Делопроизводство по устным и письменным обращениям граждан

Размещено на http://www.allbest.ru/

Делопроизводство по устным и письменным обращениям граждан

1. Виды обращений граждан

В соответствии с Конституцией Республики Беларусь все граждане Республики Беларусь имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок.

Иностранные граждане и лица без гражданства, находящиеся на территории Республики Беларусь, пользуются правом на обращение наравне с гражданами Республики Беларусь в пределах их прав и свобод, установленных законодательством Республики Беларусь.

Существуют три основных вида обращения граждан: предложение, заявление, жалоба. Они могут быть как индивидуальными, так и коллективными, как письменными, так и устными, как разовыми, так и повторными. Бывают и анонимные обращения.

Предложение - вид обращения, цель которого, во-первых, обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, предприятий, учреждений или общественных организаций, а во-вторых, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных в обращении задач.

Заявление - вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан. Выражая просьбу личного или общественного характера, заявление может сигнализировать и об определенных недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, общественных организаций. В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не предлагаются способы решения поставленных задач.

Жалоба - вид обращения, в котором идет речь о нарушении субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан. Как правило, в жалобе содержатся не только информация о нарушении субъективных прав и просьба об их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и отдельных граждан, в результате необоснованных действий которых либо необоснованного отказа в совершении предусмотренных законом действий произошло, по мнению заявителя, нарушение его субъективных прав.

Индивидуальное обращение - обращение одного гражданина в государственный орган, иную организацию (к должностному лицу).

Коллективное обращение - обращение двух и более граждан в государственный орган, иную организацию (к должностному лицу).

Письменное обращение - обращение гражданина (граждан) в государственный орган, иную организацию (к должностному лицу), изложенное в письменной форме.

Устное обращение - обращение гражданина (граждан), высказанное им (ими) на личном приёме должностному лицу государственного органа, иной организации. делопроизводство письменное обращение гражданин

Повторное обращение - обращение гражданина (граждан) по одному и тому же вопросу в один и тот же государственный орган, иную организацию (должностному лицу).

Анонимное обращение - обращение гражданина (граждан) в государственный орган, иную организацию (к должностному лицу), в котором не указаны его фамилия, имя, отчество, либо данные о месте жительства и (или) работы (учёбы), либо отсутствует личная подпись гражданина (граждан).

Во многих случаях предложения, заявления, жалобы выступают в чистом виде, т.е. в самом их содержании имеются признаки обращения только одного определенного вида. Так, например, заявление о назначении пенсии является заявлением в чистом виде, жалоба на грубость работника отдела писем администрации области также является жалобой в чистом виде и т.п.

Однако часто встречаются обращения, носящие смешанный характер. Так, в одном обращении может быть заявление об освобождении от налога и жалоба на неправильные действия работника финансового органа и т.д.

Нормативными документами устанавливается порядок, в соответствии с которым обращения граждан подаются в органы, компетентные в разрешении данного вопроса. Жалобы подаются в те органы и тем должностным лицам, которым подчинены органы и лица, чьи действия обжалуются. Государственные и общественные органы и лица, к ведению которых не относятся вопросы, поставленные в обращениях, должны не позже чем в пятидневный срок направить их по принадлежности, известив об этом заявителя. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба.

Руководители государственных органов, иных организаций обязаны организовывать работу по рассмотрению обращений граждан в соответствии с требованиями Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан", иных актов законодательства Республики Беларусь об обращениях граждан и принимать в пределах своей компетенции необходимые меры для полного, объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения обращений. Ответственность за организацию работы с обращениями граждан несут руководители государственных органов, иных организаций.

Должностные лица государственных и общественных органов обязаны также проводить личный прием граждан. Для этого устанавливаются дни и часы, в том числе и в вечернее время, как по месту работы, так и по месту жительства граждан.

Руководители учреждений должны сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях, принятых по их обращениям. Закон устанавливает, что если гражданин не согласен с решением по его вопросу, он имеет право обжаловать это решение тому должностному лицу, которому подчинены государственный или общественный орган либо должностное лицо, принявшее обжалуемое решение.

Обращения разрешаются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие законодательного изучения - безотлагательно, но не позднее чем через 15 дней. Срок рассмотрения жалоб может продлеваться, если та или иная жалоба требует специального изучения и дополнительных проверок.

2. Нормативно-правовые документы, регламентирующие делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан, и их практическое использование

При работе с письменными и устными обращениями граждан необходимо руководствоваться следующими нормативно-правовыми документами:

· Закон Республики Беларусь от 6.06.1996 г. № 407 ХIII "Об обращениях граждан" с изменениями и дополнениями от 1.11.2004 г. № 340-З;

· Декрет Президента Республики Беларусь от 14.01.2005 г. № 2 "О совершенствовании работы с населением";

· Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005 №285 "О мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь" от 14.01.2005 г. № 2 "О совершенствовании работы с населением" и внесении изменений и дополнения в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь;

· Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 26.05.2005 г. № 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" с изменениями и дополнениями.

Указ Президента Республики Беларусь от 15.10.2007 №498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц".

Закон Республики Беларусь "Об обращения граждан" состоит из трех глав. Первая глава содержит общие положения, в которых определены понятия обращения граждан, сфера действия закона, права граждан на обращения, гарантии прав граждан при рассмотрении обращений, а также организация работы по рассмотрению обращений.

