Общая характеристика ООО "ПКФ "Октябрьская"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Общая характеристика организации

2. Правовой статус общества

3. Директор общества

4. Управление финансами

5. Управление персоналом

6. Документационное обеспечение управление организацией

7. Информационные технологии в управлении организацией

8. Управленческие решения

Заключение

Список использованных источников информации

Введение

Преддипломную практику проходила в ООО "ПКФ "ОКТЯБРЬСКАЯ".

В ходе прохождения практики я получила возможность применить теоретические знания в конкретной работе в организации.

Основная цель написания мною отчета по практике это изложение в содержательной форме выполненных мною заданий: таких как закрепление знаний, полученных при изучении дисциплин, развитие практических умений и навыков самостоятельной работы в организации, изучение основных нормативно-правовых актов, относящихся к компетенции данной организации.

При прохождение практики я изучила структуру Общества (структурные подразделения), правовой статус, а также основные нормативные документы Общества.

Идея создания общества было в 2004 году, когда на рынке был спрос кожгалантерейных изделий, Особенностями того периода были: отсутствие конкуренции.

Общество является коммерческой организацией.

По мере развития бизнеса на предприятии все больше и больше развивалось производство по изготовлению кожгалантерейных изделий, увеличивался ассортимент выпускаемой продукции. Предприятие реализовывала свою продукцию не только на территории Краснодарского края, но и в Ростовской области, Ставропольском крае.

1. Общая характеристика организации

ООО "ПКФ "ОКТЯБРЬСКАЯ" осуществляет свою деятельность в соответствии с законодательством Российской Федерации и ФЗ «Об обществах с ограниченной общественностью»

ООО "ПКФ "ОКТЯБРЬСКАЯ" находиться по адресу; г. Краснодар, ул. Промышленная, 74.

Общество создалось учредителем в целях насыщения Российского рынков товарами и услугами производимыми участниками, равно как и в целях извлечения прибыли в интересах участников.

Для осуществления поставленных целей Общество осуществляет основные виды деятельности:

- организация торгово-закупочной деятельности с использованием различных форм торговли, в том числе с организацией собственных торговых точек, специализированных и фирменных магазинов;

- производство товаров народного потребления и продукции производственно-технического назначения;

- заготовка, переработка и производство товаров сельскохозяйственной продукции;

- строительство снабженческого - сбытовой, оптовой, розничной и комиссионной торговли товарами народного потребления, сельскохозяйственной продукцией, изделиями народного промысла, товарами промышленного и научно- технического назначения;

- разработка, производство (доработка), реализация изделий промышленного назначения, как также товаров народного потребления и сувениров, переработка сельскохозяйственного сырья, отходов производства и бытовых отходов;

- организация и проведение выставок, ярмарок и аукционов товаров, произведений искусств, предметов коллекционирования;

- осуществление всех видов операций с недвижимостью (покупка продажа, сдача в аренду);

- деятельность при совершении сделок купли- продажи, дарения, обмена, мены помещений (в т.ч. посредническая, по расселению коммунальных квартир, отселению жителей из домов, подлежащих реконструкции);

- управление и эксплуатация жилых и нежилых объектов недвижимости;

- деятельность (в том числе и посредническая) по сдаче в аренду жилых и не жилых помещений, находящихся в собственности как юридических, так и физических лиц;

- деятельность при совершении сделок купли- продажи, дарения, обмена, мены нежилых помещений (в том числе посредническая);

- производство товаров народного потребления и продукции производственно-технического назначения;

- производство и реализация строительных и иных материалов, деталей и конструкций, комплектующих и иных изделий;

- сбор и переработка отходов и вторичных ресурсов;

- заготовка и переработка древесины, изготовление деревянных изделий и мебели;

- закупка, в том числе за наличный расчет у населения, заготовка, производство, хранение, переработка , реализация сельскохозяйственной продукции;

- производство, переработка, приобретение и сбыт товаров и оказание услуг, связанных или необходимых для деятельности Общества;

- осуществление иных видов деятельности и оказание услуг населению, предприятиям, организациям различных областях хозяйственной и производственной деятельности, не запрещенных и не противоречащих действующему законодательству.

