Требования, предъявляемые к тексту документа и его оформлению

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Документ как носитель информации

2. Требования к документу

3. Реквизиты документа

4. Виды реквизитов

5. Общие правила оформления документов

Используемая литература



Введение

Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов документов. Именно документы, т. е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеет юридическую силу.

В данной работе мы коснемся вопроса требований, предъявляемых к тексту документа и его оформления .

От того, как оформлен текст документа, зависит краткость, ясность и выразительность мысли в документе.



1. Документ как носитель информации

Понятие "документ" широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.

В документоведении применяется следующее определение документа: "Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве".

Согласно Федеральному закону "Об информации, информатизации и защите информации" документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Исходя из определений, главной составляющей документа выступает информация, т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем:

1. Документ является носителем социальной информации, созданной человеком для использования в обществе.

2. Документ предполагает наличие семантической (смысловой) информации, являющейся результатом интеллектуальной деятельности человека. Наличие содержания - один из главных отличительных признаков документа. Бессмысленная информация документом быть не может.

3. Информация передается дискретно, т.е. в виде сообщений. Сообщение, зафиксированное на каком-либо материальном носителе (папирусе, бумаге, пластмассе, фотопленке), становится документом. Для документа характерна завершенность сообщения. Незавершенное, фрагментарное сообщение не может быть полноценным документом. Исключение составляют незаконченные литературные произведения, эскизы, наброски, черновики, характеризующие творческий процесс их создателя (писателя, ученого, художника).

4. Как любой объект, имеющий знаковую природу, сообщение представляет собой закодированный текст. Значение или смысл закодированного текста можно понять, лишь зная знаковую систему кодирования и декодирования информации. Фиксированное сообщение имеет знаковую форму потому, что только в таком виде можно передать в сообщении знания, эмоции, волевые воздействия автора (коммуниканта), предоставляя читателю (реципиенту) возможность декодировать и овладевать соответствующими знаниями. Знаковость - обязательное свойство любого документного сообщения.

5. Документ - это информация, которая зафиксирована на материальном носителе способом, созданным человеком, посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи и т.д.

6. Документ обладает субстанциональностью (вещностью). Для документа важна стабильная вещественная форма.

Информация может быть недокументной - не закрепленной - и документной - закрепленной на вещественном, специально предназначенном для ее хранения и передачи в пространстве и времени.

Материальная составляющая - одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может. Материальная составляющая документа - это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени.

Материальную составляющую документа определяет носитель информации (материальный носитель) - материальный объект, специально созданный человеком и предназначенный для записи, хранения и передачи информации. Существование документа вне материального носителя невозможно.

Функция материальных объектов обусловила их особую, специфическую материальную конструкцию (форму), представленную преимущественно в виде книг, брошюр, журналов, газет, листков, буклетов, микрофиш, магнитных дискет, оптических дисков и т.п. Были также исторические формы документов в виде глиняных табличек, папирусных и пергаментных свитков и т.д. Такая конструкция дает возможность документам быть удобными для перемещения, хранения и использования их (чтение, просмотр, слушание) в социальных документных коммуникациях. Однако специальная форма объекта также не может служить единственным критерием для того, чтобы считать его документом (чистый листок бумаги, дискета или фотопленка), такая идентификация возможна лишь при наличии зафиксированного на нем сообщения, текста.

Следовательно, материальный объект становится документом только в случае единства вещественного носителя и заключенной в нем информации. Двуединая природа документа - одна из основных особенностей его как известной системы. При отсутствии одной из перечисленных характеристик нет единства, а, следовательно, и документа.

Документ специально создается с целью хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают как источник информации и средство социальной коммуникации.

История возникновения и эволюция толкования термина "документ" изучена недостаточно. За длительный исторический период значение понятия "документ" постоянно менялось.

Слово документ (лат. documentum - образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола "docere" - учить, обучать. Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего-либо.

По другой версии слово "dek" происходит от числа "десять" и связано с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось десять пальцев. Постепенно корень "dek" был заменен на "doc" в слове "doceo" - учу, обучаю, от которого были образованы слова "doctor" - ученный, "doctrina" - учение, "documentum" - то, что учит, поучительный пример. В этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое звучание и стало означать "письменное доказательство", "доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов". В значении письменного свидетельства слово "документ" употреблялось от средневековья до XIX в. Из латинского языка оно заимствовано во все европейские языки.

