Роль інформаційно-комунікаційної системи управління у моделюванні пріоритетних напрямів діяльності сучасної бібліотеки

Размещено на http://www.allbest.ru/

Роль інформаційно-комунікаційної системи управління у моделюванні пріоритетних напрямів діяльності сучасної бібліотеки

Мілена Петрова

Нові пріоритети у діяльності бібліотеки в умовах інформаційного суспільства зумовили потребу удосконалення та оновлення її системи управління. Процес інформатизації з його небувалим розмахом та динамікою сприяв збільшенню світових обсягів знань на початок ХХІ ст. у 250 разів, а з 1991 р. вони щорічно подвоюються. За таких умов саме світова бібліотечна мережа, на думку фахівців, є найбільш підготовленою, і тому найбільш ефективною, інфраструктурою, яка здатна модифікувати і великою мірою інтенсифікувати процес інформатизації суспільства [3].

Отже, своєчасне вирішення завдань, пов'язаних із упровадженням нових технологій у практику роботи з електронними бібліотечно-інформаційними ресурсами та використанням інновацій в інформаційній сфері, є невід'ємною умовою успішного функціонування сучасних бібліотек. Важливим чинником забезпечення їх ефективної діяльності є створення інформаційно-комунікаційної системи управління, яка сприятиме розробленню та реалізації моделей пріоритетних напрямів функціонування.

Актуальність означеного завдання зумовлена необхідністю вирішення наявних суперечностей, які накопичились останнім часом у бібліотечній практиці. Одним із найбільш важливих напрямів роботи бібліотеки в сучасних умовах є формування електронних ресурсів, соціальна значущість яких постійно зростає, водночас загострюється проблема забезпечення системного управління ними. Виникає необхідність визначення пріоритетів комплектування та використання електронних ресурсів відповідно до сучасних запитів користувачів на фоні обмежених можливостей щодо впровадження техніко-технологічних і комунікаційних засобів. Брак управлінського досвіду в організації формування електронних ресурсів актуалізує потребу створення концептуальних засад вирішення цієї проблеми в бібліотекознавстві шляхом розроб-лення власних управлінських структур і моделей з врахуванням специфіки функціонування бібліотеки в умовах інформатизації.

Нині перед українськими бібліотеками постає кардинальне завдання - забезпечити ефективне управління інформаційними ресурсами з метою надання доступу до віддалених інформаційних масивів і максимально повного задоволення інформаційних потреб користувачів. На думку відомого фахівця бібліотечної справи В. Дригайла, суть бібліотеки майбутнього - це управління знаннями, тому необхідно осмислити й прийняти як основну тенденцію в інформаційному світі - умову комплектування фондів бібліотек усіх рівнів новими книгами, матеріалами і документами як у звичайному, так і в електронному форматах [2, 7].

Теоретичні засади організації і техніки управління бібліотекою були закладені відомими вченими-бібліотекознавями Л. Хавкіною, О. Чубар'яном, І. Фруміним. На жаль, упродовж ХХ та на початку ХХІ ст. проблеми управління бібліотекою досліджувались не досить активно. Найбільш ґрунтовно цією проблематикою займалися українські і російські вчені: А. Ванєєв, І. Давидова, В. Дригайло, В. Ільганаєва, М. Карташов, Л. Петрова, М. Слободяник, Ю. Столяров, І. Суслова, Н. Тю- ліна. Вивченням окремих аспектів управління формуванням бібліотечно-інформаційних електронних ресурсів опікувалися О. Баркова, Т. Батурина, Н. Васильченко, В. Горовий, Л. Костенко, Т. Лигун, Т. Майстрович, І. Павлуша, А. Соляник, Ю. Столяров, В. Терезин, Г. Шемаєва та ін.