Все вышеперечисленные виды деятельности осуществляются в соответствии с действующим законодательством РФ. Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется специальными федеральными законами, Общество может заниматься только при получении специального разрешения (лицензии). Если условиями предоставления специального разрешения (лицензии) на занятие определенным видом деятельности предусмотрено требование о занятии такой деятельностью как исключительной, то Общество в течении срока действия специального разрешения (лицензии) не вправе осуществлять иные виды деятельности, за исключением видов деятельности, предусмотренных специальным разрешением (лицензией) и им сопутствующих.

Общество осуществляет внешнеэкономическую деятельность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Для достижения целей своей деятельности Общество может приобретать права, нести обязанности и осуществлять любые действия, которые не будут противоречить действующему законодательству и настоящему Уставу.

Общество осуществляет свою деятельность на основании любых, за исключением запрещенных законодательством, операций, в том числе путем:

- проведения работ и оказания услуг по заказам юридических лиц и граждан как в России, так и за рубежом на основании заключенных договоров или в инициативном порядке на условиях, определяемых договоренностью сторон;

- поставок продукции, выполнения работ, оказание услуг в кредит, оказания финансовой или иной помощи на условиях, определенных договоренностью сторон;

- участия в деятельности других юридических лиц путем приобретения их акций, внесения паевых взносов;

- образование новых юридических лиц совместно с иностранными и российскими юридическими лицами и гражданами в соответствии с действующим законодательством;

- осуществление совместной деятельности с другими лицами для достижения общих целей.

2. Правовой статус общества

Общество считается созданным как юридическое лицо с момента государственной регистрации. Общество было зарегистрировано в ИФНС № 2 по г. Краснодару.

Нормативно-правовыми документами, регламентирующими и определяющими деятельность общества являются:

- Конституция РФ;

- Трудовой Кодекс;

- Устав ООО "ПКФ "ОКТЯБРЬСКАЯ".

3. Директор общества

Единоличный исполнительный орган Общества является директор.

Срок полномочий Директора составляет 1 (один) год. Директор назначается неограниченное число раз. Договор между обществом и директором, подписывается участником общества.

Директор обязан в своей деятельности соблюдать требования действующего законодательства, руководствоваться требованиями настоящего Устава, решениями органов управления Обществом, принятыми в рамках их компетенции, а также заключенными Обществом договорами и соглашениями, в том, числе заключенным с Обществом трудовыми договорами.

Директор обязан действовать в интересах Общества добросовестно и разумно. По требованию участника он обязан возместить убытки, не обусловленные обычным коммерческим риском, причиненные Обществу, если иное не вытекает из закона или договора.

Директор руководит текущей деятельностью Общества и решает все вопросы, которые не отнесены настоящим Уставом и законом к компетенции участника Общества.

Директор Общества;

1) без доверенности действует от имени Общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки;

2) выдает доверенности на право представлять от имени Общества, в том числе доверенности с правом передоверия;

3) издает приказы о назначении на должность работников Общества, об их переводе и увольнении, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания;

4) рассматривает текущие и перспективные планы работ;

5) обеспечивает выполнение планов деятельности Общества;

6) утверждает правила, процедуры и другие внутренние документы Общества, за исключением документов, утверждение которых отнесено настоящим Уставом к компетенции участника Общества;

7) определяет организационную структуру Общества;

8) обеспечивает выполнение решений участника Общества;

9) подготавливает материалы, проекты и предложения по вопросам, вносимым на рассмотрение участников Общества.

10) распоряжаться имуществом Общества в пределах, установленных участником, настоящим Уставом и действующим законодательством;

11) открывать расчетный, валютный и другие счета Общества в банковских учреждениях, заключать договоры и совершать иные сделки;

12) утверждает договорные тарифы на услуги и цены на продукцию Общества;

13) организует бухгалтерский учет и отчетность;

14) представляет на утверждение участника годовой отчет и баланс Общества;

15) принимает решения по другим вопросам, связанным с текущей деятельностью Общества.

В качестве единоличного исполнительного органа Общества может выступать только физическое лицо, за исключением передачи полномочий по договору управляющему.

Директор общества должен иметь - высшее образование, специализация: управление кадровым менеджментом, основы маркетинга, экономическая, психологическая, юридическая. Желательно 2-3-х высших образования. Необходим опыт работы в сфере управления от 5 лет. Должен обладать коммуникабельностью, выдержкой, развитой интуицией.

