ПЭВМ в делопроизводстве

Размещено на http://www.allbest.ru/

ПРОГРАММЫ ДЛЯ СОСТАВЛЕНИЯ И РЕДАКТИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

В настоящее время практически все офисы оснащены средствами вычислительной техники, позволяющими осуществлять подготовку и выдачу всех типов документов.

Для наиболее распространенных компьютеров на основе микропроцессоров фирмы Intel разработаны и широко применяются различные программные системы подготовки документов.

Сами документы включают в себя текстовые, табличные и графические компоненты.

Текстовые компоненты документов являются преобладающими в их составе и несут основную смысловую нагрузку.

Для их подготовки могут быть использованы различающиеся по своим функциональным возможностям программы:

- текстовые редакторы

- текстовые процессоры

- настольные издательские системы.

Текстовые редакторы - позволяют осуществлять набор текста и выполнять над ним основные операции редактирования:

- вставку

- удаление

- перемещение

- копирование

- поиск и замену фрагментов текста.

Эти программы ориентированы на работу с документами, не требующими специального оформления в соответствии с установленными требованиями.

Текстовые процессоры - обладают всеми возможностями текстовых редакторов, но дополнительно позволяют выполнять операции форматирования текста, включающие в себя шрифтовое оформление, оформление заголовков и абзацев, страниц, разделов, подготовку списков и индексов, проверку орфографии и другие вспомогательные функции оформления документов.

Эти возможности текстовых процессоров позволяют готовить текстовые компоненты в соответствии с установленными требованиями, что и определяет их ориентацию на работу с документами, официально применяемыми в управленческой деятельности.

Настольные и издательские системы - ко всем возможностям текстовых процессоров добавляют реализацию функций произвольной верстки текста на странице и обработки графических иллюстраций, что указывает их ориентацию на подготовку в основном многостраничных документов хорошего полиграфического качества, к которым относятся различные проектные, отчетные и рекламные материалы.

Основным средством подготовки текстовых компонентов документов являются текстовые процессоры.

Наиболее распространенные:

Microsoft Word, Word Perfect, Word Pro и Star Office Writer

Для таблиц - Microsoft Exсel, Quattro Pro и т.д.

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА И ПРИЕМЫ СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ТЕКСТОВЫХ РЕДАКТОРАХ (ПРОЦЕССОРАХ)

Компьютерная подготовка документов осуществляется в определенном порядке и включает в себя ряд последовательных этапов:

На этапе набора текста осуществляется ввод текстовой информации в память компьютера для представления ее в соответствующих структурно-композиционных элементах подготавливаемого документа.

В основном ввод текста осуществляется с помощью клавиатуры, но в некоторых случаях могут быть использованы сканирующие устройства или различные накопители информации (диски).

На этапе редактирования введенного текста осуществляется исправление замеченных ошибок ввода, содержательная и стилистическая корректировка текста, компоновка различных фрагментов за счет выполнения операций вставки, удаление, перемещение, копирования, поиска и замены.

На этапе форматирования (оформления) компонентов текста осуществляется приведение введенных и отредактированных текстовых данных в соответствие с требованиями, предъявляемыми к конкретному документу (шрифтовое оформление, оформление абзацев, оформление страницы, оформление многострочных фрагментов текста).

После этого в случае полной готовности документа осуществляется его печать, а при необходимости его последующей доработки и хранения - запись в виде файла в долговременной памяти компьютера на накопителях информации.

При подготовке документов применяется стиль под названием обычный

размер шрифта 14

начертание прямое и светлое

абзацный отступ 1,25 см

межстрочный интервал одинарный

выравнивание строк по обеим границам.

Для многих типовых документов могут быть использованы заранее подготовленные шаблоны - заготовки (бланки) документов, в которых уже присутствуют постоянные компоненты документов.

СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ

База данных - это некий «склад» для хранения информации.

Работа с базой данных начинается с ее создания.

При большом документообороте в памяти ПЭВМ может скапливаться значительное количество документов и сведений о них.

Секретарю-референту сложно ориентироваться в разросшемся дереве каталогов и файлов.

ПЭВМ успешно справляется с большим количеством однотипных данных при помощи систем управления базами данных (СУБД).

Существует большое количество готовых программ («карточка +

документ», «Дела в порядке» и т.д.) в среде СУБД, при помощи которых можно организовать работу с документами: их учет, регистрацию, контроль исполнения, хранения, поиск, редактирование, уничтожение, выполнение необходимых расчетов и вывод данных на экран в виде отчетов, справок, таблиц.

