Хозяйственный организм организации и управленческая деятельность

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

1. Понятие организации

2. Формальные и неформальные организации

3. Сущность управленческой деятельности

4. Уровни управления



1. Понятие организации

Организация - это социальная категория и одновременно - средство достижения целей. Это - место, где люди строят отношения и взаимодействуют. Для эффективного функционирования менеджмента должна быть создана организация, в которой осуществляется деятельность менеджеров.

Для эффективного функционирования менеджмента должна быть создана организация, в которой осуществляется деятельность менеджеров.

Понятие организации с течением времени претерпело ряд изменений. На начальном этапе организация представлялась как структура любой системы. Когда "менеджмент" как наука выделился в самостоятельную область знаний, слово "организация" стало ассоциироваться с сознательно определенной, заданной структурой ролей, функций, прав и обязанностей, принятых на предприятии (в фирме). Т.е. под " организацией" следует понимать предприятие, фирму, учреждение, ведомство и иные трудовые формирования.

Из всего многообразия определений понятий "организация" можно выделить следующее.

1. Организация как процесс, посредством которого создается и сохраняется структура управляемой либо управляющей системы.

2. Организация как совокупность (система) взаимоотношений, прав, обязанностей, целей, ролей, видов деятельности, которые имеют место в процессе совместного труда.

3. Организация как группа людей с общими целями.

Чтобы считаться организацией, трудовое формирование должно отвечать следующим обязательным требованиям (рис. 1.1):

1) Наличие не менее двух людей, которые считают себя частью этой группы;

2) Наличие, по крайней мере, одной общественно полезной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены данной группы;

3) Наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всей цели.

В литературе организация часто рассматривается структурно как административная надстройка в лице так называемого аппарата, являющегося товаропроизводителем.

Мы будем рассматривать организацию вне задач, функций, политики, т.е. как объект управления, берущий свое начало от человека, его потребностей и целей.

Тогда организацию можно определить как группу людей, деятельность которой сознательно координируется для достижения общей цели.

Чтобы достичь цели, люди добровольно передают организации часть своих индивидуальных свобод. С этой точки зрения организация - это обмен личной независимости на достижение цели. Организоваться - значит разрешить другим направлять ваше поведение. Несогласие индивида с этим устраняет организацию. Отсюда появляется еще одно определение организации - как системы для координации поведения. То есть само поведение является сутью организации.

Любая организация может быть также представлена как часть более крупной системы, т.е. встроенной во внешнее окружение. На входе организация получает ресурсы из внешнего окружения, а на выходе - отдает внешней среде, созданный ею продукт или услугу.

Таким образом, ее жизнедеятельность состоит из трех основополагающих процессов:

1) получение сырья или ресурсов из внешней среды;

2) преобразование сырья в продукт;

3) передача продуктов во внешнюю среду.

Все три процесса жизненно важны для организации: если один из них прекращается, организация не может существовать. С этой точки зрения организация представляет собой взаимодействие ее членов по поводу преобразования полученных ресурсов в требуемый продукт. Ключевая роль в поддержании баланса между тремя процессами принадлежит менеджменту. Именно для решения этих задач существует управление.

Как и все общественные формирования, организация существует в пространстве и во времени. Она имеет свои фазы и особенности развития.

Фаза 1 - рождение организации.

Для нее характерны:

- определение главной цели - выживание;

- кризис стиля руководства (руководство одним лицом);

- основная задача - выход на рынок;

- организация труда - увеличение прибыли.

Фаза 2 - детство в юность.

- главная цель - кратковременная прибыль и ускоренный рост;

- выживание за счет жесткого руководства;

- основная задача - укрепление и захват части рынка;

- организация труда (планирование прибыли, увеличение жалования и заслуг).

Фаза 3 - зрелость:

- главная цель - систематический, сбалансированный рост и формирование индивидуального имиджа;

- эффект руководства за счет делегирования полномочия (децентрализованное руководство);

- основная задача - рост по разным направлениям, завоевание рынка, учет разнообразия интересов;

- организация труда - разделение и кооперация, премия за индивидуальный результат.

Фаза 4 - старение организации - высшая ступень ее деятельности:

- главная цель - сохранить достигнутые результаты;

- эффект руководства - координация действий;

- основная задача - стабильность, свободный режим организации труда, участие в прибылях.

