Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Роль информационных технологий и организационной техники в документационном обеспечении управления

1. Средства организационной техники в офисе

Назначение средств организационной техники

Документационное обеспечение управленческого труда реализуется путем делопроизводственного обслуживания деятельности аппарата управления. Осуществление документационных процессов связано с созданием, хранением, передачей и использованием больших массивов документированной информации. Сокращение трудозатрат, связанных с этими процессами, и повышение качества работы с документной информацией достигаются различными путями. Наиболее эффективный путь - это внедрение в практику делопроизводственной деятельности офиса технических средств, информационных технологий, в том числе и средств организационной техники. При этом необходимо иметь в виду, что применение технических средств при работе с документированной информацией приводит к возникновению новых, более качественных данных, зафиксированных в той или иной форме, максимально подготовленных для последующего использования в ходе реализации управленческих процедур офисной деятельности.

Применение технических средств должно быть направлено на то, чтобы обработанная документная информация обладала свойствами полноты, достоверности, максимально отвечала запросам ее пользователей в части формы представления, оперативности, качества и пр. Средства оргтехники должны максимально механизировать или автоматизировать (в зависимости от типа технических средств) практически все процедуры технологического процесса обработки документов в офисе. Обработка документной информации, осуществляемая в ходе исполнения управленческих решений, реализуется в соответствии с выбранной формой организации размещения средств оргтехники в офисе: централизованной, децентрализованной, смешанной. Последняя из указанных является наиболее предпочтительной в силу большей гибкости при реализации процедур обработки документов.

Средства механизации и автоматизации управленческого и инженерно-технического труда называются средствами организационной техники (оргтехники). К этим средствам относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, называют малой оргтехникой. Принято считать, что малая оргтехника - эта вся «конторская мелочь» (карандаши, ручки, ластики, клей и пр.), которая применяется каждым сотрудником для своего повседневного труда.

Современная номенклатура средств организационной техники предполагает ее определенную классификацию в соответствии с выбранным признаком. Наиболее распространенной является классификация по функциональному признаку, которая однозначно связывает процедуры технологического процесса обработки документов в офисе с техническими характеристиками и возможностями средств оргтехники. Однако это не исключает применение других классифицирующих признаков, например элементную базу технических средств.

Большинство пользователей средств оргтехники испытывают различного рода затруднения при выборе соответствующих моделей различных групп, предназначенных для реализации процессов обработки документов в офисе. Для оптимизации процесса выбора технических средств офиса необходимо учесть целый ряд факторов, влияющих на процедуру выбора:

· объем документооборота;

· временные характеристики документопотоков;

· объем документов, передаваемый и принимаемый по техническим

каналам связи;

· способ организации эксплуатации технических средств;

· объем копируемых документов как первичный, так и вторичный;

· технологические и эксплуатационные характеристики оборудования;

· фирма-производитель данной техники;

· стоимость техники;

· стоимость расходных материалов, частота их замены;

· стоимость эксплуатации и т.п.

Исключительно прогрессивное развитие средств информационных технологий, в том числе и средств оргтехники, позволяет внедрять в практику работы офиса элементы безбумажной технологии, в которой информационный обмен между компонентами офисной системы будет осуществляться с помощью электронных коммуникационных средств; хранение и обработка информации - с помощью персональных компьютеров и различной номенклатуры периферийных средств; копирование и тиражирование офисной документации - с помощью современного копировального оборудования, позволяющего кроме процедур копирования и тиражирования выполнять целый комплекс вспомогательных операций по электронному монтажу документов, их последующей («финишной») обработке и т.д.

2. Классификация средств организационной техники для современных офисных технологий

Рассматриваемая в этом разделе классификация средств оргтехники не отрицает полностью ранее существовавшую, а только уточняет и конкретизирует ее с учетом современных тенденций развития и состояния рынка оргтехники.

1. Носители информации:

· носители информации на бумажной основе несветочувствительные;

· носители для репрографических процессов (термобумага, диазо-бумага,

фотопленка, калька, бумага многослойная для электроискрового копирования);

· микроносители визуальной информации;

· звуконосители;

· видеоносители;

· магнитные носители для записи кодированной информации;

· перфоносители машинные для записи кодированной информации.

2. Средства составления и изготовления документов:

ручные пишущие средства;

пишущие машины;

диктофонная техника;

печатающие устройства персональных компьютеров и графопостроители;

специализированные программные продукты для персональных компьютеров.

3. Средства репрографии и оперативной полиграфии:
средства фотокопирования;

средства диазокопирования;

средства электрофотографического копирования;

средства термографического копирования;

машины электронно-искрового копирования;

средства микрографии;

средства ризографического копирования (дупликаторы);

машины для гектографической (спиртовой) печати;

машины для трафаретной (ротаторной) печати;

оборудование для оперативной офсетной печати.

4. Средства обработки документов:

фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины;

машины и устройства листоподборочные и сортировальные,

скрепляющее и склеивающее оборудование;

конвертовскрывающие и резательные машины;

машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы и лакокрасочные станки);

адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины;

машины для уничтожения документов (шрёдеры);

агрегатированные линии для обработки корреспонденции.

5. Средства для хранения, поиска и транспортировки документов:

первичные средства хранения документов (папки);

вторичные средства хранения документов (шкафы, стеллажи и т.п.);

тележки для транспортировки документов;

лифтовое оборудование;

транспортёры и конвейеры;

пневматическая почта;

оборудование для хранения носителей информации.

