Организация работы с документами, содержащими коммерческую и служебную тайну

Размещено на http://www.allbest.ru/

Организация работы с документами, содержащими коммерческую и служебную тайну

1. Состав и направления защиты конфиденциальной информации

В современной рыночной экономике обязательным условием успеха предпринимателя в бизнесе, получения прибыли и сохранения в целостности созданной им организационной структуры является обеспечение экономической безопасности его деятельности. Одна из главных составных частей экономической безопасности - информационная безопасность, достигаемая за счет использования комплекса систем, методов и средств защиты информации предпринимателя от возможных злоумышленных действий конкурентов и с целью сохранения ее целостности и конфиденциальности.

Информация, используемая предпринимателем в бизнесе и управлении предприятием, банком, компанией или другой структурой (далее по тексту фирмой), является его собственной или частной информацией, представляющей значительную ценность для предпринимателя. Эта информация составляет его интеллектуальную собственность.

Ценность информации может быть стоимостной категорией и отражать конкретный размер прибыли при ее использовании или размер убытков при ее утере. Информация становится часто ценной ввиду ее правового значения для организации или развития бизнеса, например учредительные документы, программы и планы, договоры с партнерами и посредниками и т.д. Ценность может отражать ее перспективное научное, техническое или технологическое значение.

Коммерческая ценность информации, как правило, недолговечна и определяется временем, необходимым конкуренту для выработки той же идеи или ее хищения и воспроизводства, опубликования и перехода в число общеизвестных. Степень ценности информации и необходимая надежность ее защиты находятся в прямой зависимости.

Перечень ценных сведений, составляющих тайну фирмы, является постоянным рабочим материалом руководства фирмы, службы безопасности и конфиденциальной документации. Он регулярно обновляется, корректируется и представляет собой инвентарный список сведений о конкретных работах, конкретной продукции, конкретных исследованиях, конкретных контрактах и т.п.

В каждой позиции перечня рекомендуется указывать гриф конфиденциальности сведений, фамилии сотрудников, имеющих право доступа к ним и несущих ответственность за их сохранность, срок действия грифа или наименование события, снимающего это ограничение, виды документов и баз данных, в которых эти сведения фиксируются и хранятся.

Аналогичные перечни в качестве разделов, входящих в общий перечень сведений, составляющих тайну фирмы, могут иметь ее крупные структурные подразделения.

На основе перечня сведений составляется и ведётся перечень (список) документов фирмы, подлежащих защите и имеющих соответствующий гриф ограничения доступа.

Под конфиденциальным (защищаемым, закрытым) документом, т.е. документом, к которому ограничен доступ персонала, понимается необходимым образом оформленный носитель ценной документальной информации, составляющей интеллектуальную собственность предпринимателя.

Гриф ограничения доступа к документу или гриф конфиденциальности представляет собой служебную отметку (реквизит), которая проставляется на носителе информации или сопроводительном документе.

Информация и документы, отнесенные к предпринимательской тайне, имеют несколько уровней грифов ограничения доступа, соответствующих различным степеням конфиденциальности информации:

? первый, низший и массовый уровень - грифы "Коммерческая тайна", "Конфиденциально", "Конфиденциальная информация";

? второй уровень - "Коммерческая тайна. Строго конфиденциально", "Строго конфиденциально", "Строго конфиденциальная информация", "Конфиденциально - Особый контроль".

В практической деятельности может использоваться также одноуровневая система грифования (грифов только первого уровня) или иногда - трехуровневая, при которой вводится высший по значимости гриф - "Коммерческая тайна особой важности".

Под обозначением грифа всегда указывается номер экземпляра документа, срок действия грифа или иные условия его снятия, а также уточняющие отметки типа - "Лично", "Только адресату" и др.

Гриф конфиденциальности присваивается документу:

? исполнителем на стадии подготовки проекта документа;

? руководителем структурного подразделения или руководителем фирмы на стадии согласования или подписания документа;

? адресатом (получателем) документа на стадии его первичной обработки в службе конфиденциальной документации.

