Организация и средства информационных технологий обеспечения управленческой деятельности

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание:

Лекция 1. Информационные системы и их классификация

Лекция 2. Система информационных технологий

Лекция 3. Роль ИТ в управлении предприятием

Лекция 4. Информация и орг. структура управления

Лекция 5. Классификация компьютерных ИТ

Лекция 6. Автоматизация документооборота

Лекция 7. ИТ и новые организационные формы компаний. Средства групповой работы для виртуальной корпорации

Лекция 8. Интегрированная система управления промышленных предприятий России

Лекция 9. Программное обеспечение информационных систем

Лекция 10. Системы бухгалтерского учета и компьютерные справочные правовые системы



Лекция 1. Информационные системы и их классификация

Информационная система (ИС) представляет собой коммуникационную систему по сбору, передаче, переработке информации об объекте, снабжающую работника любой профессии информацией для реализации функции управления. Другими словами информационная система -- это упорядоченная совокупность документированной информации и информационных технологий.

Как и каждая система, ИС обладает свойствами делимости и целостности. Делимость означает, что систему можно представлять из различных самостоятельных составных частей -- подсистем. Возможность выделения подсистем упрощает анализ, разработку, внедрение и эксплуатацию ИС. Свойство целостности указывает на согласованность функционирования подсистем в системе в целом.

В зависимости от уровня автоматизации различают ручные, автоматизированные и автоматические информационные системы. Ручные ИС характеризуются выполнением всех операций по переработке информации человеком. В автоматизированных ИС часть функций управления или обработки данных осуществляются автоматически, а часть -- человеком. В автоматических ИС все функции управления и обработки информации выполняются техническими средствами без участия человека.

Информационная система включает в себя информационную среду и информационные технологии, определяющие способы реализации информационных процессов.

Информационная среда -- это совокупность систематизированных и организованных специальным образом данных и знаний.

Информационные технологии (ИТ) -- это совокупность методов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распределение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационных ресурсов.

Термин «ИТ» получил распространение сравнительно недавно в связи с использованием средств вычислительной техники при выполнении операций с информацией.

Информационные технологии в экономике и управлении базируются на аппаратных средствах и программном обеспечении. Аппаратные средства относятся к числу опорных технологий, т.е. могут применяться в любых сферах человеческой деятельности. Программное обеспечение организует процесс обработки информации в компьютере и решение профессиональных задач пользователей.

Областями применения информационных технологий являются системы поддержки деятельности людей (управленческой, коммерческой, производственной), потребительская электроника и разнообразные услуги, например связь, развлечения.

Различают несколько поколений ИС.

Первое поколение ИС (1960-1970 гг.) строилось на базе центральных ЭВМ по принципу «одно предприятие -- один центр обработки».

Второе поколение ИС (1970-1980 гг.) характеризуется частичной децентрализацией ИС, когда мини-компьютеры типа ОЕС УАХ, соединенные с центральной ЭВМ, стали использоваться в офисах и отделениях организации.

Третье поколение ИС (1980-1990 гг.) определяется появлением вычислительных сетей, объединяющих разрозненные ИС в единую систему.

Четвертое поколение ИС (1990 г. -- до нашего времени) характеризуется иерархической структурой, в которой центральная обработка и единое управление ресурсами ИС сочетается с распределенной обработкой информации. В качестве центральной вычислительной системы может быть использован суперкомпьютер. В большинстве случаев наиболее рациональным решением представляется модель ИС, организованная по принципу: центральный сервер системы -- локальные серверы -- станции-клиенты.

Классификация информационных систем

Информатизация постепенно становится основой и технологическим фундаментом цивилизации. Сегодня информация превратилась в стратегический ресурс человечества, единственный из всех ресурсов, который при потреблении возрастает. Информационная революция вбирает в себя все новые сферы человеческих интересов, ядром которой стал компьютер.

Классификацию ИС можно проводить по ряду признаков: по назначению, по структуре аппаратных средств, по режиму работы и по характеру взаимодействия с пользователями.

Классификация ИС по назначению

По назначению ИС можно разделить на информационно-управляющие, информационно-поисковые, системы поддержки принятия решений, обработки данных и информационно-справочные системы.

Информационно-управляющие системы -- это системы для сбора и обработки информации, необходимой для управления организацией, предприятием, отраслью.

Системы поддержки принятия решений предназначены для накопления и анализа данных, необходимых для принятия решений в различных сферах деятельности людей.

Информационно-поисковые системы -- это системы, основное назначение которых поиск информации, содержащейся в различных базах данных, различных вычислительных системах, разнесенных, как правило, на значительные расстояния.

К информационно-справочным системам относятся автоматизированные системы, работающие в интерактивном режиме и обеспечивающие пользователей справочной информацией.

Системы обработки данных -- это класс информационных систем, основной функцией которых являются обработка и архивация больших объемов данных.

Классификация ИС по структуре аппаратных средств

Эта классификация информационных систем подразделяет их на однопроцессорные, многопроцессорные и многомашинные системы (сосредоточенные системы, системы с удаленным доступом и вычислительные сети).

Однопроцессорные ИС строятся на базе одного процессора компьютера, тогда как многопроцессорные системы используют ресурсы нескольких процессоров.