Вторая глава описывает порядок обращения граждан в государственные органы, иные организации, к должностным лицам, а также порядок рассмотрения обращений. В частности, определены требования, предъявляемые к письменным обращениям, сроки направления обращений, порядок рассмотрения письменных обращений, сроки рассмотрения обращений, порядок личного приема граждан, повторные обращения граждан и работа с ними, порядок рассмотрения обращений, поступивших из СМИ, права граждан при рассмотрении обращений, а также обязанности должностных лиц государственных органов, иных организаций при рассмотрении обращений.

Глава третья определяет ответственность за нарушение законодательства об обращениях граждан, определяет порядок погашения расходов, связанных с рассмотрением обращений граждан.

Декрет Президента Республики Беларусь "О совершенствовании работы с населением" описывает порядок ведения книги замечаний и предложений по письменным обращения граждан, работу руководителей организаций, вышестоящих организаций и контролирующих органов по выполнении Декрета.

Постановление Совета Министров Республики Беларусь "О мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь" от 14.01.2005 г. № 2 "О совершенствовании работы с населением" и внесении изменений и дополнений в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь описывает форму, порядок выдачи, регистрации, ведения и хранения книги замечаний и предложений. Здесь же указан перечень мест реализации организациями, индивидуальными предпринимателями товаров, выполнения работ или оказания услуг, в которых должна находиться книга замечаний и предложений.

Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 26.05.2005 г. № 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" разъясняет порядок ведения делопроизводства по данному вопросу.

Указ Президента Республики Беларусь от 15.10.2007 № 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" описывает порядок первоначального рассмотрения обращений граждан, обжалования решений по обращениям, процедуру делопроизводства по обжалуемым решениям, а также работу по обращениям, поступившим из СМИ. В нём утверждён перечень государственных органов, иных организаций, ответственных за рассмотрение обращений по существу в отдельных сферах жизнедеятельности населения. Описаны требования, касающиеся оформления обращений, критерий завершения делопроизводства по обращению. Приведены случаи, когда обращение не подлежит рассмотрению. Описывается порядок личного приёма граждан должностными лицами и руководителями административных органов, анализа работы организаций по обращениям граждан, проверки соблюдения в подотчётных организациях порядка рассмотрения обращений, в том числе действия в случае его нарушения.

3. Ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан

Делопроизводство по заявлениям, предложениям и жалобам граждан ведется отдельно от общего делопроизводства. Все поступающие обращения граждан в офисы, учреждения, организации или на предприятия должны быть зарегистрированы в регистрационно-контрольных карточках в день их поступления и переданы на рассмотрение в тот же день. На обращении не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции возможны при необходимости детализации порядка исполнения. Срок рассмотрения обращений граждан, который исчисляется с момента получения документа, установлен не позднее 1 месяца со дня поступления, а не требующего дополнительного изучения и проверки - не позднее 15 дней.

Конверты от поступающих обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения и в некоторых других случаях.

Письменные обращения, не содержащие подписи граждан с указанием фамилии, имени и отчества, данные о месте жительства или работы (учебы), считаются анонимными и рассмотрению не подлежат, за исключением тех, в которых содержатся сведения о преступлении.

При личном приеме граждан их устные и письменные обращения также подлежат регистрации в установленном порядке.

Регистрационный индекс и дата регистрации обращения указываются в регистрационном штампе, расположенном в правом нижнем углу или на другом свободном от текста месте первой страницы. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например, Д-23).

Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно-учетной карточки указывается регистрационный индекс первого обращения. В правом верхнем углу повторного обращения и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка "повторно" и подбираются предшествующие документы за период не более двух лет со времени поступления первого обращения.

Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различными адресатами и поступившие для рассмотрения в один и тот же орган, учреждение, организацию, на предприятие, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера, проставляемого через дефис. Например, Д-23-1, Д-23-2.

Регистрационно-контрольные карточки заполняются не менее чем в двух экземплярах. Один экземпляр карточки вместе с обращением передается исполнителю, второй помещается в контрольную картотеку.

Контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан возлагается на должностных лиц или структурные подразделения, осуществляющие непосредственное ведение делопроизводства по письменным и устным предложениям, заявлениям и жалобам граждан. Обращения граждан, направленные в соответствующие органы различными адресатами по одному и тому же вопросу, на которые необходимо дать ответ о результатах рассмотрения обращения, берутся на особый контроль. В этом случае на всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек и на обращениях в правом верхнем углу проставляется штамп "Контроль" или знак контроля "К". Контроль завершается только после вынесения решения и принятии исчерпывающих мер по разрешению обращения. Если даются промежуточные ответы, то документ не снимается с контроля. Решение о снятии с контроля обращений граждан принимает руководители и другие должностные лица органов, ответственных за своевременное и правильное рассмотрение обращений граждан.

Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их решением, а также документы по личному приему граждан формируются в дело для обеспечения их сохранности и оперативного поиска в справочных целях.

Срок хранения обращений граждан, материалов, связанных с их рассмотрением, - 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет с даты последнего рассмотрения).

Дела по обращениям граждан передаются в архив через год после завершения делопроизводства по ним.

По истечении установленного срока хранения обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению в порядке, устанавливаемом республиканским органом государственного управления, в ведении которого находятся вопросы архивов и делопроизводства.

Размещено на Allbest.ru