Успішне здійснення управління в сфері формування електронних бібліотечно-інформаційних ресурсів є досить складним завданням. Справа у тому, що формування електронних ресурсів - це складник загального процесу формування фондів бібліотеки, пов'язаного з напрямами і пріоритетами її діяльності, статусом і станом фінансування, профілем комплектування і обсягом фондів, рівнем комп'ютеризації і програмного забезпечення, контингентом користувачів і їхніми інформаційними потребами, іншими параметрами, які визначають унікальність бібліотечного закладу. Важливо мати чітке уявлення про основні параметри бібліотеки: місію і цілі діяльності, організаційно-функціональну структуру, місце системи управління у загальній структурі організації, а також особливості зовнішніх і внутрішніх комунікацій.

Відомо, що управління організаціями ґрунтується на більш-менш однакових принципах, методах і способах. Але для того, щоб адаптувати їх до особливостей конкретної бібліотеки, потрібно застосувати беззаперечний інструмент вирішення організаційно-управлінських завдань - науковий метод моделювання.

Одним із перших ґрунтовне розроблення можливостей застосування моделей у дослідженнях бібліотечного фонду здійснив відомий бібліотекознавець Ю. Столяров. Він запропонував моделювати бібліотечний фонд поетапно, зазначивши, що при необхідності, в модель можна вносити корективи, обумовлені результатами використання фонду, відмовами абонентам, а також змінами в соціально-економічному і культурному розвитку контингенту абонентів, у бібліотечній ситуації регіону [6].

Переваги моделювання полягають в тому, що будь-яка модель - це спосіб перетворення вхідної інформації у вихідну, а також можливість здійснення аналітичної роботи та прогнозування. Моделювання виступає методом аналізу певних ситуацій, подальшої перевірки можливої реалізації потрібних рішень та оцінки наслідків їхнього прийняття, що є досить ефективним при вирішенні завдань управління. Отже, моделі - це допоміжний інструмент для інформаційного забезпечення управлінської діяльності [1].

У сфері управління, де визначальним чинником успішного розвитку організації є своєчасне, науково обґрунтоване та виважене прийняття рішень, роль одержуваної інформації важко переоцінити. Саме тому інформаційні моделі управління є досить ефективним способом вивчення навколишнього середовища, адже вони дають змогу визначати наслідки можливих дій, рішень. Сьогодні існує багато методів побудови різних моделей та спеціальних алгоритмів вирішення управлінських завдань за допомогою наукового методу моделювання.

Так, на переконання В. Годіна і І. Корнєєва, моделі є важливим допоміжним інструментом для інформаційного забезпечення управлінської діяльності. Для підтвердження цього висновку науковці запропонували схему поетапної діяльності, яка демонструє поетапний процес моделювання управлінської діяльності для подальшого вирішення управлінських завдань. Вона передбачає такі кроки: реальний об'єкт - побудова моделі об'єкта - вивчення властивостей об'єкта та варіантів вирішення завдань - побудова алгоритмів вирішення управлінських завдань - управлінська діяльність [1].

Моделювання управління формуванням електронних бібліотечно-інформаційних ресурсів є складним процесом, він має свою характерну специфіку. Перш за все, ця проблема має розглядатися у контексті загальносистемного підходу до бібліотеки як складної соціально-інформаційної інституції, котрій притаманна функція управління. Остання й забезпечує збереження та розвиток основних її властивостей відповідно до суспільної місії, цілей і завдань. Водночас, вирішення проблеми моделювання процесу управління формуванням електронних бібліотечно-інформаційних ресурсів є прерогативою окремої структури та повинно реалізовуватись безпосередньо в рамках системи управління бібліотекою. На практиці моделюванням в багатьох організаціях займаються спеціально визначені структурні підрозділи: інформаційно-аналітичні відділи, служби контролінгу, якості та надійності, маркетингу тощо.

