Елементи внутрішньої середи. Прийняття управлінських рішень

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Вступ

Актуальність дослідження внутрішнього середовища організації зумовлена тим, що організація, як відкрита система, функціонує і розвивається завдяки наявності в ній певних елементів, які дають можливість своєчасно і адекватно реагувати на сигнали зовнішнього оточення. Ці елементи і складають її внутрішнє середовище. Чим краще розвивається внутрішнє середовище підприємства, тим більших результатів можна очікувати в кінцевому результаті.

1. Внутрішнє середовище підприємства та його елементи

Найчастіше у внутрішньому середовищі підприємства чи будь-якої іншої організації виділяють п'ять змінних, до яких належать: цілі організації, її структура, технологія, завдання і люди, що об'єднують свої зусилля з метою досягнення поставлених цілей. Люди є носіями не лише знань, професійних та ділових навичок, але і звичок, традицій, правил поведінки, тому говорять про формування в організації певної організаційної культури, вважаючи її такою, що найбільшою мірою формує конкурентні переваги фірми.

Для того, щоб зрозуміти місце та роль кожного елемента внутрішнього середовища організації, розглянемо концептуальну модель її існування. Як відкрита система, організація забезпечує свою життєздатність вмінням так перетворювати наявні ресурси, які вона отримує із зовнішнього середовища, щоб готовий продукт (вироби, послуги, ідеї) позитивно сприймався суб'єктами зовнішнього середовища і мав у них попит.

Проектує процес перетворення ресурсів у готовий продукт і забезпечує його функціонування система менеджменту, яка орієнтується у своїй роботі на такі ключові задачі:

- визначення цілей організації;

- формування під обрані цілі організаційної структури, що уможливить ефективну взаємодію всіх членів організації згідно тих функцій, які вони виконуватимуть, забезпечуючи досягнення цілей;

- залучення у процес перетворення тієї технології, яка гарантуватиме оптимальне співвідношення витрат ресурсів і результату;

- підбір персоналу і формування для нього дієвих мотиваційних преференцій, які б поєднували прагнення людей досягати власних цілей з необхідністю працювати з належною віддачею задля досягнення мети організації.

Незалежно від сфери діяльності, складу і структури зовнішнього середовища, ці задачі є обов'язковими для керуючої системи будь-якої організації. Отже, при їх вирішенні і формується її внутрішнє середовище, основними елементами якого є:

- цілі організації;

- організаційна структура;

- система технологій;

- кадровий склад і організаційна культура.

Основні складові внутрішнього середовища підприємства та взаємозв'язок між ними

Як вже було сказано вище, внутрішнє середовище підприємства або мікросередовище організації містить п'ять складових: цілі, структуру, завдання, технологію та персонал організації, тобто те, що характеризує виробничий цикл і потребує уваги керівництва.

Розглянемо їх основні характеристики та взаємозв'язок.

Ціль - це конкретний кінцевий стан, або бажаний результат, якого прагне досягти група, працюючи разом. Під час процесу планування керівництво розробляє цілі і доводить їх до відома членів організації.

Організація може мати різноманітні цілі. Бізнесова організація зосереджена на створенні певних товарів в рамках специфічних обмежень - за витратами і отриманим прибутком. Відповідно, цілі - рентабельність (прибутковість) і продуктивність. Для цього необхідна координація зусиль у таких галузях, як частка ринку, розробка нової продукції, якість послуг тощо. Державні органи не мають на меті отримання прибутку, але витрати їх хвилюють. Звідси, їх цілі - надання конкретних послуг в межах певних бюджетних обмежень. При виконанні більшу увагу будуть приділяти соціальній відповідальності.

Цілі підрозділів повинні робити внесок у цілі організації і не суперечити їм.

Як вже зазначалось, формальна організація складається з декількох рівнів управління і підрозділів (функціональних областей), таких як маркетинг, виробництво, навчання персоналу чи планування фінансів.

Структура організації - це логічні взаємовідносини рівнів управління та функціональних областей, побудовані у формі, яка дозволяє ефективно досягати цілей організації.

Існує дві основні концепції відносно до структури: спеціалізований ї відносно до структури: спеціалізований розподіл праці та сфера контролю.

Майже у всіх організаціях має місце розподіл праці по спеціалізованих лініях - по горизонталі. Спеціалістів групують разом в межах функціональної області.

Вертикальний розподіл праці, тобто відокремлення роботи по координації від безпосереднього виконання завдань, дає ієрархію управлінських рівнів. Кількість осіб, підлеглих одному керівнику, є сферою контролю.

Завдання - це предписана робота, серія робіт або частина роботи, що повинна бути виконана заздалегідь встановленим способом у визначений термін. З технічного боку, завдання адресовані посаді, а не працівнику, що її займає.

Характеристики завдань полягають у тому, що вони традиційно поділяються на три категорії. Це робота з людьми, предметами (машинами, сировиною, інструментами) та інформацією.

