Исследование и реорганизация бизнес-процессов кадрового агентства с целью улучшения качества обслуживания

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

СОДЕРЖАНИЕ

реорганизация бизнес управленческий интеллектуальный

Общее описание предметной области

Описание подразделения предметной области, в которой предполагается наличие проблемы

Построение схем и диаграмм, указывающих на то, какое место, рассматриваемое вами подразделение занимает в общей структуре Кадрового агентства

Выделение процессов, для которых автоматизация наиболее важна

Построение графовой модели рассматриваемого вами подразделения и ее анализ

Оценка эффективности выполнения данных процессов формальными математическими методами

Выводы



ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

Стабильность деятельности компаний, их эффективность и конкурентоспособность в рыночных условиях во многом зависят от быстроты и степени радикальности мышления, как управляющего звена, так и всего персонала предприятия. Решение задач менеджмента напрямую зависит от персонала, работающего в компании. При этом важнейшей целью в деятельности руководителей является эффективное управление человеческим ресурсом. Эффективное управление начинается с профессионального поиска и подбора специалистов. В настоящее время в российском обществе в связи с социально-экономическими преобразованиями особое значение для организаций приобретает проблема квалифицированного подбора персонала.

Подбор кадров один из самых ответственных этапов в управлении персоналом, поэтому на современном уровне развития бизнеса многие компании обращаются к услугам профессионалов кадровых агентств. В связи с этим квалифицированный подбор персонала, как один из важнейших аспектов HR-менеджмента, становится востребованной профессиональной деятельностью. Рынок подобных услуг выполняет социально важную функцию посредничества между организациями - работодателями и работниками, способствует оптимизации деятельности компаний.

Согласно международной классификации, кадровые агентства делятся на два вида: агентства по трудоустройству, которые подбирают работу соискателям и берут с них оплату за оказанные услуги, и рекрутинговые агентства, которые находят необходимые работодателям кадры и получают вознаграждение за подбор специалистов с компаний-заказчиков.

Субъектами рекрутинговой деятельности являются представители компании-заказчики (работодатели, клиенты), которые размещают информацию о вакантных местах в агентстве, рекрутеры и кандидаты (соискатели), специалисты которые находятся в активном поиске работы, либо могут быть приглашены на новые места работы. Задачей рекрутера является организация поиска, отбора и представление высококвалифицированных специалистов в соответствии с потребностями компании-заказчика и оказание консультационно-информационных услуг по анализу рынка труда. Рекрутер - это специалист, профессионально занимающийся подбором персонала, кто использует современные технологии. Под технологией рекрутмента подразумеваются четкие правила и приемы выполнения последовательных операций, обеспечивающих успешный подбор нужных специалистов.

Основными инструментами найма персонала являются: отбор по резюме и анкетам, отбор в процессе интервью. В отличие от найма персонала, в рекрутинге после тщательного отбора, проведенного менеджерами по персоналу, клиенту предоставляется короткий список претендентов. Рекрутером оцениваются уровень квалификации кандидатов, соответствие корпоративной культуре компании-заказчика, изучаются мотивирующие факторы, которые могут повлиять на решение кандидата о переходе на другую работу, его успешный опыт и многое другое. В итоге заказчик проводит сравнительный анализ предложенных кандидатур и выявляется лучшая из них.

Специфика российского рынка рекрутинговых услуг заключается в том, что он изначально стал формироваться как самостоятельный вид бизнеса, а не сопутствующий управленческому и финансовому консультированию, как это было на Западе.

ОПИСАНИЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ, В КОТОРОЙ ПРЕДПОЛАГАЕТСЯ НАЛИЧИЕ ПРОБЛЕМЫ

Кандидат - лицо, которое обращается за регистрацией в качестве соискателя в фирму.

Консультант - сотрудник, оказывающий услуги по подбору постоянного персонала.

Клиент - потенциальный или активный клиент.

Третья сторона - внешний ресурс.

CV-резюме - документ с указанием карьерных целей, навыков и опыта работы кандидата.

Замена - замена происходит в случае, когда кандидат по своей инициативе или по инициативе клиента расторгает отношения с ним до окончания испытательного срока.

Дата начала - дата заключения трудового договора между клиентом и кандидатом.

Запрос - информация, запрашиваемая клиентом или потенциальным клиентом, такая как: сумма выставляемого счета или наличие того или иного навыка.

Работа над заказом включает получение и развитие заказа, утверждение ставок и гарантированного срока по подбору постоянного персонала.

Клиент связывается с филиалом с целью размещения заказа.

Консультант собирает у клиента всю необходимую информацию по заказу, включая обязательные и желательные требования, и заполняет соответствующую форму.

