Проблемы оптимального использования рабочего времени. Принципы Парето и Эйзенхауэра

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Федеральное агентство по образованию

Московский государственный университет экономики,

статистики и информатики (МЭСИ)

Курсовая работа

на тему:

«Проблемы оптимального использования рабочего времени. Принципы Парето и Эйзенхауэра »

Выполнил:

Студент

Группы ДММ-201

Ефимченко Э. А.

Москва- 2012

Содержание

Введение

Глава 1. Проблемы организации рабочего дня

1.1 Понятие рабочего времени и проблемы в его рациональном использовании

1.2 Принципы Парето и Эйзенхауэра

Глава 2. Анализ использования рабочего времени

2.1 Планирование рабочего дня

2.2 Методы минимизации потери времени

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Время - драгоценный подарок, данный нам, чтобы

в нем стать умнее, лучше, зрелее и совершеннее.

Томас Манн.

Есть важнейший жизненный ресурс, данный каждому, но используемый нами с различной отдачей. Причем от эффективности его использования в значительной степени зависит успех в жизни. Этот ресурс - время.

Как часто доводилось наблюдать, что люди с одинаковыми способностями (и прочими равными стартовыми условиями) добиваются в жизни совершенно несравнимых успехов лишь только потому, что один из них стремился максимально использовать главный жизненный ресурс - время, а у других время расходуется бездарно.

Как видно, не случайно многие великие люди (Наполеон, например) спали по 4 часа в сутки - они понимали ни с чем не сравнимую ценность временного ресурса.

Высокая личная организованность есть один из важнейших факторов преуспевания. Планирование рабочего дня является хорошим приемом для повышения производительности труда.

Целью работы является анализ использования рабочего времени. На основании цели в работе поставлены следующие задачи:

· изучение проблем оптимального использования рабочего времени;

· выявление особенностей принципов Парето и Эйзенхауэра;

· изучение особенностей планирования рабочего дня.

Объектом исследования данной работы являются основы тайм-менеджмента. Предмет исследования - методы минимизации потери времени.

В первой главе будут рассмотрены теоретические аспекты рабочего времени, раскрыты принципы Парето и Эйзенхауэра. Вторая глава посвящена решению практической задачи: оптимальное планирование рабочего дня и рассмотрение методов минимизации потери времени.

1. Проблемы организации рабочего дня

1.1 Понятие рабочее время и проблемы его рационального использования.

Кто выиграл время, тот выиграл все.

Жан Батист Мольер

Рабочее время - часть календарного времени, затрачиваемая на производство продукции или выполнение определенного объема работ и услуг. Оно является косвенной оценкой затрат труда.

Для отдельного работника рабочее время обычно измеряется в часах и днях. Для совокупности работников - в человеко-днях, человеко-часах. Отработанным человеко-днем считают день, в который работник явился на работу и приступил к ней. Отработанным человеко-часом считается час фактической работы одного работника. Фактически человеко-час, учтенный как отработанный, не всегда состоит из 60 минут работы. Мелкие перерывы в работе выявляют с помощью хронометража и фотографии рабочего дня. Друкер П.Ф. Задачи менеджмента в XXI веке/Пер. с англ.: Уч. пос. - М.: Издательский дом “Вильямс”, 2000.

Показатель среднего списочного числа рабочих также имеет смысл для оценки величины общих затрат труда. Например, средняя месячная численность представляет собой число отработанных человеко-месяцев, а средняя годовая численность - человеко-лет. Рабочее время подразделяется на фактически отработанное и неотработанное.

Неотработанное время подразделяется на не использованное по уважительным причинам (болезнь, например) и не использованное без уважительных причин - потери рабочего времени (прогулы, простои и др.). Исчисляются показатели фактической средней продолжительности рабочего периода (рабочего года, квартала, месяца) делением фактически отработанных человеко-дней за соответствующий период на среднесписочную численность работников за тот же период, а показатель фактической средней продолжительности рабочего дня - делением фактически отработанных человеко-часов на фактически отработанные человеко-дни. . Основы управления персоналом: Учебник / Под ред.А.Я. Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 2005.

В странах ЕС с 1998 г. действует Европейская директива о рабочем времени, ограничивающая максимальную продолжительность рабочей недели 48 часами.

