Анализ системы тайм–менеджмента в магазине "Впрок"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Теоретические и методологические основы формирования и развития тайм-менеджмент

1.1 Понятие, элементы и классификация тайм-менеджмент

1.2 Факторы, влияющие на эффективность тайм-менеджмент

1.3 Методы изучения тайм-менеджмент

2. Анализ системы тайм - менеджмент в магазине «Впрок»

2.1 Анализ системы тайм - менеджмент в магазине «Впрок»

2.2 Краткая характеристика магазина «Впрок»

2.3 Анализ системы тайм - менеджмента в магазине «Впрок»

3. Выявленные факторы, снижающие эффективность системы тайм-менеджмента

4. Рекомендации или мероприятия по совершенствованию системы тайм-менеджмента в магазине «Впрок»

Список использованной литературы

Приложение А Анкета



Введение

Тайм - менеджмент (управление временем) - наука, позволяющая достигать поставленных целей в этом сумасшедшем скоростном мире.

В социологии управления в ХХI веке возрастает потребность в повышении адаптивности организации к неопределенности внешней среды, в повышении эффективности ее работы и скорости реакции на эти изменения. Такая адаптивность на данном этапе развития современного общества является ключевым фактором конкурентоспособности коммерческой организации, залогом ее выживания и развития. Одним из инструментов повышения эффективности работы коммерческого предприятия является внедрение в его организационную деятельность технологий тайм - менеджмента.

Дисциплина тайм-менеджмент оформилось в самостоятельное направление менеджмента организации к концу 60-х гг. ХХ века. Тайм-менеджмент - это совокупность технологий планирования работы, которые человек применяет самостоятельно для повышения эффективности использования своего рабочего времени и для повышения контроля возрастающего количества задач.

Рабочее время большинства современных руководителей уплотнено до предела, рабочий день не нормирован, и все же часто не удается завершить все намеченные дела к заданному сроку. При этом нарастает такое ощущение беспомощности перед лавиной проблем, срочно требующих твоего вмешательства и чувство того, что нехватка времени как нехватка воздуха ведет к тому, что проблемы просто-напросто задавят человека. Все это ведет к стрессовому состоянию, еще более усугубляющему положение.

Такая ситуация в современном обществе носит массовый характер и не только среди руководителей. Наверняка каждый человек может вспомнить немало случаев, когда в один день он должен был решить массу проблем, побывать во множестве мест, при этом он никак не мог решить, в какой очередности лучше всего все это сделать и осознание того, что невозможно сразу и быстро решить проблему распределения времени, что из-за этого можно не успеть или пропустить что-то важное, очень сильно угнетает, заставляет нервничать, портит настроение, что в конечном итоге отрицательно сказывается на самочувствии, работоспособности и уменьшает вероятность того, что все задуманное на день будет реализовано

В такой ситуации единственным решением может стать только применение специальных приемов и методов, имеющих общее название тайм-менеджмент. Само слово «тайм-менеджмент» переводится с английского языка как «управление временем», однако следует заметить, что временем управлять невозможно. Действительно, каждый человек имеет строго определенное количество времени, и у всех людей оно одинаковое. Невозможно как-то повлиять на его количество или скорость его течения. «Управление временем» - это просто громкое название того, что по сути своей является управление самим собой, организацией, людьми с целью ускорения решения проблем, осуществления мероприятий, выполнения работ, действий. Это управление по наиболее рациональному использованию времени.

Тайм-менеджмент -- это относительно новая для России и динамично развивающаяся отрасль менеджмента. Ее основная задача -- выявление принципов эффективного управления временем. Первые идеи о правилах организации рабочего времени появились в 60-х годах прошлого века в странах Запада в ответ на ускорение темпов жизни, а широко применяться стали лишь с 80-х годов. Развитие бизнеса привело к возрастанию нагрузки на людей, занятых в сфере управления. Объем работы менеджеров увеличился настолько, что они начали испытывать хроническую нехватку, как рабочего, так и свободного времени.

Простая и неприятная истина в том, что сегодня мы загружены делами больше, чем когда бы то ни было. Хотя наука этот очевидный факт никак не подтверждает, доказательств тому не придется долго искать. «Доказательства невероятной занятости повсюду, - считает Jana Jasper, эксперт по вопросам производительности труда из Нью-Йорка. Мы слишком быстро разговариваем. Мы постоянно спешим. Мы беремся за важные дела и бросаем их, не доведя до конца. Нас преследует мысль о том, что мы что-то забыли, упустили и что жизнь проходит мимо. Но так ли это на самом деле?»

Царящая последнее время мода на всевозможные устройства и гэджеты, помогающие сэкономить время и увеличить эффективность работы насколько разорительна, что иногда не оправдывает своего предназначения. Но прогресс лишает нас некоторых преимуществ так же легко, как и дает их.

Чем больше гэджетов, позволяющих сэкономить время и облегчить нашу жизнь, мы приобретаем, тем больше занятий мы находим, чтобы заполнить освободившееся время. А хроническая нехватка времени неминуемо приводит к стрессу. Тем не менее, эксперты по тайм - менеджменту уверены: стресса можно избежать. Подумайте, как хорошо с помощью техник тайм - менеджмента увеличить свой день на целый час, освободить час полезного времени!

Сейчас эта проблема необычайно остро воспринимается и российскими управляющими. Как показывает жизненный опыт, решить проблему нехватки времени за счет продления рабочего дня и работы в выходные не всегда удается. Кроме того, это не лучшим образом сказывается на качестве жизни, отнимая время, предназначенное для общения с семьей, отдыха и спорта. Временем, понятно, управлять нельзя, и реальная задача тайм - менеджмента так упорядочить использование времени (и рабочего, и личного времени) дня и недели, чтобы успевать делать все важнейшие дела.

