Делопроизводство в управлении персоналом

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

АВТОНОМНАЯ НЕКОММЕРЧЕСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ

СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ПОВОЛЖСКИЙ ЭКОНОМИКО-ЮРИДИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ

РЕФЕРАТ

Управление персоналом

на тему

Делопроизводство в управлении персоналом

Исполнитель:

Тремасова Елена

Самара, 2013 год



Введение

Основу информационной системы среды любого предприятия или организации составляют документы, созданные как «традиционным» (рукописным, машинописным, типографским) способом, так и с использованием современных средств вычислительной техники.

От правильной организации документационного обеспечения предприятия или организации зависят оперативность, надежность управления, организация труда, культура работы управленческого аппарата, использование информации в будущем. При этом информация, зафиксированная в документе, является основанием для принятия управленческого решения, доказательством исполнения, справочно-поисковым материалом.

В условиях увеличения объема информации, увеличения номенклатуры изделий, расширения экономических и культурных связей возникла необходимость упорядочения потоков информации с помощью документов как одной из составных частей информационного обеспечения управленческой деятельности.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности.

В данной работе будут рассмотрены такие вопросы как, состав документации кадровой службы, состав документов по учету кадров и документов регламентирующих деятельность персонала, приказы по личному составу, должностные инструкции работников, аспекты приема и высвобождения работников.



1. Состав документации кадровой службы

Документ - это совокупность сведений, расположенных на материальном носителе информации и имеющих юридическую силу.

Все формы управленческой деятельности отражаются в документах, выступающих способом и средством реализации возложенных на руководство предприятием или организацией управленческих функций. К таким функциям относятся планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет, отчетность, финансирование и т. п.

Эти функции отражаются в документах, общих для всех организаций и предприятий.

В состав кадровой документации входят следующие документы:

- трудовой договор (контракт);

- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);

- личная карточка (форма № Т-2);

- учетная карточка научного работника (форма № Т-4);

- штатное расписание (форма (№ Т-3);

- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);

- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);

- табель учета рабочего времени (форма № Т-13);

- личные заявление работников предприятия;

- графики отпусков;

- устав организации;

- положения об организации;

- положения о структурных подразделениях;

- коллективные договора;

- регламенты работы органов;

- должностные инструкции;

- инструкции по видам деятельности;

- правила внутреннего трудового распорядка.

2. Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Цель разработки организационно-правовых документов - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

К основным документам, регламентирующим деятельность персонала, можно отнести его утвержденную структуру и штатную численность, штатное расписание, правила трудового распорядка, должностные инструкции, квалификационные характеристики, положение о структурном подразделении.

Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Этот документ составляется на бланке предприятия, согласовывается путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируется юристом и утверждается директором предприятия. Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные обязанности рабочих и служащих, основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрение за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать следующие основные реквизиты: название документа, дата, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой храниться у работника.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1) - на одного работника и (форма Т-1а) - на группу составляется на основании заключенного трудового договора. При его оформлении указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если таковое работнику устанавливается, а также условия приема и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Приказ (распоряжение) подписывается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и объявляется работнику под расписку. На его основании представителем кадровой службы вносится в трудовую книжку запись о приеме на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке.

Личная карточка (форма № Т-2) заполняется представителем кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета, документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки), а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы предусматриваются предъявление документов. При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, заверяемые подписью сотрудника кадровой службы.

Учетная карточка научного работника (форма № Т-4) предназначена для учета научных работников научными, научно-исследовательскими, конструкторскими, образовательными, консалтинговыми и другими организациями, осуществляющие деятельность в сфере образования, науки и технологии. Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре на основании соответствующих документов и полученных от работника в устной форме сведений.

Штатное расписание (форма № Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификаций, сведения о количестве штатных единиц. Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Аналогично в него вносятся изменения.

Приказ (распоряжение) о переводе одного работника (форма № Т-5) или группы работников (форма № Т-5а) на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией заполняется сотрудником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) делаются отметки в личной карточке работника, лицевом счете, вносится соответствующая запись в трудовую книжку.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором составляется сотрудником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) делаются отметки в личной карточке работника, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.

Графики отпусков (форма № Т-7) применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. Является сводным графиком, подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего). При переносе отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешением лица, утверждающего график.

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8) применяется для оформления и учета увольнения работников. Составляются сотрудником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работникам под расписку в порядке, установленным законодательством РФ.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12) применяется для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, а также для составления статистической отчетности по труду. Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.