Самая короткая рабочая неделя (36 часов) и самый длинный отпуск (6 недель) - в Германии.

Рабочая неделя в России - 40 часов. По оценке бюро экономического анализа, в среднем в России работают 1740 часов в год.

Данные о количестве часов, отработанных за год, приведены в таблице №1.

Таблица 1

Количество часов, отработанных в	среднем одним работником в 2011 г.
Страна	Количество часов, отработанных одним работником за год
Южная Корея	2447
Австралия	1824
Япония	1815
Канада	1778
Россия	1714
Ирландия	1668
Италия	1606
Швеция	1581
Франция	1545
Германия	1444
Норвегия	1342

В целом расписание работы характеризуется устойчивостью. Обычно люди работают: 5 дней в неделю; 40 часов в неделю; с 9 часов утра до 6 часов вечера; имеют стандартное обеденное время и в некоторых фирмах - перерыв на кофе.

Такой режим имеет недостатки: создаются пробки на дорогах, очереди у лифтов и т.д. Люди часто испытывают стрессы, потому что опаздывают на работу, у них возникают конфликты с начальником.

В настоящее время значительный интерес представляют новые типы рабочего графика: гибкий график, сжатая неделя (суммированный рабочий день), частичная занятость.

Под гибким рабочим графиком понимается расписание работы, при котором работник может выбрать время прихода-ухода в пределах, устанавливаемых руководством. Яккока Л. Карьера менеджера: пер. с англ.М., Довгань, 2003.

Сжатая рабочая неделя представляет собой график работы, в котором происходит обмен между количеством часов, отрабатываемых ежедневно, и количеством рабочих дней в течение недели. Так, обычное число часов может отрабатываться не за пять дней, а за четыре (по десять часов ежедневно) или за три дня (по двенадцать часов ежедневно). Яккока Л. Карьера менеджера: пер. с англ.М., Довгань, 2003.

Частичная занятость (частичный найм) - это работа с выполнением тех же обязанностей, но в течение меньшего времени. Яккока Л. Карьера менеджера: пер. с англ.М., Довгань, 2003.

Рассмотрим подробнее названные виды расписаний работы.

Гибкий график (гибкое время, гибкие рабочие часы) строится разными способами:

-Ежедневный выбор времени начала и окончания работы.

-Переменная продолжительность рабочего дня.

-Выделение общего (присутственного) времени (т.е. времени, устанавливаемого менеджером, когда все служащие должны быть на работе).

Существует справочник профессий, для которых возможно использование гибкого расписания работы. Гибкий график нельзя использовать на конвейерах, если период работы зависит от работы машины.

Выгоды этого режима работы состоят в повышении морального уровня, снижении затрат на оплату сверхурочных и т.д. Кроме того, расписание может совпадать с «биологическими часами» («жаворонки» и «совы»).

Между тем, существуют проблемы, которые ограничивают применение вышеназванного графика. Руководители часто при таком режиме вынуждены работать дольше, а также возрастают издержки с обогревом или охлаждением зданий, так как удлиняется рабочий день.

Сжатая рабочая неделя или суммированный день обычно популярен среди работников, так как они в течение недели имеют несколько свободных дней, которые могут использовать по своему усмотрению: выполнять другую работу, заниматься домашними делами и т.д.

Между тем, работодатели не особенно охотно идут на внедрение такого расписания работы, что обусловлено снижением производительности труда в конце удлиненного (суммированного) рабочего дня. Кроме того, совершенно невозможно применять такое расписание на работах с вредными условиями труда (загазованность, вибрация, радиоактивное излучение и т.д.), так как в этом случае удлинение рабочего дня может привести к болезни и даже смерти работника. Яккока Л. Карьера менеджера: пер. с англ.М., Довгань, 2003.

Частичный найм (ЧН) - это работа с выполнением тех же обязанностей, но в течение меньшего времени.

В США по ЧН работают менее 35 часов в неделю (из 25% лиц, работающих в условиях ЧН, 2/3 составляют женщины, 1/4 - подростки).

Такого рода наем преобладает в сфере общественного питания, страхования, в банках. Например, в системе Макдональдс 90% работают в условиях ЧН.

