Организация рабочего времени секретаря

Размещено на http://www.allbest.ru/

Кафедра специальных и общепрофессиональных дисциплин

Курсовая работа

студентки дневного отделения

Организация рабочего времени секретаря

Москва 2013

Оглавление

Введение

1. Организация рабочего времени секретаря

1.1 Организация рабочего места секретаря

1.2 Планирование рабочего дня

1.3 Условия труда для эффективности работы секретаря

1.4 Оснащение и оборудование рабочего места

1.5 Рациональное планирование времени и работы

1.6 Приёмная офиса

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Секретарь - это правая рука руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения. Секретарь - одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Без секретаря не обходится ни одна организация.

За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если недавно секретаря принято было называть "лицом фирмы", то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. В нашей стране резко возрос спрос на квалифицированных секретарей. Это связано в первую очередь с возникновением большого количества структур.

Сегодня в организациях и на предприятиях различной организационно-правовой формы существует достаточно много разновидностей секретарской профессии. Круг обязанностей различного секретарского персонала очень разнороден.

Одна из разновидностей секретарской профессии получила название секретарь-референт. Секретарь-референт - это доверенное лицо руководителя, владеющее определенной информацией и освобождающее своего шефа от текущей работы, чтобы дать ему возможность сосредоточиться на решении основных вопросов деятельности предприятия. Благодаря работе секретаря-референта руководитель может максимально сконцентрироваться на выполнении своих профессиональных задач.

Таким образом, секретарь должен уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих. Но его работа отличается высочайшим профессионализмом, наличием референтских видов работ, связанных со сбором, анализом, представлением материалов и составлением документов, свободным знанием иностранных языков и безупречным знанием компьютерных технологий. Секретарь - это высокообразованный, творчески одаренный, высокопрофессиональный помощник руководителя, которому он всегда доверяет и на которого может полностью положиться при выполнении поручений любой сложности.

1. Организация рабочего времени секретаря

1.1 Организация рабочего места секретаря

Выполняя функции по документационному обеспечению управления, секретарь-референт занимается подготовкой служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в организации.

К функциям секретаря-референта (по бездокументному обслуживанию) относятся: организация приёма посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение рабочего покоя руководителя, контакты с персоналом фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя.

Рабочая зона - пространство на стационарном рабочем места в горизонтальной или вертикальной плоскостях, в делах которых работник, не перемещаясь, может выполнять работу.

Основное требование, предъявляемое к рациональной планировке рабочего места - обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращение физических усилий работника. Для этого необходимо соблюдать следующие правила:

- на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;

- каждый предмет должен иметь свое место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени;

- канцелярские принадлежности (карандаши, ручки, скрепки и т.п.) следует хранить в ящике стола со специальными разделителями;

- все средства коммуникационной техники надо располагать слева или а специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;

- документы, с которыми работает секретарь, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике.

1.2 Планирование рабочего дня

Важнейшая задача секретаря - разгрузка руководителя, помощь в рациональном распределении такого ресурса, как время. Секретарь должен помочь руководителю эффективно использовать его рабочий день. Поэтому для секретаря очень важно планировать свой рабочий день.

Секретарь обязан максимально разгрузить руководителя от подготовительных, технических и отдельных видов текущей организационной работы, существенно облегчить его управленческую работу. Для этого секретарь должен хорошо знать распорядок дня руководителя и иметь чёткое представление о его планах на ближайшую неделю, месяц. Так как обязанность секретаря следить за исполнением этих планов, организовать или напомнить о предстоящем совещании, встрече, переговорах, отчёте и т.д., то и план рабочего дня секретаря во многом зависит от рабочих планов руководителя. При организации своего рабочего времени секретарь исходит прежде всего из иерархии по важности и времени задач, стоящих перед руководителем.

В обязанности секретаря входит повседневная работа, которую он должен выполнить: ежедневный утренний прием корреспонденции, её обработка, ведение контрольной картотеки, раскладка документов в дела и.т.д. Вот эти регулярно повторяющиеся ежедневно, еженедельно и ежемесячно виды работ и войдут в основу плана личной работы секретаря.

Составляя план конкретного рабочего дня, сначала записывают повторяющиеся мероприятия, например:

- приведение в порядок рабочего места руководителя;

- подготовка к работе своего рабочего места;

- обработка поступивших факсов, электронной почты и другой корреспонденции;

- просмотр контрольной картотеки;

- доклад руководителю о текущих делах, уточнение его рабочего плана.

