Автоматизация документооборота и создание электронного офиса

Размещено на http://www.allbest.ru/

Лекция

Автоматизация документооборота и создание электронного офиса

1. Общие положения

автоматизация делопроизводство электронный сканер

Деятельность практически любого учреждения связана с созданием, обработкой, движением, поиском и хранением документов. Документы поступают в организацию от партнеров, клиентов, других учреждений; создаются в деятельности самой организации; передаются из подразделения в подразделение; поступают к руководству для принятия решения, внесения указаний по исполнению и подписанию; отправляются адресатам. Ни одно управленческое действие не обходится без создания документов. При этом следует учесть, что документооборот за последние годы значительно возрос. Это связано с упрощением изготовления, тиражирования и передачи документов. В этих условиях от повышения оперативности и четкости в работе с документами во многом зависит оперативность работы учреждения в целом. Современные информационные технологии заставляют фирмы переходить от простого использования персональных компьютеров и аппаратных средств к внедрению систем автоматизированного делопроизводства.

Проблема "офиса будущего" привлекла внимание специалистов различных сфер (от управленцев до программистов) практически сразу с появлением персональных компьютеров (ПК). В 70-х гг. XX в. проводилась идея создания "безбумажной конторы". Возможность ведения, обработки и передачи информации без бумаги, непосредственно через персональные компьютеры привела к мысли, что учреждения смогут работать только с информацией на персональных компьютерах, без бумаги.

Однако уже в 80-х гг. идея электронного рая и безбумажного делопроизводства стала разрушаться. Выяснилось, что электронным документам не доверяют финансовые и судебные органы. Соответственно партнеры и клиенты также хотят иметь в руках традиционные бумажные экземпляры документов со всеми необходимыми реквизитами, обеспечивающими их юридическую силу. Кроме того, сбои в работе техники могут привести к невосполнимой утрате важной информации. Существует и проблема несанкционированного доступа к электронным документам, особенно обострившаяся в условиях широкого использования информационных сетей. Несанкционированный доступ может привести к искажению документов и хищению информации, представляющей коммерческую ценность.

Таким образом, вместе с крахом идеи "безбумажного офиса" встал вопрос о необходимости поиска новых путей управления информационно-документационными ресурсами, основанных на сочетании электронного и традиционного способов работы с информацией и документами. На смену идее "безбумажного офиса" пришла идея электронного (автоматизированного) офиса.

Современные информационные технологии ставят новые проблемы перед специалистами службы документационного обеспечения, в том числе и перед секретарями. С одной стороны, это проблемы, связанные с выбором типов и видов оборудования, программного обеспечения, готовых программ, технологических решений, оптимальных для решения конкретных задач. С другой -- это необходимость еще более четкой проработки всех процессов, связанных с работой с информацией и документами. Причем решение последних проблем не менее важно, чем первых, так как без четкой постановки задач автоматизации делопроизводства нельзя приступать к выбору программных и аппаратных средств и т.д.

Необходимо помнить, что автоматизация офиса это не только и не столько покупка дорогостоящего оборудования и современных версий программ, построение сетей и обеспечение выхода в глобальные информационные сети, сколько четкое построение концепции электронного офиса применительно к задачам конкретной организации.

2. Концепция электронного офиса

Концепция построения электронного офиса предполагает четкую проработку всех участков автоматизации. При разработке концепции следует исходить из того, что мы хотим получить в итоге, какую пользу фирме может принести современное решение офисных технологий. Одним из важнейших участков в общей концепции электронного офиса, безусловно, является информационно-документационное обеспечение деятельности фирмы. Именно поэтому уже на этапе проектирования автоматизации офиса в работе должны участвовать специалисты в области документационного обеспечения.