Заместители директора назначаются Директором в соответствии со штатным расписанием и возглавляют направления работ в соответствии с распределением обязанностей, утверждаемыми Директором. Заместители директора действуют в пределах своей компетенции по доверенности от имени Общества. При отсутствии Директора, а также в иных случаях когда Директор не может исполнять своих обязанностей, его функции исполняет назначенный им заместитель.

Заместитель директора в пределах своей компетенции вправе заключить договора, подписывать приказы и распоряжения, направлять запросы, письма и ответы на них в соответствии с утвержденным распределением обязанностей.

Назначение и увольнение главного бухгалтера, руководителей филиалов и представительств, а также иных лиц, обладающих правом подписи финансовых документов, осуществляется Директором или лицом его замещающим.

Право первой подписи финансовых документов предоставлено Директору.

Директор, как должностное лицо, осуществляющее текущее руководство деятельностью Общества, несет ответственность в соответствии с Законом РФ "Об обороне", "О воинской обязанности и военной службе" за:

организацию воинского учета граждан, прибывающих в запасе и граждан, подлежащих призыву на военную службу и которые являются работниками Общества, создание необходимых условий для выполнения работниками воинской обязанности, представление отчетных документов и других сведений в органы местного самоуправления и военные комиссариаты; выполнение договорных обязательств, а в военное время и государственных заказов по установленным заданиям;

-проведение бронирования военнообязанных граждан, при наличии мобилизационных заданий. установленных уполномоченными на то государственными органами;

-обеспечение своевременного оповещения и явки граждан, подлежащих призыву на военную службу по мобилизации и состоящих с ними в трудовых отношениях, на сборные пункты или в воинские части;

-обеспечение поставки техники на сборные пункты или в воинские части в соответствии с планами мобилизации

Директор Общества является начальником штаба ГО на закрепленном за ним объекте и несет всю полноту ответственности за надежность и безопасность функционирования подведомственного объекта, защиту персонала населения, проживающего в опасных зонах, а также принятие необходимых мер в случае возникновения чрезвычайных ситуаций мирного и военного времени.

4. Управление финансами

ООО "ПКФ "ОКТЯБРЬСКАЯ" является небольшим предприятием, поэтому финансовая служба предприятия представлена одним главным бухгалтером и бухгалтером.

Основными задачами финансовой службы являются:

- Проведение экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности общества и предоставление руководству предложений, направленных на ее улучшение;

- Обеспечение правильной постановки и достоверности учета, осуществление контроля наличия имущества, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами;

- Своевременное предупреждение негативных явлений в финансово- хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов;

Основные функции финансовой службы:

1. Работа по проведению экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности общества;

2. Ведение регистров бухгалтерского и налогового учетов;

3. Внедрение механизма бухгалтерского учета с применением компьютерной техники;

4. Обеспечение правильного и своевременного исчисления и перечисления государственных налогов и других платежей в бюджетные и внебюджетные фонды;

5. Ведение учета движения денежных средств, обеспечение сохранности денежных средств;

6. Контроль сохранности и правильного использования основных средств и других материальных ценностей в агентстве;

7. Проведение инвентаризации денежных средств и расчетов, а также имущественно-материальных ценностей в агентстве, обеспечение правильного и своевременного выявления результатов инвентаризации и отражения их на счетах бухгалтерского учета;

8. Ежемесячная подготовка материалов по финансово-хозяйственной деятельности для предоставления директору общесвта.

Порядок и размер отчислений в бюджет и внебюджетные фонды: ООО ПКФ «Октябрьская» осуществляет уплату всех налогов и сборов, предусмотренных для перечисления в бюджеты федерального, регионального и местного уровней, а также отчислений во вне бюджетные фонды в соответствии с требованиями Налогового Кодекса Российской Федерации и другими законодательными актами, регламентирующими порядок проведения отчислений и платежей.

Виды налогов и порядок их уплаты

В соответствии с законом «Об основах налоговой системы в Российской Федерации» общество отчисляет в бюджет следующие виды налогов:

1. ФЕДЕРАЛЬНЫЕ:

Налог на доходы с физических лиц - или подоходный налог, производится нарастающим итогом с начала налогового периода по итогам каждого месяца применительно ко всем доходам, облагаемым по общей общей итоговой ставке 13%, начисленным налогоплательщику за данный период. Удерживается непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате и перечисляется в бюджет один раз в месяц. Налог на доходы регламентируется Налоговым Кодексом.

