Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

"Тамбовский государственный университет им. Г.Р. Державина"

Академия культуры и искусств

Реферат

на тему: "Технотронные документы"

Подготовил: студент 22 группы

Анашкин А.С.

Проверила: доцент к.и.м.

Карева И.Д.

Тамбов - 2011

Содержание

• 1. Древнейшие материалы для письма
• 2. Термин "Технотронные документы"
• 3. Фотодокументы
• 4. Материальные носители механической звукозаписи
• 5. Электронные документы
• 6. Электронные технологии в традиционном делопроизводстве
• Заключение
• Источники

Введение

Мир на пороге третьего тысячелетия. Закончился двадцатый век - век стремительный, сложный, противоречивый, но вне сомнения - великий. Прошедший век назван эпохой научно-технического прогресса человечества. Нами был пройден огромный, колоссальный путь - от первого аэроплана до космических ракет, от пишущих машинок до персональных компьютеров. Непрерывное развитие науки и техники породило огромное количество информации, бесценных знаний и решений. Чтобы справиться с этим огромным потоком, необходима научная организация труда и правильно организованное делопроизводство, так как единые требования к оформлению и обработке документов дают возможность быстро получить необходимую информацию. Умение правильно оформить документ является показателем культуры современного человека.

Стремительное проникновение компьютеров во все сферы человеческой деятельности, в том числе и в делопроизводство, в перспективе подразумевает планомерный переход общества на документы, созданные и обрабатываемые практически только в электронном виде. Такие документы именуются технотронными. Однако не только электронные документы относятся к этому понятию.

Технотронные документы - это документы, создаваемые с помощью технического устройства (машины) путем автоматического фиксирования действительности или как результат выполнения определенной программы [1;172]. Сюда относятся фотографии, звукозаписи, видео- и киноматериалы, электронные документы. Но прежде чем перейти к подробному рассмотрению названных документов, стоит вспомнить их предшественников - начиная с древних времен и заканчивая ХIХ веком. Какие же были материальные носители информации в этот период?

1. Древнейшие материалы для письма

Понятие документа основано на двуединстве информации и материального носителя. Материальные носители оказывают большое влияние на процессы создания, трансляции, хранения и использования документированной информации. В частности, для передачи информации во времени нужны долговечные носители, тогда как для ее передачи в пространстве подобного рода характеристики не имеют существенного значения.

Необходимо иметь виду, что носитель информации и носитель документированной информации - разные понятия. Это нашло отражение и в стандартизованных определениях. Так, а соответствии с ГОСТ Р 50922-96 "Защита информации. Основные термины и определения", "носитель информации - физическое лицо или материальный объект, в том числе физическое поле, в которых информация находит свое отображение в виде символа, образов, сигналов, технических решений и процессов". А согласно ГОСТ Р 51141-98. "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" носитель документированной информации - это "материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде".

Материальный носитель информации, как правило, состоит из двух компонентов - материалы основы записи и вещества записи. Исключения составляют материальные носители, используемые для механической записи (высекание, выжигание, выдавливание, резьба, перфорирование, механическая звукозапись и некоторые другие), где отсутствует вещество записи, а знаки наносятся непосредственно на материальную основу, изменяя ее физическую, физико-химическую структуру.

Носители информации самым тесным образом связаны не только со способами и средствами документирования, но и с развитием технической мысли. Отсюда - непрерывная эволюция типов и видов материальных носителей.

Появление письменности стимулировало поиски и изобретение специальных материалов для письма. Однако на первых порах человек использовал для этой цели наиболее доступные материалы, которые можно было без особых усилий найти в окружающей природной среде: пальмовые листья, раковины, древесную кору, черепаховые щитки, кости, камень, бамбук и т.д. К примеру, философские наставления Конфуция (середина I тыс. до н.э.) первоначально были записаны на бамбуковых дощечках. В Древней Греции и Риме, наряду с деревянными дощечками, покрытыми слоем воска, использовались также металлические (бронзовые либо свинцовые) таблицы, в Индии - медные пластины, в Древнем Китае - бронзовые вазы, шелк.