Главный результат ЧН для работодателя - снижение затрат на заработную плату.

В настоящее время во Франции, Германии и Швеции развернулась дискуссия о сокращении рабочего времени как средстве борьбы с массовыми увольнениями. Вышесказанным обосновываются планы перевода персонала целых отраслей на 4-дневную рабочую неделю или 9-месячный рабочий год. Зарплата работников при этом будет уменьшена. Значительную поддержку эти нововведения получили на концерне «Фольксваген», где разработаны различные варианты гибкого графика для персонала.

Существует много причин, заставляющих использовать время непродуктивно. Если речь идет о руководителе, то это звонки, затянувшиеся беседы с коллегами, бесконтрольный поток посетителей, длительные совещания с плохо продуманной повесткой дня. Основы управления персоналом: Учебник / Под ред.А.Я. Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 2005.

Для того чтобы эффективно использовать время, необходимо:

-знать на что вы его тратите;

-тратить на то, что вы считаете нужным;

-быстрее делать то, что Вам нужно.

Факторы неправильного использования времени следующие:

-постоянное выполнение работы за подчиненных;

-скапливающиеся на столе непрочитанные письма, журналы и т.д., следовательно невозможность найти нужное письмо в течение одной минуты;

-отсутствие времени для того, чтобы собрать подчиненных 1 раз в неделю;

-неосведомленность о том, какие дела вам надо сделать в первую очередь по приходе на работу;

-выполнение заданий руководства в спешке.

Пытаясь эффективно организовать свой рабочий день, работники сталкиваются с определенными проблемами.

малая степень делегирования ответственности;

неверно избранные приоритеты;

слишком большая погруженность в повседневные хлопоты. Старобинский Э. /Передача полномочий - один из важнейших принципов менеджмента, 2000 - №4.

Таким образом, чтобы преодолеть все эти трудности и проблемы, чтобы у руководителей к концу рабочего дня не оставалось ощущения, что, проделав огромную работу, он так и не сделал главных, наиболее срочных дел, всем руководящим работникам необходимо проводить анализ использования своего рабочего времени.

1.2 Принципы Парето и Эйзенхауэра

В литературе по менеджменту (в основном - в популярной или посвященной time-менеджменту) обязательно упоминается так называемый принцип Парето или правило 80/20. Вот некоторые его формулировки:

20% клиентов (товаров) дают 80% оборота или прибыли;

20% ошибок обусловливают 80% потерь;

20% исходных продуктов определяют 80% стоимости готового изделия; рабочее время планирование потеря

за 20% расходуемого времени достигается 80% результатов Л. Зайверт «Ваше время - в Ваших руках», М: Интерэксперт, 1995 г. стр.111

80% ваших посетителей смотрит только 20% страниц вашего сайта B. Eisenberg «Принцип Парето: применение правила 80/20 в Вашем бизнесе»

20% преступников виновны в 80% преступлений Р. Кох «Закон Парето или Принцип 80\20»

В.Парето открыл эффект концентрированного напряжения. В данном случае имеется в виду, что концентрация на жизненно важной деятельности больше всего влияет на достижение желаемых результатов. Отсюда вытекает правило 20/80: концентрация 20% времени на наиболее важных проблемах может привести к получению 80% результатов. Остальные 80% времени обеспечивают лишь 20% результатов.

Определение важности осуществляемой деятельности имеет решающее значение для эффективности работы руководителя.

Дела, которые не являются ни важными, ни срочными не должны отвлекать внимание руководителя.

Наибольшая опасность для руководителя заключается в увеличении срочностью (С - задачами), в то время как В - задачи (или даже А - задачи) остаются невыполненными.

Таким образом, в данной главе были рассмотрены основные понятия рабочего времени, определены проблемы его рационального использования. К основным причинам дефицита времени относятся: постоянная спешка; переутомление; нагромождение работы; суетливость; постоянные доработки дома; слабая мотивация труда и др. Суть принципов Парето и Эйзенхауэра заключается понятие срочности и важности поставленных задач.

2. Анализ использования рабочего времени

2.1 Планирование рабочего дня

Чем подвижнее и изменчивее внешняя среда, тем больше необходимость планирования как средства разработки определенной линии поведения в этой среде. Американскими исследователями установлена высокая положительная корреляция между планированием и успехом организации.

