Организация проведение совещаний и сборов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Лекция

Организация проведение совещаний и сборов

План

1. Виды деловых совещаний

2. Технология проведения делового совещания на предприятии

3. Особенности проведения совещаний разных видов

Контрольные вопросы

1. Виды деловых совещаний

Совещания, заседания, собрания представляют собой разные формы участия персонала предприятия в рассмотрении, обсуждении, решении разных вопросов.

Исследования показывают, что руководители разных рангов используют от 10 до 50 % своего рабочего времени на проведение совещаний и заседаний, много времени тратится и на их подготовку. Иногда руководитель в течение рабочего дня бывает на трех-четыре заседаниях и совещаниях.

На совещаниях руководитель разъясняет свою позицию, убеждает собравшихся, готовит к правильному восприятию своего решения. Когда появляется приказ, распоряжение или указание, работники, которые были присутствуют на совещании, воспринимают его как результат решения, в подготовке которого они принимали участие.

Совещания и заседания - наиболее распространены методы руководства, способы подготовки и принятия управленческих решений, изучения и формирования мнения коллектива, оценки способностей подчиненных. Умелое проведение совещания, искренняя заинтересованность собравшихся в ее решениях, дают возможность вовлечь в активную дискуссию даже инертных людей, которые редко выступают.

Овладение знаниями и навыками, необходимыми для организации и проведения совещаний, собраний и заседаний, а также эффективного участия, в них, - один из важнейших элементов подготовки руководителя, совершенствования организации его работы. Следует отметить, что практика проведения многочисленных и многолюдных совещаний, которая получила значительное распространение на некоторых предприятиях, приводит к тому, что руководители подразделов и главные специалисты нерационально используют свое рабочее время, лишены возможности планировать рабочий день, отвлекаются от выполнения своих прямых обязанностей, не могут квалифицированно и оперативно влиять на организацию работы.

Порядок, когда все или большинство вопросов по которым решения должны быть приняты только конкретными руководителями, рассматривают на совещаниях, снижают ответственность руководящего состава, инициативу, желание самостоятельно принимать решение.

Существует определенное отличие между такими формами коллективной работы, как совещание, заседание и собрания.

Совещание - это форма управленческой деятельности, содержанием которой является совместная работа определенного количества участников управленческого процесса.

Заседание - это форма организации работы постоянно действующего органа (комитета, коллегии, совета, комиссии, группы).

Собрание - это общее присутствие в определенном месте людей, которые объединены конкретной целью (собрания работников предприятия, подраздела, членов общества и др.).

В практике управленческой деятельности преобладают совещания. Они имеют как позитивные, так и негативные, стороны.

К позитивным сторонам делового совещания относятся:

- возможность оперативно и в сжатый срок получить нужную информацию, ознакомиться с разными точками зрения на проблему и пути ее решения;

- принятие коллегиальных решений.

К негативным сторонам делового совещания относятся:

- их высокая стоимость;

- неопределенность коллективной ответственности.

Деловые совещания классифицируются по ряду признаков:

1. По целями:

- учебные (цель совещания - передать участникам определенные знания, и тем самым повысить их квалификацию);

- разъяснительные (руководитель пытается убедить участников совещания в необходимости, правильности и своевременности его стратегии и действий);

- проблемные (цель совещания - разработка путей и методов решения проблем);

- координационные (цель совещания - координация работы подразделов);

- информационные (цель совещания - осуществление сбора, обмена и обобщения данных, по любой проблеме и определению взглядов участников совещания).

2. По способу проведения:

- диктаторские;

- автократичные;

- сегрегативные;

- дискуссионные;

- произвольные.

Диктаторское совещание характеризуется такими признаками: право голоса имеет только руководитель; он сам излагает свои взгляды, выдает приказ или указание; количество участников не регламентируется. Особенности таких совещаний - сохранение иерархии работников, однозначность в постановке заданий, быстрое осуществление решений.

Автократичное совещание является разновидностью диктаторского, его ход предусматривает вопросы руководителя и ответы участников совещания. По требованию или за разрешением руководителя допускаются выступления. Количество участников подобного совещания ограничено. Такие совещания, как правило, представляют собой своеобразный отчет участников перед руководителем, во время которого каждый имеет возможность в большей или в меньшей мере изложить свой взгляд.

Сегрегативное совещание предусматривает порядок, при котором руководитель сам определяет тех, кто должен выступить, то есть тех, кого он желает выслушать.