Так, саме управлінська система бібліотеки реалізує життєво важливу для управління функцію: регулювання, коригування та організації. Її виконання забезпечується окремими специфічними елементами, сукупність яких і утворює систему управління. На практиці вона часто ніби повторює загальну структурно-функціональну організацію бібліотеки, що є раціональним і логічним підходом до реалізації основних її функцій за допомогою управлінського впливу. Вектор управлінського впливу дає змогу стабілізувати діяльність бібліотеки та визначити пріоритети розвитку, підтримуючи динамічну рівновагу із зовнішнім середовищем; націлити на досягнення пріоритетної мети, зберігаючи специфіку якісної визначеності функціонування; формувати бібліотечні фонди, враховуючи сучасні інформаційно-комунікаційні потреби користувачів; удосконалювати систему обслуговування користувачів, задовольняючи широкий спектр їхніх запитів на основі врахування бажаних форм надання інформації.

Процес управління є постійною, безперервною, свідомою діяльністю системи управління. Він має циклічний характер. Його дія спрямовується на розроблення планів, заходів, проектів, ідей для реалізації цілей функціонування бібліотеки. Вплив системи управління на об'єкт управління найчастіше має вигляд координації, узгодження, регулювання, вибору оптимального варіанта діяльності структурних підрозділів чи окремих працівників бібліотеки.

Між керуючою та керованою системами постійно відбуваються інформаційно-комунікаційні процеси, що мають двосторонній характер. Як об'єкт, так і суб'єкт управління є одночасно і джерелом інформації, і її отримувачем. Зазначимо, що інформаційні комунікації системи управління мають складну структуру: від прямого інформаційного зв'язку із зовнішнім середовищем, зокрема потоком директивної інформації, яка трансформується в суб'єкті управління в результаті логіко-розумової діяльності (згідно з обраними цілями, наявними ресурсами і технологіями) та визначає майбутній стан бібліотеки, до зворотного інформаційного зв'язку, котрий відображає стан діяльності об'єкта управління, його структурних підрозділів та одночасно свідчить про дієвість і ефективність прийнятих рішень.

Таким чином, в сучасних умовах система управління має інформаційно-комунікаційний характер. Він проявляється як на рівні управління бібліотекою загалом, так і на окремих напрямах її діяльності. Зазначене підтверджує, що на сьогоднішній день фактично вже сформувалась інформаційно-комунікаційна система управління бібліотекою (ІКСУБ). Нині вона потребує свого ґрунтовного осмислення, визначення, підтримки та впровадження в практику як найбільш ефективної в сучасному інформаційному середовищі. На рисунку представлено концептуальну модель ІКСУБ у складі бібліотеки як суб'єкт управління, що демонструє інформаційно-комунікаційні зв'язки з об'єктом управління.

Концептуальна модель інформаційно-комунікаційної системи управління бібліотекою (ІКСУБ) та її зв'язки з об'єктом управління

бібліотека інформаційний комунікаційний управління

Розроблення моделі управління формуванням електронних бібліотечно-інформаційних ресурсів повинно забезпечуватися ІКСУБ та визнаватися нею як пріоритетний напрям управління бібліотекою, ґрунтуватися на беззаперечному факті, що електронні ресурси - це актуальний складник загального бібліотечного фонду, який сприяє розвитку бібліотеки та підвищує її імідж.

Використовуючи концептуально загальні принципи управління в бібліотечно-інформаційній сфері для здійснення управлінських процесів у конкретній бібліотеці, потрібно враховувати важливість інформації, зокрема, її отримання, перетворення, використання, згідно з прийнятою технологією управління. В ІКСУБ використовується значний обсяг інформації: первинної і вторинної. Первинна інформація, що надходить до ІКСУБ, структурно поділяється на внутрішню і зовнішню.

Внутрішня інформація охоплює сукупність таких основних відомостей:

про результати діяльності бібліотеки (основні показники);

про бібліотечний персонал;

про стан реалізації та ефективність внутрішніх технологічних циклів та напрямів діяльності;

про стан матеріально-технічної бази;

про наявні проблеми в організації діяльності.

Зовнішня інформація містить відомості:

про законодавство, нормативно-правові акти, відомчі розпорядження;

про інформаційно-комунікаційні потреби читачів, користувачів;

про постачальників (документів, обладнання, техніки і технологій);

про інновації в бібліотечно-інформаційній сфері та суміжних сферах;

про нові технології та можливості їх упровадження в бібліотеці;

про стан підготовки майбутніх фахівців (для подальшої роботи в бібліотеці);

про партнерів та конкурентів.

