Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВАЯ РАБОТА

на тему: «Отдел информационных технологий и его структура»



Содержание

Введение

1. Отдел IT компании

2. Стадии эволюции IT - отдела

3. Миссия и цели

4. Стратегия

5. Ключевые показатели эффективности

6. Люди IT

7. IT отрасль в России и положение в ней разработчиков ПО

Заключение

Список используемой литературы



Введение

В нынешнее время все компании - от малого до крупного размера нуждаются в информационных технологиях для того, чтобы выдерживать конкуренцию в условиях повсеместного использования высокотехнологичных решений. Однако специфика средств IT и дов их внедрения, эксплуатации и сопровождения в зависимости от масштаба предприятия может существенно отличаться. Если необходимый набор средств IT в случае с фирмой с численностью штата до 50 человек может исчерпываться только одной автоматизированной системой учета и одним системным администратором средней квалификации, то крупной организации необходим комплексный подход к созданию IT инфраструктуры, который включает в себя создание IT отдела.

Итак, для чего же нужен IT отдел? Начиная отвечать на данный вопрос, стоит перечислить некоторые нюансы работы с информационными потоками на предприятии и рассмотреть их:

Одного человека (а в некоторых случаях - и десятерых) не хватит для обеспечения необходимого объема работ того или иного профиля, связанных с IT; Ни один человек не может быть высококвалифицированным специалистом сразу во всех областях IT. Следовательно, в штате ИТ сотрудников компании должны состоять специалисты разного профиля. Каждый специалист занят выполнением только своей задачи, выполнение которой нужно постольку, поскольку это необходимо для выполнения задач, поставленных перед ИТ инфраструктурой предприятия в целом;

Как следует из вышеизложенного, работа нескольких человек, выполняющих разную работу должна быть скоординирована. Что предполагает привлечение к работе управляющего по ИТ - ИТ директора, способного понимать как деятельность каждого из специалистов, так и цели и задачи IT инфраструктуры в рамках деятельности предприятия.

Рассмотрение данных нюансов неизбежно наталкивает на вывод о том, что отдел IT должен быть системой, а не просто набором средств и компанией дружно работающих специалистов из разных областей.



1. Отдел IT компании

Отдел ИТ компании - это совокупность взаимодействующих средств IT и специалистов в области IT, целями которой являются:

- Обеспечение информационными технологиями;

- Повышение эффективности деятельности компании посредством оптимизации информационных потоков.

IT отдел компании выполняет задачи, такие, как:

- Реализация IT проектов;

- Обеспечение работоспособности информационных систем;

- Предоставление руководящему звену компании сведений о новых возможностях IT и технологиях управления ими;

- Делопроизводство отдела, ведение бюджета IT, учет IT активов, обеспечение кадрового состава IT.

Что касается кадрового состава отдела IT, то в большинстве случаев он включает в себя сотрудников следующих профилей:

1) Специалист по сетевому обеспечению

Специалист по сетевому обеспечению определяет возникающие в ходе работы сети проблемы; анализирует требования пользователей; координирует процесс наладки и поддержки сетевого оборудования; обеспечивает совместимость программного и аппаратного сетевого обеспечения; готовит бюджет в подотчетной сфере и обеспечивает эффективное использование ресурсов; руководит менее квалифицированным техническим персоналом.

2) Системный аналитик

Системный аналитик проводит анализ требований пользователей для определения конфигурации программного и аппаратного обеспечения; готовит технические спецификации, технические отчеты по поддержке программного и аппаратного обеспечения; координирует процесс испытаний и ввода в эксплуатацию ИТ обеспечения; проводит анализ комплексных вопросов программирования касательно модификации кода уже существующих программ и создания кода для новых программ.

3) Программист

Программист решает комплексные вопросы программирования, касающиеся модернизации, модификации уже существующего кода либо создания нового кода; готовит графики и диаграммы рабочего процесса; устанавливает последовательность проведения операций по вводу и компьютерной обработке данных; контролирует проведение тестирования и отладки программного обеспечения.

4) Системный администратор

Системный администратор производит установку программного и аппаратного обеспечения; осуществляет мониторинг и оптимизацию работы операционных систем вычислительной техники; определяет проблемы в программном обеспечении; анализирует требования пользователя, оценивает дополнительные возможности по улучшению работы программного обеспечения.

5) Специалист по поддержке пользователей

Специалист по поддержке пользователя отвечает за установку и проведение диагностики программного и аппаратного обеспечения; предоставляет техническую поддержку и консультации конечным пользователям; несет ответственность за организацию ремонта компьютерной техники; обеспечивает наличие расходных материалов для компьютерной и оргтехники; консультирует пользователей по техническим вопросам.

