призначенням, а якщо цей документ є перевиданням, то вказується на його відмінності від попередніх видань. У разі необхідності можуть бути надані відомості про автора. В анотаціях на твори художньої літератури зазначається жанр твору, національна належність автора, час його життя, тематика і проблематика твору, хронологічна й територіальна ознаки змісту.

Визначивши тип та інформаційну структуру анотації, переходять безпосередньо до процесу анотування. Процес анотування можна поділити на три етапи: підготовчий, основний і заключний. На підготовчому етапі приступають до аналізу первинного документа, у ході якого здійснюють загальне ознайомлення з документом, виявляють фрагменти тексту, що відповідають інформаційним елементам анотації, відокремлення і первинне осмислення цих фрагментів. Аналізуючи документ, передусім ознайомлюють з його титульним аркушем, звертаючи увагу на формальні ознаки: автора, назву, підназву, вихідні дані, потім переглядають видавничу анотацію, зміст, передмову, вступну статтю, післямову, примітки, коментарі, резюме, побіжно переглядають текст твору. Особливу користь анотатору можуть дати висновки, зроблені автором у кінці твору, в кінці розділів, глав, оскільки в них зосереджено найголовніші його думки, результати роботи. Важливо розуміти, що не всі відомості, одержані на цьому етапі анотування, можуть входити до анотації, адже ці відомості можуть бути поверховими, недостатніми для глибокого розкриття змісту і значення документа. Навіть назва твору і назви окремих розділів не завжди дають повне уявлення про його зміст. Тому важливо ознайомитися з повним текстом твору, особливо при складанні рекомендаційної анотації. Для цього звертають увагу на необхідні змістові елементи, цитати, осмислюють прочитане, з'ясовують ідейні позиції автора, головні та побічні теми, логічну структуру твору, його соціальну цінність і значення, типологічні, жанрові та стильові особливості, цільове і читацьке призначення, якість поліграфічного оформлення.

Одночасно з виявленням окремих інформаційних елементів анотації вирішують питання про доцільні засоби стимулювання до читання первинного документа. їх використовують, як правило, при складанні рекомендаційних анотацій. Ці засоби поділяються на три групи: проблемні, аргументні й емоційні. До проблемних належать як постановка питань, що розкривають основні ідеї, концепції, конфлікти твору, наведення різних поглядів на твір, різних його оцінок тощо. Використовуючи проблемні засоби, намагаються немовби залучити користувача до процесу осмислення твору, до дискусії з автором. До аргументних засобів належать такі прийоми, як посилання на авторитетних діячів науки, культури, виробництва, фактичні відомості, що свідчать про значення твору або його теми. В аргументних засобах широко застосовується цитування. До емоційних засобів впливу належить лексика, що містить оцінку твору, цікаві художні деталі й факти, інформація, що має певну новину, інтригу, являє інтерес тощо [12, 226].

Навіть глибоко проаналізувавши документ, не завжди можна виявити всі відомості, необхідні для його характеристики в анотації. Зазвичай це додаткові відомості про автора, історико-літературні довідки про твір, пояснення значення для науки чи техніки проблеми, якій присвячено анотований твір, різноманітні дані про конкретних осіб, країни, регіони, що розглядаються у творі, тощо. Такі відомості анотатор може знайти в довідкових виданнях, бібліографічних покажчиках, видавничих проспектах і т. ін. Щоб дати оцінку твору, доводиться звертатися до критичних статей, рецензій, відгуків. Які саме джерела доцільно залучити, здійснюючи загальний аналіз твору, залежить від складності теми документа, цільового і читацького призначення анотації.

На основному етапі складання анотації переходять до вивчення виявлених ключових фрагментів тексту і більш глибокого осмислення їх. При цьому використовуються два види читання: вивчаюче і реферативне. У процесі вивчаючого читання запам'ятовують інформацію, що стосується змісту тексту. Реферативне читання передбачає вилучення найбільш суттєвої інформації з документа і її узагальнення. Вивчаючи фрагменти тексту, намагаються скласти загальне уявлення про нього. При цьому звертають увагу на особливості тексту і логіку розкриття теми, структуру твору, форму, жанр, читацьке призначення, хронологічні й територіальні межі змісту, стильові особливості, вивчають відомості про автора тощо. Усвідомлення основних характеристик твору здійснюється на рівні цілого, формулюється його узагальнений образ.