Дискуссионные совещания - это наиболее демократический способ решения проблем, которые выносят на совещание. Такие совещания организуют в случае необходимости координации действий сотрудников или. подразделений, их может проводить как руководитель, так и избранный участниками председатель. Количество участников ограничено, обычно не больше 15 чел. Каждый участник дискуссионного совещания имеет возможность свободно изложить свое мнение, которое способствует повышению ответственности за выполнение принятых решений, дает возможность открыто обсуждать любые взгляды, в том числе руководителя, способствует сплоченности членов коллектива.

Произвольное совещание, как правило, имеет место тогда, когда обмениваются мнениями работники, профессиональные обязанности которых тесно взаимосвязаны. Оно происходит без повестки дня, без председателя, на нем не принимают никаких решений. Примером такого совещания является обсуждение руководителем, его заместителями, помощниками, ведущими специалистами общего состояния дел или важной проблемы.

3. По степени подготовленности:

а) запланированные.

К запланированным совещаниям принадлежат:

- совещания, которые регулярно проводят руководители, - еженедельные совещания с практически постоянной повесткой дня, например, подведения итогов недели (месяца), определения задания, на следующую неделю, распределение работ и ресурсов (рабочей силы, времени), согласования взаимодействия и др.;

- совещания по важнейшим проблемам деятельности предприятия, которые требуют специальной подготовки, присутствия представителей других учреждений;

б) внеплановые проводят в случае возникновения непредвиденных, чрезвычайных ситуаций (например, при поступлении нормативного документа, который изменяет порядок работы и др.)

4. По периодичности:

- разовые;

- регулярные;

- периодические.

5. По количеству участников:

- совещания с узким составом участников (до 5 человек);

- расширенные совещания (до 20 человек);

- представительские совещания (свыше 20 человек).

6. По составу участников:

- совещания с постоянным составом участников;

- совещания с непостоянным составом участников;

- совещания со смешанным составом участников;

- совещания с составом, который регламентирован нормативным актом.

2. Технология проведения делового совещания на предприятии

В работе руководителя, связанной с проведением делового совещания можно выделить три этапа:

1) подготовка совещания;

2) проведение совещания;

3) подведение итогов совещания.

В таблице 1 приведены составляющие элементы каждого этапа.

Запланированные совещания проводят согласно графику, который составляют на месяц (квартал).

Однако регулярные совещания типа ежедневных, а также оперативок, как правило, заранее оговоренную повестку дня не имеют. На них решают текущие, оперативные вопросы деятельности предприятия, подразделения. В табл.2 приведен образец графика регулярных совещаний.

Таблица 1.

Содержание организации делового совещания в предприятии

Организация делового совещания
1. Подготовка совещания:	2. Проведение совещания:	3. Подведение итогов совещания:
1.1 Планирование совещания.	2.1 Открытие совещания.	3.1 Принятие решения.
1.2 Подготовка доклада и проекта решения.	2.2 Объявление доклада.	3.2 Подписание протокола.
1.3 Подготовка документов и помещение.	2.3 Ответы на вопрос.	3.3 Контроль выполнения принятых решений.
1.4 Подготовка участников к совещанию.	2.4 Обсуждение доклада.

Таблица 2.

График деловых совещаний

№ п\п	Повестка дня (вопрос для рассмотрения)	Кто проводит совещание	Дата и время проведения	Место проведения	Состав собравшихся	Длительность совещания	Примечание

Цель совещания необходимо формулировать четко и однозначно, это позволит:

- сосредоточить внимание собравшихся на важнейших моментах;

- отделить второстепенные вопросы;

- верно определить состав участников;

- повысить эффективность принимаемых решений;

- организовать контроль за выполнением решений, которые приняты.

Цель проведения совещания может быть разной: получение и разъяснение информации; обмен информацией, инструктирование подчиненных, консультации, обсуждения, необходимые при подготовке важных решений, определения заданий и путей их выполнения; стимулирование новых идей и предложений; разработка и принятие коллективного решения, анализ конфликтных ситуаций; согласование общих действий, координация сроков, распределение ресурсов, определения методов работы разных структур управления; обсуждение запланированных мероприятий, программ и проектов решений и др.

Определяя цель совещания, следует четко представлять ожидаемый результат (разработка рекомендаций, убеждения оппонентов, сообщения новой информации, согласования действий, в ситуации, которая сложилась, и тому подобное).

Требования к повестке дня совещания:

- оптимальное количество вопросов (один-два| пункта);

- формулировка вопросов должна быть четкой и понятной для всех участников совещания;

Дату и время проведения совещания устанавливают согласно плану или по указанию руководителя. В случае потребности их согласовывают с заинтересованными подразделениями и работниками. Длительность совещания не должна превышать 1,5 час, а оперативного - 30-35 мин.