Налоги на прибыль организации - составляет один из главных доходных источников федерального бюджета. Взимается за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты всех налогов. Налог регламентируется Законом РФ «О налоге на прибыль предприятий и организаций».

2. РЕГИОНАЛЬНЫЕ:

- Налог на имущество предприятий - носит общеобязательный характер и регламентируется ст. 20 Закона РФ «Об основах налоговой системы в Российской Федерации», а также законодательными органами субъектов Федерации. Налогооблагаемой базой является имущество предприятий в стоимостном выражении, представляющее собой совокупность основных фондов, нематериальных активов, производственных запасов.

- Налог на нужды образовательных учреждений - не носит общеобязательный характер и вводится в действие по усмотрению законодательных органов субъектов Федерации. Объектом налогообложения является фонд оплаты труда.

3. МЕСТНЫЕ:

Отчисления во внебюджетные фонды:

- в Государственный пенсионный фонд

в Фонд обязательного медицинского страхования

в Фонд социального страхования - 4%;

в Фонд социального страхования по группе риска - 0.4%.

Общество пользуется стандартными налоговыми вычетами.

Стандартные налоговые вычеты - предоставляются отдельным категориям налогоплательщиков путем ежемесячного уменьшения налогооблагаемой базы. Например: вычеты на содержание детей. Данные вычеты предоставляются по заявлению налогоплательщика.

Организация бухгалтерского учета и отчетности.

ООО "ПКФ "ОКТЯБРЬСКАЯ" ведет бухгалтерский учет и представляет статистическую, финансовую и налоговую отчетность в порядке, предусмотренном законодательством РФ.

Обработка бухгалтерского учета ведется механизированным способом при помощи программы 1С - Бухгалтерия версии 7.7, 8.2

В установленные сроки государственным органам предоставляется информация, необходимая для налогообложения и ведения общегосударственной системы сбора и обработки экономической информации.

Директор несет ответственность за организацию, состояние и достоверность бухгалтерского учета, своевременное представление статистической, финансовой и налоговой отчетности в соответствующие органы.

5. Управление персоналом

Отдел кадров осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями ООО "ПКФ "ОКТЯБРЬСКАЯ". Согласно штатному расписанию штатная численность ООО "ПКФ "ОКТЯБРЬСКАЯ" составляет 100 человек.

В своей деятельности отдел руководствуется:

- Уставом ООО "ПКФ "ОКТЯБРЬСКАЯ"

- Трудовым кодексом Российской Федерации, иными актами трудового законодательства и законодательства о пенсионном и социальном обеспечении;

- действующими постановлениями и решениями органов государственной власти и управления Российской Федерации,

- приказами и распоряжениями ООО "ПКФ "ОКТЯБРЬСКАЯ"

Так же как и в любой организации в ООО "ПКФ "ОКТЯБРЬСКАЯ" Отдел по работе с персоналом занимает значимое место.

Отдел кадров является структурным подразделением ООО "ПКФ "ОКТЯБРЬСКАЯ" и состоит из 3 человек, начальника и двух инспекторов.

Основными задачами отдела являются:

- проведение единой кадровой политики ООО "ПКФ "ОКТЯБРЬСКАЯ" в соответствии со стратегией развития Предприятия и мер по ее реализации;

- комплектование Управления и его структурных подразделений квалифицированными кадрами рабочих и специалистов;

- организация и проведение всех видов подготовки и повышения квалификации кадров;

- формирование стабильно работающего трудового коллектива;

- создание кадрового резерва для выдвижения на руководящие должности;

- организация системы учета кадров и ведение кадрового делопроизводства в соответствии с действующими нормативными требованиями;

- организация воинского учета работающих граждан, пребывающих в запасе и граждан, подлежащих призыву на военную службу;

- организация и ведение работы по назначению трудовых и льготных пенсий, выплат из негосударственного пенсионного фонда;

- организация и координирование работы по периодическому медицинскому обследованию работников;

- организация и ведение работы по добровольному и обязательному медицинскому страхованию работников Управления;

- организация работы и осуществление контроля за соблюдением дисциплины труда в структурных подразделениях Управления;

- обеспечение соблюдения трудовых и социальных прав работников;

- оказание информационно-консультативной помощи структурных подразделениям Управления по работе с персоналом.

