Современное деловое письмо

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

1. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Письмо - общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения, главным образом, текущих задач в управлении.

Основным признаком, по которому письма выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте.

Различают письма:

- циркулярные (инструкционные);

- гарантийные;

- информационные;

- сопроводительные;

- письма-просьбы;

- письма-подтверждения;

- договорные письма;

- письма-напоминания;

- письма извещения;

- письма - приглашения;

- коммерческие письма.

Письма инструкционные (директивные) исходят от государственных или муниципальных органов управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии и т. п.

Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции. К информационным, условно относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

Сопроводительные письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей.

Такие письма могут содержать дополнительную информацию по предлагаемым документам.

Сопроводительное письмо является также средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

Письма-просьбы - излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно, подчеркивают заинтересованность предприятия в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее исполнению.

Письма-подтверждения - высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое изложение документов и перечень материальных ценностей.

Письма-подтверждения могут заканчиваться дополнительной просьбой или справочной информацией.

Договорные письма - их можно считать разновидностью сопроводительных писем, т. к., они подтверждают факт отправки договоров или контрактов.

Письма-напоминания - направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

Письма-извещения - это письма в которых что-либо сообщается или утверждается.

Письмо-приглашение - адресуется одному человеку или группе людей.

При большом количестве адресатов целесообразно использовать трафареты в которых от руки заполняются Ф.И.О. приглашенного, время и день события, на которое приглашается адресат.

Коммерческие письма - составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки.

Так как служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения.

Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего, следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов.

Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении или по телефону.

2. ТЕКСТ СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА

Текст служебного письма должен быть простым, т. е., освещать один вопрос. Это упростит технические операции при обработке писем:

- регистрацию;

- контроль;

- формирование дела.

Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.

Текс письма, как правило, состоит из двух частей.

В первой части - излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма.

Во второй части - излагается основная часть документа, ради которой он составлялся:

- выводы;

- просьбы;

- предложения;

- замечания и т. п.

Письма по несложным, оговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений, например:

«Просим выделить 15 компьютеров для конкурса операторов ЭВМ».

Главная цель служебного письма - побудить к действию, убедить, разъяснить.

Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста.

Слова должны точно отражать смысл текста письма. Многословие мешает выделить суть документа.

Приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверены, цифровые данные точны.

Тон письма должен быть нейтральным.

В ГОСТе 6.30-2003 указано: «В письмах используют следующие формы изложения:

- от 1 лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);

- от 1 лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить);

- от 3 лица единственного числа (министерство не возражает, ВНИИДАД считает возможным)».

Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкцией:

- по-видимому;

- по-прежнему;

- как известно;

- если возможно и т. п.

В письмах надо использовать начальные и заключительные выражения:

Начальные:

- «В порядке обмена»;

- «В связи»;

- «В соответствии».

Заключительные:

- «Учитывая»;

- «Считая»;

- «Принимая во внимание».



Письма оформляются на специальном бланке для писем.

Реквизиты письма:

1. герб РФ;

2. герб субъекта РФ;

3. эмблема организации;

4. наименование предприятия;

5. справочные данные;

6. дата;

7. регистрационный номер;

8. ссылка на регистрационный номер и дату документа;

9. заголовок;

10. отметка о контроле;

11. ОГРН;

12. ИНН/КПП;

13. ОКПО;

14. ОКУД;

15. адресат;

17. резолюция;

18. текст;

19. подпись;

20. приложение;

21. визы;

22. отметка об исполнителе;

23. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

24. отметка о поступлении документа в организацию;

25. отметка для автоматического поиска документа.

3. МЕЖДУНАРОДНЫЕ ПИСЬМА

При составлении писем иностранным деловым партнерам необходимо учитывать, что они составляются по другим правилам.

Существуют международные стандарты на основные коммерческие документы, в том числе и на деловое письмо.

Деловое письмо международного образца имеет четкую структуру, определенный набор реквизитов и стабильное расположение каждого из них.

Письма иностранным компаниям печатают на бланке с полями по 1 дюйму (2,54 см).

