Совершенствование системы распорядительной документации по управлению персоналом в организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

15

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Состав документации, используемой в управлении персоналом

1.1 Виды служебных документов

1.2 Требования к служебным документам

1.3 Текст документов

1.4 Организация работы с документами

1.5 Использование ЭВМ в работе с документами

2. Совершенствование системы распорядительной документации по персоналу на сети железных дорог

3. Рекомендации по ведению АС «Кадры» совместно с ЕКАСУТР

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильности деятельности любой организации. На ее основе принимаются соответствующие управленческие решения. Назначение информационного обеспечения состоит и в современном и полном обеспечении управленческого персонала и технических средств системы управления достоверными данными, позволяющими осуществлять автоматизированную обработку информации с использованием других видов обеспечения.

Предмет исследования - распорядительная документация по персоналу в организации.

Объект исследования - совершенствование системы документации по персоналу в организации.

Цель исследования - разработка рекомендаций совершенствование распорядительной документации по персоналу.

1. Состав документации, используемой в управлении персоналом

1.1 Виды служебных документов

Документы учреждений, организаций и предприятий принято различать по видам деятельности, наименованию, месту составления и т.д. Документы по персоналу предприятия. Ростов Н/Дону. 2002г.

Наиболее крупными группами документов по видам деятельности являются организационно - распорядительные, финансово - расчетные, справочно-информационные.

По наименованиям документы подразделяются на уставы, положения, приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и т.п. Однако классифицировать документы по наименованиям не всегда целесообразно, так как зачастую документы одного и того же наименования выполняют различную роль. Например, протокол производственного собрания и протокол разногласий по договору поставки имеют совершенно различное назначение и относятся к различным системам документации. Ничего общего нет между заявлением о приеме на работу и заявлением об открытии расчетного счета в банке.

По месту составления документы делятся на внутренние и внешние. Внутренняя документация создается данным учреждением и отражает внутриучрежденческие операции. Совокупность внутренних документов обеспечивает потребности учреждений в документировании его деятельности. Возникновение внутренней документации регулируется нормами, установленными данным учреждением.

К внешним относятся документы, полученные учреждением извне или направленные им другим организациям или лицам. Они характеризуют деятельность данного учреждения через взаимоотношения с другими организациями. Однако следует отметить, что этот признак классификации применим лишь при рассмотрении комплекса документов конкретного учреждения.

По количеству отраженных в тексте вопросов документы делятся на простые и сложные.

Под простыми понимаются документы, содержание которых посвящено одному вопросу (факту, событию, явлению). Такие документы легко обрабатываются, регистрируются, контролируются. В сложных документах отражается несколько вопросов. Это влечет за собой значительные трудности в работе с ними как в делопроизводстве, так и в архиве. Необходимо стремиться к сокращению числа сложных документов и замене их простыми. Практика показывает, что в большинстве случаев подготовка сложных документов не вызывается необходимостью.

Рассмотрим следующие наиболее крупные группы документов по видам деятельности. Профессиональный менеджмент. М:ИНФРА-М, 2002г.

1.Организационно - распорядительная документация

Она подразделяется на пять основных групп:

1.1. Организационная документация (положения, уставы, инструкции, протоколы), посредством которой определяется статус учреждения, структурных звеньев и порядок их работы.

1.2. Распорядительная документация (постановления, распоряжения, решения, приказы по основной деятельности, указания), характеризующая административную деятельность учреждения.

1.3. Справочно-информационная документация (письма, телеграммы, докладные записки, справки, обзоры, сводки и др.).

1.4. Документация о личном составе (приказы о личном составе, личные дела и карточки, записки о переводе, характеристики и др.).

1.5. Предложения, заявления и жалобы граждан.

Рассмотрим некоторые из перечисленных видов документов, наиболее часто встречающихся.

Положения. Это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждений и структурных подразделений на длительный промежуток времени. Текст положения содержит основные разделы: общую часть, основные задачи и функции, права и ответственность.

Приказы, касающиеся основной деятельности. Приказ является правовым актом, издаваемым руководителем органа государственного управления, действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Приказы представляют один из важнейших видов организационно - распорядительной документации. В них отражается основная исполнительно-распорядительная деятельность учреждения, предприятия. Приказы могут издаваться на основании и во исполнение законов, постановлений или распоряжений правительства, приказов и инструкций вышестоящих органов и по основным вопросам внутренней жизни предприятия, организации, учреждения.

Текст приказа по основной деятельности, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются и анализируются факты, вызвавшие издание приказа. Эта часть может состоять из пересказа акта вышестоящего органа, во исполнение которого данный приказ издается. Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с отдельной строки. Формулировки строки этой части приказа должны быть конкретными, четкими, ясными и не допускать различных толкований. Каждое намеченное мероприятие оформляется отдельным пунктом. По каждому пункту указываются исполнитель - структурное подразделение или должностное лицо (в дательном падеже), предписываемое действие и срок исполнения.

Заканчивается распорядительная часть приказа указанием органа или лиц, на которых возложен контроль за исполнением данного приказа.