Польза планирования заключается в том, что человек определяет себе фронт работы. Он знает, что ему необходимо сделать, когда и для чего. Поскольку формулировки основных задач у вас перед глазами, новый насыщенный работой день выглядит уже не серым и тяжёлым, а планируемым и управляемым. Человек владеет информацией, поэтому готов к выполнению работы.

1.3 Условия труда для эффективности работы секретаря

Условия труда - это совокупность элементов (факторов) производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на функциональное состояние организма человека - здоровье, работоспособность.

Условия труда регулируются едиными законодательными актами, нормативами, стандартами, способность, удовлетворённость трудом и его эффективность. Работа по созданию благоприятных условий труда должна носить комплексный системный характер. Начало их формирования закладывается при проектировании предприятий и учреждений.

Можно выделить следующие группы факторов условий труда:

- санитарно-гигиенические, характеризующие микроклимат, освещение, шум;

- эстетические, включающие цветовую отделку интерьеров, озеленение служебных помещений, использование в интерьерах помещений произведений живописи и произведений прикладного искусства;

- психофизические, связанные с осуществлением мер психофизического характера, обеспечивающих условия высокоэффективной деятельности и сохранения здоровья служащих (постепенное вхождение в труд, ритмизация труда, чередование труда и отдыха, смена форм деятельности и ряд других факторов);

- социально-психологические, связанные с осуществлением мер, направленных на формирование психологической готовности человека к работе с новой техникой, к различного рода нововведениям, созданием нормального психологического климата в коллективе, установлением нормальных взаимоотношений руководителя и подчинённых, в частности с использование выработанных наукой и практикой принципов общения руководителей с подчинёнными.

Как известно, основной способ повышения производительности любого труда, его механизация, а сегодня и автоматизация. Учитывая многообразие функций секретаря, автоматизации и механизации его рабочего места придается особое значение. Эти средства позволяют значительно сократить трудозатраты и время на составление, оформление, поиск, хранение и передачу документов. Поэтому рабочее место секретаря должно быть соответственно оснащено оргтехникой.

1.4 Оснащение и оборудование рабочего места

На эффективность труда решающее влияние оказывает оснащение рабочих мест техническими средствами для выполнения различных обязанностей, средствами связи и служебной мебелью - так называемая оргтехника. Выделяют следующие виды средств труда:

- средства составления документов: пишущие машинки, диктофоны, средства копирования и размножения документов, ручки автоматические, карандаши;

- средства хранения и группировки документов: средства скрепления документов, стеллажи для хранения документов, машины для уничтожения ненужных документов;

- средства выполнения вычислительных операций: счётно-справочные линейки, микрокалькуляторы, механические вычислительные машины;

- средства обеспечения оперативной связи: телефонная связь, радиосвязь, директорские коммутаторы, позволяющие вести разговор с несколькими абонентами одновременно, автоответчики и др.;

- специальная служебная мебель и оборудование для рабочих мест в служебных помещениях.

При выборе конкретного образца оснащения необходимо учитывать характер выполняемых операций, объём и трудоёмкость работ, служебные взаимосвязи между отдельными работниками и различными службами. Следует выбрать тот вариант, который позволяет выполнять работу более экономично.

Решая проблему выбора тех или иных средств оргтехники, целесообразность их внедрения в процессы труда, учитывают не только преимущества, но и издержки.

В состав рабочего места секретаря обязательно должны входить шкафы для документов и справочной литературы. В целях экономии рабочего пространства такие шкафы могут размещаться на стене или перегородке около рабочего стола. Шкаф для документов в целях обеспечения сохранности последних должен запираться на ключ. В том случае, если у секретаря хранятся

и документы, составляющие коммерческую тайну, лучше оборудовать его рабочее место специальным сейфом для документов.

1.5 Рациональное планирование времени и работы

"Хороший секретарь удваивает эффективность работы своего начальника. Плохой секретарь уменьшает ее наполовину"

Т. Конеллан

Работа секретаря тесно связана с планированием рабочего времени. При этом от качества проведения данных процессов зависит не только эффективность его собственной деятельности, но и рабочие успехи его начальства, а порой и результативность функционирования всей организации, как единого механизма. Работая в роли помощника руководителя, секретарю приходится постоянно держать в голове огромное количество информации, план мероприятий и событий и.т.д. Важным пунктом в системе планировании является контроль за рациональным использованием рабочего времени. У секретаря-референта должна быть такая способность, как умение отделять важное от второстепенного. Существуют «золотые» правила планирования рабочего времени.