И действительно, менеджер, четко представляющий, что и когда ему необходимо сделать, имеет очевидные преимущества перед тем, кто вынужден беспорядочно переходить от одного вопроса к другому, не замечая за повседневной сутолокой, что львиная доля времени тратится на решение второстепенных задач, которые можно было бы перепоручить подчиненным.

Планирование - одна из важнейших управленческих функций, от которых зависит успех организации. . Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности: Учеб. для сред. спец. учеб. заведений. - М.: Высш. шк., 2001.

Планировать нужно лишь тот объем задач, с которыми есть возможность реально справиться.

Планирование осуществляется поэтапно, сначала на продолжительный период времени (несколько лет), затем этот период разбивается на более мелкие временные промежутки. Чем меньше отрезок времени, тем более детальным должен быть план.

После того как составлен план на несколько ближайших лет, составляется план на год, а затем квартальный план, который служит инструментом контроля за годовым бюджетом.

На основе показателей квартального плана составляется план на месяц и подекадные планы, включающие конкретные количественные показатели, которых необходимо достичь за предстоящий период.

Последним этапом в планировании рабочего времени является дневной план, который представляет собой наиболее важную ступень планирования. Он представляет собой список конкретных заданий, которые необходимо выполнить в течение дня, а также предполагает разбивку дел на группы по их значимости и выделение задач, исполнение которых необходимо делегировать.

При составлении плана дня лучше оставить 40% рабочего времени свободными, чтобы иметь резерв для решения непредвиденных задач.

Планирование рабочего времени не менее важно, чем планирование деятельности организации в целом, и является составной частью самоменеджмента. Такое планирование предполагает постановку целей, оценку способов их достижения и выбор наиболее оптимальной альтернативы использования рабочего времени из всех возможных.

Чтобы осуществлять планирование эффективно, необходимо прежде всего четко представить себе свой бюджет времени.

Постановка цели - важнейший этап в планировании, поскольку ясно сформулированная цель служит концентрации усилий на важных направлениях. Стратегия и тактика управления фирмой / Под ред.А.П. Градова и Б.И. Кузина. - СПб.: Специальная литература, 2006.

Самый простой способ обеспечить эффективное достижение цели - представить ее так, чтобы она поддавалась количественному измерению. Это позволит создать условия для объективной оценки хода работ, а также тех мероприятий, которые предпринимаются фирмой для достижения данной цели.

Например, если одной из целей организации является достижение большей удовлетворенности своих сотрудников, то конкретным и измеримым показателем, выражающим такую цель, может быть снижение текучести кадров на 10% в год.

Пример:

Руководство фирмы может установить в качестве долгосрочной цели увеличением общей производительности на 25% за 5 лет. Тогда среднесрочной целью будет повышение производительности на 10% за 2 года. Чтобы достичь этого, устанавливаются краткосрочные цели в таких конкретных областях, как повышение квалификации сотрудников, модернизация производства, более эффективное использование мощностей, разработка дополнительных способов стимулирования и т. д.

Оценив все возможные способы достижения поставленных целей, руководитель должен выбрать наиболее оптимальный из них. Такой выбор почти всегда представляет собой компромисс, поскольку любой способ достижения цели скорее всего будет сопряжен с некоторыми отрицательными аспектами.

Необходимо отметить, что на практике руководитель не всегда стремится выбрать способ, который можно было бы назвать оптимизирующим, а чаще склоняется к поведению, которое является «удовлетворяющим». Для того чтобы выбрать наилучший вариант, менеджеру иногда просто не хватает времени, особенно если количество таких вариантов велико. Препятствием здесь может быть и слишком большой объем информации, которую необходимо обработать, чтобы выбрать наилучшее направление действий. Стратегия и тактика управления фирмой / Под ред.А.П. Градова и Б.И. Кузина. - СПб.: Специальная литература, 2006.

Конечным результатом планирования является упорядоченный график распределения рабочего времени на ближайшую перспективу: квартал, месяц, неделю, рабочий день. Поквартальные планы и планы на месяц представляют собой достаточно приблизительную оценку временных затрат с учетом будущих корректировок, которые могут возникнуть по причине изменившихся обстоятельств.