В русский язык слово "документ" пришло во времена Петра I, как заимствованное из немецкого и польского языков, в значении письменного свидетельства. В начале XX в. оно имело два значения:

1. Любая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь (имущественных, состояния, на свободное проживание) или на выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства);

2. Вообще любое письменное свидетельство.

Ко второй половине XIX в. в справочных изданиях некоторых стран мира появляются производные от слова "документ" термины: документация - в значении подготовки и использования подтвержденных документами доказательств и полномочий; документный - относящийся к документу.

В конце XIX в. наблюдается тенденция к сужению границ понятия "документ": сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения и доказательства, затем - как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие использовалось преимущественно в юридическом значении.

С начала XX в. в терминосистему вводится новое, более широкое понимание понятия "документ": его ввел известный бельгийский ученый, основоположник документации - науки о совокупности документов и области практической деятельности - Поль Отле (1868-1944 гг.).

Можно выделить следующие значения "документа", введенные в научный оборот П.Отле:

1. Любой источник информации, передачи человеческой мысли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в материально-фиксированной форме или является проводником (передатчиком) информации во времени, можно считать документом. Это понятие охватывает как материальные объекты - носители информации, так и радио-, телепередачи, театральные представления.

2. Документами являются материальные объекты с зафиксированной информацией, собранные человеком для создания каких-либо коллекций. Сюда входят как предметы искусственные, созданные человеком, так и природные, технические предметы, находящиеся в музее.

3. В состав документов входят также материальные объекты, созданные человеком специально для фиксирования, хранения и воспроизведения информации с целью ее передачи в пространстве и времени, независимо от способа фиксирования. Это и документы "писанные" (т.е. с информацией, зафиксированной знаками письма), и изобразительные, фонозаписи и фильмы (результаты машинной записи изображения и звука).

Концепция П.Отле рассматривает документ как носитель социальной информации. Однако в справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое значение этого слова: кроме юридического, вводится понятие "исторический документ" (фиксированное свидетельство о какой-либо эпохе, лице и т.д.) и "счетный документ" (служащий основанием для осуществления хозяйственных действий - приема и выдачи ценностей). Обобщающее определение не дано.

Начиная с 1950-х годов в официальной терминологии слово "документ" трактуется в узком, широком и самом широком значении.

Узкое значение сводилось к деловой бумаге, письменному удостоверению, историческому источнику.

В широком смысле понятие о документе было особенно распространено в 1960-1970-е годы. Документ определялся как материальный объект, содержащий информацию для ее распространения в пространстве и времени (включая и т.н. трехмерные произведения искусства - архитектуру и скульптуру).

В 1980-х - начале 1990-х годов используется и самое широкое толкование, согласно которому документом можно считать любой материальный объект, несущий информацию: от письменного документа, грампластинок и кинофильмов до произведений искусства (архитектурных сооружений, графики, живописи, скульптуры), от образцов минералов, гербариев, исторический реликвий до изделий промышленности и техники (часы, автомобиль, винтовка) и т.д. Границы понятия стали плохо различимы, что усложнило его использование.

Вот почему сначала книговеды и документалисты, а затем и информатики приступили к обоснованию нового широкого значения термина "документ", связанного с понятием "информация" и "коммуникация". Существенный вклад в уточнение и развитие понятия "документ" как одного из основных в документоведении, информатике, документалистике, библиотековедении и библиографоведении внесли Г.Г. Воробьев, Р.С. Гиляревский, О.П. Коршунов, А.И. Михайлов, А.В. Соколов, Ю.Н. Столяров, А.И. Черный, Г.Н. Швецов-Водка и др. Документалисты и информатики первыми отказались от самого широкого значения документа, ограничив его содержание обязательными атрибутивными элементами: наличие информации и материального носителя (Г.Г. Воробьев). В 1960-е годы А.И. Михайлов, А.И. Черный и Р.С. Гиляревский, помимо названных, вводят функциональный признак документа. Согласно их определению, документ - это материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и времени.

