Законы организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Пензенский Государственный Университет

Факультет Экономики и Управления

Курсовая работа

по дисциплине: Теория организации

на тему: Законы организации

Подготовила:

Суркова К.О.

Проверил:

Воробьёв В.П.

Пенза, 2010 год



Содержание

Введение

1. Понятие закона в общественных науках

2. Основные законы организации и их влияние на деятельность организации

3. Законы организации второго порядка

3.1 Закон информированности - упорядоченности

3.2 Закон единства анализа и синтеза

3.3 Закон композиции и пропорциональности

4. Специфические законы организации

Заключение

Список используемых источников



Введение

Каждый человек в течение всей жизни так или иначе связан с организациями. Именно в организациях или при их содействии люди растут, учатся, работают, вступают в многообразные отношения, развивают науку и культуру. Под организацией понимается организационно-правовая форма, созданная и объединённая группой лиц, взаимодействующих друг с другом на основе принятой системы и структуры, методов и функций управления, во имя достижения корпоративных целей и решения социальных потребностей общества, путем поиска и реализации организацией новых экономических возможностей. Безусловно, организация очень сложный организм. В нём переплетаются интересы личности и групп, стимулы и ограничения, жёсткая технология и инновации, дисциплина и свободное творчество. Организации уверенно развиваются, когда имеют обоснованную стратегию и эффективно используют ресурсы. Они перестраиваются, когда перестают отвечать избранным целям. Они погибают, когда оказываются неспособными выполнить свои задачи. Любая организация характеризуется такими элементами, как производительность, заинтересованность, микроклимат в коллективе, кадровый, технический и научный потенциал.

Основной элемент организации - человек. Между людьми в организации возникают многообразные отношения, строящиеся на различных уровнях симпатии, престижа и лидерства. Большая часть этих отношений стандартизована в виде правил и норм. Однако многие нюансы организационных отношений не отражены в нормативных документах либо в силу своей новизны, либо в силу сложности или нецелесообразности. Именно поэтому и возникает необходимость в организационных законах для регулирования внутриорганизационных отношений и отношений организации с внешней средой.

Управленческая деятельность в организации всегда связана с риском невыполнения намеченных планов и принимаемых решений. Для того чтобы эффективно управлять организацией необходимо знать, что представляет собой организация как самостоятельная структура, какие признаки лежат в её основе, какие процессы протекают в её жизни и на каких законах основана её деятельность. Знание этих законов позволяет осуществить эффективное управление рисками, выбирать варианты достижения поставленной цели.

Жизнедеятельность организаций протекает так же, как и общества, подчиняясь действию законов, частных, общих и всеобщих (универсальных). Между этими группами законов есть определенная взаимосвязь и взаимообусловленность.

Актуальность выбранной мной темы определяет то, что законы играют решающую роль в теории организации, поскольку образуют фундамент этой дисциплины. Они позволяют использовать в процессах управления научно обоснованные методы, дают возможность составить представление о возможных путях достижения поставленной цели организации, полагаясь не только на собственный опыт и интуицию, но и с учетом опыта, накопленного человечеством за многовековую историю развития организационных систем. Проблема некоторых руководителей состоит в том, что многие из них не знают даже элементарных законов организации и, руководствуясь здравым смыслом, часто приходят к неверным результатам. Да, безусловно, путь освоения этих законов требует больших временных, нервных и ресурсных затрат. Однако профессиональное использование законов организации ведёт к стремительному движению компании в сторону устойчивости и процветания.

Разработанность. Законы организации второго порядка достаточно полно рассмотрено в литературе. Данную тему исследовали такие российские и зарубежные ученые как: Алиев В.Г., Холл Р.Х., Мильнер Б.З., Мескон М., Рогожин С.В., Смирнов Э.А., Семенков И., и др.

Цель данной работы состоит в том, чтобы рассмотреть и изучить законы организации второго порядка и определить их влияние на развитие и функционирование организации.

Задачи работы:

- Рассмотреть понятия «зависимость», «закон», «закономерность». Выявить их сходства и различия;

- Изучить основные законы организации;

- Подробно остановиться на рассмотрении законов второго порядка, а именно: «Закон информированности-упорядоченности», «Закон единства анализа и синтеза» и «Закон композиции и пропорциональности»;

- Рассмотреть специфические законы «Закон Эшби» и «Закон разнообразия».

Структура курсовой работы обусловлены целью и задачами работы и соответствуют порядку их решений. Работа состоит из четырёх разделов, заключения и списка используемых источников информации.



1. Понятие закона в общественных науках

В процессе функционирования организаций

Деятельность любой организации подчиняется действию различных зависимостей, законов и закономерностей, которые являются важной составной частью всех процессов, происходящих в организации.

В процессе функционирования организаций возникает большое количество самых разнообразных устойчивых и неустойчивых связей. При поверхностном рассмотрении они воспринимаются как нечто случайное. Тем не менее, в подавляющем своем большинстве все эти связи подчинены социальным законам и закономерностям.

Применительно к социальным организациям под законом понимается устойчивая, объективная связь явлений или событий, присущая достаточно большому количеству организаций и обладающая неизбежной повторяемостью в сходных условиях. В соответствии с социальными законами складываются отношения между организациями и людьми, работающими в этих организациях. Для удобства практического использования отдельные социальные чаконы фиксируются в законодательных актов и нормативных документов, определяющих поведение больших групп людей.