Изменение грифа конфиденциальности документа производится при изменении степени конфиденциальности содержащихся в нем сведений. Основанием для изменения или снятия грифа конфиденциальности являются:

? соответствующая корректировка перечней конфиденциальных сведений или конфиденциальных документов фирмы;

? истечение установленного срока действия грифа;

? наличие события, при котором гриф должен быть изменен или снят (например, окончание действия контракта, требование заказчика продукции, опубликование описания изделия в печати, патентование изобретения и т.п.).

После снятия грифа документ передается в службу открытой документации фирмы. Об изменении или снятии грифа делается отметка на самом документе, удостоверяемая росписью руководителя, подписавшего или утвердившего этот документ. О внесении в документ такой отметки сообщается заинтересованным лицам и предприятиям.

В целях своевременного изменения или снятия грифа конфиденциальности с документов рекомендуется регулярно просматривать учетные (инвентарные) картотеки (журналы, списки) конфиденциальных документов и выявлять те документы, которые могут быть удалены из банка контролируемых и защищаемых документов.

Коммерческая тайна (КТ) - это производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая или иная документированная информация, используемая для достижения коммерческих целей (получения прибыли, предотвращения ущерба), которую предприниматель считает конфиденциальной. К конфиденциальным сведениям относятся прежде всего идеи, технологии, особенности коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать, прибыль фирмы и т.п.

Сведения, содержащие КТ фирмы, можно условно разделить на две группы:

· научно-техническая (технологическая) информация;

· деловая информация.

Научно-техническая информация такого рода включает:

· сведения о конструкциях машин и оборудования, разработанных фирмой;

· чертежи, схемы;

· используемые материалы;

· рецептуры;

· методы и способы производства (особенно вновь разрабатываемых изделий);

· новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования;

· созданное программное обеспечение ПЭВМ.

Деловая конфиденциальная информация содержит:

· сведения о финансовой стороне деятельности организации, за исключением финансовых отчетов (состояние расчетов с клиентами, задолженность, кредиты и т.п.);

· сведения о размере прибыли, себестоимости произведенной продукции;

· планы развития организации, предприятия (тактические и стратегические);

· планы и объемы реализации продукции (планы маркетинга, данные о характере и объеме торговых операций, уровнях цен, наличии товаров);

· анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность экспорта и импорта, предполагаемое время выхода на рынок;

· планы рекламной деятельности;

· списки торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов, сведения о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении, проводимых операциях и объемах, условиях действующих и заключаемых контрактов и др.

Состав и объем сведений, составляющих КТ фирмы, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа к конфиденциальной информации, а также правила ее использования определяются руководителем. Руководитель может привлечь для проведения этой работы специалистов-аналитиков.

Органы государственной власти и местного самоуправления не вправе вмешиваться в определение и охрану коммерческой тайны организации (фирмы), за исключением случаев, предусмотренных законом.

Обеспечение защиты КТ включает:

· установление правил отнесения информации к КТ;

· разработку и доведение до лиц, допущенных к сведениям, составляющим КТ, инструкций по соблюдению режима конфиденциальности;

· ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ;

· ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ;

· использование организационных, технических и иных средств защиты конфиденциальной информации;

· осуществление контроля над соблюдением установленного режима охраны КТ.

Для ограничения доступа к информации, содержащей КТ, руководитель издает специальный приказ о введении "Перечня сведений, содержащих КТ организации (фирмы)", мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к данной информации, и правил работы с документами, имеющими гриф "КТ". Сотрудники, имеющие отношение к данному приказу, должны под расписку ознакомиться с ним.

Приказом руководителя фирмы назначается должностное лицо (либо создаётся структурное подразделение конфиденциальной документации), ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с документами, содержащими КТ, является основной служебной обязанностью, или секретарь, для которого эти функции будут дополнительными.

2. Обработка поступивших и отправляемых конфиденциальных документов

Все поступающие (входящие) документы с грифом "КТ" принимает и вскрывает специально назначенное должностное лицо или секретарь, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия в конверте (пакете) одного или нескольких документов с грифом "КТ" составляют акт в двух экземплярах, один из которых направляют исполнителю.