Датой приказа является день его подписания. Подписывается первый экземпляр приказа, изготовленный на бланке.

Инструкции. Инструкция - это правовой акт, устанавливающий правила, регулирующие организационные и специальные стороны деятельности учреждений, их подразделений и отдельных должностных лиц. Инструкции могут быть индивидуальными и типовыми.

Разновидностью инструкции являются должностные инструкции, в которых определяются права и обязанности должностных лиц. Как правило, они разрабатываются на основе типовых инструкций для определенных категорий работников.

Протоколы. Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Однако протокольная документация также может отражать деятельность и неколлегиальных органов (следственных, административных, органов охраны общественного порядка и др.).

Проведению заседаний, совещаний и собраний должна предшествовать большая подготовительная работа, которая заключается в составлении и согласовании ряда документов: повестки дня, списка участников совещаний и приглашенных.

Во время заседания секретарь или специально назначенное лицо ведет протокол.

В формуляр протокола входят:

· Наименование учреждения или подведомственность;

· Название вида документа (протокол);

· Дата заседания;

· Гриф учреждения (если протокол подлежит утверждению);

· Заголовок, куда входит наименование коллегиального органа или конкретного совещания, заседания;

· Указание фамилий председателя и секретаря;

· Состав присутствующих;

· Повестка дня;

· Текст по форме: слушали - решили (постановили), подписи председателя и секретаря.

Организационно - распорядительная документация играет исключительно важную роль в деятельности предприятия. Посредством ее документируются такие важные вопросы как: определение функций и прав органа в целом, его структурных подразделений и подведомственных организаций; установление и изменение структуры и штатов учреждений; реорганизация и ликвидация организаций и их структурных звеньев; контроль за подведомственными объектами; организация информации; обеспечение аппарата управления кадрами; организация процесса управления. Каждый из перечисленных вопросов делится на более мелкие, конкретные задачи. С этой документацией практически работают сотрудники всех структурных учреждения, предприятия.

2. Финансово-расчетная документация

Она обеспечивает точное и своевременное выполнение финансовых, банковских и других операций. Способствует рациональному использованию денежных средств. Эти документы составляют в основном работники бухгалтерии.

3. Справочно-информационная документация

Служебное письмо. Это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, между частными лицами и учреждениями.

На служебные письма приходится до 80% общего объема документации учреждений. Они составляются по самым различным вопросам деятельности.

Логическими элементами делового письма являются: введение или вступление, изложение сути дела, доказательства, выводы или заключение.

Письма, направленные подведомственными предприятиями и учреждениями вышестоящим организациям, чаще всего содержат отчеты, запросы, ответы, пояснительные записки, предложения.

Служебные письма имеют множество видов: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламационные, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, напоминания, извещения, заключения и т.д.

Телеграммы. В тех случаях, когда необходима срочная передача информации адресату, текст ее можно передать по телеграмме, факсу, другим средствам электронной связи. Текст телеграммы должен быть кратким и четким.

Докладные записки. Докладная записка содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Адресуется руководителю данного или вышестоящего учреждения.

Формуляр этого документа содержит: наименование учреждения и его подведомственность, наименование структурного подразделения, название вида документа (докладная записка), дату, индекс, место составления, заголовок, текст, подпись.

Текст докладной записки, как правило, состоит из двух частей. В первой, вводной части излагаются факты и проводится их анализ, во второй - делаются выводы и предложения.

1.2 Требования к служебным документам

Они регламентируются государственными стандартами на организационно-распорядительную документацию. Сокращение документации и уменьшение трудоемкости ее составления являются сегодня одной из актуальных задач для всех учреждений, организаций, предприятий. Один из путей ее эффективного решения - унификация и стандартизация документов как пот форме, так и по содержанию, выработка единых научно обоснованных правил подготовки документов, разработка и внедрение государственных стандартов на документы. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).М:2001г.

Под унификацией документов понимается приведение их к единообразию формы. Это означает установление оптимального числа необходимых реквизитов, из которых складывается документ; определение форматов бумаги, применяемой для оформления документов; установление постоянного расположения реквизитов расположения реквизитов на бумаге.

Под стандартизацией документов понимается установление единых норм и требований, предъявляемых к документам.

Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты, текста и т.д.), которые называются реквизитами.

В государственном стандарте перечислены следующие возможные реквизиты:

1.Государственный герб.

2.Эмблема организации или предприятия.

3.Изображение правительственных наград.

4.Коды.

5.Наименование министерства или ведомства.

6.Наименование учреждения, организации или предприятия.

7.Наименование структурного подразделения.

8.Адресат.

9.Резолюция.

10.Гриф учреждения.

11.Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номера телефона, факса, номер банковского счета.

12.Название вида документа.

13.Дата.

14.Индекс (номер документа).

15.Ссылки на индекс и дату входящего документа.

16.Место составления или издания.

17.Отметка о контроле.

18.Заголовок к тексту.

19.Текст.

20.Отметка о наличии приложения.

21.Подпись.

22.Гриф согласования.

23.Отметка о заверении копий.

24.Визы.

25.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

26.Отметка о поступлении.

27.Печать.