Многомашинные системы представляют собой вычислительные комплексы. В сосредоточенных вычислительных системах весь комплекс оборудования, включая терминалы пользователей, сосредоточен в одном месте, поэтому для связи между отдельными компьютерами системы не требуется применение системы передачи данных.

Системы с удаленным доступом (с телеобработкой) обеспечивают связь между терминалами пользователей и вычислительными средствами методом передачи данных по каналам связи (с использованием систем передачи данных).

Вычислительные сети -- это взаимосвязанная совокупность территориально рассредоточенных систем обработки данных, средств и систем связи и передачи данных, обеспечивающая пользователям дистанционный доступ к вычислительным ресурсам и коллективное использование этих ресурсов.

Классификация ИС по режиму работы

Если рассматривать используемый режим функционирования информационных систем, то можно выделить однопрограммный и мультипрограммный режимы вычислительной системы.

По характеру обслуживания пользователей выделяют пакетный режим, а также режимы индивидуального и коллективного пользования.

Пакетная обработка -- это обработка данных или выполнение заданий, накопленных заранее таким образом, что пользователь не может влиять на обработку, пока она продолжается. Она может вестись как в однопрограммном, так и в мультипрограммном режимах.

В режиме индивидуального пользования все ресурсы системы предоставляются в распоряжение одного пользователя, тогда как в режиме коллективного пользования возможен одновременный доступ нескольких независимых пользователей к ресурсам вычислительной системы. Коллективное пользование в режиме запрос-ответ предполагает, что система обслуживает запрос каждого пользователя без прерываний.

Классификация ИС по характеру взаимодействия с пользователями

По характеру взаимодействия с пользователями выделяют системы, работающие в диалоговом и интерактивном режимах.

В диалоговом режиме человек взаимодействует с системой обработки информации, при этом человек и система обмениваются информацией в темпе, соизмеримом с темпом обработки информации человеком. Интерактивный режим -- это режим взаимодействия человека и процесса обработки информации, выражающийся в разного рода воздействиях на этот процесс, предусмотренных механизмом управления конкретной системы и вызывающих ответную реакцию процесса.

По особенностям функционирования информационной системы во времени выделяют режим реального времени -- режим обработки информации, при котором обеспечивается взаимодействие системы обработки информации с внешними по отношению к ней процессами в темпе, соизмеримом со скоростью протекания этих процессов.

Состав и характеристика качества информационных систем

Элементарные операции информационного процесса включают:

сбор, преобразование информации, ввод в компьютер;

передачу информации;

хранение и обработку информации;

предоставление информации пользователю.

Можно выделить две основные группы характеристик, которые нужно принимать во внимание при анализе качества информационных процессов: временные характеристики и характеристики качества результирующей информации на выходе информационного процесса.

К показателям временных свойств информационных процессов относятся:

среднее время и дисперсия времени выполнения информационного процесса (среднее время реакции информационной системы на запрос пользователя);

продолжительность временного интервала, в течение которого информационный процесс завершается с заданной вероятностью.

Качество информационных систем характеризуется: достоверностью данных (свойством данных не содержать скрытых ошибок); целостностью данных (свойством данных сохранять свое информационное содержание); безопасностью данных (защищенностью данных от несанкционированного доступа к ним).

Современная ситуация в области ИТ

XX век, особенно его вторую половину, называют «информационным веком», и не только потому, что его заключительные десятилетия ознаменовались ускоренным насыщением системами обработки информации практически всех сторон жизни общества. Главное состояло в том, что именно в этом веке информация превратилась в главный стратегический ресурс общества. Именно этот укрепившийся в обществе, а не только среди специалистов, взгляд на информацию как на стратегический ресурс сделал неизбежным распространение информационных технологий.

Техногенная цивилизация, начало которой восходит к промышленному перевороту конца XVIII -- начала XIX вв. вступила в новую стадию, основным технологическим укладом которой станут быстро распространяющиеся и всепроникающие информационные технологии (ИТ). Уже в ближайшем будущем ИТ из средств решения специализированных и технологических задач превратятся в инструменты осуществления всех социальных, психологических и личных взаимодействий.

Отрасли, связанные с производством информации и информационных услуг, растут быстрыми темпами, не остаются в стороне и традиционные отрасли. ИТ являются не альтернативой традиционной экономике по принципу «или, или», а мощным инструментом подъема ее на новый, более высокий уровень путем разработки современных технологий ведения бизнеса, использование которых приводит к качественно иным результатам, как на уровне предприятий, так и на уровне экономики в целом.

В настоящее время наметилась устойчивая тенденция перехода от традиционной модели бизнеса к декапитализированной модели электронного бизнеса. Компании все меньше опираются на физический капитал. Все чаще их стратегия заключается в передаче элементов производственного процесса, связанных с физическим капиталом, внешним структурам. Таким образом, модель электронного бизнеса разделяет компании на две группы: те, что имеют относительно небольшой физический капитал и опираются на свои интеллектуальные ресурсы, и те, что группируются вокруг них, предоставляя необходимые услуги и образуя сети внешних структур, своеобразные сообщества.

Возникающие электронные сообщества непрерывно растут, а их сфера деятельности расширяется. Как следствие мир предпринимательства развивается в сторону глобализации. Корпорации и сообщества расширяют свой горизонт, совершенствуя модель «бизнес -- бизнес» (В2В). Формируются выходящие за границы корпораций «электронные сообщества», которые интегрируют всех участников -- от потребителей, розничных торговцев и поставщиков до производителей -- в единый рабочий процесс. У структур такого типа может быть много общего: источники информации, трудовые ресурсы, бизнес-процессы, рыночные стратегии.