Проблема формирования эффективного использования времени является довольно актуальной для ИП «Впрок», где наблюдаются такие проблемы как отсутствие эффективного распределение времени , опоздание сотрудников, отсутствие единого свода правил, регламентирующего нормы и внутренний распорядок дня.

Объект исследования: индивидуальный предприниматель «Впрок».

Предмет исследования: тайм - менеджмент в магазине «Впрок»

Цель - разработать предложения по совершенствованию эффективного управления временем.

Исходя из поставленной цели, можно сформулировать следующие задачи:

Изучить теоретические аспекты тайм - менеджмента.

Проанализировать причины опозданий сотрудников магазина «Впрок».

Разработать предложения по совершенствованию эффективного использования времени в магазине «Впрок».

Методы исследования: анализ теоретического материала, документов ИП «Впрок».

При написании автором были использованы труды таких авторов как А. Дэвид, Т. Дебра Олкок, Новак Б.В., Архангельский Г.А.

Работа состоит из введения, трех разделов, заключения, списка использованной литературы, приложений.

Во введении обосновывается актуальность данной проблемы, обозначается цель и задачи, определяется объект, предмет и методы исследования.

В первом разделе рассмотрены основные понятия, элементы тайм - менеджмента, ее классификация.

Во втором разделе проводится анализ эффективности тайм - менеджмента.

В третьем разделе приводятся предложения по совершенствованию тайм - менеджмента в магазине «Впрок».



1. Теоретические и методологические основы формирования и развития тайм-менеджмент

1.1 Понятие, элементы и классификация тайм - менеджмента

Если говорить об идее управления временем, то, возможно, она существует ровно столько, сколько существует человечество [10,с. 92].

Проблема времени находится под пристальным вниманием пытливого человеческого ума на протяжении всей истории. Что такое время? Существует ли оно объективно? Куда оно течёт? На эти вопросы, составляющие главную сложность проблемы, пытались и пытаются найти ответы представители различных областей знания. Одни мыслители оставили после себя системы, в которых время рассматривалось или как вещь в себе, или как форма человеческого разума. Другие рассматривали время как основную форму движущейся материи, в котором существует и сам познающий субъект - человек [21, с. 5].

Научно-теоретическое осмысление управление временем имеет сравнительно недолгую историю. Понятие «тайм - менеджмент» употребляется в его современном значении менее трех веков.

Немало интересных и продуктивных определений было дано российскими учеными. Тайм - менеджмент-это:

- способность и умение человека распоряжаться собственным временем

( А. Дэвид) [21].

- это эффективное планирование рабочего времени для достижения целей, нахождение временных ресурсов, расстановка приоритетов и контроль выполнения запланированного (Новак Б.В) [25].

- это ваш волшебный ключик, ведущий к овладению самым ценным: временем (Архангельский Г.А.) [40].

Таким образом, можно обобщить - тайм - менеджмент-система это управление временем.

Одним из родоначальников тайм - менеджмента считается основатель школы научного управления Фредерик Тейлор, который осуществил хронометраж трудовой деятельности рабочего. Также можно упомянуть знаменитого Генри Форда, который ввел на своих предприятиях конвейер и тем самым сократил время сборки автомобилей и расходы времени рабочих, сделав их деятельность более специализированной.

Согласно одним взглядам, время, как объект, не существует, а согласно другим, время, как объект с определёнными физическими свойствами, находится вне субъекта в виде текущих изменений внешнего мира. Вряд ли будет правильно усматривать в этих выводах намеренное сведение проблемы времени к известным и так называемым субъективистским подходам. Скорее наоборот, следует думать, что проблема времени своей парадоксальностью приводит исследователей к тому, что она во многом связана со временем в психике самого человека [27, с. 4].

Согласно полученным данным, каждый человек обладает набором собственных временных свойств, которые открываются ему в реально переживаемой длительности. Таким образом, субъективно кажущиеся свойства времени, относимые теми или иными исследователями то во внешний мир, то приписываемые собственному разуму, выводились на основе их личного отношения к непосредственно переживаемому собственному времени. Последнее утверждение позволяет подойти к проблеме времени с позиций человеческого бытия, т.е. время, как реальность, существует для каждого человека в виде непосредственно переживаемой длительности в пределах его собственного настоящего [27, с. 6].

Проблема постановки целей, выбора приоритетов в делах, и разумного использования времени человеком была поставлена достаточно давно. Одним из первых этот вопрос поднял римский философ Луцилий Сенека. Он утверждал: «Когда я не знаю, на какую гавань мне нужно держать курс, тогда ни один ветер не будет для меня попутным» [38, с. 145]. В своих «Письмах к Луцилию» он призывал своего друга «беречь и копить время, которое прежде отнимали или крали, которое зря проходило» [20, с. 7-8].

Английский ученый, политик и философ Фрэнсис Бэкон писал: «Выбирать время правильно - значит владеть жизнью. Несвоевременность гибельна» [8, с. 214]. Стоит отметить систему управления личным временем Бенджамина Франклина, основу которой составляет выбор долгосрочных и краткосрочных целей, без чего невозможно представить современный тайм-менеджмент.