Совещание целесообразно проводить во второй половине дня, во время второго пика суточной работоспособности, поскольку первая более производительная для самостоятельной работы. Не рекомендуется проводить больше одного совещания на день, тем более с постоянным составом участников.

Состав участников совещания устанавливают согласно его цели и повестке дня. Он определяется степенью деловой заинтересованности потенциальных участников, их компетентностью, желанием и способностью, активно участвовать в обсуждении, вносить свои предложения, предполагаемым участием в реализации решений совещания и другими факторами.

Количество участников совещания должно быть минимальным, желательно не больше 20 чел. Неоправданное увеличение численности усложняет управление ходом совещания, продлевает дебаты, вызывает в собравшихся чувство неудовлетворения, потерянного времени. С определенной степенью условности можно утверждать, что эффект от совещания обратно пропорциональный количеству ее участников.

Определение плановой сметы совещания предусматривает такие этапы:

1. Определение общего фонда рабочего времени специалиста за месяц:

Оф=Рдх Пр,

где:

Рд - количество рабочих дней за месяц;

Пр - длительность рабочего дня, час.

2. Определение заработной платы одного специалиста за день:

Зп=Зс: Рд,

где:

Зс - среднемесячная зарплата, грн.;

Рд - количество рабочих дней за месяц.

3. Определение заработной платы одного специалиста за 1 час:

Зп 1=Зп: Пр,

где

Зп - зарплата одного специалиста за день, грн.;

Пр - длительность рабочего дня, час.

4. Определение суммы заработной платы всех участников совещания за 1 час:

Зп 2=куЗп 1,

где:

Ку - количество участников совещания, чел;

Зп 1 - заработная плата 1 участника совещания за 1 час, грн.

5. Определение общей суммы заработной платы всех участников совещания за запланированный период ее проведения:

Зппл.=Зп 2Кч,

где:

Зп 2 - сумма заработной платы всех участников совещания за 1 час;

Кч - запланировано количество часов на проведение совещания.

6. Определение плановой сметы совещания:

Зсв. план. = Зппл. + On,

где:

Зппл. - общая сумма заработной платы всех участников совещания за запланированный период ее проведения, грн.;

On - запланирована стоимость аренды помещения для проведения совещания, грн.

Подготовка доклада - один из элементов ответственности организации совещания. Плохой доклад может дискредитировать проблему, покачнуть авторитет руководителя, снизить эффективность совещания.

Подготовка доклада и проекта решения предусматривает:

- выбор докладчика;

- подготовку доклада;

- его обсуждение и коррекция доклада.

При выборе докладчика учитывают такие факторы:

- значение проблемы; иногда целесообразно, чтобы с докладом выступал руководитель, подчеркивая тем самым важность вопроса;

- наличие среди подчиненных работника, который знает эту проблему, умеет изложить материал и пользуется авторитетом у коллег;

- необходимость в процессе совещания вести полемику по узкопрофессиональным вопросам, к которой руководитель может быть не готов;

- желание руководителя активизировать подчиненных, повысить степень их участия в проведении тех или других мероприятий.

План доклада может состоять из таких пунктов: вступление, основная часть доклада, предложения (рекомендации), вывод.

Во вступлении формулируют цель (задание) совещания, положения, которые определяют ее актуальность, предполагаемые результаты (разработать рекомендации, принять решение и тому подобное). Следует четко определить предмет обсуждения и направление дискуссии.

В основном разделе формулируют все вопросы, которые подлежат рассмотрению, дают их характеристику (причины, факторы, обстоятельства, условия) и отмечают пути решения.

Если предмет обсуждения определен и понятен присутствует, то вспомогательную информацию можно сократить и освещать только действительно важные, необходимы сведения.

Фактические данные доклады должны быть абсолютно достоверными.

Рекомендации следует выделить особенно. В ряде случаев целесообразно предоставлять альтернативные варианты, чтобы собравшиеся могли самостоятельно сделать выбор.

Вывод может быть представлен в виде итогов или выводов. В первом случае идет речь о сжатом перечне основных положений доклада, во втором - на основе изложенных аргументов делают выводы и обобщения. В обоих случаях в выводе не рекомендуется использовать новые данные и аргументы.

Излагая суть дела, следует избегать второстепенных деталей и подробностей. Доклад не нужно перегружать фактами и цифрами, его основу должны составлять собственное положение, а примеры (цифры, описания, факты) приводят лишь с целью аргументации, убеждения, привлечения внимания.

Помещения выбирают с учетом численности участников, чтобы каждый мог хорошо видеть и слушать докладчика. Помещением, где проводят совещание, как правило, является кабинет руководителя или зал (комната) для совещаний.