Если клиент ранее никогда не обращался в фирму, то Консультант согласовывает и назначает дату встречи с контактным лицом Клиента. Запись о встрече заносится в базу данных.

Консультант должен принимать заказы от клиентов только на позиции, соответствующие стратегии подразделения.

Поле проведения процесса квалификации заказа Консультант подтверждает Клиенту условия работы над заказом, после чего новому Клиенту высылается Контракт (договор об оказании услуг).

Контракт должен быть подписан Клиентом и возвращен в фирму до начала предоставления кандидатов (в соответствии с юридическими требованиями). В случае подписания контракта с новым клиентом, соответствующая информация о нем заносится в базу данных.

Гарантия фирмы на услуги по подбору постоянного персонала, как правило, действует 3 месяца, если со стороны согласуют другие сроки, эти сроки должны быть отражены в Приложении к договору.

В случае если Клиент неоднократно пользовался услугами данной фирмы, то в базу данных лишь добавляется информация о новом заказе.

В случае, когда клиент отменяет заказ, Консультант должен закрыть заявку в базе данных.

Вся необходимая информация по принятому заказу должна быть документировано зафиксирована в заявке и введена консультантом в базу данных в течении 24 часов с момента принятия заказа:

Должность;

Сумма оплаты услуг фирмы;

Зарплата и компенсационный пакет;

Консультант;

Дата начала работы;

Кем закрыта (в случае закрытия);

Эксклюзивность(да/нет);

Работа над заказом начинается только после ввода заказа в базу данных.

Процесс рекрутинга по заказу должен быть документально зафиксирован Консультантом. Отправка резюме клиенту, интервью кандидатов - все стадии должны отражаться в форме статуса кандидата.

Встречи с Клиентом, дополнительные соглашения и пожелания во время подбора так же фиксируются в базе данных.

Для того чтобы найти соответствующие требованиям Клиента кандидатов, Консультант проводит поиск состоящей в базе кандидатов.

Если в базе есть соответствующий кандидат(ы), консультант связывается с соискателем и информирует их о позиции. Если Кандидат заинтересован позиции, то Клиенту предоставляется описание Кандидата.

Если в базе нет подходящего Кандидата, Консультант проводит поиск с использованием:

размещения вакансий в интернете, а так же поиск по соответствующим сайтам;

публикация рекламы в местных газетах, журналах и т.д.;

прямой поиск по рекомендациям.

Консультант обязан в оговоренные сроки сообщать Клиенту о ходе его работы.

Когда были определены потенциальные Кандидаты, Консультант должен проинтервьюировать их по телефону, или при необходимости, при личной встрече.

Кандидаты, которые в наибольшей степени соответствуют критериям Клиента, должны быть назначены на собеседование с Клиентом.

Консультант интервьюирует Кандидатов для того чтобы собрать, уточнить информацию в объеме, достаточном для определения того, подходит ли кандидат на текущие открытые позиции.

Консультант проверяет информацию из резюме, выявляет наличие недостатков квалификации, выявляет знания и компетенции и определяет, соответствует ли кандидат обязательным и желательным требованиям.

Заметки о проеденном интервью должны быть включены в запись о кандидате в базе данных.

Кандидат должен заполнить и подписать специализированную анкету для предоставления Клиенту необходимой информации о себе. Если Консультант сочтен Кандидата непригодным для регистрации в фирме, то об этом сообщается Кандидату и вся информация, касающаяся данного кандидата должна быть уничтожена.

Если кандидат расценивается как пригодный для предоставления на открытую вакансию, по согласию кандидата консультант направляет его на собеседование с Клиентом.

Если кандидат подходит для регистрации, но не соответствует требованиям данной вакансии, то данные о нем заносятся в базу данных для дальнейшего использования и предоставления на другие вакансии.

Консультант обязан занести Кандидата в базу данных в течение 48 часов с момента проведения собеседования. Зарегистрированные (активные) Кандидаты - это те кандидаты, которые были оценены положительно Консультантом и находятся в активном поиске работы.

Неактивные Кандидаты - которые были зарегистрированы и оценены, и нашли работу и более не находятся в активном поиске работы.

Консультант предоставляет список подобранных кандидатов и согласовывает время проведения собеседования у Клиента. Информация об интервью заносится в базу данных.

После клиент сообщает о своем решении, - какие кандидаты, из предоставленных Консультантом, принимаются на работу. Результаты немедленно отражаются в база данных в форме статус Кандидата.

Если кандидат принимает предложение о работе Консультант заполняет заказ и закрывает его в базе данных в первый день выхода кандидата на работу.

На протяжении гарантированного периода Консультант отслеживает работу Кандидата. Производит серии телефонных звонков и встреч как с Кандидатом, так и с Клиентом. Результаты всех звонков и встреч заносятся в базу данных.