В отличие от многих законов материального мира действие одного и того же социального закона может обладать различной степенью интенсивности в однотипных ситуациях, что вынуждает нас рассматривать социальный закон не как постоянную характеристику или устойчивую связь явлений, а как некоторую тенденцию, имеющую определенную степень достоверности.

Проявление действия законов в отношении социальных организаций всегда содержит элемент неопределенности, поскольку развитие организаций тесно связано с деятельностью людей. В ряде случаев эта неопределенность может быть оценена вероятностью наступления или не наступления того или иного события. Для оценки степени отклонения поведения отдельного человека или организации от правил, устанавливаемых социальным законом, принято выделять три основных типа неопределенностей неизвестность, случайность и расплывчатость.

Случайностями в теории организации принято называть факторы, подчиняющиеся социальным законам и допускающие оценку возможности их реализации с использованием методов математической статистики и теории вероятности.

Под расплывчатостью следует понимать относительную неопределенность, возникающую из-за наличия в законах и описаниях условий их действия формулировок, допускающих неоднозначное толкование.

Зависимость - это наличие и содержание взаимосвязи между входными и выходными параметрами какой-либо системы, т. е. причинно-следственных отношений одного явления к другому. Например, сходные по количественным и качественным характеристикам ресурсы (кадровые, финансовые, материальные, информационно-технологические) в результате производственного цикла могут быть трансформированы в продукты или услуги, резко отличающиеся друг от друга.

Зависимости подразделяют на объективные и субъективные, общие и частные, формальные и неформальные, долговременные и кратковременные, детерминированные и вероятностные и другие.

Объективные зависимости формируются независимо от воли и сознания людей, т. е. люди не могут ни уничтожить, ни изменить либо преобразовать их. При этом они могут и должны познавать их, чтобы сделать более гармоничными условия своего существования. Принимая во внимание эти зависимости (например, характера трудовой активности человека от его возраста, статуса, внутренней установки, семейного положения или продолжительности жизненного цикла товара, услуги и самой организации от состояния внешней и внутренней среды), руководители и персонал смогут повысить результаты совместной деятельности в стандартных условиях или заблаговременно подготовиться к деятельности в неблагоприятной ситуации и принять в случае необходимости адекватное решение.

Субъективные зависимости вырабатываются законодателями, руководителями отраслей и предприятий для достижения определённых целей. Они носят временный характер (например, Указы Президента РФ, Постановления Правительства РФ) и разрабатываются для регулирования каких-либо сфер деятельности, процессов или социальных явлений до принятия соответствующих законов. С течением времени такие зависимости (как и законы, принятые на их основе) могут вступать в противоречие с реальной ситуацией, игнорироваться гражданами и даже наносить вред отдельным предприятиям, организациям и обществу в целом.

Закон в организации - это связь между элементами, имеющая необходимый, существенный, устойчивый и повторяющийся характер.

Закон организации может реализовываться в активном и пассивном режиме. При активном режиме работники организации, зная объективный, не зависящий от них характер действия закона, будут его учитывать и использовать в деятельности организации. При пассивном режиме работники организации, не принимая во внимание объективное действие закона, вынуждены лишь приспосабливаться к результатам его действия, которые могут быть и негативными для организации.

Объективные законы носят название законов организации, а субъективные законы - законов для организации.

Понятие закономерности рассматривается в науке двояко. В узком смысле «закономерность является частью закона», а в широком смысле - закономерность выступает как совокупность взаимосвязанных по содержанию законов, обеспечивающих устойчивую тенденцию или направленность в изменении системы. Открытие социальных законов позволило представить развитие общества как естественноисторический процесс. В культуре отдельных государств и цивилизаций имеется немало общего («динамического»), отражающего единство человечества и указывающего магистральное направление его развития. Отмечая закономерный характер истории социума в динамическом плане, мы должны внимательно исследовать и богатство специфических отличий, индивидуальных «отклонений» от общесоциологических «норм», объяснять причины «нетипичных» явлений, которые также являются закономерными.

Закон (закономерность) имеет механизм действия и механизм использования. Механизм действия: это формирование зависимости выходных параметров от входных; Механизм использования - это набор правил и норм для реализующего механизм действия работника с указанием перечня его прав и ответственности. Организация всегда испытывает два воздействия - первое со стороны закона, второе со стороны руководителя. Если механизм действия и механизм использования согласованы, это приводит к эффективной деятельности организации. Результат выполнения закона представляет собой входное воздействие для выполнения закона на следующем иерархическом уровне организации. Невыполнение закона в некотором подразделении или на некотором уровне иерархии может привести к общему срыву поставленных целей организации.

Выявление законов и закономерностей развития организационных систем может идти, в основном, двумя путями:

а) анализ большого количества конкретных организационных систем (исследование этапов их развития, факторов общности и различия, формулирование закономерностей развития на основании статистической обработки полученного материала, апробация полученных закономерностей на вновь выбранных системах);

б) перенос закономерностей, известных в других областях развития на базе принципа универсальности развития сложных систем. Такой перенос должен производиться не механически, а в результате серьезной работы по сопоставлению, выявлению факторов общности и различия, проверке действенности переносимых закономерностей, их корректировки.

Закономерность существенно отличается от закона тем, что последний всегда вписывается в строгую, устойчивую систему действительности, закономерность же входит в весьма непостоянные текучие системы, изменяющиеся в зависимости от круга обобщенных ею фактов и изменения внешних условий. Закономерность богаче закона конкретным содержанием: кроме глубоких внутренних связей, относящихся к одному или нескольким законам, она отражает черты явлений, порожденные для данной связи причинами. Закон богаче закономерности тем, что относится к большей массе соответствующих явлений, охватывает всю совокупность этих явлений. Кроме того, если закономерность выявляется обязательно в результате обобщения фактов, то закон может быть выявлен в ходе теоретического анализа и уже в дальнейшем подтвержден (или опровергнут) фактами.