В России в начале 1990-х годов практически одновременно, уточняя смысл понятия "документ" О.П. Коршунов, А.В. Соколов, Ю.Н. Столяров предложили трактовать его как материальный объект - носитель социальной информации.

Таким образом, за длительный исторический период значение понятия "документ" постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием "документ", необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, для решения теоретических или практических задач.

2. Требования к документу

Любой грамотный документ должен отвечать следующим требованиям:

· Документ должен быть понятным.

· Документ должен быть простым.

· Документ не должен быть двусмысленным.

· Документ должен быть последовательным.

· Документ должен быть ограниченным.

Основные требования к документу - Документ должен быть понятным

Очень важно в документе использовать только понятные для читателя слова. В документе не должно быть незнакомых для читателя слов.

Вы обязательно должны понимать, для какой аудитории пишите документ. Например, если вы пишете для детей или заказчика, то не нужно использовать сложные профессиональные термины из вашей области, лучше подбирать слова, которыми пользуются ваши читатели (точно известны вашим читателям). Если без сложных профессиональных терминов не обойтись, то сначала нужно предоставитьописание предметной области(раздел "Терминология").

Основные требования к документу - Документ должен быть простым

Предложения должны быть простыми, как мысль пролетариата.

Простой для понимания документ - документ, не требующий усилий для чтения и понимания, т.е. при изложении материала не используются предложения со сложными конструкциями и запутанным изложением.

Основные требования к документу - Документ не должен быть двусмысленным.

Особое внимание нужно уделить тому, чтобы ваши мысли не были двусмысленными. Иногда нам кажется, что все однозначно понятно, но другой человек может понять все иначе. Когда человек не понял что-то, он задает вопросы или ищет ответы в других источниках, в таких случаях ничего страшного не происходит. Главная опасность заключается в том, что когда человек понял что-то неправильно, он уже не ищет подтверждений и не задает вопросов, он уверен в том, что все понял правильно, в результате чего может сделать серьезную ошибку.

Основные требования к документу - Документ должен быть последовательным.

Очень важно последовательно излагать материал. Нельзя, чтобы что-то излагалось, опираясь на материал, который будет приведен дальше по тексту. Непоследовательно изложенный материал делает документ непонятным и сложным для восприятия, т.е. приводит к нарушению предыдущих требований.

Обращаю ваше внимание на то, что изложить материал последовательно является одной из самых сложных задач. Нередко между материалами в документе бывают непростые зависимости, в таких случаях изложить материал последовательно является сложной аналитической задачей, которая может потребовать массу усилий и необходимости много раз переписывать документ.

Основные требования к документу - Документ должен быть ограниченным.

Границы документа - это не просто красивые слова. Документ должен предоставлять материал в полном объеме и при этом не предоставлять лишнего. Все лишнее будет раздражать читателя, и восприниматься им как шум (мусор). Все, что будет недосказано, будет создавать у читателя вопросы.

3. Реквизиты документа

В процессе своего развития у человека появилась такая функция (потребность + возможность), как документирование информации, которую он получает извне из окружающего мира и создает в собственном мозге изнутри, которая выражается в действиях по фиксированию этой информации на каком-то материальном носителе.

Документом называется материальный носитель, на который какой-то человек сознательно нанес информацию при помощи доступных ему средств и способов кодирования информации. Понятие документа в широком смысле - это все объекты (предметы) материального мира, содержащие информацию в зафиксированном виде и специально предназначенные для её передачи во времени и пространстве.

Под широкое определение документа подпадают все произведения искусства, письменности и прочие плоды человеческого труда, которые предназначены передать информацию в будущее.

Значение документа в узком смысле -- это облеченный в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определенного значения. (Сегодня это определение документа расширилось за счет появления электронных документов)

Среди огромной массы письменных документов можно выделить документы, используемые в гражданском обороте между людьми. По содержанию такие документы можно разделить на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы), деловые и другие. Как правило, для этих документов важна хотя бы одна его часть (реквизит), например, имя автора или дата создания, которая позволяет его идентифицировать. Чем важнее документ, тем он должен содержать больше частей, позволяющих отличать (идентифицировать) его от других документов.

