Внутренняя и внешняя среда организации

13

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВНУТРЕННЯЯ И ВНЕШНЯЯ СРЕДА ОРГАНИЗАЦИИ

1. СИСТЕМНОЕ РАССМОТРЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Во второй и третьей лекциях подчеркивалось, что организация представляет собой открытую систему, целостность, состоящую из многочисленных взаимосвязанных частей, тесно переплетающихся с внешней средой организации. Остановимся на более детальной характеристике системного подхода при изучении ПХО.

В состав элементов организации как социально-экономической системы входят объекты двоякой природы. С одной стороны, это элементы, определяющие производственно-техническую структуру организации: орудия и предметы труда, а также технологические правила, регламентирующие процессы производства, распределения продукции, проведения исследований и т.п. С другой, -- это факторы, определяющие социально-экономическую структуру организации: профессиональная подготовленность и способность к трудовой деятельности участников трудовых процессов; их социальные совокупности (рабочие группы, отделы, коллективы); характер распределения полномочий и ответственности между работниками, группами, коллективами в процессе принятия решений и их неформальные отношения и т.п. Все эти элементы рассматриваются в совокупности их свойств, связей и отношений. Уже одно их перечисление показывает, что ПХО являются объектами исследования наивысшей сложности. Поэтому на основе системного подхода делается попытка рассмотреть с точки зрения единых критериев всю совокупность как определенных, так и менее определенных связей и отношений между элементами организации и тем самым дать системное представление об эффективном управлении ею.

Системный подход позволяет классифицировать организационные связи и отношения по степени определенности, осознанности и возможности их формального отображения, по степени прямого или косвенного влияния различных факторов на достижение управляемости организационных отношений и т.п. Одинаково важными считаются и технические, и экономические, и социальные факторы ПХО. Таким образом, теория управления, основанная на системном подходе, рассматривает организацию как множество связанных между собой и определенным образом упорядоченных компонентов, обладающее в то же время целостностью (свойствами присущими системе в целом) и образующее особое единство с внешней средой.

Исходя из особенностей представления организации на основе системного подхода можно дать еще одно определение ПХО [12]. ПХО -- это совокупность работников целенаправленно использующих материально-технические средства и информацию для создания материальных благ и услуг под руководством органа (аппарата) управления. С позиций системного подхода такая организация-- это прежде всего целостный комплекс взаимосвязанных элементов. Она обладает свойством организационной сложности: каждый элемент должен рассматриваться в отношении ко всем другим. Изменение в одном из элементов в большей или меньшей мере влияет на все остальные. В конечном счете цепь изменений, вызываемых изменениями в одном элементе, оказывает обратное влияние на этот последний (это свойство замкнутости контуров связи).

Следует акцентировать внимание еще на таком аспекте, как неоднородность элементов системы. А это приводит к тому, что каждый элемент может быть содержательно описан лишь в качественно различных понятиях (формирующих, по терминологии теории систем, разные "языки" описания систем). Так, для описания производственно-технической структуры предприятия привлекаются технические и естественные науки, для раскрытия экономических отношений и кругооборота фондов предприятия -- экономические науки, а для описания отношений между членами коллектива -- правовые, социологические и психологические.

2. ВНУТРЕННИЕ ПЕРЕМЕННЫЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Основные переменные в организации, которые требуют постоянного внимания руководства, это цели, структура, задачи, технология и люди [13]. Внутренние переменные -- это ситуационные факторы внутри организации, являющиеся, в основном, результатом управленческих решений.

ЦЕЛИ. Организация, по определению, -- это группа людей с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально. Руководство разрабатывает цели в ходе процесса планирования и сообщает их членам организации, что дает возможность им знать, к чему они должны стремиться.

Цель есть конкретное конечное состояние или желаемый результат, которого стремиться достичь группа людей работая вместе. Так как мы рассматривали, в основном, большие и сложные формальные организации, то у них может быть относительно большое количество целей. В подразделениях (отделах, бюро, службах, секторах), так же как и во всей организации, необходима выработка целей. Цели подразделений должны составить конкретный вклад в цели организации как целого, а не вступать в противоречие с целями других подразделений.

Ориентация, определяемая целями пронизывает все последующие решения руководства организации.