В левом верхнем углу или в центре верхней части листа располагается эмблема и наименование фирмы (реквизит № 1).

Если компания малоизвестная и из названия не ясно, чем она занимается, может быть указан профиль ее деятельности, например: «Фракт судов», «Организация туров», «Продажа недвижимости», «Научные разработки», и т. д.

Под наименованием фирмы или на правом поле листа указывается адрес офиса, содержащий почтовый, телеграфный адрес, номера телефонов и факсов, адреса и телефоны представительств компаний и ее филиалов, номер декларации или регистрационной лицензии (реквизит № 2).

Все последующие реквизиты письма печатаются от границы левого поля.

Ссылка (номер) документа (реквизит № 3) может быть цифровой, буквенный или буквенно-цифровой, например:

- Reference: 101;

- Ref: MS;

- Ref: MS101;

- Ref: MSАР101;

- Ref - ссылка;

- MS - инициалы автора;

- АР - инициалы секретаря или исполнителя;

- 101 - порядковый номер документа.

Если письмо является ответом, то в реквизите № 3 указывается исходящий номер инициативного письма, например:

Our ref: 12

Дата (реквизит № 4) указывается буквенно-цифровым способом (без добавления «th» к числу) например:

17 August 2007.

Дата может проставляться у границы левого или правого поля документа.

Адрес получателя (реквизит № 5) состоит из расположенных построчно:

- имени и фамилии получателя;

- наименования компании;

- номера дома, улицы;

- города;

- страны.

При написании адреса чаще всего используется открытая пунктуация, т. е., без запятых и точек.

Вступительное обращение (реквизит № 6) пишут с новой строки, отступив от адреса 4 межстрочных интервала.

Деловое письмо начинается со слов «Dear».

В зависимости от того, кому письмо адресовано, могут использоваться следующие фразы:

- Dear Sir - если имя получателя не известно;

- Dear Sir - если имя получательницы не известно;

- Dear Mr Neit - господину, имя которого известно;

- Dear Mrs Fella - обращение к замужней женщине;

- Dear Miss Jones - обращение к незамужней женщине;

- Dear Ms Morrison - к замужней или незамужней женщине.

Заголовок письма (реквизит № 7) указывается после вступительного обращения.

Заголовок обозначается:

- RE - сокращение слова «regarding» (относительно);

- In re - сокращение сочетания «In regarding» (касательно).

Заголовок подчеркивается.

Заголовок необязательный реквизит, его указание является скорее правилом хорошего тона.

Текст (реквизит № 8) - может печататься от границы левого поля (современный вариант).

Также с отступом каждого абзаца с красной строки.

Абзацы, как правило, отделяются друг от друга дополнительным межстрочным интервалом, что облегчает восприятие содержания письма.

Кроме того, основные предложения письма могут быть выделены шрифтом, подчеркиванием и т. п.

Текст письма обычно не превышает 1 страницы.

Через 2 межстрочных интервала после текста указывается «Заключительная формула вежливости» (реквизит № 9).

Она должна соответствовать по форме приветствию и положению (званию) получателя письма.

Если письмо начинается словами: Dear Mr, Mrs, Miss, Ms, то заканчивается выражением: Sincerely your (искренне Ваш).

Если в приветствии слова: Dear Sir, Sirs, Madam, то окончание: Yours faithfully (преданный Вам).

Первое сочетание используется в деловой переписке гораздо чаще, особенно в официальных письмах.

После «Заключительной формулы вежливости» делается не менее 5 интервалов для личной подписи автора (реквизит № 10).

Ниже подписи указывается ее расшифровка: имя и фамилия, на следующей строке - должность лица, подписавшего документ.

Должность не указывается, если письмо подписано руководителем компании.

Если к письму имеются приложения (реквизит № 11), то они указываются следующим образом:

Enclosure (приложение): Order № 34.

Или сокращением:

Encl: Contract № 11/Si 15. деловой служебный документ

При направлении копий письма.

«Сarbon cory» или «сс» нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компаний, которым они отправлены (реквизит № 12).

Размещено на Allbest.ru

...