Вторинна інформація фактично є результатом (проміжним чи остаточним) перетворення первинної інформації в процесах управління, тобто результатом діяльності ІКСУБ. У свою чергу, цю інформацію можна класифікувати як нормативно- розпорядчу та аналізаторно-прогностичну.

Нормативно-розпорядча інформація включає:

накази і розпорядження по бібліотеці;

стратегічні, поточні і оперативні плани і заходи;

проекти і програми;

технології, процедури, нормативні вимоги, правила виконання певних операцій і дій.

Аналізаторно-прогностична інформація охоплює:

аналіз діяльності бібліотеки та її структурних підрозділів;

відомості про результативність комунікацій та

взаємозв'язки між основними характеристиками внутрішнього середовища книгозбірні;

узагальнюючі відомості та оцінку стану діяльності бібліотеки;

розроблення прогнозів і пріоритетів її розвитку.

В процесах управління аналізаторно-прогностична інформація трансформується в реальну оцінку наявного стану бібліотеки та напрямів її діяльності. Вона ґрунтується на висновках, отриманих у результаті оброблення зібраних даних. Саме ця інформація дає змогу ІКСУБ аналізувати ефективність взаємозв'язків між основними характеристиками внутрішнього бібліотечного середовища та визначати оптимальну координацію і кооперацію дій з реалізації окремих напрямів діяльності в ході досягнення поставлених цілей і пріоритетів.

У свою чергу, аналіз і оцінка наявного стану діяльності бібліотеки та її структурних підрозділів дає можливість прогнозувати їх майбутнє шляхом розроблення прогностичних моделей, що ґрунтуються на оціночному прогнозуванні, на результатах порівняння реальної (фактичної) інформації та прогнозованої. Отже, аналізаторно-прогностична інформація є базовим складником більшості управлінських рішень в ІКСУБ, які приймаються. Провідне її місце зумовлюється тим, що формується вона в результаті ґрунтовного аналізу та оцінювання, розрахунків, статистичних даних, логіко-розумових висновків керівника бібліотеки та його професійного досвіду. Водночас, варто пам'ятати, що вирішення проблеми (за умови вчасного отримання необхідної інформації та її структурування) на 80 % залежить від керівника, а побудова моделі лише прискорює процес прийняття ним управлінського рішення, надає впевненості у правильності обраної стратегії.

Важливим чинником підвищення ефективності та удосконалення діяльності ІКСУБ є здійснення системного аналізу як бібліотеки загалом, так і її структурних підрозділів зокрема, на основі системного архетипу, який розуміється як початковий, формальний прообраз, певна ідея [4]. Його сутність полягає в спрощеному розумінні проблемної ситуації, що склалася, з обов'язковим виділенням у ній головного. Системні архетипи накопичуються як досвід роботи, осмислена закономірність подій. Згодом вони формуються в набір архетипів певних ситуацій, знання про які допомо- гає керівнику ідентифікувати проблеми, оцінювати внутрішню і зовнішню ситуації та швидко знаходити правильне управлінське рішення. Архе- типні уявлення про управлінські ситуації дають змогу в реальній практиці оперативно визначати як кількісні, так і якісні чинники, що впливають на розвиток певного процесу.

Наприклад, у ході дослідження проблем управління формуванням електронних бібліотечно- інформаційних ресурсів серед основних чинників, які впливають на вибір рішення, фахівці називають: наявний рівень доступу до ресурсів, інтелектуальну власність, рівень потреб користувачів в електронних послугах бібліотеки, оперативність виконання запитів, якість надання послуг, стан управління цим актуальним напрямом, рівень довіри до керівництва, мотивацію до нововведень тощо. Можливості архетипного уявлення про проблему управління формуванням електронних ресурсів сприяють вибору моделі управління, яка є найбільш адекватною ситуації, що склалася, та може підвищити якість управління цим важливим напрямом діяльності. На думку науковців, у сучасних умовах динамічних змін саме архетипне бачення проблем стає ефективним засобом реалізації управлінських рішень [4].