Естественно, что в законе отражается лишь основная, главная черта действительности, но на деле действительность - сложнейший организм с многочисленными связями, отношениями, признаками. Чтобы понять законы действительности, нужно пройти многие промежуточные ступени, звенья. Если рассматривать генезис закономерностей, то они как и законы порождаются самой действительностью, выступают отражением ее причинно-следственных связей.

Диалектика понятий «зависимость», «закономерность» и «закон» отражена на рисунке 1:

Рисунок 1:

Говоря о ключевых понятиях данной главы, хотелось бы наконец-таки выявить их соотнесённость:

Таким образом, прослеживается довольно явная взаимосвязь между зависимостью, как причинно-следственным отношением одного явления к другому, закономерностью, как объективно существующими устойчивыми связями между явлениями, их причинами и следствиями, и законами, отражающими общие, устойчивые, повторяющиеся отношения между ними.

Законы открываются, как правило, на базе уже открытых закономерностей, что соответствует общему ходу человеческого познания, которое идет от единичного (зависимость), к особенному (закономерность) и всеобщему (закону).

Все вышесказанное непосредственно относится к законам организации и характеризует их как устойчивые организационные связи единого целого.

Однако можно выделить общие законы теории организации и специфические законы, являющиеся предметами изучения таких, скажем, конкретных организационных наук, как теория социальных организаций, теория управления, организация производственных систем и др. В этой связи рассмотрим более подробно общие и специфические законы организации и характер их проявления.



2. Основные законы организации и их влияние на деятельность организации

Закон - это общепринятое правило, которое признается обязательным для исполнения. Все живое и неживое на земле подчиняется законам природы. Жизнедеятельность людей также регламентируется законами общественного развития и постановлениями государственной власти. Для человека главным государственным законом является Конституция - основной закон нашей страны, обладающий высшей юридической силой и устанавливающий основы политической, правовой и экономической жизни. Также каждого человека в той или степени постоянно касаются ещё и неписаные законы: нравственности, морали, чести и пр.

Применительно к социальным организациям под законом понимается устойчивая, объективная связь явлений или событий, присущая достаточно большому количеству организаций и обладающая неизбежной повторяемостью в сходных условиях. Социальные законы определяют отношения между людьми и группами и проявляются в процессе их деятельности.

В соответствии с социальными законами складываются отношения между организациями и людьми, работающими в этих организациях.

Многие из социальных законов фиксируются в форме законодательных актов либо нормативных документов, определяющих поведение больших групп людей.

В отличие от законов материального мира действие одного и того же социального закона может обладать различной степенью интенсивности в однотипных ситуациях, что вынуждает нас рассматривать социальный закон не как постоянную характеристику или устойчивую связь явлений, а как некоторую тенденцию, имеющую определенную степень достоверности. Эта особенность действия социальных законов существенно отличает их от большинства законов, известных в естественных науках.

Существуют объективные и субъективные законы: объективные - законы организации, а субъективные - законы для организации. Среди объективных законов выделяют три типа (группы) законов:

- общие, или социальной организации, отражающие процессы формирования и развития компаний и жизнедеятельности персонала;

- основополагающие и законы второго уровня, или «фоновые». (Рис. 2).

Основными законами теории организации, имеющими внешнюю и внутреннюю направленность, являются:

Основополагающие:

- закон синергии;

- закон самосохранения;

- закон развития;

«Фоновые»:

- закон единства анализа и синтеза;

- закон информированности и упорядоченности;

- закон композиции и пропорциональности.

- закон Эшби

- закон Разнообразия

Основополагающие законы организации:

- закон синергии.

Любая организация характеризуется следующими элементами: производительность, заинтересованность, научный потенциал, отношение к внешней среде, микроклимат в коллективе, кадровый потенциал, технический потенциал, перспективы развития, имидж. Они определяют потенциал организации, ее способность к деятельности. Процесс существенного усиления или ослабления потенциала материальной системы называется синергией.

Закон:

Для любой организации существует такой набор элементов, при котором ее потенциал всегда будет либо существенно больше простой суммы потенциалов входящих в нее элементов (людей, компьютеров), либо существенно меньше.

Задача руководителя заключается в том, чтобы найти такой набор элементов, при котором синергия носила бы созидательный характер.

Заранее спроектировать условия достижения синергии достаточно трудно. Также трудно оценить возможное увеличение общего потенциала организации. Измерение синергетического эффекта пока не производится. Однако проводятся накопления статистических данных о влиянии синергии, формируются простейшие модели условий ее достижения.

Для успешной реализации закона синергии существует ряд методов. Метод «вопросы и ответы» наиболее прост в организационном исполнении, его реализация может быть частично формализована с помощью компьютера путем создания информационной базы возможных вопросов, ответов и последствий их реализаций. Весьма перспективен метод «конференция идей», в основе которого лежит стимулирование процесса мышления на уровне сознания. С обычной конференцией здесь мало общего. Основные принципы данного метода:

- число участников 4-12;

- запрещаются насмешки, критика, даже позитивная;

- для обсуждения;

- формулируются 1-2 зависимые друг от друга задачи;

- продолжительность конференции - 30-50 мин;

- ведется запись всех предложений, в том числе и абсурдных.