Полезные советы в этой области не были сведены к серьезному теоретическому обобщению - того и не требовалось на данном витке развития, так как обществу со сравнительной стабильностью в социальных процессах и высокой зависимостью личности от социума и его ритмов было достаточно отдельных рекомендаций. Но, начиная с первых десятилетий ХХ века, системные методы повышения качества и уровня труда отдельного работника стали одним из ключевых направлений, влияющих на повышение эффективности производства.

Для решения проблем, связанных с рациональным использованием рабочего времени существует множество методик, имеющих общее название «тайм-менеджмент». Однако нельзя сказать, что тайм-менеджмент - это такая строгая совокупность правил, следуя которым человек сможет максимально рационализировать свой рабочий день и рабочее время своих подчиненных. Тайм-менеджмент - это совокупность общих методов и рекомендаций, и для каждого человека и организаций следует подбирать их отдельно, индивидуально.

Использование рабочего времени делится на следующие категории:

- Подготовительно-заключительное время - это знакомство с заданием, получение инструментов, материалов, их раскладка в начале смены или в начале обработки партии и все это же в конце смены.

- Оперативная работа - время, но преобразованию предметов труда, которое делится на основное и вспомогательное.

- Организация обслуживания рабочего места - время, которое рабочий тратит на поддержание рабочего места в состоянии готовности, для производительной работы.

- Отдых и личные надобности, зависят от условий труда;

- Непроизводительная работа - время, которое рабочий тратит на работу, которая не является его основной операцией.

- Нарушение трудовой дисциплины;

-Перерывы по организационно техническим причинам, не зависящие от работника.

- Регламентированные перерывы, обусловленные технологиями.

Основные принципы тайм - менеджмента:

1. Кропотливая самостоятельная работа.

Качественную, эффективную систему организации своего времени человек может разработать только самостоятельно. Эту важную работу нельзя поручить консультанту или секретарю. Получая информацию о существующих системах и методах построения собственной, поддержку принятия решений и толчок к самосовершенствованию - не нужно считать предлагаемое вам правилом, не подлежащим сомнению. Выбрать подходящее решение и перестроить его под свои потребности сумеете только вы сами.

2. Индивидуальность решения.

На Западе понятие тайм - менеджмента, как правило, связывают с набором конкретных унифицированных подходов. В России важную роль играет человеческий азарт, в состоянии которого мы способны свернуть горы, запнувшись при этом на простой попытке подойти к творческому процессу с линейкой, таблицей и секундомером. Для нашего менталитета поиск приемов организации времени связан с глубоким анализом индивидуального стиля работы конкретного человека. О стереотипах планирования не может идти и речи - такую «смирительную рубашку» могут использовать с пользой для себя только личности структурированного типа. А между тем люди более хаотичного склада также стремятся добиться эффективности и успешности. В организации личного времени важны не общие правила, а индивидуальный стиль, который человек для себя находит. Если он для него комфортен, это дает максимальную эффективность. Заострить же внимание следует скорее на тех методах, которые позволяют ориентироваться даже в условиях неопределенности. Поэтому немаловажно определиться с такими параметрами, как темперамент человека, сенсорные предпочтения, биоритмы его организма, рабочие цели и т.п.

3. Необходимость отслеживания собственной эффективности.

Используя хронометраж, можно выявить моменты непростительного расхода времени и обнаружить его скрытые резервы. При анализе полученных данных рекомендуется использовать метод сравнения достигнутого с максимально возможным, а не достигнутого с запланированным, как это делается в западных технологиях тайм -менеджмента. Но главный результат использования хронометража - появление определенного умения постоянно самостоятельно отслеживать свою эффективность. Учет собственного времени в течение нескольких недель вырабатывает особого рода внимание к времени, и человек начинает совершенно по-другому смотреть на свои действия.

4. Мышление, направленное на эффективность.

Первостепенную роль играет непосредственное изменение мышления. Человек, который научился определять неэффективные процессы и совершенствовать их, стремящийся к оптимизации и повышению результативности - в силах применять имеющиеся методы, настроить их под свои нужды или разработать свои. А сами технические приемы организации времени и личной работы и непосредственное их воплощение в жизнь - это, как раз, дело техники. Единожды произошедшее изменение сознания начинает работать и приносить свои плоды в любом виде деятельности [50].

5. Достижимость и неисчерпаемость резервов эффективности.

Основополагающий принцип, рядом с которым несравнимы никакие технологические вопросы. Исходя из предположения, что резервы эффективности, развития и самсовершенствования не только реально достижимы, но и потенциально неисчерпаемы, поиск нужного решения и разработка необходимого метода - вопросы чисто тактические и заведомо решаемые.

1.2 Факторы, влияющие на эффективность тайм-менеджмент

Управление временем -- это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб [4, с.137].

Задача тайм - менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.

Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности:

Первостепенные задачи -- это дела срочные и важные. Попытка отложить такие дела на потом создаст Вам ненужные проблемы -- за них нужно приниматься самому и немедленно.

Далее идут дела важные, но не срочные. Такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Несрочные и важные дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать. Для того, чтобы такого не произошло, заранее предусмотрите для них временной резерв.

Срочные, но не важные задачи мало сказываются на Вашем успехе. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на Вашей эффективности. Такие дела отнимают большую часть Вашего временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать или уменьшать их количество.

Логично предположить, что несрочные и неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении.

Эффективный тайм - менеджмент подразумевает тщательно продуманное планирование каждого дня, которое надо составлять предшествующим этому дню вечером. Именно планирование, если, конечно, его придерживаться, позволит сэкономить уйму времени. План лучше записывать на листке бумаги, а потом, по мере выполнения того или иного пункта, вычеркивать его и, при необходимости, добавлять новый.