6. Средства электросвязи:

средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи;

средства и системы телеграфной связи;

средства и системы факсимильной передачи информации;

электронная почта.

7. Банковская оргтехника:

машины для счёта купюр;

детекторы валют;

машины для упаковки банкнот;

банкоматы.

8. Другие средства оргтехники:

сканеры

компьютерные аксессуары.

9. Офисная мебель и оборудование:

мебель служебных помещений специализированная;

оборудование служебных помещений специализированное;

оборудование и приборы для исследования условий труда.

3. Средства составления и изготовления документов

К средствам составления и изготовления документов относятся: пишущие средства, пишущие машины, специализированные программные продукты для персональных компьютеров (ПК), печатающие устройства для ПК графопостроители, диктофоны и некоторая другая техника.

Для сокращения процесса изготовления подлинников документов применяется стенография как способ, сокращающий разрыв между скоростью речи и возможностью её фиксирования ручными способами (рукописно) либо печатанием на пишущей машине.

Для ещё большего ускорения процесса фиксирования информации используется диктофон. Это устройство для записи и воспроизведения устной речи. Воспроизведение записи может быть осуществлено с замедлением, что позволяет проводить её расшифровку более качественно.

Принтер - самое распространенное периферийное устройство ПК, позволяющее получать твердую копию выходных данных вашей работы. Существует широкое многообразие принтеров, отличающихся по типам, цене, скорости и возможностям. Принтеры бывают трех типов: матричные, струйные, лазерные.

Все принтеры выполняют одну и ту же задачу - обеспечивают вывод твердой копии документа из памяти компьютера. Принтеры воспроизводят на бумаге знаки определенным образом так, чтобы можно было видеть или читать информацию. Несмотря на это принтеры очень отличаются друг от друга по многим показателям. Выбирать принтер следует исходя из своих потребностей и возможностей.

Используемые в настоящее время в офисах и частными лицами принтеры существенно отличаются не только по принципу действия, но и по выходным параметрам. Тем не менее они имеют также ряд общих характеристик. Прежде всего, это наличие обновляемой памяти (буфера), постоянной памяти и для большинства современных моделей поточечный способ переноса букв и других графических элементов из памяти компьютера на бумагу, пленку или промежуточный твердый носитель изображения.

Матричные принтеры самые дешевые, с самой низкой стоимостью печати. Символы формируются из точек. В процессе печати маленькие иглы печатающей головки прижимаются к красящей ленте, оставляя след на бумаге. Матричные принтеры более хорошего качества (24 иглы) печатают быстрее, имеют больше игл на печатающей головке (по сравнению с 9-игольчатыми) и смещаются на меньшие промежутки за шаг, оставляя на бумаге таким образом более четко оформленные символы. Они могут печатать сложные формы на широкой бумаге (формата АЗ) и часто используются в домашних условиях или в небольших офисах (особенно если используется хорошая бумага и новые ленты). Крупные фирмы стараются не использовать матричные принтеры, потому что по качеству печати они хуже всех известных на сегодня принтеров, да и скорость вывода у них небольшая. Матричные принтеры очень шумные, у большинства отсутствует возможность цветной печати, кроме того, качество печати падает по мере износа ленты.

Некоторые принтеры струйного типа обеспечивают печать того же качества, что и матричные принтеры, но есть и такие, которые сравнимы по качеству даже с лазерными. Дорогие струйные принтеры могут давать очень четкий текст и графику. Символы составляются из точек, как и в матричных принтерах, но точки являются не следами красящей ленты, а капельками чернил, которые разбрызгиваются на страницу. Разные производители применяют различные методы вывода точек на бумагу, но все используют поток чернильных капель.

Лазерные принтеры, обычно более дорогие по сравнению со струйными или матричными принтерами, выдают печать самого высокого качества. Их работа подобна работе фотокопировальных аппаратов. Изображение «записывается» на светочувствительный барабан с помощью лазера. Затем лист бумаги пропускается через красящую смесь (тонер), представляющую собой мелкий порошок. «Засвеченные» участки выбирают красящую смесь, которая затем вплавляется в бумагу под воздействием тепла.

Хотелось бы отметить, что у каждой категории принтеров есть свои достоинства и недостатки.

Матричные принтеры очень дешевые, могут печатать сложные формы на широкой бумаге. Струйные принтеры работают тихо, компактные, с хорошим качеством печати. Большинство из них печатает в цвете. Персональные лазерные принтеры имеют высокое качество печати. Они работают тихо, компактно, потребляют небольшую мощность.

Качество печати на матричных принтерах приемлемое при наличии 24 игл, но не сравнимо с качеством струйных принтеров, а тем более лазерных. Качество печати у струйных принтеров почти такое, как у лазерных, качество изображений с высоким разрешением повышается при печати на специальной бумаге. У лазерных принтеров качество печати отличается, особенно у моделей с разрешением 600 точек на дюйм и выше.

Стоимость печати страницы на струйных и лазерных принтерах выше, чем на матричных.

К достоинствам лазерных принтеров следует отнести превосходное качество и скорость работы. В качестве недостатка следует отметить, что вывод на печать дороже, чем в других принтерах, из-за
высокой стоимости принтерных картриджей. Из-за хрупкости печатающего механизма следует использовать бумагу хорошего качества,
чтобы бумажная пыль не попала в принтер и не испортила его. Хотя
качество вывода оправдывает дополнительную стоимость бумаги,
новейшие струйные принтеры являются более чем достаточными для
печати в небольших объемах. Лазерные принтеры слишком дороги
для начинающих пользователей и используют ограниченные размеры бумаги.