План на неделю содержит основные мероприятия и работы, которые необходимо совершить руководителю в течение этого рабочего отрезка, такие как еженедельные совещания, заседания, деловые встречи, поездки, осмотры, а также ориентировочные затраты времени на отдых в выходные дни.

При отсутствии контроля за исполнением намеченных планов достижение целей не будет столь эффективным, а возможно, они и вовсе не будут достигнуты. Поэтому необходимо всегда перепроверять свои планы и изменять их, если они оказываются невыполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку.

Контроль за выполнением поставленных задач позволяет сделать процесс достижения целей фирмы более эффективным и, кроме того, дает возможность выявить возможные проблемы еще на стадии их зарождения, оперативно отреагировать на них и скорректировать работу задолго до того, как проблемы перерастут в кризис.

Умение вовремя замечать свои ошибки и исправлять их еще в самом начале, пока они не переродились в серьезную проблему и не стали угрожать достижению главных целей организации - это очень важная характеристика, определяющая успех в любом виде деятельности.

Для эффективного осуществления контроля на этом этапе менеджеру необходимо четко определить для себя масштаб допустимых отклонений от стандарта, чтобы определить ту грань, за которой такие отклонения будут представлять опасность, и когда следует предпринимать корректирующие действия.

Таким образом, используя планирование и все инструменты, которыми пользуется менеджер для оценки выполнения намеченных планов, можно достичь оптимальной организации своего рабочего дня и отдыха, эффективного распределения задач и времени, отведенного на их разрешение.

2.2 Методы минимизации потери времени

В процессе анализа и разработки новых, более эффективных способов использования рабочего времени необходимо принимать во внимание некоторые практические рекомендации, позволяющие снизить потери времени.

В данное время занимайтесь только одним делом

Полное сосредоточение на конкретном вопросе позволит решить его быстро и с максимальным количеством полезных результатов.

Несложные, ежедневно повторяющиеся дела доведите до автоматизма

Действия, которые производятся нами автоматически, мы в конце концов перестаем замечать и, следовательно, не тратим ни времени, ни усилий на их обдумывание. Но, разумеется, сначала нужно очень тщательно проанализировать свой рабочий день, чтобы определить, какими именно несложными делами нужно заниматься самому и доводить их до автоматизма, а какие лучше делегировать подчиненным. Друкер П.Ф. Задачи менеджмента в XXI веке/Пер. с англ.: Уч. пос. - М.: Издательский дом “Вильямс”, 2000.

Не вините себя, если чего-то не успели

Чувство вины само по себе - фактор крайне непродуктивный, и уж тем более неуместно оно в рабочей обстановке, где основой любого решения должен быть прежде всего прагматизм. Тот факт, что вы чего-то не успели, не повод для ненужных эмоций, а скорее симптом, показывающий, что вы должны уделить дополнительное внимание планированию своего рабочего дня. Решив вопрос, лучше всего забыть о нем как можно скорее, поскольку это дело уже сделано и вам нужно переходить к другому. Ваше время принадлежит только вам, и только вы можете решать, как вам его использовать.

В стремлении оптимизировать свою деятельность всегда необходимо помнить о людях, с которыми вы взаимодействуете и взаимно влияете друг на друга.

Не стоит тратить время, чтобы доводить до совершенства то, что может быть использовано и в черновом варианте

Эффективный начальник - эффективный подчиненный

Даже если вы сумели найти идеальную формулу рабочего дня и ни одной минуты вашего времени не пропадает даром, это ничего не даст при плохой работе ваших подчиненных. Поэтому, воспитывая себя, параллельно нужно воспитывать и своих подчиненных, приучая и их более эффективно справляться со своими обязанностями и давая понять, что вы как руководитель будете требовать от них постоянного совершенствования.

Не пытайтесь достичь совершенства

Приступая к очередному делу, менеджер должен четко представлять себе допустимую степень его законченности. Если вы проводите предварительную встречу с потенциальным клиентом, совсем не обязательно заказывать в типографии буклет, иллюстрирующий ваши предложения. Достаточно будет набросать их от руки на листке бумаги и упомянуть в разговоре, а более детально проработать только те направления, которые клиента заинтересуют. Друкер П.Ф. Задачи менеджмента в XXI веке/Пер. с англ.: Уч. пос. - М.: Издательский дом “Вильямс”, 2000.