Согласно принципам тайм - менеджмента, все дела в плане желательно разделить на три группы. Первая из них включает в себя первостепенные, не терпящие отложения, дела и предполагаемые проблемы, которые могут возникнуть в подлежащий планированию день. Проблем, для эффективного тайм - менеджмента, нужно определять не более двух. Все эти вопросы, независимо от того, какие чувства они вызывают, надо решать непременно именно в тот день, на который они намечены.

Вторая группа составляемого плана, - это важные, но не требующие немедленно исполнения, дела. Их можно выполнить, если в намеченный день внезапно высвободится часть рассчитанного на что-то другое времени. Если же сделать что-то важное, но не срочное, в этот день не удастся, со временем оно перекочует из второй группы плана в первую.

Третья группа плана для личного тайм - менеджмента состоит из мелких рутинных дел. Эти мелочи необходимо не только учитывать при планировании, но и как можно быстрее ликвидировать, - они имеют особенность вносить разлад в любую, даже очень хорошо организованную, деятельность [38].

Составление таких групп особенно важно, если применяется тайм - менеджмент в организации среднего и более масштаба. Он помогает определить наиболее значимые моменты работы всех сотрудников этой организации, включая и их руководящий состав. Однако для повышения продуктивности коллектива одного составления групп будет недостаточно. Согласно правилам тайм - менеджмента, каждое крупное дело при планировании нужно разбить на несколько подпунктов. В этих подпунктах следует подробно расписать цели выполнения той или иной работы, способы достижения целей и основные задачи этой работы. Затем для каждой группы дел надо определить оптимальное время, когда они будут выполняться, и примерную продолжительность выполнения.

Кроме того, правила тайм - менеджмента включают в себя учёт необходимости личного участия человека в реализации какой-то задачи. Например, в организациях исполнение каких-то дел можно поручить специально обученному персоналу, на который при этом возлагается и ответственность за качество работы.

К общему плану распределения времени, для повышения эффективности тайм - менеджмента, целесообразно добавить ещё один план, служащий альтернативой первому в случае возникновения каких - то форс-мажоров. Такой план является своего рода экстренным выходом из критических ситуаций. Он не только позволит быстро принимать верные решения, но и существенно сбережёт нервы и время, если случится что-то непредвиденное.

Приступать к работе нужно, руководствуясь составленным планом и выполняя все его пункты последовательно. Такая последовательность - гарантия успешности любого начинания. К тому же, она способствует повышению продуктивности процесса и увеличивает скорость выполнения любой работы. Однако для того, чтобы максимально организовать своё время, следует руководствоваться максимумом основных принципов тайм - менеджмента.

Основным же методом, помогающим эффективно использовать рабочее время, является планирование времени. Планирование - есть структурирование времени для наиболее хозяйственного его использования при достижении каких-либо целей и задач, стоящих перед руководителем или организацией. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным.

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование приносит выигрыш во времени. Опыт показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом.

Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. Не следует тратить на планирование более 1% общего планового времени.

Планирование всегда осуществляется исходя из целей. Основой для любого планирования служит долгосрочная цель или долгосрочные цели. На основе долгосрочных целей устанавливаются цели среднесрочные и краткосрочные. Это происходит следующим образом: исходя и цели жизни или миссии организации, выделяются ряд подцелей, достижение которых должно способствовать достижению основной цели жизни. Это цели долгосрочного характера. В каждой из этих целей выделяется ряд подцелей, желательно по временному признаку (которые должны быть осуществлены в ближайшие годы, в ближайший), достижение которых должно способствовать достижению целей долгосрочного характера. Таким же образом на основе целей на год выделяются цели на месяц, декаду, день. Далее осуществляется анализ сильных и слабых сторон человека или организации, которые могут иметь отношение к достижению целей. Это делается для того, чтобы поощрять сильные стороны и работать над слабыми. Этот анализ служит основой для среднесрочного и краткосрочного планирования [45].

Сам процесс планирования заключаются в том, что формулируются результаты и устанавливаются сроки, которые отводятся для их достижения. Результаты должны соответствовать целям. При этом желательно соблюдать некоторые правила планирования.

1) Во-первых, следует осуществлять планирование в письменном виде. Чтобы план был не просто перечнем дел, которые необходимо выполнить за день, стоит его делать еще и мотивирующим инструментом - ориентировать его на результат. Например, писать в списке не «сделать то-то», а «то-то сделано», чтобы по окончанию дела можно было поставить рядом с это записью жирную галочку. Это одно из сильных мотивирующих средств.

Во-вторых, следует учитывать результаты предшествовавшего анализа использования рабочего времени. В процессе данного анализа выявляются ошибки, присущие данному руководителю в планировании своего рабочего времени и способы нейтрализации последствий этих ошибок.

В-третьих, не следует планировать полностью весь свой рабочий день. Считается, что следует планировать не более 60% своего времени, а 40% оставить незапланированным: 20% непредвиденное время и 20% спонтанное время.

Следует устанавливать четкие временные нормы на выполнение дел и решение проблем, которые не допускали бы доделку недоделанного и решение недовешенного в незапланированное время. Если эти дела и вопросы должны были быть решенными в запланированное время. Практика показывает, что на любое дело тратится ровно столько времени, сколько его есть в распоряжении, поэтому следует устанавливать четкие временные рамки, которые бы позволяли выполнить необходимое, и при этом не превышали необходимое для выполнения время.