Помещение может быть оборудовано экраном, демонстрационной доской, средствами, для демонстрирования слайдов. Для участников необходимо создать комфортные условия (удобные кресла или стулья, письменные принадлежности, минеральная вода и др.).

Подготовка участников к совещанию предусматривает:

- определение работниками своей роли в решении заданий, поставленных перед совещанием;

- выяснение работниками своей позиции по вопросам, которые предусматривается обсудить;

- подробное ознакомление с документами;

- четкая формулировка вопросов к ведущему и участникам;

- подготовку материалов (данных, аргументов, фактов) к полемике;

- подготовку текста выступления.

Проведение совещания. Открывая совещание, руководитель, как правило, объявляет короткое вступительное слово, сообщает состав собравшихся, в случае потребности называет Ф.И. О. и должности всех или некоторых участников. Среди участников совещания не должно быть неизвестных лиц.

После вступительного слова начинается доклад или сообщение. Такой порядок установлен традиционно. Однако не всегда он оправдан. В ряде случаев доклад может заменить короткая информация, представленная участникам в письменном виде, тезисы доклады или ее текст.

Текст доклада должен содержать конкретные предложения, которые будут предметом обсуждения.

Доклад должен быть коротким и четким, при этом следует сделать необходимые акценты. Этому будут способствовать точность содержания, логика изложения, грамотный язык, необходимый эмоциональность.

Доклад должен вызывать интерес аудитории. Трудно надеяться на активное обсуждение, если вопросы, нарушенные в доклады, далекие для участников совещания, в целом оставляют их безразличными.

Следует уделять внимание мотивации, которая способствует привлечению внимания слушателей, учитывать реакцию аудитории и изменять эмоциональную расцветку выступления в соответствии с ней.

Важнейшим элементом, который способствует успешному восприятию доклада, является смелая и откровенная формулировка трудных, не решенных вопросов. Это всегда привлекает аудиторию, мобилизует ее внимание. Доклад должен быть информативным для определенной аудитории.

По окончании доклада (сообщения, информации) докладчик отвечает на вопросы, которые ему задают в устной или письменной форме.

Цель ответов на вопрос - разъяснить изложенное в докладе, углубить и дополнить материал согласно просьбе участников, убедить их в достоверности информации. Однако вопросы не должны выходить за рамки обсуждаемую тему, отворачивать внимание участников от основной цели совещания.

Порядок постановки вопросов и ответов на них должен быть четко определен.

Следует ориентировать участников совещания на конкретную и точную формулировку вопросов.

Отвечая на вопрос, следует придерживаться таких рекомендаций:

1. Если в письменном виде задано несколько вопросов, перед тем как отвечать, нужно ознакомиться с их содержанием. Следует распределить их таким образом, чтобы вопросы, на которые наиболее аргументированы ответы, зачитывали последними.

2. Если вопросы задают в письменном виде, то их следует полностью зачитывать, ничего не изменяя в тексте.

3. Ответы на вопрос должны быть логическими, исчерпывающими по содержанию, понятными по форме и откровенными. Попытки замаскировать или скрыть истину приводят к неосведомленности участников, к созданию ситуации, когда участники совещания не будут стремиться высказывать свои взгляды и активно участвовать в выработке решения. В последнем случае цель совещания достичь не удается.

Авторитету ведущего совещание будут способствовать такие рекомендации:

- благодарить каждого оратора за выступление;

- все сообщения делать стоя за исключением коротких комментариев;

- называть не только фамилию того, кто выступает, но и его имя, отчество и должность.

В своей деятельности менеджер также должен учитывать следующие рекомендации:

1. Принимая участие в полемике, не следует читать текст выступления, даже если он был подготовлен предварительно. Наличие текста, тезисов или плана выступления, безусловно полезно, поскольку предоставляет уверенности тому, кто выступает, организует его язык, дает возможность сдерживать регламент, облегчает ведение протокола. Однако нужно учитывать, что текст выступления, составленный к началу совещания в соответствии с повесткой дня, в ходе совещания может нуждаться в коррекции или даже оказаться неприемлемым. Следовательно, текст не должен ограничивать возможности того, кто выступает; он может быть лишь основой для изложения его мыслей. Кроме того, чтение текста выступления, как правило, лишено эмоциональной расцветки, образности, создает представление формального акта и потому негативно воспринимается аудиторией. Живое, непосредственное изложение всегда лучше, чем обычное чтение.

2. Какой бы не была реакция аудитории, основная идея выступления должна быть доведена до слушателей.

3. В ходе выступления следует обращаться ко всей аудитории, а не к отдельному оппоненту. Это способствует деловому и спокойному обсуждению.