Для проведения замены Кандидата открывается дополнительная заявка на замену. Общение с Клиентом и Кандидатом и все процедуры ведутся в том же порядке, что и в обычном случае. Замена производится безвозмездно, но гарантии на нее не распространяются.

Если заявка была потеряна, то Консультант должен закрыть ее в базе данных с соответствующей пометкой причины закрытия.

ПОСТРОЕНИЕ СХЕМ И ДИАГРАММ, УКАЗЫВАЮЩИХ НА ТО, КАКОЕ МЕСТО, РАССМАТРИВАЕМОЕ ВАМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ ЗАНИМАЕТ В ОБЩЕЙ СТРУКТУРЕ КАДРОВОГО АГЕНТСТВА

Объектом автоматизации является кадровая служба. На рисунке 1 представлена организационная структура Кадрового агентства. Во главе Кадрового агентства стоит Директор.

Рисунок 1. Организационная структура Кадрового агентства

Описание структурной схемы:

Бухгалтерия - занимается обработкой первичных документов, расчетом себестоимости продукции, анализом расчетов с поставщиками и покупателями, а так же подведением итоговой деятельности, оплатой счетов, конвертацией валюты, расчетом зарплат и т.д

Отдел рекламы - занимается разработкой рекомендаций по обоснованию и проведению рекламной деятельности предприятия, включая: работу с рекламируемой продукцией, взаимодействие с различными подрядчиками (исследовательским, рекламными и прочими компаниями), участие в программе маркетинга предприятия.

Кадровая служба в свою очередь подразделяется на отделы:

Отдел подбора и оценки кандидатов - занимается поиском, регистрацией кандидатов на вакансии и оценкой их резюме и т.д.

Отдел приема заявок клиентов - занимается приемом заявок от организаций (фирм, предприятий) на вакансии с указанием требований т.д.

Отдел мониторинга - занимается отслеживанием и мониторингом связи между клиентами и кандидатами, выявляет недостатки и достоинства, как со стороны клиента, так и со стороны кандидата и т.д.

Рассмотрим структурную схему процесса работы

Модель IDEF0 «as is» («как есть») агентства представлена на рисунке 2. Одной из наиболее важных особенностей метода IDEF0-моделирования является постепенное введение все больших уровней детализации по мере создания диаграмм, отображающих модель. Результатом IDEF0-моделирования является модель, которая состоит из диаграмм, фрагментов текстов и глоссария, имеющих ссылки друг на друга. Диаграммы - главные компоненты модели, все функции организации и интерфейсы на них представлены как блоки и дуги соответственно.

Управляющая информация входит в блок сверху, в то время как входная информация, которая подвергается обработке, показана с левой стороны блока, а результаты (выход) показаны с правой стороны. Механизм (человек или автоматизиро-ванная система), который осуществляет операцию, представляется дугой, входящей в блок снизу.

Взаимодействие системы с окружающей средой описывается в терминах входа (на рис.1 это «Заявка клиента» и «Заявка кандидата»), выхода («Отчет о выполненных заявках), управления («Законодательство» и «Инструкции организации») и механизмов («Персонал» - это ресурсы, необходимые для процесса функционирования службы занятости).

В оказании услуг принимает участие “Персонал” службы занятости.

После описания контекстной диаграммы проводится функциональная декомпозиция - система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности. В результате такого разбиения, каждый фрагмент системы изображается на отдельной диаграмме декомпозиции.

реорганизация бизнес процесс модель

Рисунок 2. Модель IDEF0 «as is» («как есть») агентства

После дальнейшего разбиения диаграммы получаем три диаграммы декомпозиции, описывающие каждая одну из работ, представленных на диаграмме верхнего уровня (рис. 3).

Весь процесс функционирования «кадрового агентства» разбивается на четыре модуля:

1) «Прием заявок» - занимается приемом заявок работодателей и соискателей

2) «Консультационный отдел» - занимается консультацией, формированием отчетов;

3) «Обработка запроса» - представляет собой процесс поиска информации по заявкам;

Далее (ниже) на рисунке 4 мы покажем структуру работы «Приема заявок».

Рисунок 3. Описание работы

Рисунок 4.

Функциональная модель «to be» («как должно быть») строится на основе модели «как есть» после оценки эффективности выполняемых действий и выявления слабых сторон системы. В результате изучения функциональной структуры были выявлены следующие недостатки в организации работы:

сильная загруженность консультационного отдела

медленная скорость в коммуникациях между агентством, работодателями и соискателями

С целью устранения возникших проблем (а сейчас, в кризисный и пост кризисный периоды, эти проблемы остры как никогда) нами была разработана схема, позволяющая снизить нагрузку на консультационный отдел, тем самым повысив пропускную способность агентства и повысить скорость в коммуникациях между клиентами.