2) Для решения вопроса о перепоручении дел следует разделить дела по степени их срочности и важности. При этом наиболее срочные и важные задачи следует решать руководителю немедленно, важные. Но не срочные можно отложить, остальные же 2 категории дел (неважные, но срочные и неважные и несрочные) следует передавать для решения подчиненным. Несрочные дела следует про ранжировать по времени, необходимому для каждого из них и при появлении свободного времени можно заняться сокращением этого списка - для этого желательно всегда иметь его под рукой.

3) Следует регулярно пересматривать планы, так как в виду постоянного изменения окружающей среды может оказаться так, что некоторые планы руководства организации и менеджера уже не будут соответствовать целям организации и соответственно будут нуждаться в корректировке.

Планы должны быть реалистичными и согласованными, причем согласованными не только друг с другом, но и с планами коллег, подчиненных, более высокого уровня руководства.

Можно выделить большое количество различных факторов, приводящих к потерям времени. Часть из этих факторов являются следствием неграмотных действий руководителя, часть происходят независимо от него, а часть связана непосредственно с личностью руководителя, однако на большинство из них руководитель имеет возможность повлиять или хотя бы снизить потери времени, происходящие из-за воздействия этих факторов. Рассмотрим эти группы факторов.

К первой группе отнесем те факторы, которые являются следствием неграмотных действий руководителя. К ним относятся бесплановость работы, плохо налаженный в организации обмен информацией, отсутствие четкого распределения работ по степени их важности, выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными, слабая мотивация труда. Руководитель может выявить эти факторы и попытаться их устранить каким-либо образом.

Рассмотрим эти факторы:

1) Бесплановость работы. Является результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации. Бесплановость работы ведет к постоянным перерывам для различного рода «уточнений», разъяснений, необходимых для дальнейшей работы различных отделов, подразделений и отдельных работников. При этом отвлекаются не только те, кто обращается за информацией, но и те, к кому обращаются за информацией.

Плохо налаженный в организации обмен информацией. Передавая информацию, любой человек всегда уверен, что ее получатель полностью осознает и понимает ее смысл, однако это не всегда так. Каждый имеет свои рамки восприятия, которые могут искажать полученную информацию. Далеко не все современные руководители решили эту задачу для себя и своих сотрудников и ввели на своих фирмах унифицированную систему приема и передачи информации. Во многих организациях обмен информацией между подразделениями происходит в виде испорченного телефона, часто в процессе неформального общения. Также примером отсутствия стандартов передачи информации может служить отсутствие единого стандарта объяснения клиенту по телефону местоположения организации - «каждый объясняет, как может».

Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. Это зачастую приводит к тому, что руководитель сначала делает дела, которые на самом деле не имеют большого значения. При этом на них расходуется значительное время, необходимое для решения действительно важных проблем.

Выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными. Чаще всего руководитель выполняет подобные задачи в случае, если он не доверяет подчиненным, считая, что они смогут выполнить данную задачу так же качественно, как и он, сам, то есть речь идет об отсутствии уверенности в должной квалификации сотрудников организации. В качестве примера можно привести прием клиентов именно менеджером, а не наделение какого-либо сотрудника полномочиями работы с клиентами, личный разбор почты, а не поручение секретарю сортировки входящей корреспонденции.

2) Слабая мотивация труда. Слабая мотивация труда приводит к низкой производительности труда, в большей степени это касается не руководителя организации, а его подчиненных, однако на предприятии эта проблемы может иметь место и низкая производительность труда будет вести к дефициту времени.

Ко второй группе отнесем факторы, которые, которые не зависят от руководителя. Это работа с корреспонденцией, большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени, а также «воры времени». Руководитель не может избавиться от этих факторов и может лишь попытаться максимально уменьшить их влияние на потери времени.

Рассмотрим эти факторы:

1) Работа с корреспонденцией. Исследования свидетельствуют, что 20 - 30% своего времени руководитель тратит на разбор корреспонденции, просматривая в день до 100 документов, из которых лишь 30 по настоящему нужны. Подсчитано, что в деловой переписке объем ненужных сведений доходит до 15-20%, а по всем каналам из внутренних источников сведений поступает на 30%, а из внешних - на 40%.

Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени. Примерами могут служить такие дела, как оформление помещений, в которых проводится ремонт, выбор мебели, необходимость лично проверять различные параметры деятельности организации, зачастую это связано с некомпетентностью подчиненных или нежелание их брать на себя ответственность, когда они сами обращаются к руководителю с «просьбами помочь».

2) «Воры времени». «Воры времени» - это непредвиденные дела, большинство из которых требуют срочного решения и не могут быть перепоручены подчиненным. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел. Существует много различных видов «воров времени»:

- телефонные звонки;

- заглядывающие к нам люди;

- проблемы с компьютерным оборудованием;

- изменение очередности работ, навязываемое коллегами;

- недостаток организационного планирования;

- неумение слушать других людей;

- неудовлетворительная организационная структура;

- исправление ошибок, которых можно было бы избежать;

- нерешительность в деловых вопросах;

- плохо организованные и скоординированные собрания;

- отвлекающие факторы на рабочем месте;

- чрезмерная офисная бюрократия;

- бесполезные дискуссии о своей работе и работе других.

К третьей группе отнесем факторы, которые непосредственно зависят от личности руководителя. Это постоянная спешка, постоянные доработки дома, суетливость. Чтобы снизить влияние этих факторов на рабочее время руководитель должен постараться измениться, иначе, эти факторы не позволят рационально использовать ему свое рабочее время. На мой взгляд, это самая серьезная группа факторов, так как чтобы эффективно управлять своим мнением, необходимо сначала измениться самому, а потом уже пытаться изменить окружающую действительность, а изменить самого себя - это очень тяжело, особенно человеку, который уже видит себя независимым, грамотным и зрелым во всех отношениях.

