Составление и оформление документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Лекция

Составление и оформление документов

План

1. Составление и оформление организационно-распорядительных документов

2. Оформление документации по личному составу

1. Составление и оформление организационно-распорядительных документов

Организационно-распорядительная документация играет важную роль в деятельности предприятий. С помощью ее документируются такие важны вопросы, как: определение функций и прав предприятия в целом, его структурных подразделений; установление и изменение структуры и штата предприятия; реорганизация и ликвидация предприятий и его структурных звеньев; организация делопроизводства; обеспечение аппарата управления кадрами; организация процесса управления.

Организационно-распорядительная документация по функциональному признаку разделяется на такие группы:

1. Организационная документация (положение, уставы, инструкции, правила, протоколы), с помощью которой определяется статус предприятия, структурных подразделений и порядок их работы.

2. Распорядительная документация (постановления, распоряжения, решения, приказы, указания), которая характеризует административную деятельность предприятия.

3. Справочно-информационная документация (письма, телеграммы, докладные записки, справки, обзоры, сводки и др.).

4. Учетно-финансовая документация (инвентаризационные акты, акт на проведение переоценки и т.д.).

Рассмотрим некоторые из перечисленных видов документов, которые наиболее часто применяются в работе менеджера.

Положение - это правовой акт, который определяет порядок создания, права, обязанности и организацию работы предприятия, его структурных подразделений на длительный срок времени. Текст положения содержит такие разделы: общая часть, основные задачи и функции, права и ответственность.

Устав - это документ, который регулирует взаимоотношения граждан, предприятий, с другими предприятиями и гражданами в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Инструкция - это правовой акт, который устанавливает правила, которые регулируют организационные и специальные стороны деятельности предприятий, его подразделений и отдельных должностных лиц. Инструкции могут быть индивидуальными и типовыми.

Приказ является предписывающим документом, который чаще всего используется в практике управления. Готовит проект приказа подразделение (руководитель подразделения) или должностное лицо, работа которых связана с приказом или с его выполнением. Приказ издают на основе докладных записок, записок руководителей подразделений, заявлений работников.

Текст приказа состоит из констатирующей и предписывающей частей. В первой излагаются факты и рассуждения, которые являются основанием для издания приказа; во второй перечисляют действия, которые следует выполнить. Если приказ издают на основе письменного указания вышестоящей организации (постановление, приказ, директивное письмо, но др.), то в констатирующей части приказа указывают название вида документа, его номер, дату и заглавие.

Констатирующую часть можно опустить, если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании.

Распорядительная часть приказа начинается словом "Приказываю". Текст в случае необходимости распределяют на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Действия однородного характера объединяют в одном пункте.

Приказ может иметь общий для всех исполнителей срок выполнения или устанавливать конкретные сроки выполнения для каждого.

Например:

Отделу вторичных энергоресурсов завершить рассмотрение поданных методик до 06.03.2007 г., отделу нормирования сырья и материалов до 06.04.2007 г., отделу топливных ресурсов до 06.05.2007 г.

Проект приказа согласовывают визированием с заинтересованными предприятиями и подразделениями, юрисконсультом и должностными лицами, которых он касается. На визирование обращают особенное внимание, поскольку отдельные пункты приказа могут касаться разных подразделений и лиц.

Приказ вступает в силу с момента его подписания (некоторые пункты могут иметь свои сроки вступления в силу). Назначают и перемещают работников, если сроки специально не установлены, со дня подписания приказа.

Приказ печатают на бланках формата А4. Формуляр приказа содержит такие реквизиты: название вида документа (приказ), место составления, дата, индекс, заглавие к тексту, текст, подпись, визы.

Практика свидетельствует, что чем выше уровень организации производства, труда и управления, тем меньше выдают в предприятии письменных приказов. Неоправданно большое количество приказов ослабляет их значение, превращая в формальные акты, увеличивает документооборот и расходы труда в управлении. Кроме того, с увеличением количества приказов растет достоверность несогласованных действий, взаимоисключающих решений, мероприятий, др.

Докладная записка информирует руководителя предприятия или структурного подразделения о явлениях и фактах, которые имели место, выполненную работу, ситуацию, которая сложилась и др. Она создается как по инициативе ее автора, так и на основании письменного или устного указания руководителя и может иметь инициативный, информационный или отчетный характер.

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой излагаю факты, которые обусловили потребность написания записки, во второй содержатся выводы и предложения, которые, по мнению автора, должны выполняться в связи с изложенными фактами.