Появление устройств для вывода графической информации - плоттеров (графопостроителей) - было естественным следствием развития и широкого внедрения в различные сферы деятельности (в т.ч. офисной) систем автоматизированного проектирования. Результат работы такого устройства - комплект конструкторской и (или) технологической документации, в котором содержатся различные графические материалы (чертежи, схемы, графики, диаграммы и т.д.).

4. Средства репрографии и оперативной полиграфии

Средства репрографии и оперативной полиграфии - это совокупность машин, предназначенных для копирования и тиражирования документов. К средствам репрографии относятся средства фотокопирования, диазокопирования, электрофотографии, термографии, электронно-искрового копирования, микрофильмирования. Особо выделяются средства ризографического копирования.

В процессе копирования принимают участие оригинал, копия и посредник (промежуточный носитель, используемый для передачи изображения с оригинала на копию). Взаимное расположение и физико-химические свойства копируемого материала, подлинника, посредника, светочувствительного или другого воспринимающего слоя, на который производится репродуцирование, а также источника света характеризуют способ копирования. Выбор способов копирования определяется характером, форматом и назначением документации.

Светокопирование (диазокопирование) относится к широко распространенным способам, получившим наибольшее применение для копирования технической документации - чертежей. В последнее время этот способ применяется и для копирования офисной документации.

При светокопировании в аппаратуре используется прозрачный оригинал (калька) и свето (диазо) копировальная бумага или пленка, чувствительные к ультрафиолетовым лучам. Основные преимущества светокопирования заключаются в дешевизне копий, получении позитивного изображения без промежуточного негатива и высокой разрешающей способности диазоматериалов. Однако полученные копии со временем выцветают и не могут использоваться.

Фотокопирование (техническая фотография) - процесс получения копий

на чувствительных к воздействию света материалах, использующих галоидные соединения серебра, позволяет работать с оригиналами со штриховым и тоновым изображениями и применяется для копирования текстовых и графических документов. Фотокопирование позволяет получать высококачественные копии. Однако широкому их использованию препятствуют: дороговизна и сложность процесса обработки фотоматериалов - проявления, закрепления, требующих применения жидких химикатов и проводящихся в затемненных помещениях. Эти факторы ограничивают применение фотокопировальных процессов в офисной деятельности.

Термографическое копирование - процесс получения копий, основанный на применении термочувствительных слоев, меняющих свои физические свойства под действием инфракрасных лучей, проходящих или отраженных от поверхности оригинала. Термокопировальный способ изготовления копий - один из самых простых. С помощью термокопировальных аппаратов прямым или косвенным методом можно получить копию с листовых документов, содержащих текстовую или графическую информацию.

Термографическое копирование обладает некоторым преимуществом по сравнению с другими методами в оперативности работы, компактности и дешевизне аппаратуры. Однако невысокое качество получаемых копий и относительно большая стоимость специальной термореактивной и термокопировальной бумаги ограничивают область его применения.

Электрофотографическое (электрографическое) копирование - процесс получения копий, основанный на использовании эффекта фотопроводимости высокоомных полупроводниковых материалов, нанесенных на материал копии или посредника, и их способности удерживать с помощью электростатических сил краситель. Под электрофотографией в настоящее время понимают два способа получения фотоизображений на специальных поверхностях, электрические свойства которых изменяются в соответствии с количеством световой энергии, воспринятой ими.

При первом способе - непереносного копирования - применяют специальную чувствительную к свету фотополупроводниковую бумагу, покрытую слоем диэлектрика, содержащего мелкие частицы полупроводника, например окиси цинка, нанесенного на бумажную основу. Оригинал копируемого документа при этом способе экспонируется (фотографируется) на поверхность светочувствительного слоя, заряженного до высокого электрического потенциала. Под действием света электрический заряд стекает с освещенных участков. Далее бумага «проявляется» с помощью порошка-красителя, который пристает к темным местам, сохраняющим высокий потенциал.

При втором способе - переносного копирования - используются промежуточные носители различной формы, покрытые слоем тополупроводника и выполняющие роль посредника, на котором формируется изображение копируемого оригинала. Этот слой, так же как и в предыдущем способе, заряжается, на него проецируется изображение оригинала, далее производят проявление с помощью красящего порошка-тонера. На поверхность посредника с прилипшим к темным местам экспонируемого изображения тонером накладывают листы обычной бумаги, на которой отпечатывается порошковый краситель, т.е. производится перенос изображения. Отпечаток «закрепляется» прогревом, и копия готова. Этот способ копирования называют также ксерографией. Ксерография изобретена американцем Честером Карлсоном. С момента выпуска в 1949 г. первого ксерографа машина претерпела целый ряд технологических и конструктивных изменений, но суть процесса осталась неизменной. Копировальные аппараты этого типа настолько популярны в мире, что название компании ХЕRОХ Согр., имеющей исключительные права на данный способ копирования, стало нарицательным и применяется для обозначения процесса репрографии вообще, вне зависимости от того машина какой фирмы применяется.

Электрофотографическая аппаратура позволяет получить наилучшее после фотографии качество копий на обычной или фотополупроводниковой бумаге. Возможно получение копий на обеих сторонах листа, цветное копирование. На электрофотографической аппаратуре можно получать копии и с микрофильмов. Электрофотографические способы копирования и аппаратура получили наибольшее распространение в мире и нашей стране.