На территории Древней Руси писали на коре березы - бересте. К настоящему времени найдено свыше 1 тыс. берестяных грамот того времени, древнейшая из которых относиться к первой половине XI века. Археологи обнаружили даже миниатюрную берестяную книжечку их 12 страниц размером 5 x 5 см, в которой двойные листы сшиты по сгибу. Подготовка бересты к процессу записи была не сложной. Предварительно ее кипятили, затем соскабливали внутренний слой коры и обрезали по краям. В результате получался материал основы документа в виде ленты или прямоугольника. Грамоты сворачивались в свиток. При этом текст оказывался с наружной стороны.

Основным материалом для письма у народов Ближнего Востока первоначально являлась глина, из которой изготавливались слегка выпуклые плитки. После нанесения нужной информации (в виде клинообразных знаков) сырые глиняные плитки высушивались или обжигались, а затем помещались в специальные деревянные или глиняные ящики либо в своеобразные глиняные конверты. В настоящее время в музеях мира, частных коллекциях храниться не менее 500 тыс. таких глиняных табличек, обнаруженных археологами при раскопках древних городов Ассирии, Вавилона, Шумера. Последнее из числа найденных глиняных табличек относятся к 75 году н.э.

Исторически первым материалом, который специально изготовлялся для целей письма, был папирус. Его изобретение примерно в середине третьего тысячелетия до н.э. стало одним из важнейших достижений Египетской культуры. Главными преимуществами папируса были компактность и легкость. Папирус производился из рыхлой сердцевины стеблей нильского тростника в виде тонких желтоватых листов, которые затем склеивали в полосы длиной в среднем до 10 м (но порой их размеры достигали 40 и более м.) и шириной до 30 см. В зависимости от качества различалось до 9 сортов папируса. Вследствие большой гигроскопичности и ломкости, запись на нем обычно велась с одной стороны, и хранили его в виде свитка.

Самым известным материалом животного происхождения, специально изготавливавшимся для целей письма и получившим широкое распространение в эпоху древности и средневековья, был пергамент. В отличие от папируса, производившегося лишь в Египте, пергамент можно было получить практически в любой стране, так как изготавливался он из шкур животных (бараньих, козлиных, свиных, телячьих) путем их очистки промывки, просушки, растяжки с последующей обработкой мелом и пемзой. Древним умельцам удавалось выделывать порой такой тонкий пергамент, что целый свиток мог поместиться в скорлупе ореха. В нашей стране пергамент стали изготавливать только в XV столетии, а до этого его привозили из-за границы.

На пергаменте можно было писать с обеих сторон. Он был гораздо прочнее и долговечнее папируса. Однако пергамент являлся весьма дорогим материалом [5]. Этот существенный недостаток пергамента удалось преодолеть лишь в результате появления бумаги.

Началом истории бумаги принято считать 105 год нашей эры, а родиной - Китай. Хотя это и не совсем верно, ведь появление бумаги в Китае произошло гораздо раньше.

Тем не менее, именно Цай Лунь обобщил и усовершенствовал уже известные способы изготовления бумаги и предложил технологический принцип производства бумаги - образование листового материала из отдельных волокон путём их обезвоживания на сетке из предварительно сильно разбавленной волокнистой суспензии. Происхождение бумаги во многом было обусловлено тем, что для ее производства годились практически любое растительное сырье и отходы: лубяные волокна тутового дерева и ивы, побеги бамбука, солому, траву, мох, водоросли, всякое тряпьё, конопляные очёсы, паклю.

На рубеже II и III веков новой эры бумага, изготовленная из растительных волокон, уже не считалась в Китае редким материалом. Дальнейшим шагом в истории развитии бумаги стало полное вытеснение ею из употребления деревянных дощечек в III веке, которые ранее использовались для письма. Бумагу изготавливали нужного размера, цвета, толщины и пропитывали специальными веществами для более длительного хранения.

Другой по-настоящему большой вехой в истории развития бумаги стало появление "летающих монет" в IX веке все в том же Китае - бумажных денег. Следует отметить, что в Европе это произошло намного позже.

В течение многих веков китайцы были единственными, кто владел секретами изготовления бумаги, а потому они ревностно оберегали эту технологию.

Однако в 751 году произошло сражение, в котором арабы победили китайцев, и смогли пленить нескольких бумажных мастеров. От них арабы смогли перенять опыт по производству бумаги и потом усовершенствовали его, что оказало большое влияние на историю бумаги.

Первым некитайским центром развития бумажного производства стал Самарканд, далее в 800 году бумагу появляется в Багдаде, в 1100 - в Каире, а в 1300 - в Венеции.

