Требования, предъявляемые к текстам документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

[Введите текст]

Негосударственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Институт управления» (г. Архангельск)

Контрольная работа

Дисциплина: Делопроизводство

Тема: Требования, предъявляемые к текстам документов

Архангельск

2012

Содержание

Введение

1. Официально-деловой стиль

2. Требования к текстам документов

3. Ошибки в оформлении текстов документов

3.1 Структурные, синтаксические, морфологические и лексические ошибки

3.2 Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов и ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения

3.3 Неправильное использование предлогов, неправильное согласование в падеже и неуместное или неоправданное употребление иностранных слов

3.4 Ошибки при употреблении полной и краткой формы имен прилагательных и ошибки при употреблении количественных имен числительных

3.5 Тавтология, плеоназмы и паронимы

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Текст является основным реквизитом формуляра документа. Формулировки документа должны быть правильными в юридическом отношении. Основными чертами делового языка являются простота, лаконичность, ясность, точность. При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы: достоверность и объективность содержания, полнота информации, краткость изложения, отсутствие рассуждений и повествования, нейтральность тона изложения, средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов.

Язык профессионального общения требует однозначности толкования основных ключевых понятий, выраженных в терминах. Для документационного обеспечения управления это особенно важно: язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на нее, и неточное употребление того или иного термина может иметь юридические последствия.

На язык и стиль официальной документации распространяются законы составления служебных текстовых документов в аспекте так называемого официально-делового стиля речи. Этот стиль имеет свои специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка (научного, публицистического, художественного).

1. Официально-деловой стиль

Стиль - это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения. Различают такие функциональные стили, т. е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, связанными с той или иной сферой деятельности человека, как публицистический, научный, художественно-литературный, разговорно-обиходный, официально-деловой.

Официально-деловой стиль - это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.

Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям:

краткость и компактность изложения официального материала;

точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;

последовательность использования технических приемов правотворчества.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка

Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языку деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения.

В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.

Так как документы связаны с правовой нормой, объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. Как правило, документы составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обязательно исполнено. Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации.

Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать совмещения деловой информации с элементами публицистики (например, в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т. д.).

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

2. Требования к текстам документов

Язык текстовых документов отличают следующие особенности: нейтральность тона изложения, неличный характер изложения, унификация (трафаретизация), типизация речевых средств и стандартизация терминов, сужение диапазона используемых речевых средств, высокая степень повторяемости (частотности) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов, своеобразная модальность.

Формулировки документа должны быть правильными в юридическом отношении. Основными чертами делового языка являются простота, лаконичность, ясность, точность.

При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы: достоверность и объективность содержания, полнота информации, краткость изложения, отсутствие рассуждений и повествования, нейтральность тона изложения, средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов.

Такой стиль изложения можно назвать формально-логическим.

В организационно-распорядительных документах должны применяться только общепринятые сокращения.

Учебные и финансовые годы пишут через косую черту, сокращая последний год на две первые цифры и употребляя слово год в единственном числе, например: 1990/91 г.

Слово «город» сокращают до одной буквы - г. (с точкой).

При употреблении слова «город» во множественном числе ставят две буквы без точки между ними.

В сложносокращенных словах, образованных по смешанному принципу, буквенные сокращения пишутся прописными буквами, слоговые или слова-усечения - строчными.

Употребляются также традиционные текстовые сокращения, принятые во всех разновидностях документов.

После текстового сокращения всегда ставится точка.

Употребляются и сокращения, принятые в планово-учетной документации, например: госбанк. Принятая форма обращения «господин» сокращается в начале и середине фразы, а также в реквизите «адресат» следующим образом: г-н. Слово «господа» - сокращается только в середине фразы (при этом точка ставится после второго «г»). При составлении организационно-распорядительных документов рекомендуется пользоваться простыми предложениями; применять устойчивые (трафаретные) словосочетания и словесные формы; применять прямой порядок слов (подлежащее предшествует сказуемому).

В названиях органов при Президенте Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные, например, Федеральное агентство правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации. В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов государственного управления Российской Федерации и республик в ее составе с прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные или названия других учреждений, эти имена собственные и названия пишутся так же, как при самостоятельном употреблении. В названиях актов высших органов государственной власти и управления Российской Федерации прописные буквы употребляются следующим образом: Конституция Российской Федерации. Итак, приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами: во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению; во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Также, важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа, точности.

3. Ошибки в оформлении текстов документов

3.1 Структурные, синтаксические, морфологические и лексические ошибки

Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия приводит к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

Синтаксические ошибки - это ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.

В текстах деловых писем встречаются ошибки, свидетельствующие о том, что их составители не знают правила порядка слов в русской письменной речи. Как уже отмечалось, его информационная роль возрастает к концу предложения. Так, например, из предложения «Для определения фонда оплаты в конце года уточняются расценки за продукцию» непонятно, «расценки уточняются в конце года» или «расценки уточняются для определения фонда оплаты в конце года».

Неправильное использование слов и терминов.

Основное количество ошибок в деловых письмах относится к лексическим.

Природа их кроется в ряде случаев в недостаточной грамотности некоторых адресантов.