СТРУКТУРА. Структура (строение) организации - это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Понятие "функциональная область" относится к работе, которую выполняет подразделение для организации в целом (например, маркетинг, производство, обучение персонала).

Итак, под организационной структурой понимается ее организация из отдельных подразделений с их взаимосвязями, которые определяются поставленными перед предприятием и его подразделениями целями и распределением между ними функций.

ЗАДАЧИ. Задача - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее установленные сроки.

С технической точки зрения, задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре, каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что, если задача выполняется таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно. Задачи организации традиционно делятся на три категории. Это работа с людьми, предметами (машинами, сырьем, инструментами), информацией.

ПРИМЕР: Работа людей на заводском конвейере состоит из работы с предметами. Задачи линейных руководителей-- это, большей частью, работа с людьми. Задачи же работников функциональных отделов (плановый, маркетинга, экономический), в основном, связаны с информацией.

ТЕХНОЛОГИЯ. Одно из емких описаний технологии предложено Л. Дейвис [13]: "Технология - это сочетание квалифицированных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях".

Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающего на входе, в различные товары, услуги, изделия, получаемые на выходе.

ЛЮДИ определяют окончательную пригодность данной технологии, когда они делают свой потребительский выбор. Соответственно, никакая технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей, которые являются пятой внутренней переменной. Следует помнить, что и организация, и руководители, и подчиненные ничто иное, как группы людей. Руководство достигает целей через других людей. Следовательно, люди являются центральным фактором в любой модели управления.

Выше были показаны только наиболее значимые из внутренних переменных в организации. Каждая из школ управления (лекция 2) внесла заметный вклад в их понимание. Но только системный подход помог создать концепцию организации как целостности, состоящей из взаимосвязанных частей. В контексте рассматриваемого вопроса взаимосвязанность характерна для всех внутренних переменных: целей, структуры, задач, технологии и людей (рис.5). Внутренние переменные обычно называют социотехническими подсистемами, потому что они имеют социальный компонент (людей) и технический компонент (другие внутренние переменные). Взаимосвязанность внутренних переменных будем обсуждать в последующих лекциях.

Взаимосвязанность внутренних переменных

3. ГРАНИЦЫ ОРГАНИЗАЦИИ И ВНЕШНЯЯ СРЕДА

Руководителям организаций, кроме учета внутренних переменных, влияющих на успех организации, необходимо понимать и учитывать в своей практической деятельности, влияние внешних переменных (внешней среды). Внимание к проблеме влияния внешней среды на деятельность организаций проявилось в конце 50-х годов. Это стало одним из важнейших вкладов системного подхода в науку управления, поскольку подчеркивалась необходимость для руководителей рассматривать свои организации как целостность, состоящую из взаимосвязанных частей, опутанных связями с внешним миром.

Сегодняшние изменения во внешнем мире заставляют обращать внешнюю среду еще большее внимание, чем когда-либо. Известный ученый Э. Элбинг пишет [13]: "Внешнее окружение организации все больше становится источником проблем для современных руководителей".

Учитывать внешнюю среду необходимо хотя бы потому, что организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, и т.п. Поскольку от руководства зависит выживание организации, они обязаны уметь выявлять существенные факторы в окружении, которые могут повлиять на организацию. Более того, они должны предложить подходящие способы реагирования на внешнее воздействие.

ВНЕШНЯЯ СРЕДА - это все условия и факторы, возникающие в окружающей организацию среде, независимо от деятельности конкретной организации, но оказывающие или могущие оказать воздействие на ее функционирование и поэтому требующие принятия управленческих решений.

На организацию могут влиять многие факторы. Поэтому вопрос о границах организации является важнейшим вопросом любого системного исследования. Определяя границы, руководитель определяет, какие объекты можно считать подконтрольными для него, а какие остаются вне сферы его влияния. Один из способов определения окружения и облегчения учета его влияния на организацию состоит в разделении внешних факторов на две основные группы: среда прямого и косвенного воздействия на организацию извне.

4. ХАРАКТЕРИСТИКИ ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ

Большинство факторов внешней среды организации находятся вне контроля руководства, однако оно должно стремиться сделать так, чтобы их организация реагировала на факторы и изменения в конкретной среде, если организация намеревается достичь серьезного успеха. Состояние факторов среды можно описать с помощью ряда характеристик [13]: взаимосвязанность факторов; сложность среды; подвижность среды; неопределенность среды.