Для особо важных документов, как например удостоверения личности или паспорт,число реквизитов(частей с идентификационной информацией) может быть не только большим, но они, кроме того, обязаны располагаться в определенной последовательности. К правилу определенной последовательности реквизитов в важных документах люди пришли в силу общественного договора, выраженного законом государства. Такая стандартизация порядка следования реквизитов упрощает проверку подлинности важных документов.

Цель реквизитов документа- создание опознавательных элементов внутри текста документа, определяющих его правоотношения с субъектами и объектами гражданского оборота.

Каждый первичный документ обладает индивидуальностью, которая выражается в содержании в нем какой-то части информации, которая позволяет его идентифицировать - т.е. отличить от других документов. Часть документа, позволяющая его идентифицировать, как раз и называется реквизитом документа.

Полноценной статьи реквизиты документов Википедия в настоящее время не имеет, но я нашел хорошее определение реквизиты документа на Академике:

1) обязательные данные, сведения, которые должен содержать акт, документ (например, контракт, вексель, чек), чтобы обладать подлинной юридической силой, служить основанием совершения операций (например, название документа, сумма, подлежащая оплате, наименование плательщика, его банк и номер счета);

2) адресные данные, телефоны, которые одна из договаривающихся сторон сообщает другой для поддержания связи; размещаются на фирменном бланке организации.

Как видим, данное описание реквизиты документа содержит понятие обязательные реквизиты документа, которые придают документу юридическую силу, так как соответствуют общепризнанным правилам и государственным законам, применимы для оформления важных документов. Для многих важных документов индивидуальный набор реквизитов и число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Набор обязательных реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности получил название формуляр документа.

Закон реквизиты документа. Смысл реквизиты документа можно понять из официального определения документа, которое дает Федеральный закон от 29.12.1994 №77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов"

документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения

Определение реквизиты документа в законе толкуются как части самого документа, необходимые для его идентификации. Термин реквизиты документа употреблен в узком смысле, но с учетом современных средств документирования и сохранения информации на материальном носителе.

Создание любого документа складывается из двух взаимосвязанных процессов составления текста:

1. составление содержательной частью - анкетирование или разработка таблицы, печатание и т.п.;

2. и оформления документа с целью придания ему юридической силы.

В каждом документе, относящемся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации, можно выделить три составные части:

· заголовочную;

· содержательную;

· оформляющую.

Заголовочная часть документа включает сведения об организации - авторе документа и первичные данные о самом документе (например, дата, регистрационный номер). Эти часть документа образуют постоянные реквизиты документа.

Содержательная часть документа является основной частью документа, раскрывающей его суть и назначение. Как правило, эти части документа индивидуальны для каждого документа, включая дату создания. Они образуют переменные реквизиты документа.

Оформляющая часть документа содержатся сведения, подтверждающие подлинность документа и достоверность, имеющейся в нем информации в соответствии с общепризнанным графическим видом документа (образцом). Оформительская часть документа включает графическую и содержит вспомогательные надписи на документах (например, номер и серию документа), облегчающие работу с ними.

Реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей локальной теме, например авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблемa), но в основном являются текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного - двух слов(вид документа) или цифр (дата, номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, ссылки, адресат и др.).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью, т.е. постоянные реквизиты - это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским и другим способом.

Для удостоверения юридической силы в разных документах состав реквизитов документов должен быть достаточным и необходимым. К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, код организации, наименование и код формы документа, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

Для унификации (единообразия) документов в Российской Федерации обязательные реквизиты первичных документов должны соответствовать Государственному стандарту -ГОСТ Р 6.30-2003"Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

В настоящее время стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 включает 30 реквизитов.

Хотя положения ГОСТа имеют рекомендательный характер, отдельные элементы являются обязательными для официальных документов. Разные виды организационно-распорядительных документов обязаны оформляться в соответствии с государственными правилами.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документацией. Реквизиты физического лица или реквизиты гражданина- это реквизиты его документов.

Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин делопроизводство.

4. Виды реквизитов

Изображение Государственного герба РФ на бланках документов регламентировано Положением о Государственном гербе Российской Федерации, утвержденном Указом Президента России от 30.11.93 № 2050. Государственный герб РФ изображается на бланках Президента Российской Федерации; палат Федерального Собрания; Правительства Российской Федерации; Конституционного Суда РФ; Верховного Суда РФ; Высшего Арбитражного Суда РФ; центральных органов федеральной исполнительной власти; федеральных судов; Прокуратуры Российской Федерации; Центрального банка РФ; Уполномоченного по правам человека; Счетной палаты; дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей.