В США, распространен метод «мозговой атаки», в его основе лежит стимулирование подсознания, который является неиссякаемым источником человеческого духа, появления блестящих идей.

Все методы должны быть направлены на усиление действий закона синергии.

Закон самосохранения. Теоретической основой для анализа общего состояния организации является закон самосохранения.

Закон: каждая материальная система (организация, коллектив, семья) стремится сохранить себя (выжить) и использует для этого весь свой потенциал (ресурс).

В аналитическом виде данный закон имеет следующий вид:

У Ri > У (V1i + V2i)

Где:

Ri - потенциал (ресурс) организации в области i (экономика, политика, финансы и так далее), способствующий ее развитию.

V1i - ресурс внешнего разрушительного воздействия.

V2i - ресурс внутреннего воздействия, стремящегося ликвидировать организацию или нанести ей ощутимый вред.

Таким образом, общая сумма созидательных ресурсов организации должна быть больше суммы внешних и внутренних разрушительных ресурсов. Левая часть в формуле называется “энергией удержания”, а правая - “энергией ликвидации”. Энергия удержания должна быть больше, чем энергия ликвидации.

Для анализа положения организации очень важен показатель «уровень самосохранения» (УР). Он вычисляется по формуле: разность ресурсов удержания и ликвидации поделить на суммарный объем ресурсов удержания:

УР= (У-Л/ У) * 100%

Представляют практический интерес 7 уровней самосохранения. В них встречаются такие характеристики как: «организацию следует немедленно ликвидировать» или же «Нормальная, благоприятная ситуация в рыночной экономике».

Как поддерживать на достаточном уровне или увеличить положительный ресурс организации (то есть ресурс удержания)? Этого можно добиться за счет правильной работы с внешней средой. Здесь существуют и используются 4 стратегии.

Пассивно-индивидуальная. Основана на ожидании партнеров и предложений для заполнения свободных ниш в деятельности сторонних организаций. Эта стратегия предполагает проведение умеренной рекламной кампании. Основная особенность такой стратегии - предпринимательский риск. Ведь по сути, руководитель просто сидит и ждет, потребуются ли кому-нибудь услуги или товары его организации. Эту стратегию стоит применять, когда у предпринимателя уже есть иной стабильный источник доходов, ведь здесь довольно велик риск быть невостребованным и обанкротиться.

Пассивно-коллективная. Основана на заинтересованности государства или какого-либо общества в развитии определенной сферы производства товаров, услуг, информации, знаний в какой-либо области, то есть государство каким-либо образом поддерживает организацию, руководители же опять довольно пассивны.

Активно-индивидуальная. Стратегия постоянного поиска фирмы своей ниши в науке, технологии и информации.

Активно-коллективная. Предполагает создание руководителем собственной инфраструктуры под собственную организацию. Удержаться на заданных уровнях самосохранения компании помогает страхование ресурсов и рисков. Уменьшая потенциал организации на сумму страховых взносов, руководитель существенно увеличивает стабильность (постоянство) этого потенциала.

Страхование рисков по всей управленческой и производственной цепочке деятельности фирмы может существенно увеличить страховое поле и уменьшить количество конечных рисков. Для комплексного страхования юридического лица необходимо реализовать 9 отраслей страхования, среди них такие как страхование имущества, транспортное страхование, страхование профессионализма персонала, страхование интеллектуальной собственности.

Закон развития.

Закон онтогенеза (от гр. ontos - сущее и genesis - рождение, происхождение; термин введен немецким ученым-биологом Э. Геккелем в 1866 г.). Онтогенез - это совокупность преобразований, претерпеваемых живым организмом от зарождения до конца жизни. Применительно к организации закон онтогенеза действует в течение всех периодов ее жизни, начиная с создания и роста, потом процветания, достижения максимума возможностей своего потенциала и до упадка и разрушения. Период расцвета и процветания организации связан с ее способностью удовлетворять потребности общества, а следовательно, с жизненным циклом продукции и услуг, которые находят спрос.

С падением спроса в обществе на производимые товары и услуги начинается процесс отмирания данного предприятия. Таким образом, задача руководителей организаций сводится к следующему: сокращение периода становления организации, продление периода зрелости и эффективной деятельности и замедление наступления заключительного этапа ее жизнедеятельности.

Развитие - это необратимое, направленное, закономерное изменение материи и сознания. Две формы развития - эволюционное (постепенные количественные и качественные изменения, изменение сознания сочетается с изменением материи) и революционное (скачкообразный неосознанный переход от одного состояния материи к другому, либо скачкообразным изменением сознания без соответствующего изменения базиса). Выделяют также прогрессивное и регрессивное развитие.

Развитие организаций обусловлено следующими факторами:

- изменение внешней среды (экономика, политика, этика, культура и др.);

- потребности и интересы человека и общества (потребность в самовыражении человека, потребность в прибавочном продукте общества и др.);

- изменение внутренней среды (перемещения работников, переход на новые технологии и др.);

- старение и износ материальных элементов (оборудования, человека, технологии);

- изменение экологии;

- технический прогресс;

- глобальное состояние мировой цивилизации.

Закон развития - каждая материал система стремиться достичь наибольшего суммарного потенциала при прохождении всех этапов жизненного цикла.