К основным преимуществам относится: высокое качество копий, возможность получения копий на обычной бумаге, высокая производительность работы и дешевизна копий, возможность выполнения дополнительных операций по обработке копий. К недостаткам можно отнести относительно высокую стоимость и сложность аппаратуры, высокую стоимость расходных материалов (картриджей), особенно для персональных копиров. Недостатком аппаратуры непосредственного копирования является необходимость применения специальной электрофотографической бумаги, что ограничило область их применения.

При электронно-искровом копировании реализуется принцип элементного считывания изображения оригинала фотоэлектрическим устройством, преобразование сигнала и воспроизведение изображения электротермическим способом на приемном материале копии. Этот метод основан на прожигании с помощью искрового разряда поверхности специального многослойного или иного формного материала в местах, соответствующих печатным элементам изображения. Основное назначение этого способа репрографии - изготовление трафаретных форм для процессов оперативной полиграфии (ротационной печати).

Микрография - это процесс изготовления фотографическим путем с оригиналов документов сильно уменьшенных их копий - микроформ, получаемых на носителях информации, содержащих одно или несколько изображений с кратностью уменьшения оригинала от 7 до 150. Основную часть процессов в микрографии составляет микрофильмирование. Оно является высокоэффективным средством копирования информации на фотоматериалы. Получаемые при этом миниатюрные копии удобны в хранении и использовании, хотя и требуют при чтении применения увеличительной аппаратуры.

Ризография - это метод получения изображений, который объединяет в себе преимущества трафаретной печати (экономичность, производительность, надёжность) с современной цифровой обработкой (высокое качество представления данных). Ризограф является «золотой серединой» между типографской печатью и обычными копировальными аппаратами, работающими по принципу электрофотографии.

Поскольку ризография во многом подобна традиционным методам трафаретной печати, то процесс копирования на ризографе условно можно разбить на два этапа: подготовка рабочей матрицы и собственно печать.

Первый этап заключается в том, что сначала оригинал изображения считывается сканером ризографа, после чего полученная цифровая информация, обработанная встроенным микропроцессором, используется термоголовкой или лазерным устройством для создания трафарета на специальном носителе - мастер-пленке.

Это выглядит следующим образом. Ризограф автоматически отматывает с рулона мастер-пленки (специального материала, из которого изготавливается трафарет-мастер) отрезок необходимой длины. Перенос считанного сканером изображения на мастер выполняется термоголовкой или лазерным устройством. В точном соответствии с оригиналом прожигаются мельчайшие отверстия в мастер-пленке. Затем готовый мастер натягивается и закрепляется на раскатном барабане и пропитывается красителем. После этого ризограф делает первый контрольный оттиск. Первый этап длится около 17 - 30 секунд, в зависимости от используемого формата бумаги и типа модели.

Процесс печати заключается в том, что на бумагу наносите специальный пастообразный краситель, который изготавливается основе глицерина и находится в специальных герметичных тубах. Туба с красителем находится в середине красящего цилиндра. Краска продавливается сквозь барабан и отверстия в мастере и попадает на бумагу, проходящую под вращающимся барабаном. Во время печати бумага направляется из подающего в приемный лоток.

Сам процесс печати выполняется со скоростью от 60 до 130 копий в минуту. После окончания работы с мастером он автоматически снимается с поверхности барабана и помещается в приемник для использованных мастеров.

Расходными материалами при работе с ризографом являются мастер-плёнка и краска.

С одного кадра мастер-пленки можно получить без потери качества от 4 тыс. до 10 тыс. оттисков (в зависимости от характера изображения). Краска - водно-масляная эмульсия с применением натуральных красителей. Ризография предусматривает возможность многоцветной печати. Копирование в несколько цветов осуществляется на ризографе каждой краской последовательно. Для каждого используемого в работе цвета необходимо иметь отдельный красящий цилиндр. При этом изменение цвета происходит заменой красящего цилиндра.

При копировании можно использовать 9 цветов: черный, коричневый, желтый, зеленый, два оттенка красного цвета и три оттенка синего. Имеется специальная краска, видимая только в ультрафиолетовых лучах, используемая для печати ценных бумаг. Печать каждым новым цветом требует дополнительного прогона.

Существенно расширяют возможности ризографа в изготовлении высококачественных печатных материалов встроенные функции по цифровой обработке копируемых изображений.

Однако ризограф это не просто множительный аппарат. Специально разработанный компьютерный интерфейс позволяет использовать ризограф не только как отдельно стоящий копировальный аппарат (копир, дупликатор), но и как высококачественный сканер и принтер, управляемые с компьютера. Интерфейс не только расширяет возможности ризографа, но и обеспечивает пользователю доступ к современным графическим и текстовым редакторам, программам макетирования изданий и другому компьютерному обеспечению. Симбиоз ризографа и компьютера представляет собой современный издательский комплекс. Использование интерфейса обеспечивает максимальное качество изображения, так как позволяет избежать первоначального сканирования оригинала. Возможность подключения имеют практически все модели.

Печать 1000 листов на ризографе занимает не более 8 минут. Причём необходимо отметить, что чем выше тираж, тем больше выигрыш. Затраты на получение 15-25 копий с одного оригинала на ризографе и копировальной машине практически одинаковы, однако при тираже свыше 100 копий ризограф дает выигрыш по стоимости уже в 2 - 3 раза, а при тираже более 500 оттисков - в 6 - 8 раз.