4. Необходимо четко аргументировать причины своего несогласия с оппонентом. При этом относиться к нему с уважением, не допуская оскорблений.

5. Каждое выступление должно завершаться конкретными предложениями. Если их нет, выступать нецелесообразно.

6. Указывая на слабые стороны в других выступлениях, пытайтесь не спорить с участниками совещания, а устно задавая вопрос, убедить в ошибочности их взглядов.

7. Готовясь к выступлению, целесообразно записывать важные предложения других участников совещания. Это даст возможность избежать повторения, изменить акценты, поддержать или отклонить определенные рассуждения.

8. Не рекомендуется продолжать полемику во время перерыва, которую следует использовать, чтобы отдохнуть.

Подведение итогов совещания. При подготовке проекта решения следует, во-первых, обсудить все важнейшие принципиальные положения. Во-вторых, необходимо четко отметить, что следует сделать, кто, когда и по каким критериям будет оценивать результат, кто и как будет контролировать выполнение решения.

До составления проекта решения следует привлекать активнейших участников совещания, в частности, тех, чьи предложения вошли в этот проект. организация проведение совещание коллективная

Производительность совещания характеризует такой показатель: количество входной информации, количество исходной информации.

3. Особенности проведения совещаний разных видов

Инструктивное совещание. Его цель - передача участникам совещания указаний и распоряжений, их разъяснения и детализация относительно конкретных условий работы, установления методов и сроков выполнения указаний, определения заданий подразделений и исполнителей.

Проводить инструктивное совещание целесообразно, если предложенная вниманию собравшихся информация многоаспектная, предусматривает неоднозначные способы действий, отличается неординарностью. Такое совещание необходимо, если информацию нельзя довести до исполнителей в письменном виде.

Оперативное совещание отличается от других такими моментами:

- проводится регулярно (постоянное место и время проведения) для обсуждения текущих дел с постоянным кругом участников;

- доклады по схеме "что не сделано - какая помощь нужна";

- отсутствие предварительно подготовленной повестки дня;

- относительная непродолжительность (20-30 мин.).

Основное задание такого совещания - получение информации "снизу" о состоянии дел. По мере ее поступления и обсуждения руководитель принимает оперативные решения непосредственно на совещании. По большей части такие совещания касаются перераспределения ресурсов, согласования действий, выбора приоритетов и решения других вопросов хозяйственной деятельности предприятия.

На оперативном совещании руководитель может предложить выступить кому-либо из собравшихся, требовать подробной информации, обязать действовать немедленно и только предложенным путем, заменить исполнителя, прервать того, кто выступает и др.

Телеконференции предусматривают сочетание возможностей телефона, телевидения и вычислительной техники. Они дают возможность ее участникам, не отрываясь от своих рабочих мест, общаться, обсуждать поставленные согласно повестке дня вопросы, дискутировать.

Телеконференции (в сравнении с традиционной техникой проведения конференций) имеют такие преимущества:

1. Экономия средств, связанная с тем, что руководитель или специалист не оставляет свое рабочее место, а предприятие высвобождается от транспортных и других расходов, связанных с командировками.

2. Высокая оперативность организации телеконференции. Нет потребности согласовывать с участниками удобное для них место и время, учитывать ограничения, связанные с расписанием движения транспорта, возможностями размещения в гостиницах, наличием соответствующего помещения и др. Обсуждение проблемы может быть организовано практически немедленно после ее возникновения.

3. В телеконференции может принимать участие большее количество работников, чем в обычной конференции. Одно условие - оснастка заинтересованных предприятий аппаратурой для проведения телеконференций.

4. Каждый участник конференции может использовать любые материалы. Графические данные могут одновременно появляться на телеэкранах, в случае потребности в них можно вносить исправление и дополнение. При этом те или другие ситуации могут повторяться, а в ходе обсуждения выполняться необходимые расчеты; если есть связь с разными базами данных, то участники телеконференции могут оперативно использовать любую справочную информацию.

Контрольные вопросы

1. Раскройте сущность таких форм коллективной работы, как совещания, заседания, собрания.

2. Назовите позитивные и негативные стороны делового совещания.

3. Приведите классификацию деловых совещаний.

4. Из каких этапов состоит процедура проведения делового совещания?

5. Раскройте суть подготовки делового совещания.

6. В чем заключаются особенности проведения делового совещания?

7. Охарактеризуйте этап подведения итогов делового совещания.

8. Назовите особенности проведения инструктивного и оперативного совещания.

9. В чем заключаются особенности проведения телеконференции?

Размещено на Allbest.ru

...