Документы по личному составу

Размещено на http://www.allbest.ru/

ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

1. ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Трудовые правоотношения предприятия с работником регулируются Кодексом законов о труде (КЗоТ) РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).

В состав документации, оформляемой кадровой службой, входят первичные учетные, распорядительные, личные, по социальному обеспечению и другие документы.

Самой значительной по объему и важности является документация, связанная с процессом движения кадров в организации.

Это прием, перевод, увольнение сотрудников.

В состав этой документации входят также документы по оформлению трудовых отпусков, командированию, оценке деятельности кадров и некоторые другие.

2. ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

К таким документам относятся:

1. трудовые контракты(договоры), заключенные предприятием с работником;

2. приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);

3. трудовые книжки;

4. личные карточки формы Т-2;

5. личные дела;

6. лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан закон относит к категории конфиденциальной информации.

Согласно ст. 9 Федерального закона № 129 - ФЗ первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

В альбом форм документов по учету кадров, утвержденный постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, как обязательные для предприятия вошли следующие формы:

Т-1 - приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;

Т-1а - работников;

Т-2 - личная карточка работника;

Т-2ГС(МС) - личная карточка государственного (муниципального) служащего;

Т-3 - штатное расписание;

Т-4 - учетная карточка научного, научно-педагогического работника;

Т-5 - приказ (распоряжение) о переводе работника;

Т-5а - работников;

Т-6 - приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

Т-6а - работникам;

Т-7 - график отпусков;

Т-8 - приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);

Т-8а - с работниками;

Т-9 Приказ о направлении в командировку работника;

Т-9а -работников;

Т-10 - командировочное удостоверение;

Т-10а - служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

Т-11 - приказ о поощрении работника;

Т-11а - работников.

При применении не обязательно их полное копирование.

3. ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ: О ПРИЕМЕ, УВОЛЬНЕНИИ, ПЕРЕВОДЕ

Прием на постоянную работу сопровождается составлением документов по следующей схеме:

Резюме и анкета составляются по требованию отделов кадров.

Анкета является обязательным документом при трудоустройстве на государственные предприятия.

Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой контракт (договор). После подписания контракта издается приказ о приеме сотрудника. На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 (или заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке. Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по заработной плате. Увольнение работника производится по схеме:

Заявление об увольнении работник пишет за 2 недели до предполагаемого срока увольнения с работы и представляет его на согласование руководителю (статья 31 КЗОТ РФ). Руководитель фирмы издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником. При переводе работника на другую должность в рамках предприятия порядок оформления документов осуществляется по следующей схеме:

Руководитель фирмы издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2.

Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию, и в случае изменения оклада производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.

5. ТРУДОВОЙ КОНТРАКТ (ДОГОВОР)

Трудовой контракт - документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их.

Сторонами трудового контракта являются предприятие (работодатель) и работник (контрактант). В соответствии со статьей 18 КЗОТ РФ трудовой контракт должен заключаться в письменной форме.

Письменная форма контракта повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договоренностей по важнейшим условиям труда.

При заключении контракта рекомендуется указывать следующие основные условия:

1. место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес);

2. конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности, которую должен выполнять работник;

3. дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой контракт;

4. оплату труда;

5. обязанности предприятия по обеспечению охраны труда;

Контракт должен содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон.

К их числу можно отнести:

- испытательный срок;

- совмещение профессий (должностей);

- повышение квалификации;

- дополнительный отпуск и др.

Контрактная форма найма, организации и оплаты труда распространяется на следующие категории работающих:

- на постоянных работников;

- на временных работников;

- работающих по совместительству.

В трудовом контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия. Трудовой контракт может заключаться на неопределенный срок, но не более 5 лет.

В трудовом контракте указывается размер должностного оклада работника, различные надбавки и доплаты. При заключении трудового контракта не могут устанавливаться по согласию сторон следующие условия:

- основание увольнения работника;

- дисциплинарные взыскания;

- введение дополнительной материальной ответственности.

Контракт составляется в 2-х экземплярах и подписывается руководителем и работником, заверяется печатью.

Трудовой контракт включается в личное дело.

Хранится 75 лет.

6. ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия.

Заключение трудового контракта с работниками не исключает издание приказа по личному составу о его зачислении на работу (статья 18 КЗОТ РФ).

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса л/с (№ 1 л/с).

Оформляются приказы по личному составу на бланках предприятия для внутренних документов.

Реквизит «заголовок к тексту» приказа по л/с может быть оформлен следующим образом:

- «О приеме на работу Гудкова Л.И.»;

- «Об увольнении Зотова А.В.».

Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части.

В первой части приказа могут быть указаны причины его издания.

По усмотрению руководителя констатирующая часть приказа может не указываться.

Вторая, распорядительная часть приказа начинается словами:

- «НАЗНАЧИТЬ»;

- «УВОЛИТЬ»;

- «ПЕРЕВЕСТИ».

Эти слова печатаются от границы левого поля.

После них следующей строкой указывается фамилия работника прописными буквами, имя и отчество, должность, срок увольнения, назначения или перевода, статья КЗОТ. При приеме на работу указывается оклад работника, вид приема (постоянное или временное), с испытательным сроком или без него и т. п. Приказы по личному составу могут составляться на несколько сотрудников и состоять из нескольких пунктов:

1. УВОЛИТЬ;

2. ПРИНЯТЬ.

Тексты приказов однотипны.

В графе «основание» указываются документы, послужившие причиной создания приказа.

Приказы по л/с визируются юрисконсультом, зам. директора по кадрам.

Приказы по л/с объявляются работнику под расписку.

Приказы по л/с хранятся 75 лет.

Чтобы сократить количество деловых бумаг, издаваемых по стандартным ситуациям, разработаны бланки с трафаретными текстами, содержащие сразу несколько документов.

Например при оформлении отпуска заполняется бланк отпускной записки на одном листе, включающий заявление, распоряжение и расчет з/п.

Приказ о предоставлении отпуска в этом случае не составляется, т. к., записка имеет силу приказа.

7. ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ

Трудовые книжки на работников ведутся на всех предприятиях, организациях независимо от формы собственности.

Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы (статья 39 КЗОТ РФ).

Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия.

На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу.

Записи в трудовой книжке производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.

На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя и отчество работника полностью без сокращений.

Обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, печать предприятия, где она была впервые заполнена.

Запись на последующих страницах трудовой книжки начинается с простановки штампа предприятия или написания от руки наименования предприятия: ОАО «ЭВРИС».

В графе 1 - порядковый номер записи.

В графе 2 - дата приема.

В графе 3 - указания действия и должность.

В графе 4 - основание.

Все записи производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении аккуратно, без зачеркиваний и помарок.

Если возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.

В записи об увольнении указывается соответствующая статья КЗОТ РФ, например: «Уволен по собственному желанию, ст.31 КЗОТ РФ», ставится подпись должностного лица и печать фирмы.

При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (статья 39 КЗОТ РФ).

С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах.

В том случае, если в трудовой книжке не остается места для записей в графе «сведения о работе», заводится вкладыш к ней.

8. ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ. ПРАВИЛА ВЫДАЧИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

Если в трудовой книжке заполнены все страницы, то она дополняется вкладышем.

Без трудовой книжки вкладыш не действителен.

Вверху на титульном листе трудовой книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, ведется в том же порядке.

При утере трудовой книжки или вкладыша необходимо заявить об этом администрации по месту работы. Не позднее чем через 15 дней работнику обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью в правом верхнем углу титульного листа «Дубликат». Днем увольнения считается последний день работы. Если в день увольнения работник на работе отсутствует, администрация в этот же день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма Т-2) и в книге учета трудовых книжек.

В журнале фиксируется дата выдачи книжек и основание ее выдачи.

9. ЛИЧНЫЕ КАРТОЧКИ

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

Все записи в карточке делаются на основании документов, представленных работником.

Заполняется и обратная сторона карточки.

Эти сведения заполняются с особой аккуратностью.

Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом, ответственным за работу с персоналом фирмы или секретарем-референтом.

Все записи без сокращений.

Личная карточка заполняется в 1 экземпляре, хранится в сейфе.