Если посмотреть на разнообразные формы поведения на рынке и организационные возможности новых объединений, то можно увидеть следующие основные способы трансформации управления на предприятиях.

Организационная структура уходит как от централизованной, жестко иерархической формы, так и от децентрализованной, горизонтальной, основывается на сетевых связях и гибких производственных отношениях. Рынок все больше ориентируется на спрос, индивидуальные и групповые ценности, отражая растущее значение индивидуальных предпочтений. От обычной технологии обработки информации переходят к совместному использованию знаний, их обмену между предприятиями. Предпринимательство приобретает тенденцию к эволюции от командно-контролирующего и конкурентного типа к предпринимательству, ориентированному на сотрудничество.

Последствия глобальных революционных изменений находят выражение в дальнейшей трансформации командных иерархических принципов управления бизнесом в направлении самоорганизации, инициативы и социально-профессиональной мобильности людей.

Это не означает, что все предприятия должны безоглядно внедрять в свою повседневную жизнь ИТ. Решения о внедрении ИТ должны основываться на концепциях и подходах, позволяющих предприятиям в оптимальном объеме овладеть информационными аспектами пространства их деятельности, отсюда неуклонный рост требований к профессиональной подготовке будущих и действующих менеджеров.

Лекция 2. Система информационных технологий

Понятие об информационных технологиях

Любые управленческие информационные процессы включают в себя процедуры регистрации, сбора, передачи, хранения, обработки, выдачи информации и принятия управленческих решений. ИТ представляют собой те средства и методы, с помощью которых реализуются эти процедуры в различных ИС.

История развития ИТ может быть разбита на несколько этапов:

Ручная технология сбора и обработки информации (до второй половины XIX века). Основные инструменты: перо, чернила и простейшие счетные аппараты, а средства коммуникации представлены в форме курьерской и почтовой связи.

Механическая технология: создание пишущей машинки, телефона, которые существенно изменили технологию обработки информации и организационную структуру предприятий.

Электронная технология: появление электронных пишущих машинок, копировальных машин и диктофонов (40-60-е гг. XX в).

Компьютерная информационная технология: массовое производство электронно-вычислительных машин в 60-х гг. Особо успешно эта технология начала внедряться с 70-х гг., когда были созданы персональные электронно-вычислительные машины.

По степени автоматизации можно выделить ручные, автоматизированные и автоматические ИТ. Исторически первыми были т.н. ручные ИТ, в которых все процедуры по сбору, обработке и передаче информации осуществлялись вручную. Однако современный уровень развития бизнеса предъявляет принципиально новые требования к информационному обслуживанию, в т.ч. обеспечение скорости передачи информации, ее актуальности, достоверности и свое временности предоставления конечному пользователю. Появление новых технологий организации информационных процессов (ИП) связано, прежде всего, с использованием компьютерных технологий. ИТ, применяемые в области управления технологическими процессами, могут быть реализованы в виде полностью автоматических ИС. В этом случае автоматизированы все процедуры регистрации, сбора, передачи, обработки информации, а так же выработка управляющих воздействий, с помощью которых осуществляется управление технической системой. Такие автоматические ИТ используются обычно в производственных системах. В частности, к этому классу ИС можно отнести т.н. интеллектуальные здания, в которых автоматизированы процессы технической эксплуатации здания, в т.ч. процессы теплоснабжения, освещения, кондиционирования и т.п.

В системах организационного управления наиболее распространены автоматизированные ИТ, в которых выработка управляющего воздействия возложена на человека - лицо, принимающего решение (ЛПР).

Современные ИС состоят из нескольких видов обеспечивающих подсистем, к которым относятся: техническое, программное, информационное, организационное, правовое и эргономическое обеспечения.

Техническое обеспечение представляет собой комплекс технических средств, обеспечивающих функционирование информационной системы (персональные компьютеры, периферийное оборудование (принтеры, сканеры, плоттеры и т.д.), средства коммуникации и связи (модемы, сетевые платы и т.д.), а также средства оргтехники (ксероксы, факсы и т.д.)). Средства оргтехники целесообразно включать в техническое обеспечение информационной системы, т.к. они органично встраиваются в систему сбора, передачи и обработки информации и являются неотъемлемым атрибутом современного офиса. Кроме того, функции принтера, ксерокса, факса может выполнять одно устройство. Выбор необходимого состава технических средств должен определяться, прежде всего, функциональными задачами информационной системы и соответствующей предметной областью.

Программное обеспечение - это совокупность программ и документации на них, реализующих основные функции информационной системы.

Информационное обеспечение представляет собой совокупность информационной базы предметной области и средств и методов ее обработки. Создание информационной базы является одной из проблем: встают вопросы ее проектирования, которые являются определяющим условием успешной работы всей системы в будущем, а также наполнение информационной базы конкретными данными.

Организационное обеспечение представляет собой комплекс методов и правил организации работы с информационной системой, а также описание должностных инструкций пользователей информационной системы. В сложных ИС этот вид обеспечения играет важную роль, т.к. он определяет их порядок функционирования. Несоблюдение правил пользования информационной системой и невыполнение должностных инструкций могут привести к неадекватности базы данных и, как следствие, к принятию неправильных управленческих решений.