Фаза 5 - возрождение организации:

- главная цель - оживление по всем функциям;

- рост (коллективизм);

- главная задача - омоложение;

- организация труда - внедрение НОТ, коллективное премирование.

Характеризуя организационные структуры, мы не будем останавливаться на их формальных признаках, а лишь кратко охарактеризуем их с точки зрения того, что организация как объект изучения - это группа людей, сознательно координирующих свою деятельность и именно поэтому являющаяся объектом управления. Все организации отличаются друг от друга по различным аспектам (функциям, методам и принципам управления, сложности и т.д.). Вместе с тем они имеют общие для всех организаций характеристики.

1. Ресурсы. Целью всякой организации является наличие и преобразование ресурсов, которые используются ею для достижения ее тактических и стратегических целей. Основные ресурсы - это люди(трудовые ресурсы), основные и оборотные средства, технологии и информация.

2. Зависимость от внешней и внутренней среды. Это одна из самых значительных характеристик организации.

Ни одна организация не может функционировать изолированно, вне зависимости от внешних ориентиров. Это условие и факторы, возникающие в окружающей среде независимо от деятельности организации, так или иначе воздействующие на нее.

Различают факторы: внешней среды организации и внутренней среды организаций.

Под внутренней средой организации понимают ситуационные факторы внутри организации. Так как организации представляют собой созданные людьми системы, то их внутренние факторы в основном являются результатом управленческих решений.

По сути это хозяйственный организм организации, ее структура.

Цели организации. Первым и, может быть, самым существенным решением при планировании будет выбор целей организации.

Основная общая цель организации - четко выраженная причина ее существования - обозначается как ее миссия. Цели вырабатываются для осуществления этой миссии.

Цели - это конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться трудовой коллектив.

Организация всегда имеет хотя бы одну общую цель, к достижению которой стремятся все члены трудового коллектива. На практике весьма редко встречаются организации, имеющие только одну цель. Организации, имеющие взаимосвязанных целей, называют сложными организациями. Важно, чтобы намеченные трудовым коллективом цели были реальными и выполнимыми.

На практике в процессе планирования руководство организацией разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Однако этот процесс не имеет односторонней направленности, так как в выработке тактических целей принимают участие все члены трудового коллектива.

Структура организации - это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достичь целей организации.

Задача - это предписанная работа или ее часть (операции, процедуры), которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки.

С технологической точки зрения задачи приписываются не работнику, а должности. В соответствии со структурой организации каждой должности предписан ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижении целей организации.

Технология - это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации и людях.

Задачи и технология тесно взаимосвязаны.

Выполнение задачи предполагает использование конкретной технологии.

Люди (трудовые ресурсы). Это пятый и наиболее значимый элемент внутренней среды организации. Цели организации достигаются через труд людей. Это значит, что в менеджменте все внутренние элементы никогда не рассматриваются изолированно друг от друга.

Изменения одного из названных элементов будут в определенной мере влиять на все остальное.

Рассмотренные характеристики и понятия относятся к формальной организации. Вместе с тем в практике управления определенную роль играют и неформальные организации.

Миссия детализирует статус фирмы и обеспечивает направление и ориентиры для определения целей и стратегий на различных организационных уровнях. Формулировка миссии организации должна содержать следующее:

1. Задача фирмы с точки зрения ее основных услуг или изделий, ее основных рынков и основных технологий. Проще говоря, какой предпринимательской деятельностью занимается фирма?

2. Внешняя Среда по отношению к фирме, которая определяет рабочие принципы фирмы.

3. Культура организации. Какого типа рабочий климат существует внутри фирмы? Какого типа людей привлекает этот климат?

Чтобы выбрать соответствующую миссию, руководство должно ответить на два вопроса: "Кто наши клиенты?" и "Какие потребности наших клиентов мы можем удовлетворить? "Клиентом в данном контексте будет любой, кто использует результаты деятельности организации. Клиентами некоммерческой организации будут те, кто использует ее услуги и обеспечивает ее ресурсами.

Общефирменные цели формулируются и устанавливаются на основе общей миссии организации и определенных ценностей и целей, на которые ориентируется высшее руководство. Чтобы внести истинный вклад в успех организации, цели должны обладать рядом характеристик.