Цели и проекты следует делить на небольшие порции и выполнять их в течение достаточно длительного времени, каждый день отводя на эту работу примерно по два часа. По достижении первой промежуточной цели выявятся и определённые результаты, которые будут стимулировать выполнение оставшихся задач.

Если заранее, например в начале месяца, в рабочем календаре зарезервировать определённые временные блоки для выполнения своих начинаний и воспринимать их как заранее запланированные встречи или совещания, да к тому же пометить их тем же цветным маркером, который вы используете для обозначения всех своих дел, то это психологически настроит вас на обязательность их выполнения.

“Утренний час дарит золотом нас”. То, что выполнено заранее, создает ощущение истинного успеха; результат ранней работы никто уже не сможет у вас отнять или испортить. Секрет успеха заключается в том, что ещё ранним утром нужно выполнить то или иное важное дело.

1.6 Приёмная офиса

Приёмная офиса - это центр работы фирмы, её сердце. Руководитель не сможет справиться с работой, если плохо организована работа приемной. Главное же лицо в приемной - это секретарь. Все чаще должность секретаря даже объединяют с должностью офис-менеджера.

Приёмная - это центр работы фирмы, ведь от того, как организована работа в приёмной зависит эффективность работы руководителя. Качество работы приёмной напрямую связано с грамотной организацией внутрифирменного пространства в целом и пространства приемной в частности. От того, где расположена приёмная, как она оснащена, каков дизайн её интерьеров зависит и скорость решения вопросов и общее впечатление от фирмы у её клиентов, заказчиков, партнёров по бизнесу. Именно потому вопросы организации офисного пространства сейчас волнуют всех думающих руководителей. Прежде всего, следует позаботиться о приёмной, которая должна производить на пришедшего благоприятное впечатление, так как приёмная - место первого контакта с фирмой (организацией, учреждением). Приёмная должна быть достаточно просторной, с хорошо организованным интерьером, местами для ожидания, с необходимыми объявлениями и, если это возможно, изделиями, характеризующими направление деятельности фирмы. Секретарь должен уметь встретить посетителей, быть любезным и приветливым, чтобы обеспечить эффективность встречи или сгладить трудные ситуации. От его приветливости, четкости и полноты ответов на вопросы складывается первое представление о фирме в целом. Кроме того, в приёмной чисто физически должно быть место для размещения соответствующего оборудования рабочего места секретаря, для документов текущего делопроизводства, для необходимой конторской техники и, конечно, для посетителей фирмы.

Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учётом требований и возможностей использования современной оргтехники, к его оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня, обеспечения действительно полезного секретарского обслуживания.

Заключение

В заключении мне бы хотелось сказать о личных качествах секретаря и его роли в работе с руководителем.

Важными факторами успеха работы личного секретаря является умение вести себя с людьми, способность создать впечатление, повышающее авторитет руководителя. Секретарь должен быть важным звеном в системе контактов своего руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимый мер. Секретарь является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм. Важными показателями культуры общения секретаря являются вежливость, корректность, доброжелательность. Секретарь должен владеть мимикой лица, интонациями голоса, жестом. Деликатность, предупредительность в отношениях с посетителями и сотрудниками, некоторая доля артистизма - все это обеспечивает успешную работу секретаря.

Роль секретаря руководителя, как она определяется в брошюре Европейской ассоциации профессиональных секретарей, состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя. Одна из основных задач секретаря - умение быть посредником между руководителем и сотрудниками. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятных деловых отношений руководителя с другими сотрудниками. Зная режим работы и характер руководителя, секретарь может оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем, помочь составить тот или иной документ, удовлетворить личную просьбу. Секретарю подчас приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение. При этом недопустимы фамильярные отношения с сотрудниками, проявление высокомерия, бюрократизма или равнодушия. Секретарь-референт должен отличаться инициативностью, умением принимать самостоятельные решения. Доброжелательный, корректный секретарь с приятной внешностью и манерами является мечтой каждого руководителя.

секретарь референт труд

Список использованной литературы

1. Стенюков М.В. Делопроизводство. Организация документационного обеспечения управления. М.: А-ПРИОР, 2009. 176 с.

2. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления. М.: Академия, 2012. 224 с.

3. Андреева В.И. Делопроизводство. Организация и ведение: пособие. 3-е изд., перераб. И доп. М.: КноРус, 2010. 45 с.

4. Веселов П. В. Профессия - секретарь. М.: 1994.

5. Журнал «Секретарь-референт» выходит с 2002.

6. Журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота».

Размещено на Allbest.ru