Ризографы стали основой мини-типографских комплексов в крупных государственных, коммерческих и иных структурах.

К средствам оперативной полиграфии относятся гектографы, ротаторы, малые офсетные машины, работающие по упрощенной полиграфической технологии. Сущность полиграфического процесса состоит в многократном переносе красочного слоя с печатной формы на воспринимающую поверхность, в результате чего формируется изображение, которое с определенной степенью точности дублирует оригинал. Различные методы многократного получения одинаковых изображений полиграфическими средствами объединяются под общим названием - печатные процессы.

К основным процессам оперативного тиражирования документов, применяемым в копировально-множительных службах учреждений, организаций и предприятий, относятся гектографический, трафаретный и офсетный, являющиеся разновидностями плоской печати (способ печати, при котором печатающие и пробельные элементы на печатной форме расположены практически в одной плоскости и обладают способностью избирательного смачивания краской).

Способ гектографической печати включает в себя операции по изготовлению печатной формы, нанесению на нее гектографической краски и получению оттисков в гектографическом множительном аппарате путем переноса части красочного слоя с гектографической формы на бумагу, предварительно увлажненную растворителем (спиртом).

В отличие от классических способов плоской печати, где красочное изображение формируется на специальной поверхности (печатной форме), а отсюда уже передается на воспринимающую поверхность, при трафаретной печати изображение формируется в толще формного материала. Эта печать не с формы, а через нее - «на пробой». Для этого способа необходимо подготовить печатную форму так, чтобы печатающие элементы пропускали краску, а пробельные задерживали ее. Трафаретный способ тиражирования документов на ротаторах применяется для однокрасочной (преимущественно) печати текстовых и графических документов с печатных форм, изготовленных машинописным, электронно-искровым или термокопировальным способами.

В офсетной печати печатающие и пробельные элементы имеют различные физико-химические свойства (печатающие воспринимают краску, пробельные отталкивают её), в результате чего краска удерживается только на печатающих элементах. Офсетные способы применяют для изготовления высококачественных одноцветных и многоцветных оттисков текстового и графического материала, используемого в управленческой, научно-технической, рекламной и другой деятельности.

5. Средства обработки документов

Группа средств обработки документов включает в себя машины и приспособления для физической обработки носителя (формного материала, являющегося физической основой документа). К ним относятся фальцевальные машины, листоподборочное и сортировальное оборудование, скрепляющее и склеивающее оборудование, конвертовскрывающие и резательные машины, машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы и лакокрасочные станки), адресовальные, штемпелевальные и франкирующие (для нанесения на конверт знаков почтовой оплаты) машины и устройства, машины для уничтожения документов (шредеры - по имени фирмы-изготовителя) и др. Иногда это оборудование агрегируется для выполнения комплекса функций, в частности агрегированная машина для фальцевания, бигования (выдавливания канавки на листах документов), перфорирования и резки называется фольдер, а машина для выполнения операций маркирования и франкирования - франкингмашина.

Средства хранения, поиска и транспортировки документов включают в себя первичные и вторичные средства хранения документов (папки, шкафы и т.д.), картотеки и картотечное оборудование, средства для физической транспортировки документов внутри офиса (тележки, лифты, транспортеры, пневматическая почта), средства хранения машинных носителей информации.

6. Средства электросвязи

К средствам электросвязи относятся средства и системы телефонной, телеграфной связи, факсимильной передачи информации, электронная почта.

Начало телефонной связи положено изобретением телефонного аппарата А. Беллом (США) в 1876 г. и созданием первой телефонной станции в 1878 г. (Нью-Хейвен, США).

Телефонная станция - это здание с комплексом технических средств, предназначенных для коммутации каналов телефонной сети. На телефонной станции производится соединение определенных телефонных каналов - абонентских и соединительных линий - на время телефонных переговоров и их разъединение по окончании переговоров.

Линии телефонной связи - сложные технические сооружения (например, на некоторых междугородных кабельных линиях число промежуточных усилителей достигает нескольких тысяч). Телефонный кабель применяется для прокладки линий связи в городских сельских телефонных сетях. Содержит большое число пар (от нескольких десятков до нескольких тысяч) медных изолированных жил; оболочка телефонного кабеля обычно свинцовая, стальная или пластмассовая. Для дальней связи все шире используются искусственные спутники.

Телефонный аппарат служит для передачи и приема речевой информации. Обычно состоит из двух основных частей: коммутационно-вызывной, предназначенной для соединения и разъединения абонентов, и разговорной, обеспечивающей прием и передачу речи.

Телефонный аппарат - одно из технических средств электросвязи, имеющее в настоящее время особую общественную значимость и наиболее широкое из всех средств электросвязи распространение. Это обусловлено тем, что посредством телефонной связи человек реализует самую естественную форму обмена информацией - речевой диалог.

Телефонный аппарат общего применения с дисковым номеронабирателем для набора номера импульсами постоянного тока электромеханическим звонком для приема входящего вызова существует в настоящем его виде уже несколько десятилетий и пока ещё наиболее распространен.

Внедрение квазиэлектронных и электронных автоматических телефонных станций (АТС) с программным управлением, создание цифровых и волоконно-оптических систем связи, справочно-информационных систем, связь с которыми осуществляется по автоматически коммутируемой телефонной сети, привели к необходимости коренных преобразований телефонных аппаратов, созданию совершенно новых их видов.

