Основные типы и виды документов. Речевой этикет в документе

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Дальневосточный государственный университет путей сообщения»

Институт экономики

Кафедра “Менеджмент”

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине: “Деловые коммуникации”

Тема: “Основные типы и виды документов. Речевой этикет в документе”

Выполнил: студент Малашко Н.В.

Проверил: преподаватель Блажко

Хабаровск 2013



Оглавление

Введение

1. Теоретическая часть

1.1 Типы и виды документов

1.2 Виды документов с точки зрения канцелярии предприятия

1.3 Атрибуты, зависящие от типов документа

1.4 Речевой этикет в документе

Заключение

Используемая литература



Введение

Практически на всех предприятиях, особенно на предприятиях государственного подчинения, существуют общие отделы. Их название варьируется - это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами и т.д., но самое главное - суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и заключается она в организации потоков документов на данном предприятии (приказов, распоряжений, поручений, писем и т.д.). Рассмотрим основные виды документов, атрибутику документов, потоки документов и работы, используемые в работе данных подразделений. Кроме центрального документооборота крупного предприятия, существуют специализированные документооборот (в подразделениях предприятия, в отделах специализированного делопроизводства и т.д.).

Цель моей курсовой работы рассмотреть теоритические аспекты речевого этикета и проанализировать существующие виды документов.

канцелярия номенклатура речевой



1. Теоретическая часть

1.1 Деловой стиль

Какие виды документов существуют?

В деловых документах обычно указывается тип документа, а также заголовок, отражающий содержание документа.

Тип документа определяется жанром и речевой ситуации:

организация - организация (деловые письма, рекламации)

внутри организации (протокол, акт, приказ)

человек - организация (заявление, резюме)

организация - человек (приказ, должностная инструкция, доверенность)

Документы, регламентирующие деятельность предприятия

Приказ - нормативный документ, издаваемый руководителем предприятия для решения каких-либо задач. Приказ должен иметь:

название вида документа (например: Приказ о реорганизации предприятия),

номер,

дату подписания руководителем,

подпись.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. Протоколы могут быть краткими и полными.

Реквизиты:

вид документа (протокол),

название предприятия,

дата,

номер документа,

заголовок (например: Протокол заседания редакции портала ГРАМОТА.РУ),

текст,

подписи.

Текст протокола состоит из вводной и основной частей:

Председатель, секретарь, присутствовали (в именительном падеже), повестка дня.

Слушали, выступили, постановили. Постановление -- самая важная часть протокола.

Акт - документ, подтверждающий факты, события.

Реквизиты:

наименование предприятия,

вид документа,

дата,

номер,

заголовок,

текст,

отметка о наличии приложений,

подписи.

Акт состоит из двух частей:

Основание, члены комиссии в алфавитном порядке, председатель.

Цели, задачи и суть проведенной работы.

Докладная и объяснительная записки - документ, адресованный руководителю предприятия, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями или объясняющий причины невыполнения каких-либо поручений.

Реквизиты:

наименование предприятия,

вид документа,

заголовок (отражающий содержание),

дата,

текст,

подпись.

1.2 Типы и виды документов с точки зрения канцелярии

Рассмотрим основные типы документов, используемые в работе предприятия с их характеристиками. Типов документов, используемых в работе предприятия, достаточно много (на отдельных предприятиях их число доходит до 500-600). В то же время, с точки зрения канцелярии основных видов документов бывает весьма небольшое количество, а именно всего на всего 3 вида:

Входящие:

Это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

Исходящие:

Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в сторонние организации типа: "Прошу дать справку по вопросу ... в срок до ...").

Внутренние:

Данные документы используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.

Документы каждого из этих видов могут быть достаточны разнообразны. Это могут быть письма, распоряжения, циркулярные указания и т.д. Обычно под типом документа на предприятии понимается именно эти деления, причем еще более детализованные (допустим, если письма, то чему посвященные - жалобы, предложения, пожелания и т.д.). С точки зрения канцелярии данное деление достаточно неинтересно, хотя во внутренней полной системе делопроизводство оно безусловно необходимо. Далее здесь будет рассматриваться только канцелярские виды документов - входящие, внутренние и исходящие.

Прежде всего все документы, проходящие через общий отдел обладают уникальным регистрационным номером (возможно свои алгоритмы построения номеров для каждого из типов документов). Мало того, любая бумага не имеющая регистрационного номера - это просто бумага, а не документ. Документом ее делает именно наличие на ней регистрационного номера.

Атрибуты документов

Атрибуты документов у каждого партнера весьма разнообразны. В то же время можно выделить общую часть атрибутов, которые встречаются практически во всех организациях. Причем эти общие атрибута несколько различны у всех типов канцелярских документов.

Основным атрибутами канцелярского документа являются:

Регистрационный номер документа. Данный номер однозначно позволяет сослаться на документ, прошедший через канцелярию. Структура регистрационного номера может быть различна для исходящих, входящих и внутренних документов. Структура регистрационного номера определяется в каждой организации самостоятельно.