ВЗАИМОСВЯЗАННОСТЬ ФАКТОРОВ ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ -- это уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Подобно тому, как изменение любой внутренней переменной может оказать влияние на другие, изменение одного фактора окружения может обусловить изменения других. Поэтому руководители не должны рассматривать внешние факторы изолированно. Они должны понять, что эти факторы взаимосвязаны и изменяются.

ПОД СЛОЖНОСТЬЮ ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ понимается число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора. В практическом плане, чем на большее количество внешних факторов организация вынуждена реагировать, тем она будет находится в более сложном положении. Подобным образом, когда речь идет о разнообразии факторов, организация, использующая всего несколько исходных материалов, нескольких специалистов и ведущая дела всего с несколькими другими организациями, должна считать условия обеспечения менее сложными, чем организация, у которой указанные параметры иные. По показателю разнообразия факторов в более сложных условиях будет находится организация, использующая многочисленные и разные технологии, претерпевающие более быстрое развитие, чем организация, которой все это не касается.

ПОДВИЖНОСТЬ ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ -- это скорость с которой происходят изменения в окружении организации. Многие исследователи менеджмента указывали, что окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью. Однако, есть организации, вокруг которых внешняя среда особенно подвижна. Примеры западных стран показывают, что наиболее интенсивные изменения среды, в части изменения технологии и параметров конкурентной борьбы, характерны для фармацевтической, химической, электронной, авиационно-космической и ряда других отраслей промышленности.

Еще одна особенность. Подвижность внешнего окружения может быть выше для одних подразделений организации и ниже для | других. Пример: обычно отдел НИОКР сталкивается с высокой подвижностью среды, поскольку он должен отслеживать все технологические нововведения. Производственный же отдел может функционировать в относительно медленно изменяющейся среде, характеризующуюся стабильным движением материалов и трудовых ресурсов.

НЕОПРЕДЕЛЕННОСТЬ ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ является функцией количества информации, которой располагает организацияпо поводу конкретного фактора, а также функцией уверенности вэтой информации. Если информации мало или есть сомнения в ееточности, среда становится более неопределенной, чем в ситуации,когда имеется адекватная информация и есть основание считать еевысоконадежной. Чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения.

5. СРЕДА ПРЯМОГО И КОСВЕННОГО ВОЗДЕЙСТВИЯ

Указанные выше характеристики описывают факторы как прямого, так и косвенного воздействия,

ПОСТАВЩИКИ. Обычно каждая организация имеет свою сетьпоставщиков сырья, материалов, оборудования, комплектующих, энергии и др. Зависимость между организацией и сетью поставщиков один из наиболее ярких примеров прямого воздействия среды на операции и успешность деятельности организации. Например, получение ресурсов от внешних поставщиков, тем более зарубежных, подвергается действию таких факторов, как цены, качество и количество, сроки поставки, обменные курсы валют, политическая нестабильность и т.п.

Если организация имеет единственного поставщика конкретной продукции, она попадает в зависимость от его действий. Примером может служить обеспечение энергией. Поэтому большинство организаций, обычно, предпочитают не иметь единственного поставщика. Если же организация не находит альтернативных поставщиков, то в таких случаях идут по пути поддержания значительного объема запасов необходимых ресурсов.

Отношения с финансовыми институтами -- кредиторами или инвесторами -- это также факторы прямого воздействия. Потенциально к ним относятся банки, акционеры и частные лица, страховые компании, различные фонды и коммерческие структуры, программы федеральных и муниципальных властей.

ПОТРЕБИТЕЛИ. Известный специалист но менеджменту Питер Ф. Друкер сказал: "Существует только одно обоснованное определение цели предпринимательства - создание клиента". То есть, само выживание и оправдание существования организации зависит от ее способности находить потребителя результатов ее деятельности и удовлетворять его запросы. Потребители, решая, какие товары и услуги им желательны и по какой цене, определяют для организации почти все, относящееся к результатам ее деятельности. Поэтому при анализе рынка необходимо тщательно изучать требования потребителя к товарам, обращающимся на рынке. Важно знать и специфические требования потребителей в отношении ассортимента и качества изделия, его внешнего вида, способа упаковки и маркировки, использования товарного знака. Воздействие потребителя на внутренние переменные организации зачастую значительно.