Первые бумажные мельницы в Европе появились в Испании в X веке, а уже через 100 лет в Толедо и Шативе вырабатывали бумагу столь высокого качества, что ее охотно покупали во многих странах. В начале XII века произведения некоторых итальянских поэтов были уже написаны на превосходной белой бумаге.

Дальнейшая история развития бумаги и бумажного производства развивалась преимущественно в Европе. Вскоре, большую конкуренцию итальянцам стали составлять французы. Из Франции бумажное производство двинулось в Англию, Голландию и на восток - в Германию, Польшу, Московскую Русь.

История развития бумаги шла, и во второй половине XVII века был придуман ролл - размалывающий аппарат. Трудно представить себе более значимую веху в истории изобретения бумаги, ведь применение таких аппаратов позволило сильно увеличить объемы производства.

В конце XVIII века при помощи роллов уже производили гораздо большие объемы бумажной массы, однако отлив вручную (вычерпывание) бумаги сильно тормозил производственный рост. Поэтому в 1799 произошло другое важное в истории изобретения бумаги событие - француз Н.Л. Робер придумал машину для изготовления бумаги, механизировав отлив бумаги при помощи использования непрерывно движущейся сетки. Данная машина неоднократно совершенствовалась, и была существенно переработана в сторону максимально автоматичности производства, просуществовав вплоть до начала ХХ века.

В XX веке производство бумаги - это уже крупная высокомеханизированная промышленная отрасль с непрерывно-поточной схемой в технологии производства, большими по мощности теплоэлектрическими станциями и достаточно сложными химическими цехами по изготовлению полуфабрикатов из волокон [3].

Однако бумага как носитель информации имеет ряд существенных недостатков. Являясь превосходным материалом для записи, она в то же время крайне чувствительна к внешним воздействиям: влаге, огню, механическим воздействиям, солнечному свету. Эти уязвимости данного носителя были замечены давно, и попытки исправить их сочетались с поиском новых способов фиксировать и хранить информацию. Развитие науки и техники привело к тому, что в ХIХ веке начали появляться новые, невиданные до этого способы записи информации с помощью различных технических приспособлений. Документы, созданные с помощью этих новых для того времени технологий, впоследствии были названы технотронными.

2. Термин "Технотронные документы"

Сам термин "технотронные документы" пока еще считается спорным, о чем высказалась в одной из своих статей Г.Н. Швецова- Водка.

"Термин "технотронные документы" предложен и используется в архивоведении и источниковедении, но пока еще не получил четкой трактовки. С одной стороны, он объединяет документы, характеризующиеся техническим происхождением, по способу записи информации (кинофотофоновидеодокументы, микрографические документы, оптические диски, документы, созданные с применением компьютерной техники). С другой стороны, этим термином объединяются все виды источников, предназначенных для изучения истории науки и техники, включая, кроме вышеперечисленных, письменную научно-техническую документацию." [6]

Мы же примем за основу первую трактовку термина, согласно которой понятие "технотронные документы" объединяет группу документов, имеющих "техническое происхождение", т.е. созданных с помощью различных технических приспособлений. В качестве разновидностей технотронных документов можно назвать следующее: магнитные, оптические, магнитно-оптические записи звука, изображения, записи письменной или звуковой речи.

Среди оптических документов принято выделять:

§ Фонодокумент есть документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

§ Фотодокумент характеризуется как изобразительный документ, содержание которого зафиксировано с помощью фотографических средств в виде отдельных изображений.

§ Кинодокумент представляет собой изобразительный или аудиовизуальный документ, содержание которого записано при помощи кинематографического способа и представлено в виде последовательно расположенных фотографических изображений.

§ Видеодокумент - документ с содержанием, зафиксированным при помощи средств видеозаписи (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) [1; с. 172-173].

Рассмотрим подробнее некоторые из этих технотронных документов.

3. Фотодокументы

Фотодокумент содержит одно или несколько изображений, полученных фотографическим способом. Он представляет собой результат документирования с помощью фотохимической записи явлений объективной действительности в виде изображений.

В зависимости от жанра и назначения различают: художественные, хроникально-документальные, научно-популярные, научные фотодокументы, а также полученные путем фотографии и киносъемки копии обычных документов.