1. Во-первых, цели должны быть конкретными и измеримыми. Выражая свои цели в конкретных измеримых формах, руководство создает четкую базу отсчета для последующих решений и оценки хода работы.

2. Конкретный горизонт прогнозирования представляет собой другую характеристику эффективных целей. Цели обычно устанавливаются на длительные или краткие временные промежутки. Долгосрочная цель имеет горизонт планирования приблизительно равный пяти годам. Краткосрочная цель в большинстве случаев представляет один из планов организации, который следует завершить в пределах года. Среднесрочные цели имеют горизонт планирования от одного до пяти лет.

3. Цель должна быть достижимой, - чтобы служить повышению эффективности организации.

4. Чтобы быть эффективными, множественные цели организации должны быть взаимно поддерживающими - т. е. действия и решения, необходимые для достижения одной цели, не должны мешать достижению других целей.

Цели будут значимой частью процесса стратегического управления только в том случае, если высшее руководство правильно их сформулирует, затем эффективно их институционализирует, информирует о них и стимулирует их осуществление во всей организации. Процесс стратегического управления будет успешным в той степени, в какой высшее руководство участвует в формулировании целей и в какой мере эти цели отражают ценности руководства и реалии фирмы.

2. Формальные и неформальные организации

В каждом трудовом коллективе наряду с формальной (официальной) структурой взаимоотношений существуют и неформальные (неофициальные) отношения между членами коллектива. Если официальные отношения регламентируются соответствующими инструментами, приказами, распоряжениями, то неофициальные не регламентируются никем и ничем. В связи с этим следует иметь в виду, что процесс управления относится к созданию и функционированию формальной организации. Однако надо знать, что внутри всякой формальной организации есть и неформальные организации, которые в определенной мере влияют на ее политику. Это связано с тем, что каждый член трудового коллектива принадлежит одновременно ко многим группам.

Группы людей, созданные по воле руководства для достижения целей организации, называются формальными. Первейшей их функцией является выполнение конкретных задач и достижение целей организации. Отношения между людьми регулируются различными нормативными документами: законами, постановлениями, приказами, распоряжениями и т.д.

Стихийно образовавшаяся группа людей, вступивших в регулярное взаимодействие для достижения определенных целей (цели), признается неформальной группой (организацией). Отношения между членами такой группы формируются на основе личных симпатий. Члены группы связаны общностью взглядов, склонностей и интересов. Здесь нет списка членов коллектива, указаний на обязанности, согласованные роли.

Неформальные, или теневые, группы существуют в каждой организации. Они неизменно "вырастают" из дружеских отношений и отношений, не определяемых организационной схемой. Для организации важно, чтобы неформальные группы не доминировали.

Цена дружбы не имеет ничего общего с формальными отношениями и компетентностью, но их влияние на дело формальной организации может быть весьма существенным. И когда в этом задействовано много людей, власть неофициальной группы заметно усиливается. Наиболее распространенное использование такой власти и злоупотребление ею выражается в форме неофициального общения (так называемый "тайный телеграф"). Ни одни новости не передаются так быстро, как по неформальным каналам. Это один из способов, с помощью которого неформальная группа осуществляет свою власть (неформальная коммуникация).

Другой способ, которым пользуется неформальная группа для того, чтобы проявить свою власть, - это ее способность действовать или бездействовать. В практике управления есть немало примеров того, как организации были "поставлены на колени" несанкционированным менеджментом (сюда не включаются забастовки, так как они санкционированы профсоюзом и носят законный характер).

Несанкционированное установление производственных норм - это один из путей, благодаря которому неформальные группы оказывают негативное влияние на людей. Вместе с тем для некоторых организаций неофициальные группы являются благом, так как они могут работать более усердно, чем это установлено нормами. Таким образом, неформальная группа может работать на то, чтобы продвигать вперед или тормозить развитие организации. Задача менеджера состоит в том, чтобы минимизировать влияние этих групп и направлять их власть в нужное русло.

Влияние неформальных отношений можно контролировать, но, чтобы этого добиться, менеджер должен иметь четкое представление о том, как и почему функционирует такая организация. Когда у менеджера сформируется базовая мотивация функционирования неформальной группы, тогда у него появится и возможность разработки соответствующей стратегии поведения.