28.Фамилия исполнителя и номер его телефона.

29.Гриф ограничения к доступу документа.

В соответствии с государственными стандартами административные документы составляются на бумаге стандартного размера (ГОСТ Р 6.30-97УСД) А4 (210*297мм) и А5 (148*210мм).

ГОСТ устанавливает также размер полей:

- поля с левой стороны - 35мм;

- поля с правой стороны - не менее 8мм;

- верхнее поле - 20мм;

- нижнее поле - 20мм.

Указание автора - обязательный реквизит каждого документа. Авторами служебных (официальных) документов являются, как правило, учреждения, организации, предприятия.

В служебных документах автор чаще всего обозначается в бланках. Бланк представляет лист бумаги с напечатанным на нем названием учреждения, предприятия, организации. Бланк может быть заранее отпечатан в типографии, оттиснут штемпелем, отпечатан на машинке. Незаполненные бланки являются документом строгой отчетности и хранятся у ответственного лица.

В бланке, в соответствии с требованиями стандартов указываются:

· Герб страны;

· Эмблема организации или предприятия;

· Изображение правительственных наград;

· Наименование министерства или ведомства;

· Полное наименование учреждения, организации или предприятия (в скобках сокращенное, или таковое имеется);

· Наименование структурного подразделения;

· Адрес учреждения;

· Название вида документа или место на него;

· Дата;

· Индекс;

· Ссылки на индекс и дату входящего документа;

· Место составления документа.

Каждое учреждение, организация, предприятие должны иметь два вида бланков - бланки для служебных писем и бланки для всех других видов документов. Применение бланки повышает культуру управленческого труда, придает информации официальный характер, облегчает исполнение и дальнейшее использование документа.

Все служебные документы формата А4 должны иметь заголовок независимо от вида, содержания и назначения документа. Без заголовка разрешается составлять лишь некоторые документы на формате А5, извещения, телеграммы и телефонограммы. Заголовок формулируется составителем документа. В нем кратко и точно в одной фразе должно быть отражено основное содержание документа. Например: «О контроле за принятием решения»; «О поставке товара по контракту». Для документов сложных по содержанию, составляются подзаголовки.

Заголовок помещается в левом верхнем углу документа. Заголовок значительно упрощает обработку документа. По нему сразу, не читая всего текста, можно получить представление о содержании документа. Заголовок облегчает регистрацию документа, его распределение между исполнителями, контроль за сроками исполнения, поиск нужного документа в деле и помогает правильному распределению документов в дела.

Адресование документа. На многих видах служебных документов, и прежде всего на документах, отправляемых в учреждения, указывается адресат, т.е. наименование учреждения, которому направляется данный документ. Адресат располагается в правом углу документа. В адресате названия учреждения и структурной части пишутся в именительном падеже.

Для ускорения направления документа и его исполнения, если известна фамилия руководителя. Который будет рассматривать документ, следует адресовать корреспонденцию конкретным должностным лицам. В этом случае наименование организации пишется в именительном падеже, а наименование должности и фамилия получателя в дательном.

Датирование документ. Каждый документ имеет дату. Она относится к обязательным реквизитам документа. Даты, проставляемые на документе, могут иметь различное назначение. Так дата, проставляемая в бланке, должна быть датой подписания документа. Однако нередко дату в бланке ставят при его регистрации или даже в момент отправления. В таких случаях дата подписания и дата отправки документа должны совпадать. Для официальных документов существует также дата опубликования документа, дата утверждения, дата вхождения документа в силу.

Дата проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. На документе проставляют также дату написания резолюций, даты ознакомления с документом, визирования, контроля исполнения и т.д.

Дата служит поисковым признаком и используется для ссылки на документ. В состав даты входят число, месяц, год.

Наиболее рациональным следует признать обозначение всех частей даты арабскими цифрами:

08.03.2002.-8 марта 2002г.

15.07.2002.-15 июля 2002г.

21.12.2002.-21 декабря 2002г.

Состав удостоверения документа. К способам удостоверения документа относят подписания, проставления печати, утверждение. Это придает документу юридическую силу. Подпись - обязательный реквизит документа. Она состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и расшифровки.

Документы, направляемые в вышестоящие организации, в редакции газет и журналов, все распорядительные и наиболее важные внутренние документы подписывают руководители учреждений и их заместители. Руководители структурных подразделений подписывают документы в пределах своей компетенции. Если документ направляется по нескольким адресам, в вышестоящие инстанции и неподведомственные учреждения, руководитель подписывает все экземпляры, а в делах остается заверенная копия. При направлении документа нескольким подведомственным учреждениям подписывается только оригинал, остающийся в делах учреждения, а рассылается копии.

Две подписи и более ставятся под документом тогда, когда ответственность падет на несколько лиц. Например, на протоколах - подписи председателя и секретаря; на аттестатах - подписи директора школы, заведующего учебной частью, учителей; на договорах - подписи договаривающихся сторон; на документах, связанных с денежными и материальными ценностями, - подписи руководителя учреждения и главного бухгалтера и т.д. Как правило, все случаи проставления нескольких подписей оговариваются в специальных инструкциях.

