Эффективное управление временем

Размещено на http://www.allbest.ru/

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

ТЮМЕНСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ МИРОВОЙ ЭКОНОМИКИ, УПРАВЛЕНИЯ И ПРАВА

Кафедра национальной экономики и менеджмента

Курсовая работа

по дисциплине основы менеджмента

на тему: «Эффективное управление временем»

Научный руководитель:

д.э.н., проф. Казанцева С.М.

Автор работы: студентка 3 курса, 571 группы

Стороженко Д.А.

Тюмень 2009

Оглавление

Введение

Глава 1. Тайм-менеджмент как система управления временем

1.1 Понятие тайм-менеджмента

1.2 Историческое развитие тайм-менеджмента

1.3 Основные методики тайм-менеджмента

Глава 2. Модель Управления Временем

2.1 Анализ использования собственного временного ресурса

2.2 Рекомендаций по улучшению эффективности использования времени

Заключение

Список использованной литературы

Приложения

Введение

Кем бы вы ни были, что бы вы не делали, вам хочется чего-то добиться. Этому способствует организованность. Не обладая способностью управлять своим временем, можно то заниматься преодолением проблем, то бороться с кризисной ситуацией и заканчивать день, почти ничего не сделав. Управление временем означает: быть лучше подготовленным для того, чтобы справляться с неожиданными ситуациями, которые могут перечеркнуть день любого человека.

Актуальность темы курсовой работы заключается в том, что каждый эффективный менеджер должен знать свое дело, уметь управлять, уметь ставить цели и добиваться их. Но все эти качества бесполезны, если руководитель не умеет правильно организовать свое рабочее время. Нереально добиться успеха, если человек не может планировать свое время.

Фраза «время-деньги» не очень верна. Время - многограннее денег. Время более значимо, чем деньги. Время - это все, что дано нам в этой жизни. Время и жизнь почти синонимы. Время - это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Но оно безвозвратно - его нельзя накопить, передать или взять в кредит, поэтому важно научиться использовать его с максимальной выгодой. Деньги, которые вы потеряли, вы всегда можете вернуть, время же - никогда. Если кто-нибудь попытается отнять у вас 200 евро, вы будете этому препятствовать, как сможете. Если же кто-то пытается украсть два часа времени, многие против этого не возражают, даже иногда благодарят. «Единственные воры, которых в нашем обществе не наказывают, - это похитители времени», - говорил еще Наполеон. [9, c. 15] Алан Лакейн, в свою очередь, утверждает: «Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках свое время, держит в руках свою жизнь». [14]

Тайм-менеджмент или управление временем - это система по налаживанию своих отношений со временем. Термин «тайм-менеджмент» в российской практике обычно применяют тогда, когда с позиции руководителя говорят об управлении рабочим временем и организации работы своих подчиненных. Сегодня средний россиянин, желая получить хорошо оплачиваемую, квалифицированную работу с перспективами роста, в 6 из 10 случаев становится менеджером, «управленцем» разных уровней. Ключевая проблема заключается в том, что из-за срочности, которой наполнена наша рабочая повседневность, мы рискуем впасть в деятельную горячку, а в таком состоянии нетрудно потерять из виду свои жизненные приоритеты. Каждый из тех, кто нас окружает, хочет получить все немедленно, лучше - позавчера. Мы собираемся позаботиться о действительно важных вещах, когда у нас наконец-то «будет время», но такого «времени для себя» у нас, в сущности, не бывает - никогда.

В качестве объекта курсовой работы я буду рассматривать себя. Предметом будет являться управление временем.

Лучшая система управления временем -- это собственная удобная система управления временем. Но, чтобы это произошло, надо сначала попробовать то, что уже изобрели.

Цель курсовой работы - разработать рекомендации по эффективному управлению временем и научиться рационально использовать и экономить собственный временной ресурс. В качестве основных задач будут выступать:

анализ теоретических основ тайм-менеджмента;

выявление методов управления временем;

исследование факторов потери собственного времени;

разработка рекомендаций по улучшению эффективности использования времени.

Глава 1. Тайм-менеджмент как система управления временем

1.1 Понятие тайм-менеджмента

Управление временем (Time Management) -- междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах и отраслях человеческой жизнедеятельности. [10, c. 23]

Глеб Архангельский утверждает, что тайм-менеджмент - это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями. Будете ли вы применять гибкое планирование или жесткое, хронометраж или самомотивацию, Outlook или бумажный блокнотик - нет никакой разницы. Техника вторична. Важно найти свои, «родные», жизненные цели - и распределять свое время в соответствии с ними. Тратить невосполнимое время жизни на то, что действительно хочешь. Также он раскрывает понятие корпоративного тайм-менеджмента -- это дисциплина в рамках общего менеджмента, позволяющая сделать персональный тайм-менеджмент сотрудников инструментом повышения корпоративной эффективности. [3, c. 14]

По мнению Лотара Зайверта тайм-менеджмент -- это управление собой и активное формирование собственного образа жизни или лидерство. [9, c. 25]

Тайм-менеджмент -- эффективное планирование рабочего времени для достижения целей, нахождение временных ресурсов, расстановка приоритетов и контроль выполнения запланированного. Это определение я взяла из энциклопедии экономики и финансов.

Сравнивая все эти понятия, можно прийти к выводу, что некоторые из них имеют одинаковый смысл, однако, каждый автор использует различные методы, концепции и подходы. К примеру, Глеб Архангельский в большей степени опирается на корпоративный менеджмент. Для целей дальнейшего исследования я буду опираться на мнение тех, кто больше говорит о эффективности личного тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент - противоречивое понятие. Невозможно «управлять временем», можно управлять только собой. Тайм-менеджмент - это управление собой. Ведь время как неизменная величина постоянно, неудержимо сворачивается. Секунда за секундой, минута за минутой, час за часом, независимо от того хотим мы этого или нет. Стрелки на часах продвинутся на два деления вперед и это невозвратимо. Мы можем лишь, глядя в будущее, формировать наше обращение со временем в соответствии с нашими представлениями или, по меньшей мере, пытаться делать это.

