Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Состав и направления защиты конфиденциальной информации

Источники конфиденциальной информации и каналы ее разглашения.

Экономический шпионаж (в Европе промышленный шпионаж) достиг небывалых размеров. Так жертвой шпионов в Германии стали такие концерны, как "Siemens", "Hoechst", "Bayer", "Veba". Убыток оценивается в десятки миллиардов марок. ФБР причислило Германию к 23 странам, использующим свои спецслужбы для экономического шпионажа.

Особый интерес конкурирующих фирм вызывают следующие документы и сферы деятельности:

Финансовые отчеты и прогнозы, бухгалтерские документы компаний.

Маркетинг и стратегия цен.

Техническая спецификация существующей и перспективной продукции.

Условия контрактов.

Перспективные планы развития производства.

Условия продажи или слияния фирм.

Организационная структура корпораций.

Важнейшие элементы систем безопасности доступа к информации.

Результаты совещаний и заседаний органов управления фирмы.

Размеры и условия банковских кредитов.

Списки представителей или посредников.

Картотеки клиентов.

В системе безопасности государства или фирмы важное место занимает информационная безопасность. Важнейшим источником конфиденциальной информации являются документы. От того как организована работа с людьми и документами, содержащими коммерческую тайну, зависит безопасность фирмы.

Коммерческая тайна - не являющиеся государственными секретами сведения, связанные с производственно-технической, научно- исследовательской, опытно-конструкторской и другой деятельностью фирмы, а также с их технологической информацией, управлением, финансами и т. п., разглашение (передача, утечка) которых может нанести ущерб ее интересам.

Коммерческая тайна содержит несекретные сведения, утверждаемые и вводимые в действие приказом директора фирмы, и является собственностью фирмы (по договору двух или группы фирм). Эти сведения имеют ограниченное распространение.

Возможные грифы: «коммерческая тайна», «тайна предприятия», «строго конфиденциально», «конфиденциально», «не для открытого использования». Этот гриф не является грифом секретности, а лишь показывает, что право собственности на данную информацию охраняется законодательством.

Гриф "КТ" проставляется на основании перечня исполнителем и лицом, подписывающим документ. Сроки действия грифа определяются в каждом отдельном случае в виде конкретной даты или записи: "до заключения договора", "бессрочно". Учитывается количество экземпляров документа.

Гриф "КТ" и номер экземпляра проставляют в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания и на первой странице сопроводительного письма к этим материалам. На обратной стороне последнего листа каждого экземпляра документа, содержащего коммерческую тайну, печатается разметка с указанием: количество отпечатанных экземпляров, номер, фамилия исполнителя и его телефон, дата и срок действия коммерческой тайны, содержащейся в документе, фамилия машинистки.

Решение вопроса о снятии грифа "Коммерческая тайна" возлагается на специальную комиссию, в состав которой, входят представители службы безопасности и соответствующих структурных подразделений. Решение комиссии формулируется в произвольной форме, составляется акт, утверждаемый директором или его заместителем по направлению. В акте перечисляются документы, с которых снят гриф "КТ". Один экземпляр акта передается в архив, а дела постоянного хранения - в государственный архив.

На обложках дел гриф "КТ" погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия. Аналогичные записи делаются в описях и номенклатурах дел.

Наряду с коммерческой тайной имеется государственная тайна - информация, правовое регулирование защиты которой осуществляется на основании закона РФ "О государственной тайне" от 21 июля 1993 года № 5485.

Источники и каналы распространения ценной информации могут быть случайными и преднамеренными. Они включают в себя: черновики, варианты и копии документов на бумагоносителе, адреса и телефоны клиентов, дискеты, кино-фотокопии, устную информацию и т. д.

2. Система защиты ценной информации и конфиденциальных документов

Основными мерами защиты коммерческой тайны на предприятии является создание специального отдела или подразделения обработки документов с грифом КТ (коммерческая тайна), а также организация специального делопроизводства с документальными носителями коммерческой тайны предприятия. Последнее включает:

- ограничение круга лиц для ознакомления с документами;

- учет документов и копий с них, их обращения (передача, пересылка, размножение, хранение, проверка наличия и др.);

- запрещение доступа посторонних в помещение, откуда исходят и где хранятся документы с грифом "КТ";

- особый порядок определения информации, содержащей коммерческую тайну, и сроков ее действия;

- система допуска сотрудников, командированных и частных лиц к сведениям, составляющим коммерческую тайну;

- особый порядок работы с документами с грифом "КТ";

- обеспечение сохранности документов, дел и изданий;

- обязанности лиц, допущенных к сведениям, составляющим коммерческую тайну;

- проведение контроля за обеспечением режима при работе со сведениями, содержащими коммерческую тайну;

- ответственность за разглашение информации, утрату документов, содержащих коммерческую тайну;

- организация архивного хранения конфиденциальных документов.

Ответственность за обеспечение режима работы с материалами с грифом "КТ", своевременное проведение мероприятий по сохранению коммерческой тайны возлагается на директора, его заместителей и руководителей подразделений.

Ответственность за организацию и осуществлению работы по защите коммерческой тайны возлагается на службу безопасности.