Нормативными актами предусмотрена необходимость утверждения некоторых видов документов. Например, требуют утверждения уставы, положения об учреждениях и их структурных частях, расписания, инструкции, некоторые протоколы и д.р. Утверждение документа производится после его подписания. Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг организаций. Гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, его расшифровки и даты. Располагается гриф в правом верхнем углу.

Приложения. Нередко служебные документы имеют приложения. Обычно приложения дополняют, разъясняют, детализируют отдельные вопросы основного документа. Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте, делается в виде отметки после текста документа перед подписью. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.

Отметки на документах. На документе, поступившем в учреждение, проставляется регистрационный штамп. По государственному стандарту штамп ставится в правом нижнем углу первого листа документа. Регистрационный штамп включает: название учреждения, организации, предприятия, в которое поступил документ, дату получения и регистрационный номер.

Порядок и характер исполнения документа указываются в резолюции. Она должна отражать отношение руководителя к вопросу, затронутому в документе, и указывать порядок его решения.

Место для резолюции определено стандартом в правом верхнем углу. Резолюция должна быть подписана и датирована. Написание резолюций на отдельных листочках и прикрепление их к документу недопустимо. Отметка о взятии документа на контроль или контрольная дата исполнения документа помещаются на полях слева.

После исполнения документа на нижнем поле лицевой стороны справа должна быть проставлена отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка должна содержать краткую справку об исполнении или указание на посылку ответного документа «В дело» (и указание номера по номенклатуре), в которое данный документ подшивается.

1.3 Текст документов

служебный документ распорядительный автоматизированный

Текст является основным, главным реквизитом формуляра документа. Печатается он через полтора межстрочных интервала. Через один межстрочный интервал можно печатать документы на бумаге формата А5. Через два межстрочных интервала печатаются тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом.

Документ отражает объективную действительность, поэтому первое требование к содержанию документа - точное и правильное освещение событий. Формулировки документа должны быть правильными в юридическом отношении. Текст документа должен быть четким, не допускающим различных толкований. Краткость документа неразрывно связана с его конкретностью и точностью.

Письма и докладные записки, т.е. наиболее многочисленный вид служебных документов, должны в основном составляться по одному вопросу. Разумеется, нет строгого рецепта для составления служебных документов, но есть ряд правил и требований, предъявляемых к их языку и стилю.

Вместе с тем в современном русском языке принято выделять такие функциональные стили:

1.публицистический;

2.научный (научно-технический);

3.официально-деловой.

В служебных документах употребляется официально-деловой стиль. Для него характерно наличие слов, применяющихся преимущественно в официальных документах, закрепившихся в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный,…. Нижеподписавшийся, неисполнение и т.п.); терминов и профессионализмов; предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания (например, в порядке оказания помощи, в связи с ухудшением положения, в соответствии с решением комиссии). Главное в языке официальных документов - это последовательность и точность в изложении фактов, объективность оценок, четкость в формулировании предлагаемых решений той или иной задачи.

Обычно тексты большинства служебных документов состоят из двух частей:

· Вводной, содержащей основания или мотивы составления документа;

· Основной, в которой излагаются предложения, просьбы, выводы, решения.

В том случае, если основанием составления документа является другой документ, в тексте создаваемого документа на него делается ссылка с указанием названия вида документа, даты и номера.

Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации.

Типовые (трафаретные) тексты. По содержанию документы делятся на индивидуальные и типовые (трафаретные). В настоящее время большая часть документов, создаваемых в учреждениях, имеет индивидуальное содержание. Такие документы составляются каждый раз заново, и их содержание не повторяется в других документах. Однако диапазон производственных ситуаций, дающих повод для составления документов, сравнительно ограничен. Это требует унификации и типизации документов. Типовой текст, таким образом, есть отражение стандартной управленческой ситуации.

В настоящее время количество применяемых в учреждениях и на предприятиях трафаретных текстов невелико. Однако целесообразность их использования налицо.

Практический опыт показывает, что применение типовых текстов и трафаретизированных бланков позволяет увеличить скорость составления документов в 3-5 раз, при этом затраты на унификацию текстов окупаются в 1.5-2 года.

В тексте желательно избегать неправильных словоупотреблений («приветствие в адрес», «передовой форпост науки» и др.); словесных штампов («надо отметить», «необходимо указать», «учитывая вышеизложенное» др.); канцеляризмов («за счет», «в частности», «по линии» и т.д.); тавтологии (повторения того же самого другими словами - «хронометраж времени», «промышленная индустрия» и т.д.); устаревших слов (архаизмов - «впредь», «надлежит» и др.).

1.4 Организация работы с документами

Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.

К таким работам можно отнести: прием и регистрацию, рассмотрение документов руководителями, порядок прохождения документов в организации, их исполнение, контроль исполнения, формирование дел, подготовку и передачу дел в архив.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить 3 группы документов: поступающие (входящие), внутренние и отправляемые (исходящие).

Порядок составления и согласования внутренних документов не имеет существенных отличий от составления исходящих документов и включает те же операции. Для последних добавляется операция «Отправка документов адресату» после их регистрации.

