Размещено на http://www.allbest.ru/

17

1. Первый период. Делопроизводство в Древнерусском государстве

Развитие делопроизводства сопровождает развитие государственного управления. На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений еще не существовало. Их функции выполняли отдельные должностные лица или органы с очень ограниченным штатом. Единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления.

К первым дошедшим до нас письменным документам Древнерусского государства относятся договоры с Византией 911 и 945 гг. В них упоминается о других документах: письменных завещаниях и подорожных грамотах для купеческих кораблей.

В X-XI веках существовали должности «печатников» - хранителей княжеской печати и «металников» - судейских секретарей, писцов и дьяков при крупных феодалах.

Развитие делопроизводства шло по многим направлениям.

1.1 Основные направления развития делопроизводства

Развитие форм документов. В этот период в основном документируются правовые отношения. Наряду с объемными многостраничными правовыми актами («Русская правда», Новгородская и Псковская судные грамоты и др.) создаются документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (купчие грамоты, заемные и закладные кабалы, житийные записи при срочном найме работников и т.д.).

Появление мест безопасного хранения документов. В городах - это центральные храмы. Часто само хранение документа в храме придавало им юридическую силу. Центрами документоведения и хранения были гостинные дворы и монастыри, т.к. церковь обладала широкой юридической компетенцией.

Формирование профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Сначала это были церковные псаломщики и дьяки. С XIV в. термин «дьяк» закрепился за всеми лицами, ведущими делопроизводства.

Появление приемов засвидетельствования документов: скрепов, печатей, мостов (подписи на склейках).

Формирование стадий разработки документа: чернопись - редакции - беловик.

Формирование процедуры отмены юридической силы документов: документы доставались из хранилища и уничтожались в присутствии свидетелей. Особо важные документы уничтожались специально выбранной городским вече комиссией часто публично и торжественно.

Развитие документоносителя: пергамент - особо выделанная телячья, баранья и козлиная кожа. Потерявшие ценность документы счищались, и дорогой материал использовался вторично. Истории известны также глиняные таблички царя Хамураппи.

Сейчас: бумага, кино, фото, магнитофонная лента, дискеты, перфокарты и т.д.

Развитие языка документа. Сначала выписывались буквы с прямым очертанием, сплошным текстом без разделения на слова, без знаков препинания. И только к XIV веку начала использоваться точка в конце предложения.

Возникновение негативных явлений - подделки и подчистки документов в политических и лично-корыстных целях.

В этот период говорить о делопроизводстве как системе норм и правил еще рано, но четко намечаются направления развития делопроизводства.

2. Второй период. Приказное делопроизводство в XV-XVII вв

Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства с середины XV в. С усложнением административных задач появились постоянно присутственные места - приказы (практика личных поручений-приказов великого князя ближайшему окружению - князьям и боярам по решению отдельных вопросов государственного управления). По названию первых государственных учреждений - приказов этот период становления и развития государственного делопроизводства (XV-XVII вв.) принято называть приказным периодом.

В XVII в. на Руси было около 40-70 приказов (разрядный, поместный, посольский, тайных дел, разбойный, пушкарский, холопий, казанский, большой казны, сибирский и др.)

Схема органов государственного управления:

Но стройной системы не было, так как управление строилось на системе «поручений»: определенный круг дел передавался доверенному лицу и могло получиться, что в одном ведомстве управляли 2 лица или одному лицу подчинялось несколько ведомств, имело место смешение функций.

2.1 Направления развития делопроизводства этого периода

Появление специальных ведомств, занимающихся делопроизводством - приказов.

Разделение приказов по функциям на органы территориального управления (казанский, сибирский приказы) и органы отраслевого управления (пушкарский, холопий, разбойный).

Формирование структуры приказа: разделение труда, функций между отдельными звеньями приказного управления.

Введение контроля за работой делопроиводителей и наказания за ошибки в официальном делопроизводстве.

Изменение формы документов.

В XV веке пергамент стала вытеснять западноевропейская бумага, в XVII веке - отечественная бумага (+чернила + гусиные перья + мелкий кварцевый песок).

Форма документа - столбец (свиток из подкрепленных друг к другу узких листов бумаги). Документы могли иметь длину более 1 метра и хранились свернутыми рулоном. В дальнейшем рулонная форма документа сменялась тетрадной и книжной - переплетением вместе нескольких тетрадей.

Видовой состав документов приказного делопроизводства: грамоты (царские указы боярам и др.,), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки (документы в приказы от воевод), челобитные (обращение граждан в центральные власти).