Рисунок 5. Работа «Службы занятости».

Рисунок 6. Работа «Электронной БД».

ВЫДЕЛЕНИЕ ПРОЦЕССОВ, ДЛЯ КОТОРЫХ АВТОМАТИЗАЦИЯ НАИБОЛЕЕ ВАЖНА

Задачи, которые могут быть решены при внедрении информационных систем:

снижение загруженности персонала агентства: при внедрении ЭБДОД, клиентам не придется лично присутствовать , т.к. они могут при помощи сети Интернет заполнить анкету на сайте.

сокращение срока рассмотрения заявок: после регистрации и заполнения анкеты, заявка проходит автоматическое сопоставления с имеющимися на определенный момент времени заявленными вакансиями и через малый промежуток времени дает ответ клиенту об имеющихся вариантах.

упрощения доступа к базе данных агентства: при желании каждый зарегистрированный пользователь, может просмотреть список зарегистрированных на сайте клиентов, вести с ними переписку и узнавать интересующую его информацию.

возможность клиентам самим легко проводить поиск подходящих их запросам вакансий и кандидатов на вакансии: при данной возможности клиент может самостоятельно искать себе работу или работника и связываться с ним, договариваясь о собеседовании. Это подходит тем, кто ищет работу по критериям, не учтенным при заполнении анкеты.

ПОСТРОЕНИЕ ГРАФОВОЙ МОДЕЛИ РАССМАТРИВАЕМОГО ВАМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ И ЕЕ АНАЛИЗ

Графовая модель показывает иерархическую зависимость работ, но не взаимосвязи между работами.

На рисунке 5 изображена графовая модель. В графовую модель добавлен компонент «Электронная БД общего доступа».

Рисунок 5. Графовая модель агентства

Кадровое агентство обеспечивает электронную базы данных, которая в свою очередь выполняет регистрацию запросов, анализ запросов, моделирование сайта, прием заявок, которая - прием заявлений, статистический учет, консультация клиентов, обработка запроса - обработка заявок, анализ требований клиента и кандидата.

ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ВЫПОЛНЕНИЯ ДАННЫХ ПРОЦЕССОВ ФОРМАЛЬНЫМИ МАТЕМАТИЧЕСКИМИ МЕТОДАМИ

До настоящего времени эффективных общепризнанных методов определения потребности в кадрах управления в разрезе должностей и специальностей ещё не разработано. Организация самостоятельно определяет численность работников по функциям управления, их профессиональному составу. Это она может сделать следующими методами:

на основе многофакторного анализа функционального разделения труда управленческого труда. Выбирается 1-2 существенных фактора, а затем с помощью корреляционного анализа выводится математическая формула, выражающая зависимость между численностью персонала данной функциональной группы и действующими факторами;

экономико-математические методы на основе построения экономических моделей, которые выводятся из действия реального механизма явлений и тем самым обеспечивает адекватное отражение содержательного процесса. Применение пока ограничено;

в методе сравнения на базе анализа состав кадров специалистов в развитой хозяйственной системе составляются проектировки потребности в специалистах для менее развитой системы. Предпринимаются попытки использования этого метода на основе формирования однородных групп организаций и выделение в них типовых или передовых организаций;

штатно-номенклатурный метод основан на обязательном учёте таких факторов, как намеченное развитие производства, типовые штаты, структура подразделений и т.п. ;

метод расчёта по насыщенности. Насыщенность специалистами по кадрам определяется с помощью коэффициента насыщенности. Он исчисляется путём деления числа специалистов по УП на каждые 100 или 1000 рабочих и служащих, занятых в организации;

экспертный метод основан на учёте мнений группы специалистов, суждения которых базируются на их профессиональной компетентности. Обычно дополняет другие методы;

метод прямого расчёта - определение численности исходя из расчёта необходимых затрат на реализацию управленческих функций;

наиболее распространён расчёт через трудоёмкость (затраты труда или времени).

В настоящее время разработаны типовые нормы на подготовку и оформление документов по делопроизводству.



ВЫВОДЫ

В результате курсового проекта была реорганизованы бизнес процессы кадрового агентства.

Данная система удовлетворяет всем требованиям, предъявленным в задании, и реализует большинство необходимых сотрудникам кадрового агентства функций.

В результате был сделан вывод, что сегодня внедрение информационных систем может способствовать:

- получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т.д.;

- освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации;

- обеспечению достоверности информации;

- замене бумажных носителей данных на магнитные и оптические, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов бумажных документов.

- упрощения контроля и обработки поступающих заявок от клиентов.

- облегчение в получении необходимой информации.

Размещено на Allbest.ru

...