КОНКУРЕНТЫ - это внешний фактор влияние которого невозможно оспаривать. Руководство каждого предприятия должно понимать, что если не удовлетворить нужды потребителей так же эффективно, как это делают конкуренты, то у предприятия могут возникнуть трудности с реализацией готовой продукции и, как следствие, финансовые трудности. Как показывает практика западного рынка, во многих случаях не потребители, а как раз конкуренты определяют, какого рода результаты деятельности можно продать и какую цену можно запросить.

Важно также понимать и тот факт, что потребители - не единственный объект соперничества организаций. Последние могут вести конкурентную борьбу за трудовые ресурсы, материалы, капитал, право использования определенные технические нововведения.

ЗАКОНЫ И ГОСУДАРСТВЕННЫЕ ОРГАНЫ также влияют на организации. Деятельность государственных предприятий и особенно коммерческих, попадает под действие многочисленных правовых ограничений. Состояние законодательства в нашей стране часто характеризует не только его сложностью, но и подвижностью, а иногда даже неопределенностью. За последние четыре года издано 300 законов и законодательных актов, большинство из которых непосредственно влияющих на деятельность организаций.

Если факторы среды прямого воздействия непосредственно влияют на организацию, то факторы среды косвенного воздействия обычно влияют на операции организации опосредствованно. Тем не менее, руководству необходимо учитывать их. Среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. Руководство зачастую вынуждено опираться на предложения о такой среде, основываясь на неполной информации, в попытках спрогнозировать возможные последствия для организации. К факторам среды косвенного воздействия относят технологию, состояние экономики, социокультурные и политические факторы и пр.

ТЕХНОЛОГИЯ является одновременно внутренней переменной и внешним фактором большого значения. Технологические нововведения влияют на эффективность изготовления, продажи и устаревания продукта, на процессы сбора, хранения и распределения информации и многое другое. Как показывают исследования в области "системы технологий", скорость изменения технологий постоянно увеличивается. Очевидно, что организации, имеющие технологии высокого уровня, наукоемкие производства, должны постоянно отслеживать и быть в состоянии быстро реагировать на новые разработки и сами предлагать нововведения.

СОСТОЯНИЕ ЭКОНОМИКИ. Для анализа состояния экономики используются такие основные показатели, как объем капиталовложений в обновление и расширение основного капитала отдельных отраслей; объем выпуска продукции, величина отгрузок товаров потребителям, запасы товаров; поступления и портфель заказов отдельных фирм и по отраслям в целом; платежеспособный спрос населения; размеры и структура затрат на НИОКР, темпы обновления продукции, доля и количество принципиально новых товаров, поступающих на рынок; динамика численных показателей уровня цен; кредитная и налоговая политика и многое другое.

СОЦИОКУЛЬТУРНЫЕ ФАКТОРЫ, влияющие на организацию - это установки, жизненные ценности, традиции. Так, например, у граждан США существуют определенные представления об этике введения бизнеса. Дача взятки для получения выгодного контракта, фаворитизм вместо поддержки компетентности, распространение порочащих конкурентов слухов считается действиями не этичными и аморальными. А в некоторых других странах подобная практика считается нормальной.

Меняются установки рабочих. Особенно молодые рабочие хотят иметь больше независимости и социального взаимодействия на работе. Многие рабочие и служащие стремятся к работе, которая требует больше гибкости, обладает большей содержательностью, не ущемляет свободу и побуждает в человеке самооуважение. предприятие организация внешняя среда

ПОЛИТИЧЕСКИЕ ФАКТОРЫ представляют для руководителей особое значение. Один из аспектов политической обстановки - настроения администрации, законодательных органов и судов в отношении бизнеса. Эти настроения влияют на такие действия правительства, как налогообложение доходов организаций, установление налоговых льгот или льготных торговых пошлин, требования в отношении практики найма на работу законодательство о защите потребителей и др.

Особое значение для организаций, ведущих операции или имеющих рынки сбыта в других странах, имеет фактор политической стабильности. Среда организаций, действующих на международном уровне, отличается повышенной сложностью, которая обусловлена уникальной совокупностью факторов, характеризующих каждую страну. Поэтому вся деятельность на территории какой-либо страны подлежит модификации под те или иные конкретные факторы окружения.

Размещено на Allbest.ru