Фотодокумент содержит изобразительную информацию, которая воспроизводится с помощью специальных технических средств (диаскоп, эпидиаскоп, фильмоскоп, диапроектор). Исключение составляет фотография, информация на которой воспринимается непосредственно, без помощи технических средств.

Фотография была включена в коммуникативный процесс в начале 1850 г., когда французский фотограф А. Диздери приклеил на кусочек картона свой фотоснимок и стал использовать его как визитную карточку. Это послужило толчком для появления разнообразных документов, циркулирующих в обществе и удостоверяющих личность, а также семейных и др. фотоальбомов, воплотивших в себя ассоциативную историческую память поколений.

Затем фотографии стали тиражироваться и широко распространяться. В 1890 г. Широкое распространение получили почтовые карточки с фотографиями и серии таких карточек.

Основоположником научной и судебной фотографии является русский специалист Е.Ф. Буринский. В 1894 г. По поручению Российской Академии наук он организовал лабораторию фотографического восстановления древних письмен. Им был разработан метод, позволивший прочесть исчезнувший текст грамот ХIV в. На сыромятных кожах, которые ранее были признаны исследователями безнадежными Буринский применил разработанный им метод восстановления угасших текстов, который состоит в ступенчатом повышении контраста первоначального текста.

Появление фотодокументов явилось откликом на возросшую общественную потребность запечатлеть, сохранить, передать нынешнему и грядущим поколениям ту информацию, которая, будучи зафиксированной в словесной форме, полностью или в значительной степени утрачивала свою специфику и ценность. Широкое использование в документной сфере фотодокументов обусловлено рядом преимуществ по сравнению с изданиями.

Главным преимуществом фотодокументов является комплексное воздействие на различные анализаторы человека, что снижает вероятность потери информации, неизбежной при одноканальном восприятии.

Первые фотографические носители появились в первой половине XIX века. Фотоматериалы представляют собой гибкие пленки, пластинки, бумаги, ткани. По существу это - сложные полимерные системы, состоящие, как правило, из следующих слоев:

· подложка (основа) толщиной около 0,06 мм (в случае если используется полиэтилентерефталат), на которую наносится;

· подслой (толщиной примерно 1 мкм);

· светочувствительный эмульсионный слой - желатина с равномерно распределенными в ней микрокристаллами галогенида серебра (на цветных фотопленках до 0,05 мм, на фотобумагах - до 0,012 мм);

· противоореольный слой.

Цветные фотографические носители имеют более сложное строение, поскольку содержат также сине-, жёлто-, зелёно-, красночувствительные слои. Впервые трёхслойные цветные фотоматериалы были разработаны и выпущены в 1935 г. Американской фирмой "Истмен Кодак". В дальнейшем совершенствование многослойных цветных материалов продолжалось. Важное значение имели разработки 1950-х гг., явившиеся один из качественных скачков в истории фотографии, предопределив быстрое развитие и широкое распространение цветной фотографии.

Фотоматериалы подразделяются на черно-белые и цветные, негативные и позитивные. Черно-белый - это фотографический материал, на котором в результате экспонирования и химико-фотографической обработки образуется изображение, состоящее из металлического серебра. На цветных фотоматериалах образуется изображение, состоящее из красителей.

В последние годы появились новые научные идеи, создающие основу для значительного роста светочувствительности материалов и доведения ее до светочувствительности человеческого глаза.

Помимо светочувствительности, важнейшими характеристиками фотографических материалов, в частности фотоплёнок, являются также зернистость, контрастность, цветочувствительность. По форме фотоплёнки могут быть листовыми и рулонными.

До недавних пор в научных и репродукционных целях использовались также фотопластинки, где рабочий слой наносился на прозрачную стеклянную основу, которая не деформируется при химико-фотографической обработке и обеспечивает точную передачу изображения в позитиве.

Киноплёнка является фотографическим материалом на гибкой прозрачной подложке, имеющей с одной или обоих краев отверстия - перфорации. Исторически первые светочувствительные ленточные носители были на бумажной основе. Использовавшаяся на первых порах нитроцеллюлозная лента представляла собой очень горючий материал. Однако уже в 1897 г. Немецким ученым Вебером была изготовлена пленка с негорючей основой из триацетата целлюлозы, получившая широкое распространение, в том числе в отечественной киноиндустрии. Впоследствии подложка стала изготавливаться из полиэтилентерефталата и других эластичных полимерных материалов. В нашей стране первые образцы кинопленки были изготовлены в 1919 г, а с 1930 г. Началось ее промышленное производство.