Карточки уволенных сотрудников формируются в самостоятельное дело по алфавиту.

Перед сдачей дел в архив, все карточки нумеруются.

Срок хранения личных карточек 75 лет.

10. ФОРМИРОВАНИЕ ЛИЧНОГО ДЕЛА

Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике.

Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2).

Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела заводить на сотрудников.

Технологическая цепочка процесса формирования личного дела включает в себя:

- получение разрешения руководителя кадровой службы организации на заведение личного дела вновь принятого работника;

- внесение в опись (журнал учета личных дел) записи о заведении нового личного дела;

- подготовка обложки личного дела;

- подшивка внутренней описи;

- получение комплекта документов от руководителя;

- систематизация полученных документов;

- внесение сведений в опись;

- нумерация листов;

- подшивка документов;

- помещение личного дела в сейф;

- систематизация личных дел;

- выдача личных дел руководителю на проверку;

- закрытие личных дел;

- сдача личных дел в архив.

Первоначально личное дело включает в себя документы, по приему гражданина на должность и заводится после издания приказа о приеме его на работу.

К личному делу принимаемого на государственную должность приобщаются:

- заявление;

- копия трудовой книжки;

- сведения о доходах и об имуществе, принадлежащем на праве собственности.

Документы в личном деле располагаются в определенной последовательности:

- внутренняя опись документов;

- трудовой договор;

- дополнение к личному листку по учету кадров;

- личный листок по учету кадров;

- биографическая справка;

- автобиография;

- направление или представление к назначению на должность, письмо-перевод;

- письмо вышестоящего органа о согласии на назначение в должности;

- заявление о приеме на работу;

- характеристики, рекомендательные письма, резюме, медицинская справка;

- копии дипломов об образовании;

- список научных трудов и изобретений;

- копия приказа о назначении на должность.

11. ВЕДЕНИЕ ЛИЧНОГО ДЕЛА

В процессе трудовой деятельности работника в его личное дело включаются в хронологическом порядке документы, подтверждающие изменения анкетных и биографических данных.

Включаются в личное дело также копии приказов о перемещении по должности, копии документов о поощрениях и награждениях, квалификационных разрядах.

При увольнении работника в личное дело подшивается приказ о прекращении действия трудового договора.

Все изменения в анкетных и биографических данных работника фиксируются в дополнении к личному листку по учету кадров.

Внутренняя опись документов имеющихся в личном деле содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах.

Подписывается ее составителем с указанием должности, подписи, даты.

Личная карточка работника содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе, семейном положении.

Личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе, семейном положении.

Автобиография предоставляется в государственные предприятия, а в коммерческие предоставляются резюме.

При формировании личного дела в него помещают копии документов об образовании (диплом, аттестат), об утверждении в должности (копия приказа).

Характеристики и рекомендательные письма также подшиваются в личное дело работника.

Трудовые контракты (договоры) хранятся отдельно или в личном деле. Оформленные и подписанные, заверенные печатью.

Личные дела хранятся инспектором по персоналу в сейфе 75 лет.

12. ХРАНЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

Личные дела хранятся в кадровой службе и ведутся работниками этой службы, назначенным приказом руководителя организации ответственным за эту работу.

Личные дела сотрудников, занимающих номенклатурные должности, хранятся в управлении кадров вышестоящей организации.

Доступ к личным делам регламентируется первым руководителем организации в соответствии с общим порядком доступа к конфиденциальным документам.

Личное дело формируется в специально предназначенной для этого картонной обложке (папке-регистраторе), на которой заранее обозначен присвоенный ей номер по журналу учета личных дел.

Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел.

Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника.

При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соответствии с требованиями архивной службы и сдается в архив организации.

При подготовке дела к сдаче в архив в личное дело подшивается лист-заверитель дела.

В листе-заверителе указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, характеризуются особенности физического состояния документов.

Лист заверяется подписью работника отдела кадров, составившего завершительную надпись, указывается дата. В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве - по фамилиям работавших в алфавитном порядке. трудовой сотрудник документация

Личные дела должны храниться в сейфах.

Ежегодно специально назначаемая комиссия проводит проверку наличия и состояния дел.

Размещено на Allbest.ru

...