Важнейшим признаком официального документа, как говорилось, является его формуляр - совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности и отражающих специфику каждого документа. Из отдельных документов сшивались формулярники - своеобразное пособие по делопроизводству. В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделялось из текста - один сплошной текст. Тем не менее, царские указные грамоты начинались:

«От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, князю Ивану Алексеевичу Воротынскому с товарищами...» затем изложение сути вопроса.

Челобитные и отписки начинались: «Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой...».

При обращении к великому князю служилые люди писались холопами, посадские и крестьяне - сиротами, духовные лица - богомольцами.

Заканчивалась указная грамота указанием даты и места ее составления: «Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 7166 года, марта в 16 день».

Использовались традиционные формулировки: «вели государь мне дать», «царь - государь смилуйся пожалуй». Т.о. формируются устойчивые формы, образцы, по которым оформляются документы.

Важнейшим направлением развития делопроизводства в этот период являлось развитие документооборота.

Процедура подготовки документа в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

поступления документа на рассмотрение, его регистрация;

подготовка дела к «докладу», ведение переписки;

рассмотрение и решение дела;

оформление документа, содержащего решение;

обособление оконченных дел от текущих.

Способы хранения документов. Способы хранения документов: в кулях, мешках, сундуках. Появляются шкафы для хранения документов и замки на сундуках. Т.о., в приказной период создается система делопроизводства центральных и местных учреждений: кадры делопроизводителей, устойчивые формы документов и приемы их составления.

С середины XVII века появляются первые отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов, то есть начинает развиваться нормативная база.

3. Третий этап. Система коллежского делопроизводства в VIII веке

Существенное упорядочение делопроизводства происходит при Петре I. В 1720 году Петр утвердил Генеральный регламент, которым ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учреждения нового типа - коллегии. Всего за 1718-1720 гг. вместо упраздненных приказов создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммеру-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная, Главный магистрат. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений коллегией, в которую входили: президент, вице-президент, 2-3 советника, асессоры. С изданием Генерального регламента делопроизводство становится на твердую почву закона. Делопроизводственная деятельность закрепляется за самостоятельным подразделением - канцелярией. Центральными фигурами канцелярии становятся: секретарь + нотариус + регистратор + актуариус (ведение общего журнала всех входящих бумаг, хранение бумаг, ответственность за их сохранность, заготовление канцелярских принадлежностей) + канцеляристы +копиисты + переводчики + толмачи (для устного перевода) + вахмистр (сторож для охраны).

Генеральный регламент подробно разрабатывает все вопросы деятельности канцелярии, внося много нового, заимствованного из Западной Европы. В обращение вводится гербовая бумага. Происходит замена столбцовой формы документа тетрадной.

Если раньше судьи и их приближенные, принимавшие решения, не ставили своих подписей под приказами. Это входило в обязанности дьяка, отвечавшего за делопроизводства приказа. Лишь царь и бояре собственноручно подписывали только договорные грамоты, заключаемые с другими государствами. То Генеральный регламент Петра I ввел подписи руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Впервые Петр I стал лично подписывать издаваемые им указы. Главы губернской администрации стали подписывать доношения в Сенат.

Генеральный регламент подробно расписывал всю процедуру рассмотрения и решения вопроса (поступление дела, подготовка дела к слушанию (рассмотрению и решению), слушание дела и принятие решения, оформление решения и доведение его до исполнителя, контроль за исполнением решения, архивное хранение дел).

Новым явлением в документоведении явилось появление архивов (европейское наименование), как особых от канцелярии подразделений для хранения оконченных дел Архивариус + процедура сдачи документов в архив и условия их хранения в архиве.

Генеральный регламент устанавливал порядок пользования печатями. Приложение печати в присутствии двух свидетелей + государственная тайна и присяга о ее хранении.

Наказание за подделку и хищение документов, разглашение тайны голосования, неправильное составление и искажение смысла документа: смертная казнь, ссылка на галеры с вырезанием ноздрей, конфискация имущества, денежные штрафы, лишение чина и др.).

Сроки движения документов и наказание за нарушение сроков (5-месячное продление влекло лишение имущества и ссылку на галеры).

В делопроизводство, как и в русский язык, проникло много западноевропейских слов, заменивших прежние слова: администратор, актуариус, аудитор, бухгалтер, губернатор, инспектор, маклер, министр. Прежние учреждения - думы и приказы заменены Коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденции, инструкции, резолюции.

Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало составлять документы, формализация текста документа, начинается выделение реквизитов как самостоятельных элементов формуляра: дата документа + наименование документа и его обозначение («Рапорт о получении указа»), подпись, отметка о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др.