В настоящее время в телефонных аппаратах широко применяются специализированные большие интегральные схемы функционального назначения, а также микропроцессорные системы, обеспечивающие автономное получение широкого спектра дополнительных возможностей и превращающие телефонный аппарат в многофункциональное абонентское телефонное устройство.

Телефонные аппараты можно классифицировать по различным признакам.

По типу станций, для включения в которые предназначены аппараты, они делятся на аппараты АТС и аппараты телефонных станций с ручным обслуживанием (РТС). Первые снабжаются устройством набора номера, вторые такого устройства не имеют.

По способу набора номера телефонные аппараты могут быть с передачей информации набора номера импульсами постоянного тока посредством дискового или кнопочного номеронабирателей.

По выполняемым функциям различают телефонные аппараты с обычными функциональными возможностями, с дополнительными возможностями и многофункциональные аппараты, обеспечивающие, например, автоматический набор программируемых номеров, отображение операций набора номера и других данных на индикаторе, автоматический ответ на входящий вызов при отсутствии абонента, автодозвон при занятом номере вызываемого абонента и т.д.

В зависимости от конструктивного оформления аппараты подразделяются на настольные, стенные, унифицированные и переносные. Особое место занимают радиотелефонные аппараты.

По области применения можно выделить аппараты общего и специального (монтерские, шахтные, корабельные и т.п.) применений. К телефонным аппаратам специального применения относятся и таксофоны.

Телефонные аппараты общего применения предназначены для включения в АТС с передачей сигналов набора номера импульсами постоянного тока посредством дискового или кнопочного номеронабирателя или переменным током в многочастотном коде с помощью кнопочного номеронабирателя.

С начала 80-х гг. во многих странах стали пользоваться сотовым (мобильным) радиотелефоном как средством поддержки постоянного контакта, поскольку в отличие от систем радиотелефонной связи предыдущих поколений в сотовой сети разговор продолжается и тогда, когда абонент перемещается по территории из одной «соты» (обслуживания базовой станции) в другую.

Все ранние системы радиотелефонной связи являлись аналоговыми, т.е. информация передавалась как сигнал частотной модуляции по радиотракту. Новое поколение мобильных телефонов является цифровым. Система GSM отличается повышенной помехоустойчивостью, обеспечиваемой за счёт применения цифровой передачи, благодаря чему достигается оптимальное и эффективное применение назначенных частот. Стандартизация этих частот во всей Европе позволит абоненту пользоваться подвижной системой радиосвязи, находясь в любой точке Европы.

Наряду с телефонной сетью существуют и успешно эксплуатируются телеграфные сети, к числу которых относятся:

внутригосударственная сеть общего пользования для передачи телеграмм между отделениями телеграфной связи (ОП);

внутригосударственная сеть, предназначенная для телеграфной связи между различными предприятиями и организациями (АТ50);

международная сеть телеграфной связи общего пользования между отделениями связи нашей страны и зарубежных стран;

международная телеграфная сеть для передачи сообщений между предприятиями и организациями во всём мире TELEX - teleprinter exchange service.

Сеть ТЕLЕХ включает в себя телексные узлы, специальные линии связи и конечные абонентские устройства - телетайпы, параметры которых стандартизированы Международным Консультативным Комитетом по Телефонии и Телеграфии (ККТТ).

Телетайп - фирменное наименование ряда аппаратов, разработанных Телетайп Корпорэйшн (Те1еtуре Согрогаtiоn), которое так же, как в случае с копировальными аппаратами фирмы Ксерокс Корпорэйшн (ХЕКОХ СогрогаНоп), стало нарицательным. Поэтому формально использование укоренившегося термина «телетайп» вполне корректно и обычно не применяется в специальной технической литературе.

Достижения современных технологий способствуют активному внедрению в повседневную практику различных видов связи: телефонной, телеграфной, компьютерной и др. Особенно интенсивно в последние годы стала развиваться факсимильная связь. Сегодня наличие факсимильного аппарата (факса) - обязательный атрибут любой уважающей себя фирмы. Передача по факсу различных документов становится повседневной реальностью. Телефакс - это торговое наименование офисных факсимильных аппаратов. Его усеченное наименование «факс» стало практически узаконенным для обозначения абонентского номера факсимильного аппарата в телефонной сети и собственно сообщения, полученного или отправленного с помощью телефакса. Однако термин «факс», используемый для обозначения факсимильного аппарата, пока рассматривается как жаргонный.

Под факсимильной связью обычно понимают метод передачи на расстоянии графической и буквенно-цифровой информации, а такие рукописных сообщений с воспроизведением на принимающем устройстве в форме, аналогичной переданной.

Факсимиле означает точное воспроизведение фиксированного плоского изображения на твердом носителе (чаще всего бумаге) фотоэлектрическим способом. Сама идея передачи изображений по линиям проводной связи не нова и впервые предложена еще в 1842 г.; а первая работающая факсимильная машина появилась на свет через 12 лет, в 1854 г. Факсимильные машины стали особо популярны во второй половине 60-х гг.

В подавляющем большинстве случаев для передачи факсимильных сообщений используется телефонная сеть. Поэтому схема коммутации и соединения абонентов факсимильной связи осуществляется таким же образом, как и при обычной телефонии.