Технологія розглядається, як засіб трансформування сировини (люди, інформація чи фізичні матеріали) в продукти чи послуги, заздалегідь заплановані. Люіс Дейвіс резюмує:

«Технологія - це поєднання кваліфікаційних навичок, обладнання, інфраструктури, інструментів і відповідних технічних знань, необхідних для здійснення бажаних перетворень у матеріалах, інформації чи людях».

Всі типи технологій поділяються на три категорії:

1) одиничне, дрібносеріпне, або індивідуальне виробництво;

2) масове або багатосерійне виробництво;

3) безперервне виробництво.

Існує ще одна класифікація технологій:

1) багато ланцюгові технологи - характеризуються серією взаємозалежних завдань, які повинні виконуватись послідовно;

2) посередницькі технології - характеризується застосуванням спеціальних прийомів, навичок та послуг для того щоб викликати певні зміни в конкретному матеріалі, що надходить у виробництво (монтаж фільму).

Відносно персоналу організації та її кадрового потенціалу необхідно передбачити як поведе себе конкретна людина в даній ситуації. З цією метою враховують її здібності, обдарованість, схильність до певної діяльності, потреби, сподівання, сприйняття, ставлення, точку зору тощо.

Всі внутрішні зміні взаємозв'язані. У своїй сукупності вони розглядаються як соціотехнічні підсистеми. Зміни однієї з них певною мірою впливають на всі інші.

Успіх організацій, головним чином, залежить від сил зовнішніх відносно організації і діючих у глобальному зовнішньому оточенні. Охарактеризуємо зовнішнє середовище та чинники, що мають найважливіше значення для керівництва організацією.

2. Підходи до прийняття рішень

управлінський рішення середовище внутрішній

Можна не вчитися менеджменту і взагалі не вчитися і ухвалювати рішення, але важко ухвалити хороше рішення. Прийняття рішень психологічний процес. Тому способи, що використовуються керівником для прийняття рішень варіюють від спонтанних до високо логічних. Але головне, що допомагають Менеджер у в прийнятті рішень знання і досвід. Загалом, можна затверджувати, що процес прийняття рішень має інтуїтивний, заснований на думках або раціональний характер.

ІНТУЇТИВНІ РІШЕННЯ. Чисто інтуїтивне рішення - це вибір, зроблений тільки на основі відчуття того, що він правильний. Те, що ми називаємо «осяянням» або «шостим почуттям», і є інтуїтивні рішення. У складній організаційній ситуації можливі тисячі варіантів вибору. У Менеджера, який покладається виключно на інтуїцію, з точки зору статистики шанси на правильний вибір без якого-небудь додатку логіки невисокі.

РІШЕННЯ, ЗАСНОВАНІ НА ДУМКАХ. Це вибір, зумовлений знаннями або накопиченим досвідом. Людина використовує знання про те, що трапилося в схожих ситуаціях раніше, щоб спрогнозувати результат альтернативних варіантів вибору в існуючій ситуації. Спираючись на здоровий глузд він вибирає альтернативу, яка принесла успіх в минулому.

Думка, як основа організаційного рішення корисно, оскільки багато які ситуації в організаціях мають тенденцію до частого повторення. У цьому випадку раніше прийняте рішення може спрацьовувати знов не гірше, чим раніше (ця основна перевага запрограмованих рішень.

Оскільки рішення на основі думки приймається в голові керівника, вона володіє таким значним достоїнством, як швидкість і дешевизна його прийняття.

Ймовірно, більш важливо, що однієї лише думки буде недостатньо для прийняття рішень, коли ситуація унікальна або дуже складна. Думку не можна співвіднести з ситуацією, яка дійсно нова, оскільки у керівника відсутній досвід, на якому він міг би заснувати логічний вибір. У складній ситуації думка може виявитися поганою, оскільки чинників, які необхідно врахувати, дуже багато для «неозброєного» людського розуму і він не в змозі їх все охопити і зіставити. Оскільки думка завжди спирається на досвід, надмірна орієнтація на останній зміщає рішення в напрямах, знайомих керівникам по їх колишніх діях. Через таке зміщення керівник може упустити нову альтернативу, яка повинна була б стати більш ефективною, ніж знайомі варіанти вибору. Ще один важливий момент, що керівник, понадміру приверненій думці і накопиченому досвіду, може свідомо і несвідомо уникати використання можливостей вторгнення в нові області, а така боязнь нових сфер діяльності може закінчитися катастрофою.

Адаптація до нового і складного, очевидно ніколи не буде простою справою. Не можна виключити небезпеку невдачі через прийняття поганого рішення. Однак в багатьох випадках керівник може істотно підвищити імовірність правильного вибору, підходячи до рішення раціонально.

РАЦІОНАЛЬНІ РІШЕННЯ. Головна відмінність між рішеннями раціональними і заснованими на думках в тому, що перші не залежать від минулого досвіду. Раціональне рішення влаштовується за допомогою об'єктивного аналітичного процесу:

· Раціональне розв'язання проблем.