Возникла проблема: обилие дел, усложнение делопроизводства, разбухание канцелярских штатов, неспособность справиться с делами - бюрократическая волокита.

Реформа Петра I затронула только центральный уровень государственного управления, почти не отразившись на местных учреждениях. Завершила эту реформу Екатерина II, издав «Учреждения для управления губерний» (1775г.). Губернская реформа Екатерины II внесла единообразие в устройство губерний: разграничила места административные, судебные и финансовые, определила иерархический порядок взаимоотношений высших, центральных и местных учреждений.

Иерархический порядок взаимоотношений учреждений, определяющий порядок документоведения, присутствует и в современном делопроизводстве. Таким образом, XVIII век в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений, развитие бюрократии.

4. Система министерского делопроизводства XIX-начала XX века

Начало XIX века ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления, высшие и центральные учреждения.

Новая система управления - министерская; основана на принципе единоначалия министра. Это необходимо для более гибкой и оперативной системы управления. Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен вовсе из новой системы: сначала коллегии ввели в состав вновь созданных министерств; позже при министрах создали советы, имевшие статус коллегиального совещательного органа. Тем не менее, отношение к министрам как к единоличным исполнителям воли царя определило делопроизводство министерств как «исполнительное».

Законодательными актами 1802, 1810 и 1811 гг. была определена система министерского устройства.

Были созданы министерства: военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции, на правах министерства - Государственное казначейство и другие. Был утвержден Комитет министров - высшее административное учреждение, действовавшее на коллегиальных началах и рассматривавшее дела, выходящие за рамки компетенции отдельного министра и требующее совместного согласования решения.

Министры назначались самим императором и были ответственны только перед ним. Вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документов до их архивного хранения, регламентировались внешние отношения министерств.

Термин делопроизводство появился во второй половине XVIII века, и его значение было намного шире, чем сейчас.

«Делопроизводство» - «производство дела», т.е. подготовка, рассмотрение и решение дела. А поскольку всякое решение предполагало его письменную фиксацию на всех стадиях, то под делопроизводством понимались «правила, коими канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг».

Общий порядок движения дел в Министерствах строго регламентировался и представлял сложный иерархически организованный процесс.

Четко разграничиваются 2 аспекта делопроизводственной деятельности:

Формы документов;

Движение документов.

Дела, направляемые в министерство, в зависимости от их важности могли попасть или в канцелярию министра или непосредственно в департаменты. Все поступавшие в министерство дела делились на три категории:

Текущие дела.

Чрезвычайные дела (по злоупотреблению).

Срочные дела.

Документы разделялись на две группы:

а) внутреннее делопроизводство учреждения;

б) делопроизводство, связанное с другими учреждениями.

От вышестоящих учреждений министерства получали: от императора - указы, повеления, от государственного совета - высочайшие утвержденные мнения, от Сената - сенатские указы, от комитета министров - выписки из журналов заседаний.

Министры вышестоящей инстанции отправляли высочайшие доклады (императору), мнения, предложения, представления. С равными учреждениями министерства обменивались посредством отношений, сообщений, официальных писем. Подведомственным местам и лицам - предписания министров. От них получали - рапорты, донесения, представления.

Самостоятельную стадию производства дела составляла отправка дел. С ней связано появление с середины XIX века в России почтовых конвертов, марок, сургучной печати.

Другим самостоятельным участком делопроизводства явилась ревизия дел - проверка правильности ведения дел, хранения документов, сроков движения дел. Ревизия вменялась начальникам отделений, директорам департаментов, в губерниях - губернатору и начальникам присутственных мест.

Важная стадия производства дел - отчеты.

3 вида отчетов:

1) в суммах (финансовые);

2) в делах (о деятельности);

3) в предложениях (план работы на следующий год).

Изменяется форма документа: появляются бланк министерств с угловым расположением реквизитов, отпечатанные типографическим способом; на бланках закрепляется определенный набор реквизитов: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, дата документа, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту документа, ссылка на поступивший документ, реквизит адресат (указание должностного лица в дательном падеже).

Особенностью организации делопроизводства в этот период является не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление обширной делопроизводственной литературы, в частности сборники образцов документов.

В последней трети XIX века сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учреждениях начинает использоваться пишущие машинки - революционный шаг в документоведении: ускорение + копии + сокращение объема (компактность), телеграф - новый вид переписки - телеграммы, телефон - телефонограммы, гектограф - копирование документов.

Большая работа по упрощению делопроизводства: сокращение количества служебных документов и их унификация.