Учитесь правильно читать

Существуют различные техники быстрого чтения, но для руководителя важно не умение за короткое время прочесть максимальное количество страниц, а умение выделять в тексте важное и отметать второстепенное. Во время чтения полезно делать заметки на полях, выделять или подчеркивать то, что показалось вам важным. Все эти приемы позволят сделать чтение эффективным и гарантируют, что внимание будет сосредоточено на информации, действительно необходимой и полезной.

Избегайте церемоний

Иногда руководители хотят показать свою важность, подчеркивая, что обратиться к ним можно только через секретаря либо по предварительной записи, или устанавливают сложные многоступенчатые процедуры рассмотрения деловых бумаг. Такая политика не только отрицательно сказывается на достижении общих целей организации, но и в большинстве случаев мешает работать самому руководителю. Необходимо только упорядочить такие контакты, назначив специальные часы, когда каждый работник может обратиться со своим вопросом непосредственно к руководителю.

Прежде чем прочитать что-либо, необходимо четко определить для себя, зачем вам это нужно и на какие вопросы вы хотели бы получить ответ, прочитав данную книгу или статью. Чтобы рабочее время использовалось эффективно, схемы взаимодействия с сотрудниками должны быть максимально упрощены.

Не торопитесь

«Поспешай медленно» - говорит пословица, и с ней трудно спорить. Спокойное, размеренное выполнение запланированных заданий - залог успешного достижения намеченных результатов. В состоянии цейтнота, когда очевидно, что работа не будет выполнена в намеченные сроки, кроме временных, действуют еще и психологические факторы, из-за чего многократно возрастает вероятность совершения ошибок. Поэтому лучше всего дела до такого состояния не доводить, а если уж авральная ситуация возникла, нужно постараться скорректировать первоначальный план и перестроить работу так, чтобы минимизировать отрицательные последствия. Категорически противопоказано в таких ситуациях нагнетать атмосферу и провоцировать своим поведением еще большую нервозность. Основы управления персоналом: Учебник / Под ред.А.Я. Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 2005.

Активнее используйте оргтехнику

Современная промышленность выпускает огромное количество вспомогательных средств, позволяющих руководителю эффективнее организовать свой производственный процесс. Сюда относятся и сложные технические средства, такие как компьютер, ксерокс или сканер, и обыкновенные настольные конторки или разноцветные папки, которые позволяют сортировать документацию и быстро находить те бумаги или письма, которые необходимы в данный момент.

Планируйте свой отдых

Отдыхать и расслабляться нужно тогда, когда вы устали, а не тогда, когда появится возможность. Среди напряженного трудового дна она может вообще не появиться, либо к тому времени вы будете просто валиться с ног. Чтобы на протяжении всего рабочего периода постоянно быть в тонусе, нужно делать короткие, но достаточно частые перерывы на расслабление.

Эффективный менеджер не должен пренебрегать вспомогательными средствами, ведь и они при правильном использовании помогут ему сэкономить немало времени.

Иногда достаточно просто закрыть глаза и откинуться на спинку стула, чтобы почувствовать прилив новых сил. Окружающие научатся ценить ваше время, когда увидят, что вы сами умеете ценить его. Основы управления персоналом: Учебник / Под ред.А.Я. Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 2005.

Согласовывайте расписание

Планируя собственное рабочее время, не следует забывать и о времени других Сотрудники одной организации находятся в постоянном взаимодействии друг с другом, и, назначая время для встреч или совещаний, необходимо согласовывать его с планами своих коллег и с расписанием работ своих подчиненных.

Умейте сказать «нет»

Отзывчивость - прекрасное качество, но руководитель, которого отрывают от работы по каждому пустяку, никогда не выполнит тех задач, для которых он поставлен на это место Поэтому, вступая в контакт с подчиненными или коллегами, сразу уточните, сколько времени им может понадобиться, и, если в данный момент вы такими резервами времени не располагаете, перенесите встречу.