Рассмотрим эти факторы:

1) Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.

2) Постоянные доработки дома. Постоянные доработки дома порождают замкнутый круг, когда человек не успевает в рабочее время выполнить свои дела и решить все проблемы, в итоге он вынужден решать их дома за счет своего свободного времени, отдыха и личной жизни. Человек не имеет возможность полноценно жить, отдыхать и в результате у него снижается работоспособность, что приводит к недоработкам и снова к необходимости дорабатывать дома. Этот замкнутый круг является следствием неправильно организованного рабочего времени, и разрушить его бывает очень даже тяжело.

Суетливость. Суетливость является результатом плохой организации рабочего дня, она также зависит от импульсивности и особенностей человека. Суетливому человеку тяжело выбрать, а какое дело взяться, он часто «мечется» между двумя делами, одинаково срочными и одинаково длительными в решении, он никак не может выбрать, за какое из них взяться, и из-за этого происходит трата времени.

тайм менеджмент эффективность планирование

1.3 Методы изучения тайм-менеджмент

Для того чтобы в соответствии с требованиями стратегии фирмы изменять и развивать тайм - менеджмент, его надо глубоко изучить. За последние два десятилетия было предложено множество методов изучения тайм - менеджмента.

Управление временем - это технология организации времени и повышения эффективности его использования. В некотором роде это не столько набор техник, сколько стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире.

В управлении временем (тайм менеджменте) можно выделить следующие процессы:

-Постановка цели. Определение и формулирование цели .

-Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.

-Реализация - конкретные шаги и действия в соответствие с намеченным планом и порядком достижения цели.

-Контроль достижения цели и выполнения планов 17, с. 346].

Для того, чтобы добиться успеха необходимо правильно выбрать цели. У каждой фирмы, у каждого менеджера есть одна основная, важнейшая цель, которая разбивается на множество небольших промежуточных целей низшего уровня, достижение которых обеспечивает достижение цели более высокого уровня и, в конечном счете, высшей цели. Нужно устанавливать ясные согласованные между собой цели, которые могут быть обращены в непосредственные действия, чтобы их можно было непосредственно планировать. Четко определенные, зафиксированные

на бумаге цели автоматически приобретают обязательный характер, побуждают к постоянному анализу, перепроверке и ревизии.

Ситуационный подход представляет собой своего рода реестр личных ресурсов (средств для достижения целей) и позволяет выяснить, что следует поощрять (сильные стороны) и над чем ещё надо работать (слабые стороны).Путём анализа своих способностей менеджер определяет, что вообще он может сделать, т.е. каким личным потенциалом для достижения своих целей он располагает. С другой стороны, менеджер должен ясно представлять себе свои слабости, чтобы избегать действий, которые могут способствовать проявлению подобных «качеств», или принять меры к избавлению от этих недостатков. Помочь в этом может составление баланса своих крупнейших неудач и поражений и выделение, следствием отсутствия каких качеств они были».

Планирование призвано обеспечить хозяйское использование самого ценного ресурса - времени. Чем лучше распределено (т.е. спланировано) время, тем лучше оно может быть использовано в личных и профессиональных интересах руководителя. Планирование означает подготовку к реализации целей и структурирование времени. Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том,что планирование времени приносит выигрыш во времени. Общий практический опытна производстве показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом. Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. От общего планового периода (год, месяц, неделя, день) надо максимально 1% времени тратить на планирование.

Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, чтобы перепоручать менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки, менеджер должен ясно представлять свой временной бюджет и совокупность задач. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

Для выявления причин траты времени мной была разработана анкета для работников магазина «Впрок».

Анкета

Е№	Вопрос	Вариант ответа
		да	нет
1	Знаете ли Вы примерное распределение времени (в процентном соотношении), необходимого для выполнения предстоящих дел?
2	Записываете ли Вы сроки, задачи и активность в дневнике времени?
3	Оцениваете ли Вы работу, прежде чем приступить к ней?
4	Тратите ли Вы слишком много времени на телефонные разговоры, которые не имеют серьезного значения?
5	Уделяете ли Вы слишком много внимания мелким незначительным делам или частностям?
6	Предрасположен ли Вы к тому, чтобы все делать самому?
7	Болтаете ли Вы с коллегами, прежде чем приступить к работе?
8	Занимаетесь ли Вы в первую очередь личными делами?
9	Откладываете ли Вы часто важные дела?
10	Заканчиваете ли Вы телефонный разговор, непосредственную беседу или совещание, если всякое продолжение кажется бесполезным?



2. Анализ системы тайм - менеджмент в магазине «Впрок»

2.1 Краткая характеристика магазина «Впрок»

«Впрок» - это сеть магазинов в Республике Татарстан, предлагающих товары повседневного спроса. Магазины сети относятся к формату «дрогери» (от нем. «drogerie») - экономичные магазины у дома, в которых можно купить товары как по уходу за собой, так и за своим домом.

Первый магазин «Впрок» был открыт в октябре 1999 г. В настоящее время сеть насчитывает 40 магазинов, в т.ч. 30 - в г. Набережные Челны, 8 - в г. Нижнекамск и 2 магазина в г. Казань. Ежедневно покупки в магазинах «Впрок» совершает более 16 тысяч человек, что свидетельствует о высокой популярности магазинов среди жителей крупнейших городов Татарстана.