Для реализации задач своей деятельности Отдел кадров выполняет следующие функции:

- Определяет потребность Управления в кадрах и источники ее покрытия в соответствии с планом по труду, на основании представляемых структурными подразделениями сведений;

- Организует подбор и осуществляет комплектование структурных подразделений Управления кадрами рабочих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации, в соответствии с целями и стратегией, кадровой политики ООО "ПКФ "ОКТЯБРЬСКАЯ" профилем Управления, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности;

- Осуществляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, действующими положениями, должностными инструкциями и штатным расписанием;

-Осуществляет расстановку кадров, на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств. Контролирует правильность расстановки работников и использование их труда в структурных подразделениях Управления;

- Организует, совместно с руководителями структурных подразделений Управления, адаптацию молодых специалистов и рабочих;

- Формирует и ведет банк данных о количественном и качественном составе кадров, фактической численности работающих. Осуществляет обработку и защиту персональных данных работников;

- Организует и координирует работу по разработке положений о функциональных структурных подразделений Управления, типовых должностных инструкций руководящих работников и специалистов;

- Осуществляет, совместно с руководителями структурных подразделений Управления, изучение профессиональных и деловых качеств работников в процессе их трудовой деятельности. Вносит соответствующие предложения по ротации (внутреннему перемещению кадров), с целью обеспечения максимальной отдачи и качества их работы;

- Организует и ведет работу по формированию в структурных подразделениях контингента специалистов - кадрового резерва, подготовленных для руководящей управленческой деятельности, на основе преемственности кадров, способных оперативно и грамотно решать задачи по обеспечению бесперебойного водоотведения;

- Осуществляет организационную, координирующую и методическую работу по отбору, подготовке и обучению кандидатов на выдвижение, с учетом их профессиональных, личных и деловых качеств;

- Осуществляет ротационное передвижение кандидатов в резерв, их стажировку на соответствующих должностях, с целью проверки на практике их компетентности, соответствия занимаемой должности, формированию требуемых для руководителя организаторских навыков;

- Организует и проводит работу по соблюдению работниками дисциплины труда, определяемой Трудовым кодексом РФ и Коллективным договором ООО "ПКФ "ОКТЯБРЬСКАЯ"

- Оформляет распорядительные документы по привлечению работников к дисциплинарной ответственности, применению мер материального воздействия к нарушителям трудовой дисциплины в соответствии с действующими нормативными документами;

- Осуществляет контроль по соблюдению работниками Правил внутреннего трудового распорядка ООО "ПКФ "ОКТЯБРЬСКАЯ" иных локальных нормативных актов, имеющих отношение к трудовым функциям работников и дисциплине труда, с целью обеспечения активного, результативного поведения персонала;

- Анализирует причины текучести кадров, потерь рабочего времени, нарушений дисциплины труда, разрабатывает мероприятия по их устранению и обеспечивает их выполнение;

- Оформляет материалы на поощрение персонала, представления к награждению, в соответствии с положениями Коллективного договора.

- Осуществляет ведение установленной документации по кадрам. Осуществляет учет кадров, оформляет и обеспечивает хранение учетно-распорядительных, нормативно-правовых и других кадровых документов по личному составу;

- Выдает работникам справки, копии кадровых документов, оформляемые и заверяемые в установленном порядке;

- Заполняет трудовые книжки, обеспечивает их хранение, готовит заверенные копии и выписки из трудовых книжек, выдает трудовые книжки работникам при увольнении. Обеспечивает правильность учета и хранения бланков строгой отчетности;

- Составляет график отпусков работников Управления, руководящих работников структурных подразделений, осуществляет документальное оформление очередных отпусков, ведет учет использования работниками очередных и дополнительных отпусков;

- Организует, в соответствии с распоряжениями и методическими рекомендациями ООО "ПКФ "ОКТЯБРЬСКАЯ"» проведение аттестации работников Управления. Подготавливает характеристики для аттестации на руководящих работников, входящих в номенклатуру Предприятия. Участвует в анализе результатов аттестации, осуществляет контроль за выполнением решений аттестационных комиссий;

- Ведет табельный учет работников аппарата Управления, производит оформление и учет командировок;

- Формирует и ведет банк данных о количестве работников Управления, достигающих пенсионного возраста и возраста необходимого для оформления льготных пенсий;

- Ведет делопроизводство по пенсионному обеспечению работников Управления, компьютерную базу данных «Сведения о трудовом стаже (СЗВ-К), осуществляет сохранность документов социального обеспечения;