Сравнительно недавно вопрос о выборе оборудования и программного обеспечения решался достаточно просто. Бы ла одна стандартная конфигурация ПК, одна операционная система, одна локальная сеть. Покупателю оставалось толь ко решить, сколько компьютеров ему необходимо и что с ни ми делать. Сейчас просто наличие компьютеров в офисе не означает, что он автоматизирован. Даже подключение персональных компьютеров в локальную сеть не говорят о наличии целостной системы информационно-документационного обеспечения. В современных условиях грамотно спроектировать электронный офис достаточно сложно, поэтому обычно фирмы обращаются к услугам системных интеграторов. Выбирая фирму -- системного интегратора, следует обратить внимание на перечень предлагаемых ею услуг: практически одинаковый набор услуг различные фирмы предлагают по различным ценам. Это не означает, что следует сразу выбирать услуги более дешевой фирмы, так как вполне возможно, что в перечень услуг не включен такой важнейший этап, как предпроектное обследование и консалтинг. Целесообразнее воспользоваться услугами фирмы, способной осуществить предпроектное обследование, спроектировать локальную сеть, произвести монтажные работы, поставить необходимое оборудование и программное обеспечение, разработать прикладное программное обеспечение произвести пусконаладочные работы, обучить персонал и обслуживать информационную систему в течение всего срока ее эксплуатации.

Как правило, системный интегратор совместно с заказчиком создает консультативную группу для проведения предпроектного обследования. В эту группу должен входить секретарь и другие специалисты службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Эти специалисты участвуют в постановке задач автоматизации информационного и документационного обеспечения деятельности фирмы.

На первый взгляд, все достаточно просто. Для подготовки текстовых документов используются современные текстовые редакторы (типа Word 7), для табличных документов -- электронные таблицы Excel, в работе по регистрации и контролю, систематизации документов -- СУБД ACCESS для Windows.

Однако это самое простое и недоработанное решение. Оно вряд ли принесет что-то новое по сравнению с действующей моделью делопроизводства на базе ПК индивидуальных пользователей. Для того чтобы получить максимум удобств от автоматизации делопроизводства, необходима четкая проработка всех задач документационного обеспечения управления уже на этапе проектирования модели электронного офиса. При этом желательно, чтобы фирма, обеспечивающая автоматизацию офиса, в выборе моделей сетей, типов к видов программного обеспечения и оборудования исходила именно на этих конкретных задач. В противном случае уже в начале эксплуатации системы потребуется существенная доработка, требующая дополнительных затрат времени и денег. Без их устранения такой электронный офис вместо удобства принесет лишь дополнительные хлопоты.

После выбора фирмы следует приступить к проработке задач, которые предстоит решить при проектировании офиса. Это следует делать уже начиная с этапа предпроектного обследования и консультаций.

Первая и важнейшая задача при работе с документами -- документирование деятельности фирмы. При ее решении необходимо для начала выделить все документируемые участки работы, затем составить максимально полный перечень видов документов. Определяя документируемые участки работы и перечень видов документов по каждому из них, следует исходить из функций и задач фирмы. При этом необходимо использовать учредительные документы фирмы (устав, учредительный договор, положение); документы, регламентирующие деятельность фирмы в целом (положение о персонале, положение о коммерческой тайне, свидетельства, сертификаты и др.); документы, регламентирующие деятельность структурных подразделений фирмы (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции специалистов и др.); документы, регламентирующие традиционное делопроизводство (инструкции по делопроизводству, перечни документов и др.). Кроме того, следует учесть требования действующего законодательства, определяющего состав основных документов учреждений различных организационно-правовых форм. При составлении перечней документов фирмы можно и нужно пользоваться также нормативными и нормативно-справочными документами в области документационного обеспечения управления (государственными стандартами на унифицированные системы документации, Государственной системой документационного обеспечения управления, Общегосударственным классификатором управленческой документации, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения и др.).