6) Руководитель отдела информационных технологий

Руководитель отдела IT руководит любой деятельностью, связанной с обслуживанием вычислительной техники; контролирует процесс подбора, установки, поддержки программного и аппаратного обеспечения; контролирует связи компании с партнерами, предоставляющими услуги в сфере IT; руководит процессом подбора, обучения специалистов отдела, анализирует результаты их деятельности; руководит процессом обучения сотрудников. информационный технология предприятие

К началу 21-го века мир информационных технологий стал немыслимым без такого явления, как глобальная сеть «Интернет». На данный момент Интернет в бизнесе является не только средством связи между территориально удаленными подразделениями или разными фирмами, но и средством, с помощью которого можно осваивать новые рынки, предъявив потенциальным клиентам свою особого рода визитную карточку - вэб-сайт.

В зависимости от типа вэб-сайта (сайт-визитка, информационный портал, интерактивный портал с Интернет-магазином) количество требуемых специалистов может существенно варьироваться. В самом сложном случае, в отделе IT должны присутствовать:

- PHP/ASP/Perl/JavaScript программист со знанием языка управления базами данных SQL;

- HTML/CSS/Flash верстальщик;

- Веб-дизайнер, работающий на профессиональном уровне с такими программами редактирования растровой и векторной графики, как Adobe Photoshop, Corel Draw;

- Контент-менеджер, отбирающий, редактирующий текстовую и графическую информацию для последующего размещения ее на сайте;

7) Веб-мастер

Системный администратор по вэб-службам (Apache, cron, sshd, ftpd, sendmail, mysql);Специалист по привлечению посетителей сайта (SEO, регистрация в тематических каталогах, заказ рекламы и ссылок).

Вышеизложенное приводит к заключению о том, что задача создания крупного, динамично развивающегося Интернет проекта, который приносил бы ощутимую пользу бизнесу - не из простых. Особенно с учетом того, что критерии качества вэб-сайтов становятся все более строгими с каждым годом.



2. Стадии эволюции IT - отдела

Любая компания проходит этапы эволюции, которые определяют модель ведения бизнеса, а также уровень развития организации, в том числе и отдела ИТ.

Четыре основных стадии, которые проходит отдел ИТ в любой компании (табл. 1).

Рано или поздно вопрос о роли отдела ИТ задает себе каждый руководитель компании, который начинает сталкиваться с основными признаками кризиса компании, а именно:

- проблемами поддержки роста бизнеса компании;

- дублированием бизнес-процессов;

- многообразием платформ и систем;

- неудовлетворенностью текущим состоянием информатизации предприятия.

В этот момент и возникают вопросы: а что дальше? какие инвестиции в ИТ потребуются через три года? какова будет доля ИТ в операционных затратах?

В принципе, это является моментом истины для руководителя в осознании роли ИТ в компании.

«ИТ-ФИЛОСОФИЯ»

Основные элементы в «ИТ-философии» и на какие вопросы они отвечают (табл. 2).

3. Миссия и цели

Если быть лаконичным, то миссия -- это смысл существования. Разработка миссии -- процесс достаточно сложный, ибо миссия (в отличие от стратегии) является атрибутом на долгие годы. Основными элементами для разработки миссии отдела ИТ выступают:

- миссия компании;

- бизнес-потребности компании;

- возможности/компетенции ИТ-функции.

После создания миссии ее нужно "проверить".

Миссия должна как минимум отвечать утвердительно на следующие вопросы:

- будут ли удовлетворены внутренние и внешние потребности компании;

- будет ли миссия актуальна в течение следующих трех-пяти лет;

- является ли миссия отдела ИТ элементом претворения в жизнь миссии компании.

Теперь о целях. Цель -- это показатель, по которому будут судить о работе отдела за определенный период времени.

Цели должны быть:

- отражающими специфику работы отдела;

- реалистичными;

- измеряемыми.

Для разработки целей важно учитывать текущие финансовые показатели, предыдущий опыт, опыт других компаний и т. д., но, конечно же, у каждого менеджера есть свой "рецепт".

4. Стратегия

Сегодня ИТ-стратегия является неотъемлемой частью общей бизнес-стратегии и должна развивать ключевые факторы успеха для процветания компании. Многие ИТ-руководители ошибочно считают, что стратегия -- это список проектов отдела ИТ в отведенных временных рамках. К сожалению, в некоторых компаниях руководство полностью разделяет это мнение.

С точки зрения современного менеджера, под стратегией понимается "выбор путей для создания конкурентного преимущества на рынке, удовлетворение потребностей клиентов и достижение определенных финансовых результатов".

