Секретарское дело
Место секретаря в структуре управления организацией. Изучение его роли в организации совещаний. Цель, функции и задачи секретарской деятельности. Требования и личные качества, предъявляемые к секретарям. Особенности организации приема посетителей.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | реферат |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 09.11.2013 |
| Размер файла | 14,8 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Секретарское дело
1. Место секретаря в структуре управления организацией
Должность секретаря появилась в России в 1840 г. в Санкт-Петербурге (Путиловский и Невский машиностроительные заводы).
С самого начала работа секретаря носила характер личного помощника руководителя. В дальнейшем работа секретаря стала сводиться к выполнению технических функций. Подготовка в этот период велась на курсах секретарей и в ГПТУ.
В настоящее время роль секретаря возросла. Его функции кардинально изменились: знание делопроизводства, иностранных языков, умение работать на компьютере, хорошо ориентироваться в основах законодательства и основах бизнеса.
Современный секретарь - это инициативный и здравомыслящий помощник руководителя, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для работы в офисе, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя (Международный профессиональный клуб секретарей).
Перечисленные обязанности потребовали от секретаря высоких профессиональных и человеческих качеств.
Секретарь в наше время стал связующим звеном в аппарате управления. Под словом «секретарь» подразумевается и помощник руководителя, и руководитель службы ДОУ (офис-менеджер), который обеспечивает успешное функционирование «команды» руководителя.
2. Цель, функции и задачи секретарской деятельности
Цель работы секретаря - осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению деятельности руководителя организации.
Сердцевина деятельности секретаря - организационно-информационное обеспечение деятельности руководителя. Отсюда вытекают две функции секретаря - информационная и организационная.
Организационная функция осуществляется секретарем в зависимости от места и времени практической ее реализации.
Реализация информационной функции осуществляется в процессе работы по информационному обеспечению руководителя. Состоит из двух компонентов - коммуникация и документация. Под коммуникацией следует понимать поддержание двухсторонней недокументированной формы связи между руководителем и его деловы окружением. Документация - двухстороння документированная форма связя меду руководителем предприятия и его деловым окружением.
Задачи секретарской деятельности
- организация заседаний и совещаний, проводимых руководителем
- организация приема посетителей
- контроль рассмотрения документов, поступивших на исполнение
- контроль за исполнением приказов и распоряжений
- создание условий для эффективной работы руководителя
- печать и тиражирование служебных материалов, необходимых руководителю в работе
3. Требования, предъявляемые к секретарям, деловые и личные качества
Деловые качества секретаря:
*Профессионализм
*Ответственность
*Организованность
*Осведомленность (правовые основы управления, основы управления, основы менеджмента и управления персоналом, основы научной организации управленческого труда, социальную психологию)
*Инициативность
*Преданность профессии
Личные качества секретаря:
*Трудолюбие
*Добросовестность
*Аккуратность
*Доброжелательность
*Общительный характер
*Артистизм и чувство юмора
*Семейная устроенность и моральные устои
*Интересы
4. Разновидности секретарской работы
Скандинавская группа Европейской ассоциации профессиональных секретарей разработала документ «Ступени карьеры и повышение квалификации секретаря».
Уровень А
Секретарь-машинистка в России.
Уровень B
Описание работы: печатание документов под диктовку на русском и английском языках, редактирование и хранение документов, обслуживание командировок, совещаний самостоятельная работы.
Уровень ответственности: за свою работу, за составление документов, обязанность знать структура компании. Образование: три года бизнеса, обучение секретарскому делу.
Уровень C
Уровень B + дополнительный стажи образование. Не менее 3 лет стажа секретарем, иностранные языки и стажировки за рубежом.
Уровень D
Уровень С + стаж работы и образование. Изучение иностранных языков на университетском уровне, основ управления, экономики, обучение за рубежом.