-Систематизирует кадровые документы, законченных кадровым делопроизводством в дела, их подготовку к передаче в архив для постоянного хранения, в соответствии с установленными требованиями. Составляет акты об уничтожении кадровых документов, сроки, хранения которых истекли;

-Организует и координирует проведение лечебно-профилактических мероприятий в целях выявления нарушений состояния здоровья работников и медицинских противопоказаний к работе. Осуществляет контроль за выполнением медицинских рекомендаций, обеспечивает рациональное трудоустройство лиц, имеющих противопоказания к работе;

- Организует и ведет работу по добровольному и обязательному медицинскому страхованию работников Управления;

- Организует и ведет воинский учет работающих граждан, пребывающих в запасе и граждан, подлежащих призыву на военную службу, с использованием программного продукта «Военный учет и бронирование»;

- Обеспечивает социальные гарантии работников Управления в области занятости, в соответствии с положениями Коллективного договора.

- Проводит консультирование работников Управления по предоставлению различных социальных льгот (образования детей, медицинского обслуживания, добровольного и обязательного медицинского страхования и др.), предусмотренных локальными нормативными актами и Коллективным договором.

- Рассматривает жалобы и заявления работников по вопросам приема, перемещения и увольнения, нарушения трудового законодательства. Принимает меры к выявлению и устранению причин порождающих жалобы работников;

- Участвует в разработке предложений по мерам социальной защищенности работников, в рамках Коллективного договора

- Осуществляет планирование подготовки, переподготовки и повышения квалификации персонала структурных подразделений Управления, на основе их заявок и производственной необходимости;

- Организует разработку и корректировку программ повышения уровня профессиональных знаний, профессионального развития, умений и навыков рабочих и специалистов, в соответствии с целями и стратегией, кадровой политикой ООО "ПКФ "ОКТЯБРЬСКАЯ", новыми направлениями развития техники и технологий;

- Проводит анализ качественных показателей результатов подготовки и повышения квалификации кадров, их эффективности (изменение профессионально-квалификационного и должностного состава рабочих и специалистов, рост производительности труда, заработной платы и т.д.) и разрабатывает на основе результатов анализа предложения по совершенствованию форм и методов обучения;

В организации присутствует демократический стиль управления, т.е. руководитель привлекает своих работников к участию в управлении, делегирует им часть своих полномочий, а сам занимается наиболее трудными и важными вопросами.

нормативный общество финансовый

6. Документационное обеспечение управление организацией

Нормативно-методическая база делопроизводства в ООО "ПКФ "ОКТЯБРЬСКАЯ" строится на основе ГКРФ и перечне типовых управленческих документов, образующих в деятельности организации с указанием сроков хранения.

Разработка и ведение номенклатуры дел является одним из условных элементов традиционного делопроизводства. В ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения номенклатура дел определяется как «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке».

Ведение делопроизводства на предприятии осуществляется в соответствии и Инструкцией о делопроизводстве.

Документооборотом называется движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Вся документация общества делиться на три документопотока:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы

Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении. Документооборот в обществе ведется на основании книг регистрации, на основе входящей и исходящей информации с записью телефонных сообщений, регистрацией выхода в Интернет.

В условиях использования компьютерной техники нормативно предусмотрена возможность хранения утвержденной номенклатуры в памяти ЭВМ «для упрощения ее ведения, корректировки, а, в необходимых случаях, переработки».

Документирование организации охватывает все процессы, относящиеся к записи на различных носителях и оформлению по установленным правилам.

Перед тем, как рассматривать документирование организационно-распорядительной деятельности ООО "ПКФ "ОКТЯБРЬСКАЯ" необходимо выяснить какие документы относятся к организационным, а какие к распорядительным.

Организационные документы представлены чаще всего уставами, положениями, инструкциями, правилами.

К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организации, относятся решения, приказы, указания. Приказы делятся на производственные и по личному составу.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.

Положения и устав ООО "ПКФ "ОКТЯБРЬСКАЯ" входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеют установленную структуру текста. Они разрабатываются в соответствии со спецификой деятельности общества и подписываются руководителем организации.

Должностная инструкция в обществе разработана на каждого сотрудника. Инструкция утверждается руководителем организации, о чем свидетельствует гриф утверждения.