Правовое обеспечение включает в себя комплекс правовых норм и прав пользователей информационной системы. Эта подсистема обеспечивает ограничение доступа к данным различных категорий пользователей, как правило, путем организации парольного доступа. Кроме того, в настоящее время одними из важнейших вопросов становятся проблемы защиты информации от несанкционированного доступа.

Эргономическое обеспечение предполагает разработку рекомендаций и норм правильной организации рабочего места пользователя системы, в т.ч. правильное расположение компьютеров в помещении, соблюдение необходимого уровня освещенности, установление нормирования работы пользователя за компьютером и т.д.

К современным техническим средствам реализации ИТ относятся: персональные компьютеры, локальные и глобальные вычислительные сети, коммуникационные средства, телефонная техника, видеоинформационные системы и др. Современные ИС предполагают, как правило, интеграцию различных программных продуктов. В состав ИС входят средства для документационного обеспечения управления, информационной поддержки предметных областей, в частности, коммуникационное программное обеспечение, средства организации коллективной работы сотрудников и другие вспомогательные технологические продукты. Внедрение ИТ предполагает не только автоматизацию основных информационных бизнес-процессов, но иногда и их существенное изменение.

Это связано с совершенствованием документооборота в системе, а повышение надежности и оперативности предоставления информации позволяет больше времени уделять ее анализу, а не рутинной обработке.

Внедрение современных ИТ должно обеспечивать выполнение ряда требований, в том числе наличие удобного и дружественного интерфейса, обеспечение безопасности с помощью различных методов контроля и разграничения доступа к информационным ресурсам (ИР), поддержку распределенной обработки информации, использование архитектуры клиент-сервер, модульный принцип построения систем, поддержку технологий Интернет и т.д.

Современная индустрия менеджмента за последние годы претерпела весьма существенные изменения в связи с внедрением новых компьютерных технологий. Успешное функционирование любой фирмы на рынки немыслимо без использования современных ИТ. Реализация продукта требует таких систем, которые в кратчайшие сроки предоставляли бы сведения о его доступности. Это достижимо при условии широкого использования в бизнесе современных компьютерных технологий обработки и передачи информации.

Лекция 3. Роль ИТ в управлении предприятием

Основные типы информационных систем

Любое предприятие для анализа возникающих проблем, принятия решений, контроля операций, создания новых продуктов или услуг нуждается в информации.

Под информацией понимаются осмысленные и переработанные данные, которые используются для решения управленческих задач. Данные отражают события, происходящие как в самой организации, так и за ее пределами.

Для того чтобы получить информацию, необходимую для успешного функционирования предприятия, требуется собрать данные, передать их на обработку, привести их в форму, удобную для последующего использования, и передать пользователям полученные результаты. Пользователи могут уточнять, какие данные нужно собирать, а также скорректировать методы их обработки с точки зрения полноты, достоверности и формы представления получаемых результатов.

Информационную систему (ИС) функционально можно определить как множество взаимосвязанных элементов, которые обеспечивают ввод данных, их обработку, а также хранение и распределение полученной информации, используемой в управлении предприятием.

Рис. Общая схема информационной системы

Предприятия создают ИС для обслуживания информационных потребностей разных уровней управления. В работах, посвященных управлению корпоративными информационными системами (кис), выделяются 4 уровня управления и соответствующие им ИС:

системы поддержки решений высшего звена управления (стратегический уровень);

автоматизированные системы управления (АСУ) и системы поддержки принятия решений (управленческий уровень);

профессиональные и офисные системы (уровень знаний);

системы обработки транзакций (операционный уровень).

Системы одного уровня, в свою очередь, могут быть ориентированы на обеспечение информационных потребностей разных функциональных областей (производство, финансы, маркетинг, управление персоналом).

В таблице 1 обобщены характеристики ИС, используемых на разных уровнях управления.

Таблица 1

Уровни управления	Типы систем	Информационные входы	Обработка	Информационные выходы	Пользователи
Стратегический уровень	Системы поддержки решений руководства	Внешние и внутренние данные	Графика, имитация, диалог	Прогнозы, ответы на вопросы	Высший уровень управления
Управленческий уровень	Системы поддержки принятия решений	Данные в небольшом объеме, аналитические модели	Диалог, имитация, анализ	Специальные отчеты, анализ решений, ответы на вопросы	Руководители среднего звена, профессионалы
	Автоматизи-рованные системы управления	Обобщенные данные о транзакциях	Повторяющиеся отчеты, простые модели, анализ	Обобщения и выборки
Уровень знаний	Профессио-нальные системы	Проектные спецификации, базы знаний	Моделирование, имитация	Модели, графики	Профессионалы
	Офисные системы	Документы, схемы	Управление документами, разработка схем, коммуникации	Документы, графики, электронная почта	Технический персонал
Операционный уровень	Системы обработки транзакций	Транзакции, события	Сортировка, составление списков, объединение	Подробные отчеты, списки, обобщения	Операционный персонал



Системы обработки транзакций

Системы обработки транзакций являются базовыми для обслуживания текущих операций предприятия. Они представляют собой компьютеризированные системы, которые выполняют и регистрируют рутинные регулярные транзакции. Таковыми являются резервирование мест в гостинице, выплата заработной платы, отгрузка продукции.