5. Делопроизводство в Советский период

делопроизводство коллежский приказной

Октябрьский переворот был нацелен на слом старого государственного аппарата. Всероссийский съезд Советов - высший орган государственной власти. В период между съездами ВЦИК - исполнительная власть. Совет народных комиссаров (Совнарком) - первое народное правительство. Отдельные отрасли управлялись 13 народными комиссариатами (наркоматами).

На смену власти дворян, помещиков, купечества пришла власть рабочих и крестьян. Интеллигенция была объявлена прослойкой. Резкое падение уровня документационного обеспечения управления, так как пришли некомпетентные люди. Совнарком издает декреты и постановление по документационному обеспечению управления «О порядке утверждения и опубликования законов» (1918 г.), «О форме бланков государственных учреждений».

Тем не менее, в 20-е годы были проведены плодотворные работы:

исследование управления, научной организации труда и делопроизводства (Тейлоризм);

выпуск важных нормативно-методических документов в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ);

предложения по совершенствованию практики работы ведомств, учреждений и организации по документированию управленческой деятельности общего делопроизводства и специальных систем документации.

Низкая общая культура управления работников советских ведомств и учреждений была причиной того, что научные разработки в области ДОУ не реализовывались.

Созданный в 1926 году Государственный институт техники управления (ИТУ) подготовил к 1931 году и издал проект «Общих правил документации и документооборота», который содержал передовой практический опыт разных ведомств и организаций, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых. Но «Правила» не были доработаны и утверждены, а ИТУ ликвидирован в 1932 году.

В 20-е годы наряду с общей документацией развивалась и система специальной документации. В 1921 году создана Государственная общеплановая комиссия (Госплан РСФСР), которая разрабатывала документацию по планированию развития народного хозяйства. В 1918 году сформированы центральные и местные органы статистики, разработана статистическая документация. В декабре 1926 года проведена первая Всесоюзная перепись населения. Развитие бухгалтерской документации.

Конституция 1936 г. существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Верховный Совет СССР стал высшим и единственным законодательным органом. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов документов для каждой иерархической структуры. Процессы документирования в высших эшелонах власти упростились и упорядочились.

В 1941 году собралось Первое межотраслевое совещание по оргтехнике, выдвинувшее проект по развитию документационного обеспечения управления. Однако начавшаяся война не позволила его реализовать.

Возвращение к решению проблем ДОУ началось лишь в 60-е годы. В 1960 году в Москве Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата восстановило идеи Совещания по оргтехнике 1941 года, выдвинуло задачу централизации и унификации делопроизводства.

Постановлением Совета Министров РСФСР была утверждена «Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР», которая акцентировала на унификации делопроизводственных работ. Усиливается влияние Главного архивного управления при Совете Министров СССР (ГАУ). В 1963 году ГАУ изданы «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов. В 1966г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), который подготовил к 1970 году проект основных положений «Единой Государственной системы делопроизводства», разработанный совместно с НИИ труда, ВНИИоргтехники, Институтом государства и права АН СССР, ВНИИ стандартизации. К сожалению, в проекте отсутствовали новые информационные технологии, уже применявшиеся за рубежом. В 1988 году начальником Главного архивного управления была утверждена новая доработанная редакция Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х годов стало издание ГОСТов на управленческие документы (Гост 6.38-72 и Гост 6.39-72 и др., общесоюзных классификаторов ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др., унифицированных систем документации УСД).

Новый поворот в истории России в 80-е гг. потребовал переработки многих документов, разработки новой нормативной базы документоведения и, наконец, применения информационных технологий. В 1993 году издан Общероссийский классификатор управленческой документации.

К сожалению, до настоящего времени нет широкого применения на практике значительного числа унифицированных документов, компьютерных возможностей документоведения, очень мало квалифицированных специалистов в области документационного обеспечения управления.

Литература

Государственные учреждения России XVI-XVIII вв.- М., изд-во МГУ, 1991.

Документационное обеспечение управления. Документоведение: Аннотированный библиографический указатель литературы за 1976-1985 гг. - М. Главархив, ВНИИДАД, 1990.

Ерошкин Н.П. История государственных учреждений России - М., изд-во ВЫСШАЯ ШКОЛА, 1968.

История делопроизводства в СССР. Учебное пособие. - М. 1974.

Литература по вопросам документоведения. 1924-1975 гг.: Аннотированный указатель. - М., Главархив, ВНИИДАД, 1979.

Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР. - М.,1956.

Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93. - М.

Развитие советского документоведения (1917-1981 гг.). Сборник научных трудов. - М. Главархив, ВНИИДАД, 1983.

Сборник законодательных актов по делопроизводству (1917-1970). - М. 1973.

Размещено на Allbest.ru