Если документ с грифом ограничения доступа поступил в организацию (фирму), то этот гриф не может быть снят даже в случае, когда данный документ не входит в указанный выше перечень организации. Гриф может быть изменен только в сторону повышения уровня конфиденциальности, потому что фирма обязана защищать не только свои секреты, но и секреты всех юридических и физических лиц, установивших контакт с данной фирмой.

Конвертование и отправка конфиденциальных документов осуществляются сотрудником службы конфиденциальной документации фирмы. Отправка документов лично исполнителями не допускается.

Конфиденциальные документы упаковываются в два пакета, т. е. производится их двойное пакетирование. На внутреннем пакете указываются: гриф конфиденциальности, фамилия лица, которому документ адресуется, номера вложенных документов, при необходимости ставится пометка "Лично". Внутренний пакет опечатывается бумажными наклейками, на которых ставится печать "Для пакетов" или печать службы конфиденциальной документации фирмы. Внешний пакет оформляется в соответствии с Почтовыми правилами, указанные выше сведения на него не выносятся.

Пакеты с конфиденциальными документами пересылаются ценными отправлениями. Передача их в почтовое отделение фиксируется в почтовом реестре, копия которого с почтовым штемпелем помещается в соответствующее дело.

Чаще всего пакеты с конфиденциальными документами передаются адресатам курьерами (нарочными) фирмы. В этом случае двойное конвертование, как правило не применяется. Все необходимые отметки делаются на одном светонепроницаемом пакете, который опечатывается. Передача документов курьером фиксируется в разносной книге или реестре, расписке.

3. Учет конфиденциальных документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам

Учет конфиденциальных документов предусматривает не только регистрацию факта создания (издания) или получения документа, но и обязательную фиксацию всех перемещений документа по инстанциям, руководителям и исполнителям в процессе рассмотрения, исполнения и использования документов. Учет этих документов и их хранение всегда централизованы в подразделении конфиденциальной документации фирмы или у референта первого руководителя.

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в "Журнале регистрации документов с грифом "КТ". При значительном объеме документов могут быть заведены разные журналы для входящих, исходящих и внутренних документов организации (предприятия), содержащих гриф "КТ". Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруют, прошивают и опечатывают. В конце журнала в листе-заверителе дела указывают количество листов (цифрами и прописью).

Основной целью учета конфиденциальных документов является обеспечение их физической сохранности. Учет конфиденциальных документов решает следующие задачи:

? фиксирование факта поступления или издания документа;

? фиксирование местонахождения документа;

? обеспечение поиска документов при проверке их наличия или необходимости обращения к документу;

? обеспечение справочно-информационной и контрольной работы по документам;

? предупреждение утраты копий и экземпляров документа, черновиков и редакций, приложений и отдельных листов.

Для решения этих задач целесообразно вести следующие виды учета конфиденциальных документов фирмы:

? учет входящих (поступивших, входных) документов;

? учет подготовленных, изданных исходящих (отправляемых, выходных) и внутренних документов;

? инвентарный (выделенный) учет документов, дел и носителей конфиденциальной информации.

Автоматизированный справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам имеет вспомогательное значение и ведется совместно с банком данных на бумажных носителях. Автоматизированный банк данных реализует функцию справочного и поискового обслуживания пользователей, контроля исполнения документов и иногда работы персонала с электронными аналогами бумажных документов. Учетная функция сохраняется за традиционным банком данных.

Учет изданных конфиденциальных документов дополнительно решает следующие задачи:

? предотвращение утери черновиков и вариантов документа;

? подтверждение факта уничтожения всех черновых материалов, возникших в процессе исполнения документа;

? подтверждение факта передачи документа на отправку или исполнение, передачи его другим сотрудникам службы конфиденциальной документации.

Для учета изданных конфиденциальных документов исполнитель сдает сотруднику службы конфиденциальной документации:

? все экземпляры подписанного руководителем документа;

? приложения к документу (при наличии);

? черновики основного документа и приложений, редакции и варианты документа, рабочие записи;

? документ, послуживший основанием для составления данного документа.