Рассматривая множество понятий тайм-менеджмента, также необходимо дать понятие времени. «Тайм» в переводе с английского - «время». Время - это длительность бытия; пространство в бытии; последовательность существования; продолжение случаев, событий; дни за днями и века за веками; последовательное течение суток за сутками. Такое определение даёт толковый словарь живого великорусского языка Владимира Даля.

Контролировать время не так сложно, как это может показаться на первый взгляд. Это можно осуществить посредством принятия решений о том, что и когда необходимо сделать. При этом не следует жестко контролировать режим жизни, не допуская отклонений. Проводится анализ целей, расставляются приоритеты, которые затем трансформируются в конкретные задачи и программу действий. Тайм-менеджмент как система управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными в совокупности дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления различных производственных процессов. К этим элементам относятся, анализ использования рабочего времени, постановка целей, которые хочет достигнуть руководитель в ходе использования тайм-менеджмента, планирование рабочего времени, выработка различных методов борьбы с причинами нерационального использования временного ресурса. Однако, несмотря на такую довольно стройную систему тайм-менеджмента не следует воспринимать его как аксиому, потому, что каждый человек является единственным, кто может решить для него проблему рационального использования времени наилучшим образом и поэтому наиболее эффективным является личный тайм-менеджмент, который в каждом отдельном случае индивидуален.

Эффективность означает выбор наилучшего варианта из имеющихся возможностей и выполнение его наилучшим образом. Сделать верный выбор в использовании времени гораздо важнее, чем организовать рациональное исполнение имеющегося задания. Рационализаторство хорошо на своем месте, но эффективность нужнее. Дефицита времени нет. У нас много времени, чтобы сделать все, что мы по-настоящему хотим. Если вы, как многие люди, «слишком заняты», чтобы успешно работать, то имейте в виду, что есть множество людей, которые гораздо более заняты, чем вы, но успевают сделать больше, чем вы. У них не больше времени, чем у вас. Они просто гораздо лучше используют время! Эффективное использование времени это такое же искусство, как умение водить машину. Но этим навыком можно овладеть. [14]

Слишком большая организованность так же вредна, как и её отсутствие. Одинакового решения для всех не существует. Разным людям требуются разные степени организованности и свободного творчества в их жизни. Один и тот же человек испытывает разные потребности в этом отношении в зависимости от возраста, времени года и обстановки. Человек, который является очень организованным в работе, может разбрасываться в свободное время. Человек, у которого в 30 лет имеется четкий набор целей, и он совершенно точно знает, как он хочет использовать свое время и что он желает от своей жизни, в 40 лет может обнаружить, что он должен пересмотреть свои планы десятилетней давности, если только он хочет вырасти.

Изречение древних мореплавателей гласит: «Плыву не так, как ветер дует, а как парус поставлю!» Многие менеджеры слишком сильно ориентированы на процесс деятельности, т. е. на полезность действия, и слишком слабо -- на конечную цель, т. е. на результативность. [8, c. 53]

Использование времени - это дело сугубо индивидуального выбора, и лишь человек может быть высшим судьей, решая вопрос о том, как применять на практике советы, предложенные различными теоретиками в этой сфере.

Тайм-менеджмент учит управлять временем. Он показывает, как работать, проявляя больше умения, а не больше напряжения. В результате чего остаётся больше времени для самого себя, семьи, друзей. Появляется время для воплощения в жизнь собственной мечты, для которой «никогда не хватало времени». Человек чувствует себя в меньшей степени поставленным в зависимость от бесконтрольного положения или окружения. Становится легче импровизировать, вносить поправки и переделывать различные стороны жизни так, чтобы эти изменения в большей степени отвечали интересам конкретной личности, его целям и его мировоззрению.

Применение тайм-менеджмента предполагает, что человек будет творчески подходить к его использованию. Лучшие методы управления временем - это методы, удобные лично для каждого.

тайм менеджмент время

1.2 Историческое развитие тайм-менеджмента

С чего началось управление временем? Возможно, первая письменно зафиксированная попытка сделать управление временем сознательной потребностью человека - это первое письмо из нравственных писем к Луцилию, написанных Луцием Аннеем Сенекой в первые десятилетия новой эры. Сенека рекомендует:

письменный учет всего времени;

деление времени на хорошо, дурно потраченное и потраченное на безделье;

оценивать жизнь по наполненности прожитого времени. [16]

Один из приемов организации времени - введение жесткого режима дня. Иммануил Кант (1724-1804), проживший всю жизнь в Кенигсберге, жил настолько ритмично, что соседи проверяли часы, когда он выходил на прогулку. [5, c. 140] Творческие личности в своей массе берегли свое время, организовывали и планировали его. Трудно найти продуктивную творческую личность, у которой не было бы жесткого режима работы. Архимед и Аристотель, Роджер Бэкон и Ньютон, Анри Пуанкаре и Дюма-отец, Энгельс и Ленин, Вавилов и Альтшуллер, адмирал Макаров и академик Берг - все эти люди стремились построить систему расхода времени, которая гарантировала бы высокую выработку не за день - за жизнь. Александр Александрович Любищев (1890-1972) в 1916 году начал вести систему учета времени, он вел ее до конца жизни, т.е. 56 лет. Любищев сформулировал свои принципы так: «Я не беру обязательных поручений. Не беру срочных поручений. В случае утомления сейчас же прекращаю работу и отдыхаю. Сплю много, часов десять. Комбинирую утомительные занятия с приятными». [10, c. 97]

Если говорить об идее управления временем, то, возможно, она существует ровно столько, сколько существует человечество. Для большей «конкретики» следует рассматривать идею с момента появления термина «менеджмент» (в его современном смысле -- как научно обоснованной профессиональной управленческой деятельности) и собственно устойчивого терминологического сочетания «time management» (навыки менеджера по управлению временем). Не претендуя на серьезную историческую «археологию» вопроса, можно выделить три основных этапа развития ТМ.

