Управление закупками на предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Управление закупками на предприятии

1. Сущность, задачи и методы закупочной логистики

Закупочная логистика - это управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами.

Любое предприятие, как производственное, так и торговое, в котором обрабатываются материальные потоки, имеет в своем составе службу, осуществляющую закупку, доставку и временное хранение предметов труда (служба снабжения): сырья, полуфабрикатов, изделий народного потребления. Деятельность этой службы может быть рассмотрена на трех уровнях, так как служба снабжения одновременно является:

- элементом, обеспечивающим связи и реализацию целей макрологистической системы, в которую входит предприятие;

- элементом микрологистической системы, то есть одним из подразделений предприятия, обеспечивающим реализацию целей этого предприятия;

- самостоятельной системой, имеющей элементы, структуру и самостоятельные цели. [3, с. 103-108]

Как элемент макрологистической системы служба снабжения устанавливает хозяйственные связи с поставщиками, согласовывая технико-технологические, экономические и методологические вопросы, связанные с поставкой товаров. Работая в контакте со службами сбыта поставщика и транспортными организациями, служба снабжения обеспечивает «ввязывание» предприятия в макрологистическую систему. Идея логистики - получение дополнительной прибыли от согласованности действий всех участников, требует, чтобы персонал службы снабжения добивался реализации целей собственного предприятия не как изолированного объекта, а как звена всей логистической макросистемы. Это означает, что служба снабжения, работая на собственное предприятие, в то же время должна преследовать цель повышения эффективности функционирования всей макрологистической системы.

Методы управления закупками:

- метод увеличения объемов закупок;

- метод уменьшения объемов закупок;

- метод прямого расчета объемов закупки.

Метод увеличения объемов закупок предполагает:

- учет спроса на конкретные виды продукции для принятия решения об их закупках;

- анализ спроса в течение, по меньшей мере, 12 месяцев для учета всех возможных видов сезонных колебаний

- определение достаточного объема спроса на протяжении 12 месяцев для создания запасов конкретного вида продукции;

- принятие решения о создании запасов в зависимости от числа заказов проданных видов продукции.

Метод уменьшения объемов закупок предусматривает:

- определение на основании статистики сбыта тех видов продукции объем запасов которых следует сократить;

- выработку критериев, на основании которых определяется необходимость уменьшения или ликвидации конкретных видов запасов продукции;

- сведение к минимуму доли медленно реализуемых видов продукции на основе учета показателей объема запасов продукции.

Метод прямого расчета объемов закупок (вычисление средних величин без учета динамики и цикличности спроса) предполагает определение:

- периода времени, для которого осуществляется расчет;

- общего количества проданной продукции на основании статистики продаж за выбранный период времени;

- средней величины запасов (в неделях) путем деления общего количества проданной продукции на число недель в выбранном периоде.

Для определения запаса данного вида продукции величина оптимального уровня запаса умножается на среднюю величину запасов в неделю. По мере продаж новой продукции расчетная величина, а вместе с ней и цифры в стандартном заказе меняются. Полученная в результате расчетов величина изменяется еженедельно, отражая актуальные статистические данные, поэтому среднюю величину запасов и оптимальный уровень запасов постоянно пересчитывают. [18]

Выбор метода закупок зависит:

- от сложности конечного продукта;

- состава комплектующих изделий и материалов.

Основные методы закупок:

- оптовые закупки (закупка товара одной партией);

- регулярные закупки мелкими партиями;

- закупки по мере необходимости;

- ежедневная (ежемесячная)

- закупка товаров по котировочным ведомостям;

- закупка товаров с немедленной сдачей;

- различные комбинации перечисленных методов.