На операционном уровне цели и ресурсы четко установлены и структурированы. Необходимо только определить, соответствует ли транзакция определенному набору критериев, чтобы система ее выполнила.

Профессиональные и офисные системы

Профессиональные и офисные системы обслуживают информационные потребности специалистов в различных областях знаний и потребности обслуживающего персонала, который производит обработку данных.

Экспертные системы, автоматизированные системы проектирования (САПР) для научных и конструкторских подразделений предприятий обеспечивают содействие созданию новых знаний и способствуют интеграции этих знаний и опыта практической деятельности предприятия. Современные графические системы создают зрительные образы объектов и позволяют пользователю ощущать, что он как бы находится в реальной ситуации. Такое погружение в мир, созданный компьютером, позволяет ему имитировать влияние своих действий на эти объекты.

Офисные системы используются для повышения эффективности работы с данными, они обеспечивают связи с потребителями, поставщиками и внешними организациями.

Автоматизированные системы управления (АСУ)

АСУ обслуживают несколько уровней управления, обеспечивая информацией о текущей деятельности предприятия, а также отчетами о его деятельности в прошлом. АСУ поддерживают функции планирования, контроля и принятия решений.

В АСУ обобщаются данные, поступающие из транзакционных систем, обрабатываются и сводятся в отчеты, которые готовятся на регулярной основе. АСУ обычно отвечают на фиксированные, заранее известные вопросы. Эти системы не являются гибкими и обладают ограниченными аналитическими возможностями.

Системы поддержки принятия решений

Системы поддержки принятия решений (СППР) обслуживают управленческий уровень в организации. Они помогают аналитически обосновывать варианты решений, которые не очень хорошо структурированы, носят ситуационный характер и их нелегко предусмотреть заранее. Такие системы должны быть готовы реагировать на меняющиеся условия окружающей среды. Хотя в них используется информация из офисных, профессиональных и транзакционных систем и АСУ, они получают информацию и из внешних источников (текущие цены акций, цены на продукты у конкурентов и т.п.).

СППР обладают большими аналитическими возможностями по сравнению с системами других уровней. В их основе лежат математические модели анализа данных. СППР интерактивны, и лицо, принимающее решение, может менять условия задач и включать в них новые данные, используя дружественный пользовательский интерфейс.

Системы поддержки решений высшего звена руководства

Системы поддержки решений высшего руководства обслуживают стратегический уровень организации. Они предназначены для работы с неструктурированными решениями и предполагают использование данных о внешней среде (новые налоговые законы, информацию о конкурентах), в них поступают сведения из различных информационных систем предприятия.

Системы поддержки решений высшего руководства обладают развитыми телекоммуникациями и графическими средствами. Такие системы предназначены для подготовки концептуальных решений типа:

каким должен быть бизнес?

как получить средства для инвестиций?

какие сотрудники и какой квалификации могут понадобиться в будущем?

Данная классификация ИС не является исчерпывающей и отражает лишь один из аспектов исследования информационных систем. В частности, в табл. 2 представлена классификация ИС по уровням принятия решений на предприятии.

Таблица 2

Классификация ИС по уровням принятия решения в организации

Уровни принятия решений	Виды ИС	Пользователи
Стратегический	Системы поддержки решений высшего руководства	Высшее руководство предприятия
Тактический	Системы поддержки принятия решений: информационные системы управления интеллектуальные системы управления	Руководители среднего звена. Профессионалы
Операционный	Офисные системы. Системы обработки транзакций	Технический персонал Операционный персонал

В данной классификации операционный уровень касается выполнения каждодневных, хорошо отлаженных процедур. Соответствующие решения называют структурируемыми, или «программируемыми».

Решения тактического уровня рассчитаны на более длительный промежуток времени, чем операционные. Решения этого уровня плохо или слабо структурированы вследствие того, что цели принятия решения четко не определены, многочисленны или конфликтны, а также трудно прогнозируемы последствия принятия решений и их воздействия на поведение лица, принимающего решения (ЛПР). Тактические решения, как правило, направлены на эффективное использование имеющихся ресурсов и характеризуются такими показателями, как производительность, рентабельность.

Решения стратегического уровня связаны с перспективными ресурсами, необходимыми для достижения целей организации, с эффективностью функционирования ее в целом.

Лекция 4. Информация и организационная структура управления

Ученые и практики затратили большие усилия, чтобы построить совершенную иерархию управления, однако, сейчас они зачастую готовы отказаться от традиционных иерархических структур. Среди новых организационных моделей можно выделить матричную, сетевую, проектную и т.д.

Считается общепризнанным, что предприятие должно быстро и гибко реагировать на изменения в окружающей среде. Специально сформированные команды профессионалов нацелены управлять процессами предоставления продуктов/услуг, гарантировать высокое качество, стремиться к постоянному совершенствованию и обучению, направлять свои усилия на наиболее полное удовлетворение потребителей и обеспечивать рентабельность производства. Руководители предприятий должны «мыслить глобально, а действовать локально», создавать стратегические союзы и партнерства для расширения возможностей и масштабов деятельности, стремясь к созданию «эффективных корпораций». Создание современной информационной и коммуникационной инфраструктуры направлено на получение информации, необходимой для принятия обоснованных решений на всех уровнях управления предприятием.