По сравнению с фотопленкой кинолента обычно состоит из большего количества слоев. На подложку наносится подслой, который служит для закрепления светочувствительного слоя (или нескольких слоев) на основе. Кроме того, кинопленка обычно имеет противоореольный, противоскручивающий, а также защитный слой. Кинопленки бывают черно-белые и цветные. Цветные кинопленки также представляют собой многокомпонентные полимерные системы.

Черно-белая фотографическая пленка шириной 16 и 35 мм выступает в качестве наиболее распространенного носителя для изготовления микрофильмов. Микрофильм представляет собой микроформу на рулонной светочувствительной пленке с последовательным расположением кадров в один или два ряда. Основными типами микрофильмов являются микрофильмы рулонные и в отрезке. Микрофильмы в отрезке - это часть рулонной пленки длиной не менее 230 мм, на которой размещается до нескольких десятков кадров.

К числу документов на микроформах относятся также микрокарты, микрофиши и ультрамикрофиши, являющиеся фактически плоскими форматными микрофильмами:

· микрокарта - документ в виде микроформы на непрозрачном форматном материале, полученный копированием на фотобумагу или микроофсетной печатью;

· микрофиши - лист прозрачной фотопленки формата 105x148 мм с последовательным расположением кадров в несколько рядов;

· ультрамикрофиша - микрофиша, содержащая копии изображений предметов с уменьшением более чем в 90 раз. К примеру, ёмкость ультрамикрофиши размером 75x125 мм составляет 936 страниц книжного формата [5].

4. Материальные носители механической звукозаписи

Результатом фоно- (аудио-) документирования являются фонодокументы - документы, содержащие звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. В отличие от других документов, фонодокументы содержат интонационные, тембровые, ритмические и иные характеристики, дающие весьма важную информацию о каком-либо событии, явлении, человеке и т.д.

В настоящее время фоно (аудио) документирование используется едва ли не во всех областях человеческой деятельности: для записи хода различных совещаний, заседаний, деловых встреч, телефонных переговоров, деловых писем, устных распоряжений и указаний с целью последующего их перепечатывания. Звукозапись используется в современных телекоммуникационных системах в качестве голосового почтового ящика; в промышленном, политическом, бытовом шпионаже; с целью фиксации кризисных ситуаций ("чёрные ящики" в авиации) и др. [5]

За более чем вековую историю механической звукозаписи неоднократно менялись и материалы, и форма носителей звуковой информации. На первых порах это были фонографические валики, представлявшие собой полые цилиндры диаметром около 5 см и длиной около 12 см. Первоначально они покрывались оловянной фольгой, а затем - так называемый "отверждённым воском", на который наносилась звуковая дорожка. Расстояние между дорожками составляло около 3 мм, поэтому объем записанной на валиках информации был очень мал. Они отличались слабой силой звука. Вдобавок фоновалики быстро изнашивались, их практически невозможно было тиражировать. В результате каждая звукозапись существовала лишь в единственном экземпляре. Не случайно самые ранние фонографические записи до нас не дошли. Тем не менее многие тысячи валиков сохранились и находятся в настоящее время на хранение в архивах, музеях.

Присущие фонографическим валикам недостатки привели к тому, что уже вскоре они в полнее закономерно оказались вытесненными граммофонными пластинками. Заслуга в этом принадлежала изобретателю граммофона Э. Берлинеру. Впервые запись на диск была произведена в 1888 г. технотронный документ фотографический электронный