Рассмотрим на примере.

Цель -- прибыльность предприятия в финансовом году на уровне не менее NN $.

Возможные стратегии:

- наращивание производства и увеличение продаж за счет инновационных ИТ-технологий;

- уменьшение операционных затрат при том же уровне продаж.

С точки зрения ИТ в первом случае примерами проектов могут быть порталы продаж, мощные средства бизнес-анализа и принятия решения и т. д., а во втором -- оптимизация бизнес-процессов, эффективный аутсорсинг и др.

Процесс создания и реализации стратегии можно разделить на следующие фазы:

Фаза 1 (накопление информации):

- анализ текущей работы отдела ИТ -- встреча с сотрудниками ИТ;

- анализ бизнес-потребностей компании -- встреча с ключевыми менеджерами;

- консолидация и обработка первичных данных -- создание SWOT-модели;

- понимание стратегии компании и бизнес-целей в долгосрочной перспективе.

Фаза 2 (подготовительная работа):

- разработка миссии и целей ИТ;

- разработка ИТ-стратегии;

- определение ключевых проектов ИТ на ближайшее время;

- определение структуры отдела в перспективном плане на период один-три года;

- разработка ключевых показателей (KPI);

- приведение в порядок должностных инструкций;

- проведение основных тренингов (управление временем, расстановка приоритетов и др.).

Фаза 3 (утверждение):

- согласование ИТ-стратегии и ключевых проектов на уровне Совета директоров;

- утверждение проектов развития на ближайшие один-три года;

- определение ИТ и бизнес-ресурсов для каждого проекта;

- подготовка проектной документации.

Фаза 4 (реализация и дальнейшее развитие):

- реализация;

- измерение результата;

- коррективы;

- заметки на будущее.

Важно отметить, что не всегда большое количество времени, отведенное на выработку стратегий, является достаточным условием их правильности. Если по каким-то причинам стратегия не сработала, значит мы не учли все определяющие факторы.

Отношение к ИТ строится годами, а разрушается за один день

Вот несколько рецептов, как эффективно управлять данной ситуацией:

1. Иметь список утвержденных Советом директоров проектов в перспективе на один год.

2. Для каждого предлагаемого проекта требовать просчет ключевых параметров (добавленная стоимость в абсолютных величинах, ROI), а также рисков, которые компания может получить в результате данного проекта.

3. Вынесение проекта на Совет директоров (после того как выполнен п. 2 и обсуждение)

Для каждого человека именно его запрос является приоритетом

Возможное решение проблемы -- попросите экономическое обоснование этого проекта/запроса. Это позволяет отфильтровать 90% «spam-запросов», поскольку в реальности они являются запросами, необходимыми не компании, а одному конкретному человеку.

Действия начинающего ИТ-менеджера:

- посмотреть в список проектов и выбрать один-два проекта, которые могут подождать;

- сообщить менеджменту компании, что ИТ-ресурсы найдены;

- взяться за выполнение.

Действия опытного ИТ-менеджера:

- узнать реальную бизнес-проблему (а не решение, которое предлагается);

- понять, кто будет спонсором проекта и какие ему нужны ресурсы;

- понять, насколько предложенный проект поможет в реализации стратегических целей компании;

- просчитать экономический эффект от внедрения (обязательно с отделом финансов);

- вынести проект на Совет директоров и получить поддержку либо отказ.

Наверное, стоит обозначить основные характеристики, которые определяют «ценность» проекта для компании в данный момент времени.

Основные характеристики «ценного» проекта:

- соответствует стратегическим целям;

- есть бизнес-спонсор;

- зона работы (project scope) четко определена.

Основные характеристики проекта, потерявшего «ценность» (т. е. проекта, который необходимо закрыть):

- нет поддержки/спроса со стороны бизнеса;

- проект не имеет прогресса (независимо от причин);

- возможность создания value упущена.

5. Ключевые показатели эффективности

Как определить, насколько работа отдела была успешна за прошедший год? На пути в этом нам помогут ключевые показатели эффективности отдела. Их разделяют на две составляющие: операционная эффективность и финансовая эффективность.