Личные заявления работников предприятия о приеме, переводе или увольнении пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать следующие реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление отправляется в дело.

3. Приказы по личному составу - порядок их издания, оформления, регистрации

Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах (прием на работу, перемещение по работе, увольнения с работы, установление должностных окладов, отпуска, командировки, изменение фамилий, поощрения, взыскания и т. д.). Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).

Особенности приказа по личному составу:

1. Приказ не тестирован по оформлению (могут быть разные варианты оформления, они оговариваются в инструкции организации по работе с документами);

2. Номер (индекс) пишется с буквой «К», что значит приказ по кадрам;

3. Заглавие - «По личному составу»;

4. Констатирующей части в приказе может и не быть;

5. Распорядительные пункты оформляются в последовательности: прием на работу, перевод или перемещение по работе, установление разрядов, категорий рабочим и служащим, возложение временного исполнения обязанностей, предоставление отпусков, установление неполного рабочего дня, изменение фамилии, увольнение с работы, прекращение работы в связи со смертью. По каждому перечисленному вопросу может быть издан самостоятельный документ: «О приеме на работу», «О командировании» и т. д., в организациях, где командировки не носят массового характера, сведения по ним включаются, как правило, в приказы отдельным пунктом: командировать;

6. Каждому пункту приказа дается основание (заявление сотрудника, докладная записка, распоряжение и т. д.);

7. В пункте приказа о приема на работу следует указывать, на какую должность, в какое подразделение, с какой оплатой и с какого числа оформляется работник, при необходимости - вид работы (постоянная с испытательным сроком, со стажировкой, временная на срок, по совместительству и т. д.), особые условия работы (с принятием материальной ответственности, с сокращенным или неполным рабочим днем и т. д.);

8. При переводе сотрудника на другую работу в приказе указываются вид и причина перевода, устанавливаемый оклад, в случае временного перевода - его длительность. В основании приказа дается ссылка на заявление работника о переводе на другую работу, в случае перевода на вышестоящую должность дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения. При поощрении работника в основании к приказу дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения, а при наложении взыскания - ссылка на докладную записку руководителя структурного подразделения. При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения работника, за какой период предоставлен отпуск. При увольнении работника с работы:

- в приказе указываются причина увольнения со ссылкой на конкретную статью Трудового кодекса и дата увольнения;

- в основании к приказу дается ссылка на заявление работника об увольнении;

- при увольнении по инициативе администрации - ссылка на докладную записку руководителя подразделения;

9. Фамилии, имена и отчества пишутся полностью;

10. Благодарности и взыскания оформляются отдельными приказами;

11. К тексту приказа по личному составу предъявляются особые требования:

- формулировки должны быть четкими, точными;

- отражающими трудовые права работника.

Приказы по личному составу готовятся отделами кадров или должностными лицами, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров.

Приказы вступают в силу с момента их подписания. Нумеруются приказы в течение календарного года.

Приказы визируются юристом, заместителем директора по кадрам. Начальник отдела кадров или работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом. Сотрудник должен поставить свою визу: «С приказом ознакомлен», подпись работника, дату ознакомления. Срок хранения приказов 75 лет.

4. Подготовка, оформление и порядок утверждения должностных инструкций работников

Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностные инструкции разрабатываются для всех должностей, предусмотренных штатным расписанием.

Должностную инструкцию разрабатывают руководители структурных подразделений, отделы кадров или специалисты по работе с персоналом. Текст согласовывается с юристом, специалистами отдела труда и заработной платы. Утверждаются должностные инструкции руководителем организации или распорядительным актом.

Изменения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя организации или распорядительным актом. Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата). Текст инструкции носит характер указаний - рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «имеет право», «не допускается», «запрещается» и т. д., текст излагается от третьего лица или в безличной форме.

Если инструкция предусматривает введение в практику документа новой формы (карты учета, акта, плана здания и т. п.), то проект бланка этого документа должен содержаться в приложении к инструкции.

В тексте должен быть описан порядок использования прилагаемого документа.

Должностная инструкция может служить основанием для составления трудового договора (контракта) и может использоваться при разрешении трудовых конфликтов и споров.

Требования должностной инструкции являются обязательными для сотрудника, работающего в данной должности, с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения с предприятия.