Ассортимент магазинов «Впрок» насчитывает более 9000 наименований:

-моющие и чистящие средства

-средства ухода за волосами и телом

-средства личной гигиены, бумажные изделия

-декоративная косметика

-туалетная вода

-канцтовары

-колготки и носки

-продовольственные товары

-хозяйственные товары

-посуда

-товары для детей

-товары сезонного и аукционного ассортимента

Сейчас можно уже с полным правом сказать, что «Впрок» находится среди лидеров по объему продаж непродовольственных товаров повседневного спроса в розницу в Республике Татарстан.

Численность сотрудников магазинов «Впрок» составляет более 700 человек. У компании имеется собственный Учебный Центр, в котором проводятся начальное обучение для новых сотрудников, а также регулярные тренинги.

Поставки в магазины сети осуществляются централизованно из Распределительного центра ООО «Впрок-сервис», площадь которого составляет 2500 кв. м.

В данной магазине работает 9 человек, из них 2 человек представляют управленческий персонал, а 7 человека - торговый персонал. Штатное расписание ООО «Впрок» представлено в таблице 1.1.

Таблица 1.1 - Штатное расписание ООО «Впрок» на 2012 год

Руководители и специалисты	Кол-во	Торговый персонал	Кол-во
Администратор	1	Кассир	2
Старший менеджер	1	продавцы-консультанты	5
Итого	2	Итого	7

Непосредственно в магазине в настоящее время работают старший менеджер, продавцы-консультанты. Таким образом, торговый персонал в салоне составляет 85%.

Анализ возрастной структуры персонала ООО «Впрок» показал, что большая часть работников (80%) - молодые люди в возрасте от 18 до 24 лет; 12,5 % сотрудников в возрасте от 25 до 29 лет; 7,5 % - работники в возрасте от 35 до 45 лет (см. рисунок 2.2).



Рисунок 2.2 - Возрастная структура работников ООО «Впрок», 2012 г. (%)

По уровню образования структура коллектива представлена следующим образом: 30%, имеют высшее образование, 50% сотрудников, в основном молодые специалисты, имеют неполное высшее образование, 20% - среднее профессиональное образование.

Данная организация существует 13 лет, часть сотрудников предприятия (40%) работают в данной организации от 1 до 2 лет, с самого основания работают только 30% сотрудников, менее 1 года в организации работают 30% сотрудников.

2.2 Анализ системы тайм - менеджмента в магазине «Впрок»

По оценкам аналитиков и самих продавцов магазин «Впрок» - один из самых быстроразвивающихся в России. При этом конкуренция на нем, как и положено, на развитом рынке, очень высока: основные игроки идут, как правило, «ноздря в ноздрю», и поэтому нельзя давать себе ни малейшей поблажки. Нельзя упускать ни единой возможности быть хоть в чем-то эффективнее и лучше других. Нужно находить ресурсы, которыми можно управлять, чтобы добиться результата, успевать впереди конкурентов, контролировать время.

Руководство магазина пришло к пониманию, что нужно как можно более эффективно использовать ресурс - время. Этот ресурс нужно направлять в первую очередь на достижение стоящих перед компанией целей. Администратор магазина «Впрок» с компанией «Организация Времени» сделали несколько заметных проектов, провели тренинги и консультации, с тем, чтобы внедрить идеи тайм - менеджмента в организации.

«Временем нельзя управлять в одиночку». Эти методики в первую очередь, с точки зрения своего личного управления временем, рассматривал администратор магазина. Ежедневно перед администратором стоит множество задач. Поэтому он рассматривал тайм - менеджмент именно в применении к себе, потому что есть как личные дела, так и дела магазина, на которые нужно время. И уже потом, когда началось внедрение этой системы, стало ясно, что нужно решать задачи вместе со всем рабочим персоналом.

Время - это такая категория, где нельзя управлять одному, все должны действовать совместно.

Контроль поручений. Для того, чтобы система тайм - менеджмента работала в рамках всего магазина, нужно было в первую очередь настроить систему управления поручениями. Сегодня в магазине есть четкая система поручений и контроля. Поручения даются устно, по электронной почте или на бумаге, и все попадают в единый список, по которому отслеживаются сроки исполнения. Если что-то не исполняется вовремя, администратор получает уведомления. Далее исполнитель отчитывается перед руководством, и принимается решение: либо перенести срок, либо предпринять что-то еще. Главное в том, что ни одно поручение не теряется, не забывается - потому что оно находится под контролем, что очень важно.

Таким образом, время не расходуется впустую. Все четко, все расписано, время каждого человека используется максимально эффективно.

Администратор распределяет задачи по подчинённым, расставляя приоритеты и разделяя их по проектам. А значит, нет необходимости держать всё в голове; модификации выполняются просто и в каждый момент времени есть актуальная версия происходящего.

При необходимости администратор наглядно видит как ход работ по проекту, так и загруженность конкретного сотрудника. Как итог - существенно экономится время всех сторон, но особенно - администратора, а эффективность работ при этом повышается.

В случае, когда общая картина ясна и наглядна, повышается качество расстановки и изменения приоритетов, а значит - выполняется меньше лишней работы или работы, сделанной не вовремя. Вся история по ходу работ сохраняется автоматически, а значит, разбор и анализ конфликтной ситуации требует минимум времени и является объективным для обеих сторон.

В результате, сокращается время на непроизводительный труд, и больше ресурсов остаётся для самого проекта.

Введение простейших регламентов на ввод и представление информации по проекту, а также автоматически накапливаемая системой история по ходу работ позволяют легко переключать сотрудников между задачами, уменьшать или увеличивать количество исполнителей.