Регистрация может проводиться для всех видов документов. Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие и, как исключение, - исходящие. В стадии форматирования дел все виды документов проходят одни и те же операции, кроме входящих, которые на хранение не передаются.

Для установления единого порядка составление документов и организации по делопроизводству, содержащая образцы правильного оформления документов и правила работы с ними. Светлов Л. Автоматизированная система управления документами нового поколения // Управления персоналом. 2000г.

Обработка поступающих документов. Прием и обработка поступающих документов осуществляются секретарем.

Поступающие документы проходят следующие этапы:

· Первичную обработку;

· Предварительное рассмотрение, разметку;

· Регистрацию;

· Рассмотрение документов руководством;

· Направление на исполнение;

· Контроль исполнения;

· Исполнение;

· Подшивку документов в дела.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем.

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится секретарем - референтом с целью распределения на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

Секретарь - референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Остальные могут быть переданы заместителю руководителя, в структурное подразделение или сразу исполнителям. Передача входящих документов на рассмотрение руководству предприятия должна осуществляться после регистрации.

После регистрации документы передаются для рассмотрения и принятия решения руководителю. Он должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль.

При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить прохождение документов, избежать сбоев в их обработке, создать условия для своевременного и качественного исполнения. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и тогда же (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю для исполнения.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением даты получения.

Когда работа над документом завершена, на нем проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильности оформления проверяется секретарем. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах.

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю. Руководитель вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю для регистрации.

1.5 Использование ЭВМ в работе с документами

При решении задач документационного обеспечения управления реальной необходимостью стало использование электронной техники. Использование ЭВМ идет по двум основным направлениям Стенюков М.В, Кузнецова О.А. Составление документов на компьютере. М:2001г.:

· Документирование;

· Организация работы с документами.

При создании (составлении) документов ЭВМ выступает в роли хорошей пишущей машинки. Она позволяет отредактировать напечатанный текст частично или полностью. Набранный документ можно распечатать на принтере и сохранить на диске для дальнейшего использования.

Существует множество программ для составления и редактирования служебных документов. Такие программы называются текстовыми редакторами: Лексикон, Word.

У каждого текстового редактора есть свои особенности и преимущества. Одним из наиболее распространенных и доступных является Лексикон. Он предназначен для обработки несложных документов на русском и английских языках.

С помощью текстового редактора можно:

· Составлять документы и сохранять их в памяти ЭВМ;

· Находить документ в памяти ЭВМ по имени файла, просматривать и корректировать текст;

· Автоматически форматировать абзацы текста или весь текст;

· Переносить фрагменты текста из одного места в другое или из одного документа в другой;

· Оформлять части документа шрифтами различного начертания и размера;

· Находить и исправлять орфографические ошибки в тексте;

· Одновременно редактировать несколько документов.

Составление документа можно производить с использованием «заготовок» документов разных видов, заранее введенных в память ЭВМ и хранящихся в отдельных файлах.

Все большую популярность приобретают постоянно обновляющиеся версии текстового процессора Word for Widows (Win Word). Текстовый процессор Win Word выполняет все функции Лексикона и предлагает дополнительные возможности для составления документов: создание шаблонов документов и файлов данных, форматирование документов с помощью стилей; обращение к образцам документов («экспертам»), использование словаря символов и т.д.

Служебные письма и другие часто используемые документы Win Word предлагает создавать как объединенные документы. Здесь участвуют файл данных и шаблон. Файл содержит информацию типа: адреса, фамилии, предприятия и др. Шаблон содержит стандартный текст, графики, рисунки, одинаковые для каждого документа. В результате их соединения создается конкретный документ.

Созданный в текстовых редакторах документы запоминаются и хранятся в файлах, дисковой памяти ЭВМ. Чтобы облегчить поиск нужных файлов и сгруппировать их в соответствии с определенной классификацией, в файловой системе предусмотрена структура директорий (каталогов). Директории организованы в иерархическую структуру.

В практике делопроизводства в зависимости от объема документов и степени подготовки пользователей ЭВМ применяются различные прикладные программы по организации работы с документами.

При большом документообороте можно успешно использовать системы управления базами данных (СУБД). Такая система позволяет относительно просто создавать самостоятельно базы данных (БД) с различными структурами, вносить в них необходимые изменения и дополнения, хранить данные в одном и более файлах. Они могут быть связаны между собой или независимы друг от друга. Данные БД хранятся в табличной форме.

При работе с большим массивом документов БД имеют неоспоримые преимущества:

· При внесении сведений о документе в БД формируется единая справочная система о документах предприятия;

· Ежедневно можно производить выборку документов с заданием строки исполнения

Широкое распространение получает СУБД Microsoft Access. Она проста и удобна в эксплуатации, позволяет ввести сложнейшие базы данных с большим числом показателей и составлять небольшие офисные приложения к документам. Ввод данных, получения выходных форм и распечатка осуществляется средствами, предоставляемыми системой.

