Унификация и стандартизация управленческой документации

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Лекция 2.1. Унификация и стандартизация управленческой документации

Место, роль и функции документов в управлении

Составной частью делопроизводства является документирование. Оно развивается по двум направлениям:

документирование по общим вопросам управления (общая документация), которая охватывает основную оперативную деятельность предприятия;

документирование специальных сторон управленческой деятельности (специальная документация), куда входит бухгалтерская, статистическая, техническая, военная и другая документация.

Основным объектом в делопроизводстве является документ, а также процесс работы с ним.

Документом - это информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.

Проект документа - предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

Исходящий документ - документ, отправленный из учреждения.

Входящий документ - документ, поступивший в учреждение.

Внутренний документ - документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.

Директивный документ - документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.

Инициативный документ - документ, послуживший началом рассмотрения определённого вопроса.

Нормативный документ - документ, в котором устанавливаются какие-либо правила, нормы.

Распорядительный документ - документ, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов.

Текстовый документ - документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма.

Документы широко используются в управленческой деятельности: они служат основанием для принятия решений, информационно-справочной работы, учета. В нормативных документах закрепляется государственное устройство. Они используются также как средство общения между организациями, между организациями и гражданами.

Любой документ отражает определенную информацию о процессах, происходящих в обществе, отдельном коллективе, и является основанием для принятия управленческого решения, чем и определяется его место в управлении.

Роль документа в управлении состоит в том, что он направлен на решение имеющейся или возникающей проблемы.

Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным документом.

В состав каждого документа входит ряд информационных элементов, характеризующих: 1) сам документ; 2) его целевое назначение; 3) занимаемое место в пространстве и времени. Такие информационные элементы называются реквизитами.

Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее сохранность и направление, а также возможность передать ее другому лицу. Следовательно, документ может выполнять несколько функций:

А) общие

информационная, включающая фиксацию, сохранность и передачу информации;

социальная, отражающая действительность, место и роль человека в обществе;

коммуникативная, организующая и поддерживающая информационные связи в обществе между отдельными элементами (документы определенного направления - указы, законы, жалобы, заявления и т.д.) и двухстороннего направления (переписка, договора и т.д.);

культурная, состоящая в фиксации и закреплении полученных знаний, традиций, этических норм и ценностей;

Б) специальные

управленческая, создающая документы для целей управления;

правовая, фиксирующая, закрепляющая и изменяющая правовые формы и правоотношения;

учетная, фиксирующая в цифровом выражении информацию, связанную с хозяйственной и другой деятельностью для анализа и контроля информации;

Значение той или иной функции со временем изменяется, как изменяется и роль самого документа.

Классификация документов

Для того, чтобы выработать определенные принципы составления и оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Классификация документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

В текущей работе классификация документов производится на этапе группировки их в дела. Это первичная ступень классификации. Необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела. Дело - это совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенных в твердую обложку, оформленную соответствующим образом. Нельзя подшить в одно дело документы с различным по характеру содержанием, например, письма об исполнении задания по строительству объекта и приказы о повышении квалификации сотрудников.

Классификация документов - необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления.

Документы классифицируются по различным признакам.

1) По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.

2) По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу и т.д.

3) По наименованию различают большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т.п.

4) По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.

Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организации своей системы, но носят рекомендательный характер.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Трафаретные документы изготавливаются типографским способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.

5) По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

6) По месту составления документы подразделяют на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении (в организации, на предприятии) для решения своих вопросов и не выходящие за его пределы. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения (организации, предприятия).

7) По срокам исполнения документы подразделяют на срочные и несрочные.

8) По происхождению документы бывают служебные и личные (именные).

9) По степени гласности выделяют документы обычные, секретные и для служебного пользования.

10) По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинные документы подразделяют в свою очередь на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например, по истечении срока действия.

11) По стадии создания документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика - документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия - документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставляется слово «копия») и соответствующим образом заверенный. Выписка из документа - копия части документа, а дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой, например, подлинника. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

12) По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет) и долговременного срока хранения (свыше 10 лет).

13) По роду деятельности документы подразделяются на системы документации: плановая, организационно-распорядительная, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительству, конструкторская, технологическая, по изобретениям и открытиям и т.п.

Стандартизация и унификация управленческой документации

Стандартизацию и унификацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда.

Стандартизация представляет собой установление на длительный промежуток времени общегосударственных и общеобязательных норм создания документов. документ стандартизация унификация

Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения.

Основными принципами унификации документов являются:

унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра-образца документа для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д.;

единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки терминологии и условных сокращений;

комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, поиска и подтверждения юридической силы документа;

сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники;

стабильность требований к документации. Поскольку формы документов используют достаточно длительное время, этот принцип станет более эффективным, если необходимые требования к документам будут установлены государственными и отраслевыми стандартами;

сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;

экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему управления, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения и др.

Существуют три способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.

Трафарет - это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета ряда приказов, заявлений в унифицированной системе документации (УСД) на организационно-распорядительные документы (ОРД).

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В УСД на ОРД анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки.

Таблица так же, как и анкета, представляет собой «разорванный» текст, но расположенный по другому принципу: постоянная информация размещена в заголовках граф и боковике, а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк. Достоинства текста, представленного в виде таблицы, заключаются в том, что он обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи. В УСД на ОРД в табличной форме представлены следующие документы: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.

Общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы» содержит классификацию унифицированных документов (УД) различных систем документации с их кодами.

Стандарт Республики Беларусь СТБ 6.10-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения» устанавливает порядок разработки и основные требования к унифицированным система документации (УСД). В нём даны требования к разработке унифицированных форм документов, порядок их разработки и регистрации, порядок введения унифицированных систем документации, введение и применение унифицированных форм документов. Здесь же даны определения ряда терминов.

Система документации - совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определённой сфере деятельности.

Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилами требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определённой сфере деятельности.

Унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенными на носителе информации в определённом порядке.

Код документа - идентификатор документа, выраженный при помощи кодового обозначения.

Реквизит документа - обязательный элемент служебного документа.

Постоянная часть реквизита документа - часть реквизита документа, наносимая при изготовлении бланка документа. Переменная часть реквизита документа - часть реквизита документа, фиксируемая на бланке в процессе его заполнения.

Работы по созданию унифицированных систем документации являются одним из направлений совершенствования процессов управления различными видами деятельности: статистикой, финансовой деятельностью, банковским делом, бухгалтерским учетом, внешней экономической деятельностью и т.д.

Целью создания УСД является определение и установление оптимального состава форм документов, а также совокупности их реквизитов. Основными задачами, решаемыми УСД, являются:

1) обеспечение методического и организационного единства в области разработки, применения и ведения унифицированных форм документов;

2) сокращение количества функционирующих форм документов;

3) упорядочение информационных потоков.

Работы по унификации документов включают:

1) установление номенклатуры действующих форм;

2) построение единой модели документов для групп однородных задач с использованием, как правило, формуляра-образца;

3) разработку структур документов;

4) создание общих синтаксических правил построения документа;

5) определение методов контроля информации документа.

Для унифицированных форм документов применяются форматы бумаги АЗ (297х420 мм), А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм), А6 (105 х 148 мм).

Международный стандарт ИСО 15489-2001 рассматривает управление документами как основу создания единых норм обмена информацией в процессе международной экономической деятельности.

Размещено на Allbest.ru