У каждого метода есть свои преимущества и недостатки, которые необходимо учитывать, чтобы сберечь время и сократить издержки. Указанные методы имеют следующие особенности:

- закупка товара одной партией. Метод предполагает поставку товаров большой партией за один раз (оптовые закупки). Таким способом могут закупаться товары, потребность в которых возникает непредвиденно и которые не требуют длительного хранения. Они закупаются, как правило, в сроки, близкие к их потреблению. Преимущества этого способа закупки: простота оформления документов, гарантия поставки всей партии, повышенные торговые скидки. Недостатки - большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала;

- регулярные поставки мелкими партиями. В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода в соответствии с графиком потребности в них. Преимущества данного метода таковы: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия площади складских помещений; сокращаются затрат ты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку. Его недостатки: вероятность заказа избыточного количества товаров; необходимость оплаты всего количества товаров, определенного в заказе. В целях упрощения процедуры оформления заказов и снижения накладных расходов применяются групповые поставки нескольких видов родственных товаров, приобретаемых и мелкими партиями. В этих же целях фирмы стали использовать автоматизированную систему компьютерной связи;

- ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Такой метод закупки широко используется там, где закупаются дешевые и быстро потребляемые товары. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) включают следующие сведения: полный перечень товаров; количество товаров, имеющихся на складе; требуемое количество товаров. Преимущества данного метода: ускорение оборачиваемости капитала, снижение затрат на складирование и хранение своевременность поставок;

- получение товара по мере необходимости. Этот метод похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется следующий особенностями: количество поставляемых товаров не устанавливается, а определяется приблизительно, поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем, оплачивается только поставленное количество товара, по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены. Преимущества данного метода: отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества товаров, ускорение оборота капитала, минимум работы по оформлению документов;

- закупка товара с немедленной сдачей. Сфера применения этого метода - покупка нечасто используемых товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости. Товар заказывается, когда он требуется, и вывозится со складов поставщиков. Недостаток данного метода - в увеличении издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, мелкими размерами заказов и множеством поставщиков. [17]

2. Организация и управление закупками

Службы закупок на предприятии могут быть построены централизованно и децентрализованно. Если предприятие подходит к процессу с позиции децентрализации, служащие отделов будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела. Преимуществом такого подхода является тот факт, что пользователь лучше знает потребности отдела, чем кто-либо другой.

У централизованных закупок гораздо больше преимуществ, поэтому почти все компании, за исключением самых мелких, используют централизованный подход к совершению закупок. При осуществлении закупок централизованным путем назначается конкретное лицо или создается отдел с полномочиями совершать закупки в интересах всех отделов. Преимущества централизованных закупок:

- простота стандартизации закупаемой продукции;

- отсутствие административного дублирования;

- возможность совместного размещения заказа у поставщика с целью получения скидок за большой объем заказа;

- лучший контроль за выполнением обязательств по закупкам;

- развитие профессиональных навыков специалистов по закупкам за счет специализации, профессионального принятия решений и лучшего использования времени. Вариант структуры службы закупок предприятия, предполагает сосредоточение всех функций закупок предприятия в одних руках, например, в дирекции по материально-техническому снабжению. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.

Специалисты службы закупок предприятия отвечают за закупку продукции в соответствии со спецификациями, полученными от внутренних потребителей.

Организация процесса закупок имеет определенные этапы:

- определение потребности в материальных ресурсах;

- определение нужных характеристик и количества товаров и услуг;

- анализ и определение возможных источников снабжения;

- определение цены и условий закупок;

- подготовка и размещение заказа на закупку;

- контроль выполнения заказа и / или экспедирование;

- получение и проверка товаров;

- обработка счета и оплата;

- учет поступлений материальных ресурсов.

Любая закупка начинается с определения общей потребности предприятия и индивидуальных потребностей каждого ее подразделения. Имея такую информацию, можно получить материальные ресурсы со склада либо путем перемещения избытка товаров из другого подразделения, либо покупая новые товары.

Кроме того, необходимо иметь точное описание потребности, артикула товара или услуги, которые запрашиваются. Для этого в отделе закупок ведется, список (каталог) постоянно закупаемых предметов, что способствует ведению правильного бухгалтерского учета и процедуре хранения их на складе.