Для учреждения практически любой организационно-правовой формы можно выделить общие документируемые участки работы и основные документы по каждому из них:

документирование создания и реорганизации фирмы (устав, учредительный договор, положение, свидетельство о регистрации и др.);

документирование регламентации деятельности фирмы (положения, инструкции, штатное расписание, структура и штатная численность);

- документирование распорядительной деятельности (приказы, распоряжения, указания, постановления (решения) коллегиальных органов);

документирование коллегиальной деятельности (протоколы, повестки заседаний, документы к заседаниям и др.);

документирование планово-отчетной деятельности (текущие и перспективные планы, отчеты о работе);

документирование коммерческой деятельности (договоры, контракты, переписка, протоколы о намерениях);

документирование производственной деятельности (техническая документация, докладные записки по производственным вопросам, патентные предложения и др.);

документирование маркетинговой деятельности;

документирование справочно-информационной деятельности (справки, акты, письма, докладные записки);

документирование деятельности по управлению персоналом (положение о персонале, анкеты, тесты, аттестационные листы, приказы по личному составу, трудовые договоры (контракты, трудовые соглашения), учетные кадровые документы и др.);

документирование финансово-бухгалтерской деятельности (документы по обязательным формам отчетности, доверенности, кассовые ордера и др.).

Безусловно, что для каждой конкретной фирмы этот перечень будет гораздо полнее. Создание такого перечня потребует от секретаря достаточно кропотливой работы как с документами, с которыми работает сам секретарь, так и с документами, создающимися в структурных подразделениях фирмы. Однако без этого практически невозможно приступать к следующему этапу проектирования системы электронного делопроизводства.

Из общего перечня следует выделить те виды документов, которые являются наиболее используемыми и имеют типовую структуру (элементы) текста. Для таких документов создаются унифицированные формы (шаблоны). Унифицированная форма содержит типовой текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками (для заполнения переменной информацией). Причем шаблоны могут содержать скрытые подсказки для заполнения переменной информации, которые видны только на экране при подготовке документа и не выводятся на печать.

При подготовке шаблонов текстов учитываются требования государственных стандартов и альбомов унифицированных форм (общегосударственные и ведомственные). В составлении шаблонов принимает участие секретарь и сотрудники фирмы. Целесообразно наличие шаблонов распорядительных документов, протоколов, договоров, контрактов. Естественно, что можно воспользоваться и готовыми программами. Однако их надо предварительно просмотреть, выбрав наиболее приемлемые конкретно для вашей фирмы. Кроме того, не всегда в подготовке таких программ принимают участие специалисты документоведы. В ряде случаев программы разработаны достаточно давно и не учитывают современных нормативных требований.

Помимо шаблонов отдельных видов документов удобно иметь также набор типовых фраз и элементов текстов, которые используются в различных документах. Такие шаблоны документов и наборы типовых фраз, подготовленные один раз и установленные на ПК сотрудников, занимающихся составлением и оформлением документов, позволяют значительно ускорить процесс подготовки документов и улучшить их качество.

Перечень видов документов, набор унифицированных форм документов, набор типовых фраз и шаблонов, подготовленный секретарем, представляется в рабочую группу, занимающуюся проектированием модели электронного офиса для определения оптимальной модели программного обеспечения, введения и настройки шаблонов и опций.

Помимо этого следует поставить перед проектировщиками задачи установки информационных систем, необходимых для подготовки документов (правовых, справочных и др.); установки возможностей использования баз данных организации при подготовке текстов документов (баз данных по документам организации, баз данных по персоналу, партнерам и клиентам фирмы, продукции и услугам фирмы, ценам и др.). Так, например, при подготовке приказов по личному составу можно, используя базу данных по персоналу фирмы, автоматически вносить в текст документа данные о сотрудниках (должность, оклад, разряд и др.). При подготовке типовых писем (поздравлений, извещений о заседаниях, презентациях и др.) в предусмотренное для адресата место в шаблоне можно автоматически внести наименование конкретного адресата из соответствующей базы данных.

Рациональная организация документооборота

Важнейшей задачей проектирования системы электронного делопроизводства является рациональная организация документооборота. В рамках этой задачи следует выделить более конкретные основные этапы работы с документами:

прием-передача документов; регистрация и контроль исполнения документов;

информационно-справочная работа;

обеспечение сохранности;

систематизация и хранение документов.

Комплекс автоматизации делопроизводства должен позволять решить следующие задачи: интеграция с программами создания документов; регистрация всей поступающей, создаваемой и отправляемой документации; контроль движения документов и выполнения отдельных этапов работы с документами; ускорение движения документов между исполнителями; обеспечение сохранности документов и конфиденциальности в работе с документами, улучшение информационно-справочной работы; оптимальнее использование офисных площадей и персонала фирмы.