1. Тейлоризм (время наибольшей популярности -- 1910--1940 годы). Назван по имени одного из основателей современного научного менеджмента Фредерика Тейлора. [15, c. 21] Тейлор считал, что в западном обществе (в начале XX в.) сформировался своего рода стереотип «работы с прохладцей», когда работники в силу естественной склонности («природной лени») человека, а также в силу сложившейся культурной традиции «круговой поруки» нарочно замедляют темп работы. При этом Тейлор критически относился к «потогонным системам» организации труда, предъявляющим к работнику необоснованные требования относительно скорости и производительности работы. «Золотая середина» между «потогонными системами» и «природной ленью» заключается, по мнению Тейлора, именно в методах научного управления производством, в обязательном порядке включающих и такое важное направление, как управление временем (вторая глава книги Тейлора содержит много примеров настоящего ТМ-реинжиниринга).

«Русским Тейлором» можно назвать Алексея Капитоновича Гастева. По заданию В. И. Ленина в 1920-х годах А. К. Гастев с сотрудниками активно изучал наиболее эффективные зарубежные методы управления и организации производства (в частности, сам Гастев работал на французских предприятиях, управляемых по системе А. Файоля, а также переписывался с Г. Фордом и другими ведущими менеджерами того времени); в 1920 году основал и возглавил ЦИТ (Центральный институт труда) в России, в котором было разработано около 1900 методик обучения профессиям и подготовлено более полумиллиона рабочих. [6, c. 56]

В духе идей Тейлора работали и другие российские специалисты, например, П. М. Керженцев, который отчасти являлся оппонентом Гастева. [11] В понимании важности временного фактора для НОТ мнения Гастева и Керженцева совпадали. В частности, для распространения отечественных идей НОТ П. М. Керженцев создал в 1926 году международную Лигу «Время», члены которой придавали особое значение методам управления временем. Многие ТМ-идеи Гастева в определенной степени пересекаются с идеями Тейлора. Гастев полагает, что НОТ -- не средство «борьбы с ленью», а способ более эффективной «социальной инженерии», созидающей «светлое будущее»; также Гастевым были разработаны собственные оригинальные ТМ-инструменты (например, хронокарта Гастева). [13, c. 78]

Основные идеи: анализ операционального состава деятельности, хронометраж трудовых операций, оптимизация способа работы, нормирование, карты операций, тренировка и обучение сотрудников, включение показателей временной эффективности работы в систему мотивации и оплаты труда, использование схем и графиков в планировании, календарное планирование.

2. Классический тайм-менеджмент (1950--1990 годы). Характеризуется прежде всего тем, что ТМ-идеи развивались «внутри» теоретического и прикладного менеджмента. Но при этом возникновение ТМ-идей сложно «привязать» к возникновению основных научных «школ» (направлений) менеджмента. Эти направления (кроме упомянутой уже «школы научного управления» Ф. Тейлора, сюда можно добавить «классическую школу» А. Файоля, «бюрократическую» М. Вебера, «школу человеческих отношений» Э. Мэйо и некоторые другие) возникли в 1920--1930 годах, а в указанный период (1950--1990 годы) происходило их дальнейшее развитие и интеграция. Кроме этого, в период с 1950 по 1990 год произошло «обогащение» менеджмента как науки (первоначально возникшего на стыке экономики, психологии и социологии и носящего в большей степени «гуманитарный» характер) идеями и методами математики и кибернетики.

В американском бизнес-консультировании первым серьезным руководством по теории и практике ТМ считается книга Джеймса МакКея «Управление временем». [10, c. 106] В данной книге впервые описывалась целостная система ТМ, основанная на идее «параллельности» управления временем основным функциям менеджера по управлению организацией (планирование, контроль, координация и др.) и предлагался ряд рекомендаций по самоменеджменту.

С 1960-х годов идеи ТМ активно продвигает американский «гуру» современного бизнес-консалтинга Питер Друкер. В вышедшей в 1967 году книге «Эффективный управляющий». [7, c. 84] Друкер отмечает, что главное качество управляющего (менеджера) -- эффективность, а первый способ (из пяти возможных) повышения эффективности -- управление временем. Далее он подробно описывает систему ТМ, состоящую, по его мнению, из трех разделов: регистрация времени, управление временем (оперативное распределение времени), укрупнение времени. В 1968 году в Америке выходит получасовой учебный фильм Друкера «Managing Time», в котором демонстрируются приемы управления временем.

Еще одним известным бизнес-консультантом, прославившимся разработкой и внедрением системы ТМ в таких крупнейших организациях, как IBM, Bank of America и др., стал Алан Лакейн. Его книга «Искусство успевать» известна и российскому читателю, правда, она была переведена у нас более чем с 20-летним опозданием. [14] В идеологическом плане (повышение личной эффективности менеджера) изложенные в книге взгляды аналогичны взглядам Друкера, а навыки управления временем традиционно «отсортированы» по управленческим функциям (планирование, принятие решений, контроль и др.).

Из европейских специалистов по ТМ, несомненно, следует упомянуть директора немецкого Института рационального использования времени Лотара Й. Зайверта и его знаменитую (в том числе и в России) книгу «Ваше время -- в ваших руках». [10, c. 49] Зайверт использует традиционную схему «ТМ по функциям», посвящая отдельные главы постановке целей, принятию решений, информации и коммуникациям и т. д.