Выбор поставщика составляет важную часть функции закупок и включает поиск источников снабжения и оценку возможности своевременной поставки и предоставления необходимых услуг до и после продажи. Среди основных сведений, которые могут храниться как в электронном виде, так и в книгах учета, в отделе закупок должна быть информация о действующих контрактах с поставщиками, в соответствии с которыми размещаются заказы, товарная классификация закупленных изделий, реестр поставщиков. Анализ и выбор поставщика, являющиеся вопросами субъективной оценки, ведут к размещению заказа.

Размещение заказа на закупку включает заполнение формы заказа, если в качестве альтернативы не используется соглашение поставщиком на продажу товара или поставка товара на оснований общего заказа. Важным требованием любой формы заказа на закупку должно быть наличие серийного номера, даты заполнения, названия и адреса поставщиков, количества и описания заказанный товаров, требуемой даты доставки, указаний по отгрузке, условий; оплаты и условий

После того, как заказ на закупку отправлен поставщику, покупатель может контролировать ход его выполнения и / или ускорят выполнение заказа. Эти функции возложены на отдел контроля экспедирования. Функция контроля выполнения заказа - стандартная функция, контролирующая способность поставщика выполнят свои обязательства по срокам доставки. Экспедирование заказа это своего рода давление на поставщика с тем, чтобы он выполнял свои обязательства по доставке товара, доставлял его с опережением графика или ускорил доставку в случае отставания от графика. В качестве стимула может применяться угроза аннулирования заказа или прекращения деловых отношений в будущем, если поставщик не может выполнить условия соглашения.

Важный этап - оприходование (получение) материальных ресурсов и готовой продукции. Счет на оплату налагает обязательства на покупателя, обычно выписывается в двух экземплярах и включает номер заказа, стоимость изделия, общую сумму к оплате по каждому виду.

После получения заказа необходимо ввести новые сведения в учет отдела закупок. Эта операция включает в себя ведение файлов документов, которые относятся к заказу и необходимы отделу закупок:

Основным документом, регулирующим взаимоотношения по закупкам и поставкам материальных ресурсов, является договор поставки. Он представляет собой соглашение, по которому поставщик (изготовитель, посредник) обязуется сформировать и направить соответствующий материальный поток (передать в собственность потребителю продукцию обусловленного ассортимента и качества в установленные сроки и в требуемом количестве), а потребитель - принять и оплатить эту продукцию.

Размещение заказов, удовлетворяющее потребности логистической системы, непосредственно влияет на эффективность всего процесса логистики, так как заказ определяет мощность материальных потоков и особенности их формирования, возможные методы и пути продвижения по логистическим цепям. [12]

3. Задача выбора поставщика

Важной функцией служб снабжения различных фирм является выбор поставщика для компании. Он включает следующие этапы:

1) поиск потенциальных поставщиков:

- объявление конкурса;

- изучение рекламных материалов;

- посещение выставок и ярмарок;

- переписка и личные контакты с возможными поставщиками;

2) анализ потенциальных поставщиков по таким критериям, как:

- цена;

- качество продукции;

- надежность поставок (соблюдение договоров по срокам поставки, по ассортименту, комплектности, качеству и количеству продукции);

- удаленность поставщика от потребителя;

- сроки выполнения текущих и экстренных заказов;

- наличие резервных мощностей;

- организация управления качеством у поставщика;

- психологический климат у поставщика;

- способность обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставляемого оборудования;

- финансовое положение поставщика;

3) оценка результатов работы с поставщиками на основе:

- критериев выбора поставщика;

- анализа значимости товара для производственного или торгового процесса;

- значимости (важности) каждого критерия;

- оценок по каждому критерию.

Существует два основных метода организации выбора поставщика:

- через торгового агента фирмы, осуществляющей закупки;

- посредническую организацию.

Торговые агенты, посреднические фирмы могут осуществлять указанную деятельность по поиску поставщика как за фиксированное вознаграждение, так и за процент от сделки.