Реквизит 02- Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов Российской Федерации. Как правило, герб субъекта РФ изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения - Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения на бланках гербов муниципальных образований (городов, сельских поселений).

Реквизит 03- Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблема организации - это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке - не допускается изображать на бланке эмблемы, товарные знаки, не зарегистрированные официально. Эмблема не воспроизводится также при изображении на бланке документа герба.

Реквизит 04- Код организации

Согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) код имеют все зарегистрированные организации. Он может быть проставлен на бланках документов при их изготовлении и является своеобразным подтверждением правомочности организации - автора документа.

Реквизит 05- Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

ОГРН проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 06- Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП)

ИНН/КПП проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 07- Код формы документа

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), код формы документа проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор.

Реквизит 08- Наименование организации

Реквизит называет автора документа, которым может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. Этот реквизит предполагает также указание вышестоящей организации, если она имеется. В бланках структурных подразделений наименование подразделения указывают под наименованием организации. Если организация имеет вышестоящую организацию, то ее наименование обозначается над наименованием организации. Все наименования даются в именительном падеже:

Министерство образования Российской Федерации

Оренбургский государственный университет

Аэрокосмический институт

Наименование организации, указанное в бланке, должно точно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах (уставе или положении об организации).

Если организация имеет официально закрепленное сокращенное наименование, оно приводится под полным наименованием в скобках:

Реквизит присутствует только в бланках писем и включает: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, расчетных счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Реквизит 10- Наименование вида документа

Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа проставляется на всех документах, за исключением писем, и печатается прописными буквами: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т.п.

Реквизит 11- Дата документа

Дата- один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой документа может быть дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является дата проставления последней подписи.

Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год: 10.04.2004. Допускается оформление даты словесно-цифровым способом: 10 апреля 2004 г., а также цифровым способом, но в обратной последовательности: 2004.04.10.

Реквизит 12- Регистрационный номер документа

Регистрационный номер - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему. По усмотрению организации порядковый номер документа может дополняться дополнительной информацией о корреспонденте, исполнителях, тематике, буквенными индексами и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Реквизит 14- Место составления или издания документа

Этот реквизит содержит сведения о том географическом пункте, где зарегистрирована организация, место нахождения юридического лица, определенное его государственной регистрацией. Оформляется этот реквизит в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов. Если место составления документа входит в название организации - автора документа, то его можно на бланке не указывать.

Сокращение "г." при названии города не ставится при обозначении "Москва", а также при названиях городов, оканчивающихся на "град" и "бург".

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. При направлении документов в адрес организации (структурного подразделения) фамилия его руководителя может быть корреспонденту неизвестна. В таком случае наименование учреждения пишется в именительном падеже и адресование оформляется следующим образом:

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а наименование должности и фамилия адресата в дательном:

При направлении документа руководителю организации ее название входит в состав должности адресата.

Допускается центровать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке:

При адресовании документов нескольким учреждениям или организациям фамилии опускают, а должности указывают обобщенно:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым и последующими адресатами не проставляется. При печатании документа каждый адрес отделяется друг от друга 2-3 интервалами.

При большем количестве адресатов составляют список на рассылку документа, в котором перечисляются адреса, наименования организации и фамилии должностных лиц.

Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте, но при необходимости может входит в состав реквизита "Адресат". Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. В этом случае сначала указывается название организации, а затем почтовый адрес:

При адресовании документа физическому лицу адресование оформляют в последовательности - фамилия, инициалы получателя, почтовый адрес:

Каждая составная часть реквизита "Адресат" печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования 1,5-2 интервалами.

Реквизит 16- Гриф утверждения документа

Утверждение- способ удостоверения документа и придания ему юридической силы. Утверждаются, как правило, организационно-правовые документы (устав, положение, инструкция, штатное расписание и др.), плановые и отчетные документы, некоторые финансовые документы, некоторые акты и др.