Основные идеи: управление временем аналогично управлению бизнесом (организацией) и включает в себя те же функции и этапы -- целеполагание, планирование, принятие решений и т. д. Система ТМ «параллельна» системе управления организацией и одновременно выступает как ее элемент. «Классический ТМ» заимствует у тейлоризма и еще более разрабатывает отдельные методы ТМ, но при этом является более «личностно-ориентированным», рассчитанным на добровольное и заинтересованное применение прежде всего топ-менеджерами.

Также в СССР были представители, концепции которых значительны и внесли свой вклад в развитие ТМ (1960--1990 годы). «Советский ТМ» двигали вперед немногочисленные энтузиасты, работавшие в рамках собственного «индивидуального ТМ». Здесь следует упомянуть о двух ТМ-системах: системе хронометража профессора А. А. Любищева и теории решения изобрстательских задач (ТРИЗ) Г. С. Альтшуллера. [2, c. 50]

Система Александра Александровича Любищева (биолога по образованию, пытавшегося создать единую систематизацию живых организмов, аналогичную периодической системе химических элементов Д.И. Менделеева) стала популярной благодаря появлению романа Д. Гранина «Эта странная жизнь» (М., 1974), в котором система Любищева была подробно описана. Сущность системы: тотальный хронометраж, с точностью учета времени в 10 минут, которую Любищев вел в течение 56 лет! Результаты подобного тотального хронометража позволяют с высокой точностью нормировать индивидуальные виды деятельности и с высокой точностью планировать и достигать долгосрочных целей. Для системы также характерен «гуманитарный пафос»: свое и чужое время должно восприниматься как «высшая ценность» и должно быть заполнено самосовершенствованием.

В то время как западные менеджеры увлеченно постигали и применяли в своей работе метод «мозгового штурма», первым отечественным вариантом «тренингов креативности» стала система ТРИЗ (теория решения изобретательских задач). Идея ТРИЗ принадлежит инженеру Генриху Сауловичу Альтшуллеру, который на основе анализа патентов, выданных на технические изобретения и открытия, решил выявить общие алгоритмы и приемы технического творчества. Система ТРИЗ существует уже около полувека (первая публикация по ТРИЗ появилась в 1956 году), а само ТРИЗ-движение в некоторые годы обретало невиданную популярность, постепенно «просачиваясь» из узкой сферы технического творчества в самые разные области социальной практики: педагогику, политику, управление и др. [1, c. 177]

3. Современный тайм-менеджмент (конец XX -- начало XXI в.). Как социальная практика и одно из важнейших направлений бизнес консультирования, ТМ гораздо больше развит на Западе, чем в России.

В качестве примера использования ТМ в современном западном бизнес-консультировании можно привести вышедший в 1990 году бестселлер Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей». [12, c. 44] Книга о присущих успешным людям качествах и о том, как эти качества приобрести. Кови предлагает в своей книге целостную концепцию достижения личностной зрелости, которая достигается как бы в два этапа: от зависимости к независимости («личная победа»), от независимости к сознательной взаимозависимости («общественная победа»). Навык определяется как единство знаний, навыков и стремлений, способствующее достижению личностной зрелости и высокой эффективности человека. В своей книге С. Кови предлагает следующие 7 принципов, которые называются «навыками»:

1. Не будь рабом обстоятельств, сам твори свою судьбу

2. Начинай любое дело, представляя конечную цель

3. Сначала делай то, что нужно сначала

4. Думай и действуй в духе взаимовыгодности

5. Сначала пойми другого, потом поймут и тебя

6. Стремись к творческому взаимодействию

7. Постоянно совершенствуйся.

Среди подробно описанных Кови семи привычек особое отношение к ТМ имеет привычка № 3 «Делать первые вещи в первую очередь», которая является необходимым условием для обретения независимости («личной победы»).

Система ТМ по Кови состоит из двух разделов: стратегическое долгосрочное планирование и недельное краткосрочное планирование. Долгосрочное планирование разворачивается в следующую цепочку: индивидуальная «миссия» личности -- роли -- цели. Краткосрочное планирование представлено таким образом: актуальные роли -- задачи -- недельный план -- ежедневное выполнение плана и делегирование. В качестве прикладного ТМ-инструмента Кови предлагает авторский вариант органайзера (на неделю), а также подробно описывает алгоритм работы с ним. [12, c. 32]

Проделав анализ исторического развития тайм-менеджмента, можно отметить, что для современного зарубежного ТМ характерны три тенденции: 1) «гуманизация»; 2) дифференциация; 3) компьютеризация. «Гуманизация» означает приоритетность именно «индивидуального» ТМ, связанного с личностным ростом и самосовершенствованием. «Индивидуальный» ТМ нацелен на постижение и овладение своим «внутренним временем». Главным аспектом «внутреннего времени» является личностное самоопределение: четкое понимание своих жизненных ценностей и сознательный выбор достойных и масштабных жизненных целей. Таким образом, «гуманизация» ТМ означает его «психологизацию» -- серьезное сближение с психологией личностного самопознания, развития и самосовершенствования, с различными духовными практиками.

Дифференциация современного ТМ происходит в большей мере не по технологическому принципу (как это было характерно для классического ТМ 1960--1990 годов), а по потребительскому. Это и объясняет появление многочисленных разновидностей, таких как «христианский ТМ», «феминистский ТМ», «ТМ для студентов» и др. При желании можно насчитать несколько десятков современных разновидностей ТМ, но все они с незначительными модификациями используют традиционный технический инструментарий классического ТМ 1960-1990 годов.