Прежде всего, весь документооборот организации должен быть представлен в виде четкой логической схемы движения документов. Это может быть общая схема движения документов в организации от момента их создания (получения) до завершения исполнения (отправки). Однако более целесообразно разработать отдельные схемы прохождения для документов определенных систем (организационных, распорядительных, справочно-информационных и др.). В современной зарубежной практике получила широкое применение практика разработки отдельных схем (процедур) прохождения каждого конкретного вида документа.

В рамках указанных подзадач приема-передачи, регистрации, контроля исполнения документов четко расписываются все процедуры, разрабатываются регистрационные и контрольные формы, определяется перечень необходимых выходных форм отчетности и др. Задачи должны быть поставлены таким образом, чтобы обеспечивать возможности ввода первоначальной и дополнительной информации по документам (резолюций, виз согласования, данных от исполнителей и лиц, ответственных за осуществление контроля исполнения, изменение срока исполнения документа, снятие с контроля, направление в дело). Секретарь разрабатывает регистрационно-контрольную форму, определяя необходимые поля для внесения данных о документе (сведений об авторе, адресате, содержании документа, дате получения и др.).

Автоматизированная регистрация документов особенно важна в современных условиях, когда документы поступают в учреждение по самым различным каналам связи (факсимильной, электронной почте и др.). При этом документы зачастую поступают непосредственно в структурные подразделения, минуя службу документационного обеспечения, что затрудняет формирование общей системы регистрации и, соответственно, создание единого справочно-информационного. массива по документам организации. На сегодняшний день, даже при наличии персональных компьютеров и сетей, процесс регистрации документов чаще всего осуществляется вручную. Таким образом, автоматизация процессов регистрации и контроля исполнения документов -- одна из важнейших задач создания общей автоматизированной системы работы с документами в офисе. Естественно, что основную роль в разработке моделей регистрационных форм и систем должны играть специалисты сферы документационного обеспечения управления.

В процессе постановки задач автоматизированной регистрации необходимо предусмотреть возможности автоматической регистрации всех получаемых (создаваемых) документов, автоматического заполнения некоторых полей регистрационно-контрольной карточки (дата регистрации, входящий номер). Заполнение определенных полей можно проводить с помощью выбора из раскрывающегося и пополняемого списка (автор документа, исполнитель, адресат и др.) Для этого уже на этапе постановки задач секретарю следует определить, с какими базами данных будут увязаны регистрационные регистрационные формы.

Только после подготовки подробной модели описания всех задач автоматизации делопроизводства с участием секретаря и других специалистов службы документационного обеспечения, ее обсуждения и проработки можно приступать к проектированию общей системы будущего электронного офиса.

3. Сканирование

Сканеры по конструкции делятся на пять основных типов: планшетные, роликовые, барабанные, слайд-сканеры и ручные. Какому из них отдать предпочтение зависит от предъявляемых требований к качеству и, разумеется, цены. Наиболее популярные планшетные сканеры обеспечивают необходимое для бизнес-приложений качество, пригодны и для полиграфических работ, отличаются простотой в пользовании.

Роликовые сканеры используются в основном только для сканирования текстов. Эти устройства работают по принципу протяжки оригинала над неподвижным считывающим элементом, как в факсе. Распространение роликовых сканеров вызвано необходимостью автоматизировать ввод поступающих текстовых документов, а также связано с успехом многофункциональных устройств, похожих на факс, в которых можно отдельно эксплуатировать сканирующий, печатающий и приемо-передающий узлы. Обычно они дешевле планшетных сканеров, но менее универсальны: через роликовый сканер можно пропустить только отдельный лист, а книгу или отчет приходиться расшивать, что не всегда возможно.

Барабанные и слайд-сканеры обеспечивают самое высокое качество, но они намного дороже остальных и требуют специальных технических знаний и навыков. Эти устройства предназначены для профессиональных издательств, дизайн-студий и репро-центров типографий.

Размещено на Allbest.ru