Документ может утверждаться должностным лицом (руководителем), изданием соответствующего распорядительного документа, коллегиальным органом.

В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, ее расшифровки (инициалов, фамилии) и даты утверждения, например:

Если документ утверждается распорядительным документом (постановлением, решением, приказом), то гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ ИЛИ УТВЕРЖДЕНО (в зависимости от вида утверждаемого документа), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

Если документ утверждается коллегиальным органом, то гриф учреждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ ИЛИ УТВЕРЖДЕНО (в зависимости от вида утверждаемого документа), наименования коллегиального органа в творительном падеже и в скобках указывают название документа, его дату и номер. Например,

Допускается в реквизите "Гриф утверждения" центровать элементы относительно самой длинной строки (как в последнем примере).

Реквизит 17- Резолюция

Резолюция составляется руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Она представляет решение должностного лица по затронутому в документе вопросу. Резолюция является основой организации исполнения документа, она конкретизирует исполнителя. К резолюции традиционно предъявляется требование четкости, ясности, конкретности в формулировке порядка и характера исполнения документа.

Резолюция пишется от руки на первом листе поступившего документа под реквизитом "Адресат". В резолюции указываются: фамилия (или фамилии) исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции:

Если резолюция включает несколько фамилий, то первой обычно стоит фамилия ответственного исполнителя.

Реквизит 18- Заголовок к тексту

Реквизит является обязательным для всех документов, кроме документов, составленных на бланке формата А5, и необходим для регистрации и поиска документа.

Заголовок к тексту - это реквизит, выражающий в краткой форме основное содержание документа. Заголовок позволяет быстро определить степень информативности документа, его важность или срочность, помогает ориентироваться в содержании документа при его получении, рассмотрении. Заголовок должен быть кратким и точно передавать смысл текста, он должен быть грамматически согласован с названием вида документа и отвечать на вопросы о чем (о ком)?, чего (кого)?:

Приказ (о чем?) о создании структурного подразделения

Протокол (чего?) заседания ученого совета

Акт (чего?) ревизии

Акт (о чем?) о выделении к уничтожению документов.

Заголовок к тексту печатают под реквизитами бланка слева без кавычек и не подчеркивают. Точка в конце заголовка не ставится. В одной строке заголовка должно быть не более 28-30 знаков при количестве строк не более пяти. Строчки заголовка печатают через один межстрочный интервал.

Реквизит 19- Отметка о контроле

Отметка о контроле проставляется только на тех документах, процесс исполнения (или сроки) которых контролируется. Отметка наносится делопроизводственной службой (или секретарем) после того, как руководитель принимает решение о контроле документа. Отметку обозначают буквой "К" или словом "Контроль". Возможно использование штампа "контроль" со сроком исполнения документа.

Реквизит 20- Текст документа

Текст - основной реквизит документа, который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Текст документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования. Он может быть представлен в виде анкеты, таблицы, связнного текста или в виде соединения этих структур.

Сплошной связный текст документа должен содержать грамматически и логически согласованную информацию об управленческом действии. Такой текст используется при составлении положений, уставов, правил, писем, всех видов распорядительных документов, протоколов, актов, докладных и объяснительных записок. Тексты документов большого объема подразделяются на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Составление текста документа в виде анкеты используется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков. В анкете часть информации будет постоянной, в которой выражаются наименования признаков и переменной, содержащей конкретные характеристики признаков.

Таблица - перечень сведений (числовых данных), приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Форма таблицы используется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблица позволяет представить информацию в более компактном виде, применяют таблицы для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Для текстов управленческих документов, имеющих типовую структуру и типовой состав информации, рекомендуется использование трафаретных текстов - заранее заготовленных форм документа с заполненной постоянной информацией и пропусками для переменной информации. Наиболее распространенная форма трафарета - справка. Трафаретные тексты могут использоваться и для оформления многих видов управленческих документов (акты, заявления, приказы, представления и др.), если они часто используются в ежедневной работе.

Реквизит 21- Отметка о наличии приложения

Отметка о наличии приложения предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект. Если в тексте документа даются названия документов, которые будут являться приложением к ним, отметка оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если в тексте документа приложения упомянуты, но не названы, в отметке они должны быть указаны полностью:

Если приложения сброшюрованы, то количество листов можно не указывать.