Источник документа (контрагент). Указывает откуда получен документ. Для входящих документов это сторонняя организация, для внутренних и исходящих документов это или подразделение или конкретное лицо из руководства предприятия.

Ответственный исполнитель документа. Указывает сотрудника предприятия, которому поручено исполнение данного документа или который разработал данный документ (для исходящих и внутренних). Исполнитель документа всегда один и только один. Иногда встречаются два исполнителя документа (для документов длительного исполнения при сменен кадрового состава предприятия).

Код документа по номенклатуре дел предприятия. Данный атрибут относит документ к тому или иному кругу типовых вопросов, решаемых предприятием в своей производственной деятельности. Номенклатура дел - это формальный список дел предприятия, который утверждается заранее на определенный период времени (обычно на год). Ранее данная номенклатура являлась достаточно статичной, в современных условиях номенклатура дел является высоко динамичным документом, который может обновляться 1-4 раза в год.

1.3 Атрибуты зависящие от типов документов, взаимосвязи документов.

Входящие документы имеют кроме базовых атрибутов еще:

Контрольный срок исполнения. Данный атрибут берется или непосредственно из входного документа (где он может быть указан) или из типа входного документа, которая определяет сроки ответа на те или иные входные документы (например, заявление граждан о предоставлении гражданства СССР должны быть рассмотрены в течении 6 месяцев со дня подачи заявления в консульский отдел).

Контролирующее лицо. Обычно это одно из первых лиц предприятия, которое назначает конкретного исполнителя документа и ставить резолюцию "Об исполнении доложить" Данный атрибут проставляется не на всех входящих документах, а только на наиболее важных, ответственных. Не пустой аргумент вызывает необходимость в случае завершения обработки документа посылать сообщения о прохождении документа соответствующему субъекту.

Внутренние документы помимо стандартных атрибутов могут обладать еще следующими:

Список подразделений предприятия для ознакомления.

Контрольный срок ознакомления или исполнения.

Список исполнителей документа.

Исходящие документы имеют следующие дополнительные атрибуты:

Документ-основание. Этот атрибут есть всегда, т.к. исходящий документ всегда порождается на основе или входящего или внутреннего.

Список рассылки.

Контрольный срок ответа. Данный атрибут встречается редко и не во всех организациях.

В конкретных организациях данные атрибуты могут носить различные наименования или добавляться дополнительными атрибутами, часто большим количеством. Но перечисленные выше атрибуты присутствуют во всех канцеляриях предприятий.

Взаимосвязи документов.

Все документы, проходящие через канцелярию являются связанными документами, в том смысле, что большинство из них ссылается на другие документы. Наиболее типичным случаем является входящий документ, который практически всегда порождает соответствующий ему исходящий.

Без связей как таковых могут появляться только внутренние и входящие документы. Причем входящие документы могут иметь связи как на исходящие, которые вызывают их появление, так и на другие входящие (см. "Процесс согласования или уточнения ответа" на рис. 1). Все документы связаны как в системе управления документами, так и в системе контроля исполнения (как принадлежащие одной работе). В этом смысле здесь наблюдается некоторое дублирование связей.

Связи в большинстве случаев направленные по принципу: "главный-подчиненный". Иногда встречаются ненаправленные связи, которые объединяют родственные документы (документы, посвященные одному вопросу).

Рис. 1 Взаимосвязи документов в канцелярии

1.4 Речевой этикет в документах

Этикет - установленный порядок поведения. Деловой этикет - это порядок поведения, установленный в сфере делового общения. В основе правил делового этикета лежит: вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру; соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение; умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера, не задевая его самолюбия; терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим; умение признать свои ошибки, быть самокритичным; умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты.

В письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, и др. Как подчеркивают специалисты, этикет - важнейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры пишущего. В деловой переписке использование этикетных средств носит регламентированный характер.

Обращение - это апелляция к личности адресата. Задача обращения - установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересовать. Обращение - обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время обращение нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу.

При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является: Уважаемый господин… (фамилия)! Уважаемая госпожа… (фамилия)! Уважаемые господа!

При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например: Уважаемый господин Президент! Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин мэр!

В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: Уважаемый Владимир Андреевич!

При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемые коллеги! Правила делового этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости С уважением.

Согласно традициям отечественного делового этикета при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т.п. принята форма выражения от первого лица множественного числа:

Предлагаем Вашему вниманию коллекцию обуви сезона «Вес-на-лето 2000…; Представляем на рассмотрение и утверждение проект торгового комплекса…; Напоминаем, что срок выполнения договора… истекает…

Формула обращения от первого лица единственного числа прошу, предлагаю, приглашаю используется в письмах конфиденциального содержания, а также в документах, оформленных на бланках должностных лиц.