Процедура получения и оценки предложений от потенциальных поставщиков может быть организована с помощью:

- объявления конкурсных торгов;

- изучения рекламных материалов;

- посещения выставок и ярмарок;

- переписки и личных контактов с возможными поставщиками.

При этом наиболее распространенными и эффективными являются:

- конкурсные торги;

- письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

Имеется три основных критерия выбора поставщика.

- стоимость приобретения продукции или услуг;

- качество продукции или услуг;

- надежность обслуживания.

Кроме основных критериев выбора поставщика существуют и прочие критерии, количество которых может доходить до нескольких десятков.

Для сбора информации, необходимой для применения перечисленных критериев, используются следующие источники:

- собственное расследование;

- местные источники;

- банки и финансовые институты;

- конкуренты потенциального поставщика;

- торговые ассоциации;

- информационные агентства.

4. Методы оценки и выбора поставщиков

Наиболее распространенным методом выбора поставщика можно считать метод рейтинговых оценок, который, в свою очередь, является разновидностью метода категорий предпочтения. После отбора критериев выбора поставщика их значимость обычно устанавливается экспертным путем работниками службы снабжения / закупок или привлеченными экспертами.

Итоговое значение рейтинга определяется путем суммирования произведений значений (удельного веса) критерия на его экспертную балльную оценку (например, по 10-балльной системе) для данного поставщика.

Сравнивая полученные значения рейтинга для разных поставщиков, определяют наилучшего партнера. Если рейтинговая оценка дает одинаковые результаты для двух и более поставщиков по основным критериям, то процедуру повторяют с использованием дополнительных критериев оценки. При обращении к потенциальным поставщикам трудно (а иногда практически невозможно) получить объективные данные, необходимые для работы экспертов. Окончательная оценка производится в соответствии с алгоритмом. Он позволяет выделить любой аспект, наиболее интересующий покупателя.

В работе Линдерса и Фирона предложена разновидность рейтинговой/ балльной системы оценки поставщика. Принцип расчета рейтинга поставщика аналогичен рассмотренному выше, за одним исключением. На начальной стадии выставления баллов каждый критерий рассматривается с нескольких позиций, причем у каждой позиции - своя балльная шкала. В результате итоговая оценка получается более «объемной», и у каждого критерия есть несколько пояснений. Такой метод рейтинговой оценки является трудоемким, однако при решении спорных вопросов он более эффективен.

Из других методов выбора поставщиков можно отметить методы оценки затрат, доминирующих характеристик и определения категорий предпочтения.

Метод оценки затрат иногда называют затратно-коэффициентным методом или «методом миссий». Он заключается в том, что весь исследуемый процесс снабжения делится на несколько возможных вариантов (миссий) и для каждого тщательно рассчитываются все расходы и доходы. В результате получаются данные для сравнения и выбора вариантов решений (миссий). Для каждого поставщика рассчитываются все возможные издержки и доходы / выигрыши (при этом учитываются логистические риски). Затем из набора вариантов (миссий) выбирается наиболее выгодный (по критерию общей прибыли).

По существу это - разновидность метода ранжирования (критериев) по стоимости. Метод интересен с точки зрения факторов и их стоимостной оценки и позволяет определять «стоимость» выбора поставщика. Недостаток метода состоит в том, что он требует большого объема информации и анализа большого объема информации по каждому поставщику.

Метод доминирующих характеристик состоит в сосредоточении на одном выбранном параметре (критерии). Этот параметр может быть: наиболее низкой ценой, наилучшим качеством, графиком поставок, внушающим наибольшее доверие, и т.п. Преимущество этого метода - в простоте, а недостаток - в игнорировании остальных факторов - критериев отбора.