5. Правовые аспекты приема и высвобождения работников. Задачи менеджера по персоналу при сокращении штатов

Прием на работу оформляется приказом работодателя, который издается на основании трудового договора. Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику в трехдневный срок со дня подписания трудового договора под расписку.

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, нормативными актами, которые имеют отношения к характеру работы и трудовым функциям работника, с коллективным договором. Оформление ознакомления работника с вышеприведенными документами производится письменно под расписку.

Трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах и подписывается сторонами.

Трудовой договор считается заключенным, даже если он не оформлен надлежащим образом, если работник фактически приступил к работе с ведома или по поручению работодателя и работодатель обязан оформить с ним трудовой договор не позднее трех дней с момента преступления работника к своим обязанностям.

Высвобождение работников - это одно из направлений кадрового планирования в организации.

При высвобождении персонала необходимо соблюдать трудовое законодательство, придерживаться четких, максимально объективных критериев отбора, привязки к рабочим местам, минимизировать затраты и получать экономию, пытаться избежать последующих и связанных затрат, вести процесс высвобождения персонала открыто, информируя работников, использовать компенсации и оказывать помощь в трудоустройстве.

В соответствии с трудовым законодательством РФ при увольнении по сокращению численности или штата преимущественное право на оставление на работе предоставляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией. В случае равной производительности предпочтение отдается:

- семейным (имеющим двух и более иждивенцев и тем, в семье которых нет других лиц с самостоятельным заработком);

- работникам, имеющим длительный стаж непрерывной работы в данной организации;

- получившим в ней увечье или профессиональное заболевание;

- сотрудникам, которые повышают свою квалификацию без отрыва от производства в высших и средних специальных учебных заведениях в соответствии с выполняемой работой, и ряду других категорий работников.

Обо всех изменениях в соответствии с требованиями трудового законодательства РФ работник должен быть поставлен в известность не позднее чем за два месяца, и если он при этом будет возражать против продолжения работы в новых условиях, трудовой договор прекращается. В течение срока предупреждения работник должен выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать правила трудового распорядка.

При любой возможности сокращения следует избегать психологических последствий или максимально смягчать их, используя для этого все имеющиеся возможности. Задачи менеджера по персоналу состоят в применении не директивных методов сокращения персонала. Они связаны с доведением до индивидуального сознания каждого работника необходимости изменить свое поведение, место в структуре, задуматься о необходимости оставаться именно в этой организации. Основной инструмент не директивного сокращения - эмоционально-ценностные мотивы при формировании решения об увольнении, и, в конечном итоге, принятие каждым решения или преодоление негативного отношения к решению руководства о возможностях ухода из организации. Именно не директивные методы позволяют получить экономический и психологический эффект от сокращения персонала.

6. Делопроизводство в управлении персоналом в ГП Типографии МСЗН

Государственное предприятие Типография Министерства социальной защиты населения РФ, именуемое в дальнейшем Предприятие, создано в соответствии с распоряжением Совета Министров РСФСР от 17 декабря 1949г. № 3491-р и переведено на полный хозяйственный расчет приказом Министерства социального обеспечения РСФСР № 1-1309 от 17 октября 1990г. Учредителем Предприятия является Министерство социальной защиты РФ. Целью создания Предприятия повышения финансовой эффективности использования государственного имущества, а также внедрение новых видов услуг для предприятий и граждан и получение прибыли. Для достижения этой цели Предприятие осуществляет следующие виды деятельности:

- выпуск книжно-журнальной продукции, пенсионных удостоверений, бланков и иной документации для обеспечения потребностей Министерства социальной защиты населения РФ и других организаций;

- осуществление всех видов типографских и полиграфических работ, в том числе с использованием собственной и арендованной технической базы;

- выполнение типографских работ, связанных с изданием научных произведений, произведений литературы и искусства на основе договоров с авторами (лицами, владеющими авторскими правами) и издательскими организациями;

- выполнение дизайнерского проектирования, выполнение художественно-оформительских работ, создание и размещение рекламных материалов;

- организация и проведение стажировок, осуществление различных программ обучения, повышения квалификации;

- коммерческо-посредническая деятельность.

Поскольку ГП Типография МСЗН является малым предприятием на нем не существует специализированной службы по управлению персоналом. Организацией процесса управления персоналом занимается руководитель ГП Типографии МСЗН. Кадровую работу выполняет ответственный за ее ведение сотрудник - зам. главного бухгалтера. Общая численность персонала предприятия 28 человек.