· Етапи раціонального розв'язання проблем

· Розв'язання проблем, які для управління, - процес.

Для розв'язання проблеми потрібне не одиничне рішення, а сукупність виборів. Можна виділити декілька етапів прийняття рішення, фактичне число яких визначається самою проблемою.

Розглянемо докладніше зміст кожного з етапів, концентруючи увагу тільки на ключових (принципово важливих) аспектах їх реалізації.

1. Діагноз проблеми включає наступні під етапи:

- виявлення та опис проблемної ситуації (означає усвідомлення протиріччя між змінами у середовищі функціонування організації та її можливостями забезпечити за таких умов досягнення своєї мети);

- встановлення мети вирішення проблемної ситуації (визначення бажаного кінцевого результату вирішення проблемної ситуації);

- ідентифікація критеріїв прийняття рішення (визначення ознак, на підставі яких буде проводитись оцінка вирішення проблемної ситуації, а також упорядкування цих ознак за ступенем важливості).

2. Накопичення інформації про проблему означає збирання й обробку різноманітних відомостей щодо проблеми, яка розглядається. Якість вирішення проблеми залежить від якості інформації про неї. Якість інформаційних матеріалів у свою чергу оцінюється за допомогою таких критеріїв:

1) об'єктивність - це інтегральний критерій, який поєднує у собі наступні часткові критерії:

- повнота інформації (наявність відомостей, включаючи суперечливі, які необхідні та достатні для прийняття рішення);

- точність інформації (ступінь відповідності інформації оригіналу);

- несуперечливість інформації (окремі частини однієї і тієї самої інформації не мають суперечити одна одній);

- переконливість інформації (доведеність, достовірність інформації);

2) лаконічність - стислість та чіткість викладення інформації (досягається за рахунок високої згорнутості інформації без втрати її необхідної повноти);

3) актуальність - відповідність інформації об'єктивним інформаційним потребам;

4) своєчасність - здатність задовольняти інформаційну потребу у прийнятний для виконання строк;

5) комунікативність - властивість інформації бути зрозумілою для адресата.

3. Розробка альтернативних варіантів означає розробку, опис та складання переліку усіх можливих варіантів дій, що забезпечують вирішення проблемної ситуації.

Складність управління і полягає в опрацюванні щонайповнішої сукупності альтернатив, яка містить всі допустимі варіанти дій для досягнення встановленої мети. З іншого боку, збільшення кількості альтернатив ускладнює, збільшує вартість і розтягує у часі процес прийняття рішень. Тому обґрунтоване зменшення кількості альтернатив є фактором підвищення ефективності процесу прийняття рішень.

В процесі розробки альтернатив з метою обмеження їх кількості необхідно враховувати наступні вимоги до них:

- взаємовиключеність альтернатив - випливає з визначення категорії «прийняття рішення» як акту вибору. Однозначний вибір можливий лише за умови, коли альтернативи виключають одна одну;

- забезпечення однакових умов опису альтернатив: часових, ресурсних, зовнішніх тощо (однакових «стартових» умов для кожної альтернативи).

4. Оцінка альтернативних варіантів. Зміст цього етапу полягає у перевірці кожної знайденої альтернативи за критеріями:

- реалістичність - можливість її здійснення взагалі з урахуванням зовнішніх обставин, не залежних від самої організації (юридичних обмежень, можливостей існуючих технологій, моральних та етичних норм тощо).

- відповідність ресурсам організації;

- прийнятність наслідків реалізації альтернативи:

- не тільки основних, але і побічних;

- не тільки безпосередній період реалізації альтернативи, але і майбутні періоди.

5. Прийняття рішення. На цьому етапі здійснюється порівняння альтернатив за очікуваними ефектами їх реалізації та вибір кращої альтернативи на підставі критеріїв, ідентифікованих на етапі діагнозу проблеми.

Список використаної літератури

1. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: людина, стратегія, організація, процес: Підручник./М.: Изд-во МГУ, 1995.

2. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основи менеджменту: Пер. з англ./М.:, 1993.

3. Словник-довідник менеджера / Под ред. М.Г. Лапусти./М.: ИНФРА-М, 1996.

4. Сучасний бізнес: Учеб. в 2 т. Т. 1: Пер. з англ./Д.Дж. Речмен, М.Х. Мескон, К.Л. Боуві, Дж.В. Тіллі. - М.: Республіка, 1995.

5. Управління персоналом організації: Учень / Под ред. А.Я. Кибанова./М.: ИНФРА-М, 1997.

6. Теория и практика управления персоналом / Авт.-сост. Г.В. Щёкин. - К., 1998.

7. Управление организацией / Кол. авт. - М., 1999.

8. Шаховой В.А. Кадровый потенциал системы управления. - М., 1985.

Размещено на Allbest.ru