Проекты распорядительных документов - решений - обсуждаются и принимаются на еженедельных планерках. Полностью подготовленные распорядительные документы представляются на подпись руководителю общества.

Информационно-справочными является подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемые им. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит для принятия распорядительных документов. К информационно-распорядительным документам относятся справки, докладные, сводки, письма, письма телеграммы и телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Под системой автоматизации документооборота понимается система, обеспечивающая реализацию широкого спектра функций по управлению документооборотом.

Система автоматизации документооборота сопровождает традиционный бумажный документооборот и создает возможности перехода к безбумажной технологии. Функции электронного документооборота (передачи пользователям по локальной сети электронных образов документа) могут быть реализованы частично, т.е., к примеру, охватывать отдельные категории документов.

В обществе ведется систематизация документооборота.

регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

поддержка разработки документов;

- подготовка версий проектов документов и их согласование;

- контроль исполнения документов и поручений;

- формирование различного рода отчетов и справок по документам;

- контроль доступа к конфиденциальной информации;

- поиск документов по учетным реквизитам и контексту;

Адресация в системе делопроизводства ведется по принципу функциональных ролей. Предусмотрена возможность установления динамического соответствия между наборами функциональных ролей и конкретными исполнителями. Например: “Заместитель директора”- . он же “специалист по снабжения , специалист по информационным технологиям, специалист по поиску фирм арендаторов.” Установлением этого соответствия должна заниматься административная подсистема.

Документы помещаются в папки, организованные в иерархическую, легко настраиваемую и изменяемую структуру, отражающую бизнес-правила и структуру организации.

Поиск может осуществляться как по содержимому документов для текстовых данных, так и по атрибутам документов, содержащимся в регистрационных карточках: названию, описанию, типу документа, дате загрузки и т. п. Для всех видов хранения, включая нетекстовые документы. Пользователи могут комбинировать критерии поиска, определяя наборы атрибутов, выбирая папки, в которых должен производиться поиск документов, использовать шаблоны и логические операторы.

7. Информационные технологии в управление организацией

Информационные технологии значительно облегчают деятельность любой организации.

Управляющая часть - руководство учреждения. В его функции входит получение необходимой информации в обработанном виде и инициирование управленческих решений.

Управляющие воздействия - управленческие решения, принимаемые по тому или иному поводу и выражающиеся в издании организационно-распорядительных документов.

Управляемый процесс - область применения управленческих решений, причина их возникновения. Управление процессом выражается в решении возникших специфических проблем и вопросов.

В 2007 году общество оформило подключение к глобальной сети Интернет, получив тем самым зарегистрированный электронный ящик, что позволило быстро и оперативно получать и отправлять почту клиентам и заказчикам с приложением всех необходимых документов (информационных листовок, проектов договоров, планов и т.д.) Глобальная сеть Интернет является неограниченным внешним информационным ресурсом.

Внутренним информационным ресурсом является база данных, в которой содержится вся информация о предприятии.

Компьютерная база данных по персоналу ведется в программе 1 С ЗУП, в данной программе заноситься все сведения по персоналу включая паспортные данные, сведения о месте жительства, состав семьи и т.д.

Для обработки внутренней и внешней информации используются следующие программы:

Периферийные устройства представлены: струйными и лазерными принтерами, сканером, факс-модемом.

Компьютеры соединены единой сетью, что позволяет сократить время на передачу документов между отделами и повышает экономичность работы.

Операционная система, используемая на компьютерах агентства Windows , с установленным пакетом Microsoft Xp (Word, Excel, Access, Консультант плюс, Power Point). Используется Интернет. Для осуществления электронной почты используется сайт mail.ru.

В организации используются новейшие пакеты программных продуктов. В связи с этим происходит постоянное повышение квалификации сотрудников ООО "ПКФ "ОКТЯБРЬСКАЯ" в области информационных технологий. Модифицирование программной продукции осуществляется периодически.

В общем, состояние информационно-технической базы в обществе на достаточном уровне.

В Обществе я получила достаточные знания для использования существующих информационных технологий, приобретенные навыки и знания соответствуют требованиям, предъявляемым к сотрудникам предприятия. Однако в обществе при обучении студентов уделяют не столь много внимания работе с периферийными устройствами.

8. Управленческие решения

Принятие управленческих решений с формальной точки зрения представляет собой процесс преобразования информации состояния объекта в количественные составляющие информации управления.