секретарь совещание посетитель
5. Планирование работы секретаря-референта
Секретарю необходимо приходить за 15-20 минут. Первая половина дня - проверка рабочих мест, получение и распределение корреспонденции, подготовка совещаний. Вторая половина дня - работа с посетителями и на телефоне, сбор и подготовка на подпись документов, отправка исходящих документов. Наметить мероприятия на следующий день. Привести в порядок рабочее место.
6. Роль секретаря в организации совещаний
Общие замечания
- повестка дня должна быть подготовлена заранее и люди должны заранее предупреждены
- необходимо соблюдать время начала и окончания
- каждый должен высказаться
Организация питания
Могут быть перерывы на кофе-брейк. Если это не предусмотрено, напитки и закуски должны быть предложены в ходе заседания. Перекусив каждый участник должен вынести из коференц-зала свой поднос с одноразовой посудой.
Организация рабочих встреч в ресторане
Кто приглашает тот и должен зарезервировать столик. Ресторан должен быть достаточно тихий. Как правило встречи проводятся за завтраком или вечером за чашечкой кофе, чтобы не нарушать обеденный перерыв днем.
Проведение деловых встреч в домашней обстановке
В утренние часы можно предложить кофе, а днем - кофе, чай или прохладительные напитки. Хозяин может также приготовить закуски. Атмосфера менее официальна, но проводится с таким же регламентом. Заканчивать встречу нужно фразой: «Спасибо за то, что Вы зашли. Думаю наша встреча прошла успешно».
Завершение совещания
Завершает тот кто созывал. Необходимо подвести итоги и повторить решение. Письменные записки и диктофонные записи необходимо использовать для составления доклада. В конце необходимо поблагодарить всех, кто принимал участие в организации совещания.
7. Организация приема посетителей
Секретарь готовит проекты приказов о командировках, выписывает командировочные удостоверения, регистрирует их в журнале. Для секретаря подготовка руководителя к поездке - обязательная функция. Секретарь должен составить программу командировки. В программе указывают организации и отделы, телефоны и адреса, время встречи. Копия программы остается у секретаря. Секретарь может подготовить реферат для доклада. Кроме того, секретарь должен проработать маршрут руководителя, заказать билеты, гостиницу и выяснить как к ней проехать. Руководитель должен быть снабжен канцелярскими принадлежностями. После возвращения руководителя секретарь обрабатывает материалы командировки.
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Роль секретаря в системе управления. Правовые основы секретарской деятельности, нормативно-методическая база делопроизводства. Организация работы, функции и условия труда секретаря, должностные обязанности, деловые и личные качества, этикет в работе.
курс лекций [147,7 K], добавлен 08.05.2014Категории секретарей в организациях РФ. Требования к знаниям, умениям, квалификации современного секретаря. Нормативная регламентация деятельности секретаря. Виды и характеристика систем управления организации. Характеристика деятельности секретаря.
курсовая работа [48,8 K], добавлен 08.12.2014Важность правильной организации приема посетителей на предприятии как функция секретаря. Оборудование помещения и информационно-документационное обеспечение приема. Определение часов приема. Организация процесса приема посетителей руководителем.
контрольная работа [40,0 K], добавлен 19.07.2011Деловые и личностные качества секретаря-референта. Обязанности секретаря по документному обслуживанию. Социальный портрет и направления деятельности секретаря "Идел-Пресс". Рационализация деятельности секретаря по документационному обеспечению управления.
дипломная работа [345,4 K], добавлен 03.03.2011Организация и проведение секретарем приема посетителей. Культура делового общения и требования к внешнему виду. Работа секретаря по подготовке служебной командировки и по организации совещаний, конференций. Обустройство рабочего места и условия труда.
курсовая работа [5,0 M], добавлен 11.10.2011Анализ систем документационного и информационного обеспечения. Место результатов деятельности секретаря в системе ДОУ Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД". Рекомендации по совершенствованию организации работы секретаря.