О сдаче и уничтожении указанных материалов сотрудник службы конфиденциальной документации делает отметку в учетных карточках документов и во внутренней описи документов, находящихся у исполнителя. Отметка в учетной карточке заверяется росписями указанного сотрудника и исполнителя.

Факт уничтожения черновика и других материалов подтверждается также отметкой на копии документа, остающейся в деле службы конфиденциальной документации. Например; "Черновик уничтожен. Дата. Подпись сотрудника службы документации". Черновики и другие материалы уничтожаются в присутствии исполнителя путем сожжения или измельчения, исключающим возможность восстановления текста. Попытки исполнителей оставить в своем распоряжении какие-либо неучтенные материалы по исполненному конфиденциальному документу должны рассматриваться руководством фирмы как грубое нарушение трудовой дисциплины.

Регламентированные, обязательные проверки наличия конфиденциальных документов проводятся ежеквартально и по окончании календарного года. Нерегламентированные проверки осуществляются при смене руководителей подразделений, увольнении исполнителя, после завершения экстремальной ситуации. Если регламентированные проверки наличия охватывают все конфиденциальные документы, то при нерегламентированной проверке ограничиваются конкретной частью документации.

Проверки наличия документов проводятся специально назначаемой комиссией, в которую входят: заместитель руководителя фирмы, руководитель службы безопасности и другие лица.

По окончании календарного года специально созданная комиссия (выполняющая в этом случае роль экспертной) выполняет следующие работы:

· проверяет наличие всех документов с грифом "КТ";

· отбирает документы с грифом "КТ" для архивного хранения;

· отбирает документы с грифом "КТ" для уничтожения.

На документы с грифом "КТ", отобранных для уничтожения, составляют акт, утверждаемый руководителем организации (предприятия). Уничтожают документы в присутствии экспертной комиссии с помощью специальной машины (шрёдера) или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

В случае установления факта утраты документов с грифом "КТ" немедленно ставят в известность руководителя организации (предприятия) и принимают все меры к розыску документа. Руководитель назначает экспертную комиссию для расследования факта утраты.

Если розыск утерянных документов не принес положительных результатов, составляют акт. В "Журнал регистрации документов с грифом "КТ" вносят соответствующие отметки об утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом "КТ", производят проверку числящихся за ним документов и их передачу вновь назначенному лицу. Акт приема (передачи) этих документов утверждается руководителем организации (предприятия) или его заместителем.

4. Порядок работы персонала с конфиденциальными документами

Движение (выдача и возврат) документов с грифом "КТ" должно своевременно отражаться в "Журнале учета и выдачи документов с грифом "КТ".

При выдаче секретарем документа с грифом "КТ" работник, получивший его, должен сверить номер (индекс) полученного документа с номером (индексом) в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.

Выданные для работы документы с грифом "КТ" подлежат возврату секретарю в тот же день. С разрешения руководства организации (предприятия) отдельные документы с грифом "КТ" могут находиться у исполнителя в течение срока работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т.д.).

При возврате документа с грифом "КТ" секретарь сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе "Отметка о возврате" свою подпись и дату возврата документа.

Запрещается изъятие из дел или перемещение из одного дела в другое документов с грифом "КТ" без разрешения руководства и отметок в "Журнале регистрации документов с грифом "КТ".

В организации (на предприятии) должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом "КТ". Их должны копировать с разрешения руководства в специально выделенном помещении. Все копии документов с грифом "КТ" необходимо регистрировать в специальном журнале или в "Журнале регистрации документов с грифом "КТ". Количество документов с грифом "КТ" должно быть ограничено, причем каждый экземпляр готовят для заранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственность за сохранность документа. Все бракованные копии документа подлежат немедленному уничтожению.

Рассмотрение и исполнение электронных конфиденциальных документов и электронных аналогов бумажных документов сопровождается дополнительными требованиями к системе их безопасности. Для персонала централизованно разрабатывается иерархическая система идентифицирующих паролей, кодов и ключей для обеспечения разграничения доступа к информации.