С учетом специфики деятельности работников документационного обеспечения управления создается АРМ - это место пользователя, оборудованное средствами, необходимыми для автоматизации его функций: ЭВМ, принтер, факс - модем, сканер и т.д.

Обмен электронными документами осуществляется при помощи электронной почты. Она позволяет:

1. отправить документы адресатам, входящим в автоматизированную информационную систему;

2. получать подтверждение доставки документов по назначению;

3. выводить на экран дисплея полученные документы;

4. изменять и редактировать экземпляры, хранить их в памяти ПК и пересылать другому лицу;

5. распечатывать полученные документы в необходимом количестве экземпляров;

6. отправлять документы одному лицу или группе пользователей по списку;

7. составлять и прикреплять к документам резолюцию.

Документ, полученный и составленный с помощью автоматизированной системы, имеет юридическую силу при наличии подписи должностного лица.

2. Совершенствование системы распорядительной документации по персоналу на сети железных дорог

Период структурных преобразований ставит одной из задач создание отлаженного механизма управления ресурсами отрасли. С этой целью несколько лет назад на сети дорог было начато внедрение проекта ЕКАСУФР - Единой корпоративной автоматизированной системы управления финансовыми ресурсами. Проект оказался очень сложный, не все шло гладко, к тому же эта система не охватывала одной значительной части финансовых ресурсов, а именно фонда оплаты труда. Решить эту задачу в рамках системы ЕКАСУФР невозможно, ведь прежде чем рассчитать зарплату каждому работнику, нужно собрать и ввести огромное количество информации персонально по каждому работнику отрасли. Это стало одной из причин начала работ по созданию Единой корпоративной автоматизированной системы управления трудовыми ресурсами, или ЕКАСУТР.

Второй причиной стало несовершенство использующейся в настоящее время на сети железных дорог автоматизированной системы АС «Кадры» разработки ИВЦ Октябрьской железной дороги. Она была внедрена более 7 лет назад и с тех пор претерпела только космические изменения. С тех пор и кадровый учет, и кадровая политика отчетность так сильно поменялись, что АС «Кадры» мало в чем помогает на отдельно взятом предприятии, а если взять кадровое хозяйство в целом по сети - вообще сдерживает развитие кадровой отчетности и делопроизводства. Основные недостатки АС «Кадры»:

1. постоянные сбои в работе;

2. невозможность нормальной работы несколькими специалистами одновременно;

3. проблемы с печатью;

4. отсутствие многих важных реквизитов требующих в последнее время;

5. отсутствие штатного расписания;

6. отсутствие единой базы данных, из-за чего происходят постоянные потери и несостыковки в данных;

7. и многое другое.

Внедрение ЕКАСУТР призвано решить эти проблемы, наладить автоматизацию кадрового делопроизводства, повысить качество собираемой отчетности.

Первое. Подготовка данных АС «Кадры» к переносу в ЕКАСУТР. Чтобы не вводить заново, большую часть данных АС «Кадры» перенесли в ЕКАСУТР. Для этого предприятиям дороги, а предприятиям базового полигона в первую очередь, было необходимо:

- проверить, чтобы карточки работников в АС «Кадры» находились в соответствующих подразделениях, согласно утвержденному штатному расписанию предприятия.

- проверить правильность кода должности и разряда работников в картотеке АС «Кадры» согласно утвержденному штатному расписанию предприятия.

Это необходимо было сделать, так как каждый работник будет занесен на соответствующую строку штатного расписания, со строго определенным подразделением, строго определенными должностью и разрядом. И если в АС «Кадры» работник записан не в то подразделение или имеет неправильный код должности (что случается довольно часто), то придется ему вручную находить соответствующую должность штатного расписания.

- проверить правильность постановки признаков по каждой записи о трудовом стаже в АС «Кадры».

Надо сказать, что данные этого раздела будут напрямую влиять на то, сколько каждому работнику начислят заработную плату, поэтому их важность нельзя недооценивать. Но к сожалению, в АС «Кадры» на эти реквизиты обращали мало внимания, и вот результат: в целом по дороге не проставлены признаки в 23% записей. Так что на многих предприятиях, вместо того, чтобы заниматься нормальной эксплуатацией ЕКАСУТР, кадровики будут вынуждены исправлять свои огрехи, оставшиеся после АС «Кадры».

- проверить правильность написания наименования учебного заведения.

Отсутствие централизованного справочника учебных заведений в АС «Кадры» привело к полной неразберихе в написании названий учебных заведений. Примеров масса, достаточно сказать, что вариантов написания СГУПСа встречается по всей дороге несколько десятков. Есть множество других примеров: искажаются названия (Сибирский государственный университет инженеров путей сообщения, Новосибирский институт железнодорожного транспорта), пишутся непонятные сокращения (ВЗЭТ г.Иваново, Нефт.технический), ну и наконец просто безграмотность или невнимательность («ническое училище»).

Естественно, что все неправильные варианты не передадутся автоматически в ЕКАСУТР, а это означает - опять ручной ввод, опять потеря времени.

* Проверить паспортные данные работников, а также адрес местожительства.

Замена паспортов старого образца практически завершена, однако в базе АС «Кадры» около 50% работников имеют старые паспортные данные.