Водночас варто враховувати, що системний архетип взаємопов'язаний з людиною-керівником, котрий приймає рішення, і об'єктом управління, котрий потребує удосконалення. Отже, здійснюючи системний аналіз з метою подальшого прогнозування розвитку бібліотечної діяльності та вибору систем підтримки управлінських рішень, доцільно використовувати й можливості системного когнітипу, зокрема когнітивного (пізнавального) моделювання. Його переваги полягають, насамперед, у тому, що він сприяє поглибленому розумінню ситуації керівником, надає можливість концептуально уявити процес прийняття управлінського рішення. В якості основного конструкту системного аналізу системний когнітип може бути двох видів: збіжний (конвергентний) та розбіжний (дивергентний) [5].

При дослідженні управління формуванням електронних ресурсів конвергентний когнітип забезпечує необхідні умови для зіставлення та приведення процесу вирішення проблеми до бажаного результату, коли цілі ще не досить чітко визначені. У процесі застосування конвергентного когнітипу важливими є ідентифікація і формалізація проблемної ситуації, що створюють необхідні умови для практичного вирішення проблеми. Фахівці з теорії управління розглядають конвергентність як забезпечення умов для стійкого спрямування інформаційних процесів до визначених цілей. Відповідно й інформаційні системи, які його враховують, - це конвергентні системи управління та прийняття рішень [5].

Отже, використовуючи можливості конвергентного когнітипу, керівництво бібліотеки повинно структурувати наявну інформацію для планомірного і стійкого спрямування вирішення складних управлінських завдань відповідно до визначених цілей. Зокрема, необхідно відокремити один від одного цілі, засоби і дії; визначити головну ціль, внутрішні і зовнішні цілі; множину засобів розділити на кінцеву кількість частин; контролювати всі аспекти вирішення проблеми, порівнюючи цілі і засоби; не випускати із поля зору незначні чинники тощо [5].

Названі підходи можуть найбільш ефективно впроваджуватися в межах повноважень ІКСУБ шляхом безперервної планомірної і свідомої діяльності, що має циклічний характер та спрямовується на розроблення концепцій, стратегій, моделей, планів, заходів, проектів, інновацій, нових ідей. Реалізація комплексної функції управління ІКСУБ у моделюванні концептуальних підходів до управління формуванням електронних ресурсів як пріоритетного напряму діяльності бібліотеки забезпечить її стабільну роботу, сприятиме досягненню визначених цілей та збереженню специфіки її діяльності відповідно до суспільної місії, удосконаленню процесу формування бібліотечних фондів на основі врахування сучасних інформаційно-комунікаційних потреб користувачів та задоволення широкого спектру їх запитів як щодо традиційних, так і електронних форм надання інформації.

Список використаної літератури

1. Годин В.В. Информационное обеспечение управленческой деятельности : учебник / В. В. Годин, И. К. Корнеев. - М. : Мастерство ; Высшая школа, 2001. - 240 с.

2. Дригайло В.Г. Основы организации работы библиотеки вуза : научно-практическое пособие / В. Г. Дри- гайло. - М. : ЛИБЕРЕЯ-БИБИНФОРМ, 2007. - 624 с.

3. Зайцев В. Н. Библиотеки - сердце информационного общества / В.Н. Зайцев // Библиотека. - 2004. - № 4. С. 4-7.

4. От архетипов к когнитипам в менеджменте / С. С. Бачурина, В. И. Максимов, Е. Г. Малышева, А. Н. Райков // Информационное общество. - 2001. - Вып. 6. - С. 26-30.

5. Райков А. Н. Конвергентное управление и поддержка решений / А. Н. Райков. - М. : Издательство ИКАР, 2009- 245 с.

6. Столяров Ю. Н. Библиотечный фонд : учебник / Ю. Н. Столяров. - М. : Издательство «Книжная палата», 1991. - 271 с.

Размещено на Allbest.ru