Вначале менеджер должен понять, что неформальные организации порождаются основным принципом человеческой психики: они образуются и развиваются тогда, когда люди взаимодействуют между собой. В основе их деятельности лежит концепция малых групп. Взаимодействие порождает чувства, а из чувств рождается консенсус. Взаимодействие людей и составляет базис неформальной организации.

Неформальные группы одновременно могут быть и похожи, и непохожи на формальные структуры. В связи с этим необходимо выделить признаки, характеризующие эти группы:

- социальный контроль. Неформальные организации осуществляют за своими членами социальный контроль. Речь идет об установлении и укреплении норм - групповых эталонов приемлемого и неприемлемого поведения. Естественно, тех, кто нарушает эти нормы, ждет отчуждение. Менеджеру в этой связи следует знать, что социальный контроль, осуществляемый неформальной группой, может положительно влиять на достижение целей формальной организации;

- сопротивление переменам. В неформальных организациях всегда наблюдается тенденция к сопротивлению переменам. Частично это объясняется тем, что перемены могут нести в себе угрозу их дальнейшему существованию;

- неформальные лидеры. У неформальных организаций, как и у формальных, есть свои лидеры. Однако лидер формальной организации имеет поддержку в виде делегированных ему официальных полномочий и действует в отведенной ему конкретной функциональной области, а опора неформального лидера - признание его группой. Сфера влияния неформального лидера может выходить даже за административные рамки формальной организации. Неформальный лидер выполняет две первостепенные функции: помогает группе в достижении ее целей, поддерживает и укрепляет ее существование.

3. Сущность управленческой деятельности

Итак, понятие менеджмент применяется к управлению, которое осуществляется в деловой организации. В связи с этим необходимо рассмотреть процессы, происходят в этой организации, и разобраться в сущности управления.

Жизнедеятельность любой деловой организации заключается в непрерывном осуществлении трех процессов:

- приобретение исходных ресурсов у других организаций (поставщиков сырья, машин, денег, труда, и т.п.). Естественно, безвозмездно этот исходный ресурс она не получает и несет при этом определенные затраты (З);

- переработка полученных ресурсов с целью изготовления нового продукта;

- передача изготовленного продукта другим организациям (потребителям). В качестве вознаграждения за такую передачу организация получает выручку.

Так как целью деловой организации является получение прибавочного продукта, то оценить насколько организация успешна можно сравнив величину затрат на приобретение ресурса и размер той выручки, которую организация получает от продажи изготовленного продукта.

Организации успешно существует и развивается, если обеспечивается следующее соотношение: З < В.

Чем больше разрыв между этими величинами, тем более эффективна данная организация, и одним из условий, обеспечивающим сохранение данного соотношения, является непрерывность трех процессов: покупка, переработка, продажа. Малейший сбой хотя бы в одном из них приводит к нарушению деятельности организации, а если не приняты своевременные меры, то и к ее гибели.

Чтобы этого не произошло необходимо решить следующие задачи:

- создать каналы и возможности приобретения перспективного исходного ресурса и продажи готового продукта. То есть наладить связи с внешней средой и обеспечить соотношение: З < В;

- организовать эффективную переработку ресурса в качественный продукт;

- создать систему, обеспечивающую непрерывность и сбалансированность вышеназванных трех процессов жизнедеятельности в долгосрочной перспективе.

Решение этих почетных и необъятных задач возлагается на менеджмент и именно в этом заключается его сущность.

Для выполнения данной работы необходимы люди, которые должны иметь соответствующие профессиональные и личностные качества.

Профессионал в области управления должен владеть знаниями в области права, экономики, маркетинга и производства. Он должен понимать, что основой любой организации является человек и поэтому знание таких дисциплин как, психология, социология, социальная психология, конфликтология, этика и культура управления, язык делового общения и культурология - это непременные атрибуты профессионального багажа любого менеджера.

Для успешного управления менеджеру должны быть предоставлены соответствующие финансовые, материальные и властные ресурсы.

Кроме всего перечисленного, специалист, которому доверено управлять людьми, должен обладать особыми личностными качествами. Во-первых, это желание и потребность в выполнении данной работы, во-вторых, обладание особыми нравственными и моральными качествами и, в-третьих, желательно, чтобы область наиболее целесообразного использования его способностей была направлена на людей.

Считается, что эффективность работы в организации определяется степенью и уровнем развития вертикального разделения труда. По сути, речь идет об организации труда руководителей по координации деятельности структурных подразделений и исполнителей.

