Составление текстов служебных документов

Размещено на http://www.allbest.ru

ВИДЫ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

В процессе управления предприятием возникает необходимость в создании различных видов документов:

приказов, инструкций, указаний, распоряжений, удостоверений, писем, отчетов, телеграмм и т.д.

Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным формам необходимой для управления информации, т.е. создании документов.

Основанием для создания документов является необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передачи информации, хранение и использование в течении определенного времени.

Отбор видов документов, необходимых и достаточных для работы учреждения, производится на основе Классификатора участков и вопросов конкретной деятельности учреждения.

Такой классификатор составляется на основе положения об учреждении, положений о структурных подразделениях и должностных инструкций.

Комплексы видов и разновидностей документов определяется в соответствии с назначением каждого документа.

В основных положениях Единой государственной системы делопроизводства приведен примерный перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов, который включает названия таких документов как: положения, устав, постановление, решение, распоряжение, приказ, инструкция, указание, протокол, извещение, акт, заключение, докладная записка, справка, сводка, письмо, телеграмма, телефонограмма, личная карточка, договор, доклад, предложение, объяснительная записка, отзыв, план, отчет, список, перечень и т.д.

Секретарю, как правило, приходится оформлять самые разнообразные документы.

Важно помнить, что в основе каждого документа должны строго соблюдаться требования государственных стандартов к размерам площадей и размещению реквизитов, наличию всех необходимых для данного вида документа реквизитов.

СТИЛЬ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Стиль - это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения.

Различают такие функциональные стили как публицистический, научный, художественно-литературный, разговорно-обиходный, официально-деловой.

Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована, передана и воспринята.

Стиль официально-делового общения людей в разных сферах жизни:

- экономической

- социально-политической

- культурной

сложился под влиянием необходимости излагать фокты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности.

Официально-деловой стиль - это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений, преимущественно в письменной форме.

Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении.

Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать совмещение деловой информации с элементами публицистики.

Стиль и язык служебных документов должен отвечать таким принципам как:

1. Соблюдение требований официально-делового стиля и норм современного русского языка.

2. Использование слов, закрепленных практикой документирования управленческой деятельности (на Ваш номер, должным образом, указанные факты и т.д.)

3. Широкое применение терминов юридического и бухгалтерского характера, слов-профессионализмов (исковое заявление, претензия, дебет, кредит, недопоставка и т.д.)

4. Применение именных предлогов (в свете решений, в связи с необходимостью, в порядке оказания помощи).

5. Унификация и стандартизация деловой речи в часто повторяющихся документах.

Типовые тексты составляют при помощи выработанных практикой словесных штампов, трафаретов (просим возместить ущерб, на основании договора поставки, вынуждены обратиться в прокуратуру).

6. Тенденция сокращения текстов путем замены сложных предложений простыми, ликвидации причастных и деепричастных оборотов.

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТАМ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Текст - основной реквизит документа.

Текст документа печатают через 3 межстрочных интервала после реквизита «Заголовок к тексту» от границы левого поля, первая строка с красной строки.

На документах формата А 4 текст печатают через 1,5 межстрочных интервала, а на документах А 5 допускается печатать через 1 межстрочный интервал.

Тексты документов, подготовляемых к изданию типографским способом, следует печатать через 2 межстрочных интервала.

Простейшей частью текста является абзац.

Абзацем называют часть текста, несущую законченную мысль и представляющую собой смысловое единство.

Нормальным считается абзац, содержащий не более 2-3 предложений.

Тексты документов рекомендуется разделять на две части.

В первой части указывают основание составления документа.

Во второй части текста излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения, просьбу.

В отдельных случаях текст документа может содержать только заключительную часть:

- приказы - распорядительную часть;

- письма - просьбу без пояснений и т.п.

При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие принципы:

- объективность содержания и нейтральность изложения;

- полнота информации;

- краткость изложения;

- типизация речевых оборотов;

- стандартность терминов.

Уровень составления текстов документов является одним из показателей культуры управления в целом.

Работник, составляющий документ, не должен допускать ошибок в тексте, неясностей, стилистических погрешностей, затрудняющих чтение документа и понимание его смысла.

При подготовке текста документа рекомендуется соблюдать следующие правила:

1. Документы, содержащие информацию по различным вопросам деятельности учреждения (доклады, положения, отчеты, обзоры и т.д.) делятся на разделы, подразделы, пункты и подпункты.

2. Разделы должны иметь заголовки, выражающие существо содержания документа.

3. Заменять сложные предложения простыми; применять устойчивые (трафаретные) словосочетания; использовать прямой порядок слов в предложении в том случае, если логическое (смысловое) ударение падает на объект действия.

4. Использовать обратный порядок слов в предложении в том случае, если логическое ударение падает на само действие или на субъект действия.

5. Заменять отглагольные существительные, особенно в распорядительных документах, соответствующими глаголами; употреблять в распорядительных документах глаголы неопределенной формы (назначить, командировать, премировать, утвердить, обязать и т.п.)

6. Использовать в распорядительных документах языковые конструкции повелительного характера, применять устойчивые словесные формулы (приказываю, предлагаю, решил).

В постановлениях (решениях) коллегиальных органов рекомендуется использовать форму изложения от 3 лица ед. числа, например: коллегия постановляет.

В других видах ОРД используется следующая форма изложения:

- от 1 лица ед. числа: считаю необходимым, прошу выделить;

- от 1 лица множественного числа: просим направить, направляем на рассмотрение;

- от 3 лица ед. числа: министерство не возражает, училище считает необходимым.

Текст документа, составленный в виде таблиц, должен быть построен в соответствии с ГОСТ 1.5-68.

Таблицы могут быть расположены в тексте документа или приложениях.

Все таблицы следует пронумеровать.

Если в документе приведена одна таблица, то ее не нумеруют и слово «Таблица» не пишут.

Текстовая часть документа может быть представлена также в виде анкеты или трафарета.

В виде анкеты представляют текст, который содержит словесную или цифровую характеристику одного объекта по ряду признаков.

Трафарет содержит информацию в виде предложений или части текста, образующих связанный текст документа.

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их в Федеральные органы государственной власти, органы власти субъектов РФ, из одного региона в другой.

ПРИМЕНЕНИЕ СОКРАЩЕННЫХ СЛОВ, СЛОВОСОЧЕТАНИЙ

управленческая деятельность текст документ

Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми.

Например:

- сокращенно записываются название единиц измерения (при цифрах):

метр- м миллиметр - мм

килограмм - кг грамм - г

центнер - ц тонна - т

гектар - га атмосфера - атм

ампер - А секунда - с

существуют и другие общепринятые сокращения:

область - обл. район - р-н

город - г. год, годы - г., г.г.

миллион - млн. миллиард - млрд.

тысяча - тыс. рубль - р., руб.

копейка - к., коп. другие - др.

село - с. дом - д.

поселок - пос. и тому подобное - и т.п.

прочее - пр. смотри - см.

пункт - П железнодорожный - ж.д.

то есть - т.е. и так далее - и т.д.

Официально узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций.

Некоторые из них первыми буквами

- полного наименования (аббревиатура), например МГУ

- по слоговому принципу, например Минздрав

- по смешанному принципу ГИПРОХОЛОД - государственный институт по проектированию холодильников.

Размещено на Allbest.ru