Ключевые показатели операционной эффективности -- это величины, которые помогают организации/отделу определить и измерять прогресс в процессе достижения конечных целей. Эти показатели должны быть измеряемыми величинами, которые можно четко рассчитать и согласовать на уровне Совета директоров предприятия. Конечно же, они разные для разных предприятий и функций (например, показатели операционной эффективности не могут быть одинаковыми для отдела ИТ и отдела кадров). Основное условие -- они должны отражать основное назначение бизнес-функции.Количество показателей операционной эффективности не должно быть слишком большим. Оптимальным является 3-5 показателей. Иначе вместо фокусирования на реальных целях отдел будет сосредоточен на гонке по достижению операционных показателей, что приведет к невыполнению миссии. В любом случае операционные показатели эффективности хотя и очень важны, но являются вторичными относительно самих бизнес-целей, так как являются инструментом для внутреннего анализа эффективности работы отдела. Примерами таких показателей могут быть:

- бюджет ИТ не превышает X% от валового оборота компании;

- количество необработанных helpdesk-запросов не более Y% в любой момент времени;

- количество ИТ-сотрудников не превышает Z% от количества работников компании.

Эти показатели могут изменяться, когда меняются цели, стратегии, а также при организационных изменениях. Тем не менее они не могут меняться слишком часто.

Одним из наиболее важных вопросов в постановке роли ИТ в компании является финансовая оценка эффективности работы. Во многих случаях, когда заходит разговор о добавленной стоимости, которую отдел ИТ принес в компанию, эта оценка сводится к констатации фактов о замененном оборудовании (например серверы), либо к общим фразам (например "улучшение работы конечных пользователей").

6. Люди ИТ

Люди являются определяющим элементом ИТ-философии, поскольку именно они реализуют миссию и стратегии отдела ИТ через проекты. Никакие стратегии и цели не могут быть достигнуты, если нет мотивированного сотрудника, обладающего необходимыми компетенциями и желающего достигать поставленных целей. На тему человеческих ресурсов существует огромное количество литературы, поэтому остановлюсь на главном. Ключевые вопросы, которые стоит задать в любой момент времени:

- соответствует ли структура ИТ-отдела структуре бизнеса?

- какие ключевые компетенции необходимы сегодня и завтра?

- что является мотивирующим фактором для каждого сотрудника отдела?

- существует ли для каждого сотрудника отдела четкий план развития и знает ли о нем сам сотрудник?

- какая структура будет необходима через три года и какие шаги предпринимаются сегодня для ее построения?

На все эти вопросы у ИТ-руководителя должны быть четкие ответы. Отсутствие таковых является индикатором риска и сигналом к действию.

Модель (табл. 3), описывающая базовые элементы, которые участвуют в процессе определения и развития ИТ.

7. IT отрасль в России и положение в ней разработчиков ПО

Все, видимое, слышимое и ощущаемое нами, несущее некоторый вполне определенный для нас смысл, является информацией. Информация сопровождает нас повсюду, то давая понять, что происходит вокруг, то помогая в принятии решения о том, как реагировать на ту или иную ситуацию.

В условиях стремительной интенсификации информационных потоков каждый из нас сталкивается с необходимостью контролировать поступление информации, обрабатывать ее для внедрения в свою уже сложившуюся картину представлений о мире. Гораздо более актуальной задача управления информацией оказывается в случае, когда много людей согласованно взаимодействует друг с другом для того, чтобы была достигнута определенная цель. В этом случае информация не только определяет действия, но и делает существование коллектива вообще возможным, так как информация является связью между людьми, благодаря которой они могут согласовывать между собой свои действия.

Каждая фирма имеет дело с внешними и внутренними источниками информации, с выполнением таких операций, как сбор информации, ее первичная обработка, отображение, кодирование и декодирование, преобразование, запоминание (хранение), передача, защита. В средних и тем более крупных по размеру компаниях осуществление вышеуказанных операций немыслимо без применения информационных технологий. Под информационными технологиями здесь понимаются: обычные средства; средства на основе вычислительной техники; ды связи. К последним относятся: личное общение, групповая беседа и конференция; телекоммуникации, печать, акустическая передача, аудиовизуальная техника, электронная почта.

К информационным системам на оперативном уровне относятся EDP (electronic data processing), системы обработки данных. Применяются они для учета хозяйственных операций, управления ими, подготовки унифицированных документов, таких как счета, накладные, платежные поручения, статистическая отчетность, расчет заработной платы. Подобные системы осуществляют функции ввода, выборки, коррекции, математических расчетов.

Временной диапазон оперативного управления, в процессе которого проходит регистрация и обработка событий (оформление заказов, контроль над их выполнением, приход и расход материальных ценностей, учет рабочего времени) - от одного дня до недели. Вышеуказанные задачи четко алгоритмизированы и выполняются регулярно и непосредственно исполнителями (администраторами, кладовщиками, рабочими), а их результаты подлежат вводу в базы данных.