Если говорить о ситуации с ТМ в современной России, то наша экономика на начало XXI века находится в весьма странном положении. С одной стороны, в стране есть высокотехнологичные предприятия, по своему уровню вполне соответствующие мировым стандартам «предприятия XXI века». На уровне производственных технологий и организации системы управления в целом эти организации копируют западный (высокоэффективный во временном аспекте) инжиниринг. Беда в том, что копирование это часто «не складывается» с российской «безвременной» или «авременной» ментальностью. Перед сотрудниками и руководителями современных российских предприятий стоит задача «коррекции ментальности», адаптации (прежде всего, психологической) к той «временной реальности», которая создана в их организации, на характерном для их организации рынке, в экономике страны, в мировой экономике в целом.

С другой стороны, существуют организации (малый и средний бизнес), которые создаются «с чистого листа». До определенной стадии эти организации растут стихийно, но рано или поздно сталкиваются с проблемой «наведения порядка» в организационной структуре и процессах. Кто-то пытается сделать это сам, кто-то приглашает квалифицированных менеджеров или консультантов.

Стоит заметить, что если в ближайшие годы в России не произойдет значительных социально-политических и экономических перемен, то у ТМ-консультирования -- большое будущее.

1.3 Основные методики тайм-менеджмента

Для решения проблем, связанных с рациональным использованием рабочего времени существует множество методик, имеющих общее название «тайм-менеджмент». Однако нельзя сказать, что тайм-менеджмент - это такая строгая совокупность правил, следуя которым человек сможет максимально рационализировать свой рабочий день и рабочее время своих подчиненных. Тайм-менеджмент - это совокупность общих методов и рекомендаций, и для каждого человека или организации следует подбирать их отдельно, индивидуально.

По книге Лотара Зайверта необходим самоменеджмент, т.е. последовательное и целенаправленное, использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время. Основная цель состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни.

Функции самоменеджмента по Л. Зайверту приведены в таблице 1.1.

Таблица 1.1 Функции самоменеджмента

Функция	Рабочие приемы, методы	Достигаемый результат (выигрыш во времени за счет…)
1. Постановка целей	Определение цели, ситуационный анализ, целевые стратегии и методы достижения успеха, формулирование цели	Мотивация, устранение слабых сторон, распознавание преимуществ, концентрация усилий на узких местах, фиксация сроков и ближайших шагов
2. Планирование	Годовое планирование, месячное планирование, декадное планирование, планирование дня, принципы временного менеджмента, метод «Альпы», менеджмент с помощью дневника времени	Подготовка к реализации цели, оптимальное распределение и использование времени, сокращение сроков исполнения
3. Принятие решений	Установка приоритетов, принцип Парето (соотношение 80:20), АБВ -анализ, принцип Эйзенхауэра, делегирование дел (перепоручение)	Приводящая к успеху организация труда, первоочередное решение жизненно важных проблем, упорядочение дел по их важности, избавление от «тирании» неотложности, продуктивность трудовых затрат
4. Реализация и организация	Распорядок дня, график продуктивности, биоритм, самопроявление дневной рабочий план	Применение самоменеджмента, концентрация на значительных задачах, использование пика производительности, учет периодических колебаний, становление индивидуального рабочего стиля
5. Контроль	Контролирование процесса работы (сравнение замысла с результатом), контролирование итогов (контролирование достижения поставленных целей, промежуточных результатов), обзор итогов истекшего дня (самоконтроль)	Обеспечение запланированных результатов, позитивное воздействие на течение жизни
6. Информация и коммуникация	Рациональное чтение, рациональные совещания, рациональное ведение беседы, рациональное использование телефона, рациональное ведение корреспонденции, листки-памятки и формуляры	Быстрое чтение, лучшая организация совещаний и конференций, выделение времени для собеседований, отгораживание от возможных помех, меньше «бумажной войны»

«Скажите, пожалуйста, куда мне отсюда идти?»

«А куда ты хочешь попасть?» -- ответил Кот.

«Мне все равно...» -- сказала Алиса.

«Тогда все равно, куда и идти », -- заметил Кот.

(Льюис Кэррол, «Алиса в Стране Чудес»)

Постановка цели требует выразить в виде четких намерений и в точных формулировках наши явные и скрытые потребности, интересы, желания или задачи, а также сориентировать наши действия и поступки на эти цели и их выполнение. Постановка цели означает взгляд в будущее. Ориентацию и концентрацию наших сил и активности на том, что должно быть достигнуто. Таким образом, цель описывает конечный результат. Цели являются масштабом для оценки достигнутого. Даже самый лучший метод работы ничего не стоит, если заранее четко и однозначно не определить то, чего вы хотите.

Для многих оказывается сложным просто сесть за стол и описать на бумаге идеал -- свое представление о жизни или жизненную цель. Радикальное, но эффективное упражнение -- написание надгробного слова для самого себя. Л. Зайвер предлагает представить, что человек присутствует на собственном погребении. Гроб опускается в могилу, и перед собравшимися людьми нужно кратко описать вашу частную и профессиональную жизнь. Вы не можете повернуть время вспять, однако являетесь автором надгробного слова для самого себя. Каким должен быть текст в частностях? Какие положительные стороны нужно назвать? Какие заслуги, успехи и этапы жизни необходимо отметить с уважением? И что ещё можно было бы сказать? Необходимо самому написать текст и подумать, кому бы хотелось доверить его произнесение. [8, c. 61]

Ситуационный анализ является одним из этапов целеполагания, и его основная задача -- выявить и описать актуальную, существующую на момент постановки целей ситуацию жизнедеятельности. Разумеется, ситуационный анализ не претендует на максимально полное и целостное описание жизненной ситуации личности (или организации). Его задача несколько скромнее: зафиксировать уже имеющиеся на пути к цели достижения, а также выявить уже существующие и недостающие для достижения целей ресурсы. При этом ресурсы в ситуационном анализе понимаются в самом широком смысле, как любые средства, способствующие достижению цели. Например, в ситуационном анализе выделяются не только внешние ресурсы (финансы, сырье, технологии, информация, контакты и связи и др.), но и внутренние (личностные качества, состояния, способности, опыт и т. п.).