Управление - это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформировать и достичь целей организации.

Т.е. управленческий труд - это вид общественного труда, основной задачей которого является обеспечение целенаправленной, скоординированной деятельности, как отдельных участников совместного трудового процесса, так и трудовых коллективов в целом.

Можно выделить специфические особенности управленческого труда:

1) умственный труд работников аппарата управления, состоящий из трех видов деятельности:

- организационно - административная и воспитательная работа(прием и передача информации, доведение решений до исполнителей, контроль исполнения);

- аналитическая и конструктивная работы (восприятие информации и подготовка соответствующих решений);

- информационно - техническая работа (документационные, учебные, вычислительные и формально - логические информации);

2) участие в создании материальных благ не прямо, а опосредованно (косвенно через труд других лиц);

3) предмет труда - информация;

4) средство труда - организационно и вычислительная техника;

5) результат труда - управленческие решения.

В зависимости от функционального роли в процессе управления организацией выделяют: руководителей, специалистов и вспомогательный персонал. организация формальная управляемая уровень

Труд руководителей - представляет собой наиболее высокую степень управления. Они принимают решения по важнейшим вопросам деятельности организации, направляют и координируют работу низших звеньев.

Специалисты - выполняют функции по подготовке и реализации управленческих решений. В их деятельности сочетаются функции управления и исполнения.

Вспомогательный персонал - (технические исполнители) осуществляет информационное обслуживание аппарата управления.

Лиц, занятых управленческой деятельностью, классифицируют и по другим признакам, в частности по составу и профилю возглавляемых ими коллективов, уровню и месту, занимаемому в системе управления. По данному признаку руководители могут быть высшего, среднего и низшего уровней.

4. Уровни управления

Несмотря на то, что все руководители организации выполняют управленческие действия, нельзя сказать, что все они занимаются одним и тем же видом трудовой деятельности. Отдельным руководителям приходится затрачивать время на координирование работы других руководителей, которые в свою очередь координируют работу менеджеров более низкого уровня и т.д. до уровня руководителя, который координирует работу неуправленческого персонала - людей, физически производящих продукцию или оказывающих услуги.

Высший уровень управления организацией может быть представлен председателем Совета директоров (наблюдательным советом), президентом, вице-президентом, правлением. Эта группа управленческих работников обеспечивает интересы и потребности владельцев акций, вырабатывает политику организации и способствует ее практической реализации.

В связи с этим в высшем руководстве можно выделить два подуровня: полномочное управление и общее руководство.

Руководители среднего уровня управления обеспечивают реализацию политики функционирования организации, разработанной высшим руководством, и отвечает за доведение более детальных заданий до подразделений и отделов, а также за их выполнение. Специалисты, входящие в эту группу, имеют, как правило, широкий круг обязанностей и обладают большой свободой принятия решений. Это руководители отделений, директора предприятий, входящих в состав организации, начальники функциональных отделов.

Низший уровень управления представлен младшими начальниками. Это руководители находящиеся непосредственно над рабочими и другими работниками (не руководителями). Это могут быть мастера, бригадиры, контролеры и другие администраторы, ответственные за доведение конкретных заданий до непосредственных исполнителей. Соотношение затрат времени на выполнение основных функций менеджмента различаются по уровням управления.

Следует отметить, что на всех уровнях управления руководители выполняют не только чисто управленческие, но и исполнительные функции. Однако с повышением уровня руководства удельный вес исполнительских функций понижается, (расчеты показывают, что на высшем уровне исполнение занимает около 10 % общего бюджета времени менеджеров; на среднем 50 %; на низшем около 70 %).

Такое распределение общего бюджета времени связано с тем, что менеджеры всех трех уровней имеют две области заданий; задания по менеджменту и задание по специальности. Это значит, что руководитель любого уровня управления определенный процент времени тратит на принятие управленческих решений и определенный - на принятие решений по специальности.

С повышением уровня управления удельный вес заданий по специальности падает, а по менеджменту возрастает.

Приведенная классификация уровней имеет самый общий вид. В зависимости и вида организации, ее отраслевых и территориальных особенностей, других факторов характеристика состава и функций менеджеров на каждом из трех уровней управления может существенно меняться.

Размещено на Allbest.ru

...