Функция контроля

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФУНКЦИЯ КОНТРОЛЯ

СУЩНОСТЬ И СОДЕРЖАНИЕ ФУНКЦИИ КОНТРОЛЯ

функция контроль результат действие

После принятия планов и выполнения подготовительных работ возникает задача сохранить, поддержать и усовершенствовать упорядоченность существующего производства, предупредить возможность срыва выполнения плана. Что касается срывов то предпосылок к этому всегда предостаточно. Планы не всегда выполняются так, как было задумано. Люди не всегда принимают делегированные им права и обязанности. Руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия внешней среды и организация должна к ним адаптироваться.

Как же руководству организации удается определить, достигло ли оно своих целей, как оно обнаруживает собственные ошибки и ошибки своих подчиненных. Решение этой задачи станет возможно, если в организации будет налажен контроль за ходом работ и обеспечением их ресурсами.

КОНТРОЛЬ -- это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Контроль направлен на выявления состояния работы и поддержки показателей плана на заданном уровне, на выполнение организационных мероприятий и решений по техническому и материальному обеспечению производства в соответствии с планами, на соблюдение технических и экономических нормативов.

Суть контроля заключается в выявлении фактического состояния выполнения плановых решений. При этом руководство должно знать не только состояние работ в тот или иной период времени, но и причины сбоев в производственном процессе.

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с момента, когда сформулированы цели и задачи (этап планирования). Контроль очень важен для успешного функционирования организации. Без контроля начинается хаос и объединить деятельность отдельных исполнителей и каких-либо групп становится невозможно.

Остановимся на краткой характеристике основных объективных предпосылок необходимости осуществления контроля.

Неопределенность. В предыдущих лекциях часто упоминалось о тех неопределенностях, которые сопровождают процесс управления. И действительно, множество разнообразных обстоятельств может воспрепятствовать реализации планов организации.

1. Изменение законов, социальных ценностей, технологии конкуренции и др.

2. Еще одним фактором неопределенности может стать организационная структура, так как самые лучшие организационные построения имеют свои изъяны. Например, специализация и разделение труда могут породить проблемы координации, трения между отдельными исполнителями и рабочими группами (бригадами).

3. Самым серьезным фактором неопределенности в организации являются люди. Их нельзя запрограммировать на выполнение какой либо работы с абсолютной точностью.

4. Руководители могут не всегда достаточно правильно спрогнозировать ответную реакцию работников на введение новых инструкций и правил, возложение дополнительных прав и обязанностей.

Предупреждение возникновения кризисных ситуаций. Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации. То есть, ошибки и проблемы, возникающие при анализе ситуации внутри организации, переплетаются, если их вовремя не исправить, с ошибками в оценке будущих условий внешней среды и поведения людей. Функция контроля -- это такая характеристика управления, которая позволяет выделить проблемы и скорректировать соответствующую деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Поддержание успеха. Сравнивая достигнутые результаты с запланированными, руководство организации получает возможность определить, где организация достигла успехов, а где потерпела неудачу. Другими словами, руководство может определить, какие именно направления деятельности организации способствовали достижению ее целей. Последнее обстоятельство дает возможность быстро адаптироваться организации к изменившимся условиям внешней среды, тем самым, обеспечив высокие темпы развития и продвижения к поставленным целям.

Широта контроля. Контроль должен быть всеобъемлющим. В осуществлении контроля должны быть задействованы не только специально выделенные "контролеры", а все руководители организации независимо от ранга и того обстоятельства, что специально вести контроль им никто не поручал. Руководителям следует понимать, что контроль есть фундаментальный элемент процесса управления и что ни планирование, ни создание эффективных организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать в отрыве от контроля.

ОСНОВНЫЕ ВИДЫ КОНТРОЛЯ

Контроль подразделяется на три основные вида: предварительный, текущий и заключительный. Основное различие между этими видами контроля состоит только во времени осуществления, а по форме они схожи, так как должны способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были ближе к исходным или требуемым.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линии поведения. А так как правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение позволяет убедиться, что работа развивается в заданном направлении.