Объяснительную записку используют для объяснения ситуации, которая сложилась, фактов, действий или поступков работника, по требованию руководителя, в некоторых случаях - по инициативе подчиненного. организационная распорядительная личный оформление

Объяснительную записку, которая не выходит за пределы предприятия, оформляют на бланке или стандартном листе бумаги формата А4 с указанием таких реквизитов: адресат, название структурного подразделения, вид документа, фамилии исполнителя и номера его телефона, заглавие к тексту, текст, дата, подпись.

2. Оформление документации по личному составу

Документы по кадрам являются одной из групп организационно- распорядительной документации. Значение их определяется, в частности, тем, что в них фиксируют сведения, необходимые для реализации граждан права на труд, образование, пенсионное обеспечение и др.

Документация по личному составу - это совокупность документов по учету персонала предприятия.

В небольших предприятиях, которые не имеют кадровых служб, документацию по кадрам нередко ведет руководитель.

Основные документы, которые составляются в процессе работы с кадрами: приказы по личному составу, личные карточки, справки, анкеты, заявления, личные документы граждан - дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и др.

В приказах из личного состава пункты размещают, как правило, в таком порядке: назначение на должность, принятие на работу, перемещение, освобождение от должности и др. Пункты имеют порядковую нумерацию например:

1. Назначить:

Петрова Алексея Васильевича старшим экономистом... Сухова Петра Григорьевича маркетологом...

2. Перевести:

Назаренко Андрея Ивановича, старшего товароведа коммерческого отдела... Сухенко Сидора Михайловича...

3. Освободить:

Иванова Василия Петровича, заместителя главного бухгалтера...

Приказы по личному составу визируют, как правило, работник кадровой службы и юрисконсульт, их могут также визировать и другие работники.

При оформлении приказов необходимо соблюдать требования и правила, которые обеспечивают их юридическую силу. Обязательными являются такие реквизиты: автор документа, название вида, дата, индекс, место издания, заглавие, текст, подпись руководителя предприятия.

Приказ (распоряжение) о принятии на работу подписывает руководитель предприятия или его заместитель, который имеет на это право, потом ставят номер и дату. Такой приказ выдают и сообщают работнику к началу работы. Подпись работника на приказе свидетельствует о его согласии со всеми положениями приказа.

На основании приказа (распоряжение) о принятии на работу заполняют личную карточку работника (форма № Т-2), делают запись в его трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет или другой соответствующий документ.

Переводы на другую работу оформляют приказом (распоряжением) администрации предприятия. Поскольку перевести на постоянную работу можно лишь при согласии работника, это согласие оформляют его подписью на приказе (распоряжении). В приказе о переводе на другую работу следует четко формулировать мотивы и основания перевода.

Освобождение из работы (прекращение трудового договора) независимо от основания обязательно оформляют приказом (распоряжением) администрации предприятия. На основании этого приказа (распоряжение) делают запись в трудовой книжке и личной карточке работника, а бухгалтерия осуществляет с ним расчет.

Формулировки в приказах и трудовых книжках должны отвечать требованиям о труде и содержать ссылку на соответствующие статьи законодательства.

Действие трудового договора прекращается в день, отмеченный в приказе (распоряжении). Однако на практике в двух случаях (в случае освобождения за прогул без уважительных причин и за совершение преступления) допускаются отклонения от этого общего правила.

Личную карточку заводят на каждого работника при принятии его на работу, ее используют для анализа состава и учета кадров. Карточку оформляют на основе представленных работником документов (паспорта, диплома, военного билета, трудовой книжки и др.). В личной карточке систематически отображают все последующие изменения данных о работнике (образование, местожительство и др.).

Формирование личных дел осуществляется в течение всего периода работы определенного лица на предприятии. В случае повторного принятия работника на предприятие на него заводят новое личное дело.

Документы в личных делах размещают в такой последовательности:

- внутреннее описание всех документов, которые есть в личном деле;

- заявление о принятии на работу, направление или представление; анкета, листок из учета кадров;

- автобиография, документы об образовании, выдержки из приказов о назначении, перемещении, освобождении;

- дополнение к личной карточке из учета кадров и поощрений;

- справки и другие документы, которые касаются этого лица (кроме справок с места обитания, о состоянии здоровья и других документов второстепенного значения, которые группируют отдельно от личных дел).

В пределах отмеченных групп документы размещают в хронологическом порядке.

Контрольные вопросы

1. Раскройте особенности организационно-распорядительной документации. На какие группы по функциональному признаку она разделяется?

2. Назовите основные виды организационно-распорядительной документации и опишите правила их оформления.

3. Определите особенности документов по личному составу предприятия.

4. Назовите основные виды документов по личному составу, раскройте правила их оформления и ведения.

Размещено на Allbest.ru