Документы и делопроизводство

Размещено на http://www.allbest.ru/

Общие сведения о предмете и его задачи

документ делопроизводство секретарь

Современное учреждение невозможно представить без секретаря.

Специалисты этой профессии способствуют улучшению организации труда руководящих работников и повышению его эффективности, являются посредниками между ними и остальными членами организации.

Предмет делопроизводство раскрывает основные аспекты труда профессионального секретаря, который должен обладать широким кругом знаний и умений.

Делопроизводство включает в себя:

- историю делопроизводства в нашей стране;

- организацию информационно-документального обслуживания;

- требования к документам;

- правила оформления документов;

- коммерческую корреспонденцию;

- организацию работы с документами;

- бездокументное обслуживание руководителя

Задача данного курса: показать значение работы с документами в жизни общества; воспитать у секретарей чувство ответственности за выполняемую работу; научить правильно и грамотно составлять любые документы согласно Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Общая характеристика профессии «Секретарь - референт»

Ни одно учреждение, организация, предприятие, фирма не могут существовать без руководителя, осуществляющего организационно-распорядительную деятельность.

В тоже время любой руководитель нуждается в секретаре-референте, берущем на себя его организационное и информационное - обслуживание, освобождающее его от нерациональной траты времени и умеющем поддерживать высокий авторитет руководителя.

Секретарь:

- связывает руководителя с внешним миром и сотрудниками фирмы;

- организует прием посетителей;

- ведет телефонные переговоры;

- организует совещания;

- вовремя получает, обрабатывает, докладывает информацию и документы;

- оформляет их, хранит и представляет по первому требованию.

Высококвалифицированному секретарю-референту поручается и подготовка документов.

В небольшой организации на секретаря возлагается все организационное и делопроизводственное обслуживание.

В крупных учреждениях секретарь есть в каждом структурном подразделении.

Работа секретаря многопрофильна, она требует не только достаточно высокой культуры и образованности, но и специальных знаний и навыков.

Секретарь - референт должен знать:

1) Правовые основы управления:

Административное, трудовое и хозяйственное право, законодательно-нормативные акты.

2) Основы управления:

- систему органов власти и управления в стране и в своем регионе;

- принцип организации государственных и частных предприятий;

- отрасль в которой он работает;

- функции, задачи, структуру своей организации;

3) Основы менеджмента.

4) Основы научной организации труда.

5) Вычислительную и организационную технику.

6) Основы общей социальной психологии.

7) Основы этики и эстетики.

8) Делопроизводство.

9) Архивное дело.

10) Организацию приема посетителей.

11) Пользоваться ПЭВМ

Понятие документа и делопроизводства

Управленческие решения и действия организаций и предприятий фиксируются в служебных документах.

Поэтому совершенствование управления предприятиями, повышение уровня их организации, экономичности во многом зависит от того, насколько рационально, научно-обоснованно поставлена в организациях работа с документами.

Одним из существенных элементов управленческого процесса является делопроизводство т.к. значительную долю общего объема управленческого труда составляют делопроизводственные операции.

Делопроизводство - это система документального оформления работы учреждения.

Документирование - это создание документов, отражающих деятельность учреждения.

Документы используются в различных областях человеческой деятельности, отраслях знаний.

Они являются источниками и носителями информации

Слово «документ» в переводе с латинского означает «поучительный пример», «способ доказательства».

Документы широко используются в повседневной деятельности. Они служат основанием для принятия решений, обобщений, справочно - информационной работы, являются способом доказательства, историческими источниками.

История развития секретарского дела

С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена.

Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации.

Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

Приказное делопроизводство

В конце 15 века появляются первые приказы - центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы - органы государственного управления на местах.

Оформление системы приказов позволило централизовать управление страной. В деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство.

Приказы ведали управлением, сбором налогов, судом.

В приказах постепенно формировался слой профессиональных чиновников из незнатных служилых людей.

Производство дела в приказах начиналось с момента поступления входящего документа, либо с подготовки инициативного документа по указанию боярина или царя.

На входящем документе указывались дата поступления и автор.

Документы сортировались по делам.

В аппарате приказного делопроизводства процветали взяточничество, чинопочитание, формализм.

Плохо было развито: хранение документов, контроль за исполнением документов.

И все же именно на этом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приемы и методы создания, оформления и обработки документов.