Порядок определения информации, содержащей коммерческую тайну, и сроков ее действия имеет государственное значение, т. к. нередко бывает связано с сокрытием ряда аспектов деятельности фирмы с целью недоплаты налогов, ведения нелегального бизнеса. Постановление правительства РФ № 35 от 5. 12. 91 г. "О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну" обязывает фирмы предоставлять в государственные статистические, налоговые, социальные органы необходимую информацию, а именно сведения, содержащиеся в учредительных документах, уставе предприятия, отчетности о финансово-хозяйственной деятельности, а также данные о загрязнении окружающей среды, несоблюдении безопасных условий труда, других нарушениях законодательства РФ.

Система допуска сотрудников, командированных и частных лиц к сведениям, составляющим коммерческую тайну.

Допуск к сведениям осуществляется директором, его заместителем или руководителями соответствующих подразделений для выполнения сотрудником своих служебных обязанностей.

Учитывается моральный фактор. В службе безопасности заполняется индивидуальное письменное обязательство по сохранению тайны.

На внутренней стороне обложки документа оформляется список допущенных лиц за подписью руководителя структурного подразделения.

Командированные и частные лица допускаются с письменного разрешения руководителя фирмы и подразделения, в ведении которого находятся нужные документы, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых эти люди работают, с указанием темы и объема выполняемого задания, а также предписания на выполнение задания.

Выписки из документов и изданий, содержащие сведения с грифом "КТ", производятся в тетрадях, имеющих такой же гриф, и после окончания работы представителя высылаются в адрес организации.

Дела и издания с грифом "КТ" выдаются и принимаются от исполнителей под расписку в карточке учета выдаваемых дел и изданий.

3. Технология защиты документной информации

конфиденциальный информация коммерческий делопроизводство

Документы "КТ" подлежат обязательной регистрации в канцелярии службы безопасности или в общем делопроизводстве подразделения уполномоченным службы безопасности. Они должны иметь соответствующие реквизиты и гриф "КТ".

Корреспонденция "КТ" вскрывается сотрудниками канцелярии, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество экземпляров книг, листов документов, приложений к ним.

Учет документов и изданий "КТ" ведется в специальных журналах или на карточках отдельно от учета другой несекретной документации.

Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются. Издания (книги, брошюры), которые не подшиваются в дела, учитываются в журнале инвентарного учета.

Движение документов и изданий "КТ" должно своевременно отражаться в журналах и на карточках. На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном листе к изданиям с грифом "КТ" проставляется штамп, в котором указывается наименование, регистрационный номер документа и дата его поступления.

Тираж издания с грифом "КТ", полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в журнале учета и распределения изданий. Например, автореферат диссертации с указанным грифом.

Дополнительно размноженные документы идут под номером документа, а количество экземпляров фиксируется на самом первичном документе.

Черновики и варианты документа уничтожаются сотрудником канцелярии, регистрирующим документ, с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: "черновик (и вариант) уничтожены", дата, подпись.

Издание документов в типографиях производится с разрешения службы безопасности и под контролем канцелярии по заказам, подписанным руководителем подразделения и утвержденным заместителем директора по направлению; учитывается поэкземплярно.

Документы с грифом "КТ" после исполнения группируются в отдельные дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства.

Снятие копий с документов производится сотрудниками с разрешения руководителей подразделений, для сторонних организаций - по запросу.

4. Учет и хранение дел с конфиденциальными документами

Хранение дел с конфиденциальными документами осуществляется в служебных помещениях, библиотеках в надежно запираемых и опечатываемых шкафах и хранилищах. Выданные для работы дела, возвращаются в тот же день. Если необходимо более продолжительное использование, то документы предоставляются при обеспечении надежности сохранения. Обо всех произведенных изъятиях или перемещениях делаются отметки в учетных документах, включая внутренние описи. Хотя в принципе изъятия и перемещения этих документов запрещены. Нельзя работать с этими документами за пределами служебных помещений. За исключением выноса для согласования и подписания в организациях в пределах города. Нельзя давать документы командированным. Документы пересылаются заказными или ценными почтовыми отправлениями или с курьерами.

При смене сотрудников, хранящих документы "КТ", составляется акт приема-передачи в произвольной форме, утверждаемый руководителем направления или заместитель директора по направлению.

Литература

1. Постановление Правительства РСФСР от 5. 12. 91 г. № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну».

2. Закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 25 января 1995 г. - Сборник законов Российской Федерации. 1995, № 8. Ст. 609.

3. Герасименко В.А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных. - М., Энергоатомиздат, 1994.

4. Крысин А.В. Безопасность предпринимательской деятельности. - М., Финансы и статистика, 1996.

5. Степанов Е.А. Некоторые документоведческие проблемы защиты информации. Документ в административных структурах. - М., ВНИИДАД, 1995.

6. Халяпин Д.Б., Ярочкин В.И. Основы защиты информации. Учебное пособие. - М., ИПКИР, 1994.

7. В.А. Кудряев и др. Организация работы с документами. Учебник. Гл. 11. - М., ИНФРА-М, 1998.

Размещено на Allbest.ru