дипломная работа [381,2 K], добавлен 15.10.2013Сертификация качества работы секретаря, основные функции, обязанности, права и ответственность секретаря-референта. Квалификационные требования к современному секретарю: обучаемость, возможность оперативного принятия решения, психологические особенности.
контрольная работа [18,4 K], добавлен 05.07.2010Характеристика и особенности личностных качеств руководителей организаций. Качества, необходимые менеджеру для эффективного управления организацией, стили управления, функции. Эффективность деятельности организации, методы стимулирования труда менеджера.
курсовая работа [169,3 K], добавлен 06.05.2010Понятие менеджмента как науки, его сущность и особенности, история становления и развития. Содержание и назначение финансового менеджмента, его роль и место в управлении организацией, цель и задачи. Принципы организации управления финансами предприятия.
контрольная работа [16,6 K], добавлен 02.04.2009Роль и значение деятельности секретаря в современной организации. Современные категории секретарей. Профессиональные требования к различным категориям. Анализ прохождения и порядка исполнения входящих и исходящих документов на предприятии ООО "Набаз".
курсовая работа [72,2 K], добавлен 03.03.2016Организация, ее структура. Распределение информационных потоков в организации. Функции и задачи, выполняемые секретарем-референтом в организации. Базы данных секретаря-референта. Методы, технические средства, применяемые для обработки информации.
реферат [34,7 K], добавлен 16.09.2008Сущность менеджерской деятельности. Линейные и функциональные руководители. Деятельность менеджера, его функции и личные качества. Понятие имиджа организации и рост значимости имиджа в деятельности организации. Горизонтальное деление труда в менеджменте.
курсовая работа [216,6 K], добавлен 21.02.2013Правовая основа секретарской деятельности. Изучение должностных обязанностей и условий труда секретаря. Повестка дня проблемного совещания. Организация проведения переговоров. Подготовка и оформление информации по организации командировок руководителя.
отчет по практике [1,8 M], добавлен 09.11.2014Определение понятия и роли целей в управлении организацией. Раскрытие сущности технологии развития организации "управление по целям". Рассмотрение основных этапов данного процесса. Анализ особенностей технологии управления организацией "дерево целей".
курсовая работа [191,5 K], добавлен 20.04.2015Общая характеристика организации, функции и задачи ее управления. Характеристика структуры управления и персонала организации, информационное и документационное обеспечение. Анализ показателей результативности и эффективности деятельности предприятия.
отчет по практике [38,7 K], добавлен 25.02.2010Задачи и классификация деловых совещаний, их планирование, технология организации и проведения. Искусство ведения переговоров. Анализ хозяйственной деятельности ООО "Альянс-тур". Особенности процесса проведения деловых совещаний и заседаний в турфирме.
курсовая работа [54,2 K], добавлен 16.03.2011Понятие об организации, ее признаки и характеристики. Управление как деятельность, его особенности и сущность. Место и роль менеджера в организации. Функции управления, их классификация и взаимосвязь. Понятие о нормах управляемости и уровнях управления.
курсовая работа [110,6 K], добавлен 17.12.2011Система управления организацией с позиции системного подхода. Иерархия управления в организации. Субъекты и объекты управления. Структура управления организацией. Требования к системе управления. Совершенствование системы управления организацией.
курсовая работа [284,2 K], добавлен 23.02.2012Функциональные обязанности и роль в формировании корпоративной структуры секретаря-референта; оптимальная организация его рабочего места и времени. Изучение механизмов взаимодействия руководителя и секретаря. Особенности работы с посетителями в приемной.
курсовая работа [143,5 K], добавлен 15.09.2013Роль менеджера в организации, содержание и особенности его труда, направления деятельности. Требования, предъявляемые к специалисту по управлению. Курсы менеджеров. Основные функции руководителя. Сущность успеха лидера. Принципы менеджмента качества.
презентация [1,3 M], добавлен 31.05.2015