Документы, которые являются приложениями к другим, должны быть оформлены на стандартных листах бумаги и иметь в правом верхнем углу отметку, состоящую из слова "Приложение", наименования, номера и даты основного документа:

При наличии нескольких приложений к одному документу на них проставляется порядковый номер: "Приложение № 1", "Приложение № 2" и т.д.

Реквизит 22- Подпись

Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей, установленных нормативно-правовым актом. В крупных организациях право подписи может быть предоставлено руководителям структурных подразделений, это должно быть закреплено локальными актами организации.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера могут быть подписаны исполнителем (автором) документа, но только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица и наименование организации, которую оно возглавляет (если документ подготовлен без использования бланка), личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия):

Если документ оформлен на бланке, то реквизит "Подпись" включает: краткое наименование должности, личную подпись и расшифровку подписи:

При подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей степени значимости занимаемых ими должностей:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

Реквизит 23- Гриф согласования документа

Проекты документов, подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы других, согласовываются с ними в установленной очередности. Согласование может быть внешним и внутренним.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования, который включает слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования:

Если согласование осуществляется отдельным документом вышестоящей организации (письмом, протоколом и др.), гриф согласования оформляют в следующей форме:

Гриф согласования располагают ниже реквизита "Подпись" или на отдельном листе согласования, о чем делается отметка на месте проставления грифа согласования:

Лист согласования прилагается.

Реквизит 24- Визы согласования документа

Внутреннее согласование документа проводится для подтверждения согласия одного или нескольких должностных лиц, структурных подразделений в пределах одной организации с решением вопроса, изложенным в документе.

Реквизит 25- Оттиск печати

Заверение документов печатью организации - особый способ удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на многих организационных документах.

Печати подразделяют на гербовые, юридических лиц и простые (отдела кадров, канцелярии и др.). Виды печатей, порядок их применения и хранения должны быть установлены в инструкции по документационному обеспечению деятельности организации.

Печать ставят таким образом, чтобы она затрагивала часть наименования должности лица, подписавшего документ, на унифицированных формах документов место для печати может быть обозначено отметкой "МП" или "Место для печати".

Реквизит 26- Отметка о заверении копии

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместители руководителя, руководитель службы кадров, канцелярии и др.)

Реквизит 27- Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе содержит информацию о должностном лице, которое подготовило документ. Отметка предназначена для оперативной связи получателя со специалистом, который непосредственно готовил данный документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Она включает инициалы (или имя, отчество) и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона.

Реквизит 28- Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним. Отметка включает следующие данные: слово "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, подпись исполнителя, дату проставления отметки. Например:

В дело № 12-25 за 2003 г.

Подпись 24.05.2003

Реквизит 29- Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о поступлении является свидетельством принятия организацией документа. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа. Отметка проставляется в нижнем правом углу первого листа входящего документа и содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Как правило, для этого используется специальный штамп:

Реквизит 30- Идентификатор электронной копии документа

Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором является отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в автоматизированной системе обработки документов данной организации.

5. Общие правила оформления документов

Размеры бумаги разрешены к применению в делопроизводстве

Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров -- форматов, соответствующего качества (плотности и белизны).

ГОСТ 9327 устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С. Ряд А является основным; ряды В и С -- дополнительными.

Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса.

Исходным форматом является формат А0, площадь которого равна 1 м2, с габаритными размерами 8421189 мм. Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне.

Для оформления деловых документов используются следующие форматы:

Формат	Размеры, мм	Применение
A3	297х420	Для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений
А4	210х297	Приказы, письма и другие организационные распорядительные документы
А5	148х210

Размеры полей деловых документов

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Нумерация страниц в документах

В соответствии со сложившейся практикой установился следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов. Все страницы, кроме первой, нумеруются. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные - четными.

Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего обреза. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова "страница", его сокращенных вариантов "стр." или "с." и знаков тире ("черточек").

Способы оформления дат

Применяются следующие способы оформления дат, оговоренные ГОСТ Р 6.30-97: цифровой и словесно-цифровой.

Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 1 сентября 2000 года пишется 01.09.2000.

Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей. На документах со сведениями финансового характера предыдущий пример выглядит следующим образом: 01 сентября 2000 года, или 01 сентября 2000 г. Обозначения некалендарных сроков, начинающихся в одном году и заканчивающихся в другом, оформляются по примеру: в отчетном 1999/2000 году. Ссылка на длительный период времени делается следующим образом: 1999 -- 2005 гг.

Если обозначение времени в тексте состоит из указания только года, то слово "год" пишется полностью (например, в 2001 году). Если, кроме года, указываются число, месяц, то слово "год" пишется сокращенно, с точкой (например, в январе 2000 г.; в первом квартале 2002 г.).

Для удобства поиска документов в больших архивах допускается указание даты на стеллажах, папках и в некоторых документах в такой последовательности: год, месяц, число. Например, 2000.09.01.

Сокращения слов, допускаемые в документах

В документах допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.

Приведем примеры для наиболее распространенных случаев.

Слова при географических названиях: город -- г., село-- с., поселок-- п., поселок городского типа-- пгт. Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква "г." не ставится. Буква "г." также не ставится перед городами, в названиях которых имеется слово "город" (Новгород, Волгоград и др.).

Слова при фамилиях: товарищ -- т. (в начале предложения -- Тов.), господин -- г-н, профессор -- проф. доцент -- доц., начальник -- нач., и т. д.

Слова, употребляемые при цифрах: пункт 3 -- п. 3., подпункт 1.1. -- подл. 1.1., рисунок 5-- рис. 5., раздел 2 -- разд. 2.

Слова при указании денежных единиц: рубль -- р., тысяча рублей -- тыс. р., миллион рублей -- млн. р., миллиард рублей -- млрд. р.

Слова, сокращение которых пишется через дефис:

министерство -- м-во, завод -- з-д, производство -- пр-во, район -- р-н, хозяйство -- хоз-во, количество -- кол-во, человеко-час -- чел.-час., и т. п.

Широкое применение в качестве сокращений находят буквенные аббревиатуры. Например: РФ -- Российская Федерация, ПК -- персональный компьютер, НИИ -- научно-исследовательский институт, АО -- акционерное общество, ЕЭС -- Европейское экономическое сообщество, и др.

Допускаются сокращения словосочетаний: и так далее -- и т. д., и тому подобное -- и т. п., и другие -- и др.

Можно использовать сокращения, принятые в данном документе. При этом в скобках указывается принятый вариант сокращения или аббревиатуры непосредственно после первого упоминания полного написания сокращенного слова или словосочетания. Однако сокращать одно и то же слово или словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью, а в другом сокращенно не допускается.

Не допускаются также следующие сокращения: ед. изм. -- единица измерения, напр. -- например, п/упр. -- под управлением, т. г. --текущего года, с. г. -- сего года, т. н. -- так называемый, т. о. -- таким образом.

Оформление в документах написания чисел

В документах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания.

При написании многозначных чисел производится группировка их справа налево по три цифры: 14 287 624;12 841. Числа в обозначениях (марках) машин и других технических устройств на группы не разделяются и пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам (например, 1К62М) и пишутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ-155, ИЛ-18).

Простые дроби пишутся через косую черту: 1/2; 3/4. В десятичных дробях после запятой цифры группируются по три, начиная слева направо: 1, 094 03; 5, 350 021. Номера телефонов разбиваются на группы цифр. Например, для семизначных 745 63 72, для шестизначных 23 03 23, для пятизначных 5 16 18, для трехзначных 3 12.

При написании адресов двойные номера домов пишутся через косую черту: пр. Стачки, д. 27/2; литерные номера домов пишутся слитно: ул. Б. Садовая, д. 69а.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с падежными окончаниями через дефис (например: 3-й вопрос повестки дня). Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, приводятся без падежных окончаний (например, XX век).

Если арабская цифра входит в словесно-цифровое сочетание, ее пишут через дефис с соответствующим словом (например, 18-градусная крепость, 9-этажный дом). документ реквизит делопроизводство формат

Числа до девяти включительно и приблизительные числа следует писать словами (например, порядка сорока штук, в возрасте до семи лет).

В названиях праздников и знаменательных дат, если числительное в названии приведено цифрой, то следующее за цифрой слово пишется с прописной буквы (например, 8 Марта).

...