Саме на цьому етапі в процесі реферативного читання здійснюється синтезування, згортання інформації. Основними методами такого згортання і надання відомостей при анотуванні є: цитування, перефразування, інтерпретація. Цитування - це дослівне відтворення фрагментів, речень, абзаців первинного документа. У межах цитування можна виділити екстрагування, тобто вибір з тексту найважливіших речень. Суть методу перефразування така сама, як і реферування, тобто застосування прийомів узагальнення й заміни термінів і понять, використаних у первинному документі, перефразування і відображення змісту твору в максимально короткій і загальній формі. При використанні методу інтерпретації характеристика документа здійснюється, виходячи із задуму анотатора, і може бути подана так, як уявляє і розуміє зміст документа анотатор. Такий підхід дає змогу не тільки подати стислу інформацію, а й переосмислити її. У таких випадках допускається певне коментування окремих аспектів твору, задуму автора тощо. Слід мати на увазі, що метод інтерпретації широко використовується також у рецензуванні, написанні відгуків, оглядів, тому, вдаючись до нього, важливо бути обережним, щоб не порушити межі між анотацією та іншими жанрами критичної літератури [12, 228].

Особливо важливо, використовуючи методи перефразування та інтерпретації, зберегти об'єктивність у подачі відомостей про первинний документ, намагатися повно і максимально точно передати позицію автора, зміст твору. Звернення до критичних матеріалів, ознайомлення з фаховою оцінкою твору сприяє формуванню більш вагомої й обґрунтованої думки про нього в анотатора, що обов'язково позначається і на анотації. За браком таких матеріалів анотатор самостійно дає оцінку твору, розкриває його значення, що, звичайно, значно складніше.

Досить часто різні методи подачі матеріалу в анотаціях комбінуються.

Здійснивши узагальнення ознак змісту і формальних ознак первинного документа, доречно зіставити одержані результати з класифікаційними індексами і предметними рубриками, які надано документу на попередніх етапах його опрацювання. Не має бути розбіжностей у характеристиці документа за допомогою різних видів аналітико-синтетичної обробки.

Повністю усвідомивши, що таке документ і якою має бути анотація на нього, складають її план. План анотації є схематичним, тезисним переказом майбутньої анотації, її інформаційним каркасом. Він може бути коротким або докладним, повним. Крім інформаційних елементів у плані відображаються основні прийоми і методи надання інформації про твір. При складанні плану анотації добирають словесні кліше - маркери, що можуть бути використані при складанні її тексту. Так, наприклад, широко використовуються в практиці анотування такі словесні кліше, як: «видатний… письменник…», «ім'я автора широко відоме…», «ідейні переконання автора сформувалися під впливом…», «творчість автора пронизана ідеєю… і належить до періоду…» або «головна (основна, генеральна) тема творчості…», «роман присвячено…», «оповідання і повісті поєднує тема…», «повість (оповідання, роман), що дала назву збірці…» тощо [12, 229].

На заключному етапі процесу анотування текст анотації формулюється, редагується й остаточно оформляється. При складанні тексту анотації отримані на попередніх етапах відомості поєднуються у пов'язану єдиною думкою характеристику документа. Однак анотація не є конспектом твору, його переказом. У ній слід повно і всебічно розкрити зміст документа. Співвідношення відомостей про різні аспекти твору має бути пропорційним. Послідовність викладу може бути різною, наприклад, від загального до конкретного або навпаки - від конкретного до загального.

Анотація має бути стислою, її обсяг становить приблизно 500 знаків, це 70 слів. Проте обсяг рекомендаційних анотацій не регламентується, вони більш розгорнуті. Лаконічність не може ставати на заваді розкриттю змісту.

Текст анотації прагнуть зробити доступним, щоб його легко і правильно сприймали користувачі. Тому в анотації уникають надмірних подробиць і деталей, відомостей, які є в бібліографічному описі, використовують узагальнені формулювання. Мова анотації точна, конкретна і зрозуміла, образні вирази, епітети, стилізовані та специфічні слова, які надають тексту суб'єктивного характеру, вживати не рекомендується. Синтаксис анотації має бути простим, доцільно використовувати короткі прості речення, які складаються з 6-17 слів. Не можна зловживати прикметниками і дієприкметниками, складними граматичними зворотами. Бажано також обмежити використання іменників, оскільки вважається, що чим більше в анотації понять, переданих іменниками, тим складніша вона для розуміння. Якщо ж без іменників обійтися не можна, слід надати перевагу конкретним поняттям над абстрактними. Легше сприймаються в анотаціях дієслова і дієслівна форма викладу.

Спочатку складають чернетку тексту, для економії часу скорочуючи слова. Уважно і критично перечитують її, а потім переписують начисто, одночасно редагуючи, тобто переставляючи слова й речення, уточнюючи терміни, скорочуючи обсяг і т. ін. Потім анотацію остаточно редагують, звертаючи увагу головним чином на літературний бік тексту.

3.2 Складання анотацій різних типів для бібліографічних покажчиків