Любите порядок

Иногда, анализируя свое рабочее время за день, руководитель с удивлением видит, что почти 10% его ушло на переворачивание и перекладывание вороха бумаг, кучей наваленных на рабочем столе.

Каждому документу - свое место: вот правило, которое позволит организовать работу эффективно и иметь нужную бумагу в руках именно в тот момент, когда в ней возникла необходимость. Зайверт Л. “Ваше время в Ваших руках: советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время” М.: Интерэксперт, 2005

Хаос на рабочем столе, отнимающий дополнительные минуты на поиск нужных бумаг, незаметно приводит к ощутимым потерям времени.

Всегда ставьте перед собой цель

Возможно, это главная рекомендация по эффективному использованию времени. Если вы не стремитесь к достижению какой-либо цели, то вам не нужно время и на ее реализацию. Помня о долгосрочных, стратегических целях, нельзя упускать из вида и текущие, повседневные результаты. Постоянно держа в голове результат, к которому вы стремитесь, вы незаметно для себя будете действовать намного организованнее и, не растрачивая свое время по пустякам, сможете все внимание и силы уделить главному.

Приступая к выполнению работы, необходимо знать точный ответ на вопрос, зачем вы это делаете.

Таким образом, существует огромное множество методов для минимизации потери рабочего времени. Пользуясь такими небольшими правилами, рабочее время будет использоваться намного рациональнее.

Заключение

Рассмотренная тема очень актуальна в наше время. Проблемы с оптимальным использованием рабочего времени возникают не только у руководителей, но и у всех сотрудников предприятия или любого другого экономического объекта. Приведенные выше рекомендации могут быть полезными всем работникам, не важно, занимают они высокую или низкую должность. Любой человек, обеспокоенный нехваткой времени - как на работе, так и после нее, может воспользоваться рассмотренными решениями поставленной проблемы.

Основными принципами, помогающими минимизировать проблему потери времени являются:

Составление плана на день;

Сортировка дел по важности;

Фиксирование важной информации, т.к. память - не самый верный друг;

Не заниматься одновременно несколькими делами сразу;

Не доделав одно дела, не приниматься за другое.

Применяя эти пункты в работе и в жизни вообще можно значительно улучшить организацию работы, а, следовательно, повысить производительность труда.

Список использованной литературы

Генкин Б.М. Организация, нормирование и оплата труда на промышленных предприятиях: Учебник для вузов. - М.: Издательство НОРМА, 2003.

Гурков И., Авраамова Е. Стратегии выживания промышленных предприятий в новых условиях // Вопросы экономики. - 2005. - № 6.

Директор” № 2-2004, с.24-26.

Друкер П.Ф. Задачи менеджмента в XXI веке/Пер. с англ.: Уч. пос. - М.: Издательский дом “Вильямс”, 2000.

Зайверт Л. “Ваше время в Ваших руках: советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время” М.: Интерэксперт, 2005

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. -М.: Экономика, 2002.

Кунц Н., Доннел С. /Системный и ситуационный анализ управленческих функций. - М., 2003.

Машков Р.В. Стратегии реструктуризации предприятий в условиях кризисной ситуации // Проблемы теории и практики управления. - 2001. - № 3.

Основы управления персоналом: Учебник / Под ред.А.Я. Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 2005.

Пономарев Я. / Введение в административный и экономический менеджмент. - СПб., 2005.

Попазова О.А. Экономика труда: Учебное пособие. - СПб.: Издательство “Вектор”, 2005.

Смирнов Е.Л. Справочное пособие по НОТ. - 2-е изд., доп. и перераб. - М.: Экономика, 2001.

Старобинский Э. /Передача полномочий - один из важнейших принципов менеджмента, 2000 - №4.

Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности: Учеб. для сред. спец. учеб. заведений. - М.: Высш. шк., 2001.

Экономика предприятия: Тесты, задачи, ситуации: Учеб. Пособие для вузов/ Под ред.В.А. Швандара - 3-е изд, перераб. и доп.М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005.

Яккока Л. Карьера менеджера: пер. с англ.М., Довгань, 2003.

Стратегия и тактика управления фирмой / Под ред.А.П. Градова и Б.И. Кузина. - СПб.: Специальная литература, 2006.

Размещено на Allbest.ru

...