Матричные и другие модели организаций начали появляться с конца 50-х годов. Сторонники этих моделей призывали к гибкости, адаптивности, информационной емкости и сотрудничеству, которые лежат в основе подобных схем. Но тогда речь шла о необходимости таких схем лишь для фирм, функционирующих в динамичной среде с высокой неопределенностью или во вновь появляющихся отраслях. Такие схемы первоначально преподносились как «очевидная организационная реакция» на потребность решения сложных управленческих задач, когда важно быстро реагировать на меняющиеся условия деятельности предприятий и фирм, вместо разбиения таких задач на простые, реализуя многоуровневые структуры. Но большинство фирм по-прежнему продолжали использовать традиционные иерархические структуры. Фирмы, принимавшие в то время матричную модель организации, позднее отказались от нее. Выяснилось, что новые структуры порождают конфликты, информационные перегрузки и дорогостоящее дублирование ресурсов. Руководители верхнего уровня теряли контроль над своими компаниями. Проблема состояла не в том, что они не могли судить о требованиях, возникающих в связи с усложнением среды и ускорением ее изменений, и не в том, что им не удалось выработать стратегии, соответствующей новым проблемам. Главное, что компании были организационно неспособны осуществлять те стратегии, которые они разрабатывали, поскольку стратегическое мышление обогнало организационные возможности.

По мере того, как руководители пытались найти решение проблемы формирования эффективных организационных структур, они осознавали, в какой степени современные информационные технологии управления (ИТУ) позволяют им справляться с требованием обработки возрастающих объемов информации, неотъемлемо присущих новым организационным моделям.

Теперь уже вряд ли можно найти фирму или предприятие, которое не ориентировалось бы на динамичную и неопределенную среду. На сегодняшний день практически любая фирма претерпевает существенные организационные перемены.

Современные информационные технологии и качество управления

Информационная технология -- это цельная система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации. В 1790 году экономист Иоган Беркман впервые употребил термин «технология». По его мнению, только различные способы создания «полезных умений» дают значительные преимущества в развитии экономики.

Современные ИТ непосредственно влияют на качество управленческих решений, на разработку планов, а часто и на способы производства продуктов и оказания услуг.

Глобальная конкуренция заставляет компании формировать свои стратегии, уделяя все большее внимание качеству продуктов и услуг. До недавнего времени о качестве обычно говорили либо с точки зрения производителя, либо с точки зрения потребителя.

С точки зрения производителя качество определялось как соответствие производства установленным нормам и стандартам (отсутствие отклонений от норм). Производитель часов может принять норму, которая требует, чтобы 99,5% производимых часов имели высокую точность хода, не отклоняясь более чем на секунду в месяц. Контроль соответствия этому требованию осуществляется с помощью простейших тестов.

Что касается потребителя, то он трактует понятие качества значительно шире. Он заинтересован в физическом качестве продукта, его сроке действия, безопасности, легкости установки и использования, требует определенного качества услуг, связанных с использованием продукта (точность и правдивость рекламы, гарантийное обслуживание продукта и поддержка его в эксплуатации), а также весьма чувствителен к психологическим аспектам (ценит вежливость при продаже, репутацию продукта и т.п.).

Сегодня предприятия постепенно принимают идеологию, получившую название «всеобщее качество и управление». Под этим понимается концепция, в соответствии с которой ответственностью за качество наделяются все работники предприятия. Считается, что в высокое качество продукции вносят свой вклад инженеры, которые не делают проектных ошибок, рабочие, не выпускающие брак, и даже машинистки, печатающие без ошибок.

Существенную роль в повышении качества управления играют информационные технологии, которые помогают предприятиям достигать поставленных целей, автоматизируя производственные процессы, обеспечивать выполнение стандартов, совершенствовать продукты на основе анализа спроса потребителей, снижать время изготовления продукции, сокращать сроки разработки проектов.

Программы повышения качества обычно исходят из принципа «чем меньше, тем лучше»: меньше этапов в процессе -- меньше времени и возможностей сделать ошибки.

Для повышения качества продукции и услуг часто используются жесткие стандарты. Предприятия могут применять как внутренние отраслевые стандарты, так и стандарты, установленные другими предприятиями, или комбинировать эти подходы к определению стандартов своей деятельности.

Чтобы эффективно использовать информацию о стандартах, специалисты в области ИТ привлекают сотрудников других подразделений предприятия к анализу функционирования существующих и проектированию новых ИС.

Основные понятия управления информационными технологиями

Интеграция информационных технологий на предприятии имеет множество вариантов реализации и открывает различные стратегические возможности. Для оценки того, насколько успешно могут применяться ИТ, важны следующие понятия.

Стратегическое соответствие. Стратегическое влияние информационных технологий весьма неодинаково в разных отраслях и фирмах, и даже внутри отдельно взятого предприятия. С 90-х гг. все более заметно растет число предприятий, для которых ИТ особенно сильно расширяют стратегические возможности их развития. Понятие различий в стратегическом соответствии является очень важным для понимания необходимости разнообразия подходов к управлению информационными технологиями.

Корпоративная культура воплощается в ценностях организации и отражается в ее стратегических процессах.