Лотар Зайверт рекомендует для ситуационного анализа в личной сфере использовать список контрольных вопросов:

Мой жизненный путь: каким были мои крупнейшие успехи и неудачи?

Влияние семьи: детство? юность? родители? братья и сестры? близкие?

Мои личностные параметры, черты характера и сильные стороны?

Моя гармония? В чем состоят мои конфликты с окружающим миром? Чем я их объясняю?

Дружеские связи? Вражда?

При каких обстоятельствах я чувствую себя сильным, побежденным, слабым?

Каких успехов я до сих пор не смог достичь? По каким причинам?

Какие опасности, трудности, проблемы и т. п. могут передо мной возникнуть? В каких областях?

Какие меры я хочу предпринять для их предотвращения?

Кто из окружающих стимулирует мою жизненную активность? Кто ей препятствует?

В чем могут раскрыться мои возможности? В чем не могут? Что я хочу против этого сделать?

Какие негативные для меня посторонние воздействия я хочу устранить?

Какие позитивные воздействия я хочу поддержать, использовать?

Чего хотят окружающие? Что я могу им дать?

Кому я могу принести пользу сейчас и в будущем?

Что я хочу конкретно сделать, чтобы принести пользу окружающим?

Какими денежными средствами я мог бы пожертвовать для своих друзей?

Приношу ли я максимальную пользу тем людям, которые приносят максимальную пользу мне?

Кому и какую радость я доставлю немедленно? Завтра? И т. п. [8, c. 70]

Также есть направляющие вопросы для ситуационного анализа в профессиональной сфере. На эти вопросы рекомендуется не просто отвечать кратко («Да» или «Нет»), но и давать более развернутые оценки вроде: «имеющийся ресурс», «недостающий ресурс», «ресурс, имеющийся в достаточном объеме» и т. п. Развернутые ответы на предложенные контрольные вопросы позволят более качественно провести ресурсный анализ и целеполагание в целом.

Для ситуационного анализа можно использовать не только контрольные вопросы -- подойдет любой метод, облегчающий сбор информации об актуальной ситуации целеполагания. Например, для поиска и систематизации необходимой информации можно применять различные таблицы (матрицы), отчасти напоминающие аналитический инструментарий популярного в менеджменте SWOT-анализа.

Ситуационный анализ можно использовать не только на этапе целеполагания, но и на этапе достижения целей, позволяя оценить ваше «местоположение» на пути к цели, провести своеобразную ревизию актуальной жизненной ситуации, выявить имеющиеся ресурсы и ограничения для достижения целей. [7, c. 57]

При определении поэтапных целей на ближайший год доказала свою эффективность формула «МУДРО», согласно которой краткосрочные цели должны соответствовать пяти критериям:

М метко сформулирована. Цель должна быть сформулирована конкретно, однозначно и точно, иначе она останется неясным пожеланием.

У поддается учету. Цель и степень ее достижения должны поддаваться проверке («Если можно измерить -- значит, можно сделать!»).

Д -- сориентирована на действия. Цель должна открывать путь к позитивным изменениям, а не указывать на то, чего делать не следует.

Р -- является реалистичной. Цель должна быть отдаленной, но всегда -- достижимой.

О -- ограничена по срокам. Цель должна быть привязана к достаточному и точному сроку исполнения. [8, c. 85]

«Кто все принимает так, как придется, тот не работает, а подчиняется работе»

Народная мудрость

Планирование как составная часть задач и правил самоменеджмента означает: подготовку к реализации целей + структурирование (упорядочение) времени. Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени.

Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период. От общего планового периода (год, месяц, неделя, день) надо максимально 1 % времени тратить на планирование. Для разработки плана дня требуется 5-- 10 минут.

«Золотая» пропорция планирования времени 60:20:20 предложенная Лотаром Зайвертом: 60 % -- запланированная активность; 20 % -- непредвиденная активность (резервы времени и непланируемые действия); 20 % -- спонтанная активность (управленческая деятельность, творчество). [8, c. 94]

Перед планированием следует провести анализ видов деятельности и расхода времени. Чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Разделив их, например, на долго-, средне- и краткосрочные задачи. Установив их приоритетность и действуя в соответствии с нею, даже если менее важные дела, даются намного легче, чем более важные.

Не стоит впадать в крайность чрезмерного планирования, необходимо планировать лишь такой объем задач, с которым реально можно справиться. Составляйте свои временные планы на формулярах своего изготовления или на специально разработанных карточках. В таком случае ничего не будет потеряно. Невыполненные задачи, которые не хочется вычеркнуть совсем, переносите в план следующего периода. Тем самым они обнаруживаются и автоматически учитываются при разработке новых планов. Фиксируйте в планах результаты или цели (конечное состояние), а не просто какие-либо действия. Задавайте точные временные нормы, предусматривайте в своем плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует. А также устанавливайте точные сроки исполнения для всех видов деятельности. Таким образом, вы приучите себя к самодисциплине, избежите нерешительности, промедления и откладывания дел. [4, c. 147]

Пять стадий метода «Альпы»:

Предлагаемый метод относительно прост, и после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана.

Составление заданий.

Запишите под соответствующими рубриками формуляра «План дня» все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день: задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана; невыполненное накануне; добавившиеся дела; сроки, которые надо соблюсти; периодически возникающие задачи.

Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре «План дня».

Оценка длительности акций.

Проставьте против каждого задания приблизительное время для его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время.

Резервирование времени про запас.

При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60 % Вашего времени и приблизительно 40 % должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что в Ваших интересах охватить планом не более 6 часов.

Принятие решений по приоритетам и перепоручению.

Установите однозначные приоритеты для своих дел и уточните в соответствии с ними задачи дня. Перепроверьте скалькулированную Вами потребность во времени и сократите время на все дела до совершенно необходимого; старайтесь при этом оставаться на почве реальности. Рассмотрите каждую акцию с точки зрения возможности ее перепоручения и рационализации.

Контроль (учет несделанного).

Не все задачи удается выполнить. Поэтому их приходится переносить на следующий день. Если одно и тоже дело переносится многократно, то оно становится обузой, и тогда существуют две возможности: вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца; вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема разрешается сама собой. [8, c. 173]

Ежевечерние затраты сначала 20, затем 10, а потом лишь 5 минут по методу «Альпы» принесут многократный выигрыш во времени.

Принятие решений предполагает выбор первоочередных задач и дел. Принять решение -- значит установить приоритетность. Установить приоритетность -- означает принять решение о том, каким из задач следует придавать первостепенное, второстепенное и т. д. значение.

Принцип Парето (соотношение 80:20). Принцип, который был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето (1848--1923 гг.), неоднократно получал подтверждение на практике в самых различных сферах.

Принцип Парето применительно к рациональному использованию времени гласит: «Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80 % конечных результатов достигается только за 20 % затраченного времени, тогда как остальные 20 % итога «поглощают» 80 % рабочего времени». [10, c. 158]

Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью: сначала -- немногие «жизненно важные» проблемы, а уже потом --многочисленные «второстепенные».

Вместо того чтобы иметь время для действительно важных вещей, мы зачастую тратим свою энергию на срочные, но менее значимые дела. Редко случается, что важную задачу надо выполнить сегодня или на этой неделе, тогда как срочную задачу, как правило, стремятся выполнить немедленно.

Предложенное американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела (рис. 1.2.)

Срочные/важные дела. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.

Срочные/менее важные дела. Здесь существует опасность попасть под «тиранию» спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если же она является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.

Менее срочные/важные задачи. Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично вами разрешены в кратчайшие сроки.

Менее срочные/менее важные задачи. Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если Вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то Вам не следует жаловаться на перегрузку работой. От задач несущественных и несрочных следует воздерживаться. [8, c. 109]

Функция самоменеджмента «Реализация и организация» предполагает объединение энергии и активности и направление их на достижение поставленных целей. Организация рабочего дня означает, что вы подчиняете себе свою работу и свое время и не допускаете, чтобы было наоборот.

Важным фактором успехов в работе выступает личный рабочий стиль. Способы и методы труда определяются в первую очередь свойствами характера человека, его склонностями и привычками. Для того чтобы изменить свой стиль работы, надо, во-первых, уяснить себе сильные и слабые стороны своего метода работы, во-вторых, иметь стимул к сохранению или упрочению сильных сторон и, в-третьих, быть готовым работать над преодолением собственных недостатков.

Одной из важнейших предпосылок успешной работы является концентрация на действительно важном и существенном вместо распыления по мелочам. Можно значительно улучшить свой рабочий стиль и разгрузить себя, если все свои рабочие задачи сначала (кратко и принципиально) ставить под вопрос. Зачем вообще это делать? Почему именно я? Почему именно сейчас? Почему в этой форме?

Контроль за результатами служит улучшению, а в идеальном случае -- оптимизации трудового процесса. Всякая постановка цели и планирование эффективны лишь настолько, насколько эффективны следующие за ними реализация и завершающий контроль за исполнением. [8, c. 121]

Контроль за результатами труда с точки зрения достижения конечной цели (целевой контроль) должен в любом случае производиться после выполнения задачи (конечный контроль), а при реализации крупных проектов он должен осуществляться на промежуточных стадиях на всем протяжении процесса (промежуточный контроль).

Лотар Зайверт предлагает очень простой и удобный метод ежедневного итогового ТМ-контроля (впрочем, метод можно использовать и для промежуточного контроля над выполнением отдельных задач в течение дня) -- так называемый метод «пяти пальцев». Метод является элементарной мнемотехникой, в которой за каждым из пальцев руки закреплен один из контролируемых параметров качества достижения цели.

Достаточно лишь посмотреть на ладонь правой руки и по первым буквам названий пальцев вспомнить параметры, на основании которых осуществляется контроль.

М (мизинец) -- мыслительный процесс: какие знания, опыт я сегодня получил?

Б (безымянный палец) -- близость цели: что я сегодня сделал и чего достиг?

С (средний палец) -- состояние духа: каким было сегодня мое преобладающее настроение, расположение духа?

У (указательный палец) -- услуга, помощь: чем я сегодня помог другим, чем услужил, порадовал или «поспособствовал»?

Б (большой палец) -- бодрость, физическая форма: каким было мое физическое состояние сегодня? Что я сделал сегодня для своего здоровья, поддержания своих физических кондиций? [8, c. 137]

Осуществляйте регулярный контроль своих годовых, месячных, недельных и дневных планов.

Функция «Информация и коммуникации» является важным связующим звеном между различными функциями самоменеджмента, поскольку человек вынужден постоянно обмениваться информацией -- вступать в коммуникации. Коммуникации -- это обмен информацией. Менеджеры проводят в среднем 80 % своего времени за чтением, перепиской, телефонными переговорами, совещаниями и т. п. Существует множество рациональных подходов к овладению информацией. [8, c. 149]

Рациональное чтение помогает лучше справиться с потоком информации, поскольку бессистемное чтение означало бы потерю времени и пустую трату средств. Различные способы и формы рационального чтения можно сгруппировать в зависимости от того, используются ли они до, во время или после самого процесса чтения.