Закон развития опирается на принципы:

- инерции - изменение потенциала (суммы ресурсов) системы начинается спустя некоторое время после начала воздействий изменений во внешней или внутренней среде и продолжается некоторое время после их окончания;

- эластичности - скорость изменения потенциала зависит от самого потенциала. На практике эластичность системы оценивают в сравнении с другими системами исходя из статистических данных или классификаций. В чем состоит значение эластичности.

Например, для организации обладающей высокой эластичностью:

- при резком долговременном уменьшении спроса на продукцию работники в короткие сроки освоили и стали выпускать новую продукцию, пользующуюся большим спросом;

- непрерывности - процесс изменения потенциала системы идет непрерывно, меняются лишь скорость и знак изменения;

- стабилизации - система стремится к стабилизации диапазона изменения потенциала системы.

Этот принцип основан на известной потребности человека и общества к стабильности. Успешное развитие и рост организации могут привести к синдрому большого бизнеса, который характеризуют следующие признаки:

- крайне централизованный и разбухший аппарат управления;

- всеохватывающая система специальных форм и процедур для принятия повседневных решений;

- рост числа всякого рода совещаний для выработки таких решений;

- передача решений и ответственности из одного отдела в другой.

Снять синдром большого бизнеса позволяют методы регрессивного развития путем движения назад к более простым структурам.

Бизнес-план - это основа эффективной реализации закона развития.

Бизнес-план - это соединение фоновой (пояснительной) информации со строгой системой расчетов.

Он рассчитан на широкий круг специалистов, каждый из которых найдет в нем интересующую его информацию.

Рисунок 2. - Классификация законов организации:

Проявление действия законов в отношении социальных организаций всегда содержит элемент неопределенности, поскольку развитие организаций тесно связано с деятельностью людей. Под неопределенностью понимается неполнота или неточность информации об условиях реализации проекта или решения, включая связанные с ними затраты. В ряде случаев эта неопределенность может быть оценена вероятностью наступления или не наступления того или иного события.

Для оценки степени отклонения поведения отдельного человека или организации от правил, устанавливаемых социальным законом, принято выделять три основных типа неопределенностей: неизвестность, случайность и расплывчатость.

Принятие решения в условиях неизвестности (полной или частичной) - характерная особенность вновь созданной деловой организации или организации, осваивающей новый вид деятельности.

Здесь сказывается не только отсутствие своего опыта, но и невозможность пользоваться чужим. Можно столкнуться с абсолютной (непреодолимой) неизвестностью, которую в настоящее время нельзя устранить по объективным причинам. К такому виду неопределенности относятся форс-мажорные обстоятельства, изменения в политической ситуации, обвальные изменения цен, забастовки, войны, действия ряда государственных организаций (в силу их закрытости, а иной раз и непредсказуемости поведения).

Случайностями в теории организации принято называть факторы, подчиняющиеся социальным законам и допускающие оценку возможности их реализации с использованием методов математической статистики и теории вероятности.

Расплывчатость связана с относительной неопределенностью, возникающей из-за наличия в законах и описаниях условий их действия, формулировок, допускающих неоднозначное толкование.

Изучение социальных законов дает возможность менеджеру составить представление о возможных путях достижения поставленной цели, полагаясь не только на собственный опыт и интуицию, но и с учетом опыта, накопленного человечеством за многовековую историю развития организационных систем.

Законы организации имеют в своем составе общее и особенное. Общая часть закона имеет механизм действия независимо от географического расположения, страны, сферы деятельности организации, а особенное - это та часть закона, которая не меняет его сути и отражает особенности организации как социальной системы.

К законам организации предъявляется ряд основных требований:

- законы организации должны не противоречить всеобщим законам развития;

- законы организации опираются на общие свойства сложных систем;

- законы организации должны выявляться и подтверждаться на достаточно больших и достоверных информационных фондах, на базе системных исследований;

- законы должны быть согласованы друг с другом, представлять непротиворечивую систему;

- законы организации должны не только констатировать, но и быть инструментом, т. е. помогать целенаправленно изучать организационные системы, конструировать, прогнозировать их развитие, находить решения проблем;

- выявленные законы и закономерности должны иметь «открытый вид», т. е. допускать дальнейшее развитие знаний в этой области.

Итак, на организацию, как и на другие объекты внешнего мира действуют законы. Хотя эти законы и подразделяются на основополагающие и «фоновые», влияние их на деятельность организации является очень значительным. Зная, как они могут повлиять на деятельность, руководитель может скорректировать основные направления деятельности организации и использовать последствия влияния законов в свою пользу.



3. Законы организации второго порядка

3.1 Закон информированности - упорядоченности

Все коммуникации в организации основаны на получении, обработке, передаче и хранении данных. Данные - это сообщения, результаты мыслительной деятельности, сведения любого происхождения, вида и назначения. Управленческая информация - это данные, несущие в себе новизну и полезность для работника, принимающего решение. Информация здесь рассматривается как часть данных.

Информация представляет важнейший элемент информационной среды управления. Кроме нее информационная среда управления включает:

- информационные технические средства управления;

- информационные технологии;

- профессионализм работников аппарата управления и работников сферы производства;

- общую культуру управленческих отношений;

- систему документооборота.

Уровни развития составляющих информационной среды управления должны взаимно соответствовать. При большом несогласовании составляющих информационной среды управления друг другу информационный процесс становится неэффективным (эффект отрицательной синергии). Основная задача информационной среды управления - доведение до конкретного работника нужной информации в нужное время.

Обычно в управлении выделяют следующие характеристики информации: объем, достоверность, ценность, насыщенность и открытость.