Фонограф, первый прибор для записи и воспроизведения звука. Изобретён Томасом Эдисоном, был представлен 21 ноября 1877 года. Звук записывается на носителе в форме дорожки, глубина которой пропорциональна громкости звука. Звуковая дорожка фонографа размещается по цилиндрической спирали на сменном вращающемся барабане. При воспроизведении игла, двигающаяся по канавке, передаёт колебания на упругую мембрану, которая излучает звук. Изобретение стало поразительным событием того времени; дальнейшим развитием фонографа стали граммофон и патефон. Принципы, на основе которых работает фонограф Эдисона, экспериментально изучались ещё в 1857 году. Импульсом для создания Эдисоном подобного устройства стало желание зарегистрировать телефонные разговоры в своей лаборатории Менло Парк (Нью-Джерси, США). Однажды у телеграфного повторителя он услышал звуки, похожие на неразборчивую речь. Первые записи представляли собой углубления на поверхности фольги, сделанные движущейся иглой. Фольга размещалась на цилиндре, вращающемся при воспроизведении звука. Стоимость всего устройства составила 18 долларов. С помощью такой техники удалось записать слова из детской песенки "У Мэри был барашек". Публичная демонстрация прибора сразу сделала Эдисона знаменитым. Многим воспроизведение звука показалось волшебством, поэтому некоторые окрестили Эдисона "волшебником из Менло Парк". Сам Эдисон был настолько поражён открытием, что сказал: "Никогда я ещё не был так ошеломлён в моей жизни. Я всегда боялся вещей, которые работают с первого раза". Изобретение было также продемонстрировано в Белом доме и во Французской Академии.

На первых порах оригиналом грампластинки служил восковый диск. Впоследствии на смену ему пришел металлический (никелевый) диск, покрытый специальным лаком (лаковый диск). Записанная на них информация затем копировалась на металлические матрицы, с помощью которых и изготавливались граммофонные пластинки путем прессования, штамповки или литья. Воспроизведение записанной информации осуществлялось с помощью граммофона, оснащенного механическим звукоснимателем, состоящим из иглы и мембраны. Усиление звука достигалось с помощью громоздкого раструба.

Первые грампластинки представляли собой диски с двумя отверстиями в центре. Они были односторонними, причем проигрывались от середины к краю. Позднее стали выпускаться пластинки с одним центральным отверстием. Их стали проигрывать от периферии к центру. В 1903 году появился 12-дюймовый диск с записью на обеих сторонах.

Первая фабрика грампластинок была открыта Э. Берлинером в 1897 году в г. Кэмдене (США). Она называлась Victor ("Победитель"). В настоящее время это знаменитая JVC - японский филиал фирмы Victor. Первая самостоятельная фабрика граммофонных пластинок в России была открыта в 1910 году на ст. Апрелевка под Москвой.

Грампластинки должны были удовлетворять весьма жестким требованиям, так как в процессе воспроизведения фонозаписи острие иглы давит на дно канавки с силой около 1 т/1 см ². Сначала грампластинки изготавливались из стекла. Затем их стали отливать из целлулоида, каучука, эбонита. Однако основными недостатками таких грампластинок были их хрупкость, плохое качество звука и короткое время проигрывания - всего 3-5 минут (при скорости 78 оборотов в мин.).

В 1948-1952 гг. на смену хрупким грампластинкам пришли пластмассовые диски на основе полихролвенила и винилита (так называемые долгоиграющие пластинки). Они оказались гораздо более дешевыми, упругими и прочными, имели лучшее качество звука. К тому же запись грампластинок стала производиться только на специальных студиях звукозаписи. Но самое главное - эти грампластинки обеспечивали намного большее время проигрывания, что достигалось путем сужения и сближения между собой звуковых дорожек, а также за счет снижения числа оборотов в минуту с 78 до 33 и 1/3 (иногда до 45).

Значительно более долговечным стали также иглы проигрывателя. Их стали изготовлять из твердых материалов (например, корундовые иглы).

Во второй половине XX века в качестве материального носителя механической звукозаписи выпускались также гибкие пластмассовые пластинки, которые при желании можно было свернуть в трубочку. С 1964 г. Государственным комитетом СССР по телевидению и радиовещанию издавался даже ежемесячный общественно-политический литературно-музыкальный иллюстрированный журнал "Кругозор", в котором имелись звуковые страницы в виде двухсторонних пластмассовый дисков (обычно их было 6). Записанную на них звуковую информацию можно было воспроизводить на обычных проигрывателях.

В 40-60 годы ХХ столетия на кустарных звукозаписывающих аппаратах в СССР осуществлялось подпольная запись запрещенных к изданию музыкальных произведений (западных исполнителей, джазовой музыки, бардовских и блатных песенок и т.п.). В качестве материального носителя использовалась отработанная рентгеновская пленка, зачастую с видимыми на просвет костями. Эти пластинки получили шутливое название: "на ребрах" или "на костях". В качестве звукозаписи и воспроизведения на таких носителях говорить, конечно, не приходится.