Среди разных видов деятельности руководителя наибольшее количество времени, причем с отрывом от остальной работы, поглощают совещания. Менеджеры в зависимости от уровня управления 50, 60, 70 и даже 80 % своего времени проводят на конференциях и совещаниях.

Телефон является наиболее часто используемым и наиболее утомляющим средством коммуникации и тем самым наиболее частым источником «помех» в деловой жизни. Парадокс телефона в том, что являясь будучи одним из самых эффективных средств экономии времени, он является одним из самых распространенных «поглотителей времени».

Бесконтрольная и чрезмерная коммуникация является ключевой проблемой персонального стиля работы и самым большим «поглотителем времени».

В настоящее время в России одним из известных специалистов в области тайм-менеджмента является Глеб Архангельский. Он по праву считается основоположником российской школы тайм-менеджмента: он проводит семинары и тренинги по данной тематике, а также руководит ТМ-проектами в РАО ЕЭС, “Вимм-Билль-Данн” и в других компаниях.

Г. Архангльский советует построение личной системы управления временем таким образом:

Отдых - потратив минимум «начальных вложений времени», наладьте грамотный отдых в течение рабочего дня и в нерабочее время.

Краткие рекомендации:

-- сделайте отдых в течение дня ритмичным;

-- обеспечивайте максимальное переключение;

-- используйте «творческую лень»;

-- повысьте эффективность сна;

-- применяйте «микросон» в течение рабочего дня;

-- переживайте момент. [4, c. 54]

Мотивация - освойте методы «настройки» на выполнение сложных и неприятных задач для сокращения времени работы над ними.

Краткие рекомендации:

-- используйте «якоря» для настройки на различные задачи и отдых;

-- применяйте «метод швейцарского сыра» при раскачке;

-- ежедневно съедайте минимум одну «лягушку»;

-- дробите «слонов» на «бифштексы», приближающие к достижению «слона»;

-- поощряйте себя «промежуточными радостями»;

-- заведите таблицу ежедневных дел, со списком наград за исполнение;

-- попробуйте календарик-пинарик. [4, c. 60]

Целеполагание - сформулируйте личные ценности и поставьте долгосрочные цели для воплощения мечты в реальность.

Краткие рекомендации:

-- управляйте своей «персональной корпорацией» «проактивно»;

-- расчистите штампы и нарисуйте «ваш день через несколько лет»;

-- определите ваши ценности с помощью «мемуарника»;

-- сформулируйте личную миссию в форме эпитафии;

-- ищите ваше призвание;

-- выявите ключевых областей вашей жизни;

-- сделайте обзорный график жизненных целей по ключевым областям и будущим годам;

-- наиболее близкие и понятные цели сделайте измеримыми. [4, c. 85]

Рабочий день - настройте личную систему планирования рабочего дня с использованием «жестких» и «гибких» задач, чтобы планировать реалистично и всегда успевать выполнять главное.

Краткие рекомендации:

-- выделяйте 10 минут вечером или утром на создание полной обзорной картины задач на день;

-- при планировании в ежедневнике используйте разные цвета, закладки, стикеры;

-- заведите «стратегическую картонку» -- закладку с ключевыми долгосрочными целями;

-- в плане дня разделяйте «жесткие», «гибкие» и «бюджетируемые» задачи;

-- делайте список «гибких» задач результато-ориентированным;

-- выделяйте 2-3 приоритетные задачи в списке и начинайте работу с них;

-- при планировании «жестких» встреч закладывайте резервы;

-- согласовывайте с вашими партнерами нормы пунктуальности;

-- запасайтесь избыточной информацией, поскольку все пойдет не по плану. [4, c. 98]

Планирование - организуйте контекстное планирование и среднесрочное планирование по методу «День - Неделя» и гарантируйте себе уверенность в том, что вы всегда уложитесь в срок.

Приоритеты - научитесь отсеивать лишние, навязанные дела и выделять ключевые задачи с помощью ясных критериев - таким образом, всегда находя время на главное.

Краткие рекомендации:

-- расширьте арсенал ваших «стратегий отказа»;

-- приучайте окружающих к твердому «нет»;

-- используйте «здоровый пофигизм» и «метод трех гвоздей»;

-- «покупайте» время, заменяя вашу личную работу профессиональной услугой;

-- делегируя задачи, создавайте их обзор и используйте активный контроль;

-- формулируйте и используйте критерии расстановки приоритетов;

-- передавая задачи подчиненным или коллегам, прописывайте в явном виде матрицу критериев;

-- взвешивайте ваши долгосрочные цели и концентрируйтесь на ключевых. [4, c. 189]

Информация - внедрите техники фильтрации, хранения и оперативного перемещения информации, позволяющие держать ее под контролем без слишком детального «раскладывания по полочкам».

Краткие рекомендации:

-- спланируйте ритм и методы чтения деловой и другой серьезной литературы;

-- отфильтруйте информационный мусор, получаемый из СМИ;

-- настройте автофильтрацию электронной почты;

-- используйте папки электронной почты как инструмент контроля по технике «День -- Неделя»;

-- «выращивайте» порядок в документации методом ограниченного хаоса;

-- заведите творческую картотеку для материализации мыслей;

-- организуйте любое информационное пространство в соответствии со структурой внимания человека;

-- выделите на рабочем столе сигнальную область, входящий и исходящий накопители, контекстные лотки и контрольные лотки по методу «День -- Неделя». [4, c. 174]

Поглотители - используйте техники выявления поглотителей, позволяющие задействовать «валяющиеся под ногами» резервы времени.

Краткие рекомендации:

...