Объём информации - это объём относительных потребностей органов управления в информации для выработки управленческих решений. Различают три уровня объема информации:

1) избыточный объём информации - он в принципе не вредит делу. Не снижает возможностей аппарата управления своевременно разрабатывать оптимальные управленческие решения. Иногда избыточная информация даже необходима, так как требуется подтверждение ранее полученных сведений. Избыточный объём информации имеет недостаток - увеличиваются затраты на получение этой информации, увеличивается время, стоимость управленческого процесса.

2) недостаточный объём информации негативно влияет на результаты организационно-управленческой деятельности, так как в условиях дефицита информации увеличивается время разработки правильного решения, а во-вторых, в условиях дефицита информации увеличивается риск в хозяйственной деятельности организации.

3) минимально-нормативный уровень - тот объем, который необходим для разработки оптимального решения. Этот уровень носит субъективный характер, определяющейся качеством работников управления, их квалификацией.

Достоверность информации отражает долю реальной информации в общем объёме воспринимаемой. Различают три уровня достоверности:

1) абсолютный - доля равна 100 %;

2) доверительный уровень - доля реальной информации не превышает 80%;

3) негативный уровень - доля ниже 80 %.

Насыщенность информации - соотношение полезной и фоновой информации. Как правило, поступающая информация в организации содержит две части (фоновая и полезная). Фоновая часть информации используется для улучшения восприятия полезной информации. Эта информация непосредственно не используется в управлении хозяйственными процессами. Фоновая информация может быть представлена в массиве в виде вводной части, в которой обосновывается необходимость последующей полезности информации.

Ценность информации - основной, ведущий параметр информации. Содержание параметра выражается в том уровне затрат ресурсов всех видов (материальных, трудовых), которые возникают при использовании информации различной ценности. Как правило при использовании информации высокой ценности происходит максимальное снижение уровня затрат ресурсов и рост доходов. При минимальной ценности снижения затрат ресурсов и рост доходов не происходит. Таким образом, с увеличением ценности информации снижается уровень затрат и повышаются доходы. Выделяют 4 уровня ценности информации:

1) самый низкий уровень ценности - отражает информацию, которая известна (технологии уже используются);

2) средний уровень - при котором происходит снижение уровня затрат не менее чем в 2 раза;

3) высокой уровень - снижение не более чем в 2 раза;

4) сверхвысокий уровень-снижение затрат не менее чем в 10 раз.

Обобщающим показателем конечной информации как ресурса является эффективность ее использования. Она оценивается по следующему соотношению:

Каждый уровень характеристики информации имеет стоимостный эквивалент, поэтому расчет эффективности может производиться сравнением вариантов используемых уровней характеристик информации.

Информатизация управления вносит коррективы в существующие формы управленческого труда и расширяет их состав. Она способствует усилению позитивного действия законов и принципов управления, в первую очередь законов, свойственных управлению в целом. К таким законам относятся: закон единства систем управления, закон соотносительности управляющей и управляемой систем, закон пропорциональности производства и управления, закон экономии времени, закон экономии интеллектуальной энергии, закон перехода от административных к организационным методам управления.

Информационная среда, ввиду ее важности, является объектом управления, наряду с персоналом, финансами и т. п.

Информационная среда управления подчиняется закону информированности-упорядоченности. Под упорядоченностью понимается гармоничное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала, подразделений, экономики и т. д., а также наличие между элементами установленного взаимодействия (взаимовлияния) - коэффициентов пропорциональности.

Формулировка закона информированности-упорядоченности: чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем она имеет большую вероятность устойчивого функционирования.

Закон может действовать в трех вариантах:

1) руководитель и подчиненные ничего не знают о законе информированности-упорядоченности. Результат стихийного действия закона: персонал будет стараться собирать как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и др., не задумываясь о ее упорядоченности и объеме. На этот процесс может уйти много финансовых ресурсов, кроме того, компании могут подбросить ложную информацию, которая, несомненно, будет принята. В результате компания может понести серьезные убытки.

2) руководитель знает о законе, а его подчиненные нет. Результат действия закона: персонал будет стараться принести руководителю как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и др. Роль руководителя будет заключаться в просмотре всей информации и отборе существенной. Это весьма, трудная работа, и руководитель может что-то важное пропустить. Если эта пропущенная информация приведет к отрицательным результатам, то персонал во всех грехах обвинит руководителя. Таким образом, этот вариант самый тяжелый для руководителя. Лучше не знать всем, чем знать одному.

3) руководитель и подчиненные знают о законе информированности-упорядоченности. Результат действия закона будет самым благоприятным: все работники в рамках своих полномочий и ответственности собирают, обрабатывают информацию, делают выводы и сообщают об этом заинтересованному специалисту компании. При этом варианте пустая информация с большой вероятностью будет опущена для дальнейшей аналитической работы.

Наличие устойчивого канала информации увеличивает вероятность поступления нужной для работника информации и при этом неопределенность ее уменьшается.

Для успешной реализации закона руководители должны:

- формировать для конкретного задания оптимальный набор требуемых характеристик информации;

- находить или создавать свои источники с требуемыми характеристиками информации;

- повышать квалификацию своих сотрудников;

- внедрять передовые информационные технологии.

Следствия из закона информированности и упорядоченности:

Следствие 1. «Достижение максимальных значений всех характеристик информации приводит к дезинформации».

Следствие 2. «Информированность работника после достижения ею верхнего критического уровня переходит в компетентность работника». Поэтому, руководитель должен создать работникам условия для получения информации.