Стремление придать словам большую значимость выливается в «терминологическую игру», приводящую к разнообразным ошибкам.

3.2 Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов и ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения

деловой стиль деепричастный оборот

Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием.

Используя это обстоятельство, через деепричастный оборот можно передать различные этические моменты, такие как, например, внимание, оказанное затронутому в письме вопросу в ходе его изучения, заинтересованность в скорейшем завершении работы и т. д. Например: «Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, Совет директоров считает...»

Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов, или сложноподчиненными предложениями с обстоятельственными придаточными частями, а также употребляя глаголы-сказуемые не в страдательном, а в действительном залоге.

При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами «что; который; если; вследствие того, что; при условии, чтобы; где; как».

Придаточные предложения могут быть заменены синонимичными причастными и деепричастными оборотами. Этим достигается сжатость и лаконизм текста. Например: «Направляем Вам для сведения Основные положения Единой государственной системы делопроизводства, одобренные Государственным комитетом...» (вместо: «которые одобрены»).

3.3 Неправильное использование предлогов, неправильное согласование в падеже и неуместное или неоправданное употребление иностранных слов

Наиболее частая ошибка - неправильное использование предлогов. В деловой письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом «о» и с зависимыми существительными в предложном падеже типа: «вопрос о доверии; решение о кадрах; соглашение с...» и т. д. Однако наблюдаются случаи неправильного использования предлога «о», что создает языковые помехи. Например: «Директор завода отметил о важности поставленной проблемы». Правильно: «Директор отметил важность поставленной проблемы».

Составители деловых писем нередко не различают случаев, когда речь идет об учреждении, а когда о здании. Например: «В наше предприятие распределены на работу молодые специалисты» (правильно: «На наше предприятие»).

Наиболее частым является неверное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного. Неправильно: «Согласно Вашей просьбы...»; «Согласно приказа...»; «Согласно решения...». Правильно: «Согласно Вашей просьбе...»; «Согласно приказу...»; «Согласно решению...».

Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Например, пишут: «срок выполнения может быть пролонгирован» вместо «про­длен»; «презентовать» вместо «представить».

При использовании иностранного слова необходимо точно знать его смысл. Например, неверно предложение: «Эффективность режима экономии во многом зависит от того, насколько лимитируются финансовые расходы». Слово «лимит» означает «предельная норма». Лимитируются средства, а не расходы.

3.4 Ошибки при употреблении полной и краткой формы имен прилагательных и ошибки при употреблении количественных имен числительных

Составителям деловых писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные формы прилагательных (в форме именительного падежа) в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные. Неправильно: «Выводы комиссии обоснованные и справедливы»; «Данное решение обязательное для исполнения». Правильно: «Выводы комиссии обоснованны и справедливы»; «Данное решение обязательно для исполнения»

При употреблении количественных числительных в деловых письмах следует помнить, что все количественные имена числительные склоняются; при этом изменяются все части сложных и составных числительных: до семисот рублей, с семьюстами семьюдесятью семью рублями и т. д.

3.5 Тавтология, плеоназмы и паронимы

Употребление нескольких слов с одним и тем же значением (конвенция - условие, экстраординарный - особенный) часто затрудняет работу с документами, особенно при обработке их на машине. Неправильное употребление иноязычной лексики, как правило, ведет к тавтологии.

Тавтологией называются смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: «польза от использования навесных агрегатов»; «следует учитывать следующие факторы». Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание.

Плеоназмом (греческое pleonasmos - излишество) называется частичное совпадение значения слов, образующих словосочетание: памятный сувенир (сувенир - подарок на память), передовой авангард (авангард - те, кто идет впереди), совместное сотрудничество (сотрудничество - совместная работа, совместное решение проблем).

Не различение слов-паронимов (близкие по звучанию родственные слова, различающиеся значением). Смысловая точность речи - одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового письма. Неправильно выбранное слово может исказить фразу или придать тексту нежелательный оттенок. Речевой ошибкой, связанной с незнанием значения слова, является не различение слов-паронимов.

Заключение

Итак, при подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы: достоверность и объективность содержания, полнота информации, краткость изложения, отсутствие рассуждений и повествования, нейтральность тона изложения, средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов. Такой стиль изложения можно назвать формально-логическим.

Язык служебных документов отличают следующие особенности: нейтральность тона изложения, неличный характер изложения, унификация (трафаретизация), типизация речевых средств и стандартизация терминов, сужение диапазона используемых речевых средств, высокая степень повторяемости (частотности) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов, своеобразная модальность.

Список использованной литературы

1. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция. - Ростов н/Д, «Феникс», 2001.

2. Богатеев Р.Х. Основы делопроизводства. М.: Технолюкс, 1999.

3. Давыдова Э.Н. Делопроизводство: Учеб.-практич. руководство. - Мн.: Тетра Системе, 2004.

4. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2003.

5. Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие М.: Дело ЛТД. 2001.

6. Овчинникова Н.В. Правила составления и оформления служебных документов. М.: Дело ЛТД. 2001.

7. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. - Ростов н/Д: «Март», 2004.

Размещено на Allbest.ru