Как подчеркивают специалисты в области делового этикета, тональность деловых писем должны определять корректность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового послания, его воздействующая сила, зависят от выбранной формы, стиля письма. Убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка, во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между фирмами, организациями.

Использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Так, например, отказ, смягченный этикетными формулами вежливости, оставляет открытой возможность дальнейшего сотрудничества.

На наш взгляд, цены на Вашу продукцию высоки, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе.

Мы выражаем надежду на разумную ценовую политику с Вашей стороны, что, в конечном счете, приведет к длительному и плодотворному сотрудничеству.

В функции этикетных средств могут выступать вводные слова, указывающие на отношение автора к предмету сообщения, придающие высказыванию оценочность. Например:

Если рассматривать долю продукции Вашего предприятия в объеме нашей реализации, то она составляет, к сожалению, около 7%.

В мировой практике делового письма признаком хорошего тона является выражение благодарности за точность, за своевременный ответ: Благодарим Вас за своевременный ответ…; Позвольте выразить признательность за участие в….

По мнению специалистов, этикетные модели выражения радости, надежды, уверенности, одобрения, признательности - не просто украшают текст делового послания, лишая его привычной сухости, но и создают определенную тональность восприятия, влияют на отношение адресата к сообщаемому. Например:

С удовольствием приглашаю Вас принять участие в…; Имею честь пригласить Вас…; Мы были бы рады видеть Вас на…

Следует исключить, однако, так называемую ложную вежливость. Вычурные выражения, типа Будьте так любезны или Не откажите в любезности сообщить и подобные, неуместны в деловых письмах.

С помощью этикетных средств, а также средств образности можно снять чрезмерную официальность, сухость послания, разнообразить интонационный рисунок текста, Придать речи при необходимости экспрессивные оттенки. Пример использования этикетных фраз, устойчивых оборотов разговорной речи в коммерческом информационном письме:

Приносим свои извинения за вновь причиняемое беспокойство. К сожалению, в банке очередное закручивание гаек, и мы не можем получить паспорт сделки без вышеуказанных документов и, следовательно, произвести оплату.

С уважением Подпись

Итак, выбор этикетных средств обусловлен, в первую очередь, коммуникативной заданностью послания. Однако никакой список рекомендуемых выражений не позволит полностью решить проблему официального речевого этикета. Только культура, такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать правильный подбор слов и выражений.



Заключение

Документ в современном виде является результатом многовекового исторического развития. Впервые появившись как материальное воплощение стремления человека запечатлеть информацию на определенном носителе с целью ее передачи во времени и пространстве, документ прошел с человеком весь этот длительный путь. Документ, сопровождая человека, являлся для него вначале простой записной книжкой, затем копилкой, в которую заносились и хранились для себя и для потомков подлинные богатства - знания. Человек стремился сделать свою «записную книжку-копилку» такой, чтобы ей было удобно пользоваться, долго хранить и сохранять свои знания и опыт, и передавать их из поколения в поколение.

Человек искал и находил материал и способ, наиболее удобный для фиксации информации. Каждый новый носитель и способ - это целый этап в жизни государства. Глиняные таблички, пергамент, береста, устав, полуустав, скоропись и машинопись являются как бы верстовыми столбами развития человечества и одновременно этапами в развитии документирования. С каждым новым этапом носитель и зафиксированная на нем информация становились все более двуединым целым - документом.

С появление изографического документа жизнь человека изменилась. Этот вид документа сейчас играет огромную роль в жизни общества. Воспринимаемый проще, чем другие виды документа, отличающийся красочностью и разнообразием, он легко воспринимается даже детьми, которые еще не умеют читать.

Не мыслятся праздники без ярких поздравительных открыток. Печатаются разнообразные календари и календарики разных направлений (особенно много в последнее время выпускается рекламных и агитационных: накануне выборов, при появлении новых предприятий с целью привлечения покупателя к новой продукции, товарам и услугам и т.д.). С помощью сборников репродукций мы узнаем великих художников и их бессмертные произведения, хотя они находятся, может быть в другой части земли. Изографические документы поражают воображение, легко воспринимаемы и помогают человеку в повседневной жизни.



Список используемой литературы

1 Абдулаев А.Ш. Введение в информационный мир. - М., 1994.

2 Баренбаум И.Е. История книги. - 2-е изд. - М.: Книга, 1984.

3 Воробьев Г.Г. Информационная теория документа: Автореф. Дис... д-ра техн.наук / МГИАИ. - М.: Книга, 1979.

4 Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. - К.: Т-во «Знання», КОО, 2000.

5 Столяров Ю.Н. Соотношении книги с другими видами документов // Книга. Исследования и материалы. Сб. №58. - М., 1989.

6 Ханпира Э.И. О соотношении терминов “Документная информация”, “Документальная информация” и “Недокументная информация” // Науч.- техн. терминология: Научно-технический реферативный сборник - К, Наукова думка, 1986. - №9.

Размещено на Allbest.ru

...