Метод категорий предпочтения. В этом случае оценка поставщика, в том числе и выбор способа его оценки, зависит от информации, стекающейся из многих подразделений фирмы. Инженерные службы дают свою оценку способности поставщика производить высокотехнологичную продукцию и могут компетентно судить о ее качестве, диспетчерская докладывает о сроках доставки, производственные отделы - о простоте и удобстве пользования МР в производственном процессе. Такой метод подразумевает наличие обширной и разнообразной информации из множества источников, которая позволяет рассматривать каждый фактор наравне с остальными, в то время как для фирмы, возможно, какой-то фактор является ключевым, например, простота использования продукции в производственном процессе.

Майкл Р. Линдерс и Харольд Е. Фирон уделяют особое внимание неформальной оценке поставщика работниками компании покупателя, которая включает оценку личных контактов между поставщиком и работниками отделов компании покупателя, информацию, полученную из разговоров на профессиональных встречах, конференциях и в средствах массовой информации. «Как идут дела с поставщиком X?» - типичный вопрос, который могут и должны задавать представители отдела снабжения при встречах с представителями других отделов своей компании. Осведомленный работник владеет подобной информацией о поставщиках и всегда замечает, как новая информация может повлиять на общую оценку поставщика. Сегодня в небольших компаниях почти вся оценка имеющихся источников снабжения осуществляется неформальным образом. Когда потребители и отдел закупок ежедневно находятся в личном контакте и существует быстрая обратная связь с оценкой деятельности поставщика, такой «неформальный» подход вполне обоснован и целесообразен. [1]

5. Документальное оформление заказа

Использование большинством фирм в условиях рыночной экономики сложившихся ранее документов во многих случаях не удовлетворяет современным требованиям.

Относительно ведения документации по закупкам руководителям соответствующих отделов целесообразно разработать стандартные бланки.

В них рекомендуется:

- обозначить его, в целях выделения бланка заказа среди других документов словом «заказ» или «заказ на поставку»;

- присвоить документу порядковый номер. Он применяется в документах, прилагаемых к копии заказа (товарно-транспортная накладная, счет-фактура и т.п.). Наличие порядкового номера поможет быстрому поиску нужного документа;

- указать название и адрес компании. Эти сведения служат информацией поставщику, с кем ему предстоит иметь деловые отношения, куда поставлять товар и отсылать счет;

- в бланке заказа должно быть указано должностное лицо, желательно, чтобы им являлся человек, стоящий у истока заказа. Это поможет поставщику при необходимости решить возникшие у него проблемы с конкретным человеком. Ему же он может адресовать интересующие его вопросы, связанные с заказом;

- указывается дата, наименование и адрес поставщика;

- поставить сроки и указать количество поставляемых товаров;

- описать товар. В заказе на поставку должны быть четко определены необходимые товары со ссылками не предложение о закупках и заявкой на спецификацию;

- если адрес поставки не тождественен основному адресу предприятия, названного в бланке заказа, необходимо его указать;

- цена на товар должна быть проставлена в бланке заказа во избежание конфликта при расплате за поставленные товары;

- нужно предоставить свои банковские реквизиты, чтобы не возникали различные финансовые недоразумения.

Для правильного оформления операций поставок необходимо тщательно работать с документами, их отражающими.

Когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы, оформляется документ поставщика. В нем указывается:

- адрес отправителя и его название, описание продукции, количество мест, вес продукции, специфика транспортировки, название поставщика. Для информирования подразделений-потребителей о факте доставки товара, для контроля бухгалтерией соответствия уведомления об отгрузке товара подтверждением получения поставки являются копии заказа и счета;

- номер сопроводительного письма, дата поставки, способ транспортировки, отправитель - все это в книге регистрации товаров вместе с их кратким описанием;

- не будет лишним в некотором документе описывать брак и другие недостатки предоставленного товара для принятия нужных мер отделом закупки. [5]

Список источников

материальный продукция закупка поставщик

1. 300 ответов на вопросы профессионалов // Корпоративная логистика // Учебные пособия [Электронный ресурс]. - 29.05.2012. - Режим доступа: http://agro-technique.ru/korporativnaya-logistika-300-otvetov-na-voprosy-professionalov/217/. - Дата доступа: 17.11.2011.