«Впрок» используя такую систему управлению, наиболее эффективно распределяет рабочее время администратора и сотрудников магазина.

Анализ системы тайм - менеджмента в магазине «Впрок» был проведен на основе опроса, анкета которого представлена в главе 1.3

В анкетировании участвовали все сотрудники магазина «Впрок».

Наглядно уровень занятости работников посторонними делами можно проследить по рисунку 2.3.



Рисунок 2.3 - Уровень занятости работников посторонними делами в магазине «Впрок»

В анкетировании участвовали все сотрудники магазина «Впрок».

В ходе исследования было выявлено, что только 43% сотрудников магазина оценивают работу, прежде чем приступить к ней, в то время как 57% начинают приступать к ней сразу, не вникая в суть дела. Примерно такое же положение отмечается в отношении разговоров по телефону, так как разговаривают по телефону во время работы 54%, в то время 46%не делают этого во время работы.

2.3 Выявленные факторы, снижающие эффективность системы тайм-менеджмента

В результате исследований были выявлены следующие факторы снижающие эффективность системы тайм-менеджмента:

1) Работники не планирует работу ни свою, не своего отдела.

2) Работники не вникают в суть дела.

3) Разговоры по телефону на рабочем месте.

Разговоры по телефону занимают очень много времени. Это плохо сказывается на выполнение работы. Некоторые сотрудники пытаются работать и разговаривать одновременно. Этого делать нельзя. Это ведет к невнимательному выполнению работы.

Телефон является наиболее часто используемым и наиболее утомляющим средством коммуникации и тем самым наиболее частым источником «помех» в деловой жизни. Из десяти менеджеров девять проводят у телефона по крайней мере один час в день, а четверо из десяти разговаривают по телефону более двух часов в день.10 телефонных «грехов»

1. Неясная цель разговора.

2. Импровизация в подготовке к разговору.

3. Неблагоприятное время для звонка.

4. Поиски номера абонента.

5. Звонок без предварительной подготовки документов.

6. Предварительно не записаны ключевые слова.

7. Не объясняется цель разговора.

8. Монологи вместо выслушивания с постановкой вопросов.

9. Не ведется последующая запись разговоров.

10. Неконкретные договоренности.



3. Рекомендации или мероприятия по совершенствованию системы тайм-менеджмента в магазине «Впрок»

Для того что бы система тайм-менеджмента работала в магазине «Впрок»,нужно было в первую очередь настроить систему управления поручениями на управлении делами руководителя. Сегодня в магазине «Впрок», есть четкая система поручений и контроля. Поручения даются устно, по электронной почте или на бумаге, и все попадают в единый список, по которому отслеживаются сроки исполнения. Если что-то не исполняется вовремя, администратор магазина получает уведомления, и на их основе запрашивает дополнительную информацию, почему случился сбой. Далее исполнитель отчитывается перед администратором магазина, и принимается решение: либо перенести срок, либо предпринять что-то еще. Главное в том, что ни одно поручение не теряется, не забывается - потому что оно находится под контролем, что очень важно.

Следующий шаг после налаживания системы контроля поручений - внедрение единых стандартов тайм-менедмжента в компании. Например, администратору магазина нужно назначить встречу. Он берет свой коммуникатор, смотрит числа, находит «окно» - и называет время. Если какая-то встреча назначается не администратором магазина, то старший продавец планирует ее, выбирая свободное время, а администратор магазина видит это обновление в своем календаре и уже знает, когда и с кем предстоит встретиться. Соответственно можно дать поручения своим подчиненным подготовить материалы к этой встрече. Таким образом, время не расходуется впустую. Все четко, все расписано, время каждого человека используется максимально эффективно. И самое главное - вся информация хранится на сервере. Это значит, что электронное письмо не потеряется - оно стало полноценным документом.

В магазине «Впрок» возникают неожиданные вопросы и проблемы, которые сбивают график, нарушая выполнение важной работы, вынуждают терять концентрацию, отвлекаясь на них. Все выше сказанное поможет не тратить в пустую время. Вовремя и качественно выполнять свою работу.

Ведь как глоссит известный афоризм : «Время-деньги».



Список использованной литературы

I Нормативно-правовые материалы:

1. ГОСТ 7.0.5 - 2008. Издания. Выходные сведения. Общие требования и правила оформления. М., 2008. 43 с.

2. ГОСТ Р ИСО 9001 - 2008. Системы менеджмента качества. Требования. М.: Стандартинформ, 2008. 43 с.

3. Конституция Российской Федерации. М.: Приор, 2001. 32 с.

II Специальная литература:

4. Волошко Н.И., Ляшко А.А., Снитко А.П., Ходыкин А.П. Товародение, экспетиза и стандартизация. М.: Дашков и К, 2008. 456с.

5. Голубков Е.П. Основы маркетинга. М.: «Финпресс», 2009. 656 с.

6. Давыдов Р.Н. Ассортимент розничных торговых предприятий: понятие, формирование, оценка // Вестник Белгородского университета потребительской кооперации. 2010, № 2. С. 339-345.

7. Денисов В.Т., Авдеева Е.С. ABC-анализ и сезонная компонента торгового предприятия // Российское предпринимательство. 2011, № 1-2. С. 104-109.

8. Дудакова И.А. Изучение рынка как фактор развития розничной торговли // Российский внешнеэкономический вестник. 2009, № 11. С. 51-59.

9. Елисеев В.А., Андреева И.Н. Управление ассортиментом торгового предприятия // Вестник Северного Кавказа. 2010, Т. 20. № 4. С. 65-68.

...