Факсимильный аппарат содержит телефон, устройство считывания и воспроизведения оптического изображения и ряд вспомогательных узлов, расположенных в одном корпусе. Система, обеспечивающая электронную передачу обычного текста, чертежей, фотографий, должна обеспечить сканирование документа на передающей стороне, преобразование информации в форму, пригодную для передачи по имеющемуся каналу связи, и формирование на бумажном носителе на принимающей стороне дубликата - факсимиле - исходного документа. В состав любого телефакса входят сканер для считывания документа, модем, передающий и принимающий информацию по телефонной линии, а также принтер, печатающий принимаемое сообщение на термо- или обычной бумаге.

При автономной работе персонального компьютера и телефакса для передачи факсимильных сообщений необходима предварительная распечатка документа на бумаге с достаточным для сканера телефакса контрастом. Пользователи персонального компьютера могут отказаться от промежуточного этапа переноса сообщения на бумагу. Для этого необходимо, чтобы телефакс имел стандартный разъем для подключения к персональному компьютеру и программное обеспечение для форматирования и переноса данных из персонального компьютера в телефакс.

Другим, более эффективным, решением может быть установка в персональном компьютере автономно работающей факс-модемной платы, которая поставляется с пакетом необходимых программ. Выбор между факсимильными (факс-модемными) платами и внешними модемами (факс-модемами) - в основном вопрос стоимости и удобства. Внешний модем имеет свой корпус и источник питания и подключается к свободному последовательному порту персонального компьютера. Встраиваемый модем занимает один разъем расширения на системной плате, а также адресное пространство и другие системные ресурсы одного из последовательных портов.

Большинство современных факсов позволяет организовать связь не только между факсимильными аппаратами, но и между компьютером и телефаксом. При работе с факс-модемом указанная задача решается с помощью соответствующих программ, обеспечивающих необходимое преобразование форматов. Использование факс-модема позволяет применить для подготовки, приема и передачи сообщений мощные вычислительные ресурсы и память персонального компьютера. Программная поддержка факс-модема обычно предусматривает соединение и набор заданного номера абонента, архивирование сообщений, создание каталогов, рассылку по списку адресов, отправление в заданное время, автоответ и др.

Факс-модем не эквивалентен по своим функциональным возможностям факсимильному аппарату. Основное отличие заключается в том, что в состав факсимильного аппарата всегда входит сканирующее устройство, обеспечивающее считывание любого контрастного изображения с листа бумаги, а плата - только передачу изображения или текста, хранящихся в цифровом виде в памяти компьютера. Кроме того, плата является не самостоятельным устройством, а расширением персонального компьютера и может функционировать при включенном состоянии последнего.

Системы транспортировки сообщений между людьми с помощью компьютеров очень часто называют системами электронной почты. В электронной почте транспортная служба имеет дело с файлами, обрабатываемыми компьютерами, а не с бумагой, транспортируемой с помощью различных физических средств, как это делается в классических почтовых системах. С учетом этого определим электронную почту как службу почтовой связи, в которой доставка сообщений осуществляется электронными методами с помощью компьютеров.

Высокая скорость передачи информации и надежность (при относительно низкой стоимости услуг) позволяют электронной почте качественно изменить роль почтовой коммуникации. Появляется уникальная возможность быстро ознакомить любой круг корреспондентов (как бы далеко друг от друга они ни находились) с различными документами, проектами и т.п., оперативно получить реакцию на эти материалы, при необходимости повторить такой процесс многократно. Возникновению электронной почты способствовало также увеличение объема деловой переписки и широкое внедрение в делопроизводство оборудования для автоматизации подготовки и обработки документов. В результате большая часть учрежденческой корреспонденции может быть доставлена получателю не в виде оригинала сообщения, а в виде его копии с использованием средств электросвязи. Электронная почта заменяет физическую транспортировку сообщений передачей их содержания. Адресат получает сообщение в виде твердой копии на бумаге или в виде изображения на экране терминала. Пересылаемая по электронной почте информация называется сообщением или письмом.

Основной информационный поток в системе электронной почты приходится на локальные сети, которые обычно связывают ПК, находящиеся в одном учреждении. Это дает возможность объединить и рационально использовать компьютерные ресурсы, а также резко сократить бумажный документооборот.

Локальная сеть возникла в связи с необходимостью передавать данные с высокой скоростью в пределах небольшой территории, например одного здания или группы зданий, при значительно меньших затратах вместо использования для передачи данных сетей общего пользования. Локальные сети позволяют пользователям сочетать преимущества автономной обработки информации с возможностями индивидуального доступа к общим информационным ресурсам офиса, а также к внешним ресурсам.

К основным требованиям, предъявляемым к сетям, относятся: простота использования, высокая скорость передачи информации, низкая стоимость и соблюдение секретности. При организации локальной сети разработчик обычно сталкивается с выбором: передающей среды; конфигурации сети и протоколов, управляющих ее работой; инструментальных средств. Кроме того, следует выбрать метод передачи сообщений в сети.

7. Прочие средства оргтехники

организационный полиграфия электросвязь

К банковской оргтехнике относятся специализированные машины и устройства, предназначенные для обработки купюр, монет, различного рода пластиковых кредитных и прочих карт. Технология обработки наличности в современном банке подразумевает, как минимум 4 этапа: прием, учет и обработка наличности, упаковка для длительного хранения (касса пересчета), обмен и / или размен иностранных валют (обменный пункт) и, наконец, выдача наличных денег клиентам банка (касса выдачи). Первые три этапа требуют проверки подлинности банкнот. На всех перечисленных участках банковского производства возникают похожие задачи, а именно: снижение трудозатрат, уменьшение риска ошибок или злоупотреблений со стороны персонала, облегчение контроля за движением средств, систематизация сведений о поступлении и расходе наличности и т.п.