MIS (Management Information System, информационные системы управления) предназначены для поддержки управления на тактическом уровне, организации работ в течении от нескольких недель до нескольких месяцев (анализ, планирование поставок и сбыта, расчеты производственных программ). На данном уровне процессы выполнения задач поддаются алгоритмизации, также регламентируемым является документооборот. Задачи решаются на основе накопленной в базах данных оперативной информации руководителями служб предприятий (начальниками отделов материально-технического снабжения, начальниками отделов сбыта, логистики, начальниками цехов).

DSS (Decision Support System), системы поддержки принятия решений, используются на стратегическом уровне управления предприятием (совет учредителей, руководства фирм, филиалов). Работают в рамках временного диапазона от года до нескольких лет, и помогают при формировании стратегических целей, планов привлечения инвестиций. Задачи, в решении которых используется DSS, плохо или вообще не поддаются алгоритмизации и регламентации, также характерна в таких случаях неопределенность и недостаток информации. Необходимость в решении этих задач возникает нерегулярно.

В сфере IT также наличествуют отдельные виды аппаратного и программного обеспечения, предназначенного для выполнения конкретных специфических задач (в том числе и развлекательных, например, видеоигры, игровые приставки, медиацентры). Разнообразие этих видов столь велико, что не представляется возможным адекватно отобразить его здесь. Но, тем не менее, на данном сайте весьма часто будут упоминаться компании, относящиеся к этой области IT индустрии.

В России на данный момент представлены следующие основные отрасли рынка информационных технологий: IT консалтинг, смешанный бизнес, разработка ПО, дистрибуция и производство компьютерной техники, дистрибуция телекоммуникационного оборудования, интеграция в сфере информационной безопасности, консультирование в IT. По информации, предоставленной РИА «РосБизнесКонсалтинг», по занимаемой доле общего рынка IT за 2006 год отрасли ранжируются следующим образом (в порядке убывания):

- Интеграция

- Смешанный бизнес (группы компаний)

- Дистрибуция компьютерной техники

- Разработка ПО

- Производство компьютерной техники

- Дистрибуция телекоммуникационного оборудования

- Консультирование в IT

- Интеграция в сфере ИБ

Отсюда видно, что компаниям, занятым собственно разработкой программного обеспечения принадлежит не самая большая доля рынка информационных технологий. Однако разработчики программ выполняют первостепенную роль в индустрии ИТ, так как без развития самого программного обеспечения не может идти речи и о развитии бизнеса дистрибьюторов, интеграторов, специалистов по защите ПО.



Заключение

В ходе комплексного исследования информации по менеджменту и структуризации деятельности ИТ-подразделения были сделаны следующие выводы. В большинстве компаний роль ИТ-отдела более весома, чем у просто затратного «эксплуатационного» подразделения. В основном ИТ-подразделение рассматривается как отвечающее за развитие технологий автоматизации. Очень часто ИТ-отдел воспринимается как центр компетенции в области бизнес-процессов. Можно выделить группы компаний, в которых ИТ-подразделение занимается исключительно «классическими» задачами внедрения и эксплуатации ИТ-систем, и более ориентированные на бизнес-процессы, в которых преимущественное внимание уделяется развитию инноваций и совершенствованию бизнес-процессов за счет ИТ (их можно условно назвать «инновационными»).

Основная задача ИТ-менеджмента - это достижение стратегических целей посредством информационных технологий. Для достижения целей и реализации стратегии в распоряжении ИТ-менеджера находятся следующие ресурсы: ИТ-персонал, информация, технологии и оборудование, системное ПО, СУБД, прикладное ПО, инфраструктура.

В целом можно сделать вывод, что успешная работа современной организации очень сильно зависит от эффективной и слаженной работы сотрудников информационных технологий, при максимальных отдачах от каждого члена ИТ-команды, его высокой мотивированности и удовлетворенности своей работой.

Описанная система должна помочь в принятии управленческих решений на уровне отдела или предприятия (в зависимости от развитости), а не требовать дополнительных расходов на обслуживание и вносить неразбериху и непонимание в работу подразделений. 



Список используемой литературы

1. IT Компании России. ИТ - отдел и ее структура http://www.itcompanies.ru/03itotdel.html

2. Международное сообщество менеджеров. Процессное управление ИТ структурой http://www.e-xecutive.ru/knowledge/announcement/1062032/

3. Техническая библиотека. Вывод ИТ подразделений. Проблемы и решения http://citcity.ru/13939/

4. Информационные Технологии: современное состояние, роль в бизнесе и тенденции развития http://khpi-iip.mipk.kharkiv.edu/library/itob/itob01.html

5. Портал Технологии корпоративного управления. Базовые элементы эффективного отдела ИТ http://www.iteam.ru/publications/it/section_91/article_4343/.

Размещено на Allbest.ru

...