Система утверждается приказом первого руководителя и доводится выборочно в строго индивидуальном порядке до каждого сотрудника фирмы под роспись. Обновление системы должно быть постоянным, что особенно важно при частой смене персонала.

Рабочее место сотрудника фирмы следует разместить таким образом, чтобы исключить возможность обозрения находящихся на столе конфиденциальных документов лицами, не имеющими к ним отношения. Рабочий стол не должен просматриваться через окно из соседних домов. Помещения, в которых конфиденциальная информация обрабатывается на ПЭВМ, должны иметь защиту от технических средств промышленного шпионажа.

Закончив работу на ПЭВМ сотрудник обязан:

? перенести конфиденциальную информацию на гибкие носители информации (дискеты, диски);

? стереть конфиденциальную информацию с носителей в ПЭВМ и записать шумовую информацию для предотвращения считывания остаточных сигналов;

? проверить наличие гибких магнитных носителей информации по внутренней описи и сдать их в службу конфиденциальной документации;

? блокировать ПЭВМ персональным ключом и отключить электропитание в помещении;

? запереть и опечатать помещение, сдать его под охрану.

После изготовления конфиденциального документа на принтере и при необходимости переноса текста на дискету информация в ПЭВМ также должна быть стерта с магнитного носителя. Факт уничтожения информации подтверждается росписями исполнителя и сотрудника службы конфиденциальной документации в карточке учета изданного документа.

Если на рабочем месте руководителя или исполнителя отсутствуют необходимые условия для работы с конфиденциальными документами, то ознакомление с документами и их исполнение осуществляются в специальном помещении службы конфиденциальной документации. Здесь же ведется работа с документами особой ценности.

При прекращении трудовых отношений работника с организацией (предприятием), в которой он имел допуск к документам с грифом "КТ", взятые им обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если трудовым контрактом не установлен иной срок. документ служебное конфиденциальная обработка

5. Учёт и хранение дел с конфиденциальными документами

Все дела и журналы (картотеки) учета документов с грифом "КТ" в обязательном порядке вносят в номенклатуру дел организации Номенклатура дел, предназначенная для систематизации конфиденциальных документов, может быть составной частью общей номенклатуры дел фирмы или существовать в качестве самостоятельного документа. По форме она не отличается от номенклатуры дел для открытых документов. Однако дополнительно в ней указываются: фамилия исполнителя (исполнителей), которому предоставлено право пользоваться делом, фамилия лица, ответственного за формирование и сохранность дела, инвентарный архивный номер дела, номер и дата акта об уничтожении, отметка о снятии грифа конфиденциальности и передаче дела на открытое хранение и другие сведения.

После окончания года она подшивается в дело, содержащее номенклатуры за прошлые годы. Дело находится на инвентарном учете.

Дела формируются централизованно в службе конфиденциальной документации, которая осуществляет их текущее и архивное хранение. Хранение дел с конфиденциальными документами на рабочих местах руководителей и исполнителей не разрешается.

Гриф конфиденциальности дела указывается на обложке. На внутреннюю сторону обложки переносится из номенклатуры фамилия исполнителя, которому дело выдается для работы. Одновременно с заведением дела заполняется карточка учета выдачи дела.

В дело помещаются только конфиденциальные документы. Хранить в одном деле конфиденциальные и открытые документы не разрешается. Также раздельно с различиями по доступу хранится конфиденциальная и открытая информация в памяти ПЭВМ.

При необходимости под одним заголовком могут заводиться конфиденциальные и неконфиденциальные дела. При снятии с документов грифа конфиденциальности они перемещаются в аналогичное дело без грифа, которое хранится в канцелярии или управлении делами фирмы. Это дает возможность ограничить число конфиденциальных дел и сделать защиту их более эффективной.

При передаче дел в архив на документы с грифом "КТ" составляют отдельную опись. Хранят такие документы в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

Размещено на Allbest.ru