2. Аникин, Б.А. Логистика: учебник /Б.А. Аникин; под ред. Б.А. Аникина. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 368 с.

3. Гаджинский, А.М. Логистика: учебник для высших и средних специальных учебных заведений / А.М. Гаджинский. - 2-е изд. - М.: Информационно-внедренческий центр «Маркетинг», 1999. - 228 с.

4. Гаджинский, А.М. Логистика: учебник для высших и средних специальных учебных заведений / А.М. Гаджинский. - 5-е изд. - М.: Издательско - книготорговый центр «Маркетинг», 2002. - 408 с.

5. Документальное оформление заказа // Закупочная деятельность в огистике [Электронный ресурс]. - 2009. - Режим доступа: http://dmslogistik.at.ua/publ/3_zakupochnaja_dejatelnost_v_logistike/37_dokumentalnoe_oformlenie_zakaza/9-1-0-42. - Дата доступа: 17.11.2011.

6. Логистика: учебное пособие / И.И. Полещук [и др.]; под ред. д-ра экон. наук, профессора И.И. Полещук. - Минск: БГЭУ, 2007. - 431 с.

7. Логистика закупок // Учебно-методичский проект [Электронный ресурс]. - 2009. - Режим доступа: http://learnlogistic.ru/logistika-zakupok. - Дата доступа: 17.11.2011.

8. Манжай, И.С. Логистика: Конспект лекций [Электронный ресурс]. - 2012. - Режим доступа: http://library.tuit.uz/skanir_knigi/book/ logistika2/main.htm

9. Методы управления закупками // Закупочная логистика // Блок теории // Всё о логистике [Электронный ресурс]. - 2010. - Режим доступа: http://www.logistclub.com.ua/index.php? option=com_content&view=article&id=140&Itemid=166. - Дата доступа: 17.11.2012.

10. Неруш, Ю.М. Логистика: учебник для вузов / Ю.М. Неруш. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. - 389 с.

11. Неруш, Ю.М. Логистика: учебник для вузов / Ю.М. Неруш. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 495 с.

12. Организация и управление закупочной деятельностью // Закупочная // Логистика // Главная // [Электронный ресурс]. - 2010. - Режим доступа: http://www.skladportal.ru/index.php? Itemid=30&id=30&option=com_content&task=view&exnsid=281. - Дата доступа: 17.11.2012.

13. Основы логистики: учебник для вузов / В.В. Щербаков [и др.]; под ред. В.В. Щербакова. - Спб.:Питер, 2009. - 432 с.: ил.

14. Основы логистики: учебное пособие / П А. Дроздов [и др.]; под. общ. ред. П.А. Дроздова. - Минск: Изд-во Гревцова, 2008. - 208 с.

15. Пособие по выполнению дипломных работ для студентов специальности 1-26 03 01 «Управление информационными ресурсами» / авт.-сост.: С.М. Мовшович [и др.]. - Гомель: учреждение образования «Белорусский торгово-экономический университет потребительской кооперации», 2010. - 112 с.

16. Планирование закупок и его методология. Выбор поставщиков // Информационно-образовательный портал Ханадеевой Е.А. // [Электронный ресурс]. - 2010. - Режим доступа: http://www.hanadeeva.ru/logictica/lekcui/ vopros_3_1_2/index.html. - Дата доступа: 17.11.2012.

17. Управление торговлей [Электронный ресурс]. - 2010. - Режим доступа: http://www.1c80.com/about8-0/zakup.htm/. - Дата доступа: 17.11.2012.

18. Шепелева, А.Ю. Логистика: Тема 4 - Закупочная логистика [Электронный ресурс]. - 2005. - Режим доступа: http://be5.biz/ekonomika/ l002/04.htm. - Дата доступа: 17.11.2012.

Размещено на Allbest.ru

...