Предварительный контроль осуществляется по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов сводится к:

1) тщательному анализу деловых и профессиональных знаний и навыков, поступающих на работу;

2) отбору наиболее подготовленных и квалифицированных людей;

3) установлению справедливых размеров окладов и компенсаций, для привлечения в организацию компетентных работников;

4) проведению психологических тестов и др.

Предварительный контроль в области материальных ресурсов осуществляется путем:

1) выработки стандартов минимально допустимых уровней качества;

2) проведения физических проверок соответствия поступающих материалов и конструкций этим требованиям.

Конкретные рекомендации в практическом плане при проведении этого вида контроля могут сводиться к выбору таких поставщиков материальных ресурсов, которые доказали свои возможности осуществлять поставки в соответствии с техническими требованиями, а также к поддержанию запасов ресурсов в организации на достаточном для ритмичной работы уровне.

Предварительный контроль в области финансовых ресурсов сводится к анализу текущего финансового плана организация (бюджета). Так как бюджет напрямую увязан с реализацией функции планирования, то контроль позволяет быть уверенным в том, что необходимые для реализации планов средства в организации есть

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе выполнения работ. Основным объектом этого вида контроля являются подчиненные сотрудники, которых контролируют их начальники. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по совершенствованию работы позволяет исключить отклонение от намеченных планов и инструкций.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа выполнена. Сущность этого вида контроля заключается в сравнении фактически полученных результатов с требуемыми. Заключительный контроль:

1) дает руководству организации информацию необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем;

2) способствует совершенствованию системы мотивации в организации, то есть за достижение определенного уровня результативности исполнители должны получать соответствующее вознаграждение.

ХАРАКТЕРИСТИКА ПРОЦЕССА КОНТРОЛЯ

Процесс контроля состоит из следующих этапов: 1) выработка стандартов и критериев; 2) сопоставление с ними реальных результатов; 3) принятие необходимых корректирующих действий.

Выработка стандартов и критериев. Стандарты -- это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Цели, как известно, формируются в процессе планирования. А все стандарты, используемые для контроля, выбираются из целей и стратегий организации. Цели используемые в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа и наличием конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. При меры целей, которые можно использовать в качестве стандартов контроля: получить прибыль в размере 5 тыс. грн. в 1998 г. или уменьшить количество брака выпускаемых изделий на 5%. Конкретный критерий (5 тыс. грн.) и определенный период времени (один год) называются показателями результативности, которые точно определяют то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей. Такой показатель позволяет сопоставить реально сделанную работу с запланированной.

Показатели результативности не сложно установить для таких величин как прибыль, объем продаж, стоимость материалов и др. потому, что они поддаются количественному измерению. Но некоторые цели и задачи организации выразить количественно невозможно. Например, повышение морального уровня, рассматриваемого в качестве цели, выразить в числовых показателях очень трудно или вообще невозможно. В таких случаях эффективно работающие организации используют различного рода обследования и опросы или представляют исследованные величины в численном виде косвенно, через другие показатели. Хотя при таком подходе на конечные результаты будут оказывать влияние очень многие факторы.

Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе руководитель должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют плановым. То есть, деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, заключается в определении: масштаба отклонений; измерений результатов; передаче информации и ее оценке.

Определение масштаба допустимых отклонений -- вопрос большой важности. Если масштаб будет слишком большим, либо слишком маленьким, то в обеих случаях контроль будет неэффективным. Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен быть экономным. Преимущества системы контроля должны перевешивать затраты на ее функционирование. Один из способов увеличения экономической эффективности контроля состоит в использовании метода управления по принципу исключения. Суть метода в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов.

Измерение результатов, позволяющих установить, на сколько удалось достичь установленные стандарты, -- это самый трудный и дорогостоящий элемент контроля. Чтобы быть эффективной, система измерения должна соответствовать тому виду деятельности который подвергается контролю. Вначале необходимо выбрать соответствующую систему измерения, затем решить вопрос согласования скорости, частоты и точности измерения с деятельностью подлежащей контролю. Заметным прогрессом в части контрольных измерений явилось широкое использование компьютеров, что сделало эти проверки более оперативными, дешевыми и точными. Но следует отметить, что любая система сбора и обработки информации дорога. Поэтому руководители должны избегать искушения измерять все как можно точнее.