Решение этих задач невозможно без высококлассной организационной техники.

К техническим средствам, помещенным в группу «Другие средства оргтехники», относятся такие, которые не могут быть однозначно отнесены к какой-либо другой группе: сканеры, компьютерные аксессуары, в т.ч. средства защиты при работе на ПК и средствах оргтехники и пр.

Сканерами называются устройства для оптического считывания и ввода в компьютер документов, выполненных на бумажных (или «твердых») носителях, т.е. создание в компьютере электронной копии изображения. Изображение может быть текстом, рисунком, фотографией, диаграммой и пр.

Несмотря на большое многообразие сканеров, практически все они основаны на едином принципе считывания данных.

Как работает сканер? Лампа освещает сканируемый текст, отраженные лучи попадают на фотоэлемент, состоящий из множества светочувствительных ячеек. Каждая из них под действием света приобретает электрический заряд. Аналого-цифровой преобразователь ставит в соответствие каждой ячейке числовое значение, а плата интерфейса передает считанные данные в ПК.

Применение сканеров имеет широкий диапазон и находится в постоянном развитии. В частности, их можно использовать в:

настольных издательских системах;

системах обработки документов;

системах автоматизированного проектирования;

системах передачи информации (факс + модем + сканер = факс-машина).

Существует множество моделей сканеров, однако в основу классификации можно положить всего несколько основных критериев: конструкцию, типы обрабатываемых изображений, особенности аппаратного и программного интерфейса с компьютером.

Использование компьютерных аксессуаров - необходимое средство удовлетворения жестких требований современной эргономики и охраны здоровья. Можно усмотреть прямую зависимость роста профессиональных заболеваний от интенсивности работы с компьютером. При этом виной являются не сами компьютеры, а несоблюдение правил безопасности при работе неправильная организация рабочего места и т.п. Все компьютерные аксессуары можно условно классифицировать следующим образом:

средства хранения и транспортировки дискет и компакт-дисков (коробки, боксы, контейнеры и пр.);

многофункциональные стационарные средства для хранения носителей, размещения дополнительных приспособлений и т.д.;

средства зашиты здоровья от негативного воздействия технических средств (экранные фильтры различного типа и назначения, подставки под кисти рук и т.п.);

средства защиты технических средств от воздействия окружающей среды (жесткие и гибкие чехлы и пленки для клавиатуры и функциональных блоков технического средства);

средства, расширяющие функциональные возможности компьютера или средств оргтехники (манипуляторы различной конструкции, коммутаторы, коммутационные кабели и т.п.);

средства обслуживания и ремонта (специализированные наборы инструментов для ремонта ПК и средств оргтехники, чистящие жидкости и салфетки, вакуумные пылесосы и пр.);

средства эргономики (коврики для мыши, подставки для мониторов и принтеров, специальные столы для техники, зажимы для бумаг и т.п.).

Группа офисной мебели и оборудования включает в себя наборы специализированной мебели для организации профессионально ориентированных рабочих мест персонала офиса, а также оборудование, создающее комфортные условия труда.

8. Концепция электронного офиса

Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективности деятельности персонала офиса считается концепция электронного (автоматизированного) офиса. В этом случае речь идет о комплексном использовании современных технических средств для автоматизации процедур и функций управления (обработка текстов, их редактирование, хранение и поиск, передача информации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса, некоторые аспекты процесса подготовки и принятия решения и т.д.), средств программной поддержки, подходов к проектированию помещений офиса, охраны труда персонала.

Внедрение в разных сферах электронных офисов оказалось реальным прежде всего благодаря повсеместному распространению ПК с открытой архитектурой, позволяющей конфигурировать машины с ориентацией на выполнение конкретных работ, разнообразных проблемно-ориентированных программных продуктов (в частности, Мicrosoft Office), а также всевозможных высокоэффективных средств оргтехники.

Несмотря на сравнительно небольшой срок, концепция электронного офиса уже прошла в своем развитии два этапа, и в настоящее время успешно реализуется третий. Для первого этапа была характерна ориентация на автоматизацию рутинных, часто повторяющихся операций, осуществляемых секретарями или техническим персоналом офиса, учреждения. Характерным примером таких операций являются машинописные работы. Для повышения производительности труда при их выполнении были созданы так называемые устройства обработки текстов (организационные автоматы), позволяющие быстро исправлять и редактировать различные документы, а также создавать и использовать шаблоны при подготовке документов.

На втором этапе развития автоматизированных офисов отдельные устройства объединялись с помощью внутренних линий связи в единую сеть, что позволяло осуществлять ряд дополнительных функций, таких, как автоматизированная связь между различными рабочими местами, совместная работа над документами, автоматизированный контроль исполнения документов и др.

Третий этап развития электронных (автоматизированных) офисов связан с широким применением ПК и созданием на их основе автоматизированных рабочих мест (АРМ). АРМ объединяются посредством коммуникационных средств в единую систему (сеть), имеющую доступ ко всем вычислительным ресурсам офиса, базам данных, а также к внешним источникам информации. При этом значительно ускоряется возможность информационного обмена между пользователями сети, автоматизируются некоторые традиционные операции, связанные с приемом и отправкой корреспонденции и других документов по каналам связи.

...