Процесс принятия решений является составной частью более общего процесса - решения проблем. Принятие решений занимает особое, если не центральное, место в процессе управления. Поэтому от руководителя в процессе принятия решений требуется не просто владение большим объемом знаний, но и быстрая выборка необходимых знаний из того объема сведений, которыми он располагает.

Разработка и реализация управленческих решений в ООО "ПКФ "ОКТЯБРЬСКАЯ" осуществляется директором организации. Он осуществляет общее руководство. Отдельные управленческие решения может принимать каждый сотрудник данной организации, используя различные приемы для достижения поставленной перед ним задачи. Решения принимаются в пределах их компетенции.

Качество управленческих решений зависит от адекватной оценки ситуации, от прогнозов, от правильного распределения обязанностей между сотрудниками, от реально установленных сроков для выполнения необходимого объема работы. Если все выше перечисленные условия будут учтены, в сочетании с ситуацией, то качество решения будет высоким.

Индивидуальные решения обсуждаются между заместителем директора и сотрудником. Далее идет обсуждение данного решения с директором организации. Окончательное решение принимает директор ООО "ПКФ "ОКТЯБРЬСКАЯ". Коллективные решения в ООО "ПКФ "ОКТЯБРЬСКАЯ" принимаются на еженедельных планерках, которые чаще всего проходят по вторникам. На планерке подводятся итоги недели, разрабатываются планы на новую неделю, выносятся предложения, решаются те или иные вопросы.

К коллективным решениям, принимаемым в процессе планерки относятся: вопросы о направлении и развитии общества, об организации мероприятий, решения о принятии, увольнении, повышении сотрудников.

Контроль- это управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации.

Контроль за реализацией управленческих решений осуществляет заместитель директора посредством наблюдения, проверки всех сторон деятельности, учета и анализа. Результаты контроля он предоставляет на рассмотрение директору организации.

В конце каждого квартала подсчитывается общее проведенных мероприятий, составляется план на будущий период, с учетом всех предыдущих ошибок.

Один из главных вопросов при принятии управленческих решений - вопрос об ответственности руководителя, которая возникает в случае причинения вреда организации. Под ответственностью будем понимать принуждение к соблюдению и исполнению определенных требований, норм и правил. Ответственность за принятие управленческих решений несут директор, заместитель директора и все сотрудники организации. Ответственность каждого из сотрудников организации.

Заключение

бухгалтер документ финансовый

При прохождении преддипломной практики я ознакомилась с деятельностью ООО "ПКФ "ОКТЯБРЬСКАЯ" и сделала для себя следующие выводы:

- знания, которые я приобрела в обществе, действительно необходимы в практической деятельности управленца любого уровня. Я ознакомилась с правовыми документами общества, ее структурой, управлением. В ходе практики ООО "ПКФ "ОКТЯБРЬСКАЯ" я не раз участвовала на проводившихся директором совещаний, на котором коллектив общества решали наиболее важные задачи, а также разрабатывали план мероприятий для дальнейшего развития предприятия.

В процессе прохождения преддипломной практики принимала участие в подготовке документации в отделе по управлению персоналом, применяя в работе нормативно-методические документы и собственные знания.

Работала с личными карточками сотрудников, вносила записи по отпускам; с личными делами сотрудников, подшивала дополнительные соглашения. Вносила записи в трудовые книжки по приему, переводу и увольнению сотрудников. Помогала в заполнении табельных форм по учету рабочего времени.

Изучила должностные обязанности сотрудников отдела. В данной организации применяются унифицированные формы для приема, перевода, увольнения работников.

Также в процессе прохождения практики были приняты решения на совещании об увеличения штата сотрудников, так как неукомплектован штат сотрудников, вследствие чего каждый сотрудник ООО "ПКФ "ОКТЯБРЬСКАЯ" вынужден выполнять массу работы, а так же выполнять свою работу во время собственного отдыха и не только на рабочем месте.

Список использованных источников информации

1. Трудовой Кодекс РФ.

2. Налоговый Кодекс РФ.

3. Гражданский Кодекс.

4. Устав ООО ПКФ «ОКТЯБРЬСКАЯ».

5. Должностные инструкции.

6. Инструкция о делопроизводстве.

7 . ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

8. «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения их работодателями», постановление РФ от 16.04.2003 № 225 (с внесенными изменениями).

Размещено на Allbest.ru

...