Технологические переходы. Быстрая эволюция ИТ повышает требования к управлению их внедрением. Пренебрежение этим вопросом порождает неэффективные наборы «островков технологий», плохо совместимых между собой. Поскольку внедрение новых информационных технологий часто прямо влияет на эффективность деятельности предприятий, успех приходит только там, где люди способны обучаться и соответственно изменять свое поведение. Поэтому ИТ рассматривают и как инструмент расширения интеллектуальных возможностей людей в рамках предприятия. Без сопутствующих изменений в поведении индивидов, любые технические успехи, скорее всего, будут сопровождаться неудачами на организационном уровне.

Современные подходы к анализу информационных систем

Технический подход. Основными дисциплинами, на которые опирается технический подход к анализу информационных систем, являются исследование операций, компьютерные и управленческие науки. Компьютерные науки обосновывают используемое техническое и программное обеспечение. Управленческие науки концентрируются на разработке моделей принятия решений и обобщении практики управления. Исследование операций -- на математических методах оптимизации тех направлений деятельности, которые типичны для многих предприятий: транспорт, контроль запасов, транзакционные издержки и т. д.

Поведенческий подход. Многие поведенческие проблемы, связанные с использованием систем, их проектированием и внедрением, нельзя описать моделями, основанными на техническом подходе. Ключевыми оказываются другие научные дисциплины. Социологи основное внимание уделяют влиянию ИС на группы, организации и общество. Политические науки исследуют политические последствия использования ИС. Психологи занимаются индивидуальными реакциями на ИС и познавательными моделями реагирования человека. Основная направленность этого подхода -- не технические решения, а изменения общественных отношений, управленческая и организационная политика и поведение.

Социотехнический подход. Взгляд на ИС как на социотехнические системы помогает избежать чисто технического подхода к их созданию. В технической или поведенческой области проблемы редко поддаются полному решению. Необходимо оптимизировать деятельность системы в целом, синтезируя технические и поведенческие аспекты. Это означает, что информационные технологии должны меняться и разрабатываться так, чтобы соответствовать потребностям предприятий и отдельных индивидов. В свою очередь, предприятия и индивиды также должны совершенствоваться, проходя переподготовку, обучение и планируемые организационные изменения, чтобы уметь извлекать преимущества из новых ИТ.

Лекция 5. Классификация компьютерных ИТ

Компьютерные ИТ включают в себя 3 составные части: комплекс технических средств управления информационными ресурсами (ИР), комплекс программных средств, организационно-методическое обеспечение.

Комплекс технических средств управления ИР

В составе комплекса технических средств обеспечения управления ИР выделяют средства компьютерной техники, средства коммуникационной техники и средства организационной техники.

www.tkat.ru - специализированный каталог ресурсов о цифровых технологиях, где представлен широчайший спектр информационных разделов, посвященных, в частности, техническим средствам обеспечения управления ИР.

Средства коммуникационной техники

Средства коммуникационной техники обеспечивают одну из основных функций управленческой деятельности - передачу информации в рамках системы управления и обмен данными с внешней средой, предполагают как автономное функционирование, так и в комплексе со средствами компьютерной техники.

К средствам коммуникационной техники относятся:

средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи;

средства и системы телеграфной связи;

средства и системы факсимильной передачи информации и модемной связи;

средства и системы кабельной и радиосвязи, включая оптико-волоконную и спутниковую связь.

Телефонная связь является самым распространенным видом оперативной административно-управленческой связи. Абонентам сети телефонной связи являются как физические лица, так и предприятия.

Телефонную связь можно разделить на: телефонную связь общего пользования (городскую, междугородную и др.); внутриучрежденческую телефонную связь. Особыми видами телефонной связи являются радиотелефонная связь, видеотелефонная связь.

Способом всеобщей телефонизации фирмы является использование ею внутриучрежденческой АТС (микро-, мини- и офисной АТС). Внутриучрежденческие АТС используются для организации некоторого количества дополнительных внутренних телефонов: все внешние вызовы принимаются АТС и переводятся на внутренние телефоны либо непосредственно, либо с добавочными номерами. Выход абонента на внешнюю линию обеспечивается, как правило, путем прямого набора номера. К одной городской линии может быть подключено до 10 внутренних абонентов.

Интеграцию и организацию эффективного взаимодействия разнородных локальных информационных инфраструктур в единую информационную телекоммуникационную сеть позволяют выполнить системы компьютерной телефонии - это технология, в которой компьютерные ресурсы применяются для выполнения исходящих и приема входящих звонков и для управления телефонным соединением.

Интернет-телефония (IP-телефония) - технология, которая используется в Internet для передачи речевых сигналов. Интернет-телефония - частный случай IP-телефонии, здесь в качестве линий передач используются обычные каналы Internet. В чистом виде IP-телефония в качестве линий передачи телефонного трафика использует выделенные цифровые каналы; но так как Интернет-телефония исходит из IP-телефонии, то часто для нее применяются оба эти термина. Услуги IP-телефонии значительно дешевле услуг традиционной телефонии.

В Интернет-телефонии существуют несколько типов телефонных запросов, среди которых запросы: с телефона на телефон; с компьютера на телефон; с компьютера на компьютер. На сайте www.iptop.net можно получить подробную информацию относительно IP-телефонии и найти ответы на все вопросы о возможных вариантах телефонного доступа в разные уголки мира средствами IP.