Самым важным приложением закона информированности-упорядоченности является рекламная деятельность. Реклама - это информация о потребительских свойствах товаров и услуг с целью их реализации и создания спроса на них. Таким образом, следует отметить, что в современных условиях НТП повышается ценность информационного ресурса и значимость грамотного использования информации, а следовательно возрастает и эффективность данного закона.

Поэтому важным умением любого руководителя помимо всего прочего является умение грамотно и рационально распоряжаться имеющейся у него информацией, а также уметь отбирать только нужную её для анализа и использования в процессе принятия управленческого решения. Также важно, чтобы знанием этих основных принципов обладал не какой-то один субъект управления, а желательно, чтобы все субъекты (объекты) управления грамотно строили свою работу с информацией. Ведь, тот, кто обладает информацией, владеет миром.

3.2 Закон единства анализа и синтеза

Задача теории организации состоит в том, чтобы определить на какие законы, закономерности следует опираться, чтобы из отдельных элементов получить новую жизнеспособную и эффективную организацию как систему.

Этот новый методический прием и формируется как закон единства анализа и синтеза.

Формулировка закона единства: каждая организация стремится настроиться на наиболее рациональный, экономный режим функционирования в результате постоянного преобразования своей структуры или функций.

Скорость и результат преобразования зависят от диапазона изменения внешней и внутренней среды.

При этом скорость и результат преобразований зависит от скорости и характера изменений её внешней и внутренней среды. Эти изменения идут в следующем цикле:



Рисунок 3:

Практический подход к анализу и синтезу организаций может быть реализован с помощью метода постепенного приближения, который включает 4 уровня:

1. предварительный анализ с позиций стороннего наблюдателя;

2. проведение «мозговой атаки» на совещании основных специалистов организации;

3. создание группы развития организации и формирование ее стратегии развития;

4. постоянная работа группы развития в рамках нового структурного подразделения организации.

Анализ и синтез обеспечивают повышение обоснованности принимаемых решений, отказ от случайных мер, определяемых волей сотрудников аппарата управления, углубленное изучение развития организации, ее дальнейших тенденций. Этот инструмент управления характеризуется системностью, т. е. подходом к оценке влияния анализируемого объекта на общие результаты деятельности организации, а также рассмотрению хода и результатов работы каждого структурного подразделения, сотрудника с позиции выполнения целей.

Анализ и синтез при исследовании процессов функционирования организации настолько переплетаются, что не могут существовать друг без друга. Поэтому, говоря о законе единстве анализа и синтеза, следует подразумевать их неразрывность и постоянное взаимодействие, осуществляемое в рамках диалектического принципа единства и борьбы противоположностей. Анализ и синтез в своем единении составляют основу системного подхода к изучению деятельности организации.

Все формы человеческой деятельности - производственной, научной, художественной, как бы ни были они сложны и своеобразны, всегда представляют два аспекта познания - аналитический и синтетический, в их взаимной смене и сплетении. Сами понятия «система», «комплекс» предполагают разложение их на элементы, части, которые образуют целое. Анализ - исследовательский метод, состоящий в том, что объект исследования, рассматриваемый как система, мысленно или практически расчленяется на составные элементы (признаки, свойства, отношения и т. п.) для изучения каждого из них в отдельности и выявления их роли и места в системе. Синтез - исследовательский метод, имеющий целью объединить отдельные части изучаемой системы, ее элементы в единую систему.

В теории организации анализ включает 2 основные процедуры:

1) разделение целого на части;

2) улучшение функционирования каждой из этих частей.

Синтез также состоит из 2 процедур:

1) согласование характеристик выделенных частей;

2) объединение их в единое целое.

И таким образом целевая организация компаний обеспечивается постоянным циклическим процессом анализа и синтеза: изученные в процессе анализа элементы подвергаются синтезу, что позволяет на новом уровне знания продолжить и углубить исследование системы. Синтез переводит знания с одного уровня на другой, более высокий. Анализ поведения различных частей системы (анализ связей с поставщиками, потребителями, анализ спроса и, предложения, анализ продаж, анализ уровня технологий и пр.) проводится для того, чтобы оценить систему (организацию) как единое целое, выявить причины отклонения от главной цели.

Большой проблемой экономической науки является излишняя специализация, порой абсолютно необоснованная дифференциация экономических знаний, растаскивание знаний о едином целом на части. Эти части дробятся, распадаются на узкие дисциплины и, в конце концов, превращаются в огромный свод маловразумительных течений, понятных лишь узкому кругу так называемых «специалистов-теоретиков».

Сам закон звучит следующим образом: «Каждая система (биологическая или социальная) стремится настроиться на наиболее экономный режим функционирования за счет постоянного изменения своей структуры или выполняемых функций».

Так, если сложную систему разложить на составные части, то могут быть получены исходные элементы для образования новых систем; всякая вновь образуемая система есть комбинация элементов, входивших или входящих в другие системы.

Для выполнения данного закона руководитель должен придерживаться таких принципов, как:

1) составить и реализовать программы постоянного совершенствования компании, ее элементов и подразделений;

2) привлечение к этой работе лучших специалистов или консультантов;

3) проводить маркетинговые исследования в ключевых областях деятельности;

4) сокращение затрат на производство продукции;

5) уменьшение времени нахождение запасов и промежуточной продукции на складах;

6) использовать информационные технологии управления.