* А также целый ряд других данных.

От качества базы данных АС «Кадры», от того, насколько она подготовлена к переносу в ЕКАСУТР, зависит, насколько быстро и в каком объеме произойдет передача данных, а значит, и то, как скоро кадровики приступят к эксплуатации базы данных уже в новой системе ЕКАСУТР.

Второй этап - подготовка рабочих мест, специалистов и базы данных к опытной эксплуатации.

Что касается техники, надо сказать следующее. В базовый полигон для внедрения 1-0Й очереди ЕКАСУТР включено 76 предприятий, в основном Омского (36 предприятий) и Новосибирского отделений (30 предприятий). Численность работников кадровых подразделений предприятий, входящих в полигон, составляет 195 человек (т.е. должно быть 195 рабочих мест кадровиков, всего же рабочих мест на полигоне запланировано около 400). Всего в кадровых подразделениях предприятий полигона установлено 184 ПЭВМ, однако большинство компьютеров уже устарело, так что количество ПЭВМ, удовлетворяющих требованиям ЕКАСУТР, значительно меньше и составляет 102 машины (оснащенность хорошими компьютерами - 52%). Ситуация с принтерами еще хуже: на предприятиях полигона кадровые подразделения оснащены 131 принтером, из них количество принтеров, удовлетворяющих требованиям ЕКАСУТР, составляет 68 штук (35%).

Таким образом, потребность в технике составляет в целом по полигону 93 ПЭВМ и 127 принтеров.

Обучение специалистов работе с ЕКАСУТР. На данный момент прошли обучение две группы кадровиков (1-я - 5 предприятий, ДИВЦ, ШЧ-6,7,9, ТЧ-5, всего 6 человек, вторая группа - 12 предприятий, ДС-Омск-Пасс., пч-з, ШЧ-2,5,10,11,14,17,18, ЭЧ-1, ДС - Татарская, санаторий Омск - 20 человек). С 12 по 14 апреля обучается третья группа кадровиков (15 предприятий, 15 человек).

Параллельно специалисты Дорожного центра внедрения (ДЦВ) будут подготавливать рабочие места специалистов. В систему будет введена вся структура дороги в соответствии со штатными расписаниями предприятий, а всем участникам (кадровикам, экономистам, нормировщикам, бухгалтерам, табельщикам) будут определены права доступа в систему, исходя из их должности. Каждому будет определено его имя и пароль для входа. Таким образом, будет обеспечиваться конфиденциальность и сохранность информации.

Затем специалисты ДЦВ совместно с кадровиком и экономистом предприятия должны произвести передачу данных из АС «Кадры» в ЕКАСУТР. Это один из важных этапов опытной эксплуатации, на котором нужно добиться и про следить, чтобы максимальное количество имеющихся данных передалось в ЕКАСУТР, причем передалось без ошибок.

На этапе подготовки, и особенно на этапе тестирования, каждому предприятию для соблюдения графика опытной эксплуатации и поставленных задач, необходимо неукоснительно и в срок выполнять предписания всех посылаемых телеграмм, сообщать обо всех возникающих проблемах и отклонении от графика ответственному лицу в отделении дороги и в службе НОК, наладить тесный контакт с разработчиками.

Третий этап - непосредственно само тестирование и подведение его итогов. Тестирование должно проходить по следующему порядку:

Работникам кадровых подразделений, экономистам, нормировщикам, а на ряде предприятий, где запланирован расчет заработной платы, еще и бухгалтерам и табельщикам нужно было:

Досконально опробовать в опытной системе все процессы кадровой работы, ведения штатного расписания, графика рабочего времени и расчета заработной платы, оценить их полноту и соответствие действующим нормативным документам. Желательно также оценить и эффективность автоматизации того или иного процесса.

Все возникающие в процессе опытной эксплуатации замечания к системе и предложения по ее доработке оформлять документально согласно образцу и высылать по электронной почте в два адреса: специалисту отдела отделения, координирующему работы по внедрению ЕКАСУТР и разработчикам - специалистам ИВЦ отделений и дорожного ИВЦ.

Специалистам отделов отделений, ответственным за проведение работ по опытной эксплуатации ЕКАСУТР, оперативно обобщать полученные замечания и передавать их специалистам курирующей службы (НОК, НН, НФ) по электронной почте.

Работникам отделений и служб, контролирующим проведение опытной эксплуатации ЕКАСУТР на дороге - проверять устранение высказанных в ходе эксплуатации замечаний по своему кругу вопросов.

Итог: создание новой кадровой автоматизированной системы давно уже назрело.

Она необходима каждому кадровику. Учитывая опыт прошлых лет, все заинтересованы не только в том, чтобы ЕКАСУТР была глобальной и всеохватной, но и том, чтобы она была удобной и понятной для каждого специалиста, чтобы каждый специалист не только вкладывал, но и получал отдачу от этой системы - только тогда мы получим положительный результат. Поэтому еще раз отметим: на этапе тестирования должны задать разработчикам максимальное количество вопросов, высказать максимальное количество конкретных предложений по доработке ЕКАСУТР, разрешить все методологические нестыковки, и уже на этом этапе начинать встраивать работу с автоматизированной системой управления трудовыми ресурсами в свою каждодневную работу.