Для того, чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Данная информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться до сведения руководителей в виде, легко позволяющем принять необходимые решения и действия. Основные трудности, возникающие на пути сбора и распространения контрольной информации, связаны с различными коммуникационными проблемами (см. лекцию 6). Одна из них состоит в том, что большая часть информации обрабатывается людьми, а это может привести к искажению информации, на основе которой должны приниматься решения в области контроля.

На последней стадии этого этапа руководитель должен решить, та ли, что нужно информация получена, и важна ли она. Важная информация -- это такая информация, которая адекватно описывает исследуемое явление и существенно необходима для принятия правильного решения.

Принятие необходимых корректирующих действий. На этом этапе руководитель должен выбрать одну из трех линий поведения: 1) ничего не предпринимать; 2) устранить отклонения, 3) пересмотреть стандарт.

1. Если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются, то лучше всего ничего не предпринимать.

2. Система контроля, которая не позволяет установить серьезные отклонения прежде, чем они перерастут в крупные проблемы бессмысленна. Поэтому проводимая корректировка должна быть нацелена на устранение настоящей причины отклонения. Осуществление корректировки может быть достигнуто путем улучшения значения каких-либо внутренних переменных факторов данной организации (цели, структура, задачи, технологии, люди), усовершенствованием функций управления или технологических процессов.

3. 3. Но иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы -- это лишь прогнозы будущего. Поэтому при пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты. Необходимость радикального пересмотра стандартов может служить симптомом проблем, возникающих либо в процессе контроля, либо в процессе планирования.

КОНТРОЛЬ КАЧЕСТВА ПРОДУКЦИИ

Следует отметить, что в современных условиях важное значение приобрела и такая форма контроля, как контроль качества выпускаемой продукции. Качество продукции является одним из важнейших средств конкурентной борьбы, завоевания и удержания позиций на рынке. Поэтому фирмы уделяют особое внимание обеспечению высокого качества продукции, устанавливая контроль на всех стадиях производственного процесса, начиная с контроля качества используемых сырья и материалов и заканчивая определением соответствия выпущенного продукта техническим характеристикам не только в ходе его испытаний, но и в эксплуатации, а для сложных видов оборудования -- с предоставлением определенного гарантийного срока после установки оборудования на предприятии заказчика. Контроль качества продукции стал составной частью производственного процесса и направлен не столько на выявление дефектов или брака в готовой продукции, сколько на проверку качества изделия в процессе его изготовления. Такой подход к контролю предполагает проведение испытаний по мере готовности отдельных частей продукта. Усиление контроля качества в значительной степени связано с ориентацией производства на конкретного потребителя.

Обычно контроль качества в масштабах фирмы возложен на
Центральную службу контроля качества, в функции которой входит разработка качественных показателей по всем видам выпускаемой продукции, методов проверки качества и порядок проведения испытаний, анализ рекламаций и порядок их урегулирования, выяснение причин возникновения дефектов и брака и условий их устранения. Служба контроля осуществляет свою деятельность в тесном контакте с соответствующими службами в производственных отделениях, а также с заводскими службами контроля качества. Одной из важнейших функций центральной службы контроля является планирование и координация всей работы в области обеспечения качества, установление необходимых связей между службами контроля качества в производственных отделениях пред. приятии.

Таким образом, контроль призван обеспечивать проверку исполнения управленческих решений на всех уровнях управления фирмой, на соблюдение установленных нормативов и условий хозяйственной деятельности фирмы. Основные принципы управления качеством в фирмах США можно обобщить следующими положениями [6]:

1. Работа, направленная на повышение качества должна выступать обязательной составной частью стратегии фирмы,

2. В управлении качеством главное не контроль, а бездефектная работа,

3. Поставщики должны быть партнерами.

4. Постоянное повышение квалификации работников фирмы.

Размещено на Allbest.ru