Коллежское делопроизводство

Взамен устаревшей системы приказов в 1717 - 1718 годах было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату.

Окончательно структуру коллегий определил «Генеральный регламент государственных коллегий», подписанный Петром 1 27.02.1720 г. В этом документе подробно раскрывались функции каждого подразделения коллегии.

Была введена должность секретаря. К нему предъявлялись высокие и строгие требовании, т.е. фактически была создана канцелярия в состав которой входили: регистраторы, архивариусы.

В Генеральном регламенте четко определены права, обязанности, пределы компетенции и даже режим работы конторских служащих.

Коллежское делопроизводство более прогрессивно по сравнению с приказным делопроизводством. Появились упорядоченные системы регистрации. Регистрация велась в специальных журналах, причем документы, поступавшие от вышестоящих инстанций, регистрировались в отдельном журнале, отдельный журнал велся на исходящие документы. Всего в коллегии велось 4-е журнала регистрации. В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, впервые появилось название «Архив».

Развивая отдельные делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность.

Исполнительное делопроизводство

В 1802 году был издан указ о замене петровских коллегий министерствами.

Это привело к дальнейшей централизации государственного аппарата и быстрому росту прослойки бюрократов чиновников.

Равные по положению учреждения обменивались между собой сообщениями и официальными письмами.

Для служебной переписки применялись бланки с угловым штампами, содержащими сведения об организации, которые изготовлялись типографским или рукописным способом.

Под штампом кратко излагалось содержание письма, на которое отвечали.

Предусматривалось единообразие по приведенным образцам.

Документы сложного содержания состояли из 3-х частей:

- введения с изложением дела;

- обоснования со ссылками на законодательство;

- соображения и заключения с выводами и распоряжениями, предложениями, ходатайствами или просьбами.

Порядок прохождения документов был строго регламентирован законом.

23 марта 1840 года была введена должность - «личный секретарь-помощник руководителя» на предприятии.

Были открыты первые секретарские курсы.

Большое внимание на труд секретарей в России было обращено в начале 20 столетия, особенно механизации.

Начали пользоваться пишущими машинами, диктофонами, перьевыми авторучками, множительными аппаратами. Широкое развитие получила стенография, стали использовать телефон, телеграф.

Смена государственной системы в 1917 году потребовала быстрой перестройки управления страной в целом, аппарата государственных учреждений, а следовательно и смены системы делопроизводства и в первую очередь - ускорения процессов обработки документов и прохождения дел по инстанциям.

Для управления государством был создан Совет Народных Комиссаров (Совнарком), управлявший 13 отраслевыми народными комиссариатами.

Старые работники министерств были уволены, а принятые на их место не имели специального образования, уровень документационного обеспечения управления существенно снизился.

Негативно отразились последствия гражданской войны:

- использовалась низкосортная желтая бумага, которая быстро рассыпалась и выцветала;

- чернила разбавлялись;

вследствие чего много документов исчезло.

Для обеспечения законодательной базы новой системы делопроизводства был издан декрет об улучшении письмоводства и делопроизводства.

В 1926 году был создан Государственный институт техники управления.

Были разработаны стандарты составления различных видов документов, форматы бланков.

Стандартизировались материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для ПМ).

Издавалось много литературы по правильности ведения документации.

Секретари руководящих работников учреждений в основном выполняли творческие функции, были консультантами директоров, помогали руководителям в приеме посетителей.

Однако расцвет секретарского труда был недолгим. В 1925 году секретарей включили в канцелярско-техническую группу специалистов и уравняли с машинистками, рассыльными, конторщиками и архивариусами.

В 1932 году появились 2 должности:

- помощник секретарь

- машинистка - секретарь 1-й и 2-й категории (механические функции: печатание, канцелярские работы, оформление и хранение документов).

Великая Отечественная Война, а затем необходимость восстановления хозяйства после нее привели к полному отсутствию теоретических и практических разработок в области документационного обеспечения управления в 40-50е годы.

Интерес к делопроизводственной основе управления возродился только к началу 60-х годов.

В 60 - 80-е годы была разработана обширная законодательная база в

области делопроизводства, созданы системы стандартов по документации, Единая государственная система документации (ЕГСД), общероссийские классификаторы, унифицированные системы документации.

Государственное делопроизводство советской эпохи подготовило базисную основу для развития делопроизводства в РФ.

Размещено на Allbest.ru