По типу записи грампластинки, выпускавшиеся в нашей стране подразделялись на обычные, долгоиграющие и стереофонические. За рубежом, корме того, были разработаны квадрафонические пластинки и видиогрампластинки. Кроме того грампластинки классифицируются по размеру, частоте вращения, тематике записи. В частности, создававшие эффект объемного звучания стереофонические пластинки, производство которых в СССР началось с 1958 г., также и так и долгоиграющие, выпускались формат (диаметром) 174, 250 и 300 мм ("Миньон", "Гранд" и "Гигант"). Частота их вращения обычно составляла 33 1/3 об/мин.

В 1930-е гг. некоторые распространение в качестве материального носителя механической звукозаписи в так называемых "шоринофонах" получило целлулоидная пленка (обычно это была использованная кинопленка со смытым эмульсионным слоем). На такой ленте длиной 300 м и шириной 35 мм размещалось свыше полусотни канавок, что позволяло записывать звуковую информацию продолжительностью до 8 часов.

За период использования человечеством механической звукозаписи накопилось огромное количество фонодокументов. В частности, только в Библиотеке Конгресса США в настоящее время хранится около 200 тыс. грампластинок.

С начала 90-х гг. производство грампластинок в России фактически прекратилось, уступив место другим, более качественным и эффективным способом звукозаписи. Исключение составляют, пожалуй, лишь издаваемые небольшими тиражами, а потому дорогостоящие коллекционные грампластинки, предназначенные для коллекционеров, меломанов, предпочитающих наслаждаться музыкальными записями с виниловых, а не лазерных дисков либо магнитных лент. [5]

5. Электронные документы

К технотронным также относят электронные документы - документы, создаваемые и читаемые с использованием носителей и способов записи, обеспечивающей обработку их информации электронно-вычислительной техникой, то есть компьютером.

В межгосударственном стандарте ГОСТ 7.83-2001 "Электронные издания. Основные виды и выходные сведения" электронный документ определен как "документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники". Электронные документы могут содержать записи письменного языка, изображения, звука как в виде отдельных документов, так и в сочетании друг с другом. Документы, содержащие одновременно информацию разной знаковой природы (словесную и текстовую, изобразительную, музыкальную и т.д.) называют мультимедийными, или просто мультимедиа.

Электронные документы могут существовать как в виде отдельных носителей информации (дискет, дисков и т.д.), так и во внутренней памяти компьютера. Размещенные в сети внутреннего или общего пользования, электронные документы являются вполне материальными. [1;173]

Однако электронные документы, в отличие от традиционных, являются не физической, а логической целостностью. Электронным документом не может считаться дискета или файл. Электронная запись признается документом, только если она является результатом и доказательством деятельности.

Преимущества использования электронных носителей документов:

§ пользователи имеют доступ к актуальной информации в любое время;

§ легко осуществлять и контролировать доступ к документам и внесение изменений;

§ распространение информации осуществляется мгновенно;

§ возможен территориально удаленный доступ к документам;

§ можно просто и эффективно изъять вышедшие из обращения документы. [2; 69]

Однако и тут есть некоторые недостатки. Основной из них - уязвимость электронных документов перед вредоносным программным обеспечением, способным уничтожить практически любой массив информации. Сюда же стоит отнести проблему злонамеренного взлома и изменения данных - хакерства.

Кроме того, электронный документ зачастую оказывается зависим от состояния своего материального носителя. Возникает опасность выхода из строя оборудования, необходимого для "жизнеобеспечения" электронного документа. Поэтому информацию нужно копировать на несколько разных носителей, тем самым резервируя информацию.

6. Электронные технологии в традиционном делопроизводстве

В Российской Федерации к числу приоритетных задач относится правовое обоснование использования электронных документов в делопроизводстве организаций, а также при передаче электронных документов на хранение, в том числе, на государственное архивное хранение. Определенная роль в их решении принадлежит архивному ведомству и ВНИИДАД, который проявляет заинтересованность и непосредственно участвует в соответствующих разработках.

Отечественные специалисты до настоящего времени не пришли к единому пониманию "электронного документа". Неопределенность приводит к трудностям придания юридической силы информации, записанной на машинном носителе. Единственным технически возможным способом придания доказательности "электронному документу" является использование электронной подписи. Единственное действующее в масштабе государства определение дано в ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", который определяет "документ на машинном носителе" как документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Стандартом было установлено, что машинограмма должна быть создана с учетом требований государственных стандартов на унифицированные системы документации. Постепенно машинопись была заменена на компьютерную печать.