В состав документации входят такие документы: приказ о приеме на работу, личная карточка, приказ о предоставлении отпуска, приказ о прекращении трудового договора. Приказ о приеме на работу применяется для учета вновь принятых на работу. Заполняется в одном экземпляре работником отвечающим за ведение кадровой документации. Первым этапом подготовки приказа является составление проекта и его визирование лицом, ответственным за прием. Далее руководитель предприятия дает свое заключение о возможности приема: на оборотной стороне проекта приказа указывается, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом и предполагаемая продолжительность испытательного срока.

Согласие работника с условиями и оплатой, результаты переговоров, медицинского осмотра, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности и противопожарной безопасности и другие отметки проставляются на оборотной стороне формы. После с подписанным руководителем приказом под расписку знакомится работник. На последнем этапе в работе над приказом о принятии на работу он используется как основание для заполнения личной карточки и внесения отметки о зачислении в трудовую книжку.

На основе приказа о приеме на работу, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома об окончании образовательного учреждения и других документов заполняется личная карточка работника.

Если у вновь поступившего работника нет трудовой книжки, то ее заводят пишут дату поступления работника на данное предприятие, название предприятий, на какую должность принят работник, а при увольнении заполняется дата увольнения с данного предприятия.

На каждого работника заводится «личное дело», документы в нем располагаются в определенном порядке. Внутренняя опись документов дела, исполнение к личному листку по учету кадров, личный листок по учету кадров, автобиография, копии документов об образовании, заявление о приеме на работу, копия приказа о приеме на работу на определенную должность. В дальнейшем по мере формирования в личное дело подшиваются документы:

- характеризующие изменение анкетных и биографических данных (например, копия свидетельства о браке);

- характеризующие профессиональные и личные качества работника (например, характеристики, отзывы, резюме, аттестационные листы).

Перед началом нового календарного года на ГП Типографии МСЗН составляется график отпусков. В нем отражается распределение отпусков работников на предстоящий календарный год. За две недели до отпуска работник пишет заявление на предоставление ему отпуска. Приказ о предоставлении отпуска заполняется в одном экземпляре. Документ подписывается начальником подразделения и руководителем организации. В личной карточке делаются соответствующие отметки на основании приказа о предоставлении отпуска, а бухгалтерия производит расчет заработной платы.

В типографии МСЗН пользуются квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих. В нем указаны квалификационные характеристики должностей работников, функции и должностные обязанности которых связаны со становлением и развитием рыночных экономических отношений.

При оформлении увольнения работника применяется приказ о прекращении трудового договора. Подписывается начальником подразделения и руководитель предприятия. На основании приказа бухгалтерией производится расчет с работником причитающейся ему суммы выплат.



Заключение

В данной работе была рассмотрена документация кадровой службы, которая играет особую роль в жизни человека, так как в ней отражена трудовая деятельность работников, подтверждающая трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.

Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных мест не являются сведениями конфиденциального характера. Вместе с другими документами предприятия, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.

Руководитель предприятия несет персональную ответственность за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с Основами законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

Документы по личному составу привлекают внимание не только архивных работников, но и инспекторов труда - сотрудников Рос. труд. инспекции, органы которые действуют при каждом региональном департаменте по труду.

Работники, трудовые права которых нарушены, должны находить поддержку в органах Рос. труд. инспекции, имеющей сегодня «достаточно рычагов, чтобы заставить каждого чтить требования законодательства о труде».

Не менее важным для администрации предприятия является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками, особенно при возникновении конфликтов, разбираемых народными судами. Так, значительное место среди трудовых споров, рассматриваемых судами, занимают споры работников с администрацией о восстановлении на работе.

Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, т. е., придание документу юридической силы.

Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении. кадровый документооборот управленческий

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.



Список используемой литературы

1. Управление персоналом организации Учебник для вузов / В.И. Стародубов, П.И.Сидоров, И.А. Коноплева М.: Издательская группа «ГЭОТАР - Медиа», 2006;

2. Управление персоналом Учебник / Т.Ю. Базаров, 4-е издание М.: Издательский центр «Академия», 2006;

3. Документирование управленческой деятельности: Курс лекций. / Р.Д. Гутгарц М.: ИНФРА-М, 2001;

4. Трудовой Кодекс РФ;

5. Система «Консультант плюс».

Размещено на Allbest.ru

...