Средства организационной техники

Средства организационной техники предназначены для механизации и автоматизации управленческой деятельности во всех ее проявлениях. К таким средствам относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

Применение средств организационной техники в офисных процедурах и процессах связано с выполнением различных операций по обработке документированной информации или с организацией управленческого или иного труда. Поэтому классификация всей номенклатуры средств проводилась по функциональному признаку и была закреплена в соответствующем государственном стандарте:

носители информации;

средства составления и изготовления документов;

средства репрографии и оперативной полиграфии;

средства обработки документов;

средства хранения, поиска и транспортировки документов;

офисная мебель и оборудование;

другие средства оргтехники.

Средства оперативной полиграфии - машины, предназначенные для тиражирования документов. К этим средствам относятся:

машины для гектографической (спиртовой) печати;

оборудование для оперативной офсетной печати;

машины для трафаретной (ротаторной) печати;

средства ризографического копирования (ризографы, дубликаторы).

Вариант оперативной полиграфии на ризографах использует достижения цифровой электроники и существенно улучшает все характеристики трафаретной печати.

Ризограф - копировально-множительный аппарат, предназначенный для оперативного выпуска печатной продукции, где нет слишком высоких требований по качеству печати. В основу тиражирования на ризографе положен принцип «трафаретной печати». Наибольшей популярностью пользуются тиражирование прайс-листов, бюллетеней, опросных листов, инструкций, справочные или технические материалы.

Средства обработки документов используются в условиях современного офиса для обеспечения единого порядка оформления документов, придания им формы, удобной для наглядного представления и практического использования информации. К этим техническим средствам относятся:

фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины;

машины и устройства листоподборочные и сортировальные;

скрепляющее, склеивающее и переплетное оборудование;

конвертовскрывающие и резательные машины;

машины для нанесения защитных покрытий на документы;

адресовальные, штемпельные и франкировальные машины;

машины для уничтожения документов;

агрегативные линии для обработки корреспонденции.

Программные средства современных ИТ в целом подразделяются на системные и прикладные.

К системным программным средствам относят:

1. Тестовые и диагностические программы;

2. Антивирусные программы;

3. Операционные системы;

4. Командно-файловые процессоры.

Операционные системы бывают: однопользовательские однозадачные системы (MS-DOS), однопользовательские многозадачные системы (OS/2, Windows 98/2000), многопользовательские системы (системы семейства UNIX).

Командно-файловые процессоры (оболочки) предназначены для организации системы взаимодействия пользователя с вычислительной системой на принципах, отличных от реализуемой операционной системой, с целью облегчения его работы или представления дополнительных возможностей (например, Norton Commander или Windows версий до 3.11).

Прикладные программные средства классифицируются следующим образом:

системы подготовки текстовых, табличных и др. документов;

системы подготовки презентаций;

системы обработки финансово-экономической информации;

системы управления базами данных;

личные ИС;

системы управления проектами;

экспертные системы и системы поддержки принятия решений;

системы интеллектуального проектирования и совершенствования систем управления.

Личные ИС предназначены для информационного обслуживания рабочего места управленческого работника и, по существу, выполняют функции секретаря. Они, в частности, позволяют:

планировать личное время на различных временных уровнях, при этом система может своевременно напоминать о наступлении запланированных мероприятий;

вести персональные или иные картотеки и автоматически выбирать их них необходимую информацию;

вести журнал телефонных переговоров и использовать функции, характерные для многофункциональных телефонных аппаратов;

вести персональные информационные блокноты для хранения разнообразной личной информации.

Системы подготовки презентаций предназначены для квалифицированной подготовки графических и текстовых материалов, используемых в целях демонстрации на презентациях, деловых переговорах, конференциях.

Для современных технологий подготовки презентаций характерно дополнение традиционных графики и текста такими формами информации, как видео- и аудиоинформация, что позволяет говорить о реализации гипер-медиа технологий.

Системы управления проектами предназначены для управления ресурсами различных видов (материальными, техническими, финансовыми, кадровыми, информационными) при реализации сложных научно-исследовательских и проектно-строительных работ.

Экспертные системы и системы поддержки принятия решений предназначены для реализации технологий информационного обеспечения процессов принятия управленческих решений на основе применения экономико-математического моделирования и принципов искусственного интеллекта.

Системы интеллектуального проектирования и совершенствования управления предназначены для использования так называемых CASE-технологии (Computer Aid System Engineering), ориентированных на автоматизированную разработку проектных решений по созданию и совершенствованию систем организационного управления.

(На ZDNET.ru можно найти информацию о товарах и ценах на ИТ-рынке.)

Организационно-методическое обеспечение информационных технологий включает в себя:

- нормативно-методические материалы по подготовке и оформлению управленческих и иных документов в рамках конкретной функции обеспечения управленческой деятельности;

- инструктивные и нормативные материалы по эксплуатации технических средств, в том числе по технике безопасности работы и по условиям поддержания нормальной работоспособности оборудования;

- инструктивные и нормативно-методические материалы по организации работы управленческого и технического персонала в рамках конкретной информационной технологии обеспечения управленческой деятельности.

Лекция 6. Автоматизация документооборота

Электронные системы для построения архивов, делопроизводства и документооборота являются сравнительно молодым классом информационных технологий. Необходимость перехода к электронным технологиям организации труда документалистов вызвана несколькими причинами, которые следуют из обычных требований к документу: полнота, отсутствие шума (дезинформации) и своевременность доставки (актуальность).

...