Закон единства анализа и синтеза имеет свои существенные особенности, которые заключаются в том, что закон:

- не выражает специфики исторически определённых отношений, охарактеризует всеобщие связи и отношения в социальной среде;

- выступает в роли катализатора общественного прогресса;

- играет возрастающую роль в развитии общества.

Дифференциация знаний должна сопровождаться их интеграцией, анализ - синтезом, иначе произойдут монополизация отделов, элементов, потеря чувства единой системы, потеря единой цели системы. С другой стороны, жесткая интеграция может задушить свободу, творчество элементов системы, их способность к внутреннему саморазвитию.

В сложной самоорганизующейся системе с помощью бесконечного циклического процесса анализа и синтеза происходит структурная оптимизация системы. Система отказывается от устаревших неэффективных элементов, заменяя их более прогрессивными. Одним словом, неразрывность и взаимодействие анализа и синтеза обеспечивают стремление системы к оптимальной самореализации.

На основании методов анализа-синтеза при моделировании экономических систем широко используются де композиционные и композиционные подходы к решению задач оптимизации. Де композиционный подход применяется к построению системы моделей, при котором цели нижних уровней иерархической структуры выводятся из целей верхнего уровня. При синтетическом, композиционном подходе, напротив, цели верхнего уровня иерархии выводятся путем согласования целей нижних уровней иерархии с помощью некоторых экономических механизмов.

Закон единства анализа и синтеза тесно взаимодействует с законами развития, информированности - упорядоченности, самосохранения и синергии.

Важнейшую роль закон играет при стремлении системы к достижению соразмерности, пропорциональности элементов между собой и в соотношении к целому, с его помощью реализуются принципы композиции, пропорциональности и гармонии.

Примеры реализации закона:

1) Руководитель и подчиненные не знают о законе. Характер стихийного действия закона. Независимо от действий руководителя в любой компании постоянно происходят формальные и неформальные преобразования, направленные на текущую гармонизацию деятельности коллектива. Они касаются реформирования документооборота, перераспределения функций, перераспределения приоритетов в межличностных отношениях, изменения структуры компании, изменения количества персонала и качества его подготовки и т. д. Закон формирует преимущественно неформальное направление устранения несоответствий, которое осуществляется всем персоналом, поскольку все заинтересованы в развитии своей компании. Как правило, персоналу неведома стратегия развития компании или ее просто нет. Незнание закона приводит к большому количеству совещаний, собраний, митингов, демонстраций, опросов общественного мнения с целью выяснить мнение участников по «горящим» проблемам и разработать приемлемые решения. В результате, стихийное действие закона единства анализа и синтеза в области преобразования компании и общества часто приводит к появлению новых проблем в области имиджа, конкурентоспособности, прибыльности, коммуникабельности и т. д. Действие закона в таких ситуациях всегда приводит к быстрому уменьшению созидательных ресурсов и нарастанию разрушительных.

2) Руководитель знает о законе, а его подчиненные нет. Характер действия закона - закон формирует два направления для устранения несоответствий: формальное и неформальное. Формальное осуществляется специалистами компании по реформированию и реструктуризации заранее (по упреждению). Неформальное - работниками, на которых непосредственно сказываются возникающие несоответствия. Работники осуществляют преобразования в реальном режиме времени, то есть оперативно, часто не дожидаясь результатов заложенных ранее преобразований. Персонал компании часто противостоит дополнительным перспективам преобразования, если реальная ситуация кажется хорошей, этот вариант очень тяжелый для руководителя. При нарастании несоответствий руководитель должен убедить персонал в необходимости проводить преобразования. Если размер этих несоответствий будет, наконец осознан подчиненными, они, конечно, примут живейшее участие в этом процессе, но будет уже поздно.

3) Руководитель и подчиненные знают о законе единства анализа и синтеза. Характер действия закона: закон формирует, преимущественно формальное направление для устранения несоответствий. Оно осуществляется руководителями или специалистами компании заранее (по упреждению). При этом неформальное направление будет идти в рамках формального как управляемая инициатива. Kaк правило, подчиненные привлекаются к обсуждению и формированию стратегии развития компании, в том числе и к вопросах реформирования и реструктуризации.

Зная стратегию, подчиненные лучше понимают маневры руководства и компании в целому а также более добросовестно выполняют функции, обусловленный разработанной стратегией.

Для выполнения данного закона руководителю рекомендуется:

- составлять и реализовывать программы постоянного;

- совершенствования компании, ее элементов и подразделений;

- проводить маркетинговые исследования в ключевых областях деятельности;

- использовать современную информационную технологию управления;

- если все рекомендации соблюдены, то результаты действия закона будут самыми благоприятными для компании.

Наличие преобразований свидетельствует о физическом существовании компании как социальной организации: происходят изменения выполняемых функций, меняется персонал компании и т. д.

Анализ и синтез в индивидуальном и коллективном мышлении переплетаются и не могут существовать друг без друга. Говоря о единстве анализа и синтеза, мы подразумеваем их неразрывность и взаимодействие в процессе любой мыслительной деятельности.

Анализ и синтез имеют большое практическое значение при реформировании и реструктуризации компаний, организации коллективного труда, научных исследованиях.

Эти процессы повторяются, причем каждый и из них вносит что-то новое, более необходимое. Ненужные элементы отпадают, а необходимые - появляются, то есть достигается некоторая временная гармонизация элементов, входящих в состав какой-либо организации.

Однако нельзя до бесконечности делить целое на части. Объединение элементов также должно иметь какие-то разумные границы, иначе можно прийти к «синдрому большого бизнеса».

...