Что касается машинного носителя, то стандарт установил и для него обязательные реквизиты оформления по типу бумажных документов:

§ наименование организации - создателя документа

§ местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес

§ дата изготовления документа

§ код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или код лица, утвердившего документ.

Обязательные реквизиты документа на машинном носителе предлагалось размещать способом, позволяющим однозначно идентифицировать реквизит. В дальнейшем при внедрении стандарта были предложения располагать реквизиты на специальных этикетках, на начальной площади ленты и т.д.

В действительности стандарт обеспечил использование лишь машинных распечаток - машинограмм, которые стали оформляться как традиционные бумажные документы.

Не следует сводить проблему электронных технологий в делопроизводстве лишь к созданию "безбумажной конторы". На сегодняшний день в реальных условиях медленного развития законодательной базы электронного документа в РФ целесообразно выделить актуальные проблемы документоведческого характера, подлежащие сегодняшнему решению, и предваряя законодательное закрепление, попытаться их решить в качестве временных, называя ориентировочно срок 5 лет.

И в первую очередь к таким проблемам мы относим использование электронных технологий в традиционном (т.е. бумажном) делопроизводстве.

Исходить следует из традиционной тематики, которой занимается документоведение и решения которой ждут от Федеральной архивной службы: документационное обеспечение управления, делопроизводство, организационно-распорядительная документация, архивное хранение. Кроме того, следует исходить из того, что на практике делопроизводство остается письменным, бумажным, даже при высоком уровне компьютеризации в организации. Не говоря уже о том, что архивное хранение остается бумажным.

Можно назвать три наиболее эффективных направления использования электронных технологий в традиционном делопроизводстве:

§ Подготовка документов с использованием электронных технологий - осуществляется по правилам и с использованием форм и бланков унифицированных документов. На выходе тексты выводятся на бумагу и приобретают в соответствии с действующими правилами форму документов.

§ Электронная передача информации - используется для ускорения ее доставки потребителям с последующим выводом документов на бумагу. Актуальнейшей задачей является определение места факсимильной передачи документа в системе традиционного делопроизводства.

§ Электронная регистрация поступления документов в систему - предполагает включение в единую информационную систему всех возникающих или поступающих в организацию документов в любой форме на основе единых правил регистрации. На регистрационном массиве строится учет, поиск, контроль исполнения документов без заведения других регистрационных форм.

Учитывая традиционные технологии передачи документов внутри организации, для учета и контроля могут использоваться дублирующие регистрационные формы на бумаге. Включение документа в регистрационный массив подтверждает факт его наличия и совершения действия, которое он регистрирует. [4]

Заключение

Наиболее распространённый в настоящее время материальный носитель информации - бумага, но она не может фиксировать звуки, информация в ней находится виде символов и образов. Появление искусственных носителей на полимерной основе пополнило видовое разнообразие документов, способных нести звуковую речь, музыку, движущееся и объемное изображение. Были созданы грампластинки, магнитные пленки, фото- и кинопленки, магнитные и оптические диски - материальные носители такой информации, которая не может быть зафиксирована на бумаге.

Вместе с этими носителями появилась и новая каста документов - технотронные документы. Они развивались вместе со своими носителями, показывая образцы передовой технической и творческой мысли. Мы прошли путь от черно-белых расплывчатых фотоснимков до оцифрованных цветных фотографий, от немого кино - до потокового видео высшего качества. Вовсю идет процесс создания электронных копий книг.

В настоящее время оптические (лазерные) диски являются наиболее надёжными материальными носителями документированной информации, записанной цифровым способом. Вместе с тем активно ведутся работы по созданию ещё более компактных носителей информации с использованием так называемых нанотехнологий, работающих с атомами и молекулами.

Источники

1. Швецова-Водка, Г.И. Общая теория документа и книги. Москва, 2009.

2. Ларин, М.В. Электронные документы в управлении. Москва, 2008.

3. http://www.vlasta-tula.ru/articles/show-20.htm.

4. http://www.i2r.ru/static/221/out_5807.shtml.

5. http://ido.tsu.ru/other_res/hischool/document/64.htm.

6. Швецова-Водка, Г.И. К определению понятия "технотронные документы".

Размещено на Allbest.ru

...