СУБД позволяет относительно просто создавать самостоятельно базы данных (БД) с различными структурами, удобными для работы с документами, вносить в них необходимые изменения и дополнения.

СУБД позволяет хранить данные в одном или более файлах.

Они могут быть связаны между собой или независимы друг от друга.

Данные в БД хранятся в матричной (табличной) форме.

Каждый файл данных состоит из записей (строк) и полей (столбцов).

Например в файле БД, созданном для регистрации входящих документов:

полями будут служить графы «Журнала регистрации входящих документов», а записями - сведения о документах, внесенные построчно в графы журнала.

При работе с большим массивом документов БД имеют неоспоримые преимущества:

- при внесении сведений о документе в БД (при их регистрации) формируется единая справочная система по документам предприятия;

- БД позволяет отсортировать документы или найти один или группу документов по различным признакам (ключам): дате, автору или исполнителю, предмету или вопросу, номеру дела, названию вида документа;

- ежедневно можно производить выборку документов с заданными сроками исполнения, поставленных при регистрации на контроль;

- по истечении года можно получить выборку в виде «Акта о выделении документов к уничтожению», сроки хранения которых истекли;

Широкое распространение получает СУБД Microsoft Access 2.0 - универсальная, проста и удобна в эксплуатации.

ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА

составление редактирование документ

Электронная почта - предназначена для пересылки сообщений с компьютера на компьютер на электронный адрес, включенный в компьютерную сеть.

Доступ в компьютерную сеть обеспечивает связка: компьютер-модем-телефонная сеть-модем-компьютер.

Электронная почта представляет пользователю следующие возможности:

1. Отправлять документы адресатам, входящим в автоматизированную информационную систему.

2. Получать подтверждения доставки документов по назначению.

3. Выводить на экран дисплея полученные документы.

4. Изменять и редактировать документы, хранить их в памяти ПК и пересылать другому лицу.

5. Распечатывать полученные документы в необходимом количестве экземпляров.

6. Отправлять документы одному пользователю или группе пользователей системы по списку.

7. Расставлять приоритеты, чтобы начинать работу с наиболее важной полученной корреспонденции.

8. Составлять и «прикреплять» к документам резолюции, другие служебные пометки о необходимости тех или иных действий и сроках исполнения.

Сообщение, письмо и заказанная информация могут быть доставлены в электронный почтовый ящик сотрудника.

Посмотреть пришедшую корреспонденцию можно, сидя в офисе за свом компьютером, из своей квартиры, с помощью домашнего компьютера.

При большом документообороте и достаточной технической оснащенности предприятия для эффективной организации работы с документами применяются СУБД.

При использовании БД формируется единая справочная система по документам предприятия; документы систематизируются по: - различным реквизитам: дате, номеру, автору или исполнителю; - заголовку;

Облегчается и ускоряется поиск необходимой информации, внесение в нее изменений.

Значительно упрощается процедура регистрации документа.

Традиционная регистрация документов в журнале заменяется вводом сведений о документе в память ПК.

Ежедневно можно производить выборку документов с заданным сроком исполнения, поставленных при регистрации на контроль.

СУБД позволяет относительно просто создавать самостоятельно базы данных, которые учитывают все особенности делопроизводства конкретного предприятия.

Система автоматизации делопроизводства обладает следующими возможностями:

1. Ввода, подготовки и редактирования документов.

2. Ввода и обработки сведений о документах.

3. Осуществление контроля исполнения документов.

4. Систематизация документов, формирование дел.

5. Хранения и поиска документов.

6. Обмена документами с руководителем и сотрудниками.

7. Пересылки документов адресату.

8. Экспертизы ценности документов и их архивирование.

Хорошо спроектированная и правильно используемая система автоматизации офисной работы помимо облегчения труда при выполнении рутинных процедур делопроизводства позволяет получить дополнительные возможности:

1. Централизованно отслеживать прохождение документа на каждом рабочем месте всех исполнителей документов.

2. Систематизации и анализа результатов контроля исполнения документов с целью выявления недостатков в работе исполнителей и организации документооборота на предприятии.

3. Уменьшение потерь документов.

4. Более полного и точного обоснования принимаемых решений за счет оперативной и обширной информации.

5. Повышение исполнительской дисциплины и производительности труда сотрудников за счет эффективной организации технологии работы с документами и централизованного контроля их исполнения на каждом рабочем месте.

Документ, полученный или составленный с помощью автоматизированной системы, имеет юридическую силу при наличии традиционной или электронно-цифровой подписи должностного лица.

Размещено на Allbest.ru