3. Рекомендации по ведению АС "Кадры" совместно с ЕКАСУТР

Автоматизированная система "Кадры" (версия 15.6) разработки ИВЦ Октябрьской железной дороги эксплуатируется на Западно-Сибирской железной дороге с 1997 года. На предприятиях дороги используются, в основном, два АРМа.

С учетом того, что на дороге идет практически параллельная работа в двух системах, старой АС «Кадры» и новой ЕКАСУТР, отнимающая много времени, рекомендуется следующий регламент работы в этих двух системах.

Режим передачи данных от предприятий - в отделения, и от отделений (дирекций) - в службу НОК остается без изменений, т.е. два раза в месяц, на 1 и 15 число.

Оформление приказов через АС «Кадры» отменяется, все приказы по текущей кадровой работе следует готовить и оформлять через систему ЕКАСУТР. Все неточности оформления приказа или вывода самих данных можно исправлять в самом приказе. Все предложения по корректировке форм приказов сообщать специалистам НОДК, ответственным за ЕКАСУТР.

Продолжать вести данные в системе АС «Кадры» нужно на всех работников предприятия, в минимальном объеме, требуемом для составления справки-объективки. Сюда включаются следующие данные. На основном экране: Подразделение, Табельный номер, ФИО, Дата приема, Дата рождения, Место рождения, Пол, Национальность, Дата увольнения, причина увольнения - если человек уволен.

В разделе «Назначения и перемещения»:

Дата назначения, Код должности (из справочника), Наименование должности (корректируется, как в штатном расписании), В разделе «Поощрения, взыскания и награды» - вводятся все данные в прежнем полном объеме (если есть награды): Дата приказа, Номер награды, Вид поощрения, звания, взыскания или награды, Основание, Номер приказа, Номер удостоверения.

В разделе «Трудовой стаж» - следует вводить данные практически в том же объеме, что и раньше:

Начало и конец периода работы, Должность и место работы в этот период.

Разрешается не проставлять признаки трудовых стажей.

В разделе «Учебные заведения» - вводятся данные об образовании работника в прежнем объеме. Вид образования (из справочника), Год окончания, Курс (если еще учится, по окончании учебы поле «курс» очищается), Вид обучения, Наименование учебного заведения, Наименование специальности и квалификации по диплому.

Разделы «Владение иностранными языками», «Выборная работа», «Ученая степень», «Аттестация» - заполняются при наличии у работника этих данных.

Вместо оформления и обработки приказа о приеме можно создавать новую карточку сразу в разделе «Ведение картотеки». Достаточно выбрать подразделение и ввести табельный номер нового работника (номер должен быть незанятым). В углу появится сообщение: «Новая карточка!», после чего можно будет работать с ней, как и с любыми другими карточками работников.

Вместо оформления и обработки приказа об увольнении достаточно в карточке данного работника проставить дату увольнения и причину увольнения.

Вместо оформления и обработки приказа о переводе работника (внутри предприятия) необходимо зайти в раздел «Назначения и перемещения», перейти в конец раздела, встать на пустую строку, и заполнить сведения о новой должности, согласно рекомендациям п.З.

Если работник переводится при этом в другой цех, то необходимо сделать приказ о переводе и в АС "Кадры".

Данные рекомендации сформированы с учетом последних требований руководства НОК и ЦКадр, но это именно временный регламент. Какая будет дальнейшая судьба этих двух программ, никто точно сказать не может. Мы, со своей стороны, будем извещать кадровиков обо всех изменениях по этому поводу.

Заключение

В курсовой работе на тему «Совершенствование системы распорядительной документации по управлению персонала в организации» были рассмотрены виды документации, как они заполняются, где хранятся, кем подписываются, а также требования к служебным документам и какая программа используется при работе с документами.

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильности деятельности любой организации. На ее основе принимаются соответствующие управленческие решения. Назначение информационного обеспечения состоит в своевременном и полном обеспечении управленческого персонала и технических средств системы управления достоверными данными, позволяющими осуществлять автоматизированную обработку информации с использованием других видов обеспечения.

Список используемой литературы

1. Документы по персоналу предприятия. Ростов Н/Дону. 2002г.

2. Профессиональный менеджмент. М: ИНФРА-М, 2002г.

3. Светлов Л. Автоматизированная система управления документами нового поколения // Управления персоналом. 2000г.

4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М:2001г.

5. Стенюков М.В., Кузнецова О.А. Составление документов на компьютере. М:2001г.

6. Кузнецов С.Л. Автоматизированные технологии в делопроизводстве // Управление персонала.2002г.

7. Кузнецов С.Л. Хранение документов в электронной форме.2002г.

8. Бухгалтерский учет. 2004г. №20

9. Закон. 2004г. №1

10. Налоговый вестник. 2003г. №8

11. Секрет фирмы. 2006г. №11

12. Финансовый директор. 2004г. №7-8

Размещено на Allbest.ru

...